- Ce que vous apprendrez
- Les points forts de « The Receptionist » et ses éventuelles limites
- Comment fonctionnent sa tarification et sa configuration réservée à l'iPad
- Comparaison avec des solutions alternatives telles qu'Archie, Greetly, Lobbytrack et Envoy
- Pourquoi Archie est généralement la meilleure alternative à The Receptionist
The Receptionist pour iPad est un excellent logiciel de gestion des visiteurs (VMS) destiné aux petites et moyennes équipes, qui offre une fonctionnalité de messagerie bidirectionnelle performante et une tarification transparente. Il fait désormais partie de Sign In Solutions, la société à l'origine de Sign In App, ce qui signifie que son orientation à long terme devrait s'inscrire davantage dans le cadre d'une plateforme plus large dédiée à la gestion des visiteurs et des espaces de travail.
Pour l'instant, toutefois, si vous avez besoin de bornes Android ou Web, si vous souhaitez bénéficier de l'authentification unique (SSO) sans frais supplémentaires, ou si vous recherchez des intégrations directes de contrôle d'accès sans avoir à développer d'API sur mesure, pensez à des alternatives à The Receptionist telles qu'Archie.
Qu'est-ce que The Receptionist ?
The Receptionist est un système de gestion des visiteurs conçu pour fonctionner sur les iPad de votre hall d'accueil. Les visiteurs s'enregistrent sur la tablette, se font prendre en photo, reçoivent un badge imprimé et déclenchent une alerte instantanée à leur hôte par SMS, e-mail, Slack ou Microsoft Teams.
💡 À noter : The Receptionist a récemment été racheté par Sign In App. À terme, la plateforme devrait s'aligner davantage sur les autres outils du même groupe, tels que Sign In App et SwipedOn. Cela concerne à la fois les fonctionnalités et la tarification. Pour l'instant, cependant, The Receptionist fonctionne toujours comme une borne d'accueil pour visiteurs autonome sur iPad ; concentrons-nous donc sur ce qu'elle offre aujourd'hui.
Ce que vous obtenez avec The Receptionist pour iPad
- Workflows d'enregistrement personnalisés: flux basés sur des boutons avec des champs personnalisés pour différents types de visiteurs (invités, entretiens, livraisons, employés).
- Documents et signature électronique: recueillez les signatures pour les accords de confidentialité, les décharges et les règles de sécurité avec des dates d'expiration pour les visiteurs qui reviennent.
- Impression de badges et photos: imprimez des badges personnalisés avec le nom du visiteur, sa photo, le nom de son hôte, le nom de l'entreprise, la date de la visite, etc.
- Enregistrement sans contact: Les visiteurs peuvent scanner un code QR pour s'enregistrer depuis leur propre appareil.
- Pré-enregistrement: Les hôtes peuvent enregistrer leurs invités à l'avance afin d'accélérer leur enregistrement.
- Codes PIN des employés: Le personnel peut pointer à l'arrivée et au départ à l'aide de codes PIN personnels pour un suivi de présence de base.
- Notifications: envoyez des alertes à des administrateurs spécifiques, permettez aux équipes de recrutement de sélectionner des candidats pour des entretiens, diffusez des messages d'évacuation.
- Journal des visiteurs en temps réel: voyez qui est sur le site et exportez des rapports pour les audits.
💡 Fonctionnalité phare: la messagerie bidirectionnelle de The Receptionist. Lorsqu'un visiteur s'enregistre, son hôte peut lui répondre directement depuis son téléphone, et la réponse s'affiche sur l'écran du kiosque. Ainsi, le visiteur sait quoi faire ensuite, ce qui réduit la confusion dans le hall d'accueil et les temps d'attente.
Combien coûte The Receptionist ?
Auparavant, la réceptionniste facturait à l'emplacement, le coût augmentant en fonction du nombre de contacts employés (hôtes).
Depuis que vous vous êtes inscrit Sign In Solutions, les tarifs commencent à évoluer.
De nouveaux forfaits commencent à s'aligner sur la même structure que celle utilisée par l'application Sign In et SwipedOn:
- Forfait de base : 630 $ par site et par an
- Formule avancée : 1 260 $ par site et par an
- Tarif Pro : 1 890 $ par site et par an
Pour l'instant, les deux modèles de tarification semblent coexister. Certaines équipes continuent d'utiliser l'ancienne formule de tarification « par employé », tandis que les nouveaux clients peuvent bénéficier de la nouvelle structure tarifaire.
