La plupart des lieux de travail tombent en désorganisation lorsque personne ne sait où s'asseoir, et c'est précisément ce chaos que réservation de bureaux sont conçus pour éviter. Sans un moyen simple de réserver des places, on se retrouve souvent face au pire des deux mondes : des espaces bondés les jours de grande affluence, des bureaux vides les jours calmes, et des équipes qui finissent par éviter le bureau parce qu'elles le trouvent imprévisible.
Et ce problème ne touche pas uniquement les petites entreprises. Lors du retour au bureau, même les grands employeurs ont été confrontés à une pénurie de bureaux et à une configuration chaotique des sièges. Des rapports ont décrit comment les employés de JPMorgan à Londres arrivaient tôt le matin afin de s'assurer d'avoir un bureau, et comment HSBC était confrontée à une importante pénurie de bureaux alors qu'elle prévoyait de déménager ses bureaux et d'augmenter la fréquentation. Amazon, quant à lui, a retardé le retour complet au bureau dans certaines villes en raison du manque d'espace. Voici donc ce qui peut être fait pour remédier à tout cela.
💡 Ce que vous apprendrez dans ce guide :
- Qu'est-ce réservation de bureaux, et comment facilite-t-il le partage des bureaux et les configurations flexibles des postes de travail ?
- Les principaux problèmes que Desk réservation , tels que la surfréquentation les jours de forte affluence, les doubles réservations et les absences
- réservation des postes de travail partagés pour les employés et les administrateurs, notamment les plans, les créneaux horaires et réservation
- Comment choisir le réservation de bureaux partagés le mieux adapté à votre équipe, en tenant compte des modèles tarifaires, des avis et de l'effort de mise en place
- Les dernières tendances qui façonnent réservation de bureaux
- Pourquoi Archie est l'un des meilleurs réservation de bureaux partagés du marché
Qu'est-ce réservation de bureaux ?
réservation de bureaux (également appelé « réservation de bureaux partagés ») est un outil de travail qui permet aux employés de réserver un bureau lorsqu'ils en ont besoin, plutôt que d'avoir un poste de travail attitré.
Le terme réservationde bureau réservationest toutefois assez vague. Il désigne un ensemble de différentes façons dont les gens s'approprient un espace de travail, selon l'équipe, le lieu et la fréquence à laquelle ils s'y rendent :
Types de réservation de bureau
- Le bureau à la demande consiste pour les employés à réserver un bureau à l'avance pour une période déterminée, souvent supérieure à une journée. Ce système convient particulièrement aux personnes qui viennent travailler plusieurs jours d'affilée, comme les employés à temps partiel, les télétravailleurs ou les employés en déplacement.
- Le hot desking est une configuration plus flexible où les bureaux ne sont attribués à personne. Les employés choisissent où s'asseoir lorsqu'ils arrivent.
- L'attribution des sièges Il s'agit de la configuration traditionnelle où chaque employé dispose d'un bureau permanent.
réservation meilleurs réservation de bureaux prennent en charge tous ces types de réservation de bureau : les utilisateurs peuvent effectuer des réservations récurrentes, voir en temps réel quels bureaux sont disponibles et réserver un bureau à l'avance ou juste avant leur arrivée.
réservation de bureaux est-il identique à réservation de chambres ?
Pas exactement, mais ils sont étroitement liés.
- réservation de bureaux est conçu pour la réservation d'espaces de travail individuels (tels que des bureaux partagés ou des bureaux attitrés).
- réservation de salles est conçu pour la réservation d'espaces partagés (tels que des salles de réunion, des cabines téléphoniques ou des salles de conférence).
Ils résolvent généralement le même problème fondamental (s'assurer que les gens peuvent réserver de l'espace sans conflit), mais ils gèrent les fonctionnalités, les intégrations et les petits détails de manière légèrement différente.
Par exemple, avec le partage de bureaux, les entreprises ont souvent besoin de zones dédiées aux équipes, de points de contrôle, de gestion des présences, de règles d'utilisation des bureaux et de savoir « qui est assis où ». Lors de réservation , vous devrez tenir compte d'éléments tels que les limites de capacité, les détails concernant l'équipement, la restauration/les services, le temps d'installation et les invitations au calendrier.
réservation de bureaux peut-il être utilisé pour les salles de réunion ?
De nombreuses plateformes dédiées à l'organisation de l'espace de travail proposent ces deux fonctionnalités dans un seul et même système, ce qui vous permet de réserver un bureau et une Salle de réunion la même application, souvent en utilisant le même plan des lieux et les mêmes règles.
Cela dit, tous réservation de bureaux ne prennent pas bien en charge les salles. Certains outils de réservation de bureaux sont destinés au le partage de bureaux , et certaines fonctionnalités réservationde salles réservationsont basiques (par exemple, absence de temps tampon, absence d'informations sur l'équipement ou synchronisation insuffisante avec le calendrier).
Quels secteurs utilisent réservation de bureaux ?
