¿Buscas el sistema de acceso por puerta adecuado para tu espacio de coworking u oficina? Antes de sumergirte en proveedores y precios, vale la pena dar un paso atrás para comprender cómo funcionan realmente los sistemas de control de acceso a oficinas y qué tipo de configuración es la más adecuada para tu espacio.
Guía sobre sistemas de control de acceso
¿Qué es un sistema de control de acceso?
Un sistema de control de acceso gestiona quién y cuándo puede entrar en tu espacio de coworking u oficina. Su función es mantener tu espacio seguro, pero también facilita las cosas a tu equipo y a tus visitantes.
Una configuración típica de control de acceso incluye tres partes: el software (que se utiliza para gestionar todo), el lector de la puerta (que escanea el método de acceso) y el propio método de acceso (como un teléfono, una tarjeta llave o un código).
Pero no nos adelantemos todavía.
Tipos de sistemas de control de acceso a oficinas
Hay varias formas de controlar quién puede entrar en tu espacio, desde las clásicas cerraduras con llave hasta los sistemas inteligentes que se gestionan desde el teléfono.
Vamos a dividirlos en dos grupos principales: sistemas que se ejecutan in situ (como las cerraduras tradicionales o los servidores locales) y sistemas basados en la nube que permiten gestionar el acceso desde cualquier lugar.
1. Control de acceso mecánico, también conocido como las cerraduras y llaves de toda la vida
Este es el control de acceso más básico: piensa en las cerraduras estándar con llaves físicas. Puede funcionar para espacios pequeños con pocos miembros, pero se complica rápidamente.
Ventajas:
- Barato y fácil de instalar
Contras:
- Las llaves se pueden perder, copiar o robar.
- Reemplazar cerraduras y cortar llaves nuevas lleva tiempo y dinero.
- No es ideal si tienes mucha gente entrando y saliendo.
2. Control de acceso basado en servidor (sistemas alojados localmente)
Estos sistemas de control de acceso sin llave funcionan en servidores ubicados en su edificio y suelen ser gestionados por su equipo de TI. A menudo los utilizan las grandes empresas o las oficinas corporativas.
Ventajas:
- Muy seguro: todo permanece en tu red local.
Contras:
- Coste elevado de instalación y mantenimiento.
- No es adecuado para espacios de coworking (demasiado complejo, poco flexible).
- No hay una forma fácil de conectarse a herramientas de coworking o sistemas CRM.
- Necesitarás personal de TI para mantenerlo en funcionamiento.
3. Control de acceso basado en la nube
Estos sistemas de control de acceso sin llave se gestionan en línea, por lo que puede controlar quién tiene acceso desde cualquier lugar. Son muy flexibles y suelen funcionar con herramientas de gestión del espacio como Archie, OfficeRnDo Skedda.
Ventajas:
- Fácil de instalar y usar.
- Trabaja con teléfonos, códigos QR, llaveros y mucho más.
- Sincroniza con tu software de coworking o soluciones de oficina híbridas
- No es necesario contar con asistencia informática in situ: las actualizaciones y la asistencia provienen del proveedor.
- Puedes gestionar el acceso de forma remota (incluso desde tu teléfono).
Contras:
- Necesita una conexión a Internet estable.
- Normalmente basado en suscripción (cuotas mensuales o anuales)
- Como todo lo que se basa en la nube, la seguridad depende de la solidez de las protecciones del proveedor.
Hoy en día, los sistemas basados en la nube son la mejor opción para el control de acceso a oficinas y espacios de coworking, ya que son más fáciles de escalar, gestionar de forma remota y conectar con otras herramientas. Puedes actualizar el acceso, realizar un seguimiento del uso e integrar otras herramientas, todo desde un único panel de control.
Hardware de control de acceso propio frente a hardware de terceros
Al elegir un sistema de control de acceso, también deberá decidir con qué tipo de hardware funciona:
- Hardware de terceros: Algunos sistemas (como Genea) funcionan con equipos que quizá ya tenga, como controladores de puertas Mercury o HID. Esto reduce los costes y le ofrece más flexibilidad.
- Hardware propietario: Otros (como Kisi) diseñan el software y el hardware para que funcionen perfectamente juntos, al igual que Apple fabrica tanto el iPhone como el iOS. Puede que cueste más, pero la experiencia es más fluida y fiable.
¿Qué hardware necesitas realmente?
Esto es lo que suele incluirse en la configuración de un sistema de control de acceso:
Imprescindibles:
- Controlador : el «cerebro» que conecta todo.
- Cableado : para conectar el controlador a las cerraduras de las puertas.
Normalmente se necesita:
- Lector : donde las personas tocan un teléfono, una tarjeta o un llavero para desbloquear la puerta.
- Credenciales : lo que la gente utiliza para demostrar quiénes son (por ejemplo, tarjetas magnéticas, teléfonos, etc).
