- Lo que aprenderás
- Cómo comparar los principales proveedores de gestión de visitantes en 2026
- Por qué Archie es el mejor sistema de gestión de visitantes para oficinas
- ¿Qué plataformas son las más adecuadas para los diferentes casos de uso, desde pequeñas recepciones hasta organizaciones con múltiples sedes y estrictas medidas de seguridad?
- Cómo elegir el sistema adecuado para tu oficina, sin perderte en interminables listas de «el mejor software» que carecen de criterios de evaluación claros.
Si alguna vez te has registrado en una recepción, has firmado un libro de visitas o has llevado una tarjeta de identificación temporal, ya has utilizado una versión básica de un software de gestión de visitantes (VMS). Pero los sistemas de gestión de visitantes actuales son mucho más inteligentes que eso.
I think the tricky part is choosing one. There are 30+ vendors out there, plus lots of “best visitor management software” lists that don’t explain how they made their picks. I know from experience that combing through vendors can make it seem like they’re all the same. They’re not. Which is why this guide is here to help you differentiate.
I cover everything you need to know about office visitor management software, along with our top VMS picks for managing visitors. I looked at features, demo experience, pricing, real customer feedback, third-party integrations, customization options, and how well each tool scales as you grow.
My methodology
This article is the result of up-to-date product research and real user feedback found through G2 and Capterra reviews. So while I am, of course, writing for Archie, at the outset my aim is to present each visitor management system vendor as objectively as possible. This means understanding not just what they offer but also who exactly each product is best for.
Not every office or premises has identical needs; from budget to enterprise, high security to simple check-in functionality. Different visitor management systems cater to different needs.
Each vendor is presented with an overall score, and a recommendation of who they’re best for. This is a true ‘best of’ list – all of these options have merit.
Software | Ideal para | Aplicación para quiosco de visitantes | Precio inicial | Calificación G2 | Nuestra puntuación |
|---|---|---|---|---|---|
Archie | Oficinas medianas y grandes | iPad, Android | Desde 109 $ al mes | 4,9/5 | 9,3/10 |
Envoy Visitors | Oficinas empresariales con mayores necesidades de seguridad y cumplimiento normativo. | Solo iPad | $362/month | 4,7/5 | 8,5/10 |
The Receptionist para iPad | Mostradores de recepción pequeños y medianos | Solo iPad | Desde unos 52,50 $ al mes | 4,8/5 | 8,3/10 |
VisitorOS | Lugares de trabajo con alta seguridad | Solo iPad | Desde 199 $ al mes | 4,7/5 | 8,3/10 |
Kastle | Edificios con múltiples inquilinos | iPad, Android | Precios personalizados | 4,6/5 | 8,1/10 |
Greetly | Equipos pequeños y medianos | iPad, Android | Desde 99 $ al mes | 4,8/5 | 8,0/10 |
SwipedOn | Oficinas económicas | iPad, Android | Desde unos 52,50 $ al mes | 4,8/5 | 7,9/10 |
Eptura Visitor | Grandes organizaciones reguladas con múltiples sedes | iPad, Android | Precios personalizados | 4,6/5 | 7,9/10 |
Lobbytrack | Escuelas, pymes | iPad, Android | Desde 50 $ al mes | 4,6/5 | 7,8/10 |
¿Cuáles son los mejores sistemas de gestión de visitantes en 2026?
Overall, Archie scores as the best visitor management software. But the right pick really hinges on your team size, security requirements, and budget. There’s no shortage of vendors, we’ve taken a close look at the ones who came out on top:
- Archie: Ideal para oficinas medianas y grandes que desean gestionar el registro de visitantes,reserva escritorios y sala , y el análisis del lugar de trabajo, todo en un solo lugar.
- Envoy: Para empresas que necesitan un control avanzado de visitantes y no les importa pagar un precio superior.
- The Receptionist: Para oficinas pequeñas y medianas que desean un quiosco de registro sencillo para iPad y no necesitan una «plataforma de trabajo» completa a su alrededor.
- VisitorOS: Para lugares de trabajo con altos requisitos de seguridad, como empresas, industrias o organismos gubernamentales, que desean una configuración de hardware y software lista para usar.
- Kastle: Para organizaciones con estrictas medidas de seguridad que desean que un único proveedor se encargue del control de acceso, la gestión de visitantes y la videovigilancia en múltiples emplazamientos.
- Greetly: Para equipos pequeños y medianos que desean un sistema de registro con iPad asequible y personalizado con su marca, que funcione como una recepcionista virtual.
- SwipedOn: Para organizaciones con un presupuesto limitado que desean un sistema de visitantes sencillo y fiable.
- Eptura Visitor: Para organizaciones grandes, reguladas y con múltiples sedes que desean implementar una plataforma empresarial más pesada.
- Lobbytrack: Para organizaciones más pequeñas que buscan un sistema de gestión de visitantes flexible y multiplataforma con sala crecer.
Read on to dig into the details.
Comparativa del mejor software de gestión de visitantes para lugares de trabajo
If you’re starting to evaluate visitor management systems, this article takes into account all of the below:
- Características principales: Me centré en los sistemas de gestión de visitantes que cubren aspectos esenciales como el registro previo, el auto check-in, las notificaciones al anfitrión, los registros de visitantes y la impresión de tarjetas de identificación.
- Facilidad de uso: el mejor software de gestión de visitantes es rápido de configurar y sencillo tanto para los administradores como para los visitantes, sin necesidad de una formación prolongada.
- Integraciones: he otorgado puntos extra a los sistemas de gestión de visitantes de oficina que se conectan fácilmente con herramientas de oficina populares como Slack, Teams, Outlook, Google Calendar, Wi-Fi y sistemas de control de acceso.
- Precio y valor: el coste es importante. Comparé los precios iniciales, las pruebas gratuitas y lo que realmente obtienes por tu dinero.
