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Este artículo forma parte del curso sobre coworking de Archie. No te pierdas los demás artículos para obtener más información sobre cómo poner en marcha un negocio de coworking.
Has encontrado el lugar perfecto para montar tu negocio de coworking, ¡genial! Ahora tienes que empezar a pensar en el contrato de alquiler, algo que sabemos que puede resultar abrumador.
Las negociaciones del contrato de alquiler con el propietario pueden resultar, como mínimo, desorientadoras, por lo que es fundamental que se familiarice con los pasos que hay que seguir para alquilar un local comercial antes de empezar.
Este artículo le guiará a través del proceso de negociación de un contrato de arrendamiento comercial, lo que debe tener en cuenta y lo que debe evitar, para que esté debidamente preparado al dar este próximo paso.
1. Elementos de un contrato de arrendamiento comercial
Todos los documentos legalmente vinculantes son fundamentalmente elaborados y complejos, y los contratos de arrendamiento comercial no son una excepción a esta regla.
Hay más de un tipo de contrato de arrendamiento comercial a su disposición, pero antes de profundizar en los detalles de cada tipo, es importante que se familiarice con los componentes principales que se encuentran en los contratos de arrendamiento comercial.
1.1 Plazo del arrendamiento y alquiler base
Plazo del arrendamiento
El plazo del arrendamiento establece la duración del mismo con una fecha de inicio y finalización específicas. El plazo de un arrendamiento puede oscilar entre varios meses y varios años, por lo que hay que tenerlo en cuenta a la hora de decidirlo.
Recuerde que está legalmente obligado a respetar los términos del contrato de arrendamiento durante toda la duración del mismo, independientemente de la ocupación. También conviene señalar que la fecha de inicio del contrato de arrendamiento no es necesariamente la fecha de ocupación.
Alquiler base
A veces denominada alquiler neto o mínimo, el alquiler base es una cantidad mensual fija que se paga al propietario.
Es posible que tu futuro arrendador ya haya establecido un plazo base para el alquiler del espacio, pero no te alarmes si la cifra es demasiado alta. Los plazos base suelen negociarse a la baja, como veremos más adelante en este artículo.
1.2 Escalaciones y CAM
Escaladas
Las cláusulas de escalación son extremadamente importantes. Dictan las concesiones del arrendador para los incrementos periódicos del alquiler neto.
Los aumentos suelen realizarse anualmente y representan un porcentaje del alquiler base. El propietario debe proporcionarle un calendario con estos incrementos para que sepa exactamente cuánto aumentará el alquiler cada año que alquile el espacio.
CAM (mantenimiento de zonas comunes)
El mantenimiento de las zonas comunes se refiere a la responsabilidad financiera del inquilino por cualquiera de las instalaciones compartidas del edificio.
El aparcamiento, los baños compartidos, sala de correo y las zonas al aire libre son ejemplos de gastos adicionales relacionados con los gastos de comunidad. Cuantas más comodidades haya, mayor será probablemente el importe, así que valora bien cuáles son tus necesidades frente a tus deseos.
1.3 Reducción del alquiler y mejoras realizadas por el inquilino
Reducción del alquiler
Con el fin de atraer inquilinos, los propietarios a veces ofrecen descuentos como incentivo para alquilar su espacio. Durante este período, los inquilinos están exentos del pago del alquiler, pero pueden ocupar el espacio alquilado de todos modos.
Las reducciones del alquiler son muy variables. Un propietario puede aceptar eximir al inquilino del pago de los primeros meses de alquiler, pero mantenerlo responsable de cualquier otro gasto adicional, mientras que otro puede eximirlo de menos meses de alquiler y además aceptar asumir la responsabilidad financiera de los gastos adicionales.
Consejo: cuanto mayor sea la superficie que utilices, más podrás negociar esta condición. No es raro que los grandes operadores de coworking negocien con éxito hasta 8 meses de alquiler gratuito en un contrato de arrendamiento de 10 a 15 años.
El uso cuidadoso de esta cláusula podría tener un gran impacto en su contrato de arrendamiento general.
