- Lo que aprenderás
- Lo que hace bien «The Receptionist» y en qué aspectos puede resultar limitado
- Cómo funcionan su política de precios y su configuración exclusiva para iPad
- Cómo se compara con alternativas como Archie, Greetly, Lobbytrack y Envoy
- Por qué Archie suele ser la mejor alternativa a The Receptionist
The Receptionist para iPad es un excelente software de gestión de visitantes (VMS) para equipos pequeños y medianos, que ofrece un sólido sistema de mensajería bidireccional y una política de precios transparente. Además, ahora forma parte de Sign In Solutions, la empresa creadora de Sign In App, lo que significa que es probable que su orientación a largo plazo se vincule más estrechamente a una plataforma más amplia dedicada a la gestión de visitantes y al entorno laboral.
Por ahora, sin embargo, si necesitas quioscos para Android o web, quieres que el inicio de sesión único (SSO) esté incluido sin costes adicionales, o deseas integraciones directas de control de acceso sin necesidad de desarrollar una API personalizada, plantéate alternativas a The Receptionist como Archie.
¿Qué es The Receptionist?
The Receptionist es un sistema de gestión de visitantes diseñado para funcionar en iPads en su vestíbulo. Los visitantes se registran en la tableta, se les toma una foto, reciben una tarjeta identificativa impresa y se envía una alerta instantánea a su anfitrión por mensaje de texto, correo electrónico, Slack o Microsoft Teams.
💡 Una cosa a tener en cuenta: Receptionist ha sido adquirida recientemente por Sign In App. Con el tiempo, se espera que la plataforma se acerque más a otras herramientas del mismo grupo, como Sign In App y SwipedOn. Esto incluye tanto las funciones como los precios. Por ahora, sin embargo, The Receptionist sigue funcionando como un quiosco independiente para visitantes en iPad, así que centrémonos en lo que ofrece hoy en día.
Lo que obtienes con The Receptionist para iPad
- Flujos de trabajo de registro personalizados: Flujos basados en botones con campos personalizados para diferentes tipos de visitantes (invitados, entrevistas, entregas, empleados).
- Documentos y firma electrónica: Recopile firmas para acuerdos de confidencialidad, exenciones y normas de seguridad con fechas de vencimiento para visitantes recurrentes.
- Impresión de tarjetas de identificación y fotos: Imprima insignias personalizadas con el nombre del visitante, su foto, el nombre del anfitrión, el nombre de la empresa, la fecha de la visita, etc.
- Check-in sin contacto: Los visitantes pueden escanear un código QR para registrarse desde su propio dispositivo.
- Preinscripción: Los anfitriones pueden registrar a los huéspedes con antelación para agilizar el check-in.
- PIN de los empleados: El personal puede registrar su entrada y salida con PIN personales para realizar un seguimiento básico de su presencia.
- Notificaciones: Envía alertas a administradores específicos, permite a los equipos de contratación reclamar candidatos para entrevistas y transmite mensajes de evacuación.
- Registro de visitantes en tiempo real: Vea quién está en el sitio y exporte informes para auditorías.
💡 Característica destacada: El sistema de mensajería bidireccional de The Receptionist. Cuando un visitante se registra, su anfitrión puede responder directamente desde su teléfono, y la respuesta aparece en la pantalla del quiosco. De esta forma, el visitante sabe qué hacer a continuación, lo que reduce la confusión en el vestíbulo y los tiempos de espera.
¿Cuánto cuesta The Receptionist?
La empresa «The Receptionist» solía cobrar por sede, y el coste aumentaba en función del número de contactos de los empleados (anfitriones).
Desde que se unió a Sign In Solutions, los precios están empezando a cambiar.
Los nuevos planes están empezando a adaptarse a la misma estructura que utiliza la aplicación Sign In y SwipedOn:
- Tarifa básica: 630 $ por sitio web al año
- Versión mejorada: 1260 $ por sitio al año
- Tarifa Pro: 1.890 $ por sitio web al año
En estos momentos, parece que ambos modelos de precios coexisten. Algunos equipos siguen utilizando el antiguo modelo de precios «por empleado», mientras que los clientes más recientes pueden ver la estructura actualizada.