- Comentarios de los clientes: Las opiniones y valoraciones de los usuarios me ayudaron a comprender cómo funciona cada sistema en el mundo real, desde la experiencia de los visitantes hasta la atención al cliente.
#1 Archie
🏆 El mejor software de gestión de visitantes para oficinas medianas y grandes que buscan un sistema de registro de visitantes,reserva puestos de trabajo y sala , y análisis del lugar de trabajo, todo en un solo lugar.
🔶 Score: 9.3/10
I know from our own customer feedback that Archie ticks a lot of boxes without being bloated (and slightly overpriced).
Archie itself is more than just an office visitor management system: it’s a complete workspace management platform designed to simplify and improve every aspect of the employee and visitor experience. Archie software makes your office better.
For your visitors, we know that our customers love having every digitized and automated on their side – while their visitors are given a very clean, professional welcome.
Capterra reviewers compliment the ease of use and professionalism it presents to guests, and G2 reviewers comment on the flexibility and reliability.
Funciones principales de gestión de visitantes
- Registro de invitados: Permite a los invitados registrarse con antelación, lo que agiliza el proceso de registro y reduce los tiempos de espera.
- Registro sin contacto mediante código QR: Archie ofrece un moderno opción de registro sin contacto mediante códigos QR.
- Registros detallados de visitantes: Mantenga registros exhaustivos de todos los visitantes para reforzar la seguridad y la trazabilidad.
- Notificaciones instantáneas para los anfitriones: avisa automáticamente a los anfitriones cuando sus huéspedes se registren.
- Integraciones sencillas: conecta Archie con herramientas como sistemas de control de acceso, wifi y SSO.
- Tarjetas de visitante y fotos: Imprime tarjetas para facilitar la identificación.
- Formularios digitales y firmas electrónicas: recopila acuerdos de confidencialidad, políticas y preguntas personalizadas directamente en el flujo de trabajo, sin necesidad de papel.
- Flujos de visitantes personalizados: configura diferentes pasos para contratistas, candidatos, personalidades importantes y repartidores.
- Alertas de emergencia y pases de lista: avisa a todas las personas presentes en las instalaciones durante simulacros o incidentes y lleva un registro de quiénes se han marcado como a salvo.
- Gestión de envíos: registrar los paquetes y notificar automáticamente a los destinatarios para que los recojan.
- Personalización de la imagen de marca y control de la interfaz de usuario: personaliza las pantallas de registro, las insignias, los correos electrónicos y los mensajes para que se adapten a tu marca.
- Multi-tenant visitor management: Manage visitors across multiple companies from one platform while keeping each company’s hosts, workflows, permissions, and visitor records separate.
Resumen de precios
Los precios comienzan en 109 $ al mes por ubicación. Todos los planes incluyen registros ilimitados, y los precios son los siguientes:
- Arranque: 109 $ al mes por oficina
- Pro: 185 $ al mes por oficina (incluye SSO y SCIM)
- Empresa: Precios personalizados
También hay una prueba gratuita y puedes reservar una demostración para ver Archie en acción. Aunque el sistema de gestión de invitados se puede vender por separado, se integra perfectamente con el resto de soluciones de Archie para oficinas híbridas.
Ventajas y desventajas
➕ Experiencia del usuario: La interfaz de Archie es fácil de configurar y usar, por lo que los nuevos usuarios pueden empezar a utilizarla rápidamente. Además, el servicio de atención al cliente es conocido por su rapidez y eficacia en caso de que necesites algo.
➕ Personalización: Puedes personalizar Archie para que se adapte a tu marca, desde la interfaz de la aplicación de gestión de visitantes hasta los correos electrónicos y las notificaciones.
➖ No es ideal para equipos pequeños: El sistema automatizado de gestión de visitantes de Archie destaca cuando se utiliza junto con las herramientas de trabajo híbridas, lo que lo convierte en una opción ideal para equipos medianos y en crecimiento. Para oficinas o equipos más pequeños, puede que no sea la mejor opción, ya que el precio se vuelve más rentable a medida que se añaden más recursos y usuarios (algo que no ocurre con la mayoría de las soluciones de gestión del lugar de trabajo).
If you’re considering Archie, we also a desk & room booking solution for corporate offices. This can be bundled with Archie Visitors.
#2 Envoy
🏆 Para empresas que necesitan un control avanzado de visitantes y no les importa pagar un precio superior.
🔶 Score: 8.5/10
Envoy es un robusto sistema de seguimiento de visitantes diseñado para empresas de nivel empresarial. Se centra en proporcionar un proceso de registro seguro, eficiente y flexible, lo que lo convierte en una excelente opción para las empresas que dan prioridad a la seguridad y la protección en el lugar de trabajo.
Capterra reviewers like the notification system; G2 reviewers love the sleek experience it provides visitors, although comment that the mobile app isn’t so reliable.
Funciones principales de gestión de visitantes
- Registro sin contacto: permite a los visitantes registrarse utilizando sus dispositivos móviles sin necesidad de contacto físico.
- Fácil integración con herramientas de comunicación: Envoy se integra con herramientas como Slack, lo que permite recibir notificaciones instantáneas y facilitar una comunicación eficaz entre los anfitriones y los visitantes.
- Registros y análisis de visitantes: datos detallados sobre los visitantes, incluidos los patrones de comportamiento y la duración de la visita.
- Funciones de seguridad avanzadas: incluye alertas de listas de vigilancia y captura de imágenes, lo que añade una capa adicional de protección para garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso.
Resumen de precios
Los precios de Envoy Visitors se aplican por ubicación y se dividen en tres niveles principales:
- Básico (gratuito): funciones limitadas, 1 ubicación y hasta 50 empleados en el directorio.
- Premium ($362/location/month, billed annually): Branding, Virtual Front Desk, badges, photos, legal documents, and analytics (about $362/month when averaged out).