Vous trouverez réservation de bureaux partout où des personnes partagent des bureaux, travaillent selon des horaires de rotation ou ont besoin d'un moyen simple de gérer la répartition des places :
réservation de bureaux réservation les entreprises
Les grandes entreprises ont recours à réservation de bureaux réservation gérer la présence des employés au sein de plusieurs équipes, étages et sites. Cela permet d'éviter la surfréquentation, de faciliter l'organisation des places au sein des équipes et de fournir aux responsables des données utiles pour planifier l'espace et les effectifs, en particulier dans le cadre modèles de travail hybrides ou des plans de retour au bureau sont mis en place.
réservation de bureaux réservation les startups et les entreprises en pleine croissance
Les start-ups utilisent des systèmes de réservation de bureaux lorsqu'elles connaissent une croissance rapide ou qu'elles cherchent à rester flexibles dans un espace de travail réduit. Cela facilite le partage des bureaux, évite la confusion quotidienne liée à la question « où vais-je m'asseoir ? » et permet de s'adapter aux changements au sein de l'équipe.
Service réservation les universités et les établissements d'enseignement
Les universités ont recours à réservation postes de travail réservation les bureaux collectifs, les postes administratifs, les laboratoires, les bibliothèques et les espaces d'étude. Ce système permet de réduire les conflits, facilite la gestion des espaces limités et aide les départements à s'adapter aux horaires variables tout au long de la semaine.
Bureau réservation les services administratifs des établissements de santé
Les établissements de santé ont souvent recours à réservation de bureaux pour leurs équipes non cliniques, telles que les ressources humaines, la finance, l'informatique, la planification et la facturation. Cela permet d'organiser les bureaux partagés et aide les responsables à savoir qui est présent sur place, sans affecter les zones en contact avec les patients.
Service réservation les administrations et le secteur public
Équipes gouvernementales utilisent Desk réservation mettre en œuvre des politiques structurées et répondre aux exigences de conformité, notamment en matière d'autorisations, réservation et de reporting. Cet outil favorise également la transparence, facilite l'aménagement de l'espace et permet de savoir qui se trouve dans le bâtiment à tout moment.
réservation de bureaux réservation des espaces de coworking
Les exploitants d'espaces de coworking utilisent réservation de coworking pour gérer les bureaux partagés et les bureaux dédiés, ainsi que les pass journaliers et les espaces communs, sans avoir besoin d'une présence constante à l'accueil. Les membres peuvent réserver depuis leur téléphone, et l'équipe dispose d'une vue d'ensemble claire sur les disponibilités, les jours de forte affluence et l'utilisation des bureaux.
Service réservation les immeubles à locataires multiples et les prestataires de bureaux flexibles
Dans les immeubles à locataires multiples, réservation de bureaux réservation rechercher les équipements communs et réservation réserver des espaces de travail partagés entre les locataires. Les équipes de gestion de l'immeuble peuvent gérer les accès et les disponibilités, tandis que les propriétaires immobiliers disposent de données d’utilisation pour comprendre la demande et planifier des améliorations.
À quoi sert réservation de bureaux ?
En termes d'utilité et d'importance, réservation de bureaux permet d'assurer le bon fonctionnement des différents lieux de travail lorsque les employés viennent travailler à des jours différents.
Voici les principaux problèmes qu'il aide à résoudre :
✅ Les employés ne trouvent pas de bureau. Lorsque les employés arrivent et que tout semble déjà occupé, cela génère du stress et fait perdre du temps. réservation de bureau réservation aux employés réservation s'assurer une place avant leur arrivée.
✅ Les jours de forte affluence, les bureaux sont bondés. Certains jours sont calmes, tandis que d'autres sont bondés. Un réservation de bureaux permet de gérer ces jours de forte affluence en affichant les disponibilités réelles et en respectant les limites de capacité si nécessaire.
✅ Réservations en double et conflits d'affectation des bureaux. Sans un système clair, deux personnes peuvent penser qu'elles ont réservé le même bureau. Réservation et la disponibilité en temps réel permettent d'éviter les chevauchements.
✅ Les gens réservent des bureaux et ne se présentent pas. Les absences sont fréquentes. De nombreux réservation de bureaux intègrent des fonctions d'enregistrement et de libération automatique, de sorte que les bureaux inutilisés sont remis en circulation.
✅ Vous devez savoir qui est présent au bureau. Les équipes ont souvent besoin d'une vue d'ensemble claire des personnes présentes sur place pour faciliter la planification, la collaboration et la sécurité. réservation des bureaux peuvent faciliter le suivi des présences et offrir une visibilité sur les personnes présentes.
✅ L'outil n'est pas utilisé. Son adoption représente un véritable défi. Les meilleures plateformes permettent réservation et facilement, grâce à un accès mobile, des plans clairs et des rappels qui s'intègrent dans le quotidien.
✅ Vous souhaitez réduire l'espace de bureau en vous appuyant sur des données concrètes. Au fil du temps, réservation vous indiquent combien de bureaux vous avez réellement besoin et à quel moment. Cela peut vous aider à réduire le gaspillage d'espace, à diminuer les coûts et à aménager les bureaux en fonction de la façon dont les employés les utilisent réellement.
Ces problèmes sont plus courants qu'il n'y paraît. Pendant les années où le télétravail était très répandu, de nombreuses entreprises ont réduit leur espace de bureau ou modifié leur agencement. Maintenant que les employés reviennent au bureau, certains bureaux ne disposent tout simplement pas d'assez de bureaux pour accueillir tout le monde les jours de forte affluence. Cela peut nuire au moral et à la productivité, car les employés perdent du temps à chercher une place, se retrouvent dans des zones bruyantes et se sentent agacés avant même que la journée de travail ne commence.
