¿Alguna vez te has preguntado quién hace que los espacios de coworking sean tan acogedores y agradables? Los gestores de comunidades de coworking, ellos son los responsables. A menudo son los héroes ocultos que hacen mucho más que simplemente gestionar el espacio.
¿Qué es un community manager?
Un gestor de la comunidad es la razón por la que el espacio de coworking prospera. Da la bienvenida a los nuevos miembros, les ayuda a sentirse cómodos, anima a las personas a relacionarse y planifica eventos como reuniones y encuentros sociales. También resuelve cualquier problema que surja, mantiene el espacio de trabajo limpio y bien equipado, y promociona el espacio para atraer a nuevos miembros y crear asociaciones con otras empresas.
La ocupación, los ingresos y el crecimiento solo son posibles porque hay alguien detrás que lo mantiene todo en orden.
¿Qué hace un community manager?
El título no refleja todo el alcance de lo que realmente hacen los gestores de coworking: operaciones, hospitalidad, soporte técnico, ventas, planificación de eventos... Lo que se te ocurra. Las principales funciones y responsabilidades del gestor de una comunidad de espacios de coworking son:
1. Incorporación de nuevos miembros
- Visitas guiadas y bienvenida a nuevos miembros: Ofrecen visitas guiadas a las personas interesadas en unirse y ayudan a los nuevos miembros a adaptarse. Esto incluye mostrarles las instalaciones y explicarles todos los servicios y equipamientos disponibles.
- Mantener contentos a los miembros: Crean planes y actividades para mantener a los miembros actuales comprometidos y satisfechos, asegurándose de que disfruten y permanezcan en el espacio de coworking.
- Marketing y promoción: Anuncian activamente el espacio de coworking para atraer a gente nueva. Esto puede incluir el uso de redes sociales, campañas por correo electrónicoo publicidad local para darlo a conocer.
2. Ayudar a los miembros actuales a prosperar
- Crear una comunidad: Se toman el tiempo necesario para conocer a cada miembro, comprender sus necesidades y ayudarles a conectar con otros para posibles colaboraciones o apoyo.
- Resolución de problemas: Si surge algún problema o desacuerdo entre los miembros, el administrador de la comunidad interviene para ayudar a resolverlo de forma rápida y justa.
- Recopilación de opiniones: Piden regularmente a los miembros sus opiniones y sugerencias para mejorar el espacio de coworking y sus servicios.
3. Gestión del espacio
- Mantenimiento del espacio: Mantienen buenas relaciones con el propietario del edificio, gestionan las interacciones con las oficinas vecinas y se aseguran de que el espacio de trabajo esté limpio, sea seguro y resulte cómodo para todos.
- Gestión de proveedores: Trabajan con diferentes proveedores, como proveedores de Internet o empresas de limpieza, para garantizar que todos los servicios funcionen correctamente y sin interrupciones.
- Gestión de asociaciones: A menudo establecen conexiones con otras empresas para ofrecer ofertas especiales a sus miembros (por ejemplo, asociándose con una cafetería cercana para ofrecer descuentos a los miembros).
4. Ser la cara amable del espacio.
- Atender llamadas: Son el primer punto de contacto para cualquiera que llame al espacio de coworking, responden preguntas y dirigen las llamadas a las personas adecuadas.
- Programación de visitas: Organizan y confirman citas para las personas que desean visitar y conocer el espacio.
- Gestión del correo y los paquetes: Gestionan el correo y las entregas entrantes, asegurándose de que los miembros reciban sus paquetes de forma rápida y segura.
En los espacios de coworking más pequeños, con menos personal, el community manager suele asumir todas estas responsabilidades. En espacios de coworking más grandes, es posible que unos pocos gestores de la comunidad se centren solo en una o dos de estas áreas de operaciones.
Habilidades y cualidades esenciales de un gestor de comunidades de coworking
Ahora que ya hemos aclarado las funciones y responsabilidades del community manager, centrémonos en lo que hace que un community manager sea realmente excepcional. Estas son las características clave que los distinguen:
- Habilidades sociales: Un buen gestor de comunidades se asegura de que todos, tanto los que están pensando en unirse como los que ya forman parte del espacio, se sientan apreciados e importantes. Escucha las ideas de los miembros, trata con cuidado cualquier inquietud y se toma en serio los comentarios para mejorar la comunidad.
