Para poner en marcha un espacio de coworking, es necesario investigar y planificar mucho. Por suerte, puedes seguir esta guía para preparar tu espacio para la gran inauguración.
¿Qué es un espacio de coworking?
Un espacio de coworking es una oficina compartida donde personas de diferentes empresas y profesiones trabajan juntas en el mismo lugar. En lugar de trabajar desde casa o alquilar una oficina tradicional, utilizan un espacio de coworking para tener más flexibilidad a la hora de realizar su trabajo.
Los espacios de coworking comenzaron como una excelente opción para autónomos y pequeñas empresas emergentes, pero ahora atraen a todo tipo de profesionales, incluidos los que trabajan a distancia y las grandes empresas. Ofrecen un entorno cómodo y productivo con wifi de alta velocidad, salas de reuniones, escritorios y servicios en las propias instalaciones, como cafeterías.
¿Por qué deberías crear un espacio de coworking?
Una de las mejores cosas de gestionar un espacio de coworking es que hay múltiples formas de generar ingresos. Puedes ofrecer diferentes planes de afiliación, alquilar oficinas privadas y salas de reuniones, o incluso organizar eventos. Además, puedes ofrecer servicios adicionales como impresión, aperitivos o talleres para aumentar tus ingresos. Una vez que tu espacio esté en funcionamiento, puedes expandirte añadiendo más ubicaciones o servicios premium.
En comparación con las oficinas tradicionales, los espacios de coworking tienen menores costes operativos. No se necesita un equipo grande para gestionarlos y se puede colaborar con empresas locales para ofrecer mejores servicios a un menor costo.
Un espacio de coworking no consiste solo en alquilar escritorios, sino en crear una comunidad donde las personas puedan trabajar y conectarse. Cada vez más personas trabajan de forma remota o como autónomos, y las empresas están dejando atrás las oficinas grandes y costosas en favor de espacios de trabajo más flexibles. Este cambio ha creado una creciente demanda de espacios de coworking, lo que lo convierte en una gran oportunidad de negocio.
Si estás convencido, aquí te explicamos cómo iniciar un negocio de espacios de coworking, paso a paso.
Cómo montar un espacio de coworking
1. Planifica tu presupuesto y tus gastos.
Antes de nada, debes calcular los costes que conlleva. Probablemente, el mayor gasto será el alquiler o la compra del local, seguido de las reformas necesarias para darle el aspecto y el ambiente propios de un centro de coworking. También tendrás que invertir en mobiliario, material de oficina y tecnología, como wifi de alta velocidad y reserva .
Costes iniciales para un espacio de coworking
💰 Alquiler y arrendamiento: El mayor gasto suele ser el alquiler. La ubicación y el tamaño del espacio determinarán el coste, así que elige un lugar que se ajuste a tu presupuesto y atraiga a tus miembros ideales.
💰 Reformas y diseño: Probablemente tendrás que personalizar el espacio para que resulte funcional y acogedor. Esto puede incluir zonas de trabajo abiertas, oficinas privadas, salas de reuniones y zonas comunes, con unos costes que dependerán del nivel de renovación necesario.
💰 Mobiliario y equipamiento: Es imprescindible contar con mobiliario cómodo y ergonómico. También necesitarás elementos esenciales como escritorios, sillas, impresoras y, posiblemente, ordenadores compartidos para los miembros.
💰 Configuración tecnológica: Es fundamental contar con una conexión Wi-Fi rápida y fiable. También necesitarás hardware y software de red para gestionar reserva los escritorios, las salas y las suscripciones.
💰 Marketing inicial y desarrollo de marca: Dar a conocer tu negocio es clave para conseguir socios. Reserva un presupuesto para crear una página web, hacer marketing digital y materiales promocionales para dar a conocer tu negocio y atraer gente a tu espacio.
Además de los costes iniciales, ten en cuenta los gastos continuos, como los servicios públicos, los salarios del personal, el mantenimiento y el marketing. Controla tu flujo de caja y busca formas de ahorrar, como negociar mejores acuerdos con los proveedores o utilizar las redes sociales para realizar marketing a bajo coste. También es aconsejable disponer de un colchón financiero para gastos inesperados.
Costes continuos de gestión de un espacio de coworking
💰 Servicios públicos: Los gastos mensuales como la electricidad, el agua, la calefacción y el aire acondicionado variarán en función del tamaño de tu espacio y del uso que le des.
💰 Personal: Tendrás que pagar los salarios de los miembros clave del equipo, como gestores de la comunidad, personal de limpieza, trabajadores de mantenimiento y, posiblemente, soporte informático.
💰 Mantenimiento: Mantener el espacio limpio, solucionar cualquier problema y renovar el mobiliario o la tecnología cuando sea necesario garantiza una experiencia excelente para los miembros.