On peut le constater dans plusieurs cas très médiatisés de retour au bureau, notamment chez JPMorgan, HSBC, Amazon ou AT&T.
Les avantages réservation de bureaux pour le travail hybride et au-delà
- Optimisation de l'espace et réduction des coûts : les rapports d'utilisation indiquent quels bureaux et quelles zones sont populaires (et lesquels ne le sont pas), ce qui vous permet d'ajuster les agencements et de planifier l'espace de bureau à l'aide de données réelles.
- Moins de recherche de place : Les gens réservent leur bureau à l'avance, ce qui leur évite de devoir chercher une place où s'asseoir.
- Des journées de pointe plus fluides : La disponibilité en temps réel et les limites de capacité permettent d'éviter la surcharge lors des jours de forte affluence au bureau.
- Moins de conflits liés aux bureaux : Un système de bureaux partagés réduit les doubles réservations et les moments gênants où l'on se demande « ce bureau est-il pris ? ».
- Meilleure utilisation des bureaux : Les enregistrements et les libérations automatiques permettent de libérer les bureaux lorsque quelqu'un ne se présente pas.
- Amélioration de l'expérience des employés : les équipes peuvent réserver un bureau, voir qui est présent sur place et où les gens sont assis, ce qui facilite la planification et la collaboration.
En résumé, réservation de bureaux présentent des avantages évidents pour le travail hybride, car réservation permettent aux employés de réserver facilement un bureau avant leur arrivée. Cela améliore la gestion de l'espace de travail, car les équipes peuvent ainsi réduire la recherche de places libres, éviter les doubles réservations et gérer plus facilement les journées de forte affluence.
Comment fonctionne réservation de bureaux partagés ?
réservation de postes de travail partagés est très simple à utiliser pour les employés, mais très performant pour les administrateurs :
Pour les employés
Vous ouvrez une réservation ou un site web réservation de bureaux et choisissez un bureau disponible. La plupart des outils vous permettent de faire votre choix de deux façons simples :
- Une vue calendrier (choisissez un jour et une heure)
- Un carte interactive des bureaux (cliquez sur un bureau directement sur le plan)
Vous pouvez également filtrer les résultats en fonction des équipements spécifiques dont vous avez besoin, comme un bureau assis-debout, un espace calme ou un bureau dans votre zone d'équipe ou votre « quartier ».
Vous pouvez ensuite réserver par tranches horaires, par exemple de 9 h à 12 h ou de 13 h à 17 h, ou bien réserver la journée entière. Si vous venez généralement les mêmes jours chaque semaine, certains réservation de bureaux partagés comme Archie vous permettent de définir des réservations récurrentes, afin que vous n'ayez pas à répéter les mêmes étapes à chaque fois.
Une fois votre réservation effectuée, vous pouvez voir qui d'autre sera présent et confirmer, modifier ou annuler votre réservation quelques clics.
Pour les administrateurs et les responsables du lieu de travail
Les administrateurs peuvent définir des règles qui garantissent l'équité et l'organisation. Par exemple :
- Combien de temps à l'avance peut-on réserver ?
- réservation maximale réservation (par exemple, une demi-journée ou une journée entière)
- Règles d'annulation et délais limites
- qui peut réserver des espaces spécifiques (zones réservées aux équipes, aux services, aux visiteurs)
- Que se passe-t-il si quelqu'un réserve un bureau mais ne se présente pas ?
Les responsables peuvent également réserver des bureaux pour leur équipe, ce qui est utile pour les journées d'équipe ou lorsque les collaborateurs ont besoin de s'asseoir ensemble.
Dans les coulisses
Le logiciel met immédiatement à jour la disponibilité des bureaux, ce qui empêche deux personnes de réserver le même bureau en même temps. Il enregistre également les données d'utilisation, ce qui aide les équipes chargées de l'organisation des espaces de travail à comprendre ce qui se passe réellement au bureau. Cela signifie également qu'au fil du temps, vous pouvez utiliser ces données pour suivre le taux d'occupation des bureaux (fréquence d'utilisation des bureaux), d'observer réservation et les jours de forte affluence, et d'identifier les bureaux ou les zones qui sont rarement utilisés.
Applications de hot desking les plus populaires pour les bureaux modernes (exemples)
Les « applications de hot desking les plus populaires » peuvent avoir différentes significations selon la taille et la configuration de votre bureau :
- réservation meilleur réservation de bureaux partagés pour les moyennes et grandes entreprises : Archie
- réservation de réservation pour entreprises : Robin, OfficeSpace
- réservation de bureaux pour les équipes en télétravail et en mode hybride : Archie, Officely, Kadence
- réservation de gestion réservation pour les PME : deskbird, Skedda
Logiciel | Prix de départ | Idéal pour | Note G2 | Notre score |
|---|---|---|---|---|
Archie | 2,80 $/bureau/mois | Meilleur choix global pour les bureaux de taille moyenne et grande | 4,9/5 | 9,15/10 |
deskbird | 3,75 $ par utilisateur et par mois | Équipes de petite à moyenne taille souhaitant disposer de fonctionnalités sociales | 4,5/5 | 8,26/10 |
OfficeSpace | Devis personnalisé | Entreprises souhaitant planifier l'aménagement de leurs locaux et gérer leur déménagement | 4,7/5 | 7,95/10 |
Kadence | Devis personnalisé | Grandes équipes disposant de budgets plus importants et ayant besoin de fonctionnalités d'IA | 4,5/5 | 7,94/10 |
Envoy | 60 $/ressource/an (+ frais) | Grandes organisations soucieuses de la sécurité | 4,4/5 | 7,93/10 |
Officely | 2,50 $ par utilisateur et par mois | Petites équipes hybrides axées sur Slack | 4,6/5 | 7,88/10 |
Robin | Devis personnalisé | Entreprises (500 employés et plus) | 4,5/5 | 7,88/10 |
Skedda | 99 $/mois (15 places) | Les petites et moyennes entreprises soumises à réservation complexes | 4,8/5 | 7,65/10 |
💡 Pour découvrir d'autres options et critères de sélection, consultez notre meilleur réservation de bureaux .