- Empresa (personalizada): Premium + funciones avanzadas de seguridad y cumplimiento normativo, como análisis de listas de bloqueo, control de acceso e integraciones Wi-Fi, informes programados, análisis personalizables y notificaciones de emergencia.
Ventajas y desventajas
➕ Funciones de seguridad de la oficina: Envoy prioriza la seguridad con herramientas como registros sin contacto, controles de visitantes y alertas de seguridad avanzadas.
➕ Plan gratuito: Para lugares de trabajo más pequeños con necesidades básicas de gestión de visitantes, hay disponible de forma gratuita un sencillo software de registro de visitantes con notificaciones al anfitrión. Incluso si necesita más que eso, esta opción también le permite probar el panel de control y los casos de uso básicos antes de comprometerse.
➖ Cost: Envoy’s enterprise-grade functionality is reflected in its pricing, which can be an issue for smaller businesses that often turn to Envoy alternatives.
If you’re considering Envoy, ask about potential price changes. Their pricing has changed recently, so during the sales process ensure you are protecting your future budget.
#3 The Receptionist
🏆 Para oficinas pequeñas y medianas que desean un quiosco de registro sencillo para iPad y no necesitan una «plataforma de trabajo» completa a su alrededor.
🔶 Score: 8.3/10
The Receptionist para iPad es un sistema de gestión de visitantes diseñado para ofrecer simplicidad y fiabilidad. Solo funciona en iPads y se centra en realizar muy bien las tareas principales: registros, tarjetas de identificación, notificaciones a los anfitriones y cumplimiento básico. Una de sus características más destacadas es la mensajería bidireccional entre visitantes y anfitriones.
One thing to keep in mind: The Receptionist is now part of Sign In App. They’ve shared plans to bring the products closer together over time, including features like desk booking and appointment scheduling. Until then, we’ll focus on The Receptionist as it exists today.
You’ll find reviews in both Capterra and G2 who praise The Receptionist for being user-friendly, yet comment that it’s a little pricey.
Funciones principales de gestión de visitantes
- Quiosco para iPad: una aplicación para iPad diseñada específicamente para que los visitantes realicen el registro de entrada por sí mismos.
- Mensajería bidireccional: los anfitriones pueden responder a las alertas de registro, y sus respuestas se muestran en el quiosco para que las vea el visitante.
- Flujos de trabajo personalizados: flujos basados en botones para huéspedes, entrevistas, entregas, proveedores y empleados.
- Tarjetas de identificación y fotos: Imprime tarjetas de identificación personalizadas para los visitantes e incluye fotos para mayor seguridad.
- Códigos PIN de los empleados: Permite al personal registrar su entrada y salida con un código PIN para realizar un seguimiento básico de la asistencia.
Resumen de precios
Históricamente, The Receptionist aplicaba una tarifa por sede basada en el número de empleados que figuraban en su directorio, con planes que oscilaban entre unos 60 y 360 dólares al mes.
Sin embargo, tras la adquisición por parte de Sign In Solutions, los precios están empezando a acercarse a la estructura común utilizada en toda la cartera:
- Tarifa básica: 630 $ por sitio web al año
- Versión mejorada: 1260 $ por sitio al año
- Tarifa Pro: 1.890 $ por sitio web al año
Este cambio refleja una tendencia general hacia una plataforma más unificada que combina la gestión de visitantes, la seguridad y las herramientas para el lugar de trabajo en productos como Sign In App, SwipedOn y The Receptionist.
Por ahora, es posible que algunos clientes sigan viendo los precios antiguos, dependiendo de su plan o región, pero con el tiempo se espera que haya una mayor uniformidad en las tres herramientas.
Ventajas y desventajas
➕ Mensajería bidireccional: Cuando un huésped se registra, el anfitrión recibe una notificación y puede responder de inmediato. La respuesta se muestra en la pantalla del quiosco, para que los visitantes sepan exactamente qué hacer a continuación.
➕ Rápida implementación y asistencia técnica amable: Muchas reseñas mencionan que The Receptionist es muy fácil de configurar y que la mayoría de los equipos están listos y funcionando en pocos días. Los clientes también suelen destacar lo receptivo y servicial que es el equipo de asistencia.
➖ Limited for security-heavy use cases. SSO costs extra, access control integrations often need custom API work, and there is no built-in ID scanning or watchlist screening. For offices with strict security or compliance needs, these gaps can be a drawback compared with more advanced The Receptionist alternatives.
If you’re considering The Receptionist, ask about upcoming changes to the product due to the acquisition.
#4 VisitorOS (antes iLobby)
🏆 Para lugares de trabajo con altos requisitos de seguridad, como empresas, industrias o organismos gubernamentales, que desean una configuración de hardware y software lista para usar.
🔶 Score: 8.3/10
VisitorOS (formerly known as iLobby, part of the FacilityOS suite) is a visitor management system designed to make workplaces more secure and organized. It helps businesses manage guest check-ins, print visitor badges, screen visitors, and keep detailed visitor records. It’s handy for companies that need strong security and compliance features.
The reviews on G2 and Capterra are mainly positive, with people liking how fully fledged the feature list is. However, the software can be a little slow at times.
Funciones principales de gestión de visitantes
- Software y hardware de gestión de visitantes listos para usar: el sistema de gestión de visitantes incluye hardware y software preinstalados y preconfigurados, por lo que no requiere una configuración prolongada.
- Preinscripción y notificaciones: Los visitantes pueden preinscribirse antes de llegar, y los anfitriones reciben alertas inmediatas cuando los invitados se registran.
- Personalización: Puedes adaptar VisitorOS a tus requisitos de seguridad y a los procedimientos de recepción.
- Análisis en tiempo real: realiza un seguimiento de la actividad de los visitantes en tiempo real y comprueba quién está en la página web.