Lo mejor de The Receptionist
🟢 Experiencia fluida con el iPad. Todo el proceso de registro es fluido y fácil de entender tanto para los visitantes como para los administradores. También se puede agilizar con el registro previo y el escaneo del código QR en la pantalla.
🟢 La mensajería bidireccional funciona bien. Los anfitriones aprecian poder responder a las alertas de registro desde su teléfono. Reduce las idas y venidas, lo que hace que todo el proceso sea más rápido y menos confuso.
🟢 Fácil de configurar con un servicio de atención al cliente muy receptivo. Los usuarios elogian constantemente lo sencilla que es la configuración. El servicio de atención al cliente también recibe comentarios positivos por ser útil durante la incorporación y por su capacidad de respuesta cuando surgen problemas (tanto es así que los usuarios nombran a los miembros del equipo de atención al cliente que les han ayudado).
🟢 Sólidas funciones de cumplimiento normativo. La recopilación de firmas electrónicas con fechas de caducidad, la captura de fotografías, la impresión de tarjetas de identificación y los registros de visitantes exportables cubren la mayoría de los requisitos de auditoría a un precio asequible.
Por qué podrías considerar alternativas a The Receptionist
🔴 Solo iPad. Los críticos señalan que, además de no poder utilizar sus dispositivos Android o Windows, los iPad también suelen ser más caros.
🔴 El SSO es un complemento de pago. Para las empresas medianas y grandes, pagar por separado por el inicio de sesión único resulta innecesario cuando se considera una función estándar del sector.
🔴 El control de acceso requiere un trabajo personalizado. No hay integraciones nativas con los sistemas de acceso a puertas más populares. Necesitarás webhooks o su OpenAPI (es decir, recursos y costes de TI adicionales).
🔴 Límites de personalización. Varios críticos mencionaron que la plataforma ofrece menos personalización de lo que esperaban. Un usuario de Software Advice explicó que ciertos tipos de botones limitan lo que puede hacer el back office, como reclamar visitantes, lo que a veces obliga a varias personas a gestionar el mismo registro.
💡 Conclusión: The Receptionist es un sistema de gestión de visitantes sólido y sencillo. Sin embargo, ya no evoluciona como un producto totalmente independiente. Poco a poco se está convirtiendo en parte de una plataforma más amplia junto con Sign In App y SwipedOn, y los precios y el posicionamiento están empezando a orientarse en esa dirección.
Si tu equipo utiliza dispositivos que no son de Apple, desea que se incluya el inicio de sesión único (SSO) sin coste adicional, necesita más opciones de personalización o integraciones de control de acceso directo sin tener que desarrollar una API a medida, es posible que The Receptionist no sea suficiente.
Por suerte, conocemos algunas alternativas a Receptionist para iPad.
¿Cuál es la mejor alternativa a The Receptionist?
Para la mayoría de equipos y oficinas medianos y grandes, Archie es la mejor alternativa a The Receptionist para iPad.
Ofrece las mismas ventajas que The Receptionist, como registros intuitivos, flujos de trabajo personalizados, tarjetas de identificación, firma electrónica y notificaciones. Además, soluciona algunas de sus principales limitaciones, como la compatibilidad entre plataformas (iPad y Android), SSO y SCIM incluidos en el nivel Pro, e integraciones de control de acceso nativas.
La alternativa de recepcionista n.º 1: Archie
Archie es una plataforma de gestión del lugar de trabajo que combina la gestión de visitantes con reserva de puestos de trabajo, sala y el análisis del lugar de trabajo. Así, en lugar de tener que utilizar herramientas independientes, dispones de un sistema unificado para empleados, administradores y visitantes.
Sin embargo, para compararlo con The Receptionist de forma justa, centrémonos solo en el aspecto del VMS.
El módulo de gestión de visitantes cubre todas las funciones esenciales. Dispondrá de flujos de registro personalizados, registro sin contacto, firmas electrónicas, impresión de tarjetas de identificación, notificaciones al anfitrión y registros de visitantes en tiempo real.
