Aunque la idea de compartir escritorio parece sencilla, para que funcione correctamente es necesario planificarlo un poco. En esta guía, te explicaré qué es compartir escritorio, cuáles son sus ventajas e inconvenientes, y te daré algunas herramientas y consejos que te ayudarán a hacerlo bien.
¿Qué es compartir escritorio?
Compartir escritorio significa que nadie tiene su propio escritorio. Las personas utilizan cualquier escritorio que esté libre cuando llegan, o pueden reservar uno con antelación mediante una aplicación para compartir escritorios, si su oficina dispone de una. Es un concepto general que engloba tanto el hot desking como el desk hoteling.
Ventajas y retos del uso compartido de escritorios
👍 Ventajas de compartir escritorio
- Ahorra espacio y reduce los costes hasta en un 30 %.
- Perfecto para el trabajo híbrido: los escritorios no se desperdician cuando las personas trabajan desde casa.
- Fomenta el trabajo en equipo y las nuevas ideas al mezclar quién se sienta dónde.
- Ofrece a los empleados más opciones y flexibilidad en cuanto al lugar donde trabajan.
- En oficinas bien diseñadas, el 94 % de los empleados se siente más productivo.
Una de las mayores ventajas del uso compartido de escritorios es que ayuda a las empresas a ahorrar espacio y reducir costes hasta un 30 %. También es perfecto para entornos de trabajo híbridos : cuando los empleados acuden al trabajo en días diferentes, los escritorios compartidos facilitan que todos encuentren un lugar sin malgastar recursos.
Otra ventaja es que puede ayudar a mezclar equipos. Cuando las personas no siempre se sientan en el mismo lugar, es más probable que hablen con compañeros de trabajo con los que no suelen sentarse, lo que puede conducir a un mejor trabajo en equipo y a nuevas ideas. Y en oficinas bien diseñadas, la mayoría de los empleados (el 94 % en algunos casos) dicen que les gusta tener la libertad de elegir dónde trabajar, lo que les ayuda a mantenerse concentrados y contentos.
Pero el hot desking también plantea algunos retos.
👎 Desventajas de compartir escritorio
- Algunos empleados echan de menos tener un escritorio personal.
- La preparación diaria (buscar un escritorio, ajustar el equipo) puede resultar frustrante.
- No hay espacio para objetos personales ni para personalizar tu escritorio.
- Riesgo de no encontrar un escritorio en días concurridos: 1 de cada 5 trabajadores evita ir a la oficina por este motivo.
A algunas personas simplemente no les gusta la idea de no tener su propio escritorio. Les gusta personalizar su espacio o dejar cosas en él, y eso no es realmente posible con una configuración de escritorios compartidos. También puede ser un poco molesto tener que buscar un sitio, ajustar la silla y organizarlo todo cada día, lo cual lleva tiempo y puede resultar molesto.
Sin embargo, uno de los mayores problemas es cuando no hay suficientes escritorios. En los días más ajetreados, algunos empleados pueden llegar y no encontrar ningún sitio donde sentarse, y esa es una de las principales razones por las que 1 de cada 5 trabajadores dicen que evitan la oficina por completo.
¿El veredicto? Compartir escritorio puede ser una gran opción para las oficinas modernas, pero solo si se hace con cuidado. Lo que nos lleva al siguiente punto:
Cómo hacer que el uso compartido de escritorios funcione: mejores prácticas
- Calcula la proporción perfecta de escritorios compartidos para tu espacio.
- Configure diferentes tipos de espacios de trabajo.
- Utiliza software para compartir escritorio.
- Crea una política sencilla para compartir escritorios que todos puedan seguir.
1. Calcula la proporción perfecta de escritorios compartidos para tu espacio.
¿Cuántos escritorios compartidos necesitas realmente? En una oficina tradicional, la proporción de escritorios compartidos (es decir, cuántas personas utilizan cada escritorio) suele ser de 1:1: una persona, un escritorio. Sin embargo, en un lugar de trabajo híbrido, no todo el mundo acude a la oficina todos los días, por lo que no es necesario disponer de un escritorio para cada persona.
