A medida que tu equipo crezca y los horarios de trabajo cambien, pronto te darás cuenta de que equilibrar el espacio de oficina y las necesidades de los empleados no es una solución puntual, sino un proceso continuo.
La buena noticia es que, con las herramientas y estrategias adecuadas, puedes identificar las horas punta en la oficina, realizar un seguimiento del uso de los escritorios y detectar los espacios infrautilizados sin tener que hacer mucho. En este artículo, te mostraremos exactamente cómo hacerlo.
¿Por qué controlar la ocupación de los escritorios?
La ocupación de escritorios consiste en saber cuántos escritorios de tu oficina se están utilizando realmente en un momento dado. A primera vista, puede que no parezca gran cosa, pero veamos un ejemplo.
Imagina que tu oficina tiene 100 escritorios y que, de media, acuden 70 personas cada día. Suena bastante bien, ¿verdad? Pero si lo analiza más detenidamente, es posible que descubra que solo 30 personas acuden los viernes, mientras que los martes y miércoles están llenos, con los 100 escritorios ocupados. Eso significa que algunos empleados pueden tener dificultades para encontrar un sitio o, lo que es peor, acudir y darse cuenta de que no hay ningún escritorio disponible.
Aquí es donde el control de la ocupación de los escritorios marca una gran diferencia. Si algunas partes de la oficina están siempre vacías mientras que otras están abarrotadas, puede reorganizar el espacio para hacerlo más eficiente. Por ejemplo, podría convertir un área infrautilizada en una zona de colaboración, un espacio de trabajo tranquilo o incluso una zona de descanso donde los empleados puedan tomarse un respiro.
Otra ventaja importante es el ahorro de costes. El espacio de oficina es caro, y si los escritorios están vacíos la mayor parte del tiempo, es posible que esté pagando por más espacio del que realmente necesita. Al comprender con qué frecuencia se utilizan los escritorios, puede ajustar el tamaño de su espacio de oficina, ya sea reduciéndolo, reorganizándolo o incluso subarrendando las áreas que no se utilizan. Además, un menor número de escritorios en uso significa menores costos de servicios públicos, ya que se necesita menos iluminación, calefacción y refrigeración en ciertas áreas.
Cálculo de ocupación para escritorios compartidos y mesas compartidas es aún más importante si utiliza este tipo de configuraciones en su oficina. Dado que a los empleados no se les asigna un escritorio, sino que reservan o eligen un espacio de trabajo cuando llegan, saber qué escritorios están disponibles ayuda a evitar el caos y la frustración.
Además, realizar un seguimiento de la utilización de los escritorios te ayuda a comprender los hábitos de tu equipo. Por ejemplo, tal vez el equipo de marketing trabaje principalmente de forma remota, mientras que el equipo de finanzas esté en la oficina todos los días. Conocer estos patrones le permite crear un espacio de trabajo que se adapte realmente a las necesidades de su equipo, lo que facilita que todos puedan hacer su mejor trabajo.
Ahora, la parte divertida:
Cómo medir la ocupación de los escritorios
La forma más fácil de averiguar cuántos escritorios se están utilizando es calculando la tasa de ocupación de los escritorios:
(Número de escritorios en uso / Número total de escritorios) × 100 = Porcentaje de ocupación de escritorios
Por ejemplo, si su oficina tiene 100 escritorios y 80 están ocupados, su tasa de ocupación de escritorios es del 80 %.
Esto le da una idea rápida de cuánto se está utilizando el espacio de su oficina en cada momento. Para obtener una visión más completa, debe supervisar la ocupación de los escritorios a lo largo del tiempo: diaria, semanal o incluso por horas. A continuación le explicamos cómo hacerlo.
Recopilación de datos sobre la utilización de los escritorios
1. Métodos manuales de supervisión de escritorios
- Comprobación aleatoria: Recorra la oficina y cuente el número de escritorios ocupados en diferentes momentos del día. Este método básico se sigue utilizando en muchos lugares de trabajo, por lo que es una opción válida.
- Sistema de llaves físicas: En algunas oficinas se cierran con llave los escritorios o salas de reuniones se exige a los empleados que «soliciten permiso» cuando necesitan utilizarlos. La solicitud y devolución de la llave sirven como registro de uso, pero este método es anticuado e ineficaz, especialmente en el caso de los escritorios.