Luego están los extras, como integraciones más profundas integraciones para el control de acceso, SSO y SCIM en el plan Pro, y una interfaz general más limpia, lo que lo hace ideal para empresas medianas y grandes.
Lo que obtienes con Archie Visitors
- Quioscos multiplataforma: Funciona en iPad y tabletas Android, sin necesidad de hardware especial.
- Flujos de trabajo de registro personalizados: flujos altamente automatizados que se pueden configurar para diferentes tipos de visitantes con campos personalizados.
- Firmas electrónicas y almacenamiento de documentos: recopile firmas para acuerdos de confidencialidad y documentos de cumplimiento normativo con almacenamiento seguro.
- Impresión de tarjetas de identificación y fotos: Plantillas de tarjetas con fotos de los visitantes, así como tarjetas con fecha de caducidad para los visitantes que regresan.
- Notificaciones del anfitrión: alertas por correo electrónico, SMS, Slack y Teams.
- Preinscripción y registro con código QR: Check-in rápido para huéspedes preinscritos mediante código QR.
- Integraciones de control de acceso directo: conexiones nativas con Kisi, Salto, Tapkey y Brivo, lo que reduce sus costes de TI.
- SSO y SCIM: El inicio de sesión único y la sincronización de directorios se incluyen en el nivel Pro, lo que añade una capa adicional de seguridad.
- Análisis del lugar de trabajo: Informes de utilización de visitantes, escritorios y salas.
- Notificaciones de emergencia: Difunda alertas a todas las personas que se encuentren en las instalaciones en caso de emergencia.
¿Cuánto Archie Visitors ?
Los precios de la gestión de visitantes de Archie es por oficina, no por usuario o por visitante. Todos los planes incluyen registros ilimitados, y los precios son los siguientes:
- Starter: 109 $ al mes por oficina
- Pro: 185 $ al mes por oficina (incluye SSO y SCIM)
- Empresa: Precios personalizados
reserva de puestos de trabajo reserva sala están disponibles como módulos adicionales. También hay una versión de prueba gratuita, y puedes solicitar una demostración para que tu equipo empiece a utilizar Archie.
¿Para quién es Archie Visitors ?
Archie es ideal para oficinas medianas y grandes que desean gestionar las visitas dentro de una plataforma de trabajo más amplia.
Con las tabletas iPad y Android como opciones, podrás disfrutar de la flexibilidad que necesitas para cada una de tus oficinas. Además, Archie te ofrece lo que necesitas si esperas SSO y SCIM sin cargos adicionales y deseas integraciones de control de acceso directo sin trabajo de API personalizado (aunque también hay disponible una API abierta si es necesario).
La plataforma es ideal para organizaciones con múltiples ubicaciones que desean una administración centralizada y un mejor valor a gran escala. Además, si tu equipo prefiere un único sistema unificado en lugar de gestionar herramientas separadas para visitantes, escritorios y salas, Archie es una de las mejores opciones disponibles.
Archie Visitors
Archie no ofrece mensajería bidireccional, en la que las respuestas del anfitrión aparecen directamente en la pantalla del quiosco, que es la característica más destacada de The Receptionist. Si ese flujo de trabajo específico es fundamental para las operaciones de su vestíbulo, The Receptionist puede ser una mejor opción.
La plataforma también puede ser más de lo necesario para oficinas muy pequeñas que solo desean un sencillo quiosco para visitantes.
Cómo se compara Archie con The Receptionist
Ambas plataformas gestionan bien el flujo de trabajo básico de gestión de visitantes. Tanto si eliges Archie como The Receptionist, obtendrás flujos de registro personalizados, firmas electrónicas, impresión de tarjetas de identificación, captura de fotos, notificaciones al anfitrión y registros de visitantes en tiempo real. Ambas ofrecen opciones de prerregistro y registro sin contacto, y ambas tienen buena reputación en cuanto a fiabilidad y asistencia técnica.
The Receptionist destaca por su mensajería bidireccional y es la opción ideal para oficinas pequeñas que desean tener todo desbloqueado desde el primer día. Archie es una mejor opción en general si no desea estar limitado al hardware de Apple, necesita SSO y SCIM, o desea integraciones directas con sistemas de control de acceso.
