El «hot desking» se basa en la flexibilidad: los usuarios se sientan en cualquier mesa libre al llegar. El «desk hoteling» aporta un poco más de estructura, ya que los empleados o socios reservan una mesa con antelación a través de una reserva de mesas.
Entonces, ¿qué configuración es la adecuada para tu espacio? En esta publicación, analizaremos cómo funcionan el hot desking y el hoteling, en qué se diferencian y cómo decidir cuál (¡o ambos!) se adapta mejor a tu equipo o comunidad de coworking. También abordaremos las ventajas y desventajas reales, las estadísticas clave y los consejos que te ayudarán a que todo funcione sin problemas.
Guía sobre el uso compartido de escritorios y el sistema hotelero
Explicación de la diferencia entre hot desking y hoteling
El hot desking y el desk hoteling son dos formas de compartir escritorios en la oficina, pero funcionan de manera ligeramente diferente:
¿Qué es el hot desking?
El hot desking significa que no tienes un escritorio asignado. Simplemente llegas y ocupas cualquier lugar libre para ese día. Se asignan por orden de llegada, no es necesario reservar con antelación (aunque algunas oficinas pueden seguir utilizando un sencillo sistema de registro). Esto funciona bien en entornos muy concurridos o en espacios de coworking donde la gente va y viene a lo largo del día.
¿Qué es el desk hoteling?
El «hoteling» está mejor organizado. Se reserva un puesto con antelación, normalmente a través de una reserva de puestos, algo así como reservar una sala de hotel. Cuando llegas, tu puesto ya te está esperando. Esta configuración es ideal para equipos híbridos que buscan un poco más de estructura y quieren tener la seguridad de que tendrán un sitio donde sentarse.
¿Cuál es la diferencia entre el hot desking y el hoteling?
1. Sistema de reservas
Con el sistema de asignación de escritorios, tienes que reservar tu mesa con antelación mediante un reserva , algo así como reserva sala reserva hotel. Con hot desking, es más informal: simplemente entras y te quedas con cualquier escritorio libre.
2. Base de usuarios
El uso compartido de escritorios es habitual en lugares de trabajo muy concurridos donde hay mucha gente entrando y saliendo, como los espacios de coworking o las empresas con un ritmo de trabajo acelerado. El desk hoteling suelen utilizarlo equipos híbridos que acuden a la oficina en horarios fijos y quieren asegurarse de tener un sitio.
3. Estructura
Hotelería de escritorios es más organizado, se reserva un escritorio con antelación, por lo que todo está planificado. El escritorio compartido es más informal, simplemente te sientas en cualquier escritorio libre cuando llegas.
4. Duración
Con el sistema de hotelería de escritorios, puedes reservar un escritorio para un día completo, una semana o incluso más tiempo. El hot desking suele ser a más corto plazo, se trata más bien de encontrar un lugar para pasar el día o unas horas.
5. Uso del espacio
El hotel de escritorios tiende a ser más eficiente porque los escritorios se gestionan y reservan, por lo que las empresas pueden planificar mejor. El uso compartido de escritorios puede ser un poco más caótico, especialmente en días muy ocupados, ya que se asignan por orden de llegada.
6. Personalización
Ninguna de las dos opciones te ofrece un escritorio permanente, pero el «desk hoteling» te permite personalizar tu espacio mientras lo utilizas, especialmente si puedes establecer reservas recurrentes. Con mesas compartidas, los escritorios suelen despejarse por completo al final del día para la siguiente persona.
Criterios | Hotelería de escritorio | Escritorio compartido |
|---|---|---|
Sistema de reservas | Obligatorio | No es necesario. |
Base de usuarios | Los empleados con horarios flexibles suelen trabajar en un modelo híbrido. | Se utiliza principalmente en entornos con alta movilidad laboral. |
Estructura | Más organizado, reserva un escritorio con antelación. | Más informal, simplemente te sientas en cualquier escritorio libre cuando llegas. |
Duración | Puedes reservar un escritorio por un día completo, una semana o incluso más tiempo. | Normalmente a corto plazo, como encontrar un lugar para pasar el día o unas horas. |
Uso del espacio | Eficiente, ya que el espacio se reserva y gestiona. | Puede ser menos eficiente debido al principio de «por orden de llegada». |
Personalización | El espacio es temporal, pero se puede personalizar durante el tiempo reservado, especialmente con reservas recurrentes. | Muy limitado, ya que los espacios suelen despejarse al final del día. |
¿Qué hay del uso compartido de escritorios?