Mejoras realizadas por el inquilino
En algunos casos, los contratos de arrendamiento comercial incluyen una cláusula de mejora del inquilino(TI, por sus siglas en inglés). Esta cláusula se puede negociar con antelación y obliga legalmente al arrendador a pagar al inquilino una suma de dinero predeterminada para cubrir parte o la totalidad de los costes de construcción. Por lo general, los arrendadores ofrecen a los arrendatarios hasta 30 dólares por pie cuadrado en un contrato de arrendamiento de 10 años, algunos pueden ofrecer más o menos que eso, y otros nada en absoluto.
1.4 Cláusula de subarrendamiento
Esta cláusula es una de las que hay que prestar especial atención, sobre todo cuando se busca alquilar un espacio para un negocio de coworking.
Algunos contratos de arrendamiento incluyen una cláusula de subarrendamiento en la que se establece que el propietario debe aprobar a cualquier persona que desee subarrendar su espacio o parte de él.
Evidentemente, en el caso de una oficina compartida, esto podría ser un factor decisivo. Como operador, no querrás que el propietario del edificio tenga la autoridad de rechazar a tus futuros miembros, así que presta mucha atención a esta cláusula.
2. Tipos de arrendamientos comerciales
Los arrendamientos comerciales no son tan sencillos como los arrendamientos residenciales y, como hemos establecido anteriormente, existe más de un tipo de arrendamiento comercial.
Para simplificar al máximo y evitar confusiones, nos centraremos en los tres que probablemente sean más relevantes para este fin.
Es buena idea consultar ejemplos de contratos de arrendamiento comercial en Internet para familiarizarse con los diferentes formatos, pero aún así es recomendable recurrir a un agente inmobiliario o un abogado para que le ayude con cualquier asunto relacionado con el contrato de arrendamiento.
Utilice los enlaces siguientes para ver ejemplos de contratos de arrendamiento comercial:
2.1 Arrendamiento bruto
Un arrendamiento de servicio completo, también denominado arrendamiento bruto, es quizás el más básico de todos.
En este tipo de contrato de alquiler, el inquilino solo paga el alquiler mensual fijo. Por lo tanto, el propietario es responsable financieramente de los gastos adicionales, como los impuestos sobre la propiedad y el seguro, cualquier gasto relacionado con el mantenimiento o la renovación del edificio, etc.
Este contrato de arrendamiento es muy predecible, lo que lo convierte en una opción atractiva. Dicho esto, debido a la naturaleza del contrato, se puede anticipar que el alquiler mensual fijo será significativamente más alto que en otros tipos de contratos de arrendamiento comercial. Por esta razón, los contratos de arrendamiento bruto no se utilizan con tanta frecuencia.
2.2 Arrendamiento neto
En este tipo de arrendamiento, al igual que en el arrendamiento con servicios completos, el inquilino es responsable de pagar un alquiler base fijo mensual, pero también es responsable de una parte de los gastos adicionales, incluidos los impuestos sobre la propiedad, los seguros y los gastos de mantenimiento.
Por lo general, la superficie alquilada por el arrendatario se utiliza para determinar el porcentaje de los costes de los que será responsable.
Arrendamiento N, arrendamiento NN y arrendamiento NNN
También debe tener en cuenta que un contrato de arrendamiento neto a veces se denomina contrato de arrendamiento neto simple, doble o triple, dependiendo de la cantidad de costes adicionales de los que se haga responsable el inquilino, pero todos ellos funcionan de la misma manera.
Los arrendamientos netos son algo impredecibles y son más susceptibles de aumentar con el tiempo.
2.3 Arrendamiento bruto modificado
Un contrato de arrendamiento bruto modificado es una opción interesante para inquilinos y propietarios con necesidades específicas.
Como su nombre indica, este tipo de arrendamiento es muy flexible y permite a ambas partes personalizar los términos del contrato de arrendamiento para reflejar sus necesidades particulares.
Si opta por un contrato de arrendamiento bruto modificado, deberá leer con especial atención la letra pequeña del contrato antes de firmarlo.
3. Trabajar con agentes inmobiliarios y abogados
No podemos insistir lo suficiente en esto: trabajar con un agente inmobiliario y un abogado especializado en bienes raíces durante este periodo es absolutamente imprescindible.