La alternativa n.º 2 para la recepción: Greetly
Greetly es un sistema de gestión de visitantes diseñado para equipos que dan mucha importancia a la experiencia en recepción. Mientras que algunas herramientas se centran principalmente en el cumplimiento normativo o la seguridad, Greetly se centra más en la personalización, la imagen de marca y en lograr que el proceso de registro resulte impecable desde el momento en que el visitante entra por la puerta.
Es compatible tanto con el iPad como con las tabletas Android, lo que ya lo hace más flexible que The Receptionist para los equipos que no quieren verse limitados al hardware de Apple.
Lo que obtienes con Greetly
- Flujos de registro altamente personalizables: crea diferentes flujos para distintos tipos de visitantes, con una imagen de marca, colores, preguntas y pantallas de bienvenida personalizados.
- Registro sin contacto: los visitantes pueden escanear un código QR y registrarse desde su propio teléfono, en lugar de utilizar directamente la tableta.
- Impresión de tarjetas de identificación y fotos: Imprime tarjetas de identificación para visitantes con nombres, fotos, datos de la empresa y otros campos personalizados.
- Firma de documentos: Recoge las firmas de los acuerdos de confidencialidad, las exenciones de responsabilidad, las políticas y otros documentos legales o de cumplimiento normativo durante el registro.
- Notificaciones del administrador: envía alertas por correo electrónico, SMS, Slack, Microsoft Teams, Google Chat e incluso mediante llamada telefónica, lo que supone una de las gamas de notificaciones más amplias de esta categoría.
- Cierre de sesión automático y recordatorios: Mantén los registros de visitantes más ordenados cerrando automáticamente la sesión de los visitantes tras un tiempo determinado o enviando recordatorios.
- Sincronización de directorios e integraciones: es compatible con herramientas como Active Directory y Azure AD para la sincronización de empleados, además de otras integraciones según el plan.
¿Cuánto cuesta Greetly?
Greetly ofrece una estructura de precios bastante sencilla en comparación con muchas otras herramientas de gestión de visitantes.
- Essential: 99 $ al mes; incluye las funciones básicas que necesitan la mayoría de los equipos, como usuarios ilimitados, registros ilimitados, registro sin contacto y notificaciones multicanal.
- Plan Pro: 159 $ al mes; incluye funciones más avanzadas, como la impresión de tarjetas de identificación, mensajes de texto bidireccionales entre anfitriones y visitantes, automatización de mensajes para visitantes y verificación de identidad.
¿Para quién es ideal Greetly?
Greetly es la mejor opción para los equipos que desean que la experiencia en recepción refleje mejor su imagen de marca, sea más flexible y se adapte a los distintos tipos de visitantes.Si tu equipo quiere tener más control sobre el diseño del proceso de registro, o si quieres que los visitantes vean algo que transmita la esencia de tu empresa en lugar de una aplicación de registro genérica, Greetly lo hace realmente bien.
También es una buena opción para los equipos que buscan compatibilidad con Android y una experiencia de sala de espera más personalizable sin tener que recurrir a una herramienta empresarial más compleja.
Limitaciones de Greetly
Greetly destaca por su gran capacidad de personalización, pero no está pensado para todo tipo de entornos de trabajo.
Por sí solo, no incluye reserva de puestos de trabajo reserva otras funciones más amplias de gestión del lugar de trabajo. Por lo tanto, si quieres un único sistema para gestionar visitantes, puestos de trabajo y salas, necesitarás otra herramienta que lo complemente.
Y aunque los precios son más fáciles de entender que los de algunos competidores, algunas de las funciones más avanzadas siguen estando reservadas para los planes superiores.
Cómo se compara con The Receptionist
Tanto Greetly como The Receptionist se centran en la gestión de visitantes, más que en las operaciones generales del lugar de trabajo. Ambas plataformas cubren los aspectos básicos del sistema de gestión de visitantes (VMS), como el registro de entrada, las tarjetas de identificación, la firma de documentos, las notificaciones y los registros de visitantes.
La gran diferencia es la flexibilidad.
