- Lo que aprenderás
- Cómo funciona realmente el sistema de precios reserva Desk reserva
- La diferencia entre los precios por puesto de trabajo, por usuario y personalizados
- ¿Qué suele hacer que el precio suba a medida que tu oficina crece?
- ¿Qué modelo de precios se adapta mejor a tu situación?
Si estás buscando una reserva de puestos de trabajo, los precios pueden resultar confusos en un abrir y cerrar de ojos. Dos productos pueden parecer casi idénticos, pero acaban costando cantidades muy diferentes una vez que se añaden usuarios, puestos de trabajo, ubicaciones y funciones «imprescindibles» como el inicio de sesión único (SSO) o reserva de puestos de trabajo en Microsoft Teams.
Esta guía explica cómo funciona en la práctica reserva Desk reserva , qué factores suelen hacer que el precio aumente y cómo comparar herramientas teniendo en cuenta cómo funcionan realmente las oficinas hoy en día (piensa en los puestos de trabajo compartidos, los horarios híbridos y las fluctuaciones en el número de empleados).
- En resumen
La mayoría de las herramientas cobran de una de estas tres formas: por escritorio, por usuario o según presupuesto. Si tienes más personas que escritorios (lo cual es bastante común hoy en día), el precio por escritorio de Archie suele ser más fácil de presupuestar. Presta siempre atención a las cuotas mínimas mensuales, los límites por niveles y las funciones clave que solo están disponibles en los planes más caros.
How much does desk booking software cost?
Most companies spend between $2 and $5 per desk per month with resource-based pricing, or around $2 to $5 per employee per month with user-based pricing. In practice, this usually works out to $100 to $500 per month for small and mid-sized offices, while larger enterprises may spend significantly more.
The total cost depends on the pricing model and chosen tier:
Pricing tier | Typical cost | Ideal para |
|---|---|---|
Free | $0 | Small teams testing desk booking |
Básico | $2-$3 per desk/month or per user/month | Small offices with basic booking needs |
Mid-market | $3-$5 per desk/month or per user/month | Most hybrid offices and growing companies |
Enterprise | Precios personalizados | Large organizations with multiple locations, advanced analytics, SSO, integrations, sensors, and workplace planning needs |
Por qué reserva de Desk reserva pueden resultar confusos
La mayor parte de la confusión en torno a los precios proviene de una cosa: lo que cobra el proveedor.
Algunas herramientas reserva de puestos de trabajo cobran por cada empleado que puede iniciar sesión. Otras cobran por cada puesto (o espacio) que se puede reservar. Algunas hacen ambas cosas. Además, las herramientas para empresas suelen ocultar los precios tras presupuestos, lo que dificulta aún más las comparaciones.
It also gets tricky because desk booking is rarely “just desk booking” anymore. Many desk booking software solutions bundle desks with rooms, visitor management, analytics, or workplace comms, then gate desk booking features across tiers.
So the right question is not “What does it cost?”, but “What does it cost for our setup?”. Let’s find out.
Los tres principales modelos reserva de Desk reserva
N.º 1 Por escritorio (o por espacio)
Usted paga por los escritorios (u otros espacios compartidos) que pone a disposición para reservar.
Por qué puede ser una buena opción: Si tienes más empleados que escritorios (algo muy habitual en las oficinas híbridas), tu coste seguirá estando vinculado al espacio, no al número de empleados.
Examples from the top desk booking software providers:
- Archie cobros por escritorio. El paquete inicial cuesta 2,80 $ por escritorio al mes, con un mínimo de 159 $ al mes.
- Envoy Reservations is $60 per bookable resource/year + platform fees.
- Eden cobra 2,25 dólares por escritorio al mes, y se vende en lotes de 25.
- Skedda también está «basado en el espacio», pero en paquetes por niveles.
Si tienes más personas que escritorios, el precio por escritorio suele ser la opción más fácil de aceptar.