Resumen de precios
The Corporate Plan starts at $225/month and includes everything to get started: a 10.9″ iPad with Mobile Device Management (MDM), an anti-theft mount, and pre-configured hardware and software for easy setup. It supports unlimited users and sign-ins and offers features like SMS, email, or call notifications, a mobile app, Active Directory integration, SSO, and secure hosting on Microsoft Azure.
For added features like touchless sign-in, pre-registration, or visitor badge printing, plans start at $299/month. Ongoing support, including hardware repairs and training, is also included to keep things running smoothly.
Ventajas y desventajas
➕ Cumplimiento normativo y seguridad de nivel empresarial: Los revisores aprecian los flujos de trabajo flexibles, el escaneo de documentos de identidad, la verificación de listas de vigilancia y las funciones de cumplimiento normativo que dan soporte a los sectores regulados.
➕ Implementación llave en mano: Dado que VisitorOS envía iPads gestionados que ya están configurados, puede empezar a utilizar el sistema desde el primer día. No tiene que adquirir, configurar ni mantener su propio hardware, lo que muchos críticos .
➖ Higher price point: With pricing starting around 225 USD per month, including managed hardware, it is less budget-friendly than VisitorOS alternatives that let you bring your own devices.
If you’re considering Visitor OS, make sure to factor in any add-ons you’ll need.
#5 Kastle
🏆 Para organizaciones con estrictas medidas de seguridad que desean que un único proveedor se encargue del control de acceso, la gestión de visitantes y la videovigilancia en múltiples emplazamientos.
🔶 Score: 8.1/10
Kastle es una plataforma de gestión de visitantes y seguridad de edificios que forma parte de un conjunto más amplio de soluciones de seguridad gestionadas. En lugar de ser «solo» una aplicación de recepción, conecta el registro de visitantes con el control de acceso, el vídeo y la gestión de identidades, de modo que los invitados solo pueden acceder a las zonas a las que tienen permiso para entrar.
On G2, customers praise the support team’s responsiveness – though some note they’d prefer more self-service options so they wouldn’t need to reach out as often.
Funciones principales de gestión de visitantes
- Invitaciones basadas en el calendario: programa las visitas directamente desde Outlook o Google Calendar.
- Códigos QR de acceso automático: antes de la reunión, los visitantes reciben un correo electrónico con un código QR que sirve como credencial temporal para el día, la hora y las zonas correspondientes.
- Integración del control de acceso: los datos de los visitantes se transfieren al sistema de control de acceso de Kastle, lo que le permite controlar qué puertas pueden abrir los visitantes y durante cuánto tiempo, además de mantener un registro de auditoría completo.
- Códigos PIN para proveedores y gestión de entregas: Asigna códigos PIN únicos a los repartidores y a los proveedores de servicios.
- Videoportero: los visitantes pueden llamar a los inquilinos o a la recepción para que se les identifique visualmente antes de entrar, lo cual está integrado en el mismo sistema de acceso.
Resumen de precios
Kastle no publica los precios de sus soluciones de gestión de visitantes y acceso. Debe ponerse en contacto con su equipo de ventas para obtener un presupuesto basado en el número de ubicaciones y puertas, la combinación de servicios (gestión de visitantes, control de acceso, vídeo, supervisión, etc.), así como las necesidades de hardware e instalación.
Ventajas y desventajas
➕ Fácil de usar para el personal y los inquilinos: Muchos usuarios afirman que Kastle es fácil de usar en el día a día. A los administradores les gusta el portal claro para gestionar horarios y puertas, y a los inquilinos/residentes les resulta muy cómodo el acceso sin llaves (tarjetas, llaveros, aplicación móvil).
➕ Seguridad sólida con asistencia fiable: Los usuarios elogian a Kastle por hacer que los edificios sean más seguros y por la fiabilidad del sistema. Muchas reseñas destacan la rapidez y la eficacia del equipo de asistencia cuando surge algún problema.
➖ Se parece más a un software antiguo: La pila tecnológica es más antigua y menos pulida que las soluciones modernas y basadas en la nube mencionadas anteriormente. Sin embargo, ofrece muchas opciones de personalización y configuración, y la plataforma más amplia puede resultar atractiva para determinadas configuraciones empresariales.
If you’re considering Kastle, you’ll have to talk to their Sales team in person for a custom quote.
#6 Greetly
🏆 Para equipos pequeños y medianos que desean un sistema de registro con iPad asequible y personalizado con su marca, que funcione como una recepcionista virtual.
🔶 Score: 8.0/10
Greetly is a visitor management system that helps businesses handle check-ins quickly and easily. It offers features like touchless sign-ins, visitor badges, and notifications to hosts.
Capterra customers praise Greetly’s convenience and efficiency.
Funciones principales de gestión de visitantes
- Notificaciones instantáneas: los anfitriones reciben una notificación en cuanto un huésped completa el registro de entrada.
- Experiencia personalizable para los visitantes: personaliza todo, desde el proceso de registro hasta la imagen de marca que ven los visitantes.
- Tarjetas de visitante: Para mayor seguridad, Greetly imprime al instante tarjetas de visitante en las que figuran el nombre, la foto y los datos más importantes.
- Integraciones con terceros: Greetly se integra con aplicaciones de mensajería corporativa, sistemas de gestión de clientes y bases de datos internas.
Resumen de precios
Todos los planes incluyen usuarios, registros y notificaciones ilimitados:
- Plan Essential: 99 $ al mes (facturado anualmente), perfecto para empresas que necesitan un sistema de registro sencillo y fiable.
- Plan Pro: 159 $ al mes (facturado anualmente), añade funciones avanzadas como impresión de tarjetas de identificación, mensajes de texto bidireccionales y escaneo de documentos de identidad.
Ventajas y desventajas
➕ Fácil de usar: Greetly es fácil de configurar y utilizar, y muchos usuarios destacan su interfaz intuitiva.