💰 Marketing y publicidad: Para atraer a nuevos miembros y mantener tu espacio próspero, son esenciales los esfuerzos continuos de marketing, como las redes sociales, los anuncios y las promociones.
Cuando crees un espacio de coworking, céntrate primero en lo imprescindible. Invierte en mobiliario básico pero cómodo, una conexión Wi-Fi fiable y material de oficina esencial. A medida que crezca tu base de miembros, podrás pasar a mobiliario de alta gama o servicios adicionales más adelante. Un modelo financiero para espacios de coworking puede ayudarte a asignar los fondos de forma inteligente, asegurándote de no gastar de más en elementos no esenciales al principio.
Si necesita apoyo financiero adicional, considere la posibilidad de solicitar préstamos, buscar inversores o recurrir al crowdfunding. También puede establecer asociaciones con empresas locales para obtener beneficios mutuos, como ofrecer descuentos a sus empleados a cambio de patrocinio o servicios. Un modelo financiero bien estructurado le ayudará a presentar un caso de negocio sólido a la hora de buscar financiación. Hablando de eso...
2. Redactar un plan de negocios.
Un sólido plan de negocio para un espacio de coworking te ayuda a mantenerte en el camino correcto y es crucial si estás buscando inversores o préstamos. Tu plan debe incluir detalles sobre tu mercado objetivo, fuentes de ingresos, precios, competidores y estrategias de marketing. Actuará como tu hoja de ruta, ayudándote a tomar decisiones informadas a medida que construyes tu espacio de coworking. Si no estás seguro de cómo crear uno, considera utilizar un servicio de redacción de planes de negocio para obtener orientación profesional.
3. Decida cuál será su modelo de negocio.
Un espacio de coworking puede generar ingresos de diferentes maneras, y contar con múltiples fuentes de ingresos ayuda a mantener la negocio rentable. La principal fuente de ingresos proviene de los planes de membresía, en los que las personas pagan por acceder a diferentes tipos de espacios de trabajo. Puedes ofrecer:
- Mesas compartidas : plan de asientos abiertos por orden de llegada.
- Mesas asignadas : escritorios reservados para miembros habituales.
- Oficinas privadas : espacios de trabajo exclusivos para personas o equipos.
- Salas de reuniones – Disponibles para alquilar por horas o por días.
Además de las membresías, puedes alquilar espacios para eventos, como talleres, eventos de networking o reuniones privadas. Esto te permite aprovechar al máximo tu espacio y obtener ingresos adicionales.
Los espacios de coworking también pueden ofrecer servicios adicionales para mejorar la experiencia de los miembros y aumentar los ingresos. Impresión, oficinas virtuales, gestión de correo, taquillas o una pequeña cafetería con aperitivos y café pueden proporcionar comodidad al tiempo que generan ingresos adicionales.
Cuando abrí mi espacio de coworking, me centré en los miembros a largo plazo y en la venta de oficinas. Al cabo de unos meses, me di cuenta de que ese enfoque tradicional limitaba el número de personas a las que podía atraer y de que me estaba perdiendo un amplio segmento de mercado muy activo en mi región. Como no quería perderme posibles ingresos, decidí diversificar mi oferta de servicios y dirigirme a un público más amplio. Vi el potencial sin explotar de los no miembros y la creciente demanda de opciones flexibles para sala y usuarios de pases diarios. Desarrollé una reserva pública de registro y reserva en línea, lo que facilitó que cualquiera pudiera descubrir y acceder al espacio de coworking. También integré automatizaciones de autoservicio tanto para las reservas como para los pases diarios, con el fin de reducir el trabajo necesario para gestionar y atender estas reservas. La facilidad de las reservas en línea atrajo a nuevos usuarios, lo que aumentó significativamente las tasas de utilización y diversificó las fuentes de ingresos.
4. Elija la ubicación y el diseño del espacio adecuados.
Elegir la ubicación adecuada es fundamental. Busca un lugar de fácil acceso, cerca del transporte público y rodeado de cafeterías, restaurantes y comercios. El tamaño del local debe ajustarse a tu presupuesto y, al mismo tiempo, dejar sala crecer.
Una vez que tengas el lugar, céntrate en diseñar un espacio de trabajo flexible y acogedor. Un buen espacio de coworking debe contar con una combinación de puestos abiertos, oficinas privadas, salas de reuniones y zonas comunes donde la gente pueda relajarse y establecer contactos. Un mobiliario cómodo mobiliario, mucha luz natural y una buena conexión wifi harán que el espacio resulte más atractivo para los posibles miembros.
La combinación adecuada de ubicación, diseño y funcionalidad convierte un espacio de coworking en algo más que una simple oficina: se convierte en un próspero centro de creatividad, colaboración y productividad.