Principales fonctionnalités réservation de bureaux partagés
réservation modernes réservation de bureaux offrent un ensemble complet de fonctionnalités essentielles pour vous et vos équipes. Utilisez cette liste comme aide-mémoire lorsque vous comparez réservation de bureaux :
réservation au guichet
Grâce à ces fonctionnalités, réservation est si réservation , claire et simple que les utilisateurs n'hésitent pas à s'en servir.
- réservation rapide réservation mobile et ordinateur (quelques clics suffisent, aucune prise en main nécessaire)
- Disponibilité des bureaux en temps réel, afin que les utilisateurs puissent voir instantanément ceux qui sont libres
- Interactif Plan de salle de bureau interactif et une simple liste (les deux sont utiles)
- Filtres de bureau pour répondre à des besoins tels que zone calme, bureau assis-debout, espace d'équipe ou emplacement
- réservation compatible avec les calendriers réservation fonctionne parfaitement avec Google Agenda ou Outlook)
réservation de réservation et flexibilité
Les bureaux utilisent rarement un seul type de siège. Un bon outil doit s'adapter aux différentes méthodes de travail, à mesure que les horaires et les équipes changent.
- Prend en charge différentes configurations : bureaux partagés, bureaux à la demande, quartiers/zones, places attribuées
- Créneaux horaires (demi-journée ou à l'heure) et réservation à la journée
- Option pour les réservations récurrentes (mêmes jours chaque semaine)
Règles et contrôles administratifs
Ils aident les administrateurs sur le lieu de travail à garantir des réservations équitables et prévisibles, en particulier lors des journées chargées ou dans les espaces partagés par plusieurs équipes.
- Définissez combien de temps à l'avance les gens peuvent réserver
- Limites concernant réservation et réservation (si nécessaire)
- Règles concernant les personnes autorisées à réserver certaines zones
- Règles d'annulation claires et délais limites
- Protection en cas d'absence, comme les comptoirs d'enregistrement et de libération automatique si quelqu'un ne se présente pas
Visibilité des employés
Ces réservation de bureaux ont pour but d'aider les équipes à mieux s'organiser et de permettre aux équipes sur site de savoir qui est présent sans avoir à se relayer les informations par chat.
- Voir qui vient un jour donné
- Voir où sont assis les coéquipiers (pour que les gens puissent s'asseoir ensemble)
- Simple « recherche de personnes » ou affichage sous forme d'annuaire
- Vue administrateur des personnes actuellement présentes sur le site
Rapports et informations sur l'espace
Ces fonctionnalités transforment réservation en véritables données de planification, ce qui vous permet d'identifier des tendances et de prendre des décisions plus éclairées concernant l'espace de bureau.
- Rapports d'occupation par bureau, zone, jour et heure
- Tendances qui indiquent vos jours les plus chargés et les zones les plus fréquentées
- Drapeaux pour les bureaux ou les zones rarement utilisés
- Exportations faciles pour le partage et la planification
Intégrations et accès
Les meilleurs outils s'intègrent à ceux que vous utilisez déjà et simplifient la connexion et les autorisations pour les administrateurs informatiques et les administrateurs du lieu de travail.
- Fonctionne avec les outils que votre équipe utilise déjà : Google Workspace, Slack, Microsoft 365 (principalement Microsoft Teams et Outlook)
- SSO pour une connexion sécurisée et facile (en particulier pour les grandes équipes)
- Nettoyer les autorisations administratives (afin que les responsables et les administrateurs puissent faire ce qu'ils ont à faire)
Comment choisir le bon réservation de bureaux
À première vue, les outils de gestion des postes de travail peuvent sembler presque identiques, mais les petits détails prennent toute leur importance dès lors que les utilisateurs réservation quotidiennement.
Commencez par déterminer clairement ce dont vous avez réellement besoin. Cherchez-vous uniquement à gérer réservation de bureaux, ou souhaitez-vous également réservation de salles, l'enregistrement des visiteurs et les rapports sur les postes de travail ? Certains outils excellent dans un domaine précis, tandis que d'autres tentent de tout couvrir au sein d'une seule plateforme. Si vous n'avez besoin que de la gestion des bureaux pour le moment, assurez-vous de ne pas payer pour des fonctionnalités supplémentaires que vous n'utiliserez jamais. Dans le même temps, il vaut la peine d'anticiper un peu, afin de ne pas vous retrouver avec un outil qui ne répondra plus à vos besoins dans six à douze mois.
