- Lo que aprenderás
- Cómo comparar los principales proveedores de gestión de visitantes en 2026
- Por qué Archie es el mejor sistema de gestión de visitantes para oficinas
- ¿Qué plataformas son las más adecuadas para los diferentes casos de uso, desde pequeñas recepciones hasta organizaciones con múltiples sedes y estrictas medidas de seguridad?
- Cómo elegir el sistema adecuado para tu oficina, sin perderte en interminables listas de «el mejor software» que carecen de criterios de evaluación claros.
Si alguna vez te has registrado en una recepción, has firmado un libro de visitas o has llevado una tarjeta de identificación temporal, ya has utilizado una versión básica de un software de gestión de visitantes (VMS). Pero los sistemas de gestión de visitantes actuales son mucho más inteligentes que eso.
Lo difícil es elegir uno. Hay más de 30 proveedores, además de muchas listas de «los mejores programas de gestión de visitantes» que no explican cómo han hecho su selección.
Esta guía cubre todo lo que necesita saber sobre el software de gestión de visitantes de oficina, junto con nuestras mejores opciones de VMS para gestionar visitantes. He analizado las características, la experiencia de demostración, los precios, las opiniones reales de los clientes, las integraciones de terceros, las opciones de personalización y la capacidad de cada herramienta para adaptarse al crecimiento de su empresa.
¿Cuáles son los mejores sistemas de gestión de visitantes en 2026?
El mejor software de gestión de visitantes depende del tamaño de su equipo, sus necesidades de seguridad y su presupuesto. Estas son las mejores opciones a tener en cuenta:
- Archie: Ideal para oficinas medianas y grandes que desean gestionar el registro de visitantes,reserva escritorios y sala , y el análisis del lugar de trabajo, todo en un solo lugar.
- Envoy: Para empresas que necesitan un control avanzado de visitantes y no les importa pagar un precio superior.
- The Receptionist: Para oficinas pequeñas y medianas que desean un quiosco de registro sencillo para iPad y no necesitan una «plataforma de trabajo» completa a su alrededor.
- VisitorOS: Para lugares de trabajo con altos requisitos de seguridad, como empresas, industrias o organismos gubernamentales, que desean una configuración de hardware y software lista para usar.
- Kastle: Para organizaciones con estrictas medidas de seguridad que desean que un único proveedor se encargue del control de acceso, la gestión de visitantes y la videovigilancia en múltiples emplazamientos.
- Greetly: Para equipos pequeños y medianos que desean un sistema de registro con iPad asequible y personalizado con su marca, que funcione como una recepcionista virtual.
- SwipedOn: Para organizaciones con un presupuesto limitado que desean un sistema de visitantes sencillo y fiable.
- Eptura Visitor: Para organizaciones grandes, reguladas y con múltiples sedes que desean implementar una plataforma empresarial más pesada.
- Lobbytrack: Para organizaciones más pequeñas que buscan un sistema de gestión de visitantes flexible y multiplataforma con sala crecer.
Archie es el mejor sistema de gestión de visitantes para oficinas. Y sí, quizá te preguntes si esto es parcial. Lo entiendo. He investigado y, basándome en las opiniones de los usuarios y en la investigación práctica del producto, Archie realmente destaca. He aquí por qué.
Software | Ideal para | Aplicación para quiosco de visitantes | Integraciones de control de acceso | Precio inicial | Calificación G2 | Nuestra puntuación |
|---|---|---|---|---|---|---|
Archie | Oficinas medianas y grandes | iPad, Android | Incluido en el plan Pro | Desde 109 $ al mes | 4,9/5 | 9,3/10 |
Envoy Visitors | Oficinas empresariales con mayores necesidades de seguridad y cumplimiento normativo. | Solo iPad | Precios personalizados | Aproximadamente 362 $ al mes. | 4,7/5 | 8,5/10 |
The Receptionist para iPad | Mostradores de recepción pequeños y medianos | Solo iPad | Sin integración nativa | Desde unos 52,50 $ al mes | 4,8/5 | 8,3/10 |
VisitorOS | Lugares de trabajo con alta seguridad | Solo iPad | Módulo SecurityOS | Desde 199 $ al mes | 4,7/5 | 8,3/10 |
Kastle | Edificios con múltiples inquilinos | iPad, Android | Incluido en el conjunto de funciones | Precios personalizados | 4,6/5 | 8,1/10 |
Greetly | Equipos pequeños y medianos | iPad, Android | Sin integración nativa | Desde 99 $ al mes | 4,8/5 | 8,0/10 |
SwipedOn | Oficinas económicas | iPad, Android | Sin integración nativa | Desde unos 52,50 $ al mes | 4,8/5 | 7,9/10 |
Eptura Visitor | Grandes organizaciones reguladas con múltiples sedes | iPad, Android | Incluido | Precios personalizados | 4,6/5 | 7,9/10 |
Lobbytrack | Escuelas, pymes | iPad, Android | Incluido en el plan personalizado | Desde 50 $ al mes | 4,6/5 | 7,8/10 |
Comparativa del mejor software de gestión de visitantes para lugares de trabajo
Para elaborar esta lista, he tenido en cuenta varios factores clave:
- Características principales: Me centré en los sistemas de gestión de visitantes que cubren aspectos esenciales como el registro previo, el auto check-in, las notificaciones al anfitrión, los registros de visitantes y la impresión de tarjetas de identificación.
- Facilidad de uso: el mejor software de gestión de visitantes es rápido de configurar y sencillo tanto para los administradores como para los visitantes, sin necesidad de una formación prolongada.