La aplicación «The Receptionist» es más sencilla y tiene un acabado impecable, sobre todo en el iPad, y su sistema de mensajería bidireccional sigue siendo una de las funciones de recepción más destacadas de su categoría.
Por otro lado, Greetly te ofrece más sala personalizar la experiencia de registro y es compatible tanto con Android como con iPad. Esto lo convierte en la opción ideal para equipos que desean un mayor control sobre su imagen de marca o más libertad a la hora de configurar su hardware.
La alternativa a Receptionist n.º 3: Lobbytrack
Lobbytrack es un sistema de gestión de visitantes diseñado para organizaciones con estrictos requisitos de seguridad y cumplimiento normativo. Es compatible con quioscos iOS, Android y Windows, con aplicaciones independientes para la recepción, los empleados y los guardias de seguridad.
Lobbytrack tiene muchas funciones además de las básicas de registro. El escaneo de identificaciones, la revisión de listas de vigilancia, la gestión de colas y las herramientas de evacuación lo convierten en una opción ideal para instalaciones de fabricación, oficinas gubernamentales y cualquier organización en la que los flujos de trabajo de seguridad sean fundamentales.
Lo que obtienes con Lobbytrack
- Compatibilidad con múltiples plataformas: quioscos iOS, Android y Windows, lo que ofrece una gran flexibilidad de hardware.
- Aplicaciones basadas en funciones: aplicaciones independientes para recepción, empleados y guardias de seguridad.
- Escaneo de documentos de identidad: Escanee los permisos de conducir y los pasaportes para verificar la identidad, lo que añade una seguridad adicional cuando hay conductores y contratistas que acuden regularmente.
- Filtrado de listas de vigilancia: Compruebe los visitantes con listas de vigilancia internas o externas para mayor seguridad.
- Impresión de tarjetas de identificación: Insignias personalizadas con fotos y datos de los visitantes.
- Firma de documentos: Firmas electrónicas para acuerdos de confidencialidad y documentos de cumplimiento normativo.
- Notificaciones del anfitrión: Alertas por correo electrónico, SMS y aplicaciones.
- Gestión de colas: Gestione el flujo de visitantes en vestíbulos concurridos para mantener todo organizado.
- Herramientas de evacuación: Funciones de reunión y recuento de personas en caso de emergencia.
- Preinscripción: Registre a los huéspedes con antelación para agilizar el proceso de registro.
- Informes y análisis: Registros detallados de visitantes e informes de cumplimiento.
¿Cuánto cuesta Lobbytrack?
Lobbytrack ofrece precios por niveles basados en las características y la escala. Todos los planes tienen hosts ilimitados e incluyen los elementos esenciales de VMS:
- Starter: Gratis (funciones limitadas, 1 ubicación)
- Básico: 50 $ al mes por ubicación
- Profesional: 100 $ al mes por ubicación
- Empresa: Precios personalizados
Las funciones avanzadas, como el escaneo de documentos de identidad, las listas de vigilancia y las herramientas de evacuación, están disponibles en los niveles superiores.
¿Para quién es ideal Lobbytrack?
Lobbytrack es la mejor opción si necesita algo más que un simple registro de visitantes. Sus funciones son adecuadas para plantas de fabricación, instalaciones gubernamentales, organizaciones sanitarias o cualquier lugar de trabajo en el que sea esencial la verificación de identidad, la comprobación de listas de vigilancia y las herramientas de emergencia.
La compatibilidad con múltiples plataformas (incluido Windows) y las aplicaciones basadas en roles lo hacen flexible, lo que permite configuraciones de recepción complejas con múltiples puntos de entrada y personal de seguridad. Las funciones de evacuación y gestión de colas son extras interesantes que no siempre se encuentran en los VMS.
Limitaciones de Lobbytrack
Una de las principales cosas que los críticos tienen que decir sobre Lobbytrack es que su interfaz no es tan pulida ni intuitiva como la de algunos competidores. La configuración también puede resultar más compleja, especialmente en el caso de las funciones avanzadas. El nivel gratuito es muy limitado y resulta útil principalmente como demostración.