Ce qui est génial avec The Receptionist
🟢 Une expérience iPad fluide. L'ensemble du processus d'enregistrement est fluide et facile à comprendre, tant pour les visiteurs que pour les administrateurs. Il peut également être accéléré grâce à la pré-inscription et à la lecture du code QR à l'écran.
🟢 La messagerie bidirectionnelle fonctionne bien. Les hôtes apprécient de pouvoir répondre aux alertes d'enregistrement depuis leur téléphone. Cela réduit les allers-retours, rendant l'ensemble du processus plus rapide et moins confus.
🟢 Facile à configurer avec un service client très réactif. Les critiques saluent unanimement la simplicité de la configuration. Le service client est également très apprécié pour son aide lors de l'intégration et sa réactivité en cas de problème (à tel point que les critiques citent les noms des membres de l'équipe qui les ont aidés).
🟢 Fonctionnalités de conformité solides. La collecte de signatures électroniques avec dates d'expiration, la capture de photos, l'impression de badges et les registres de visiteurs exportables couvrent la plupart des exigences d'audit à un prix abordable.
Pourquoi vous pourriez envisager des alternatives à The Receptionist
🔴 iPad uniquement. Les critiques soulignent que, en plus de ne pas pouvoir utiliser leurs appareils Android ou Windows, les iPad ont également tendance à être plus chers.
🔴 Le SSO est un module complémentaire payant. Pour les moyennes et grandes entreprises, payer séparément pour l'authentification unique semble inutile, car il s'agit d'une fonctionnalité standard dans le secteur.
🔴 Le contrôle d'accès nécessite un travail personnalisé. Aucune intégration native avec les systèmes d'accès aux portes courants. Vous aurez besoin de webhooks ou de leur OpenAPI (c'est-à-dire des ressources informatiques et des coûts supplémentaires).
🔴 Limites de personnalisation. Plusieurs évaluateurs ont mentionné que la plateforme offrait moins de possibilités de personnalisation qu'ils ne l'avaient espéré. Un utilisateur de Software Advice a expliqué que certains types de boutons limitaient les possibilités du back-office, comme la prise en charge des visiteurs, ce qui obligeait parfois plusieurs personnes à gérer le même enregistrement.
💡 En résumé: The Receptionist est un système de gestion des visiteurs performant et simple. Mais il n'évolue plus en tant que produit entièrement autonome. Il s'intègre progressivement à une plateforme plus large aux côtés de Sign In App et SwipedOn, et sa tarification ainsi que son positionnement commencent à évoluer dans ce sens.
Si votre équipe utilise des appareils autres que ceux d'Apple, souhaite bénéficier de l'authentification unique (SSO) sans frais supplémentaires, a besoin de plus de personnalisation ou d'intégrations directes pour le contrôle d'accès sans avoir à développer d'API sur mesure, The Receptionist pourrait ne pas suffire.
Heureusement, nous connaissons quelques alternatives à Receptionist pour iPad.
Quelle est la meilleure alternative à The Receptionist ?
Pour la plupart des équipes et des bureaux de taille moyenne à grande, Archie est la meilleure alternative à The Receptionist pour iPad.
Il offre les mêmes fonctionnalités que The Receptionist, telles que les enregistrements intuitifs, les flux de travail personnalisés, les badges, la signature électronique et les notifications. De plus, il pallie certaines de ses principales limites, telles que la prise en charge multiplateforme (iPad et Android), l'authentification unique (SSO) et le protocole SCIM inclus dans la version Pro, ainsi que les intégrations natives de contrôle d'accès.
La réceptionniste alternative n° 1 : Archie
Archie est une plateforme de gestion des espaces de travail qui combine la gestion des visiteurs avec réservation de bureaux, la réservation de salles et l'analyse des espaces de travail. Ainsi, au lieu d'utiliser plusieurs outils distincts, vous disposez d'un système unique pour les employés, les administrateurs et les visiteurs.
Pour comparer équitablement avec The Receptionist, concentrons-nous uniquement sur l'aspect VMS.
Le module de gestion des visiteurs couvre toutes les fonctionnalités essentielles. Vous bénéficiez de flux d'enregistrement personnalisés, d'un enregistrement sans contact, de signatures électroniques, de l'impression de badges, de notifications pour les hôtes et de registres de visiteurs en temps réel.
Il y a ensuite les extras, comme des intégrations plus approfondies intégrations pour le contrôle d'accès, le SSO et le SCIM dans le cadre du plan Pro, et une interface globalement plus épurée, qui en font un outil idéal pour les moyennes et grandes entreprises.