- Integraciones: he otorgado puntos extra a los sistemas de gestión de visitantes de oficina que se conectan fácilmente con herramientas de oficina populares como Slack, Teams, Outlook, Google Calendar, Wi-Fi y sistemas de control de acceso.
- Precio y valor: el coste es importante. Comparé los precios iniciales, las pruebas gratuitas y lo que realmente obtienes por tu dinero.
- Comentarios de los clientes: Las opiniones y valoraciones de los usuarios me ayudaron a comprender cómo funciona cada sistema en el mundo real, desde la experiencia de los visitantes hasta la atención al cliente.
Basándome en estos factores, he seleccionado herramientas que destacan por diferentes tipos de oficinas, presupuestos y necesidades:
#1 Archie
🏆 El mejor software de gestión de visitantes para oficinas medianas y grandes que buscan un sistema de registro de visitantes,reserva puestos de trabajo y sala , y análisis del lugar de trabajo, todo en un solo lugar.
Archie es más que un simple sistema de gestión de visitantes para oficinas: es una plataforma completa de gestión del espacio de trabajo diseñada para simplificar y mejorar todos los aspectos de la experiencia de los empleados y visitantes. Desde el momento en que un invitado se registra hasta que se marcha, Archie facilita el proceso a todas las personas implicadas.
Funciones principales de gestión de visitantes
- Registro de invitados: Permita que los invitados se registren con antelación, lo que agiliza el proceso de registro y reduce los tiempos de espera.
- Registro sin contacto mediante código QR: Archie ofrece una opción moderna y sin contacto para registrarse mediante códigos QR.
- Registros detallados de visitantes: Mantenga registros completos de todos los visitantes para mejorar la seguridad y la trazabilidad.
- Notificaciones instantáneas para los anfitriones: Notifica automáticamente a los anfitriones cuando sus huéspedes se registran.
- Integraciones sencillas: conecta Archie con herramientas como sistemas de control de acceso, Wi-Fi y SSO.
- Tarjetas de identificación y fotos de los visitantes: Imprima tarjetas de identificación para facilitar la identificación.
- Formularios digitales y firmas electrónicas: recopile acuerdos de confidencialidad, políticas y preguntas personalizadas directamente en el flujo, sin necesidad de papel.
- Flujos de visitantes personalizados: establezca diferentes pasos para contratistas, entrevistados, VIP y entregas.
- Alertas de emergencia y pases de lista: notifique a todas las personas presentes en las instalaciones durante simulacros o incidentes y realice un seguimiento de quiénes están a salvo.
- Gestión de entregas: registre los paquetes y notifique automáticamente a los destinatarios para que los recojan.
- Personalización de marca y control de la interfaz de usuario: personaliza las pantallas de registro, las insignias, los correos electrónicos y los mensajes para que se adapten a tu marca.
Resumen de precios
Los precios comienzan en 109 $ al mes por ubicación. Todos los planes incluyen registros ilimitados, y los precios son los siguientes:
- Arranque: 109 $ al mes por oficina
- Pro: 185 $ al mes por oficina (incluye SSO y SCIM)
- Empresa: Precios personalizados
También hay una prueba gratuita y puedes reservar una demostración para ver Archie en acción. Aunque el sistema de gestión de invitados se puede vender por separado, se integra perfectamente con el resto de soluciones de Archie para oficinas híbridas.
Ventajas y desventajas
➕ Experiencia del usuario: La interfaz de Archie es fácil de configurar y usar, por lo que los nuevos usuarios pueden empezar a utilizarla rápidamente. Además, el servicio de atención al cliente es conocido por su rapidez y eficacia en caso de que necesites algo.
➕ Personalización: Puedes personalizar Archie para que se adapte a tu marca, desde la interfaz de la aplicación de gestión de visitantes hasta los correos electrónicos y las notificaciones.
➖ No es ideal para equipos pequeños: El sistema automatizado de gestión de visitantes de Archie destaca cuando se utiliza junto con las herramientas de trabajo híbridas, lo que lo convierte en una opción ideal para equipos medianos y en crecimiento. Para oficinas o equipos más pequeños, puede que no sea la mejor opción, ya que el precio se vuelve más rentable a medida que se añaden más recursos y usuarios (algo que no ocurre con la mayoría de las soluciones de gestión del lugar de trabajo).
#2 Envoy
🏆 Para empresas que necesitan un control avanzado de visitantes y no les importa pagar un precio superior.
Envoy es un robusto sistema de seguimiento de visitantes diseñado para empresas de nivel empresarial. Se centra en proporcionar un proceso de registro seguro, eficiente y flexible, lo que lo convierte en una excelente opción para las empresas que dan prioridad a la seguridad y la protección en el lugar de trabajo.
Funciones principales de gestión de visitantes
- Inicio de sesión sin contacto: Permite a los visitantes registrarse utilizando sus dispositivos móviles sin contacto físico.
- Fácil integración con herramientas de comunicación: Envoy se integra con herramientas como Slack, lo que permite notificaciones instantáneas y una comunicación eficiente entre anfitriones y visitantes.
- Registros y análisis de visitantes: Datos detallados sobre los visitantes, incluyendo patrones y duración de la estancia.
- Funciones de seguridad avanzadas: Incluye alertas de lista de vigilancia y captura de fotos, lo que añade una capa adicional de protección para garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso.
Resumen de precios
Los precios de Envoy Visitors se aplican por ubicación y se dividen en tres niveles principales:
- Básico (gratuito): funciones limitadas, 1 ubicación y hasta 50 empleados en el directorio.