- Responsabilidad y propiedad: Asumen toda la responsabilidad sobre el funcionamiento del espacio de coworking. Esto significa llevar un control de los aspectos esenciales, como las finanzas, las interacciones entre los miembros y cualquier reto que surja.
- Compromiso genuino: Los gerentes sobresalientes aportan sus propios intereses y pasiones a sus interacciones con los miembros. Crean conexiones significativas al compartir sus experiencias y animar a otros a hacer lo mismo, lo que hace que la comunidad se sienta más personal y dinámica.
- Fuerte dedicación: El éxito de la comunidad de coworking depende en gran medida del entusiasmo y el compromiso del gerente. Es fundamental encontrar a alguien que realmente crea en la misión del espacio y que se apasione por apoyar sus valores. Su entusiasmo ayuda a inspirar y motivar a todos los miembros de la comunidad.
¿Cuándo se debe contratar a un gestor de comunidad para un espacio de coworking?
Para empezar, si tu espacio de coworking está creciendo y atrayendo a más miembros, gestionarlo todo tú solo puede resultar demasiado. Un gestor de comunidades puede encargarse de las operaciones diarias, como gestionar las reservas, responder a las preguntas y trabajar con los proveedores. Esto te permite centrarte en otras partes importantes de tu negocio.
Otra razón para contratar a un gestor de comunidades es si ves que los miembros no están tan comprometidos o conectados como te gustaría. Un administrador de la comunidad puede planificar eventos, ayudar a las personas a conectarse y crear actividades que reúnan a todos, haciendo que la comunidad sea más activa y amigable. Si desea mejorar la experiencia general de sus miembros, un administrador de la comunidad puede trabajar para hacer que el espacio sea acogedor, abordar cualquier problema y encontrar formas de hacer que el espacio sea más agradable y eficaz.
Otra área importante en la que un community manager puede ayudar es a mejorar la comunicación y obtener comentarios de los miembros de forma regular. Puede establecer formas de escuchar lo que necesita su comunidad y realizar mejoras basándose en esa información.
Si observas estos signos, puede que sea el momento adecuado para incorporar a un gestor comunitario que ayude a que tu espacio de coworking prospere y mantenga contentos a tus miembros. Eltrabajo suele ser invisible, pero esencial.
¿Cuánto ganan los gestores de comunidades de coworking?
Los gestores de comunidades de coworking ganan salarios diferentes dependiendo de dónde trabajen, cuánta experiencia tengan y el tamaño del espacio de coworking. Por ejemplo:
- Estados Unidos: Los nuevos gestores de comunidades ganan entre 40 000 y 50 000 dólares al año, mientras que los más experimentados pueden llegar a ganar entre 70 000 y 90 000 dólares en grandes ciudades como Nueva York o San Francisco.
- Reino Unido: Los salarios suelen empezar en torno a las 25 000 £ y pueden llegar hasta las 50 000 £ en grandes ciudades como Londres.
- Canadá: Los gestores de comunidades suelen ganar entre 45 000 y 70 000 dólares canadienses al año.
- Australia: Los salarios suelen oscilar entre 50 000 y 80 000 dólares australianos al año.
Para obtener información más detallada, puedes consultar alternativas a Indeed como Glassdoor o Payscale, que ofrecen datos salariales específicos basados en los puestos de trabajo y las ubicaciones.
Cómo contratar a un buen gestor de comunidades
Crear perfiles de puesto claros.
A la hora de contratar community managers para tu espacio de coworking, empieza por crear perfiles de puesto claros y detallados. Los malentendidos sobre las funciones del puesto pueden provocar una alta rotación de personal, por lo que es importante definir en qué consiste cada puesto y qué esperas de los candidatos. Asegúrate de incluir detalles sobre la dirección estratégica de tu empresa, cómo podría evolucionar el puesto y qué papel desempeñará exactamente el candidato dentro de tu equipo.
Como David Walker, fundador de CoworkingConsulting.com, lo expresa así:
El papel del gestor de comunidades no reside en el título, sino en las mil acciones invisibles que hacen que un espacio cobre vida.
Utiliza varias plataformas de empleo.