Ce que vous obtenez avec Archie Visitors
- Kiosques multiplateformes: fonctionne sur iPad et tablettes Android, sans nécessiter de matériel spécifique.
- Workflows d'enregistrement personnalisés: flux hautement automatisés pouvant être configurés pour différents types de visiteurs à l'aide de champs personnalisés.
- Signatures électroniques et stockage de documents: recueillez les signatures pour les accords de confidentialité et les documents de conformité grâce à un stockage sécurisé.
- Impression de badges et photos: modèles de badges avec photos des visiteurs, ainsi que badges à durée limitée pour les visiteurs réguliers.
- Notifications de l'hôte: alertes par e-mail, SMS, Slack et Teams.
- Pré-enregistrement et enregistrement QR: Enregistrement rapide pour les clients préenregistrés via un code QR.
- Intégrations de contrôle d'accès direct: connexions natives à Kisi, Salto, Tapkey et Brivo, réduisant vos coûts informatiques.
- SSO et SCIM: l'authentification unique et la synchronisation des répertoires sont incluses dans l'offre Pro, ajoutant ainsi un niveau de sécurité supplémentaire.
- Analyse du lieu de travail: rapports d'utilisation concernant les visiteurs, les bureaux et les salles.
- Notifications d'urgence: Diffusez des alertes à toutes les personnes présentes sur le site en cas d'urgence.
Combien Archie Visitors ?
Les tarifs d'Archie pour la gestion des visiteurs est calculée par bureau, et non par utilisateur ou par visiteur. Tous les forfaits comprennent un nombre illimité d'enregistrements, et les tarifs sont les suivants :
- Débutant: 109 $/mois par bureau
- Pro: 185 $/mois par bureau (inclut SSO et SCIM)
- Entreprise: Tarification personnalisée
réservation de bureaux réservation la planification des salles sont disponibles sous forme de modules supplémentaires. Une version d'essai gratuite est également proposée, et vous pouvez réserver une démonstration pour permettre à votre équipe de se familiariser avec Archie.
À qui Archie Visitors ?
Archie est idéal pour les bureaux de taille moyenne et grande qui souhaitent intégrer la gestion des visiteurs dans une plateforme de travail plus large.
Avec les tablettes iPad et Android en option, vous bénéficierez de la flexibilité dont vous avez besoin pour chacun de vos bureaux. De plus, Archie est là pour vous si vous souhaitez bénéficier des fonctionnalités SSO et SCIM sans frais supplémentaires et intégrer directement le contrôle d'accès sans avoir à personnaliser l'API (même si une API ouverte est également disponible si nécessaire).
La plateforme convient aux organisations disposant de plusieurs sites qui souhaitent centraliser leur administration et bénéficier d'un meilleur rapport qualité-prix à grande échelle. De plus, si votre équipe préfère un système unique et unifié plutôt que de gérer des outils distincts pour les visiteurs, les bureaux et les salles, Archie est l'une des meilleures options disponibles.
Archie Visitors
Archie n'offre pas de messagerie bidirectionnelle, où les réponses de l'hôte apparaissent directement sur l' écran du kiosque, ce qui est la fonctionnalité phare de The Receptionist. Si ce flux de travail spécifique est essentiel au fonctionnement de votre hall d'accueil, The Receptionist pourrait être plus adapté.
La plateforme peut également être plus que nécessaire pour les très petits bureaux qui souhaitent uniquement disposer d'une borne d'accueil simple pour les visiteurs.
Comparaison entre Archie et The Receptionist
Les deux plateformes gèrent efficacement le flux de travail principal lié à la gestion des visiteurs. Que vous choisissiez Archie ou The Receptionist, vous bénéficierez de flux d'enregistrement personnalisés, de signatures électroniques, d'impression de badges, de capture de photos, de notifications à l'hôte et de registres de visiteurs en temps réel. Les deux offrent des options de pré-enregistrement et d'enregistrement sans contact, et jouissent d'une bonne réputation en matière de fiabilité et d'assistance.
The Receptionist se distingue par sa messagerie bidirectionnelle et constitue le choix idéal pour les petits bureaux qui souhaitent disposer de toutes les fonctionnalités dès le premier jour. Archie est une meilleure option globale si vous ne souhaitez pas être lié au matériel Apple, si vous avez besoin de SSO et SCIM, ou si vous souhaitez une intégration directe avec des systèmes de contrôle d'accès.
