¿Qué es la seguridad en la oficina?
La seguridad en la oficina consiste en mantener la seguridad del lugar de trabajo, no solo del edificio, sino también de las personas, los equipos y la información que hay en su interior. Abarca tres áreas principales:
- Seguridad física: Piensa en cerraduras, cámaras, alarmas y sistemas de seguridad para la gestión de visitantes que ayuden a garantizar que solo las personas autorizadas puedan entrar en la oficina.
- Ciberseguridad: Protección de su información digital (como correos electrónicos, archivos y sistemas) frente a piratas informáticos o fugas de datos.
- Seguridad de los empleados: Establecer normas sencillas sobre cómo informar de problemas, gestionar información confidencial y responder a cuestiones de seguridad en el lugar de trabajo. También significa enseñar a los empleados a qué deben estar atentos, animar a todos a que den parte si algo les parece raro y proteger a quienes informan de sus preocupaciones.
Cuando todo esto funciona en conjunto, tu lugar de trabajo es más seguro y está mejor preparado para cualquier imprevisto que pueda surgir.
¿Por qué es importante la seguridad en la oficina?
La seguridad en la oficina es importante porque:
- Mantiene a las personas seguras. La seguridad de la oficina protege a su equipo, a los visitantes y a cualquier persona que se encuentre en el edificio de peligros o daños.
- Asegúrate de que solo entren las personas adecuadas. Los sistemas de seguridad ayudan a controlar quién puede entrar en determinadas salas o utilizar ciertos archivos, de modo que las personas solo vayan donde deben.
- Mantiene segura la información importante. La seguridad en el lugar de trabajo también protege sus contraseñas, los datos de los clientes y los documentos de la empresa contra robos o fugas.
- Ayuda en situaciones de emergencia. Si se produce un incendio u otra emergencia, es importante saber quién se encuentra en el edificio. Una buena seguridad ayuda a garantizar que todo el mundo salga de forma rápida y segura.
- Mantiene a su empresa en conformidad. Muchas empresas deben cumplir con las leyes locales de seguridad y protección. Contar con una seguridad sólida en el lugar de trabajo le ayuda a seguir esas normas y evitar problemas.
💡 Para obtener más información, consulte las últimas estadísticas sobre seguridad en la oficina →
¿Cuáles son algunos ejemplos de seguridad en el lugar de trabajo?
Cuando piensas en mantener tu oficina segura, probablemente te vienen a la mente guardias de seguridad y alarmas ruidosas. Y eso tiene mucho sentido. Pero hay bastantes herramientas de seguridad en el lugar de trabajo que deberías implementar (¡e integrar entre sí!):
Alarmas y sensores
Las alarmas y los sensores ayudan a mantener tu oficina segura al avisarte cuando algo no está bien.
Las alarmas son ruidosas a propósito: llaman rápidamente la atención y pueden ahuyentar a cualquiera que no deba estar allí. Los sensores también pueden enviar alertas silenciosas a su teléfono o a su equipo, para que pueda actuar rápidamente.
Puedes utilizar diferentes tipos de sensores en la oficina. Por ejemplo, los sensores de movimiento pueden detectar movimientos donde no debería haber nadie, los sensores de puertas pueden detectar si una puerta se abre de forma forzada y los detectores de humo pueden avisarte de incendios.
Cámaras de seguridad
Las cámaras de seguridad te ayudan a ver lo que ocurre dentro y alrededor de tu oficina. Son ideales para vigilar tu oficina en tiempo real, pero también resultan increíblemente útiles cuando necesitas volver atrás y comprobar lo que ocurrió tras un incidente, como si ha desaparecido algo o alguien ha entrado en un espacio al que no debía.
Los sistemas de cámaras actuales son más inteligentes que nunca, especialmente cuando funcionan conjuntamente con su control de acceso y gestión de visitantes.
💡 Por ejemplo, cuando alguien abre una puerta, la cámara cercana puede empezar a grabar automáticamente. De esa manera, no solo sabrás que se abrió una puerta, sino que podrás ver quién la ha abierto y cuándo. Todo queda registrado con la hora y vinculado, lo que facilita reconstruir los hechos más tarde.
Sistema de control de acceso
El control de acceso consiste en gestionar quién puede entrar en las diferentes zonas de su oficina. En lugar de utilizar llaves normales, puede utilizar tarjetas de acceso, aplicaciones para teléfonos o escáneres de huellas dactilares. Estos sistemas garantizan que solo las personas autorizadas puedan abrir determinadas puertas y también registran quién ha entrado, dónde y cuándo.
💡 Por ejemplo, quizá solo tu equipo de TI deba entrar en la sala de servidores. Con un sistema de control de acceso, puedes configurarlo fácilmente. Y si ocurre algo extraño, como que se abra una puerta fuera del horario laboral, puedes consultar rápidamente el sistema para ver quién estaba allí.