Réfléchissez ensuite à la rapidité avec laquelle vous devez le mettre en place et au niveau d'accompagnement dont vous avez besoin. Certains outils sont rapides à configurer et peuvent être mis en service en quelques jours avec un minimum d'aide. D'autres nécessitent des appels d'intégration, une formation et une mise en œuvre plus longue. Aucune de ces deux approches n'est automatiquement meilleure que l'autre. Ce qui compte, c'est de choisir celle qui correspond à votre calendrier et à la capacité de votre équipe à gérer réservation de bureaux.
Ensuite, examinez attentivement les tarifs, car c'est là que les outils peuvent être très différents. Nous aborderons ce sujet plus en détail dans la section suivante, mais à ce stade, il est certainement utile de vérifier si les prix sont clairement affichés ou cachés derrière une démo et un devis. Une tarification transparente facilite grandement les comparaisons et réduit les surprises ultérieures.
Enfin, lisez les avis d'utilisateurs réels avant de vous décider. Des sites comme G2 et Capterra révèlent souvent des aspects du quotidien que l'on ne voit pas sur les pages commerciales, comme la facilité d'utilisation réservation de bureaux, sa fiabilité et la réactivité du service client en cas de problème. Essayez de repérer les thèmes récurrents dans de nombreux avis, plutôt que de vous focaliser sur un seul commentaire positif ou négatif.
Combien coûte réservation de bureaux ?
Tarifs réservation de bureaux se situent généralement entre quelques dollars par poste ou par utilisateur par mois, souvent entre 3 et 8 dollars (et parfois plus, selon la formule choisie). Lorsque vous comparez réservation de postes de travail, vous constaterez généralement l'une de ces trois approches tarifaires :
Tarification par bureau (ou « par espace »)
Vous payez pour les bureaux (et parfois les salles) que vous rendez réservables, et non pour le nombre d'employés qui pourraient se connecter. Par exemple :
- Archie coûte à partir de 2,80 $ par bureau et par mois (avec un minimum de 159 $ par mois).
- Skedda propose des tarifs par « espaces » par tranches (par exemple, de 99 $ à 199 $ par mois).
Tarification par utilisateur
Vous payez pour chaque employé (ou utilisateur actif) sur la plateforme. Par exemple :
- deskbird est proposé à partir de 2,75 € (~3,75 $) par utilisateur et par mois (en cas de facturation annuelle)
- Officely coûte entre 2,50 $ et 3,50 $ par utilisateur et par mois.
Tarification d'entreprise basée sur des devis
Certains outils ne publient pas leurs tarifs. Vous réservez une démonstration et obtenez un devis personnalisé en fonction de la taille de votre entreprise, de vos emplacements et des modules dont vous avez besoin. C'est courant pour les plateformes d'entreprise telles que Robin ou OfficeSpace, mais cela rend les comparaisons plus difficiles et implique généralement un processus d'achat plus long.
Voici un exemple simple illustrant le prix mensuel (en dollars américains) pour un bureau comprenant 100 bureaux et 200 employés :
Comment mettre en place réservation de bureaux
Avant de vous lancer dans l'utilisation réservation de bureaux, vous devez vous mettre d'accord sur quelques points fondamentaux. Vous aurez besoin d'un seul décideur désigné, de plans d'étage à jour (indiquant notamment les capacités d'accueil et les zones spéciales telles que les espaces calmes), ainsi que de données simples sur les effectifs par équipe et par site, y compris les jours où les employés viennent généralement travailler.
Si vous envisagez d'en mettre une en place (ou si vous en avez déjà une), il est également utile d'avoir votre politique hybride à portée de main, ainsi qu'un accord sur la manière dont vous mesurerez le succès (par exemple : objectifs d'utilisation, réduction des problèmes liés aux bureaux et satisfaction des employés).
Une fois ces bases en place, passez étape par étape de l'idée à un système opérationnel que les gens utilisent réellement :
- Évaluez votre espace et la demande réelle en bureaux
- Choisissez votre modèle de siège
- Définissez quelques règles simples qui rendent les réservations prévisibles.
- Configurez votre réservation de bureaux
- Lancer un projet pilote pendant quelques semaines
- Déployez progressivement, mesurez l'impact et continuez à ajuster.
Voici comment procéder.
#1 Évaluez votre espace et la demande réelle en bureaux
Parcourez les bureaux, comptez les sièges par zone et notez les zones naturellement populaires et celles qui sont généralement vides. Associez ces informations aux données de fréquentation dont vous disposez : quelles équipes viennent le plus souvent et quels jours.
Si vous ne disposez pas encore de données fiables, une rapide enquête interne peut suffire pour estimer la demande et comprendre les besoins des employés (bureaux calmes, espaces collaboratifs, bureaux assis-debout, etc.). Cette étape vous aide à choisir un ratio bureaux/employés réaliste et à éviter de promettre des bureaux qui ne sont pas disponibles.
#2 Choisissez votre modèle de siège de bureau
Décidez quelles zones seront véritablement hot desking et desk hoteling (que les gens peuvent réserver à l'avance, souvent pour plusieurs jours consécutifs) et quels bureaux doivent rester attribués. De nombreux bureaux finissent par adopter un système mixte.