Alternative n° 2 pour la réception : Greetly
Greetly est un système de gestion des visiteurs conçu pour les équipes qui accordent une grande importance à l'expérience vécue à l'accueil. Alors que certains outils se concentrent principalement sur la conformité ou la sécurité, Greetly met davantage l'accent sur la personnalisation, l'image de marque et la fluidité du processus d'enregistrement dès l'arrivée du visiteur.
Il prend en charge à la fois les iPad et les tablettes Android, ce qui le rend d'emblée plus polyvalent que The Receptionist pour les équipes qui ne souhaitent pas être liées au matériel Apple.
Ce que vous obtenez avec Greetly
- Processus d'enregistrement hautement personnalisables : créez différents processus adaptés à chaque type de visiteur, avec une image de marque, des couleurs, des questions et des écrans d'accueil personnalisés.
- Enregistrement sans contact : les visiteurs peuvent scanner un code QR et s'enregistrer depuis leur propre téléphone plutôt que d'utiliser directement la tablette.
- Impression de badges et photos : imprimez des badges visiteurs avec le nom, la photo, les coordonnées de l'entreprise et d'autres champs personnalisés.
- Signature de documents : recueillir les signatures pour les accords de confidentialité, les décharges, les politiques et autres documents juridiques ou de conformité lors de l'enregistrement.
- Notifications de l'hébergeur : envoyez des alertes par e-mail, SMS, Slack, Microsoft Teams, Google Chat et même par appel téléphonique, ce qui constitue l'une des gammes de notification les plus complètes de cette catégorie.
- Déconnexion automatique et rappels : assurez la clarté de vos registres de visiteurs en déconnectant automatiquement les visiteurs après un délai défini ou en leur envoyant des rappels.
- Synchronisation des annuaires et intégrations : prend en charge des outils tels qu'Active Directory et Azure AD pour la synchronisation des données relatives aux employés, ainsi que d'autres intégrations selon la formule choisie.
Combien coûte Greetly ?
La tarification de Greetly reste assez simple par rapport à celle de nombreux autres outils de gestion des visiteurs.
- Essential : 99 $ par mois, couvre les fonctionnalités de base dont la plupart des équipes ont besoin, notamment un nombre illimité d'utilisateurs, un nombre illimité d'enregistrements, une connexion sans contact et des notifications multicanaux.
- Formule Pro : 159 $/mois, comprend des fonctionnalités plus avancées telles que l'impression de badges, l'échange de SMS entre les hôtes et les visiteurs, la mise en place de messages automatisés pour les visiteurs et la vérification d'identité.
À qui s'adresse Greetly ?
Greetly est la solution idéale pour les équipes qui souhaitent offrir une expérience d'accueil plus personnalisée, plus flexible et mieux adaptée aux différents types de visiteurs.Si votre équipe souhaite avoir davantage de contrôle sur la conception du processus d'enregistrement, ou si vous souhaitez que vos visiteurs aient l'impression d'être accueillis par votre entreprise plutôt que par une simple application d'enregistrement générique, Greetly répond parfaitement à ces attentes.
C'est également une bonne option pour les équipes qui souhaitent bénéficier d'une prise en charge d'Android et d'une expérience de lobby plus personnalisable sans pour autant se lancer dans un outil d'entreprise plus lourd.
Limites de Greetly
Greetly offre de nombreuses possibilités de personnalisation, mais n'est pas adapté à tous les types d'environnements de travail.
Il ne propose pas en soi de fonctionnalités réservation de bureaux réservation de gestion globale des espaces de travail. Ainsi, si vous souhaitez disposer d'un système unique pour gérer les visiteurs, les bureaux et les salles, vous devrez tout de même utiliser un autre outil en complément.
Et même si la tarification est plus facile à comprendre que celle de certains concurrents, certaines fonctionnalités plus avancées restent réservées aux formules supérieures.
Comparaison avec The Receptionist
Greetly et The Receptionist se concentrent tous deux sur la gestion des visiteurs plutôt que sur l'ensemble des opérations liées au lieu de travail. Ils couvrent tous deux les fonctionnalités essentielles d'un système de gestion des visiteurs (VMS), telles que l'enregistrement, les badges, la signature de documents, les notifications et les registres de visiteurs.
La grande différence, c'est la flexibilité.
L'application Receptionist est plus simple et très aboutie, notamment sur iPad, et sa fonctionnalité de messagerie bidirectionnelle reste l'une des caractéristiques les plus remarquables des applications de réception de cette catégorie.