A continuación, amplíe su búsqueda utilizando diversas plataformas para llegar a posibles candidatos. Dado que el sector del coworking es bastante especializado, es posible que no encuentre muchas bolsas de empleo específicas. Sin embargo, sitios web como Coworkies ofrecen listados globales de puestos de trabajo relacionados con el coworking. Además, publicar anuncios en sitios web conocidos como LinkedIn o Indeed, así como en la sección de empleo de su propio sitio web, puede ayudarle a atraer a un mayor número de candidatos.
No olvides utilizar tus redes sociales, foros comunitarios y redes personales. A veces, el mejor candidato está a solo una recomendación de distancia.
Esfuérzate durante el proceso de entrevista.
El proceso de entrevistas es clave para encontrar al community manager adecuado para tu espacio de coworking. Aunque las entrevistas pueden resultar estresantes para los candidatos, también te brindan la oportunidad de ver si alguien comprende realmente las exigencias únicas de un entorno de coworking.
No te limites a revisar el currículum de los candidatos, hazles preguntas sobre su experiencia con el coworking, como qué servicios consideran esenciales y qué retos han afrontado. Comprueba si encajan en la cultura de la empresa, no solo si tienen las habilidades adecuadas.
Deja que los administradores de la comunidad hagan su trabajo.
Como gestor de un espacio de coworking, quieres que tus community managers se centren en dar la bienvenida a los miembros, crear vínculos, organizar eventos y contribuir al crecimiento de tu espacio. Sin embargo, con demasiada frecuencia acaban atascados en tareas como arreglar la conexión wifi o gestionar sala , en lugar de dedicarse a lo que mejor saben hacer. Los procesos obsoletos, la falta de personal y las expectativas laborales poco realistas pueden convertir el puesto de community manager en una pesadilla administrativa:
Los espacios de coworking prosperan cuando su gente prospera. Y hay que esforzarse mucho para que eso suceda, porque, por desgracia, no ocurre por arte de magia. Y todo empieza por dejar que los community managers sean community managers, y no administradores de oficina, soporte informático o coordinadores financieros. Algunas de esas funciones pueden (y quizá deberían) absorberse, pero en ningún caso deberían sustituir por completo al papel principal.
¿La solución? Una contratación más inteligente y una tecnología más eficaz. Automatizar tareas como el control de acceso a las puertas, sala de reuniones y la facturación puede aliviarles enormemente la carga de trabajo. Cuando permites que los gestores de la comunidad se dediquen a lo que se les ha contratado para hacer —conectar a las personas y forjar relaciones—, tu espacio de coworking se convierte en algo más que una simple oficina. Se convierte en un lugar donde la gente realmente quiere quedarse, crecer y triunfar.
Ejemplos de descripciones de puestos de trabajo de gestor de comunidades de coworking
A continuación, te mostramos algunos ejemplos de descripciones de puestos de trabajo de gestor de comunidades de coworking y una plantilla que te ayudará a encontrar a la persona adecuada para tu equipo.
Descripción del puesto de gestor de espacios de coworking en FAR.Labs
En este ejemplo, FAR.Labs, un centro de coworking para unos cuarenta y cinco miembros que trabajan en seguridad de IA, busca un gestor de espacio de coworking para encargarse de las operaciones diarias del espacio. Esto incluye realizar visitas guiadas por la oficina, dar la bienvenida a los nuevos miembros, organizar eventos y diseñar la distribución de la oficina, gestionar las tareas administrativas, proporcionar un excelente servicio al cliente y trabajar con proveedores como empresas de limpieza y catering.
El candidato ideal tiene más de dos años de experiencia en gestión de oficinas, es organizado y tiene buenas dotes de comunicación, y sabe utilizar Google Workspace.
Puesto de asociado comunitario en Spacemade
Tal y como se anuncia en Coworkies, Spacemade busca un asociado comunitario amable y enérgico para unirse a su equipo en Putney. Este puesto a tiempo completo implica ser la persona principal con la que interactúan los miembros, asegurándose de que se sientan bienvenidos, seguros y felices. El trabajo incluye organizar eventos divertidos, ayudar a los nuevos miembros a adaptarse, realizar visitas guiadas por el espacio de trabajo y gestionar las tareas de recepción. También implica encargarse de las actividades de ventas, crear boletines informativos y trabajar con el equipo de marketing para ofrecer ventajas a los miembros.