3.1 Inmuebles comerciales frente a inmuebles residenciales
Lo primero que hay que saber es que los inmuebles comerciales y residenciales son dos entidades distintas, así que asegúrate de buscar agentes y abogados especializados en inmuebles comerciales y no en los segundos.
El ámbito de los inmuebles comerciales es muy amplio, por lo que es recomendable seleccionar profesionales especializados en el sector del alquiler de oficinas comerciales. Cuanto más especializado sea su agente inmobiliario, mejor.
3.2 Recurrir a agentes inmobiliarios y abogados
Además de ser expertos en su campo de especialización, es esencial que tanto el agente inmobiliario como el abogado que elija comprendan las necesidades específicas de su modelo de negocio.
Para encontrar el equipo adecuado, limite su búsqueda estrictamente a profesionales inmobiliarios comerciales e investigue cuáles son los mejor valorados en su zona.
También es siempre una buena idea pedir referencias a personas de confianza que hayan pasado por el proceso de alquilar un local comercial anteriormente.
3.3. Selección de los candidatos adecuados
Encontrar la ubicación perfecta para tu negocio es complicado y negociar un contrato de alquiler comercial es una tarea tediosa.
Deberá ser sincero y claro acerca de sus necesidades con el abogado y el agente inmobiliario que elija, para asegurarse de que puedan ocuparse de todos y cada uno de los asuntos relacionados con su situación.
Abogados
El abogado ideal debe sentirse cómodo tratando asuntos legales comunes en el ámbito del derecho inmobiliario comercial.
Entre ellas se incluyen la redacción y negociación de contratos, la revisión del contrato de arrendamiento y la negociación de sus condiciones, como los aumentos de alquiler o las cláusulas de subarrendamiento, y los acuerdos financieros.
Corredores
Es esencial contar con un agente inmobiliario experimentado que conozca a fondo el sector inmobiliario comercial.
El agente inmobiliario adecuado será capaz de reflejar una comprensión clara de sus necesidades y deberá desenvolverse con soltura en todos los aspectos del sector inmobiliario comercial. Haga preguntas específicas relacionadas con su situación para evaluar si el candidato es adecuado para usted.
A continuación, se incluye una lista de las mayores empresas inmobiliarias comerciales para ayudarle en su investigación:
4. Seleccionar el contrato de arrendamiento adecuado
Hay algunas cosas que puedes hacer para ayudarte a decidir qué contrato de alquiler es el adecuado para ti.
En primer lugar, debes investigar la ubicación y familiarizarte con las ordenanzas locales, los impuestos municipales y las restricciones de zonificación. Debes asegurarte de que la ubicación que prefieres y tu modelo de negocio encajan bien.
También debe tener en cuenta el estado actual del espacio que desea alquilar. ¿El espacio está listo para alquilarse tal cual o requiere demoliciones o mejoras?
Estas son algunas cosas en las que puede empezar a pensar de inmediato, pero, en última instancia, su agente inmobiliario y su abogado serán sus mejores herramientas para asegurarse de que el contrato de alquiler que firme sea el mejor acuerdo que pueda conseguir.
5. Negociación del contrato de arrendamiento
Los contratos de arrendamiento son contratos legales muy complejos. A menudo tienen decenas de páginas y su negociación puede llevar hasta un año. Prepárese para posibles retrasos y tenga una idea clara de lo que no puede prescindir antes de comenzar el proceso de negociación.
5.1 Propuesta
Una vez que haya encontrado un espacio que le interese, trabajará junto con su agente inmobiliario para ejecutar la propuesta, también conocida como carta de intención. Este proceso es muy similar al proceso de redacción de una propuesta de oferta para un proveedor que desea ganar el negocio de un comprador.
En el proceso de negociación, la carta de intención es el precursor del contrato de arrendamiento real. Este documento resumido actuará como un mini contrato de arrendamiento, por así decirlo, y puede ser redactado por el abogado del propietario o por el suyo propio.
Para preparar la redacción del LOI, su agente inmobiliario debe buscar edificios comparables en su zona para proponer una tarifa de alquiler adecuada.
El objetivo de este paso es dar a ambas partes la oportunidad de discutir por adelantado los términos generales y las cuestiones clave del contrato de arrendamiento, de modo que ambas partes estén de acuerdo antes de redactar el contrato.