Par exemple, vous pouvez attribuer des bureaux fixes aux personnes qui doivent être présentes sur place, proposer des bureaux d'hôtel aux personnes qui viennent les mêmes jours chaque semaine et laisser les autres bureaux en libre-service pour tout le monde. Si les équipes tiennent à être assises ensemble, c'est également le moment idéal pour créer des quartiers ou des zones, afin que les employés puissent réserver un bureau près de leur équipe au lieu d'être dispersés dans tout le bureau. Les zones calmes peuvent également être utiles, en particulier si vous avez des tâches qui nécessitent de la concentration et moins d'interruptions.
#3 Établissez quelques règles simples qui rendent les réservations prévisibles.
Décidez combien de temps à l'avance les gens peuvent réserver et si vous souhaitez proposer des créneaux horaires (comme le matin et l'après-midi) ou uniquement des réservations à la journée. Ajoutez une date limite d'annulation claire afin que les bureaux ne restent pas bloqués toute la journée en cas de changement de programme.
Les absences sont un autre problème important, alors choisissez un délai de grâce et décidez de ce qui se passe si quelqu'un ne se présente pas. De nombreuses équipes utilisent la libération automatique après un certain temps, afin que le bureau redevienne disponible. Enfin, définissez qui peut réserver les zones restreintes, telles que les quartiers réservés aux équipes, les zones calmes ou les bureaux équipés de matériel spécial.
#4 Configurez votre réservation de bureaux
Importez vos plans d'étage, identifiez clairement les bureaux et définissez des zones logiques, telles que des espaces dédiés aux équipes, des zones de concentration et des espaces de collaboration. Appliquez ensuite vos réservation , vos autorisations et les éventuelles validations requises pour les espaces à accès restreint.
Activez la fonction d'enregistrement si vous souhaitez bénéficier d'une protection contre les absences, et assurez-vous que la libération automatique est configurée si vous prévoyez de l'utiliser. Enfin, synchronisez les calendriers afin que les utilisateurs puissent voir leurs réservation de bureau réservation leurs réunions, et connectez votre système d'authentification pour que l'accès soit géré par rôles plutôt que par des listes manuelles.
#5 Lancez un projet pilote pendant quelques semaines.
Choisissez un étage ou quelques équipes qui représentent différents styles de travail, par exemple une équipe qui vient souvent au bureau et une autre qui vient occasionnellement. Donnez-leur des conseils simples et un endroit où partager leurs commentaires.
Pendant la phase pilote, suivez quelques indicateurs de base : le nombre de réservations que vous recevez, la fréquence des absences, le nombre de tickets d'assistance reçus et les règles qui prêtent à confusion.
Lorsque le pilote semble stable, déployez-vous par vagues plutôt que de procéder à un lancement massif.
#6 Déployez progressivement, mesurez l'impact et continuez à ajuster
Enfin, concentrez-vous sur l'adoption comme si elle faisait partie intégrante du projet, et non comme une réflexion après coup. Un guide d'une page expliquant « comment fonctionne désormais le bureau » peut éviter beaucoup de confusion. De courtes présentations, en direct ou enregistrées, aident les gens à prendre rapidement de nouvelles habitudes.
Essayez de faire en sorte que le système soit perçu comme équitable et prévisible, afin qu'il ne donne pas l'impression d'être une course quotidienne aux places. Des fonctionnalités telles que les plans, les places favorites et la possibilité de voir où sont assis les collègues réservation et réservation moins stressante.
Après le lancement, maintenez une boucle de rétroaction visible. Si une règle prête à confusion, corrigez-la. Si vous ne pouvez pas changer quelque chose, expliquez pourquoi. Lorsque les gens voient que le processus est réactif, ils sont beaucoup plus enclins à s'y conformer.
Défis et éléments à prendre en compte concernant réservation de bureaux
réservation de bureaux sont généralement faciles à acquérir, mais pas toujours faciles à mettre en place de manière optimale. La plupart des problèmes liés à la mise en œuvre tiennent aux habitudes, aux attentes et aux règles en vigueur au sein de l'entreprise, et non au logiciel lui-même.
- L'adoption est le principal obstacle. Si réservation trop de clics, semble injuste ou ne correspond pas à la façon dont les gens travaillent réellement, les employés la contourneront. Simplifiez le réservation , expliquez le « pourquoi » et faites de cet outil la seule source de vérité.
- Les règles peuvent sembler contraignantes si elles sont trop nombreuses. Il est tentant d'ajouter de nombreuses restrictions et exceptions, mais un trop grand nombre de règles peut semer la confusion et générer davantage de demandes d'assistance. Commencez par quelques principes de base (réservation , créneaux horaires, délai d'annulation et politique en cas de non-présentation), puis adaptez-les en fonction de l'utilisation réelle.
- Vos plans d'étage et les données relatives aux bureaux doivent être précis. Si les bureaux sont mal étiquetés, si les zones ne sont pas clairement définies ou si la carte ne correspond pas à la réalité, la confiance s'effrite rapidement. Avant le lancement, vérifiez les noms des bureaux, les quartiers, les étiquettes des équipements et les capacités, et assurez-vous que la disposition reflète l'état actuel du bureau.
- Les absences peuvent donner une image faussée de la disponibilité des bureaux. Si les employés réservent des bureaux « au cas où », le bureau peut sembler plein alors que des sièges restent vides. Une politique d'enregistrement claire et une fenêtre de libération automatique permettent de garantir la disponibilité réelle des bureaux et d'améliorer l'équité.
