- Ce que vous apprendrez
- Comment fonctionne réellement la tarification réservation de bureaux
- La différence entre la tarification par poste de travail, par utilisateur et personnalisée
- Qu'est-ce qui fait généralement grimper les prix à mesure que votre entreprise se développe ?
- Quel modèle tarifaire correspond le mieux à votre configuration ?
Si vous cherchez un bureau réservation Avec ce type d'outil, la tarification peut vite devenir complexe. Deux produits peuvent sembler presque identiques, mais leur coût final peut être très différent une fois ajoutés les utilisateurs, les postes de travail, les emplacements et les fonctionnalités indispensables comme l'authentification unique (SSO) ou Microsoft Teams. réservation .
Ce guide explique en détail comment fonctionne un bureau réservation Comment fonctionne la tarification dans la réalité, qu'est-ce qui fait généralement augmenter les prix et comment comparer les outils en fonction du fonctionnement réel des bureaux aujourd'hui (pensez aux bureaux partagés, aux horaires hybrides et à l'évolution des effectifs).
- En bref
La plupart des outils facturent selon l'une des trois méthodes suivantes : par poste de travail, par utilisateur ou sur devis. Si vous avez plus d'employés que de postes de travail (ce qui est assez courant de nos jours), la tarification par poste de travail d'Archie est souvent plus facile à budgétiser. Soyez toujours attentif aux frais mensuels minimums, aux limites de niveau et aux fonctionnalités clés réservées aux forfaits plus élevés.
How much does desk booking software cost?
Most companies spend between $2 and $5 per desk per month with resource-based pricing, or around $2 to $5 per employee per month with user-based pricing. In practice, this usually works out to $100 to $500 per month for small and mid-sized offices, while larger enterprises may spend significantly more.
The total cost depends on the pricing model and chosen tier:
Pricing tier | Typical cost | Idéal pour |
|---|---|---|
Free | $0 | Small teams testing desk booking |
De base | $2-$3 per desk/month or per user/month | Small offices with basic booking needs |
Mid-market | $3-$5 per desk/month or per user/month | Most hybrid offices and growing companies |
Enterprise | Tarification personnalisée | Large organizations with multiple locations, advanced analytics, SSO, integrations, sensors, and workplace planning needs |
Pourquoi un bureau réservation La tarification peut sembler déroutante.
La plupart des confusions en matière de prix proviennent d'un seul élément : ce que le fournisseur facture.
Certains outils réservation de bureaux facturent chaque employé autorisé à se connecter. D'autres facturent chaque bureau (ou espace) réservable. Certains proposent les deux. Quant aux outils pour entreprises, leurs tarifs sont souvent masqués par des devis, ce qui complique encore davantage les comparaisons.
It also gets tricky because desk booking is rarely “just desk booking” anymore. Many desk booking software solutions bundle desks with rooms, visitor management, analytics, or workplace comms, then gate desk booking features across tiers.
So the right question is not “What does it cost?”, but “What does it cost for our setup?”. Let’s find out.
Le bureau principal des 3 réservation modèles de tarification
N° 1 Par bureau (ou par espace)
Vous payez pour les bureaux (ou autres espaces partagés) que vous rendez réservables.
Pourquoi cela peut être une bonne affaire : Si vous avez plus d'employés que de bureaux (ce qui est très courant dans les bureaux hybrides), vos coûts restent liés à votre espace et non à vos effectifs.
Examples from the top desk booking software providers:
- Archie facture par bureau. Le forfait Starter est de 2,80 $ par bureau/mois avec un minimum de 159 $/mois.
- Envoy Reservations is $60 per bookable resource/year + platform fees.
- Eden facture 2,25 $ par bureau/mois, vendu par lots de 25.
- Skedda est également « basé sur l'espace », mais sous forme de lots par niveau.
Si vous avez plus d'employés que de bureaux, le prix par bureau est généralement la solution la plus simple.
N° 2 Par utilisateur (ou par utilisateur actif)
Vous payez pour chaque employé qui utilise l'outil (ou qui est considéré comme « actif »).