- Premium (4345 $/ubicación/año, facturado anualmente): marca, recepción virtual, insignias, fotos, documentos legales y análisis (aproximadamente 362 $/mes de media).
- Empresa (personalizada): Premium + funciones avanzadas de seguridad y cumplimiento normativo, como análisis de listas de bloqueo, control de acceso e integraciones Wi-Fi, informes programados, análisis personalizables y notificaciones de emergencia.
Ventajas y desventajas
➕ Funciones de seguridad de la oficina: Envoy prioriza la seguridad con herramientas como registros sin contacto, controles de visitantes y alertas de seguridad avanzadas.
➕ Plan gratuito: Para lugares de trabajo más pequeños con necesidades básicas de gestión de visitantes, hay disponible de forma gratuita un sencillo software de registro de visitantes con notificaciones al anfitrión. Incluso si necesita más que eso, esta opción también le permite probar el panel de control y los casos de uso básicos antes de comprometerse.
➖ Coste: La funcionalidad de nivel empresarial de Envoy se refleja en su precio, lo que puede suponer un problema para las pequeñas empresas, que a menudo recurren a alternativas a Envoy.
#3 The Receptionist
🏆 Para oficinas pequeñas y medianas que desean un quiosco de registro sencillo para iPad y no necesitan una «plataforma de trabajo» completa a su alrededor.
The Receptionist para iPad es un sistema de gestión de visitantes diseñado para ofrecer simplicidad y fiabilidad. Solo funciona en iPads y se centra en realizar muy bien las tareas principales: registros, tarjetas de identificación, notificaciones a los anfitriones y cumplimiento básico. Una de sus características más destacadas es la mensajería bidireccional entre visitantes y anfitriones.
Hay algo que debes tener en cuenta: The Receptionist ahora forma parte de Sign In App. Han anunciado sus planes de ir integrando ambos productos con el tiempo, incluyendo funciones como reserva de mesas reserva la programación de citas. Hasta entonces, nos centraremos en The Receptionist tal y como es hoy en día.
Funciones principales de gestión de visitantes
- Quiosco iPad: Una aplicación para iPad diseñada específicamente para que los visitantes puedan registrarse por sí mismos.
- Mensajería bidireccional: Los anfitriones pueden responder a las alertas de registro, y sus respuestas se muestran en el quiosco para el visitante.
- Flujos de trabajo personalizados: Flujos basados en botones para invitados, entrevistas, entregas, contratistas y empleados.
- Insignias y fotos: Imprima insignias personalizadas para visitantes e incluya fotos para mayor seguridad.
- PIN de los empleados: Permita que el personal registre su entrada y salida con un PIN para realizar un seguimiento básico de su presencia.
Resumen de precios
Históricamente, The Receptionist aplicaba una tarifa por sede basada en el número de empleados que figuraban en su directorio, con planes que oscilaban entre unos 60 y 360 dólares al mes.
Sin embargo, tras la adquisición por parte de Sign In Solutions, los precios están empezando a acercarse a la estructura común utilizada en toda la cartera:
- Tarifa básica: 630 $ por sitio web al año
- Versión mejorada: 1260 $ por sitio al año
- Tarifa Pro: 1.890 $ por sitio web al año
Este cambio refleja una tendencia general hacia una plataforma más unificada que combina la gestión de visitantes, la seguridad y las herramientas para el lugar de trabajo en productos como Sign In App, SwipedOn y The Receptionist.
Por ahora, es posible que algunos clientes sigan viendo los precios antiguos, dependiendo de su plan o región, pero con el tiempo se espera que haya una mayor uniformidad en las tres herramientas.
Ventajas y desventajas
➕ Mensajería bidireccional: Cuando un huésped se registra, el anfitrión recibe una notificación y puede responder de inmediato. La respuesta se muestra en la pantalla del quiosco, para que los visitantes sepan exactamente qué hacer a continuación.
➕ Rápida implementación y asistencia técnica amable: Muchas reseñas mencionan que The Receptionist es muy fácil de configurar y que la mayoría de los equipos están listos y funcionando en pocos días. Los clientes también suelen destacar lo receptivo y servicial que es el equipo de asistencia.
➖ Limitado para casos de uso con altos requisitos de seguridad. El SSO tiene un coste adicional, las integraciones de control de acceso suelen requerir un trabajo de API personalizado y no hay escaneo de ID ni filtrado de listas de vigilancia integrados. Para oficinas con necesidades estrictas de seguridad o cumplimiento normativo, estas carencias pueden suponer un inconveniente en comparación con otras alternativas más avanzadas. alternativas a The Receptionist.
#4 VisitorOS (antes iLobby)
🏆 Para lugares de trabajo con altos requisitos de seguridad, como empresas, industrias o organismos gubernamentales, que desean una configuración de hardware y software lista para usar.
VisitorOS (antes conocido como iLobby, parte del paquete FacilityOS) es un sistema de gestión de visitantes diseñado para hacer que los lugares de trabajo sean más seguros y organizados. Ayuda a las empresas a gestionar el registro de invitados, imprimir tarjetas de identificación para visitantes, controlar a los visitantes y mantener registros detallados de los mismos. Es muy útil para empresas que necesitan funciones sólidas de seguridad y cumplimiento normativo.
Funciones principales de gestión de visitantes
- Software y hardware de gestión de visitantes listos para usar: El sistema de gestión de visitantes viene con hardware y software precargados y preconfigurados, por lo que no requiere un tiempo de configuración prolongado.