- Les tarifs peuvent évoluer à mesure que votre entreprise se développe. Les coûts varient considérablement selon que la tarification est calculée par utilisateur, par poste de travail, par catégorie d'espace ou sur devis. Avant de vous engager, simulez ce qui se passerait si vos effectifs augmentaient, si vous ajoutiez des sites ou si vous étendiez réservation et à d'autres ressources de bureau.
- Les intégrations et le contrôle d'accès sont plus importants que vous ne le pensez. La synchronisation du calendrier, Slack ou Teams, et l'authentification unique (SSO) peuvent faire la différence entre l'adoption ou le rejet d'une solution. Décidez dès le début quelles sont les intégrations indispensables, qui gérera les autorisations d'accès aux bureaux et comment vous traiterez les sous-traitants, les visiteurs ou les comptes partagés.
Mais, comme mentionné ci-dessus, un moyen simple de réduire les risques liés au déploiement consiste à mener un projet pilote à petite échelle avec quelques équipes, à corriger les principaux points faibles, puis à déployer le projet par étapes plutôt que de le lancer partout en même temps.
Comment calculer le retour sur investissement d'réservation de bureaux
Pour calculer le retour sur investissement d'réservation de bureaux, commencez par additionner ce que vous dépenserez en un an. Tenez compte du coût de l'abonnement (par poste ou par utilisateur), des éventuels frais ponctuels d'installation ou de mise en place, ainsi que du temps interne que votre équipe consacre à la gestion du système. Vous obtiendrez ainsi votre coût annuel.
Ensuite, estimez ce que vous économiserez en un an. Les économies les plus importantes proviennent généralement de l'utilisation de l'espace. Si réservation de bureaux vous aident à réduire le nombre de bureaux, à regrouper des étages ou à réduire la superficie lors du renouvellement du bail, vous pouvez traduire cela en économies réelles en multipliant l'espace dont vous pouvez vous passer par votre loyer annuel et vos frais d'immeuble. Si vous ne pouvez pas encore réduire la superficie, vous pouvez tout de même comptabiliser les coûts immobiliers évités, comme le report de la nécessité de louer davantage d'espace.
Ensuite , ajoutez les économies plus modestes mais néanmoins significatives, comme la réduction des frais de nettoyage et des services publics, la diminution du nombre de demandes d'assistance et la réduction du temps perdu. Le gain de temps peut inclure le fait que les équipes sur le lieu de travail passent moins de temps à gérer les problèmes de places assises et que les employés passent moins de temps à chercher un bureau.
Enfin, insérez-le dans la formule simple.
réservation : retour sur investissement = (économies annuelles − coût annuel) ÷ coût annuel
💡 Exemple rapide :
- Le coût total pour la première année (logiciel + installation) est de 6 360 $.
- Vous économisez 4 heures d'administration par semaine à 40 $/heure = 8 320 $/an
- Vous économisez 5 000 $ par an en nettoyage et en opérations.
- Économies totales = 13 320 $/an
- ROI réservation : (13 320 − 6 360) ÷ 6 360 ≈ 109 %
- Remboursement ≈ 6 mois
Tendances actuelles du marché et statistiques relatives réservation de bureaux
- réservation de bureaux partagés connaissent un essor croissant, car la fréquentation des bureaux reste irrégulière, avec des « jours de pointe » très fréquentés et des jours calmes entre les deux ; les entreprises ont donc besoin d'un moyen plus fluide de gérer le partage des bureaux et d'éviter le chaos quotidien qui y règne.
- Les statistiques sur le travail hybride montrent que les modèles flexibles restent un facteur déterminant. Un exemple : au Royaume-Uni, 85 % des offres d'emploi qui mentionnent le travail hybride exigent au moins deux jours de présence au bureau.
- Les bureaux sont globalement de plus en plus fréquentés, mais pas de manière uniforme. Le baromètre Kastle, qui couvre 10 villes, a récemment atteint un pic post-pandémique de 56,3 % d'occupation hebdomadaire moyenne, et CBRE souligne « l'effet mardi », environ 73 % des personnes interrogées déclarant que le mardi est le jour le plus fréquenté.
- Les estimations de la taille du marché varient selon ce que l'on considère comme réservationen ligne ». Une analyse du marché estime le marché réservation de bureau à environ 163,9 millions de dollars en 2025, avec une croissance prévue à environ 181,2 millions de dollars en 2026, et environ 286,1 millions de dollars d'ici 2032.
- Si l'on considère le secteur plus large de la « gestion des espaces de travail », dont réservation de bureaux fait réservation partie, les chiffres sont bien plus importants. Par exemple, Grand View Research estime le marché mondial des plateformes intégrées de gestion des espaces de travail à 4,21 milliards de dollars en 2022, avec une croissance prévue jusqu'à 11,46 milliards de dollars d'ici 2030.
- Les attentes vis-à-vis des produits évoluent, passant de réservationsimple réservationà une « expérience de bureau + planification », avec une attention accrue portée aux cartes, à l'orientation, à la visibilité des collègues et à l'analyse des postes de travail afin d'étayer les décisions relatives à l'espace. Lorsque les dirigeants souhaitent adapter la taille des espaces, ils ont besoin de données fiables sur l'utilisation, et non de suppositions.