Extras opcionales:
- Sensores de puertas (para comprobar si las puertas están abiertas o cerradas)
- Placas Wiegand (para actualizar hardware antiguo)
- Cámaras, intercomunicadores y más, dependiendo de tu configuración.
En algunos casos, si su sistema permite a los usuarios desbloquear puertas a través de la aplicación de su teléfono (sin necesidad de tocar un lector), es posible que ni siquiera necesite un lector físico en cada puerta.
Y recuerde: estos sistemas no solo funcionan en puertas. Puede utilizarlos en portones, ascensores o incluso torniquetes.
Costes del control de acceso a las puertas
Instalar un sistema de control de acceso es una inversión inteligente, pero el coste puede variar en función de algunos factores clave, como el número de puertas que se vayan a proteger, el tipo de hardware que se elija y el trabajo de instalación necesario.
¿Qué factores influyen en el precio?
- Instalación: Normalmente la realizan instaladores certificados (no el proveedor del sistema), y el precio depende de si se trabaja con cerraduras existentes o se parte de cero.
- Hardware: Esto incluye cerraduras, lectores, controladores de puertas y otros accesorios; los precios varían mucho según el tipo y la calidad.
- Licencia de software: La mayoría de los sistemas funcionan con un modelo de suscripción. Esto incluye acceso a la nube, asistencia técnica y actualizaciones automáticas.
- Tamaño del proyecto: Los espacios más grandes o las configuraciones con varias puertas pueden optar a descuentos por volumen.
- Facilidad de uso: Un sistema fácil de usar tanto para los administradores como para los miembros puede ahorrarte dinero en formación y asistencia técnica más adelante.
- Plazo: Si tienes prisa, acelerar la instalación podría suponer un coste adicional.
Costes promedio
Según datos del sector, este es un desglose aproximado de los costes medios de una instalación de una sola puerta:
- Lector de puerta y hardware: 600-1200 dólares por puerta
- Instalación (sin cerraduras existentes): 1200-2500 $
- Instalación (cerraduras funcionales existentes): 500-1500 dólares
- Licencia anual de software: alrededor de 600 dólares por puerta.
🧾 Total típico para el primer año: Alrededor de 3350 $ por una puerta.
Cómo elegir el sistema de control de acceso por puerta para un espacio de oficinas
Paso 1: Averigua lo que necesitas
Antes de sumergirte en los sistemas, tómate un momento para pensar en tu espacio y cómo funciona:
🏢 Distribución del espacio y puertas
Recorre el espacio y cuenta las puertas que deseas proteger. ¿Quieres controlar el acceso a las oficinas privadas, a salas de reuniones o solo a la entrada principal?
👥 Cantidad de miembros
¿Cuántos miembros del equipo o del espacio de coworking utilizan tu espacio a la vez? Si hay mucha gente entrando y saliendo, necesitarás un sistema que te permita actualizar rápidamente los accesos, sin tener que entregar nuevas llaves o cambiar los códigos PIN cada semana.
🔁 Cerraduras o sistemas existentes
Si tu edificio ya cuenta con un sistema o tienes cerraduras inteligentes instaladas, comprueba si el nuevo sistema es compatible con lo que ya tienes. Reemplazar todo puede resultar caro y no siempre es necesario.
Paso 2: Piensa en la experiencia del usuario.
Elija un sistema que sea fácil de usar, rápido de desbloquear y que funcione bien con su tecnología. Los administradores deben poder añadir o eliminar accesos fácilmente, y los miembros deben poder acceder de forma fluida y sin complicaciones.
Paso 3: Establece tu presupuesto
Algunos sistemas requieren nuevo hardware, recableado o paneles especiales, lo que puede suponer un coste adicional. Otros funcionan con lo que ya tienes. Los sistemas basados en la nube, como Kisi, suelen funcionar con un modelo de suscripción, así que asegúrate de incluir también los costes continuos en tu presupuesto.
Paso 4: Busca integraciones de software
Si ya utilizas una herramienta de gestión del espacio como Archie, es muy importante elegir un sistema de control de acceso que se integre con ella.
Por ejemplo, Kisi y Archie trabajan juntos para que el acceso se actualice automáticamente en función de la configuración del equipo, las reservas o el estado de la membresía. Sin actualizaciones manuales, sin perder el acceso.
El sistema es muy sencillo, todo está en la aplicación, y la integración con Archie es increíble. Puedo seguir usando Kisi sin la aplicación de gestión del espacio, lo cual también es muy útil.
Paso 5: Compara las características más importantes
A continuación, se indican algunos aspectos que hay que tener en cuenta a la hora de elegir entre unos sistemas y otros:
- Métodos de desbloqueo: ¿Desea que los miembros utilicen sus teléfonos, llaveros, tarjetas o una combinación de estos? Algunos sistemas también admiten códigos QR o relojes inteligentes.