Compartir escritorio es un término amplio que abarca tanto el hot desking como el desk hoteling; simplemente significa que las personas utilizan los mismos escritorios en diferentes momentos, por lo que los escritorios se comparten en lugar de asignarse de forma permanente a una sola persona.
Ventajas y desventajas del hot desking
Según estadísticas recientes estadísticas sobre los escritorios compartidos, los escritorios compartidos ofrecen numerosas ventajas. Son ideales para los espacios de coworking, pero también pueden funcionar de maravilla en algunas oficinas híbridas. Dado que no todo el mundo está presente al mismo tiempo, no es necesario disponer de un escritorio para cada persona. Esto ahorra espacio y puede reducir los gastos generales hasta un 30 %.
También crea un ambiente dinámico: las personas se sientan en diferentes lugares cada vez, lo que fomenta las charlas informales y la creación de redes entre los miembros. Esto es especialmente valioso en las comunidades de coworking, donde las conexiones son importantes. Además, cuando el espacio está bien diseñado, con opciones como rincones tranquilos, mesas abiertas y áreas de descanso, el 85 % de las personas dice sentirse productiva.
👍 Ventajas del hot desking
- Ahorra espacio y reduce costes : dado que no todo el mundo acude al trabajo todos los días, el uso compartido de escritorios significa que se necesitan menos escritorios.
- Perfecto para espacios de trabajo flexibles : las personas pueden venir cuando quieran y ocupar un escritorio, sin necesidad de tener un lugar fijo.
- Fomenta el networking y la colaboración – Sentarse cada día cerca de personas diferentes ayuda a entablar conversaciones y establecer conexiones entre equipos y sectores.
- Aumenta la satisfacción en espacios bien diseñados : en espacios con diversas áreas (zonas tranquilas, rincones de descanso, mesas compartidas), el 85 % de las personas afirma sentirse productivo.
Sin embargo, el hot desking no es del agrado de todos. Algunas personas prefieren una configuración constante y no les gusta tener que ajustar su silla o enchufar cables cada vez que llegan. Puede resultar un poco impersonal, ya que no hay forma de personalizar el escritorio ni de dejar cosas en él. Además, en los días de mucho trabajo, la disponibilidad de escritorios puede ser un problema.
Según Remit Consulting, 1 de cada 5 trabajadores afirma que no encontrar un escritorio es la principal razón por la que evitan ir a la oficina. Además, en los espacios de coworking que no ofrecen variedad, como salas tranquilas o salas de reuniones, solo el 41 % de los miembros afirma sentirse productivo.
👎 Desventajas del hot desking
- Sin espacio personal : no puedes decorar ni dejar cosas, lo que puede hacer que el espacio resulte menos personal.
- Lleva tiempo prepararse : cada día, los miembros tienen que buscar un escritorio, enchufar sus dispositivos y ajustar su silla, lo que puede restarles tiempo de trabajo.
- Escasez de escritorios en días de mucha actividad : en los días de mayor actividad, las mesas pueden llenarse rápidamente. Aproximadamente 1 de cada 5 personas afirma que no encontrar una mesa es una de las principales razones por las que evitan acudir a la oficina.
- Menor productividad sin variedad : en los espacios que solo ofrecen puestos de trabajo básicos (sin salas tranquilas ni zonas diferenciadas), solo el 41 % de los usuarios afirma sentirse productivo.
Ventajas y desventajas del desk hoteling
El desk hoteling ofrece grandes ventajas, especialmente para los equipos híbridos. Una gran ventaja es que ayuda a las empresas a utilizar el espacio de oficina de forma más eficiente. Dado que los empleados reservan los escritorios con antelación, los responsables pueden planificar mejor y evitar que haya escritorios vacíos sin utilizar.