➕ Personalizable: La plataforma permite una amplia personalización, lo que le permite adaptar los flujos de trabajo de registro y la imagen de marca a sus necesidades específicas.
➖ Disponibilidad limitada de la plataforma: Actualmente, Greetly solo funciona en dispositivos iPad, lo que puede limitar la accesibilidad para algunos usuarios que deseen considerar otras alternativas a Greetly que funcionen en dispositivos Android.
#7 SwipedOn
🏆 Para oficinas con un presupuesto ajustado que desean un sistema de visitantes sencillo y fiable.
🔶 Score: 7.9/10
SwipedOn es un sistema de gestión de visitantes sencillo y fácil de usar que ayuda a las empresas a gestionar el registro de invitados, el registro de empleados y el seguimiento de visitantes sin una configuración complicada. Se centra en hacer bien lo básico, con funciones como el registro sin contacto, la impresión de tarjetas de identificación y las notificaciones rápidas al anfitrión.
April 2026 update: SwipedOn is now part of Sign In Solutions, the company behind Sign In App. After the acquisition, SwipedOn is gradually being aligned with the broader Sign In App platform, including pricing, features, and long-term product direction.
Capterra reviews are positive, although a few remark that the mobile capabilities leave something to be desired.
Funciones principales de gestión de visitantes
- Inscripción previa de visitantes: Asegúrate de que los visitantes estén listos antes de llegar inscribiéndolos con antelación.
- Acuerdos digitales: Permite a los visitantes firmar electrónicamente documentos esenciales, como acuerdos de confidencialidad, y guarda una copia digital en tus archivos.
- Autorizaciones de acceso: Decida quién puede entrar en sus instalaciones autorizando o denegando el acceso en función de las respuestas a preguntas específicas o mediante controles aleatorios.
- Categorías de visitantes personalizadas: organiza a los visitantes en categorías para personalizar su experiencia.
- Personalización de la imagen de marca: destaca tu marca añadiendo tu logotipo, colores e imágenes. Incluso puedes configurar un fondo estático o una presentación de diapositivas para ofrecer a los visitantes una experiencia más atractiva.
Resumen de precios
Los precios de SwipedOn se han ajustado ahora a los de Sign In App, con tres planes principales que se facturan anualmente por cada establecimiento:
- Paquete básico: 630 $ al año por centro, que incluye gestión básica de visitantes, número ilimitado de visitantes y empleados, impresión de tarjetas de identificación y notificaciones en Slack/Teams.
- Versión mejorada: por 1260 $ al año por centro, incluye un portal de preinscripción, escaneo de documentos de identidad, reserva de mesas y recursos, y funciones de control de horarios y asistencia.
- Plan Pro: 1.890 $ al año por sitio web, que incluye SSO y SCIM, asistencia para la incorporación, gestión de cuentas y controles de administración más avanzados.
Algunas funciones siguen estando, en la práctica, «restringidas por nivel». Por ejemplo, el preinscripción, el escaneo de documentos de identidad y reserva de recursos solo reserva disponibles en los planes superiores, lo que puede influir en el coste total dependiendo de tu configuración.
Ventajas y desventajas
➕ Atención al cliente receptiva: La atención al cliente de SwipedOn es muy elogiada por su capacidad de respuesta y eficacia.
➕ Fácil de usar para los administradores: Los usuarios aprecian su interfaz intuitiva, que facilita su configuración y uso sin necesidad de una formación exhaustiva. Sin embargo...
➖ La disponibilidad de las funciones depende del plan: algunas funciones importantes, como la preinscripción o reserva de recursos, solo están disponibles en los planes superiores.
➖ Más limitado que las plataformas integrales para el lugar de trabajo: SwipedOn se centra principalmente en los flujos de trabajo relacionados con los visitantes y en las funciones básicas del lugar de trabajo, por lo que puede quedarse corto para los equipos que necesiten análisis más detallados, integraciones o una funcionalidad todo en uno.
If you’re considering SwipedOn and are looking to scale, try to calculate projected future needs into your budget from the outset to make sure you won’t be bumped a tier.
#8 Eptura Visitor
🏆 Para organizaciones grandes, reguladas y con múltiples sedes que estén dispuestas a implementar una plataforma empresarial más pesada.
🔶 Score: 7.9/10
Eptura Visitor (antes Proxyclick) es un sistema de gestión de visitantes empresarial diseñado para oficinas corporativas y recintos tipo campus. Se centra en flujos de trabajo flexibles, un generador visual de flujos de trabajo y una profunda integración con los sistemas de control de acceso.
G2 reviewers love the ease of use, however a Capterra user flagged that the team can be a little unresponsive.
Funciones principales de gestión de visitantes
- Facturación automática: quioscos con iPad y dispositivos Android que ofrecen preinscripción, códigos QR y procesos personalizados con la marca.
- Generador visual de flujos de trabajo: diseña pasos de registro personalizados en un editor de arrastrar y soltar.
- Notificaciones del servidor: alertas por correo electrónico, SMS, Slack y Microsoft Teams.
- Comprobación de listas de vigilancia: cotejar a los visitantes con las listas de vigilancia internas y externas.
- Verificación de identidad: ID Match para validar la identidad antes de conceder el acceso.
- Compatibilidad con múltiples entradas: asigna varios vestíbulos y entradas a un mismo establecimiento.
Resumen de precios
Eptura Visitor tiene dos planes principales: Advanced y Power. Los precios no se publican, por lo que es necesario ponerse en contacto con el departamento de ventas para solicitar un presupuesto. También pueden aplicarse tarifas de implementación independientes, en función de la configuración y las integraciones.
Ventajas y desventajas
➕ Flujos de trabajo flexibles y preparados para la empresa: Los revisores les gusta que se puedan crear flujos personalizados para diferentes tipos de visitantes, como invitados, contratistas y repartidores.