Greetly, quant à lui, offre davantage de possibilités de personnalisation de l'expérience d'enregistrement et prend en charge à la fois Android et l'iPad. Il convient donc mieux aux équipes qui souhaitent avoir plus de contrôle sur leur image de marque ou plus de liberté dans le choix de leur matériel.
Alternative n° 3 à la réceptionniste : Lobbytrack
Lobbytrack est un système de gestion des visiteurs conçu pour les organisations soumises à des exigences strictes en matière de sécurité et de conformité. Il prend en charge les bornes iOS, Android et Windows avec des applications distinctes pour la réception, les employés et les agents de sécurité.
Lobbytrack offre de nombreuses fonctionnalités en plus des fonctions de base d'enregistrement. La numérisation des pièces d'identité, le filtrage des listes de surveillance, la gestion des files d'attente et les outils d'évacuation en font un choix idéal pour les sites de production, les administrations publiques et toute organisation où les procédures de sécurité sont essentielles.
Ce que vous obtenez avec Lobbytrack
- Prise en charge multi-plateforme: kiosques iOS, Android et Windows, offrant une grande flexibilité matérielle.
- Applications basées sur les rôles: applications distinctes pour la réception, les employés et les agents de sécurité.
- Numérisation des pièces d'identité: scannez les permis de conduire et les passeports pour vérifier l'identité des personnes, ce qui renforce la sécurité lorsque vous accueillez régulièrement des chauffeurs et des prestataires.
- Contrôle des listes de surveillance: vérifiez les visiteurs par rapport aux listes de surveillance internes ou externes pour encore plus de sécurité.
- Impression de badges: Badges personnalisés avec photos et coordonnées des visiteurs.
- Signature de documents: signatures électroniques pour les accords de confidentialité et les documents de conformité.
- Notifications de l'hôte: alertes par e-mail, SMS et application.
- Gestion des files d'attente: Gérez le flux de visiteurs dans les halls très fréquentés pour que tout reste organisé.
- Outils d'évacuation: Fonctions de rassemblement d'urgence et de comptage des personnes.
- Pré-inscription: Enregistrez vos invités à l'avance afin de faciliter leur processus d'enregistrement.
- Rapports et analyses: journaux détaillés des visiteurs et rapports de conformité.
Combien coûte Lobbytrack ?
Lobbytrack propose une tarification échelonnée en fonction des fonctionnalités et de l'échelle. Tous les forfaits comprennent un nombre illimité d'hôtes et sont accompagnés des éléments essentiels du VMS :
- Starter: Gratuit (fonctionnalités limitées, 1 emplacement)
- Basique: 50 $/mois par emplacement
- Professionnel: 100 $/mois par site
- Entreprise: Tarification personnalisée
Des fonctionnalités avancées telles que la numérisation d'identité, les listes de surveillance et les outils d'évacuation sont disponibles dans les niveaux supérieurs.
À qui Lobbytrack convient-il le mieux ?
Lobbytrack est la meilleure option si vous avez besoin de plus que de simples enregistrements de visiteurs. Ses fonctionnalités conviennent aux usines de fabrication, aux installations gouvernementales, aux organismes de santé ou à tout lieu de travail où la vérification d'identité, le filtrage des listes de surveillance et les outils d'urgence sont essentiels.
La prise en charge multi-plateforme (y compris Windows) et les applications basées sur les rôles le rendent flexible, permettant des configurations d'accueil complexes avec plusieurs points d'entrée et du personnel de sécurité. Les fonctionnalités d'évacuation et de gestion des files d'attente sont des extras intéressants que l'on ne trouve pas toujours dans les VMS.
Limites de Lobbytrack
L'une des principales choses les critiques ont à dire à propos de Lobbytrack est que son interface n'est pas aussi soignée ni aussi intuitive que celle de certains de ses concurrents. La configuration peut également s'avérer plus complexe, en particulier pour les fonctionnalités avancées. L'offre gratuite est très limitée et sert principalement de démonstration.
De plus, certaines fonctionnalités avancées nécessitent des forfaits plus élevés, ce qui peut entraîner une augmentation des coûts en fonction de vos besoins. Le service client reçoit des avis mitigés par rapport à concurrents de Lobbytrack.
Comparaison avec The Receptionist
La réceptionniste et Lobbytrack gèrent les fonctionnalités essentielles de gestion des visiteurs : enregistrements, badges, signatures électroniques, notifications et registres des visiteurs . De plus, ces deux solutions se concentrent sur la gestion des visiteurs plutôt que sur des fonctions plus générales liées au lieu de travail.