- Preinscripción y notificaciones: Los visitantes pueden preinscribirse antes de llegar y los anfitriones reciben alertas instantáneas cuando los huéspedes se registran.
- Personalización: Puede ajustar VisitorOS para que se adapte a sus requisitos de seguridad y procedimientos de recepción.
- Análisis en tiempo real: Realice un seguimiento de la actividad de los visitantes en tiempo real y supervise quién está en el sitio.
Resumen de precios
El plan corporativo tiene un precio inicial de 199 $ al mes e incluye todo lo necesario para empezar: un iPad de 10,9 pulgadas con gestión de dispositivos móviles (MDM), un soporte antirrobo y hardware y software preconfigurados para facilitar la instalación. Admite un número ilimitado de usuarios e inicios de sesión y ofrece funciones como notificaciones por SMS, correo electrónico o llamadas, una aplicación móvil, integración con Active Directory, SSO y alojamiento seguro en Microsoft Azure.
Para funciones adicionales como el inicio de sesión sin contacto, el registro previo o la impresión de tarjetas de identificación para visitantes, los planes comienzan en 275 $ al mes. También se incluye asistencia continua, que incluye reparaciones de hardware y formación, para que todo funcione sin problemas.
Ventajas y desventajas
➕ Cumplimiento normativo y seguridad de nivel empresarial: Los revisores aprecian los flujos de trabajo flexibles, el escaneo de documentos de identidad, la verificación de listas de vigilancia y las funciones de cumplimiento normativo que dan soporte a los sectores regulados.
➕ Implementación llave en mano: Dado que VisitorOS envía iPads gestionados que ya están configurados, puede empezar a utilizar el sistema desde el primer día. No tiene que adquirir, configurar ni mantener su propio hardware, lo que muchos críticos .
➖ Precio más elevado: con un precio que ronda los 199 dólares al mes, incluido el hardware gestionado, es menos económico que otras alternativas a VisitorOS que permiten utilizar dispositivos propios.
#5 Kastle
🏆 Para organizaciones con estrictas medidas de seguridad que desean que un único proveedor se encargue del control de acceso, la gestión de visitantes y la videovigilancia en múltiples emplazamientos.
Kastle es una plataforma de gestión de visitantes y seguridad de edificios que forma parte de un conjunto más amplio de soluciones de seguridad gestionadas. En lugar de ser «solo» una aplicación de recepción, conecta el registro de visitantes con el control de acceso, el vídeo y la gestión de identidades, de modo que los invitados solo pueden acceder a las zonas a las que tienen permiso para entrar.
Funciones principales de gestión de visitantes
- Invitaciones basadas en el calendario: Programa las visitas directamente desde Outlook o Google Calendar.
- Códigos de acceso QR automáticos: Antes de la reunión, los visitantes reciben un correo electrónico con un código QR que funciona como credencial temporal para el día, la hora y las áreas correspondientes.
- Integración del control de acceso: Los datos de los visitantes se introducen en el sistema de control de acceso de Kastle, lo que le permite controlar qué puertas pueden abrir los visitantes, durante cuánto tiempo y mantener un registro de auditoría completo.
- Códigos PIN de proveedores y gestión de entregas: Asigne PIN únicos a los repartidores y proveedores de servicios.
- Videoportero: Los visitantes pueden llamar a los inquilinos o a la recepción para realizar una verificación visual antes de entrar, lo que se conecta con el mismo sistema de acceso.
Resumen de precios
Kastle no publica los precios de sus soluciones de gestión de visitantes y acceso. Debe ponerse en contacto con su equipo de ventas para obtener un presupuesto basado en el número de ubicaciones y puertas, la combinación de servicios (gestión de visitantes, control de acceso, vídeo, supervisión, etc.), así como las necesidades de hardware e instalación.
Ventajas y desventajas
➕ Fácil de usar para el personal y los inquilinos: Muchos usuarios afirman que Kastle es fácil de usar en el día a día. A los administradores les gusta el portal claro para gestionar horarios y puertas, y a los inquilinos/residentes les resulta muy cómodo el acceso sin llaves (tarjetas, llaveros, aplicación móvil).
➕ Seguridad sólida con asistencia fiable: Los usuarios elogian a Kastle por hacer que los edificios sean más seguros y por la fiabilidad del sistema. Muchas reseñas destacan la rapidez y la eficacia del equipo de asistencia cuando surge algún problema.
➖ Se parece más a un software antiguo: La pila tecnológica es más antigua y menos pulida que las soluciones modernas y basadas en la nube mencionadas anteriormente. Sin embargo, ofrece muchas opciones de personalización y configuración, y la plataforma más amplia puede resultar atractiva para determinadas configuraciones empresariales.
#6 Greetly
🏆 Para equipos pequeños y medianos que desean un sistema de registro con iPad asequible y personalizado con su marca, que funcione como una recepcionista virtual.
Greetly es un sistema de gestión de visitantes que ayuda a las empresas a gestionar los registros de forma rápida y sencilla. Ofrece funciones como registros sin contacto, tarjetas de identificación para visitantes y notificaciones a los anfitriones.
Funciones principales de gestión de visitantes
- Notificaciones instantáneas: los anfitriones reciben una notificación en el momento en que un huésped completa su registro.
- Experiencia personalizable para los visitantes: Personaliza todo, desde el proceso de registro hasta la imagen de marca que ven los visitantes.
- Tarjetas de identificación para visitantes: Para mayor seguridad, Greetly imprime instantáneamente tarjetas de identificación de visitantes, mostrando su nombre, foto y datos clave.