N.º 2 Por usuario (o por usuario activo)
Usted paga por cada empleado que utiliza la herramienta (o que se considera «activo»).
Por qué puede resultar caro: En los equipos híbridos, muchas personas necesitan acceso aunque solo vayan una vez a la semana. Eso puede aumentar rápidamente los costes.
Ejemplos:
- deskbird: cuesta unos 3,75 $ al mes por usuario (si se factura anualmente), dependiendo del plan
- Officely: entre 2,50 y 3,50 dólares por usuario al mes.
Si se trata de una oficina pequeña en la que casi todo el mundo tiene un puesto, el precio por usuario puede ser totalmente adecuado.
#3 Precios empresariales basados en presupuestos
Realiza demostraciones, comparte tus requisitos y obtén un presupuesto personalizado.
Por qué existe: Las herramientas empresariales suelen vender implementaciones más amplias con incorporación, seguridad, acuerdos de nivel de servicio (SLA) e integraciones complejas.
Ejemplos:
Los precios suelen empezar en niveles empresariales, a menudo por encima de los 5000 dólares al año. Si su oficina es compleja (muchas ubicaciones, seguridad estricta, análisis avanzados), los precios basados en presupuestos pueden tener sentido, pero espere fricciones adicionales.
💡 Una forma rápida de decidir qué modelo de precios es el más adecuado para tu configuración:
- Si tienes más personas que escritorios, el precio por escritorio suele ser la opción más fácil de aceptar.
- Si se trata de una oficina pequeña en la que casi todo el mundo tiene un puesto, el precio por usuario puede ser totalmente adecuado.
¿Existe algún reserva gratuito reserva de mesas?
Sí, hay reserva gratuitos reserva mesas, pero normalmente eso significa «gratis para equipos pequeños» y no «gratis para siempre, independientemente del tamaño».
La mayoría de reserva de escritorios obtienen beneficios cuando una empresa crece. Por eso, la versión gratuita suele estar pensada como punto de partida. Te ayuda a probar las funciones básicas, a implementarla en un grupo reducido y a comprobar si la gente realmente la utiliza. Cuando necesitas más usuarios, más oficinas o más control, lo normal es pasar a un plan de pago.
No obstante, existen varios tipos de reserva «gratuito» reserva mesas:
- Planes gratuitos (freemium). Algunos proveedores ofrecen un plan verdaderamente gratuito que puedes utilizar durante el tiempo que quieras. La pega es que tiene limitaciones, normalmente en cuanto al número de usuarios, las ubicaciones de las oficinas o las funciones específicas que obtienes. Por ejemplo, deskbird posiciona su plan gratuito como una forma de que los equipos pequeños den sus primeros pasos, para luego ampliarlo a medida que crecen las necesidades. En la práctica, esto suele ser suficiente para probar la experiencia, pero no para gestionar reserva de escritorios reserva toda una oficina.
- Pruebas gratuitas (pruébalas antes de comprarlas). Muchas herramientas no ofrecen un plan gratuito, pero sí ofrecen una prueba gratuita. Esto difiere del modelo freemium, ya que la prueba tiene una duración limitada, por ejemplo, 7, 14 o incluso 30 días. Las pruebas son ideales cuando se desea probar el producto «real», no una versión simplificada. La desventaja es que hay que planificar qué hacer cuando finaliza la prueba, especialmente si los usuarios empiezan a depender de ella.
- reserva de mesa reserva Excel o Google Sheets. Como alternativa, también puedes optar por una reserva gratuita para reserva puestos de trabajo compartidos y utilizar Excel/Hojas de cálculo de Google para las reservas de puestos de trabajo.