Pourquoi cela peut coûter cher : Dans les équipes hybrides, de nombreuses personnes ont besoin d'un accès, même si elles ne viennent qu'une fois par semaine. Cela peut rapidement faire grimper les coûts.
Exemples :
- deskbird: coûte environ 3,75 $ par utilisateur et par mois (en cas de facturation annuelle), selon le niveau de service
- Officely: 2,50 $ à 3,50 $ par utilisateur/mois
Si vous êtes une petite entreprise où presque tout le monde dispose d'un poste de travail, la tarification par utilisateur peut tout à fait convenir.
#3 Tarification d'entreprise basée sur des devis
Vous faites des démonstrations, partagez vos besoins et obtenez un devis personnalisé.
Pourquoi existe-t-il ? Les outils d'entreprise sont souvent vendus dans le cadre de déploiements à grande échelle, avec intégration, sécurité, accords de niveau de service et intégrations complexes.
Exemples :
Les prix commencent généralement au niveau des entreprises, souvent autour de 5 000 dollars par an. Si votre bureau est complexe (nombreux sites, sécurité stricte, analyses avancées), une tarification sur devis peut être judicieuse, mais attendez-vous à des complications supplémentaires.
💡 Une méthode rapide pour déterminer le modèle tarifaire le mieux adapté à votre configuration :
- Si vous avez plus d'employés que de bureaux, le prix par bureau est généralement la solution la plus simple.
- Si vous êtes une petite entreprise où presque tout le monde dispose d'un poste de travail, la tarification par utilisateur peut tout à fait convenir.
Un bureau gratuit réservation Le système existe-t-il ?
Oui, bureau libre réservation Des logiciels existent, mais cela signifie généralement « gratuit pour les petites équipes » plutôt que « gratuit pour toujours, quelle que soit la taille de l'équipe ».
La plupart des bureaux réservation Les outils génèrent des revenus lorsque l'entreprise se développe. C'est pourquoi la version gratuite est souvent conçue comme un point de départ. Elle permet de tester les fonctionnalités de base, de la déployer auprès d'un petit groupe et de vérifier son adoption. Dès que vous avez besoin de plus d'utilisateurs, de plus de bureaux ou d'un contrôle plus poussé, vous passez généralement à une version payante.
Il existe néanmoins plusieurs types de bureaux « gratuits ». réservation logiciel:
- Formules gratuites (freemium). Certains fournisseurs proposent une formule entièrement gratuite, utilisable sans limite de temps. Cependant, cette formule est soumise à des limitations, généralement concernant le nombre d'utilisateurs, les sites web ou certaines fonctionnalités. Par exemple, Deskbird présente sa formule gratuite comme une solution idéale pour les petites équipes souhaitant se lancer, avec la possibilité de passer à une formule supérieure en fonction de l'évolution des besoins. En pratique, cette formule gratuite est généralement suffisante pour tester le service, mais insuffisante pour gérer réservation de bureaux à l'échelle d'un bureau entier.
- Essais gratuits (essayez avant d'acheter). De nombreux outils ne proposent pas de formule gratuite, mais offrent un essai gratuit. Cela diffère du modèle freemium, car l'essai est limité dans le temps, par exemple à 7, 14 ou même 30 jours. Les essais sont très utiles lorsque vous souhaitez tester le produit « réel », et non une version allégée. L'inconvénient est que vous devez prévoir ce qui se passera à la fin de l'essai, en particulier si les utilisateurs commencent à s'y habituer.
- réservation de bureaux via Excel/Google Sheets. Vous pouvez également utiliser un modèle gratuit réservation de bureaux partagés et gérer vos réservations avec Excel/Google Sheets.
💡 Attention, les limites d'utilisateurs sont vite atteintes. Un forfait adapté à 10 ou 15 personnes peut devenir inutilisable dès que vous essayez d'y inclure une équipe complète, un service ou tout le bureau. Le forfait gratuit peut ne pas inclure les fonctionnalités et les options d'administration nécessaires à une utilisation optimale. réservation De plus, avec les formules gratuites, l'assistance est souvent plus lente ou davantage axée sur l'autonomie. C'est acceptable pour les tests, mais cela peut s'avérer risqué si l'outil devient essentiel à l'activité.