- Integraciones de terceros: Greetly se integra con aplicaciones de mensajería corporativa, sistemas de gestión de clientes y bases de datos internas.
Resumen de precios
Todos los planes incluyen usuarios, registros y notificaciones ilimitados:
- Plan Essential: 99 $ al mes (facturado anualmente), perfecto para empresas que necesitan un sistema de registro sencillo y fiable.
- Plan Pro: 159 $ al mes (facturado anualmente), añade funciones avanzadas como impresión de tarjetas de identificación, mensajes de texto bidireccionales y escaneo de documentos de identidad.
Ventajas y desventajas
➕ Fácil de usar: Greetly es fácil de configurar y utilizar, y muchos usuarios destacan su interfaz intuitiva.
➕ Personalizable: La plataforma permite una amplia personalización, lo que le permite adaptar los flujos de trabajo de registro y la imagen de marca a sus necesidades específicas.
➖ Disponibilidad limitada de la plataforma: Actualmente, Greetly solo funciona en dispositivos iPad, lo que puede limitar la accesibilidad para algunos usuarios que deseen considerar otras alternativas a Greetly que funcionen en dispositivos Android.
#7 SwipedOn
🏆 Para oficinas con un presupuesto ajustado que desean un sistema de visitantes sencillo y fiable.
SwipedOn es un sistema de gestión de visitantes sencillo y fácil de usar que ayuda a las empresas a gestionar el registro de invitados, el registro de empleados y el seguimiento de visitantes sin una configuración complicada. Se centra en hacer bien lo básico, con funciones como el registro sin contacto, la impresión de tarjetas de identificación y las notificaciones rápidas al anfitrión.
💡 Actualización importante: SwipedOn ahora forma parte de Sign In Solutions, la empresa responsable de Sign In App. Tras la adquisición, SwipedOn se está alineando gradualmente con la plataforma más amplia de Sign In App, incluyendo precios, funciones y la dirección a largo plazo del producto.
Funciones principales de gestión de visitantes
- Preinscripción de visitantes: Asegúrese de que los visitantes estén listos antes de llegar registrándolos con antelación.
- Acuerdos digitales: Permita a los visitantes firmar documentos esenciales, como acuerdos de confidencialidad, de forma electrónica y guarde una copia digital en sus archivos.
- Aprobaciones de entrada: Decida quién puede entrar en sus instalaciones aprobando o denegando el acceso en función de sus respuestas a preguntas específicas o mediante controles aleatorios.
- Categorías de visitantes personalizadas: Organiza a los visitantes en categorías para personalizar su experiencia.
- Personalización de la marca: Presume de tu marca añadiendo tu logotipo, colores e imágenes. Incluso puedes configurar un fondo estático o una presentación de diapositivas para ofrecer una experiencia más atractiva a los visitantes.
Resumen de precios
Los precios de SwipedOn se han ajustado ahora a los de Sign In App, con tres planes principales que se facturan anualmente por cada establecimiento:
- Paquete básico: 630 $ al año por centro, que incluye gestión básica de visitantes, número ilimitado de visitantes y empleados, impresión de tarjetas de identificación y notificaciones en Slack/Teams.
- Versión mejorada: por 1260 $ al año por centro, incluye un portal de preinscripción, escaneo de documentos de identidad, reserva de mesas y recursos, y funciones de control de horarios y asistencia.
- Plan Pro: 1.890 $ al año por sitio web, que incluye SSO y SCIM, asistencia para la incorporación, gestión de cuentas y controles de administración más avanzados.
Algunas funciones siguen estando, en la práctica, «restringidas por nivel». Por ejemplo, el preinscripción, el escaneo de documentos de identidad y reserva de recursos solo reserva disponibles en los planes superiores, lo que puede influir en el coste total dependiendo de tu configuración.
Ventajas y desventajas
➕ Atención al cliente receptiva: La atención al cliente de SwipedOn es muy elogiada por su capacidad de respuesta y eficacia.
➕ Fácil de usar para los administradores: Los usuarios aprecian su interfaz intuitiva, que facilita su configuración y uso sin necesidad de una formación exhaustiva. Sin embargo...
➖ La disponibilidad de las funciones depende del plan: algunas funciones importantes, como la preinscripción o reserva de recursos, solo están disponibles en los planes superiores.
➖ Más limitado que las plataformas integrales para el lugar de trabajo: SwipedOn se centra principalmente en los flujos de trabajo relacionados con los visitantes y en las funciones básicas del lugar de trabajo, por lo que puede quedarse corto para los equipos que necesiten análisis más detallados, integraciones o una funcionalidad todo en uno.
#8 Eptura Visitor
🏆 Para organizaciones grandes, reguladas y con múltiples sedes que estén dispuestas a implementar una plataforma empresarial más pesada.
Eptura Visitor (antes Proxyclick) es un sistema de gestión de visitantes empresarial diseñado para oficinas corporativas y recintos tipo campus. Se centra en flujos de trabajo flexibles, un generador visual de flujos de trabajo y una profunda integración con los sistemas de control de acceso.
Funciones principales de gestión de visitantes
- Check-in autoservicio: Quioscos iPad y Android con prerregistro, códigos QR y flujos de marca.
- Generador visual de flujos de trabajo: Diseña pasos de registro personalizados en un editor de arrastrar y soltar.
- Notificaciones del anfitrión: Alertas por correo electrónico, SMS, Slack y Microsoft Teams.
- Revisión de listas de vigilancia: Comprueba los visitantes con las listas de vigilancia internas y externas.