💡 Ten en cuenta que los límites de usuarios se alcanzan rápidamente. Un plan que funciona para entre 10 y 15 personas puede dejar de funcionar en cuanto intentes incluir a todo un equipo, un departamento o toda la oficina. Es posible que el plan gratuito carezca de las funciones y los controles de administración que realmente hacen que Desk reserva . Además, con los planes gratuitos, la asistencia técnica suele ser más lenta o más de autoservicio. Eso está bien para probarlo, pero puede ser arriesgado si la herramienta se convierte en algo fundamental para el negocio.
¿Qué suele encarecer el precio reserva de escritorios?
- Más ubicaciones y plantas. Una vez que se traspasa el límite de una sola oficina, los costes suelen aumentar. La compatibilidad con múltiples ubicaciones, plantas adicionales o edificios separados suele estar vinculada a planes más caros o complementos.
- SSO, SCIM, sincronización de directorios. El inicio de sesión único y el aprovisionamiento de usuarios parecen funciones básicas, pero muchas herramientas las tratan como funciones «avanzadas». A menudo están restringidas a niveles superiores, especialmente en los modelos de precios por usuario.
- Controles de administración. Cuanto más control necesites, más suele costar. Funciones como las aprobaciones, el acceso basado en roles, los entornos de trabajo, reserva , los búferes y las restricciones suelen estar disponibles solo en los planes de pago o superiores.
- Profundidad analítica. La mayoría de las herramientas incluyen paneles básicos. Pero si quieres un historial de datos más largo, exportaciones, informes personalizados o información más detallada información sobre la ocupación de los escritorios , eso suele suponer un coste adicional.
- Integraciones. Algunas plataformas incluyen reserva de Desk reserva , como Microsoft 365 o Slackreserva . Otras reservan estas integraciones para los planes superiores, a pesar de que muchos equipos las consideran esenciales.
- Módulos adicionales. Los visitantes, el aparcamiento, las solicitudes de puestos de trabajo, los asistentes de IA, reserva de puestos y sala pueden encarecer rápidamente el coste.
💡 Al comparar reserva de Desk reserva , no te fijes solo en el precio inicial. Comprueba qué incluye realmente ese nivel y cuánto tendrás que pagar cuando la configuración de tu oficina se complique un poco más. Los aspectos más comunes a tener en cuenta son las cuotas mensuales mínimas, los paquetes o niveles que te obligan a contratar más de lo necesario, las funciones clave restringidas a los planes superiores y la facturación poco clara basada en «usuarios activos», donde «activo» puede significar cosas diferentes según el proveedor.
Comparativa de precios reserva de gestión reserva
Here’s an exemplary desk booking software pricing comparison for 100 desks and 200 employees, charged per month in US dollars:
Software | Est. monthly cost | Plan used for comparison | Modelo de precios | Pricing math |
|---|---|---|---|---|
Archie | $280 | Starter | Per desk | 100 desks × $2.80 |
Officely | $500 | Básico | Por usuario | 200 users × $2.50 |
Eden | $225 | Accelerate | Per desk (sold in bundles) | 100 desks × $2.25 |
pájaro de escritorio | $750 | Business | Por usuario | 200 users × $3.75 |
YAROOMS | $699 | Business | Clasificado por los usuarios | Tier that covers ~200 users |
Tactic | $300 | Core | Per workspace | 100 desks × $3.00 |
Dibsido | $380 | Growth | Por usuario | 200 users × $1.90 |
Envoy Reservations | $500 | Reservations | Por recurso | 100 desks × ~$5.00 |
Una forma sencilla de calcular reserva mensual de tu reserva de escritorio
Puedes obtener una estimación bastante buena con cuatro números:
- ¿Cuántos empleados necesitan acceso? Incluso los usuarios ocasionales de la oficina suelen necesitar acceso para reservar.
- ¿Cuántos escritorios se podrán reservar? Cuente solo los que realmente se reservarán en la herramienta.
- ¿Cuántas ubicaciones y plantas? La compatibilidad con múltiples ubicaciones puede llevarte a diferentes niveles.