Para calcular la proporción adecuada, empieza por fijarte en la frecuencia con la que tu equipo acude realmente a la oficina. Si la mayoría de los empleados acuden dos o tres veces por semana, quizá puedas contar con dos empleados por escritorio (una proporción de 2:1). Algunas empresas van incluso más allá, sobre todo si han incorporado más espacios compartidos, como zonas de descanso y salas de reuniones de filas de escritorios.
El objetivo es tener suficientes escritorios para los días más concurridos (como los martes y miércoles), pero no tantos como para que los escritorios estén vacíos el resto de la semana. Estar atento a la asistencia y pedir opiniones a tu equipo puede ayudarte a encontrar un equilibrio que ahorre espacio y mantenga a todos contentos.
2. Configurar diferentes tipos de espacios de trabajo
Cada persona trabaja de forma diferente, ¡y eso es totalmente normal! Algunas personas necesitan lugares tranquilos para concentrarse, mientras que otras se desenvuelven mejor en espacios abiertos donde pueden charlar e intercambiar ideas con sus compañeros de equipo.
Diseña tu oficina con una variedad de espacios, por ejemplo:
- Zonas tranquilas para pensar profundamente.
- Mesas compartidas para trabajo en grupo,
- Cómodas zonas de descanso para charlas informales.
- Quizás incluso algunas cabinas telefónicas para llamadas privadas.
Cuando las personas pueden elegir el tipo de espacio que se adapta a su tarea, es más probable que disfruten de la oficina y sean productivas. De hecho, el diseño de la oficina realmente marca la diferencia. Un estudio de Leesman de 2024 descubrió que, en oficinas bien diseñadas con una buena combinación de espacios de trabajo, el 85 % de los empleados afirmaba sentirse productivo. Sin embargo, en las oficinas que solo ofrecían escritorios compartidos sin otras opciones, como salas tranquilas o áreas para equipos, solo el 41 % consideraba que podía trabajar bien. Contar con los espacios adecuados realmente ayuda a las personas a dar lo mejor de sí mismas en el trabajo.
3. Utiliza software para compartir escritorio.
Contar con un software para compartir escritorios como Archie facilita mucho la gestión de los escritorios compartidos, tanto para los empleados como para los gerentes. A continuación te explicamos cómo.
Los empleados solo tienen que abrir la aplicación para compartir escritorios en su ordenador o teléfono, comprobar qué espacios de trabajo están libres y reservar uno en el momento o con antelación. Pueden elegir el tipo de escritorio que prefieran: un escritorio de pie, un rincón tranquilo o un lugar cerca de sus compañeros de equipo. Y si acuden los mismos días cada semana, también pueden configurar reservas recurrentes para no tener que reservar un escritorio cada vez.
Para los propietarios y gestores de espacios, las aplicaciones para compartir escritorios facilitan ver cómo se está utilizando la oficina. Mantienen un registro de uso para ayudarle a comprender quién reservó qué escritorio y cuándo, y realizar un seguimiento de índices de ocupación de los escritorios para detectar cuáles son los más populares y cuáles permanecen vacíos.
La mayoría de reserva de escritorios también se sincronizan con los calendarios como Google Calendar o Outlook, por lo que todas las reservas de puestos de trabajo se pueden realizar a través de integraciones de terceros y aparecerán directamente en el calendario de tu equipo. Algunos incluso se conectan con sistemas de gestión de visitantes, de modo que los invitados también puedan reservar puestos de trabajo. Entre bastidores, el software de uso compartido de puestos de trabajo se actualiza en tiempo real para evitar reservas duplicadas y garantizar que todo funcione sin problemas.
4. Crea una política sencilla para compartir escritorios que todos puedan seguir.
Una política de uso compartido de escritorios explica las reglas básicas para compartir escritorios, de modo que todos estén en sintonía. Ayuda a evitar confusiones, mantiene la oficina limpia y organizada, y garantiza que las personas puedan concentrarse y sentirse cómodas, incluso sin tener su propio escritorio asignado.