5. Gestionar los requisitos legales y administrativos.
Para proteger su negocio y a sus miembros, asegúrese de cumplir con los requisitos legales. En primer lugar, registre su negocio, obtenga los permisos y licencias adecuados y contrate un seguro para protegerse a sí mismo y a sus miembros. También es importante tener acuerdos claros acuerdos de membresía que describan las normas del espacio de coworking normas, los precios y las políticas de cancelación.
- Registra tu negocio : configura tu espacio de coworking como una sociedad de responsabilidad limitada u otra estructura legal para protegerte de cualquier responsabilidad y obtener beneficios fiscales. Puedes utilizar unservicio de agente registrado para que lo haga por ti.
- Obtenga los permisos necesarios : compruebe los requisitos locales y solicite los permisos o licencias que necesite para operar legalmente.
- Contrate un seguro : proteja su negocio con un seguro de responsabilidad civil general y de propiedad en caso de accidentes o daños.
- Crea acuerdos de membresía : redacta términos y condiciones claros que cubran las políticas de pago, las normas del espacio de trabajo y las políticas de cancelación.
- Mantenga seguros los datos de los miembros : utilice sistemas seguros y fiables para proteger la información personal y de pago.
Necesitarás un sistema de pago fiable para gestionar las suscripciones, las reservas y las facturas. Considera la posibilidad de utilizar software de gestión de coworking con sistemas de coworking integrados para los pagos y la contabilidad, a fin de realizar un seguimiento de las finanzas. De esta manera, podrás centrarte en hacer crecer tu comunidad en lugar de ocuparte del papeleo. Lo que nos lleva al siguiente punto:
6. Centrarse en el marketing y la participación de la comunidad.
Un espacio de coworking de éxito no se reduce a escritorios y salas de reuniones: lo que realmente importa son las personas que lo utilizan. Para atraer a los miembros y mantener su compromiso, céntrate en la imagen de marca, el marketing del espacio de coworkingy la creación de una comunidad.
En primer lugar, crea una identidad de marca sólida que refleje lo que hace que tu espacio de coworking sea único. A continuación, utiliza las redes sociales, los anuncios online y las colaboraciones locales para llegar a los posibles miembros. Compartir historias, testimonios y contenido entre bastidores puede ayudar a mostrar la energía y el valor de tu espacio.
Pero el marketing por sí solo no es suficiente: lo que hace que los miembros sigan volviendo es la comunidad. Organiza eventos, talleres y encuentros para ayudar a los miembros a conectarse, colaborar y hacer crecer sus negocios. La participación en línea también es importante. Crea un grupo en Slack o una página privada en Facebook, o mejor aún, utiliza una aplicación de comunidad de coworking en la que los miembros puedan interactuar, compartir recursos y mantenerse al día de los eventos.
Cuando las personas sienten que forman parte de algo más grande, son más propensas a quedarse, participar y recomendar tu espacio a otras personas. Invertir tanto en marketing como en la participación de la comunidad ayudará a que tu espacio de coworking prospere.
7. Invertir en tecnología para el coworking
La tecnología es la columna vertebral de un espacio de coworking bien gestionado. Desde Internet de alta velocidad hasta sistemas de seguridad inteligentes, las herramientas adecuadas facilitan las operaciones diarias y crean una mejor experiencia para tus miembros.
Empieza por una conexión wifi potente y fiable para que los miembros puedan trabajar sin interrupciones. Utiliza un software para espacios de coworking como Archie para gestionar automáticamente las reservas, los pagos y las suscripciones, reduciendo así el trabajo manual de tu equipo. Archie también ofrece un reserva que permite a los miembros reservar escritorios y salas de reuniones análisis avanzados para ayudarte a realizar un seguimiento del uso de tu espacio de coworking.
Por motivos de seguridad, los sistemas de control de acceso como tarjetas de acceso, aplicaciones móviles o cerraduras inteligentes permiten a los miembros entrar fácilmente mientras mantienen la seguridad del espacio. Las cámaras de seguridad añaden una capa adicional de protección para que todos se sientan seguros.
¿Listo para abrir tu espacio de coworking?
¿Estás emocionado por montar un espacio de coworking? Un evento de inauguración es una forma estupenda de darlo a conocer y atraer a tus primeros miembros. Ofrece descuentos especiales o días de prueba gratuitos para que la gente pueda conocer el espacio antes de comprometerse. Asegúrate de que tu wifi sea rápido, las reservas se hagan sin problemas y tu equipo esté listo para ayudar a los miembros.
Una vez que esté en marcha, concéntrese en crear una experiencia excelente. Mantén el espacio limpio, cómodo y bien cuidado. Renueva el mobiliario y la tecnología cuando sea necesario, y escucha las opiniones de los miembros. Cuanto más disfruten las personas trabajando allí, más probable será que se queden y recomienden tu espacio a otras personas.
¿Cuánto cuesta crear un espacio de coworking?