Lobbytrack prend en charge les bornes Windows et Android en plus des iOS, contrairement aux iPad. Ses fonctionnalités de sécurité le distinguent pour les équipes très soucieuses de la sécurité. Les applications basées sur les rôles pour la réception, les employés et les gardes permettent des flux de travail plus complexes.
The Receptionist offre une expérience plus raffinée aux visiteurs et aux administrateurs. Des fonctionnalités telles que la messagerie bidirectionnelle lui confèrent un aspect plus moderne. De plus, toutes les fonctionnalités sont incluses à tous les niveaux. Pour les organisations qui n'ont pas besoin des fonctionnalités de sécurité avancées de Lobbytrack, The Receptionist peut offrir une meilleure expérience au quotidien.
L'alternative à la réceptionniste n° 4 : l'envoyé
Envoy n'a pas besoin d'être présenté, car il s'agit de l'un des systèmes de gestion des visiteurs les plus connus du secteur. Il est réputé pour son expérience exceptionnelle et raffinée dans le hall d'accueil et son grand nombre d'intégrations natives. Les niveaux supérieurs offrent des fonctionnalités de sécurité avancées telles que la numérisation des pièces d'identité, le contrôle des personnes soumises à des restrictions et la fourniture d'une connexion Wi-Fi.
À l'origine, cette plateforme était un outil de gestion des visiteurs ; elle s'est depuis développée pour inclure réservation de bureaux, la planification des salles et l'analyse des espaces de travail. Pour que la comparaison reste équitable, nous nous limiterons ici au module de gestion des visiteurs (VMS).
Ce que vous obtenez avec Envoy Visitors
- Expérience iPad optimisée: interface d'enregistrement claire et professionnelle.
- Flux de connexion personnalisés: différents workflows pour les visiteurs, les employés et les sous-traitants.
- Impression de badges et photos: Badges personnalisés avec les coordonnées des visiteurs.
- Notifications hôte: e-mails, SMS, alertes Slack, Teams.
- Pré-enregistrement: Invitez vos invités à l'avance pour accélérer les formalités d'enregistrement.
- Signature de documents: signatures électroniques pour les accords de confidentialité et les documents de conformité.
- Grande place de marché d'intégration: plus de 100 intégrations avec des systèmes RH, informatiques, de sécurité et de contrôle d'accès, vous évitant ainsi d'avoir à utiliser des ressources informatiques supplémentaires.
- Analyses et rapports: informations détaillées sur les visiteurs et le lieu de travail.
Combien coûte Envoy Vistors ?
Envoy utilise une tarification par emplacement pour les visiteurs, chaque forfait incluant un nombre illimité de visiteurs et des notifications à l'hôte :
- Basique: Gratuit (fonctionnalités limitées)
- Prime: 4 345 $/an par site
- Entreprise: Tarification personnalisée
La plupart des fonctionnalités avancées sont réservées aux formules Premium et Entreprise, et toutes les formules sont facturées annuellement.
À qui s'adresse Envoy Visitors ?
Envoy est idéal pour les moyennes et grandes entreprises qui recherchent un système de gestion des visiteurs sophistiqué, doté d'une interface utilisateur conviviale, d'intégrations approfondies et d'options de sécurité avancées. C'est le choix idéal si votre entreprise souhaite offrir une expérience moderne dans son hall d'accueil, a besoin de connecter nativement la gestion des visiteurs à d'autres systèmes et est prête à payer un prix élevé pour bénéficier de fonctionnalités avancées.
L'écosystème d'intégration et le processus d'enregistrement sont ses principaux arguments de vente. Envoy se connecte à plus de 100 outils, ce qui en fait une solution idéale pour les entreprises disposant d'infrastructures technologiques complexes, et simplifie le processus d'enregistrement lorsque vous recevez chaque mois un grand nombre de visiteurs.
Limitations relatives aux visiteurs envoyés
Les tarifs d'Envoy peuvent rapidement grimper, ce qui est l'une des principales raisons pour lesquelles les gens recherchent des alternatives à Envoy. De nombreuses fonctionnalités populaires (numérisation d'identité, vérification des personnes soumises à des restrictions, fourniture d'une connexion Wi-Fi et intégrations de contrôle d'accès) ne sont disponibles que dans la formule Premium ou nécessitent une tarification personnalisée. C'est l'un des systèmes de gestion des visiteurs les plus chers sur le marché.