Herramientas modernas herramientas de control de acceso como Kisi o Tapkey facilitan enormemente la gestión del acceso a las puertas, especialmente en oficinas con horarios flexibles o múltiples ubicaciones. No siempre es necesario que haya alguien en recepción para dejar entrar a las personas. Los empleados pueden utilizar una identificación segura (como un teléfono o una tarjeta) para acceder a las zonas a las que tienen acceso, e incluso utilizar la misma identificación para las taquillas y las impresoras.
Para que sea aún más sencillo, puede conectar su sistema de control de acceso a un servicio de inicio de sesión único (SSO). Esto significa que los empleados solo necesitarán un conjunto de datos de inicio de sesión para todo, desde abrir puertas hasta iniciar sesión en las herramientas de trabajo. Esto simplifica las cosas para su equipo y añade otra capa de seguridad.
Sistema de seguridad para la gestión de visitantes
Sistemas de gestión de visitantes como Archie te ayudan a llevar un registro de quién entra, por qué está allí y con quién se reúne. Aunque pueda parecer algo sin importancia, desempeñan un papel fundamental en tu configuración de seguridad general y funcionan mejor cuando se conectan con sistemas de acceso a puertas y cámaras de seguridad.
Así es como suele funcionar: cuando llega un visitante, se registra en recepción o en una tableta. El sistema registra su nombre, foto, motivo de la visita y a quién va a ver. Se le entrega una tarjeta de visitante para que todo el mundo sepa que no es un empleado, y el sistema registra la hora a la que ha llegado. Puede parecer sencillo, pero resulta muy útil si algo sale mal.
💡 Por ejemplo, si en su oficina existe la norma de que los visitantes deben llevar una tarjeta identificativa, es más fácil darse cuenta si alguien intenta colarse sin registrarse (lo que se conoce como «tailgating»). Sus cámaras PoE podrían captarlo, y el sistema de visitantes ayuda a confirmar quién debía estar allí y quién no.
O tal vez un visitante que se ha registrado entra en un espacio al que no tiene acceso.Si utiliza un sistema como Archie, puede comprobar rápidamente sus datos , como cuándo llegó, a quién visitaba e incluso ver su foto. Puede comparar eso con las imágenes de vídeo y los registros de acceso a las puertas para comprender exactamente qué sucedió, incluso si fue hace semanas.
Contraseñas y herramientas de protección en línea
La seguridad en la oficina no solo consiste en puertas cerradas con llave y cámaras, sino que también incluye la protección de sus correos electrónicos, archivos y sistemas con contraseñas seguras y herramientas inteligentes.
Herramientas como Okta o Psono ayudan a gestionar las cuentas compartidas de la empresa manteniendo la seguridad de las contraseñas y permitiendo el acceso solo a las personas adecuadas. También ayudan a aplicar normas estrictas en materia de contraseñas en todo el equipo.
💡 Por ejemplo, una contraseña segura debe combinar letras, números y símbolos, y evitar combinaciones fáciles de adivinar como «1234» o «contraseña». Anime a su equipo a actualizar las contraseñas con frecuencia y a no reutilizar la misma en todas partes. Añadir la autenticación de dos factores (2FA), como un código enviado a su teléfono, hace que todo sea aún más seguro. Las herramientas de protección en línea son estupendas, pero enseñar a su equipo a mantenerse seguro en Internet es igual de importante.
¿Cómo puede mantener la seguridad en su oficina? Mejores prácticas
Para mantener la seguridad en su oficina, tenga en cuenta los siguientes consejos de seguridad en el lugar de trabajo:
Utilizar tarjetas de identificación y sistemas de control de acceso.
Una de las formas más sencillas de mejorar la seguridad es proporcionar a los empleados y visitantes tarjetas de identificación o pases digitales para acceder a determinadas zonas. Un sistema de tarjetas de identificación garantiza que solo las personas autorizadas puedan entrar en determinadas salas, plantas o departamentos. Se pueden establecer diferentes niveles de acceso en función del cargo de la persona; por ejemplo, dar acceso a las salas de servidores al personal de TI, pero no al resto de empleados.
Las tarjetas también crean registros digitales de cuándo y dónde entran las personas, lo que puede resultar útil en caso de incidentes. Incluso puede bloquear el acceso a determinadas personas si es necesario y conectar su sistema con herramientas de gestión del espacio para ver cómo se está utilizando la oficina en tiempo real.
Instalar cámaras y sensores.