➕ Potentes funciones de seguridad y cumplimiento normativo: La selección de listas de vigilancia, las comprobaciones de identidad, las alertas de emergencia, las integraciones de control de acceso y los registros de auditoría detallados ayudan a elevar el nivel de seguridad y a respaldar el cumplimiento normativo en los sectores regulados. Encontrará funciones similares en algunas alternativas, pero Eptura Visitor / Proxyclick sigue siendo una de las opciones más sólidas en este ámbito.
➖ Tiempo de amortización y coste total: Las investigaciones y estimaciones sobre el producto sugieren un ciclo de preventa e implementación más largo, lo que puede ralentizar las cosas si se intenta resolver rápidamente los problemas de la recepción. Además, el precio se basa en presupuestos. Según estimaciones aproximadas, Eptura Visitor cuesta alrededor de 7500 USD al año por la configuración básica, más los gastos de implementación, lo que a menudo hace que las empresas consideren alternativas a Eptura Visitor.
For this reason, we recommend Eptura only to enterprise teams and not small or mid-size.
#9 Lobbytrack
🏆 Para organizaciones más pequeñas que buscan un sistema de gestión de visitantes flexible y multiplataforma con sala crecer.
🔶 Score: 7.8/10
Lobbytrack is a visitor management system that supports iOS, Android, and Windows kiosks, and offers separate apps for reception staff, employees, and security guards. On top of basic check-ins, Lobbytrack includes ID scanning, watchlist screening, queue management, and evacuation tools.
Reviews on Capterra describe it as ‘simple and effective’.
Funciones principales de gestión de visitantes
- Aplicaciones por funciones: aplicaciones independientes para recepción, empleados y guardias, de modo que cada uno vea solo lo que le corresponde.
- Escaneo de documentos de identidad: escanea permisos de conducir y pasaportes para verificar la identidad; resulta útil cuando hay contratistas o conductores habituales en las instalaciones.
- Impresión de acreditaciones: crea acreditaciones personalizadas con fotos y datos de la visita.
- Notificaciones del administrador: envía alertas por correo electrónico, SMS o notificaciones dentro de la aplicación.
- Gestión de colas: Mantén el orden en los vestíbulos concurridos gestionando las colas de visitantes.
Resumen de precios
Lobbytrack utiliza precios por niveles basados en las características y la escala. Todos los planes incluyen hosts ilimitados y características básicas de gestión de visitantes:
- Starter: Gratis (funciones limitadas, 1 ubicación)
- Básico: 50 USD al mes por ubicación
- Profesional: 100 USD al mes por ubicación
- Empresa: Precios personalizados
Las opciones avanzadas, como el escaneo de identificaciones, las listas de vigilancia y las herramientas de evacuación, están disponibles en los niveles superiores.
If you’re considering Lobbytrack and ever have a lot of visitors arriving at once, ask about how well the system handles this. Some comments suggest this is what slows the software.
Ventajas y desventajas
➕ Rápido de implementar y sencillo para los visitantes: A los equipos les gusta Lobbytrack porque es rápido de implementar y fácil de usar en la recepción. Los evaluadores dicen que las pantallas de los quioscos son claras, que el proceso de registro resulta sencillo para los visitantes y que los anfitriones reciben alertas por correo electrónico cuando llegan los huéspedes.
➕ Buenas opciones de seguridad: Los equipos de seguridad y operaciones exigen medidas de protección prácticas. Se dispone de captura de identificación y comprobación de listas de vigilancia, y algunos usuarios empresariales destacan el enlace en tiempo real con el control de acceso para emitir tarjetas temporales y desactivarlas automáticamente al cerrar la sesión o después de un tiempo determinado.
➖ La interfaz de usuario de administración parece anticuada y algunos flujos son torpes: Algunos críticos mencionan problemas de estabilidad y experiencia de usuario. Algunos señalan que el sistema puede desconectarse ocasionalmente o necesitar un reinicio, y que algunas partes de la experiencia de administración y del escritorio parecen anticuadas o incómodas de usar.
Más sistemas de gestión de visitantes entre los que elegir
- DeskFlex is a comprehensive workplace management solution designed for corporate offices, educational institutions, and government organizations looking to manage visitors, workspaces, and shared facilities from a single system. It includes visitor management alongside meeting room booking, desk scheduling, hot desking, and workplace analytics.
- Eden also combines visitor management with broader workplace management capabilities. In addition to visitor sign-ins, organizations can manage offices, workplace requests, and employee experiences from a single platform.
- Vizitor offers a simple and user-friendly visitor management platform with customizable branding options, making it a good option for organizations that want a professional check-in experience that matches their brand.
- VisitUs focuses on touchless visitor check-ins and workplace safety. Alongside visitor registration, it includes emergency evacuation tools that help organizations account for visitors and employees during emergencies.
- Verkada Guest combines visitor management with the broader Verkada security ecosystem. Its integration with security cameras and access control systems makes it particularly attractive for organizations with strict security requirements.
- Teamgo is designed with compliance and visitor screening in mind. It helps organizations manage visitor records, health questionnaires, agreements, and security processes from a single platform.
- LobbyGuard is a security-focused visitor management solution commonly used in schools, healthcare facilities, and corporate offices. Features such as badge printing, visitor screening, and background checks help organizations strengthen onsite security.
- Visitly takes a more streamlined approach, offering visitor pre-registration, check-in workflows, and notifications without adding unnecessary complexity. It can be a good fit for smaller offices looking for an easy-to-use solution.
¿Qué hace que un sistema de gestión de visitantes sea bueno?