2. Soluciones digitales para la supervisión de escritorios
- reserva de puestos de trabajo: Los empleados utilizan una aplicación o plataforma para registrarse al llegar y al marcharse de los puestos de trabajo. Algunos sistemas pueden cancelar automáticamente las reservas si nadie se registra, lo que te ayuda a asegurarte de que los datos reflejen el uso real de los puestos de trabajo.
- Dispositivos de registro digital: Piensa en pantallas táctiles o códigos QR que permiten a los empleados registrar su entrada y salida de los espacios de trabajo, lo que ayuda al seguimiento en tiempo real.
- Sensores: Los sensores de ocupación de escritorios detectan el movimiento, el calor corporal o la presión para determinar si un escritorio está en uso. Recopilan datos en tiempo real, crean mapas de calor y no requieren ninguna intervención manual.
¿Por qué utilizar un reserva de mesas para medir la ocupación (y otras cosas)?
Un reserva de escritorios como Archie te ayuda a llevar un control del uso de las mesas sin necesidad de comprobarlo manualmente. Esto es posible gracias a:
- Reservas de escritorios: Cada vez que alguien reserva un escritorio, el sistema lo registra. Incluso si no se presentan, podrás ver tendencias útiles en la asistencia a la oficina.
- Registro de entrada y salida: Los empleados pueden registrar su entrada y salida de sus escritorios utilizando una aplicación cuando llegan y se van. De esta manera, se obtiene un registro preciso de quién está utilizando realmente su escritorio.
- Registro mediante código QR: En lugar de registrarse «manualmente», los empleados pueden escanear un código QR en sus escritorios. Es rápido, fácil y mantiene los registros precisos.
De esta forma, podrás saber:
📊 Con qué frecuencia se reservan los escritorios
📊 Qué escritorios se utilizan más
📊 Cuáles son los días de mayor actividad
📊 Con qué frecuencia acuden los empleados a la oficina
📊 A qué horas del día hay más gente
📊 En qué medida se están utilizando los escritorios (y salas de reuniones)
Cuando comprendes cómo se utiliza tu oficina, es más fácil realizar cambios que beneficien a todos. Si algunos escritorios casi nunca se utilizan, tal vez le convenga reorganizar el espacio, crear más zonas compartidas o ajustar su política de trabajo híbrido.
Un reserva de mesas también te ayuda a determinar si tienes el número adecuado de escritorios para empezar. Antes, la mayoría de las oficinas tenían un escritorio por empleado. Sin embargo, con el trabajo híbrido y compartir escritorios, esto ya no es necesario. Muchas empresas cuentan ahora con un escritorio por cada 1,5 o 2 empleados, dependiendo de la frecuencia con la que acuden a la oficina.
Para decidir qué es lo más adecuado para tu oficina, comprueba cuántos empleados reservan realmente un escritorio cada día y cuáles son las horas y los días de mayor actividad. Si tus escritorios están siempre llenos, es posible que necesites más. Si muchos escritorios permanecen vacíos, es posible que tengas demasiado espacio sin utilizar y debas replantearte tu configuración.
Gestiona la ocupación de la oficina con Archie
Archie facilita a tu equipo la reserva de escritorios, el registro y el realizar un seguimiento del uso de la oficina. Puede ver fácilmente con qué frecuencia se utilizan los escritorios, quién viene a la oficina y con qué frecuencia, qué horas del día o de la semana son las más concurridas y cómo se llena la oficina a lo largo del tiempo.
Pero hay más. Con Archie, tus empleados pueden ver quién está en la oficina y dónde se sienta, lo que facilita mucho la planificación de reuniones, la colaboración y el trabajo en equipo. En lugar de adivinar dónde está cada uno, pueden comprobarlo rápidamente y coordinar sus visitas a la oficina.
Otra gran ventaja son los mapas interactivos de la oficina. En lugar de dar vueltas buscando un escritorio, los empleados pueden consultar un plano digital para ver los escritorios disponibles, salas de reuniones y otros espacios de la oficina. Tanto si necesitan un lugar tranquilo para concentrarse como si quieren sentarse cerca de su equipo, pueden encontrar y reservar rápidamente el mejor sitio para su jornada laboral.
Dado que la mayoría de los equipos ya utilizan Slack, Teamso Google Calendar, Archie facilita aún más las cosas al conectarse directamente con estas herramientas. Tu equipo puede reservar un escritorio directamente desde sus calendarios, manteniendo sus horarios organizados sin tener que cambiar entre diferentes aplicaciones.
¿Suena demasiado bueno para ser verdad?