Además, algunas funciones avanzadas requieren planes de nivel superior, por lo que los costes pueden aumentar en función de lo que necesites. La atención al cliente recibe opiniones dispares en comparación con los competidores de Lobbytrack.
Cómo se compara con The Receptionist
Receptionist y Lobbytrack gestionan las funciones básicas de gestión de visitantes: registros, tarjetas de identificación, firmas electrónicas, notificaciones y registros de visitantes . Además, ambos se centran en la gestión de visitantes, en lugar de en funciones más amplias del lugar de trabajo.
Lobbytrack es compatible con quioscos Windows y Android, además de iOS, en comparación con los iPad. Sus características de seguridad lo hacen destacar entre los equipos que dan mucha importancia a la seguridad. Las aplicaciones basadas en roles para recepción, empleados y guardias permiten flujos de trabajo más complejos.
The Receptionist ofrece una experiencia más refinada tanto para los visitantes como para el personal administrativo. Funciones como la mensajería bidireccional le dan un toque más moderno. Además, todas las funciones están incluidas en todos los niveles. Para las organizaciones que no necesitan las funciones de alta seguridad de Lobbytrack, The Receptionist puede ofrecer una mejor experiencia diaria.
La alternativa de recepcionista n.º 4: Envoy
Envoy no necesita presentación, ya que es uno de los sistemas de gestión de visitantes más conocidos del sector. Es conocido por su excelente y refinada experiencia en el vestíbulo y su gran número de integraciones nativas. Los niveles superiores ofrecen funciones de seguridad avanzadas, como escaneo de identificaciones, control de personas restringidas y provisión de Wi-Fi.
La plataforma comenzó como una herramienta de gestión de visitantes y se ha ampliado para incluir reserva de puestos de trabajo, sala y el análisis del lugar de trabajo. Para que la comparación sea imparcial, solo analizaremos el VMS.
Lo que obtienes con Envoy Visitors
- Experiencia iPad pulida: Interfaz de registro limpia y profesional.
- Flujos de inicio de sesión personalizados: diferentes flujos de trabajo para visitantes, empleados y contratistas.
- Impresión de tarjetas de identificación y fotos: Insignias personalizadas con los datos de los visitantes.
- Notificaciones del anfitrión: Correo electrónico, SMS, Slack, alertas de Teams.
- Preinscripción: Invite a los invitados con antelación para agilizar el registro.
- Firma de documentos: Firmas electrónicas para acuerdos de confidencialidad y documentos de cumplimiento normativo.
- Gran mercado de integración: más de 100 integraciones con sistemas de RR. HH., TI, seguridad y control de acceso, para que no tengas que utilizar recursos de TI adicionales.
- Análisis e informes: Información detallada sobre los visitantes y el lugar de trabajo.
¿Cuánto cuesta Envoy Vistors?
Envoy utiliza precios por ubicación para los visitantes, y todos los planes incluyen visitantes ilimitados y notificaciones al anfitrión:
- Básico: Gratis (funciones limitadas)
- Premium: 4345 $ al año por ubicación
- Empresa: Precios personalizados
La mayoría de las funciones avanzadas están restringidas a los planes Premium y Enterprise, y todos los planes se facturan anualmente.
¿Para quién es ideal Envoy Visitors?
Envoy es ideal para organizaciones medianas y grandes que desean un VMS sofisticado con una interfaz de usuario excelente, integraciones profundas y opciones de seguridad avanzadas. Es la mejor opción para usted si su empresa desea una experiencia moderna en el vestíbulo, necesita conectar la gestión de visitantes de forma nativa con otros sistemas y está dispuesta a pagar un precio superior por funciones avanzadas.
El ecosistema de integración y el proceso de registro son sus principales puntos fuertes. Envoy se conecta con más de 100 herramientas, lo que lo convierte en una buena opción para empresas con pilas tecnológicas complejas y agiliza el proceso de registro cuando se reciben muchos visitantes cada mes.
Limitaciones para los visitantes enviados
Los precios de Envoy pueden acumularse rápidamente, lo cual es una de las principales razones por las que la gente busca alternativas a Envoy. Muchas de las funciones más populares (escaneo de identificaciones, comprobación de personas restringidas, provisión de Wi-Fi e integraciones de control de acceso) solo están disponibles en el nivel Premium o requieren precios personalizados. Es uno de los sistemas de gestión de visitantes más caros del mercado.