Las cámaras de seguridad te ayudan a supervisar lo que ocurre en la oficina. Colócalas en las entradas, salidas y otras zonas clave y, si es posible, conéctalas a tus herramientas de control de acceso. De este modo, cuando se abra una puerta, la cámara lo grabará automáticamente. Esto facilita la comparación de las imágenes de vídeo con los registros de entrada y la investigación rápida de cualquier anomalía.
Las cámaras, las alarmas y los sensores también son excelentes para detectar problemas de forma temprana. Los sensores de movimiento pueden alertarle si alguien se mueve en una zona restringida, mientras que los sensores de puertas pueden detectar si se fuerza la apertura de una puerta. Los detectores de humo, por supuesto, son imprescindibles para la seguridad contra incendios. Las alarmas sonoras pueden ahuyentar a los intrusos, mientras que las alertas silenciosas pueden notificar a su equipo de seguridad o enviar un mensaje a su teléfono.
Actualice el software con regularidad.
Es fácil olvidarlo, pero mantener tu tecnología en el lugar de trabajo actualizada es una de las mejores formas de mantener la seguridad. Las actualizaciones suelen solucionar problemas de seguridad que los piratas informáticos podrían intentar aprovechar. Anime a los empleados a mantener sus dispositivos actualizados y considere la posibilidad de enviar recordatorios u ofrecer ayuda a quienes la necesiten. Hablando de eso...
Forma a tu equipo sobre las amenazas cibernéticas.
Sus empleados son una parte muy importante de su equipo de seguridad. Las sesiones de formación periódicas sobre temas como el phishing, la seguridad de las contraseñas y lo que se debe y no se debe hacer en Internet pueden ser muy útiles. Haga que estas sesiones sean breves, amenas y abiertas a preguntas. Se sorprenderá de lo mucho que aprende su equipo y de cuántas amenazas pueden ayudarle a evitar.
Realice revisiones de seguridad periódicas.
De vez en cuando, da un paso atrás y evalúa tu configuración de seguridad. Una auditoría de seguridad, ya sea realizada por tu equipo o por un profesional, puede ayudarte a detectar deficiencias y sugerir mejoras. Las cosas cambian con el tiempo, por lo que revisar tus sistemas con regularidad te ayuda a adelantarte a los nuevos riesgos.
Establezca una política de visitas.
Los visitantes nunca deberían poder entrar en tu oficina sin previo aviso. Una buena política de visitas establece quién puede visitar, dónde puede ir y cuándo. También puede exigir a los visitantes que vayan acompañados durante su estancia o que avisen con antelación si necesitan acceder a zonas sensibles. ¡Asegúrese de que todos los empleados conozcan estas normas y las sigan también!
La recepción es su primera línea de defensa. Los sistemas seguros como Archie permiten a los visitantes registrarse en una tableta, capturar su foto, emitir una tarjeta de identificación y registrar con quién se reúnen y cuándo, para ofrecerle un registro completo de registro de presencia de todas las personas que se encuentran en el edificio en todo momento.
Mantenga su oficina segura con Archie
El sistema de seguridad para la gestión de visitantes de Archie le permite gestionar quién entra en su espacio, realizar un seguimiento de quién se encuentra en las instalaciones y gestionar las emergencias, todo ello desde un único lugar:
- Sepa quién está en la oficina: Con Archie, los visitantes se registran rápidamente utilizando una tableta o quiosco. Puede tomarles una foto, imprimir una tarjeta de identificación y recoger cualquier documento, como acuerdos de confidencialidad. Todas las visitas quedan registradas, por lo que siempre sabrá quién ha estado en el edificio y cuándo. Incluso puede compartir de forma segura el acceso a la red wifi sin revelar la contraseña.
- Maneje las emergencias con confianza: si alguna vez se produce una emergencia, puede enviar alertas a todas las personas que se encuentren en el edificio. Las personas pueden marcarse como seguras en la aplicación y usted puede realizar rápidos recuentos para comprobar quién está fuera. Archie también le permite notificar a los visitantes si la oficina está cerrada o cuándo es seguro volver.
- Controla el acceso a las puertas: Archie funciona con sistemas de acceso a puertas populares como Kisi y Tapkey. Puedes desbloquear puertas desde la aplicación, establecer quién puede entrar, dónde y cuándo, y actualizar los permisos automáticamente, sin necesidad de hardware adicional.
- Gestiona fácilmente las entregas: Archie también te ayuda con el correo y los paquetes. Puedes asignar las entregas a la persona adecuada, enviarles una notificación rápida y permitirles recoger sus artículos de forma segura a través de un quiosco.
Berenika Teter
Gerente de contenidos de Archie, impulsada por el café de filtro y su pasión por el teletrabajo. Cuando no está escribiendo sobre espacios de coworking y lugares de trabajo híbridos, probablemente la encuentres explorando alguno.