El candidato ideal tiene experiencia en atención al cliente, ventas, hostelería o comercio minorista y grandes dotes organizativas. También debe estar motivado y sentirse cómodo trabajando en equipo, y se valorará la experiencia en un entorno de start-up.
Descripción del puesto de Community Manager de THRIVE | Coworking
THRIVE | Coworking busca un Community Manager amable y organizado que ayude a hacer crecer y apoyar a su comunidad. Las tareas incluirán planificar eventos como desayunos y happy hours, ayudar a los nuevos miembros a incorporarse y a los miembros existentes a darse de baja, gestionar los servicios de correo, ofrecer visitas guiadas al espacio de trabajo, gestionar los pagos de las cuotas de los miembros y mantener el espacio limpio y bien abastecido.
El candidato ideal tiene una licenciatura, experiencia en hostelería o atención al cliente y grandes habilidades comunicativas y organizativas. Debe ser bueno planificando su trabajo, resolviendo problemas y proporcionando un excelente servicio a los miembros.
Plantilla de descripción del puesto de gestor de comunidades
[Tu espacio] Descripción del puesto de gestor de espacio de coworking
Acerca de [Tu espacio de coworking]
Somos el mejor espacio de coworking de [tu ubicación], centrado en [punto de venta único]. Nuestra misión es proporcionar un entorno de oficina inspirador que apoye a las empresas emergentes, los autónomos, las organizaciones sin ánimo de lucro y los profesionales creativos. Nos enorgullecemos de crear una comunidad local en la que los miembros pueden lograr grandes cosas, todo ello gracias a nuestro enfoque amable y acogedor.
Descripción general del puesto: Gestor de la comunidad del espacio de coworking
Buscamos un Community Manager amable, organizado y meticuloso para incorporarse a nuestro espacio de coworking. Como Community Manager, serás la cara visible de nuestro espacio, contribuyendo al crecimiento de nuestra comunidad mediante la mejora de la experiencia de los miembros y la gestión fluida de las tareas diarias. Este puesto ofrece la oportunidad de liderar un negocio con una misión clara, con el apoyo total de los propietarios y numerosas oportunidades de crecimiento personal y profesional.
Lo que harás
Como nuestro Community Manager, te encargarás de:
- Crear un ambiente agradable: Asegúrate de que nuestros miembros se sientan felices y bienvenidos todos los días.
- Crear comunidad: Organizar eventos, presentar a los miembros entre sí, establecer programas de mentoría y gestionar las comunicaciones en línea.
- Miembros de apoyo: Comprender y ayudar con los objetivos empresariales y personales de nuestros miembros. Resolver cualquier conflicto de forma rápida y justa.
- Gestionar la afiliación: Ayudar a los nuevos miembros a unirse y asistir a los que se van. Explicar los acuerdos de membresía, las normas del espacio de coworkingy las leyes pertinentes.
- Planificar eventos: Crear y gestionar una variedad de eventos cada trimestre, manejar los presupuestos y ocuparse de todos los detalles de los eventos, como la comida y la organización.
- Desarrollar el negocio: Ayudar a alcanzar los objetivos de ventas, ofrecer visitas guiadas a posibles socios, establecer contactos con los medios de comunicación locales y mantener buenas relaciones con los proveedores y los propietarios.
- Gestionar las instalaciones: Asegúrate de que todas las instalaciones, como el wifi, la cocina y las impresoras, funcionen correctamente. Sugiere nuevas funciones o ventajas y encárgate del mantenimiento y la limpieza.
Lo que buscamos
- Formación académica: Licenciatura.
- Experiencia: De 2 a 4 años en puestos de ventas o atención al cliente.
- Habilidades:
- Sólida gestión de proyectos.
- Se siente cómodo utilizando las herramientas tecnológicas que suelen encontrarse en los espacios de coworking (por ejemplo, Google Workspace, Slack, Archie).
- Experiencia con las redes sociales y la creación de contenidos.
- Excelentes habilidades organizativas y comunicativas.
- Rasgos personales:
- Buenas habilidades sociales.
- Capacidad para trabajar de forma independiente.
- Dominio del inglés; se valorará el conocimiento de otros idiomas.
- Altos estándares éticos, empatía y fiabilidad.