- Herramientas de control de acceso: Busque funciones de administración como acceso de visitantes, cierres de emergencia o desbloqueos programados para el horario de oficina.
- Análisis: Algunos sistemas pueden mostrar quién accedió a qué y cuándo, lo que ayuda a realizar un seguimiento de la ocupación de la oficina (y otras métricas de uso del lugar de trabajo) o gestionar los problemas de seguridad .
- Integraciones: Comprueba si es compatible con tu reserva , tu sistema de gestión de visitantes o tu software de recursos humanos.
- API abierta: Si desea tener la opción de crear funciones personalizadas más adelante, una API abierta le ofrece flexibilidad.
- Calidad del hardware: Busque lectores y cerraduras fiables y bien diseñados. La resistencia a la intemperie y la durabilidad son importantes, especialmente para los puntos de acceso exteriores.
- Costes de instalación: Los sistemas que funcionan con sus puertas y cableado existentes suelen ser más baratos de instalar.
En última instancia, el sistema de control de acceso adecuado depende de su presupuesto, su espacio y su forma de operar. Si gestiona un espacio pequeño con pocas puertas, una simple cerradura inteligente podría ser suficiente. En otros casos, la mejor opción es optar por un sistema de control de acceso basado en la nube.
El único problema es que existen bastantes sistemas potentes de control de acceso a puertas para oficinas y espacios de coworking:
Los mejores sistemas de control de acceso a puertas en 2025
AA continuación se muestran los mejores sistemas de acceso a puertas que funcionan bien en entornos de oficina flexibles. Hemos desglosado lo que hace cada uno, cuánto cuesta y qué opinan los usuarios reales.
Kisi
Kisi es un sistema basado en la nube que permite a las personas abrir puertas con un teléfono, una tarjeta llave, un llavero o incluso con un simple movimiento de la mano. Es ideal para gestionar el acceso remoto y automatizar quién entra en función de la afiliación o el horario laboral.
Ideal para: Espacios tecnológicamente avanzados con múltiples ubicaciones.
Por qué funciona bien:
- Las opciones de desbloqueo incluyen teléfonos, códigos QR, llaveros, tarjetas y gestos con las manos (MotionSense).
- Los administradores pueden controlar todo de forma remota, recibir alertas y ver registros en tiempo real.
- Permisos flexibles para diferentes grupos (por ejemplo, personal, miembros, invitados)
- Se integra con plataformas de coworking y gestión de espacios.
- Fácil instalación con opciones de adaptación para puertas existentes.
Coste: El hardware cuesta entre 599 y 899 dólares. Las cuotas mensuales son por puerta/usuario. Kisi también tiene precios específicos para coworking.
Opiniones de los usuarios: La configuración es fácil, la interfaz es limpia y la asistencia técnica es excelente. Algunos usuarios desean herramientas de generación de informes mejores. Es una opción popular entre los equipos con conocimientos tecnológicos avanzados.
Tapkey
Tapkey convierte tu teléfono (o reloj inteligente) en una llave digital. Es fácil de instalar y es ideal para espacios sin cableado complicado.
Ideal para: Acceso económico mediante teléfonos inteligentes.
Por qué funciona bien:
- Utiliza un teléfono, un Apple Watch o un llavero NFC para desbloquear puertas.
- Las cerraduras inteligentes funcionan con pilas y no requieren conexión Wi-Fi ni cableado.
- Aplicación web y móvil para que los administradores gestionen el acceso.
- Gran flexibilidad para claves temporales, recurrentes o únicas.
- Se puede integrar con soluciones de gestión del espacio como Archie.
Coste: Gratis para hasta 5 usuarios. Los planes de pago comienzan en 3,99 € por cerradura al mes. El hardware se vende por separado.
Opiniones de los usuarios: Configuración sencilla, especialmente para oficinas pequeñas o reformas. Ideal para quienes tienen un presupuesto limitado. ¡Solo hay que asegurarse de que los usuarios tengan los teléfonos cargados o un llavero de repuesto!
Brivo
Brivo es una potente plataforma basada en la nube para espacios con muchos usuarios y puertas. Ofrece control de acceso, cámaras y herramientas de automatización, todo en uno.
Ideal para: Oficinas grandes y espacios de coworking que desean una seguridad escalable.
Por qué funciona bien:
- Panel de control completo en la nube y aplicación móvil para la gestión remota.
- Funciona con teléfonos, llaveros, tarjetas, PIN y credenciales basadas en carteras.
- Informes sólidos, registros de acceso y alertas de seguridad.
- Se integra con software de coworking, calendarios, cámaras, alarmas y mucho más.
Coste: Hardware: alrededor de 500 $ por puerta; software: entre 10 y 15 $ por puerta al mes. Las funciones de nivel superior tienen un coste adicional.