Las ventajas de los sistemas de gestión de visitantes en oficinas son bastante evidentes:una solución de gestiónde visitantesmejora la seguridad y la gestión de permisos. El sistema mantiene unregistrodetallado de quién entraenel edificio, cuándo llega y cuánto tiempo permanece en él. Puede emitir tarjetas de identificación para visitantes, funcionar junto consistemas de control de acceso y limitar los lugares a los que pueden acceder los visitantes dentro del edificio. Esto significa que solo los invitados autorizados pueden acceder a determinadas zonas, lo que le ayuda a proteger tanto a las personas como a los espacios sensibles.
Los sistemas de gestión de visitantes también ahorran tiempo a todos y facilitan la programación de visitas al automatizar elproceso de gestión de visitantes. El registro previo y el auto check-in significan que los visitantes no tienen que esperar y que el personal de recepción puede centrarse en otras tareas. El sistema realiza un seguimiento de los horarios y las citas de las visitas, lo que facilita la planificación anticipada, el seguimiento de las tendencias y la gestión más eficiente del lugar de trabajo.
Todo esto es posible gracias a las funciones clave del sistema de gestión de visitantes:
Integraciones de terceros
Esto permite que el sistema se conecte con las herramientas que ya utiliza su empresa, como sistemas de control de acceso, Wi-Fi, aplicaciones de calendario, herramientas de comunicación e incluso plataformas de CRM o RR. HH.
Preinscripción
Permitir a los anfitriones registrar a los visitantes con antelación ahorra tiempo y ayuda a que todo funcione con mayor fluidez. Los visitantes pueden obtener indicaciones, información de seguridad e incluso rellenar formularios antes de llegar.
Opciones flexibles de registro
Busque un sistema que admita quioscos de autoservicio, tabletas o teléfonos, así como el registro manual para los visitantes sin cita previa. Cuantas más opciones haya, mejor para los diferentes tipos de visitantes.
Notificaciones instantáneas del anfitrión
Tan pronto como un huésped se registre, el sistema debería avisar automáticamente al anfitrión por correo electrónico, SMS o notificación de la aplicación, para que no haya conjeturas ni esperas.
Registro de visitantes e informes
El sistema debe mantener un registro detallado, con marca de tiempo, de todas las entradas y salidas. Este registro ayuda con la seguridad, las auditorías y la comprensión de los patrones de los visitantes.
Notificaciones de emergencia y asistencia para la evacuación
Busque un sistema que incluya notificaciones de emergencia, que puedan alertar instantáneamente a todos los visitantes y empleados en caso de incendio, cierre de emergencia u otra situación urgente. Estas alertas pueden enviarse por SMS, correo electrónico o incluso notificaciones push, lo que ayuda a que todos estén informados y puedan responder rápidamente.
Gestión de entregas
Algunas plataformas VMS también pueden gestionar la entrega de paquetes, enviando notificaciones a los empleados cuando llega algo para ellos. Es una gran ventaja para las recepciones con mucho trabajo.
Opciones de personalización
Cada empresa es diferente. Es útil que el VMS te permita personalizar elementos como pantallas de inicio de sesión, formularios, tarjetas de identificación de visitantes y mensajes, para que se integre perfectamente en tu marca.
Cómo elegir el software adecuado para la gestión de visitantes
1. Comprender sus necesidades y requisitos.
Para elegir un sistema de gestión de visitantes que se adapte a sus necesidades sin cargos ocultos ni sorpresas, pregúntese lo siguiente:
- ¿Cuántos visitantes suelo recibir?
- ¿Quiénes son mis visitantes (por ejemplo, clientes, repartidores, solicitantes de empleo)?
- ¿Necesito diferentes pasos de registro para diferentes tipos de visitantes?
- ¿Debo realizar un seguimiento de los visitantes durante su visita o seleccionarlos antes de que lleguen?
- ¿Necesito tarjetas de visitante?
- ¿Sería útil enviar alertas o mensajes de emergencia a los visitantes?
- ¿Los visitantes deben firmar documentos como acuerdos de confidencialidad?
- ¿El precio es claro y el sistema de gestión de visitantes puede crecer al mismo ritmo que mi negocio?
- Piensa en cuánto tiempo y dinero (si lo hay) puedes dedicar a la configuración y la formación.
- ¿Con qué herramientas, como Slack o sistemas de acceso a puertas, debería funcionar el sistema de gestión de visitantes?
- ¿Puedo ajustar el software de gestión de visitantes para que se adapte al funcionamiento actual de mi lugar de trabajo?
2. Evaluar minuciosamente los planes de precios.
Dependiendo de las funciones que necesites, los sistemas de gestión de visitantes cuestan entre 29 y más de 350 dólares al mes por ubicación. Se pueden vender como herramientas independientes o complementos para soluciones de oficina híbridas.
Al analizar los planes de precios, comprueba qué incluyen. Es posible que algunos planes más económicos no incluyan funciones como análisis del lugar de trabajo o impresión de tarjetas de identificación, que solo están disponibles en planes más caros.
Por ejemplo, VisitorOS incluye SSO en su plan estándar, pero solo ofrece impresión de tarjetas de identificación en su plan Premium. Envoy requiere planes Premium o Enterprise para funciones como análisis e integraciones, lo que puede aumentar los costes. Compare los planes detenidamente para encontrar el que mejor se adapte a sus necesidades.
3. Investiga las opiniones de los usuarios.
Revise los testimonios y los casos prácticos para ver cómo otras empresas se benefician del sistema de gestión de visitantes. Consulte sitios web de reseñas como G2, Capterrao SaaSworthypara obtener más información sobre la fiabilidad, la facilidad de uso y la atención al cliente. Es esencial contar con un equipo de asistencia receptivo y servicial si el sistema tiene una curva de aprendizaje más pronunciada.
4. Prueba antes de comprometerte
La mayoría de los sistemas de gestión de visitantes ofrecen demostraciones en vivo y pruebas gratuitas. Estas oportunidades le permiten probar las funciones, evaluar la facilidad de uso y hacerse una idea del servicio de atención al cliente de la empresa. Aprovéchelas para ver las plataformas en acción y asegurarse de que se ajustan a sus necesidades antes de elegir su favorita. ¡Usted puede hacerlo!