- L'expérience des employés stimule également la demande. Une étude mondiale de JLL note que la présence au bureau a gagné en valeur, mais 38 % des employés affirment que l'expérience au bureau doit s'améliorer pour répondre aux attentes en matière de flexibilité et de bien-être.
- Enfin, les exigences d'achat sont de plus en plus strictes. De plus en plus d'équipes attendent des intégrations solides (calendriers Google ou Outlook, Slack ou Microsoft Teams), ainsi que des fonctionnalités de base en matière d'identité et de sécurité d'entreprise, telles que l'authentification unique (SSO) et l'accès basé sur les rôles.
Optez pour un réservation de bureaux partagés capable d'évoluer avec vous
Comme indiqué précédemment, réservation de bureaux peuvent sembler similaires sur le papier ; il est donc judicieux de procéder à un véritable test avec quelques équipes avant de prendre une décision. Lors de ce test, concentrez-vous sur les aspects quotidiens qui favorisent l'adoption du système : la rapidité avec laquelle on peut réserver un bureau depuis un appareil mobile, la clarté de la carte, la facilité avec laquelle on comprend la disposition des bureaux et réservation , ainsi que la présence dans les rapports des indicateurs qui vous intéressent (tels que l'utilisation, les jours de forte affluence et les absences).
Il est également utile d'examiner attentivement les tarifs dès le début afin de comprendre comment les coûts évolueront à mesure que vous ajouterez des bureaux, des salles, des sites ou des fonctionnalités avancées.
Si vous recherchez un système simple à utiliser, rapide à déployer et facile à budgétiser, Archie peut être une solution adaptée à de nombreux bureaux modernes :
- Tarification claire et prévisible : Archie facture par poste de travail (et non par employé). Les tarifs commencent à 2,80 $ par poste de travail et par mois, avec un minimum de 159 $ par mois.
- Mise en service rapide : De nombreuses équipes peuvent le configurer et lancer réservation quelques jours, selon la complexité de vos plans d'étage et de vos politiques.
- Souvent plus avantageux lorsque les effectifs augmentent : Dans les bureaux hybrides, le nombre d'employés est souvent supérieur au nombre de bureaux. Avec une tarification par utilisateur, les coûts peuvent augmenter à mesure que les effectifs augmentent. Avec une tarification par bureau, vos coûts restent liés au nombre de bureaux que vous gérez.
- Des avis très positifs des utilisateurs : Archie obtient une note de 4,9/5 sur Capterra (d'après les avis publiés), et G2 lui attribue également une note de 4,9/5 dans réservation de bureaux. Il a en outre été désigné comme l'un des meilleurs logiciels de gestion de bureau par G2 pour la deuxième année consécutive.
FAQ sur réservation de bureaux
réservation de bureaux remplace la recherche ponctuelle de places par des réservations de bureaux, des règles claires et une visibilité sur les personnes présentes chaque jour. Il fournit également des données d'utilisation fiables, impossibles à obtenir à partir de feuilles de présence informelles ou d'un système de bureaux partagés non structuré, ce qui permet de fonder les décisions relatives à l'espace et aux politiques sur des données concrètes plutôt que sur des anecdotes.
Prévoyez un examen sommaire chaque trimestre afin de vérifier si les règles correspondent toujours aux tendances de la demande, puis procédez à une évaluation plus approfondie chaque année ou à la suite de changements organisationnels majeurs. Utilisez une combinaison de analyses d'occupation et des retours des employés pour décider s'il convient d'ajuster réservation , la répartition des équipes ou le ratio de bureaux par employé.
Si les utilisateurs ont rarement du mal à trouver une place, un simple calendrier partagé ou une carte peut suffire dans un premier temps. Dès que vous constatez des conflits récurrents, des jours de forte affluence ou la nécessité de gérer plusieurs sites, le passage à un réservation dédié réservation de bureaux permet d'éviter que les difficultés ne s'aggravent et vous donne une visibilité précoce sur le moment où votre espace actuel deviendra trop petit.
Considérez la résistance comme un signe que quelque chose ne fonctionne pas ; souvent, les règles semblent injustes ou l'interface est confuse. Combinez des attentes claires et cohérentes de la part des responsables avec des solutions rapides aux véritables points faibles, et appuyez-vous sur le système comme source unique de vérité pour l'attribution des places, plutôt que d'autoriser des solutions parallèles.
Les capteurs et les points d'enregistrement permettent de vérifier les données d'occupation et de libérer automatiquement les comptoirs, ce qui améliore la précision et l'équité. Une signalisation claire et des bornes d'enregistrement en libre-service réservation de bureaux réduisent la confusion chez les personnes qui arrivent sans réservation, tout en les orientant vers le réservation officiel.
Sources
- Recherche sur les produits Archie
- Sites Web concurrents et documentation sur les produits
- En effet, Hiring Lab Tracker
- Kastle Systems, baromètre du retour au travail dans 10 villes
- Research and Markets, Marché Réservation de bureaux : prévisions mondiales pour 2026-2032
- Grand View Research, Marché des systèmes intégrés de gestion de l'environnement de travail (2023-2030)
- JLL, Baromètre des préférences de la main-d'œuvre 2025
Berenika Teter
Responsable de contenu chez Archie, motivée par le café filtre et son amour du télétravail. Lorsqu'elle n'écrit pas sur les espaces de coworking et les lieux de travail hybrides, vous la trouverez probablement en train d'en explorer un.