- ¿Cuáles son tus «puntos no negociables»? Para muchos equipos, eso incluye SSO, Microsoft Teams o Slack, registros, análisis y reglas administrativas.
Una vez que tengas esa información, compara los precios reserva de mesas de la siguiente manera:
- Si una herramienta es por usuario, multiplique el precio por usuario por el número de usuarios que necesitan acceso.
- Si una herramienta es por escritorio, multiplique el precio por escritorio por el número de escritorios que va a gestionar.
- Si una herramienta utiliza niveles, comprueba qué ocurre cuando se superan los límites incluidos.
Si buscas un reserva de mesas que sea fácil de usar, fácil de poner en marcha y fácil de presupuestar, Archie es una excelente opción para la mayoría de las oficinas modernas. Se cobra por escritorio, no por empleado. Eso significa que tu coste está vinculado al número de escritorios que gestionas realmente, que suele cambiar mucho más lentamente que la plantilla en una oficina con escritorios compartidos.
Al mismo tiempo, si se trata de un equipo más pequeño y solo necesita algo ligero, una herramienta por usuario puede seguir teniendo sentido, especialmente si lo que más le importa es una configuración rápida y una adopción rápida. La principal desventaja es que el precio por usuario suele encarecerse más adelante, a medida que más personas necesitan acceso, incluso si solo entran una o dos veces por semana.
How to measure ROI of desk booking software
The easiest way to calculate the ROI of desk booking software is to compare the cost of the system with the value it creates through better desk usage, fewer ghost bookings, less admin work, and faster desk reservations.
In many hybrid offices, desk availability can be hard to understand without the right data. Employees may book desks and not show up, forget to cancel a reservation, or reserve a desk “just in case.” At the same time, admins may think they need more desks than they actually do because they are relying on bookings instead of real usage.
Desk booking software helps reduce this waste with check-ins, booking reminders, automatic desk release, occupancy analytics, and clear visibility into who is coming into the office.
A simple ROI formula looks like this:
ROI (%) = ((Beneficios anuales – Costes anuales) / Costes anuales) × 100
For example, let’s say your company has 100 bookable desks and 200 employees. If 20% of desk bookings are no-shows, that means 20 desks may be reserved but unused on a typical busy day.
If each desk costs around $3,000 per year to maintain, including rent, utilities, furniture, cleaning, and other workplace costs, the annual value of those unused desks could be:
20 desks × $3,000 = $60,000 per year
If automated check-ins, reminders, and desk auto-release reduce that waste by 50%, the company could recover:
$60,000 × 50% = $30,000 per year
You can also add employee time savings. For example, if 200 employees save just 5 minutes per week because they can find and book desks faster, that adds up to 867 hours saved per year.
200 employees × 5 minutes × 52 weeks = 52,000 minutes
52,000 minutes / 60 = 867 hours
At an average employee cost of $40 per hour, that time is worth:
867 × $40 = $34,680 per year
Then, add admin savings. If an office manager saves 4 hours per week on desk questions, seating conflicts, manual updates, and occupancy reporting, at $35 per hour, that equals:
4 hours × 52 weeks × $35 = $7,280 per year
So, if you add it all up, the total annual benefit would be:
$30,000 + $34,680 + $7,280 = $71,960 per year
Now compare that with the cost of the software. Let’s say you’re using Archie, and your desk booking software costs $280 per month for 100 desks. The annual software cost is:
$280 × 12 = $3,360 per year
Using the ROI formula:
(($71,960 – $3,360) / $3,360) × 100 = 2,042% ROI
Of course, this is only an example. Your actual ROI will depend on your desk count, employee attendance patterns, no-show rate, real estate costs, software pricing, and how much unused desk space the system can realistically reduce.
The main point is that desk booking software often pays for itself by helping companies make better use of the desks they already have. Instead of adding more desks or expanding office space, teams can reduce ghost bookings, release unused desks automatically, improve booking habits, and use real data to understand how much office space they actually need.