Empieza explicando qué es compartir escritorio y por qué lo haces. Ya sea para ahorrar espacio, apoyar el trabajo híbrido o ayudar a las personas a trabajar de forma más flexible, es bueno compartir el «porqué» con su equipo.
A continuación, explica cómo reservar puestos de trabajo. Si utilizas un software de gestión de puestos de trabajo compartidos (como Archie), explica cómo los empleados pueden ver los puestos disponibles y reservar uno, ya sea para un día concreto o de forma recurrente. También es útil incluir información sobre con cuánta antelación se pueden reservar los puestos, qué ocurre si alguien no se presenta y cómo cancelar o modificar una reserva de mesa.
Asegúrate de añadir algunas normas básicas sobre el uso de los escritorios. Como parte de las normas de etiqueta para compartir escritorios, puede pedir a las personas que mantengan sus escritorios ordenados, que no dejen objetos personales y que utilicen taquillas para guardar sus cosas. Si hay equipos compartidos, como monitores o teclados, informe a las personas sobre cómo notificar cualquier problema. También es buena idea recordar a todos que cierren sesión en los ordenadores compartidos y mantengan segura cualquier información confidencial.
Por último, mantén la comunicación. Habla con tu equipo de vez en cuando, pregúntales qué funciona y qué no, y actualiza la política de uso compartido de escritorios cuando sea necesario. Cuando las personas se sienten incluidas y escuchadas, son más propensas a apoyar la configuración, y eso es lo que hace que los espacios compartidos funcionen.
Ejemplos de escritorios compartidos para inspirarte
El uso compartido de escritorios puede variar ligeramente en función del tipo de espacio de trabajo.
En espacios de coworking, compartir escritorio es parte de la cultura. Los autónomos, los trabajadores remotos y los equipos de pequeñas empresas se presentan, ocupan cualquier escritorio libre y se ponen a trabajar. Algunas personas reservan su lugar con antelación mediante una aplicación para compartir escritorios, mientras que otras simplemente entran y se sientan donde hay sitio libre. La regla es sencilla: al final del día, hay que dejar el escritorio despejado para que otra persona pueda utilizarlo al día siguiente.
En las empresas más grandes , donde las personas solo acuden a la oficina unas pocas veces a la semana, los escritorios no están asignados a nadie. En su lugar, los empleados utilizan una herramienta para compartir escritorios como Archie para reservar uno antes de llegar. Por ejemplo, alguien del equipo de diseño puede utilizar un escritorio el lunes y alguien de marketing puede utilizar el mismo el miércoles. Es una forma estupenda de ahorrar espacio y, al mismo tiempo, dar a los empleados la libertad de trabajar cuando y donde quieran.
Algunas empresas más pequeñas combinan estructura y flexibilidad. Si ciertos empleados vienen los mismos días cada semana, como todos los martes y jueves, pueden usar las reservas recurrentes para reservar su lugar habitual. De esa manera, consiguen un poco de rutina, sin necesidad de un escritorio asignado de forma permanente.
A las empresas creativas a menudo les gusta dividir la oficina en zonas. Puede haber áreas tranquilas para el trabajo concentrado, espacios abiertos para el trabajo en equipo e incluso rincones acogedores para charlas rápidas. Los empleados pueden moverse durante el día en función de lo que estén haciendo, comenzando en una zona tranquila para el trabajo profundo y luego pasando al área de colaboración cuando es hora de intercambiar ideas con su equipo.
Independientemente de cuál sea la configuración de escritorio compartido que mejor se adapte a tu equipo, Archie te facilita su puesta en práctica.
Fuentes del artículo
- Archie, ¿Qué es el hot desking? Estadísticas, investigación y tendencias en 2025
- Índice Leesman, El dilema del escritorio
- Remit Consulting, Tendencias en la ocupación de oficinas
Berenika Teter
Gerente de contenidos de Archie, impulsada por el café de filtro y su pasión por el teletrabajo. Cuando no está escribiendo sobre espacios de coworking y lugares de trabajo híbridos, probablemente la encuentres explorando alguno.