- Lo que aprenderás
- The difference between hot desking and desk hoteling
- The pros and cons of hot desking for coworking spaces and hybrid offices
- Why desk booking software has become so important
El «hot desking» se basa en la flexibilidad: los usuarios se sientan en cualquier mesa libre al llegar. El «desk hoteling» aporta un poco más de estructura, ya que los empleados o socios reservan una mesa con antelación a través de una reserva de mesas.
Entonces, ¿qué configuración es la adecuada para tu espacio? En esta publicación, analizaremos cómo funcionan el hot desking y el hoteling, en qué se diferencian y cómo decidir cuál (¡o ambos!) se adapta mejor a tu equipo o comunidad de coworking. También abordaremos las ventajas y desventajas reales, las estadísticas clave y los consejos que te ayudarán a que todo funcione sin problemas.
Explicación de la diferencia entre hot desking y hoteling
El hot desking y el desk hoteling son dos formas de compartir escritorios en la oficina, pero funcionan de manera ligeramente diferente:
¿Qué es el hot desking?
Hot desking means you don’t have an assigned desk. You simply show up and grab any free spot for the day. It’s first come, first served; there’s no need to book ahead (though some offices may still use a simple check-in system). This works well in busy environments or coworking spaces where people come and go throughout the day.
¿Qué es el desk hoteling?
Hoteling is more organized. You book a desk in advance, usually through a desk booking app, kind of like reserving a hotel room. When you arrive, your desk is waiting for you. This setup is great for hybrid teams who want a bit more structure and want to know they’ll have a place to sit.
¿Cuál es la diferencia entre el hot desking y el hoteling?
1. Sistema de reservas
With desk hoteling, you have to reserve your desk in advance using a booking system, kind of like booking a hotel room. With hot desking, it’s more casual — you just come in and grab any open desk.
2. Base de usuarios
Hot desking is common in busy workplaces where people come and go a lot, like coworking spaces or fast-paced companies. Desk hoteling is usually used by hybrid teams who come into the office on a set schedule and want to make sure they have a spot.
3. Estructura
Desk hoteling is more organized, you book a desk in advance, so everything’s planned out. Hot desking is more casual, you just grab any open desk when you show up.
4. Duración
With desk hoteling, you can book a desk for a full day, a week, or even longer. Hot desking is usually shorter-term; it’s more about finding a spot for the day or a few hours.
5. Uso del espacio
Desk hoteling tends to be more efficient because desks are managed and reserved, so companies can plan better. Hot desking can be a bit messier, especially on busy days, since it’s first-come, first-served.
6. Personalización
Neither setup gives you a permanent desk, but desk hoteling might let you personalize your spot while you’re using it, especially if you can set recurring reservations. With hot desking, desks are often cleared off completely at the end of the day for the next person.
Criterios | Hotelería de escritorio | Escritorio compartido |
|---|---|---|
Sistema de reservas | Obligatorio | No es necesario. |
Base de usuarios | Los empleados con horarios flexibles suelen trabajar en un modelo híbrido. | Se utiliza principalmente en entornos con alta movilidad laboral. |
Estructura | Más organizado, reserva un escritorio con antelación. | Más informal, simplemente te sientas en cualquier escritorio libre cuando llegas. |
Duración | Puedes reservar un escritorio por un día completo, una semana o incluso más tiempo. | Normalmente a corto plazo, como encontrar un lugar para pasar el día o unas horas. |
Uso del espacio | Eficiente, ya que el espacio se reserva y gestiona. | Puede ser menos eficiente debido al principio de «por orden de llegada». |
Personalización | El espacio es temporal, pero se puede personalizar durante el tiempo reservado, especialmente con reservas recurrentes. | Muy limitado, ya que los espacios suelen despejarse al final del día. |
¿Qué hay del uso compartido de escritorios?
Compartir escritorio es un término amplio que abarca tanto el hot desking como el desk hoteling; simplemente significa que las personas utilizan los mismos escritorios en diferentes momentos, por lo que los escritorios se comparten en lugar de asignarse de forma permanente a una sola persona.
Ventajas y desventajas del hot desking
Según estadísticas recientes estadísticas sobre los escritorios compartidos, los escritorios compartidos ofrecen numerosas ventajas. Son ideales para los espacios de coworking, pero también pueden funcionar de maravilla en algunas oficinas híbridas. Dado que no todo el mundo está presente al mismo tiempo, no es necesario disponer de un escritorio para cada persona. Esto ahorra espacio y puede reducir los gastos generales hasta un 30 %.
También crea un ambiente dinámico: las personas se sientan en diferentes lugares cada vez, lo que fomenta las charlas informales y la creación de redes entre los miembros. Esto es especialmente valioso en las comunidades de coworking, donde las conexiones son importantes. Además, cuando el espacio está bien diseñado, con opciones como rincones tranquilos, mesas abiertas y áreas de descanso, el 85 % de las personas dice sentirse productiva.