De plus, Envoy Visitors est uniquement disponible sur iPad, ce qui limite la flexibilité matérielle. L'offre gratuite est très limitée et doit être considérée comme une démonstration avant de vous engager dans un abonnement complet.
Comparaison avec The Receptionist
Les applications Receptionist et Envoy Visitors offrent une expérience iPad raffinée. Elles disposent toutes deux de toutes les fonctionnalités essentielles de gestion des visiteurs, telles que les flux de travail personnalisés, les badges, les signatures électroniques, les notifications et les registres des visiteurs.
Envoy offre des fonctionnalités de sécurité nettement plus avancées dans ses formules premium. De plus, son marché d'intégration est beaucoup plus vaste (plus de 100 applications contre un ensemble plus limité pour The Receptionist).
D'autre part, les tarifs de The Receptionist sont plus transparents et abordables, toutes les fonctionnalités étant incluses dans chaque niveau, tandis qu'Envoy réserve les principales fonctionnalités à la version Premium. The Receptionist est plus simple à configurer et à utiliser, sans la complexité propre aux entreprises.
Autres alternatives à The Receptionist
Si aucune des options ci-dessus ne répond à vos besoins, voici d'autres systèmes de gestion des visiteurs qui méritent d'être pris en considération :
- Greetly: personnalisable et abordable, compatible avec iPad et Android, idéal pour les petites entreprises.
- Eptura Visitor: Idéal pour les organisations internationales soumises à des exigences strictes en matière de conformité et disposant d'une administration centralisée et multi-sites.
- VisitorOS (anciennement iLobby): Idéal pour les sites où la sécurité est primordiale et qui recherchent une solution matérielle et logicielle prête à l'emploi.
- Visitly: Une option économique proposant des fonctionnalités de base et une tarification simple.
- Honeywell Sine: Idéal pour les opérations multi-sites qui recherchent des fonctionnalités robustes d'enregistrement mobile, de gestion des sous-traitants et de géorepérage.
- Vizitor: Idéal pour les équipes soucieuses des coûts qui souhaitent bénéficier d'un enregistrement sans contact via QR code et d'intégrations de base.
Quelle alternative à The Receptionist choisir ?
Il existe plusieurs alternatives à The Receptionist à prendre en considération. Et, même si nous en avons présenté certaines, il en reste encore beaucoup d'autres. solutions de gestion des visiteurs qui pourraient mieux convenir à votre entreprise. Pour choisir celle qui répond le mieux à vos besoins, réfléchissez aux points suivants :
✅ Flexibilité matérielle. Décidez si l'iPad vous convient ou si vous avez besoin de bornes Android ou Windows. Certaines alternatives à Receptionist vous obligent à utiliser du matériel Apple (comme The Receptionist ou Envoy), tandis que d'autres, comme Archie, vous offrent davantage d'options en matière de système d'exploitation.
✅ Sécurité et conformité. Déterminez le niveau de sécurité dont vous avez réellement besoin. Un simple enregistrement et un badge suffisent-ils, ou avez-vous besoin d'un scan d'identité, de listes de surveillance, d'autorisations, de règles de conservation des données et de journaux prêts pour l'audit ?
✅ Profondeur du flux de travail. Vérifiez la facilité avec laquelle vous pouvez personnaliser la connexion pour différents types de visiteurs, ajouter des questions personnalisées, collecter des signatures électroniques et définir des règles d'approbation.
✅ Intégrations. Recherchez une intégration native du contrôle d'accès, SSO/SCIM, des applications de communication telles que Slack ou Teams, des calendriers, le Wi-Fi et des API ou webhooks pour créer des flux personnalisés.
✅ Coût total. Évaluez le coût total de l'installation : tablettes, imprimantes de badges, modules complémentaires et fonctionnalités qui peuvent se trouver dans des niveaux supérieurs ou être traités comme des modules complémentaires, tels que l'authentification unique (SSO) ou le contrôle d'accès. The Receptionist facture un supplément pour l'authentification unique, alors assurez-vous d'en tenir compte lorsque vous comparez les offres.
✅ Expérience administrative. Essayez le tableau de bord. Découvrez combien de clics sont nécessaires pour effectuer les tâches courantes et si les rôles de réception, de sécurité et d'administration du site sont simples.
✅ Analyses et rapports. Vous devriez pouvoir obtenir en temps réel une vue d'ensemble des personnes présentes sur le site, les listes d'évacuation, les tendances, les exportations et les rapports programmés sans avoir à passer par des étapes fastidieuses.