- Verificación de identidad: Comparación de identidades para validar la identidad antes de conceder acceso.
- Compatibilidad con múltiples entradas: Asigne varios vestíbulos y entradas al mismo sitio.
Resumen de precios
Eptura Visitor tiene dos planes principales: Advanced y Power. Los precios no se publican, por lo que es necesario ponerse en contacto con el departamento de ventas para solicitar un presupuesto. También pueden aplicarse tarifas de implementación independientes, en función de la configuración y las integraciones.
Ventajas y desventajas
➕ Flujos de trabajo flexibles y preparados para la empresa: Los revisores les gusta que se puedan crear flujos personalizados para diferentes tipos de visitantes, como invitados, contratistas y repartidores.
➕ Potentes funciones de seguridad y cumplimiento normativo: La selección de listas de vigilancia, las comprobaciones de identidad, las alertas de emergencia, las integraciones de control de acceso y los registros de auditoría detallados ayudan a elevar el nivel de seguridad y a respaldar el cumplimiento normativo en los sectores regulados. Encontrará funciones similares en algunas alternativas, pero Eptura Visitor / Proxyclick sigue siendo una de las opciones más sólidas en este ámbito.
➖ Tiempo de amortización y coste total: Las investigaciones y estimaciones sobre el producto sugieren un ciclo de preventa e implementación más largo, lo que puede ralentizar las cosas si se intenta resolver rápidamente los problemas de la recepción. Además, el precio se basa en presupuestos. Según estimaciones aproximadas, Eptura Visitor cuesta alrededor de 7500 USD al año por la configuración básica, más los gastos de implementación, lo que a menudo hace que las empresas consideren alternativas a Eptura Visitor.
#9 Lobbytrack
🏆 Para organizaciones más pequeñas que buscan un sistema de gestión de visitantes flexible y multiplataforma con sala crecer.
Lobbytrack es un sistema de gestión de visitantes compatible con quioscos iOS, Android y Windows, y ofrece aplicaciones independientes para el personal de recepción, los empleados y los guardias de seguridad. Además de los registros básicos, Lobbytrack incluye escaneo de identificaciones, control de listas de vigilancia, gestión de colas y herramientas de evacuación.
Funciones principales de gestión de visitantes
- Aplicaciones basadas en funciones: Aplicaciones independientes para recepción, empleados y guardias, de modo que cada función vea lo que necesita.
- Escaneo de documentos de identidad: Escanee los permisos de conducir y los pasaportes para comprobar la identidad, lo cual resulta útil cuando se cuenta con contratistas o conductores habituales en las instalaciones.
- Impresión de insignias: Cree tarjetas personalizadas con fotos y detalles de la visita.
- Notificaciones del anfitrión: Envía alertas por correo electrónico, SMS o notificaciones en la aplicación.
- Gestión de colas: Mantenga organizados los vestíbulos concurridos gestionando las colas de visitantes.
Resumen de precios
Lobbytrack utiliza precios por niveles basados en las características y la escala. Todos los planes incluyen hosts ilimitados y características básicas de gestión de visitantes:
- Starter: Gratis (funciones limitadas, 1 ubicación)
- Básico: 50 USD al mes por ubicación
- Profesional: 100 USD al mes por ubicación
- Empresa: Precios personalizados
Las opciones avanzadas, como el escaneo de identificaciones, las listas de vigilancia y las herramientas de evacuación, están disponibles en los niveles superiores.
Ventajas y desventajas
➕ Rápido de implementar y sencillo para los visitantes: A los equipos les gusta Lobbytrack porque es rápido de implementar y fácil de usar en la recepción. Los evaluadores dicen que las pantallas de los quioscos son claras, que el proceso de registro resulta sencillo para los visitantes y que los anfitriones reciben alertas por correo electrónico cuando llegan los huéspedes.
➕ Buenas opciones de seguridad: Los equipos de seguridad y operaciones exigen medidas de protección prácticas. Se dispone de captura de identificación y comprobación de listas de vigilancia, y algunos usuarios empresariales destacan el enlace en tiempo real con el control de acceso para emitir tarjetas temporales y desactivarlas automáticamente al cerrar la sesión o después de un tiempo determinado.
➖ La interfaz de usuario de administración parece anticuada y algunos flujos son torpes: Algunos críticos mencionan problemas de estabilidad y experiencia de usuario. Algunos señalan que el sistema puede desconectarse ocasionalmente o necesitar un reinicio, y que algunas partes de la experiencia de administración y del escritorio parecen anticuadas o incómodas de usar.
Más sistemas de gestión de visitantes entre los que elegir
- Vizitor: Sistema de seguimiento de visitantes fácil de usar conopciones de personalizaciónde marca.
- VisitUs: Un sistema de registro de visitantes sin contacto con herramientas de evacuación de emergencia.
- Verkada Guest: Se integra con cámaras de seguridad para mejorar la supervisión y el seguimiento de visitantes.
- Teamgo: Centrado en la selección de visitantes y la gestión del cumplimiento normativo.
- LobbyGuard: Aplicación de gestión de visitantes centrada en la seguridad, con funciones de verificación de antecedentes y de impresión de tarjetas de identificación.
- Visitly: Gestión simplificada de visitantes con opciones de preinscripción.
- Eden: software seguro para la gestión de visitantes y oficinas.
¿Qué hace que un sistema de gestión de visitantes sea bueno?