- Requisitos legales: Autorizado para trabajar en [su ubicación].
¿Por qué unirse a nosotros?
En [Tu espacio de coworking], formarás parte de una comunidad dinámica en la que podrás crecer tanto a nivel personal como profesional. Ofrecemos un entorno de trabajo agradable y solidario en el que se valoran tus ideas y se fomenta tu crecimiento. Si te gusta trabajar en entornos colaborativos y estás preparado para gestionar un espacio de coworking, nos encantaría conocerte.
Preguntas frecuentes sobre el gestor de comunidades de coworking
Un community manager es la cara amable de un espacio de coworking, que se encarga de que todo funcione correctamente y de que todos se sientan bienvenidos. Da la bienvenida a los nuevos miembros, organiza eventos divertidos y ayuda a conectar a las personas para que todos puedan trabajar bien juntos. También se encarga de tareas diarias como responder preguntas, resolver problemas y mantener el espacio organizado y bien equipado. En general, crea un ambiente positivo en el que los miembros pueden prosperar y disfrutar de su trabajo.
Un gestor de comunidades suele necesitar una licenciatura en marketing, comunicación, empresariales o campos similares. Debe tener entre dos y cuatro años de experiencia en atención al cliente o ventas, y se valora muy positivamente la experiencia en la gestión de comunidades. Es muy importante tener buenas habilidades comunicativas, tanto orales como escritas. También debe ser organizado y bueno resolviendo problemas. Es necesario saber utilizar herramientas digitales como las redes sociales, los sistemas CRM, Google Workspace y software de gestión de coworking es importante.
Además de estas habilidades, los gestores de comunidades deben ser amables y accesibles, capaces de trabajar de forma independiente y con iniciativa. Deben comprender las necesidades de los miembros de la comunidad y mostrar amabilidad y creatividad a la hora de interactuar con ellos. Aportar nuevas ideas para eventos y actividades ayuda a mantener la comunidad viva y activa.
Un buen gestor de comunidades es alguien simpático, organizado y con grandes dotes de comunicación. Se asegura de que todo el mundo se sienta bienvenido, organiza eventos divertidos que unen a la gente y resuelve rápidamente los problemas que surgen. Utiliza la tecnología del coworking para estar al día con las tareas diarias y mantener en orden los detalles importantes, al tiempo que construye relaciones sólidas con los miembros.
Un community manager se dedica a garantizar que el espacio de coworking funcione correctamente y que todos se sientan bienvenidos. Da la bienvenida a los nuevos miembros, planifica eventos y conecta a las personas para que todos puedan trabajar juntos de forma satisfactoria. Se encarga de tareas diarias como responder preguntas, resolver problemas y mantener el espacio organizado y bien equipado. También supervisa las instalaciones, colabora con los proveedores y escucha los comentarios para seguir mejorando la experiencia de la comunidad.
Gestionar un espacio de coworking implica convertirlo en un lugar acogedor y cómodo para que los miembros trabajen y colaboren. Los gestores de la comunidad mantienen el espacio de coworking limpio, organizado y bien equipado con servicios como wifi y material de oficina. Dan una cálida bienvenida a los miembros, organizan eventos como encuentros y talleres, y escuchan los comentarios para mejorar el espacio. También se encargan de tareas diarias como gestionar las afiliaciones, procesar los pagos y reserva salas de reuniones software de gestión.
Para garantizar que todo funcione correctamente, los gestores de la comunidad comprueban periódicamente que todas las instalaciones estén en buen estado y solucionan rápidamente cualquier problema. Promocionan el espacio de coworking a través de las redes sociales, correos electrónicos y anuncios locales para atraer a nuevos miembros. Es fundamental ofrecer un excelente servicio al cliente, siendo receptivo y servicial. Utilizan tecnología de coworking para facilitar las operaciones y llevar un control de las finanzas para garantizar la rentabilidad del espacio. Al fomentar una cultura positiva de colaboración, respeto e inclusión, los gestores comunitarios crean un entorno ideal en el que todos pueden trabajar y crecer juntos.
Berenika Teter
Gerente de contenidos de Archie, impulsada por el café de filtro y su pasión por el teletrabajo. Cuando no está escribiendo sobre espacios de coworking y lugares de trabajo híbridos, probablemente la encuentres explorando alguno.