Ce qui augmente généralement le bureau réservation prix du logiciel
- Plus d'emplacements et d'étages. Lorsque vous dépassez le cadre d'un seul bureau, les coûts augmentent souvent. La prise en charge de plusieurs sites, d'étages supplémentaires ou de bâtiments distincts est généralement liée à des forfaits plus élevés ou à des suppléments.
- SSO, SCIM, synchronisation d'annuaire. L'authentification unique et l'approvisionnement des utilisateurs semblent basiques, mais de nombreux outils les considèrent comme des fonctionnalités « avancées ». Elles sont souvent réservées aux niveaux supérieurs, en particulier dans les modèles de tarification par utilisateur.
- Contrôles d'administration. Plus vos besoins en contrôle sont étendus, plus le prix est élevé. Les fonctionnalités telles que les approbations, le contrôle d'accès basé sur les rôles, la gestion des bureaux par secteur, les limites réservation , les marges de sécurité et les restrictions ne sont généralement disponibles que dans les abonnements payants ou supérieurs.
- Profondeur analytique. La plupart des outils comprennent des tableaux de bord de base. Mais si vous souhaitez disposer d'un historique de données plus long, d'exportations, de rapports personnalisés ou d'informations plus détaillées informations sur l'occupation des bureaux , cela implique généralement un coût supplémentaire.
- Intégrations. Certaines plateformes réservation très réservation des intégrations de réservation de bureaux, comme Microsoft 365 ou Slack . D'autres réservent ces intégrations aux niveaux supérieurs, même si de nombreuses équipes les considèrent comme essentielles.
- Modules supplémentaires : visiteurs, parking, demandes d’espace de travail, assistants IA, bornes réservation de bureaux et affichages dans les salles peuvent rapidement faire grimper les coûts.
💡 Lorsque vous comparez les outils réservation de bureaux , ne vous fiez pas uniquement au prix de départ. Vérifiez ce qui est réellement inclus dans ce niveau de service et ce que vous devrez payer lorsque votre configuration de bureau se complexifiera. Les points les plus importants à surveiller sont les frais mensuels minimums, les offres groupées ou les niveaux de service qui vous incitent à acheter plus que nécessaire, les fonctionnalités clés réservées aux abonnements supérieurs et la facturation floue des « utilisateurs actifs », car la définition d'« actif » peut varier selon le fournisseur.
Bureau réservation comparaison des prix des logiciels
Here’s an exemplary desk booking software pricing comparison for 100 desks and 200 employees, charged per month in US dollars:
Logiciel | Est. monthly cost | Plan used for comparison | Modèle de tarification | Pricing math |
|---|---|---|---|---|
Archie | $280 | Starter | Per desk | 100 desks × $2.80 |
Officely | $500 | De base | Par utilisateur | 200 users × $2.50 |
Eden | $225 | Accelerate | Per desk (sold in bundles) | 100 desks × $2.25 |
deskbird | $750 | Business | Par utilisateur | 200 users × $3.75 |
YAROOMS | $699 | Business | Classé par les utilisateurs | Tier that covers ~200 users |
Tactic | $300 | Core | Per workspace | 100 desks × $3.00 |
Dibsido | $380 | Growth | Par utilisateur | 200 users × $1.90 |
Envoy Reservations | $500 | Reservations | Par ressource | 100 desks × ~$5.00 |
Une méthode simple pour estimer votre budget mensuel de bureau réservation coût
Vous pouvez obtenir une estimation assez précise à l'aide de quatre chiffres :
- Combien d'employés ont besoin d'un accès ? Même les utilisateurs occasionnels du bureau ont généralement besoin d'un accès pour réserver.
- Combien de bureaux pourront être réservés ? Ne comptez que ceux qui seront effectivement réservés dans l'outil.
- Combien d'emplacements et d'étages ? La prise en charge multisite peut vous faire passer à différents niveaux.