El coste de poner en marcha un negocio de espacios de coworking depende de la ubicación, el tamaño y las características que se quieran ofrecer. El coste de un espacio de coworking puede oscilar entre 50 000 y más de 500 000 dólares en función del tamaño y del equipamiento del espacio. Veámoslo con más detalle.
Los gastos iniciales incluyen el alquiler o la compra de un local, las reformas, el mobiliario, la conexión a Internet y el marketing. El alquiler varía según la ciudad, y es posible que tengas que reformar el local para añadir escritorios, oficinas y salas de reuniones. También necesitarás una conexión Wi-Fi rápida, sistemas de seguridad y software de coworking para gestionar las reservas y los pagos. Para atraer a los miembros, necesitarás una página web, anuncios en redes sociales y promociones. También puedes plantearte publicar anuncios de Google para pequeñas empresas, lo que puede ayudarte a llegar a profesionales que buscan activamente espacios de coworking en tu zona.
- Alquilar o comprar un espacio (entre 10 000 y más de 200 000 dólares)
- Renovaciones y diseño de interiores (10 000-100 000 dólares)
- Mobiliario y equipamiento de oficina (10 000-50 000 dólares)
- Configuración tecnológica y de Internet (5000-30 000 dólares)
- Marketing y desarrollo de marca (5000-20 000 dólares)
Los costes continuos de gestionar un espacio de coworking incluyen el alquiler mensual, los servicios públicos, los salarios del personal, el mantenimiento y la publicidad. Alquilar un espacio puede costar entre 3000 y 30 000 dólares al mes, y tendrás que cubrir los gastos de electricidad, limpieza y personal para que todo funcione correctamente. El marketing regular ayuda a atraer nuevos miembros y a mantener el espacio lleno.
- Alquiler o hipoteca (3000-30 000 dólares al mes)
- Servicios públicos (electricidad, agua, Internet, calefacción y aire acondicionado) (entre 1000 y 5000 dólares al mes)
- Personal (gestor de comunidad, limpieza, seguridad) (5000-15 000 $ al mes)
- Mantenimiento y reparaciones (500-3000 dólares al mes)
- Marketing y publicidad (1000-5000 $ al mes)
En resumen, poner en marcha un pequeño espacio de coworking puede costar 50 000 dólares, mientras que uno más grande puede superar los 500 000 dólares:
💰 Espacio de coworking pequeño (93-280 m²) → 50 000-150 000 dólares
💰 Espacio de coworking de tamaño mediano (entre 279 y 929 m²) → entre 150 000 y 300 000 dólares
💰 Espacio de coworking grande (más de 930 m²) → 300 000-500 000 $+
Crear un espacio de coworking no es barato, pero planificarlo con inteligencia y gestionar bien el presupuesto puede ser un gran negocio. Con cada vez más personas trabajando a distancia y buscando oficinas flexibles, un negocio de espacios de coworking puede ser una inversión rentable y gratificante.
Iniciar un negocio de coworking: preguntas frecuentes
Poner en marcha un negocio de espacios de coworking requiere cierta planificación, pero puede ser un gran negocio si se hace bien. En primer lugar, decide a quién va dirigido tu espacio y qué opciones de afiliación vas a ofrecer. Elige una ubicación de fácil acceso y equípala con muebles cómodos, wifi rápido y herramientas inteligentes para las reservas y la seguridad. Asegúrate de tener los permisos y seguros adecuados y, a continuación, difunde la información a través de un sitio web, las redes sociales y tus contactos locales. Una vez abierto, mantén el buen funcionamiento del espacio y organiza eventos para reunir a los miembros.
Para montar un espacio de coworking, necesitas una ubicación excelente, una distribución cómoda y los servicios adecuados. Busca un local de fácil acceso y lo suficientemente amplio como para albergar escritorios, salas de reuniones y zonas comunes. Equípalo con mobiliario cómodo, conexión Wi-Fi rápida y un software de coworking para gestionar las reservas y los pagos. No te olvides de los permisos necesarios, los seguros y un plan de marketing para atraer a socios y hacer crecer tu comunidad.
Algunos de los mejores espacios de coworking que han tenido mucho éxito son WeWork, que cuenta con oficinas flexibles en todo el mundo. Impact Hub se centra en emprendedores sociales y espacios de trabajo impulsados por la comunidad. Industrious ofrece una experiencia más exclusiva con una gran hospitalidad. The Wing está diseñado específicamente para mujeres profesionales, ayudándolas a conectarse y colaborar. Spaces y Regus ofrecen opciones de oficinas flexibles para todos, desde autónomos hasta grandes empresas.
Berenika Teter
Gerente de contenidos de Archie, impulsada por el café de filtro y su pasión por el teletrabajo. Cuando no está escribiendo sobre espacios de coworking y lugares de trabajo híbridos, probablemente la encuentres explorando alguno.