👍 Ventajas del hot desking
- Ahorra espacio y reduce costes : dado que no todo el mundo acude al trabajo todos los días, el uso compartido de escritorios significa que se necesitan menos escritorios.
- Perfecto para espacios de trabajo flexibles : las personas pueden venir cuando quieran y ocupar un escritorio, sin necesidad de tener un lugar fijo.
- Fomenta el networking y la colaboración – Sentarse cada día cerca de personas diferentes ayuda a entablar conversaciones y establecer conexiones entre equipos y sectores.
- Aumenta la satisfacción en espacios bien diseñados : en espacios con diversas áreas (zonas tranquilas, rincones de descanso, mesas compartidas), el 85 % de las personas afirma sentirse productivo.
Sin embargo, el hot desking no es del agrado de todos. Algunas personas prefieren una configuración constante y no les gusta tener que ajustar su silla o enchufar cables cada vez que llegan. Puede resultar un poco impersonal, ya que no hay forma de personalizar el escritorio ni de dejar cosas en él. Además, en los días de mucho trabajo, la disponibilidad de escritorios puede ser un problema.
Según Remit Consulting, 1 de cada 5 trabajadores afirma que no encontrar un escritorio es la principal razón por la que evitan ir a la oficina. Además, en los espacios de coworking que no ofrecen variedad, como salas tranquilas o salas de reuniones, solo el 41 % de los miembros afirma sentirse productivo.
👎 Desventajas del hot desking
- Sin espacio personal : no puedes decorar ni dejar cosas, lo que puede hacer que el espacio resulte menos personal.
- Lleva tiempo prepararse : cada día, los miembros tienen que buscar un escritorio, enchufar sus dispositivos y ajustar su silla, lo que puede restarles tiempo de trabajo.
- Escasez de escritorios en días de mucha actividad : en los días de mayor actividad, las mesas pueden llenarse rápidamente. Aproximadamente 1 de cada 5 personas afirma que no encontrar una mesa es una de las principales razones por las que evitan acudir a la oficina.
- Menor productividad sin variedad : en los espacios que solo ofrecen puestos de trabajo básicos (sin salas tranquilas ni zonas diferenciadas), solo el 41 % de los usuarios afirma sentirse productivo.
Ventajas y desventajas del desk hoteling
El desk hoteling ofrece grandes ventajas, especialmente para los equipos híbridos. Una gran ventaja es que ayuda a las empresas a utilizar el espacio de oficina de forma más eficiente. Dado que los empleados reservan los escritorios con antelación, los responsables pueden planificar mejor y evitar que haya escritorios vacíos sin utilizar.
El desk hoteling también proporciona tranquilidad a los empleados, ya que saben que tendrán un escritorio listo cuando lleguen, y muchos sistemas incluso les permiten elegir lugares en función de la ubicación, el tipo de escritorio o quién más está en la oficina ese día.
👍 Ventajas del desk hoteling
- Escritorios garantizados con menos estrés : con el sistema de reserva de escritorios, los empleados reservan su escritorio con antelación, por lo que saben exactamente dónde se sentarán cuando lleguen. No hay necesidad de llegar temprano ni de preocuparse por encontrar un sitio.
- Apoya el trabajo híbrido muy bien : el hoteling es perfecto para equipos híbridos que solo acuden a la oficina unos pocos días a la semana.
- Uso más eficiente del espacio de oficina : cuando los escritorios se reservan con antelación, es más fácil para las empresas realizar un seguimiento de la ocupación de los escritorios y evitar tener escritorios vacíos.
- Mejores datos para la planificación – reserva de escritorios utilizados para la gestión de puestos de trabajo registran la frecuencia con la que se utilizan los puestos y cuándo hay más actividad en la oficina. Estos datos ayudan a los responsables a tomar decisiones acertadas sobre la distribución, la proporción de escritorios por empleado y qué áreas podrían mejorarse o reutilizarse.
Pero, como cualquier sistema, el desk hoteling también tiene sus desventajas. En primer lugar, requiere más planificación. Si alguien se olvida de reservar su escritorio, es posible que no consiga el asiento que desea, o que no consiga ningún asiento si la oficina está llena.
Además, algunas personas echan de menos la comodidad de un espacio de trabajo habitual. Aunque el hoteling está más organizado que el hot desking, sigue sin ofrecer la misma sensación de propiedad o rutina que se tiene al disponer de un escritorio propio todos los días. Y aunque el software ayuda, a algunos empleados les resulta frustrante utilizarlo, especialmente si el sistema es poco intuitivo o no se sincroniza bien con herramientas como Outlook o Google Calendar. Si no se gestionan bien, estos problemas pueden provocar una menor satisfacción, especialmente entre las personas que prefieren más estructura y coherencia en su configuración de trabajo.