Además, Envoy Visitors solo está disponible para iPad, lo que limita la flexibilidad del hardware. El plan gratuito es muy limitado y es mejor considerarlo como una demostración antes de comprometerse con un plan completo.
Cómo se compara con The Receptionist
Receptionist y Envoy Visitors ofrecen una experiencia iPad muy cuidada. Ambos cuentan con todas las funciones básicas de gestión de visitantes, como flujos de trabajo personalizados, tarjetas de identificación, firmas electrónicas, notificaciones y registros de visitantes.
Envoy ofrece funciones de seguridad mucho más avanzadas en los niveles premium. Además, el mercado de integración es mucho más amplio (más de 100 aplicaciones frente al conjunto más limitado de The Receptionist).
Por otro lado, los precios de The Receptionist son más transparentes y asequibles, con todas las funciones incluidas en todos los niveles, mientras que Envoy reserva las funciones principales para la versión Premium. The Receptionist es más fácil de configurar y utilizar, sin la complejidad de las soluciones empresariales.
Otras alternativas a The Receptionist
Si ninguna de las opciones anteriores se ajusta a sus necesidades, aquí tiene otros sistemas de gestión de visitantes que vale la pena considerar:
- Greetly: Personalizable y asequible, compatible con iPad y Android, ideal para pequeñas empresas.
- Eptura Visitor: Ideal para organizaciones globales con estrictas necesidades de cumplimiento normativo y administración centralizada de múltiples sitios.
- VisitorOS (antes iLobby): Ideal para sitios con altos requisitos de seguridad que buscan un paquete de hardware y software listo para implementar.
- Visitly: Opción económica con funciones básicas y una estructura de precios sencilla.
- Honeywell Sine: Ideal para operaciones con múltiples sedes que necesitan un sistema de registro móvil sólido, flujos de contratistas y geovallas.
- Vizitor: Ideal para equipos preocupados por los costes que desean un registro sin contacto mediante QR e integraciones básicas.
¿Qué alternativa a The Receptionist deberías elegir?
Hay bastantes alternativas a The Receptionist que se pueden tener en cuenta. Y, aunque hemos hablado de algunas de ellas, todavía hay muchas soluciones de gestión de visitantes que podrían adaptarse mejor a su negocio. Para elegir la que mejor se adapte a sus necesidades, tenga en cuenta lo siguiente:
✅ Flexibilidad de hardware. Decida si solo le sirve un iPad o si necesita quioscos Android o Windows. Todavía hay algunas alternativas de recepcionista que le obligan a utilizar hardware de Apple (como The Receptionist o Envoy), mientras que otras, como Archie, le ofrecen más opciones de sistema operativo.
✅ Seguridad y cumplimiento. Determine cuánta seguridad necesita realmente. ¿Es suficiente con un registro básico y una tarjeta de identificación, o necesita escaneo de documentos de identidad, listas de vigilancia, aprobaciones, normas de retención de datos y registros listos para auditorías?
✅ Profundidad del flujo de trabajo. Comprueba lo fácil que es personalizar el inicio de sesión para diferentes tipos de visitantes, añadir preguntas personalizadas, recopilar firmas electrónicas y establecer reglas de aprobación.
✅ Integraciones. Busca integración nativa de control de acceso, SSO/SCIM, aplicaciones de comunicación como Slack o Teams, calendarios, Wi-Fi y API o webhooks para crear flujos personalizados.
✅ Coste total. Calcule el precio de toda la configuración: tabletas, impresoras de tarjetas, complementos y funciones que pueden estar en niveles superiores o tratarse como complementos, como el inicio de sesión único (SSO) o el control de acceso. The Receptionist cobra un suplemento por el SSO, así que asegúrese de tenerlo en cuenta al comparar.
✅ Experiencia de administración. Prueba el panel de control. Comprueba cuántos clics requieren las tareas habituales y si las funciones de recepción, seguridad y administración del sitio son sencillas.