✅ Fiabilité et assistance. Vérifiez la disponibilité, les heures d'assistance et les délais de réponse. Les avis récents sont très utiles pour évaluer la qualité réelle de l'assistance.
✅ Évolutivité. Assurez-vous que les licences, les performances et les contrôles administratifs restent fluides à mesure que le nombre de visiteurs augmente et que de nouveaux sites sont mis en ligne.
✅ Des fonctionnalités qui vont au-delà de la gestion des visiteurs. Demandez-vous si vous avez également besoin de réservation de bureaux, de planification des salles ou d'analyse de l'environnement de travail. Certaines plateformes regroupent ces fonctionnalités, ce qui simplifie votre infrastructure technologique et réduit les coûts.
Sélectionnez deux ou trois options et planifiez des démonstrations. Pré-enregistrez un invité, imprimez un badge, déclenchez une approbation et exportez un rapport. Choisissez celui qui est le plus rapide pour les visiteurs et le plus simple pour votre équipe.
Pourquoi Archie est généralement le meilleur choix global
- Flexibilité multiplateforme. Archie fonctionne sur iPad et Android, vous n'êtes donc pas limité au matériel Apple.
- SSO et SCIM sont inclus. Contrairement à The Receptionist, Archie inclut l'authentification unique et la synchronisation des répertoires dans son offre Pro, sans frais supplémentaires. C'est un avantage considérable pour les équipes informatiques et de sécurité qui considèrent le SSO comme une fonctionnalité de base.
- Une sécurité renforcée sans modules supplémentaires. Vous bénéficiez de flux personnalisés, de signatures électroniques et d'une gestion intégrée des documents pour les accords de confidentialité et les politiques, ainsi que d'intégrations natives de contrôle d'accès avec Kisi, Salto, Tapkey et Brivo. Vous n'aurez pas besoin de faire appel au service informatique pour effectuer les travaux d'API personnalisés nécessaires.
- Une seule plateforme, moins de friction. Archie couvre les visiteurs, les bureaux, les salles et les rapports d'occupation dans un seul produit, ce qui vous évite de combiner plusieurs outils.
- Tarification prévisible et déploiement rapide. Les forfaits sont modulaires et par emplacement, avec un nombre illimité de visiteurs, ce qui facilite la budgétisation.
- Facile à administrer à grande échelle. Une interface utilisateur épurée et des flux de travail automatisés pour les visiteurs réduisent la charge de travail du personnel d'accueil. L'administration centralisée facilite la gestion de plusieurs sites.
Comparaisons rapides
- Archie vs The Receptionist: les deux gèrent bien la gestion des visiteurs, mais Archie pallie les principales limites de The Receptionist : prise en charge multiplateforme, SSO inclus et intégrations natives de contrôle d'accès. The Receptionist l'emporte sur la messagerie bidirectionnelle des bornes.
- Archie vs Greetly : Greetly est un excellent choix si votre priorité est de disposer d'une expérience d'accueil hautement personnalisable et à l'image de votre marque. Il vous offre davantage de contrôle sur l'apparence et le fonctionnement des processus d'enregistrement. Archie est la meilleure option si vous avez besoin de fonctionnalités allant au-delà du simple enregistrement des visiteurs, avec des intégrations plus poussées, l'authentification unique (SSO) et la gestion des identités et des accès (SCIM), le contrôle d'accès, des outils d'analyse, ainsi que la possibilité d'étendre le système à réservation de bureaux et de salles.
- Archie vs Lobbytrack: Lobbytrack est particulièrement performant pour les flux de travail nécessitant un niveau de sécurité élevé, avec la numérisation des pièces d'identité, les listes de surveillance et les applications de sécurité. Archie regroupe les visiteurs, les bureaux et les salles dans une seule suite et inclut une gestion native des documents, sans répartir les tâches entre plusieurs applications.
- Archie vs Envoy: Envoy est un produit abouti, doté d'une vaste place de marché d'intégrations, mais son prix grimpe rapidement, il est réservé à l'iPad et ses fonctionnalités principales sont réservées aux abonnements premium. Archie offre une sécurité et des automatisations solides sur iPad et Android, avec un coût total plus équilibré.
Sources
- Pages consacrées aux fonctionnalités et aux tarifs de Receptionist
- Vidéos de démonstration
- Profils G2 et Capterra
- Recherche de produits par Archie