Las ventajas de los sistemas de gestión de visitantes en oficinas son bastante evidentes:una solución de gestiónde visitantesmejora la seguridad y la gestión de permisos. El sistema mantiene unregistrodetallado de quién entraenel edificio, cuándo llega y cuánto tiempo permanece en él. Puede emitir tarjetas de identificación para visitantes, funcionar junto consistemas de control de acceso y limitar los lugares a los que pueden acceder los visitantes dentro del edificio. Esto significa que solo los invitados autorizados pueden acceder a determinadas zonas, lo que le ayuda a proteger tanto a las personas como a los espacios sensibles.
Los sistemas de gestión de visitantes también ahorran tiempo a todos y facilitan la programación de visitas al automatizar elproceso de gestión de visitantes. El registro previo y el auto check-in significan que los visitantes no tienen que esperar y que el personal de recepción puede centrarse en otras tareas. El sistema realiza un seguimiento de los horarios y las citas de las visitas, lo que facilita la planificación anticipada, el seguimiento de las tendencias y la gestión más eficiente del lugar de trabajo.
Todo esto es posible gracias a las funciones clave del sistema de gestión de visitantes:
Integraciones de terceros
Esto permite que el sistema se conecte con las herramientas que ya utiliza su empresa, como sistemas de control de acceso, Wi-Fi, aplicaciones de calendario, herramientas de comunicación e incluso plataformas de CRM o RR. HH.
Preinscripción
Permitir a los anfitriones registrar a los visitantes con antelación ahorra tiempo y ayuda a que todo funcione con mayor fluidez. Los visitantes pueden obtener indicaciones, información de seguridad e incluso rellenar formularios antes de llegar.
Opciones flexibles de registro
Busque un sistema que admita quioscos de autoservicio, tabletas o teléfonos, así como el registro manual para los visitantes sin cita previa. Cuantas más opciones haya, mejor para los diferentes tipos de visitantes.
Notificaciones instantáneas del anfitrión
Tan pronto como un huésped se registre, el sistema debería avisar automáticamente al anfitrión por correo electrónico, SMS o notificación de la aplicación, para que no haya conjeturas ni esperas.
Registro de visitantes e informes
El sistema debe mantener un registro detallado, con marca de tiempo, de todas las entradas y salidas. Este registro ayuda con la seguridad, las auditorías y la comprensión de los patrones de los visitantes.
Notificaciones de emergencia y asistencia para la evacuación
Busque un sistema que incluya notificaciones de emergencia, que puedan alertar instantáneamente a todos los visitantes y empleados en caso de incendio, cierre de emergencia u otra situación urgente. Estas alertas pueden enviarse por SMS, correo electrónico o incluso notificaciones push, lo que ayuda a que todos estén informados y puedan responder rápidamente.
Gestión de entregas
Algunas plataformas VMS también pueden gestionar la entrega de paquetes, enviando notificaciones a los empleados cuando llega algo para ellos. Es una gran ventaja para las recepciones con mucho trabajo.
Opciones de personalización
Cada empresa es diferente. Es útil que el VMS te permita personalizar elementos como pantallas de inicio de sesión, formularios, tarjetas de identificación de visitantes y mensajes, para que se integre perfectamente en tu marca.
Cómo elegir el software adecuado para la gestión de visitantes
1. Comprender sus necesidades y requisitos.
Para elegir un sistema de gestión de visitantes que se adapte a sus necesidades sin cargos ocultos ni sorpresas, pregúntese lo siguiente:
- ¿Cuántos visitantes suelo recibir?
- ¿Quiénes son mis visitantes (por ejemplo, clientes, repartidores, solicitantes de empleo)?
- ¿Necesito diferentes pasos de registro para diferentes tipos de visitantes?
- ¿Debo realizar un seguimiento de los visitantes durante su visita o seleccionarlos antes de que lleguen?
- ¿Necesito tarjetas de visitante?
- ¿Sería útil enviar alertas o mensajes de emergencia a los visitantes?
- ¿Los visitantes deben firmar documentos como acuerdos de confidencialidad?
- ¿El precio es claro y el sistema de gestión de visitantes puede crecer al mismo ritmo que mi negocio?
- Piensa en cuánto tiempo y dinero (si lo hay) puedes dedicar a la configuración y la formación.
- ¿Con qué herramientas, como Slack o sistemas de acceso a puertas, debería funcionar el sistema de gestión de visitantes?
- ¿Puedo ajustar el software de gestión de visitantes para que se adapte al funcionamiento actual de mi lugar de trabajo?
2. Evaluar minuciosamente los planes de precios.
Dependiendo de las funciones que necesites, los sistemas de gestión de visitantes cuestan entre 29 y más de 350 dólares al mes por ubicación. Se pueden vender como herramientas independientes o complementos para soluciones de oficina híbridas.
Al analizar los planes de precios, comprueba qué incluyen. Es posible que algunos planes más económicos no incluyan funciones como análisis del lugar de trabajo o impresión de tarjetas de identificación, que solo están disponibles en planes más caros.
Por ejemplo, VisitorOS incluye SSO en su plan estándar, pero solo ofrece impresión de tarjetas de identificación en su plan Premium. Envoy requiere planes Premium o Enterprise para funciones como análisis e integraciones, lo que puede aumentar los costes. Compare los planes detenidamente para encontrar el que mejor se adapte a sus necesidades.
3. Investiga las opiniones de los usuarios.
Revise los testimonios y los casos prácticos para ver cómo otras empresas se benefician del sistema de gestión de visitantes. Consulte sitios web de reseñas como G2, Capterrao SaaSworthypara obtener más información sobre la fiabilidad, la facilidad de uso y la atención al cliente. Es esencial contar con un equipo de asistencia receptivo y servicial si el sistema tiene una curva de aprendizaje más pronunciada.