💡 Si necesitas más ayuda, aquí tienes una guía detallada para elegir el software de gestión de visitantes más adecuado.
Por qué Archie es el mejor software de gestión de visitantes
- Seguridad sólida sin un montón de complementos. Archie te ofrece flujos de visitantes personalizados, firmas electrónicas y gestión de documentos integrada para acuerdos de confidencialidad y políticas, además de integraciones de control de acceso, SSO, SCIM, aprobaciones de anfitriones y herramientas de evacuación. La mayor parte de esto está incluido en la plataforma principal, por lo que no tendrás que lidiar con aplicaciones adicionales o presupuestos puntuales.
- Funciona con el hardware que ya tienes. Archie funciona tanto en iPad como en Android, por lo que puede reutilizar las tabletas que ya tiene, estandarizar en todas las ubicaciones o combinar dispositivos cuando sea conveniente, y mantener los costes de hardware bajo control.
- Fácil para los administradores, incluso a gran escala. Una interfaz limpia y flujos de trabajo automatizados para los visitantes facilitan el trabajo de recepción. A medida que se añaden más ubicaciones y visitantes, el sistema sigue siendo manejable para equipos pequeños.
- Precios predecibles y rápida implementación. Los planes son modulares y por ubicación, con visitantes ilimitados, lo que simplifica la elaboración del presupuesto. La asistencia para la migración y el servicio de atención al cliente receptivo le ayudan a ponerse en marcha más rápidamente.
- Una sola plataforma, menos complicaciones. Archie gestiona visitantes, escritorios, salas, ocupación y seguridad en un único producto. Esto se traduce en menos proveedores que gestionar, un modelo de datos compartido y flujos de trabajo más fluidos, desde la invitación hasta el registro de entrada, reserva del espacio de trabajo y el registro de salida.
Comparaciones rápidas
Archie vs Envoy: Envoy es una opción sólida para la gestión de visitantes con alta seguridad, pero los costes pueden aumentar rápidamente y solo es compatible con iPad. Archie es compatible tanto con iPad como con Android, ofrece una gran seguridad, automatizaciones y un coste total más equilibrado.
Archie frente a The Receptionist: The Receptionist es ideal si buscas un quiosco de registro para iPad sencillo y fiable, con funciones básicas sólidas como notificaciones al anfitrión, acreditaciones y mensajería bidireccional. Archie es la mejor opción cuando necesitas flujos de visitantes más avanzados, formularios integrados y firmas electrónicas, integraciones más completas (como control de acceso y SSO), y una plataforma que también cubra la recepción y sala reserva.
Archie contra VisitorOS: VisitorOS es ideal para lugares de trabajo centrados en la seguridad que desean un paquete de hardware y software listo para usar, que incluye dispositivos gestionados y sólidas funciones de cumplimiento normativo, como el escaneo y la verificación de identificaciones. Archie suele ser una mejor opción si desea utilizar sus propios dispositivos, mantener una configuración ligera y seguir disfrutando de una potente gestión de visitantes, además de herramientas para el lugar de trabajo, como escritorios, salas y visibilidad in situ.
Archie vs Kastle: Kastle está diseñado para organizaciones con múltiples sedes y grandes necesidades de seguridad que desean contar con un único proveedor para la gestión de visitantes, el control de acceso y la videovigilancia. Archie es más adecuado si lo que se busca es un sistema de visitantes moderno, rápido de implementar y que funcione junto con escritorios, salas y análisis del lugar de trabajo, sin comprometerse con una pila de seguridad totalmente gestionada.
Archie vs Greetly: Greetly es una buena opción para la creación de marcas y precios sencillos. Archie es más adecuado si desea más funciones para el lugar de trabajo, integraciones más profundas y controles de nivel empresarial.
Archie vs SwipedOn: SwipedOn es sencillo y asequible para las funciones básicas. Archie añade más flexibilidad y profundidad, incluyendo una mayor personalización, análisis, opciones de control de acceso, SSO/SCIM y una gestión del espacio más amplia para equipos medianos y grandes.
Archie vs Eptura Visitor: Eptura Visitor está diseñado para grandes empresas reguladas que necesitan flujos de trabajo complejos, un generador visual de flujos de trabajo e integraciones de control de acceso profundas, y que no tienen inconveniente en una implementación más pesada y precios basados en presupuestos. Archie suele ser más fácil de implementar y gestionar en el día a día, al tiempo que ofrece sólidas funciones de seguridad, flujos de visitantes personalizables y una configuración del lugar de trabajo más integral para los equipos que desean avanzar más rápidamente.
Archie vs Lobbytrack: Archie reúne a visitantes, escritorios y salas en una sola plataforma, con flujos de trabajo de documentos y formularios integrados. Lobbytrack es sólido, pero muchas funciones avanzadas se encuentran en el nivel superior y algunas tareas se distribuyen en aplicaciones separadas.
Best visitor management software FAQs
How much does visitor management software cost?
We did some calculations and the average basic starting price is approximately $132/month per location, which increases to over $200 for most mid-range plans. Archie Visitors starts at $109 per month for the Starter plan, and the Pro plan is $185 per month. With Archie, unlike most alternatives, you don’t have to factor in add-ons.
What’s the difference between a visitor management system and a sign-in app?
A sign-in app helps you keep a digital visitor log. Visitor management software offers a safer, more sophisticated experience: automated host notifications, digital document signing, access control, and more.
Does visitor management software integrate with access control systems?
Yes, most modern visitor management software integrates with access control systems. Archie Visitors is a good example of this, including access control integrations as part of its core platform, allowing offices to automatically grant or restrict physical building access based on a visitor’s check-in status. It also supports SSO and SCIM integrations, ensuring visitor identity is managed securely.
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