👎 Desventajas del desk hoteling
- Puede resultar impersonal para algunas personas : aunque el hoteling ofrece flexibilidad, no siempre da la sensación de «este es mi escritorio». Algunos trabajadores echan de menos tener un espacio fijo donde dejar un jersey, una planta o notas adhesivas.
- La configuración lleva tiempo cada día : dado que los trabajadores no están siempre en el mismo escritorio, tienen que configurar su espacio de trabajo cada día, enchufar su ordenador portátil, ajustar la silla y organizar sus cosas.
- Las ausencias sin previo aviso pueden complicar las cosas – Si alguien reserva una mesa y no se presenta (y se olvida de cancelar), deja una mesa vacía que otra persona podría haber utilizado. Por eso, muchas reserva incluyen ahora funciones de registro y normas para liberar automáticamente las mesas que no se utilizan.
- Exceso de reservas en días de mucha afluencia – Incluso con un reserva , si hay demasiada gente que quiere venir el mismo día (normalmente de martes a jueves), puede que se queden sin escritorios. Un estudio de Remit Consulting reveló que 1 de cada 5 trabajadores citaba la «falta de escritorios» como una de las principales razones para evitar ir a la oficina.
- Depende de una buena tecnología – El sistema de reserva de puestos de trabajo solo funciona bien si el reserva es fácil de usar y fiable. Los fallos técnicos, los diseños confusos o la falta de actualizaciones en tiempo real pueden frustrar a los usuarios, sobre todo si llegan y se encuentran a otra persona en el puesto que habían reservado.
Según CBRE, el 64 % de las empresas considera ahora quereserva de gestión de puestos de trabajo y sala reserva es una prioridad absoluta, lo que demuestra lo importante que se ha vuelto esta configuración para la gestión del espacio en las oficinas flexibles.
Hoteling frente a hot desking: ¿qué es mejor para tu espacio?
Elegir entre mesas compartidas y mesa compartida depende realmente de cómo trabaje su equipo y del tipo de oficina que desee crear. A continuación le ofrecemos un sencillo resumen que le ayudará a decidir:
💡 Opta por el sistema de escritorios compartidos si…
Quieres algo muy flexible e informal. En un sistema de escritorios compartidos, las personas pueden ocupar cualquier escritorio disponible al llegar, sin reserva . Esto funciona bien si tu equipo acude de vez en cuando, no le importa cambiar de sitio y no quieres lidiar con herramientas de planificación. Es ideal para entornos dinámicos, como espacios de coworking o agencias creativas, donde a la gente le gusta moverse con libertad.
💡 Elige el desk hoteling si...
Quieres un poco más de estructura. Con el desk hoteling, las personas reservan sus escritorios con antelación. Esto les da tranquilidad al saber que tendrán un lugar, y te ayuda a planificar con antelación, especialmente en los días de mayor actividad en la oficina. Es una buena opción si tu equipo tiene horarios más regulares en la oficina o necesita tipos específicos de escritorios (como lugares tranquilos, monitores duales o estar cerca de su equipo).
Si aún tienes dudas: ¡hay empresas que utilizan ambos sistemas! Puedes permitir que la gente reserve con antelación la mayor parte del tiempo (hoteling), pero mantener algunos puestos libres para quienes llegan sin cita previa (hot desking). Todo depende de lo que ayude a tu equipo a sentirse productivo, cómodo y respaldado. Solo asegúrate de utilizar un sistema reserva de puestos (como Archie) para que todo esté organizado y la gente pueda ver fácilmente qué hay disponible.
Cómo hacer que el hot desking y el desk hoteling funcionen
To make hot desking and desk hoteling work well, it all starts with giving people clarity, comfort, and choice. That means having a reliable system in place — like a desk booking app — so employees or members can see what desks are available and reserve a spot in advance (desk hoteling), or check in easily when they arrive (hot desking). These tools help avoid confusion, prevent double bookings, and make sure no one is left wandering around looking for a free desk.
A continuación, el diseño espacial es importante. Ambas configuraciones funcionan mejor en oficinas o espacios de coworking que ofrecen diferentes tipos de zonas de trabajo: áreas tranquilas para concentrarse, mesas compartidas para colaborar y rincones cómodos para descansar o charlar informalmente. Cuando las personas pueden elegir el tipo de espacio que se adapta a su tarea, es más probable que disfruten del entorno y sean productivas. También ayuda que los escritorios estén equipados con lo básico: buenas sillas, tomas de corriente y superficies limpias.
Las normas para compartir escritorio y la comunicación también desempeñan un papel importante. Establece unas pautas sencillas para que todo el mundo sepa cómo reservar, cancelar y utilizar los escritorios compartidos. Asegúrate de que el espacio se mantenga ordenado y anima a las personas a respetar el tiempo y la privacidad de los demás. ¡Y no olvides pedir opiniones! Consultar con tu equipo o con los miembros te ayudará a mejorar la configuración con el tiempo.