Lo que dice la gente: Fiable, flexible y fácil de gestionar. Algunos dicen que no tiene la interfaz más llamativa y que los costes pueden acumularse, pero es fiable y digno de confianza.
SALTO KS
SALTO KS ofrece cerraduras inteligentes inalámbricas que funcionan con batería y se conectan a su propia plataforma en la nube. Es una buena opción para actualizar puertas antiguas sin necesidad de cambiar el cableado.
Ideal para: Cerraduras inalámbricas y acceso prioritario desde el móvil.
Por qué funciona bien:
- Abra las puertas con la aplicación móvil o con tarjetas/llaveros RFID.
- Los administradores gestionan todo de forma remota con un panel de control en tiempo real.
- Las cerraduras SALTO son fáciles de instalar y no necesitan cableado.
- Envíe claves digitales temporales a los huéspedes y reciba alertas en tiempo real.
Coste: Deberá ponerse en contacto con un distribuidor para conocer el precio. Las reseñas sugieren que es un producto de gama alta debido a los costes de hardware y a la suscripción a la nube.
Opiniones: La aplicación móvil funciona bien y es fiable. Algunos operadores de coworking informan de problemas de sincronización y experiencias mixtas con el servicio de asistencia, por lo que es buena idea probarla antes.
Welcomr
Welcomr es un sistema de control de acceso basado en la nube diseñado específicamente para espacios de coworking y oficinas flexibles. Sustituye las llaves físicas por acceso digital mediante un teléfono, un código QR, un PIN o un llavero electrónico.
Ideal para: Espacios de coworking y flexibles que desean un acceso automatizado y escalable.
Por qué funciona bien:
- Compatible con aplicaciones móviles, códigos QR, llaveros, PIN o tarjetas.
- Concede acceso automáticamente en función de las reservas o la condición de miembro.
- Funciona en múltiples ubicaciones desde un solo panel de control.
- Se integra con plataformas de coworking y reserva
- Opciones de cerraduras inalámbricas para facilitar la instalación en edificios antiguos.
Coste: El precio depende de su configuración y del número de puertas. Welcomr ofrece paquetes personalizados en función del tamaño del espacio y las necesidades de acceso.
Opiniones de los usuarios: Los operadores dicen que es moderno, fácil de usar y excelente para ahorrar tiempo. La aplicación móvil funciona con fluidez y el servicio de atención al cliente recibe muy buenas críticas.
DoorFlow
DoorFlow es una plataforma basada en la nube que se conecta con una amplia gama de cerraduras y dispositivos inteligentes. Es perfecta para el control de acceso en espacios de coworking y oficinas que desean un sistema de control de acceso sin llaves que se sincronice con reserva y bases de datos de miembros.
Ideal para: Acceso automatizado a una o más ubicaciones de coworking u oficinas.
Por qué funciona bien:
- Admite desbloqueos móviles, llaveros, tarjetas y mucho más.
- Se integra con plataformas de coworking.
- Los derechos de acceso se actualizan automáticamente a través de las reservas o los cambios en la membresía.
- Un panel de control web facilita la gestión de puertas, incluso en múltiples ubicaciones.
- Funciona con muchas marcas populares de hardware.
Coste: Los planes comienzan en ~45 $ al mes para espacios pequeños. Los espacios más grandes pagan más, dependiendo del número de puertas y usuarios. El hardware es independiente pero flexible, gracias a su amplia compatibilidad.
Opiniones: Fácil de configurar y automatizar. A los operadores de coworking les encanta que «simplemente funcione» y ahorre tiempo. La función de desbloqueo móvil es un gran éxito entre los miembros, y el software es intuitivo incluso para los usuarios sin conocimientos técnicos.
Además de las mejores opciones, hay otros sistemas de control de acceso que podrían ser adecuados dependiendo de su espacio y configuración.
Verkada es una opción muy recomendable si quieres integrar puertas y cámaras de seguridad en un solo sistema. Si estás comparando proveedores de servicios de seguridad integrales, echa un vistazo a ADT frente a Vivint. ADT es una marca muy conocida y se encarga de todo, desde la instalación hasta la asistencia técnica, lo que resulta ideal para oficinas más tradicionales. Vivint, por su parte, se parece más a un sistema de hogar inteligente y funciona bien para equipos más pequeños u oficinas privadas.
ButterflyMX es muy útil si necesitas un videoportero en la puerta principal. Y si gestionas un espacio más grande o complejo, Genetec ofrece un potente sistema que combina el control de acceso con vídeo y otras herramientas, pero es más adecuado para instalaciones de nivel empresarial. Estas opciones no siempre se han diseñado pensando en los espacios de coworking y oficinas, pero pueden funcionar bien con la configuración adecuada.
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