- Quels sont vos « points non négociables » ? Pour de nombreuses équipes, cela inclut SSO, Microsoft Teams ou Slack, les check-ins, les analyses et les règles administratives.
Une fois que vous avez ces éléments, comparez les bureaux réservation Voici un exemple de tarification des logiciels :
- Si un outil est par utilisateur, multipliez le prix par utilisateur par le nombre d'utilisateurs qui ont besoin d'y accéder.
- Si un outil est par poste de travail, multipliez le prix par bureau par le nombre de bureaux que vous allez gérer.
- Si un outil utilise des niveaux, vérifiez ce qui se passe lorsque vous dépassez les limites incluses.
Si vous recherchez un système réservation de bureaux simple d'utilisation, facile à déployer et à budgétiser, Archie est un excellent choix pour la plupart des bureaux modernes . La facturation se fait par bureau, et non par employé. Ainsi, vos coûts sont directement liés au nombre de bureaux que vous gérez, un nombre qui évolue généralement beaucoup moins vite que le nombre de personnes dans un espace de travail partagé.
Dans le même temps, si vous êtes une petite équipe et que vous avez simplement besoin d'une solution légère, un outil par utilisateur peut tout de même être intéressant, en particulier si vous privilégiez une configuration rapide et une adoption rapide. Le principal inconvénient est que le prix par utilisateur devient souvent coûteux à long terme, car de plus en plus de personnes ont besoin d'un accès, même si elles ne viennent qu'une ou deux fois par semaine.
How to measure ROI of desk booking software
The easiest way to calculate the ROI of desk booking software is to compare the cost of the system with the value it creates through better desk usage, fewer ghost bookings, less admin work, and faster desk reservations.
In many hybrid offices, desk availability can be hard to understand without the right data. Employees may book desks and not show up, forget to cancel a reservation, or reserve a desk “just in case.” At the same time, admins may think they need more desks than they actually do because they are relying on bookings instead of real usage.
Desk booking software helps reduce this waste with check-ins, booking reminders, automatic desk release, occupancy analytics, and clear visibility into who is coming into the office.
A simple ROI formula looks like this:
ROI (%) = ((Avantages annuels – Coûts annuels) / Coûts annuels) × 100
For example, let’s say your company has 100 bookable desks and 200 employees. If 20% of desk bookings are no-shows, that means 20 desks may be reserved but unused on a typical busy day.
If each desk costs around $3,000 per year to maintain, including rent, utilities, furniture, cleaning, and other workplace costs, the annual value of those unused desks could be:
20 desks × $3,000 = $60,000 per year
If automated check-ins, reminders, and desk auto-release reduce that waste by 50%, the company could recover:
$60,000 × 50% = $30,000 per year
You can also add employee time savings. For example, if 200 employees save just 5 minutes per week because they can find and book desks faster, that adds up to 867 hours saved per year.
200 employees × 5 minutes × 52 weeks = 52,000 minutes
52,000 minutes / 60 = 867 hours
At an average employee cost of $40 per hour, that time is worth:
867 × $40 = $34,680 per year
Then, add admin savings. If an office manager saves 4 hours per week on desk questions, seating conflicts, manual updates, and occupancy reporting, at $35 per hour, that equals:
4 hours × 52 weeks × $35 = $7,280 per year
So, if you add it all up, the total annual benefit would be:
$30,000 + $34,680 + $7,280 = $71,960 per year
Now compare that with the cost of the software. Let’s say you’re using Archie, and your desk booking software costs $280 per month for 100 desks. The annual software cost is:
$280 × 12 = $3,360 per year
Using the ROI formula:
(($71,960 – $3,360) / $3,360) × 100 = 2,042% ROI
Of course, this is only an example. Your actual ROI will depend on your desk count, employee attendance patterns, no-show rate, real estate costs, software pricing, and how much unused desk space the system can realistically reduce.
The main point is that desk booking software often pays for itself by helping companies make better use of the desks they already have. Instead of adding more desks or expanding office space, teams can reduce ghost bookings, release unused desks automatically, improve booking habits, and use real data to understand how much office space they actually need.