✅ Análisis e informes. Deberías poder obtener una vista en tiempo real de «quién está en el sitio», listas de evacuación, tendencias, exportaciones e informes programados sin tener que pasar por mil complicaciones.
✅ Fiabilidad y asistencia. Comprueba el tiempo de actividad, el horario de asistencia y los tiempos de respuesta. Las reseñas recientes son excelentes para detectar la calidad real de la asistencia.
✅ Escalabilidad. Asegúrate de que las licencias, el rendimiento y los controles administrativos sigan funcionando sin problemas a medida que aumenta el volumen de visitantes y se incorporan nuevas ubicaciones.
✅ Funcionalidades más allá de la gestión de visitantes. Piensa si también necesitas reserva de puestos de trabajo, sala o análisis del lugar de trabajo. Algunas plataformas incluyen todo esto, lo que simplifica tu infraestructura tecnológica y reduce los costes.
Seleccione dos o tres opciones y programe demostraciones. Preinscriba a un invitado, imprima una tarjeta de identificación, active una aprobación y exporte un informe. Elija la opción más rápida para los visitantes y más fácil para su equipo.
Por qué Archie suele ser la mejor elección en todos los aspectos
- Flexibilidad multiplataforma. Archie funciona en iPad y Android, por lo que no estás limitado al hardware de Apple.
- SSO y SCIM están incluidos. A diferencia de The Receptionist, Archie incluye el inicio de sesión único y la sincronización de directorios en el nivel Pro sin cargos adicionales. Eso es una gran ventaja para los equipos de TI y seguridad que esperan SSO como base.
- Seguridad sólida sin complementos adicionales. Obtendrá flujos personalizados, firmas electrónicas y gestión de documentos integrada para acuerdos de confidencialidad y políticas, así como integraciones de control de acceso nativas con Kisi, Salto, Tapkey y Brivo. No tendrá que recurrir al departamento de TI para realizar ningún trabajo de API personalizado.
- Una plataforma, menos fricciones. Archie cubre visitantes, escritorios, salas e informes de ocupación en un solo producto, por lo que evitas combinar herramientas.
- Precios predecibles y rápida implementación. Los planes son modulares y por ubicación, con visitantes ilimitados, por lo que la elaboración del presupuesto es sencilla.
- Fácil de administrar a gran escala. Una interfaz de usuario limpia y flujos de trabajo automatizados para los visitantes reducen el esfuerzo del personal de recepción. La administración centralizada facilita la gestión de múltiples ubicaciones.
Comparaciones rápidas
- Archie vs The Receptionist: Ambos gestionan bien las funciones básicas de gestión de visitantes, pero Archie soluciona las principales limitaciones de The Receptionist: compatibilidad multiplataforma, SSO incluido e integraciones nativas de control de acceso. The Receptionist gana en mensajería bidireccional en quioscos.
- Archie vs Greetly: Greetly es una excelente opción si tu prioridad es contar con una experiencia de recepción personalizada y adaptada a tu marca. Te ofrece un mayor control sobre el aspecto y el funcionamiento de los procesos de registro. Archie es la mejor opción si necesitas algo más que el simple registro de visitantes, ya que ofrece integraciones más sólidas, SSO y SCIM, control de acceso, análisis de datos y la posibilidad de ampliar el sistema a la recepción y sala reserva.
- Archie vs Lobbytrack: Lobbytrack es ideal para flujos de trabajo con altos requisitos de seguridad, ya que cuenta con escáneres de identificación, listas de vigilancia y aplicaciones de seguridad. Archie unifica visitantes, mostradores y salas en una única suite e incluye gestión de documentos nativa, sin necesidad de dividir las tareas entre varias aplicaciones.
- Archie vs Envoy: Envoy es una aplicación muy cuidada, con un enorme mercado de integración, pero su precio se dispara rápidamente, solo está disponible para iPad y las funciones más importantes están restringidas a los niveles premium. Archie ofrece una gran seguridad y automatizaciones en iPad y Android con un coste total más equilibrado.
Fuentes
- Las páginas de características y precios de Receptionist
- Vídeos de demostración
- Perfiles de G2 y Capterra
- Investigación de productos de Archie