Las propuestas pueden ser legalmente vinculantes o no, y a menudo detallan los siguientes términos del contrato:
- Tarifa de alquiler
- Duración del contrato de arrendamiento (fecha de inicio y finalización)
- El tipo de arrendamiento Aumentos del alquiler y plazos
- Necesidades de demolición o construcción
- Requisitos de depósito de seguridad
- Subvenciones para señalización
- Mejoras realizadas por el inquilino
- Impuestos inmobiliarios y gastos operativos (a cargo del inquilino)
- Uso del espacio
5.2 Negociar de buena fe
Al aceptar los términos de la carta de intención, usted y el arrendador acuerdan iniciar el proceso de negociación del contrato de arrendamiento de buena fe y sin competencia externa por ninguna de las partes.
En otras palabras, ambos acuerdan negociar exclusivamente entre ustedes.
5.3 Negociaciones financieras
En algún momento de las negociaciones del contrato de alquiler, tendrás que presentar una solicitud financiera para que tu arrendador la revise. El objetivo es demostrar tu capacidad para cubrir el alquiler en caso de que tu modelo de negocio no sea rentable de inmediato.
Depósito de seguridad
El propietario también solicitará al inquilino que pague un depósito de garantía, que retendrá durante la vigencia del contrato de alquiler.
El importe del depósito lo decidirá el propietario. Puede ser equivalente a los dos primeros meses de alquiler o puede ser mucho más elevado.
Sin embargo, en algunos casos, se puede negociar una reducción del depósito de garantía. La inclusión de dicha cláusula establecería que el inquilino tiene derecho a recuperar parte del depósito después de que haya transcurrido un tiempo y haya demostrado su capacidad para cubrir el alquiler a largo plazo.
Garantía personal
Las garantías personales pueden ser cláusulas peligrosas. Como su nombre indica, esta cláusula se aplica en caso de que el inquilino ya no pueda cumplir los términos del contrato y otorga al propietario el derecho a embargar cualquiera de los bienes personales del inquilino.
Hay quien cree que los propietarios no suelen perder tiempo y recursos en perseguir los bienes personales de los inquilinos, pero como no hay forma de saberlo de antemano, conviene actuar con mucha cautela al negociar estas condiciones.
La inclusión de garantías personales varía según el mercado, por lo que, dependiendo de dónde te encuentres, es posible que tengas la suerte de evitar esta cláusula por completo. Evítalas en la medida de lo posible e intenta negociar un acuerdo sin incluir esta cláusula. Por ejemplo, puedes ofrecer al propietario un depósito de garantía más alto a cambio de eliminar la garantía personal.
Negociaciones a largo plazo
Debes asegurarte de que las condiciones del contrato de arrendamiento se adapten a tu modelo de negocio a largo plazo.
Junto con su abogado y su agente inmobiliario, debe examinar detenidamente y negociar cualquier cláusula que pueda plantear un problema en el futuro.
Por ejemplo, la inclusión de una cláusula de no competencia y condiciones de renovación favorables son algunos elementos del contrato de arrendamiento que podrían tener un impacto negativo o positivo a largo plazo en su negocio.
Del mismo modo, querrá asegurarse de que el calendario de aumento de la tarifa de alquiler que figura en la carta de intención tenga sentido para su modelo de negocio durante todo el plazo del contrato de arrendamiento.
Su agente inmobiliario también debe tener en cuenta la antigüedad del edificio, los aumentos de los impuestos locales, los cambios previsibles en el barrio y la probabilidad de que se reevalúe el edificio y, en consecuencia, analizar los riesgos asociados. Una investigación bien realizada por su parte dará como resultado un mejor contrato de arrendamiento.
Conclusión
Negociar un contrato de arrendamiento comercial es, sin duda, un proceso largo y difícil, por lo que si hay algo que debe recordar de este artículo es la importancia de elegir al agente comercial y al abogado inmobiliario adecuados.
Recuerda que debes tener una comprensión clara y comunicable de tus prioridades y las necesidades de tu modelo de negocio, para que tu equipo de expertos sepa cómo asesorarte adecuadamente desde el principio.
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