4. Prueba antes de comprometerte
La mayoría de los sistemas de gestión de visitantes ofrecen demostraciones en vivo y pruebas gratuitas. Estas oportunidades le permiten probar las funciones, evaluar la facilidad de uso y hacerse una idea del servicio de atención al cliente de la empresa. Aprovéchelas para ver las plataformas en acción y asegurarse de que se ajustan a sus necesidades antes de elegir su favorita. ¡Usted puede hacerlo!
💡 Si necesitas más ayuda, aquí tienes una guía detallada para elegir el software de gestión de visitantes más adecuado.
Por qué Archie es el mejor software de gestión de visitantes
- Seguridad sólida sin un montón de complementos. Archie te ofrece flujos de visitantes personalizados, firmas electrónicas y gestión de documentos integrada para acuerdos de confidencialidad y políticas, además de integraciones de control de acceso, SSO, SCIM, aprobaciones de anfitriones y herramientas de evacuación. La mayor parte de esto está incluido en la plataforma principal, por lo que no tendrás que lidiar con aplicaciones adicionales o presupuestos puntuales.
- Funciona con el hardware que ya tienes. Archie funciona tanto en iPad como en Android, por lo que puede reutilizar las tabletas que ya tiene, estandarizar en todas las ubicaciones o combinar dispositivos cuando sea conveniente, y mantener los costes de hardware bajo control.
- Fácil para los administradores, incluso a gran escala. Una interfaz limpia y flujos de trabajo automatizados para los visitantes facilitan el trabajo de recepción. A medida que se añaden más ubicaciones y visitantes, el sistema sigue siendo manejable para equipos pequeños.
- Precios predecibles y rápida implementación. Los planes son modulares y por ubicación, con visitantes ilimitados, lo que simplifica la elaboración del presupuesto. La asistencia para la migración y el servicio de atención al cliente receptivo le ayudan a ponerse en marcha más rápidamente.
- Una sola plataforma, menos complicaciones. Archie gestiona visitantes, escritorios, salas, ocupación y seguridad en un único producto. Esto se traduce en menos proveedores que gestionar, un modelo de datos compartido y flujos de trabajo más fluidos, desde la invitación hasta el registro de entrada, reserva del espacio de trabajo y el registro de salida.
Comparaciones rápidas
Archie vs Envoy: Envoy es una opción sólida para la gestión de visitantes con alta seguridad, pero los costes pueden aumentar rápidamente y solo es compatible con iPad. Archie es compatible tanto con iPad como con Android, ofrece una gran seguridad, automatizaciones y un coste total más equilibrado.
Archie frente a The Receptionist: The Receptionist es ideal si buscas un quiosco de registro para iPad sencillo y fiable, con funciones básicas sólidas como notificaciones al anfitrión, acreditaciones y mensajería bidireccional. Archie es la mejor opción cuando necesitas flujos de visitantes más avanzados, formularios integrados y firmas electrónicas, integraciones más completas (como control de acceso y SSO), y una plataforma que también cubra la recepción y sala reserva.
Archie contra VisitorOS: VisitorOS es ideal para lugares de trabajo centrados en la seguridad que desean un paquete de hardware y software listo para usar, que incluye dispositivos gestionados y sólidas funciones de cumplimiento normativo, como el escaneo y la verificación de identificaciones. Archie suele ser una mejor opción si desea utilizar sus propios dispositivos, mantener una configuración ligera y seguir disfrutando de una potente gestión de visitantes, además de herramientas para el lugar de trabajo, como escritorios, salas y visibilidad in situ.
Archie vs Kastle: Kastle está diseñado para organizaciones con múltiples sedes y grandes necesidades de seguridad que desean contar con un único proveedor para la gestión de visitantes, el control de acceso y la videovigilancia. Archie es más adecuado si lo que se busca es un sistema de visitantes moderno, rápido de implementar y que funcione junto con escritorios, salas y análisis del lugar de trabajo, sin comprometerse con una pila de seguridad totalmente gestionada.
Archie vs Greetly: Greetly es una buena opción para la creación de marcas y precios sencillos. Archie es más adecuado si desea más funciones para el lugar de trabajo, integraciones más profundas y controles de nivel empresarial.
Archie vs SwipedOn: SwipedOn es sencillo y asequible para las funciones básicas. Archie añade más flexibilidad y profundidad, incluyendo una mayor personalización, análisis, opciones de control de acceso, SSO/SCIM y una gestión del espacio más amplia para equipos medianos y grandes.
Archie vs Eptura Visitor: Eptura Visitor está diseñado para grandes empresas reguladas que necesitan flujos de trabajo complejos, un generador visual de flujos de trabajo e integraciones de control de acceso profundas, y que no tienen inconveniente en una implementación más pesada y precios basados en presupuestos. Archie suele ser más fácil de implementar y gestionar en el día a día, al tiempo que ofrece sólidas funciones de seguridad, flujos de visitantes personalizables y una configuración del lugar de trabajo más integral para los equipos que desean avanzar más rápidamente.
Archie vs Lobbytrack: Archie reúne a visitantes, escritorios y salas en una sola plataforma, con flujos de trabajo de documentos y formularios integrados. Lobbytrack es sólido, pero muchas funciones avanzadas se encuentran en el nivel superior y algunas tareas se distribuyen en aplicaciones separadas.
Fuentes
- Sitios de reseñas (G2, Capterra)
- Investigación de productos de Archie
- Análisis del sitio web de la competencia