El desk hoteling también proporciona tranquilidad a los empleados, ya que saben que tendrán un escritorio listo cuando lleguen, y muchos sistemas incluso les permiten elegir lugares en función de la ubicación, el tipo de escritorio o quién más está en la oficina ese día.
👍 Ventajas del desk hoteling
- Escritorios garantizados con menos estrés : con el sistema de reserva de escritorios, los empleados reservan su escritorio con antelación, por lo que saben exactamente dónde se sentarán cuando lleguen. No hay necesidad de llegar temprano ni de preocuparse por encontrar un sitio.
- Apoya el trabajo híbrido muy bien : el hoteling es perfecto para equipos híbridos que solo acuden a la oficina unos pocos días a la semana.
- Uso más eficiente del espacio de oficina : cuando los escritorios se reservan con antelación, es más fácil para las empresas realizar un seguimiento de la ocupación de los escritorios y evitar tener escritorios vacíos.
- Mejores datos para la planificación – reserva de escritorios utilizados para la gestión de puestos de trabajo registran la frecuencia con la que se utilizan los puestos y cuándo hay más actividad en la oficina. Estos datos ayudan a los responsables a tomar decisiones acertadas sobre la distribución, la proporción de escritorios por empleado y qué áreas podrían mejorarse o reutilizarse.
Pero, como cualquier sistema, el desk hoteling también tiene sus desventajas. En primer lugar, requiere más planificación. Si alguien se olvida de reservar su escritorio, es posible que no consiga el asiento que desea, o que no consiga ningún asiento si la oficina está llena.
Además, algunas personas echan de menos la comodidad de un espacio de trabajo habitual. Aunque el hoteling está más organizado que el hot desking, sigue sin ofrecer la misma sensación de propiedad o rutina que se tiene al disponer de un escritorio propio todos los días. Y aunque el software ayuda, a algunos empleados les resulta frustrante utilizarlo, especialmente si el sistema es poco intuitivo o no se sincroniza bien con herramientas como Outlook o Google Calendar. Si no se gestionan bien, estos problemas pueden provocar una menor satisfacción, especialmente entre las personas que prefieren más estructura y coherencia en su configuración de trabajo.
👎 Desventajas del desk hoteling
- Puede resultar impersonal para algunas personas : aunque el hoteling ofrece flexibilidad, no siempre da la sensación de «este es mi escritorio». Algunos trabajadores echan de menos tener un espacio fijo donde dejar un jersey, una planta o notas adhesivas.
- La configuración lleva tiempo cada día : dado que los trabajadores no están siempre en el mismo escritorio, tienen que configurar su espacio de trabajo cada día, enchufar su ordenador portátil, ajustar la silla y organizar sus cosas.
- Las ausencias sin previo aviso pueden complicar las cosas – Si alguien reserva una mesa y no se presenta (y se olvida de cancelar), deja una mesa vacía que otra persona podría haber utilizado. Por eso, muchas reserva incluyen ahora funciones de registro y normas para liberar automáticamente las mesas que no se utilizan.
- Exceso de reservas en días de mucha afluencia – Incluso con un reserva , si hay demasiada gente que quiere venir el mismo día (normalmente de martes a jueves), puede que se queden sin escritorios. Un estudio de Remit Consulting reveló que 1 de cada 5 trabajadores citaba la «falta de escritorios» como una de las principales razones para evitar ir a la oficina.
- Depende de una buena tecnología – El sistema de reserva de puestos de trabajo solo funciona bien si el reserva es fácil de usar y fiable. Los fallos técnicos, los diseños confusos o la falta de actualizaciones en tiempo real pueden frustrar a los usuarios, sobre todo si llegan y se encuentran a otra persona en el puesto que habían reservado.
Según CBRE, el 64 % de las empresas considera ahora quereserva de gestión de puestos de trabajo y sala reserva es una prioridad absoluta, lo que demuestra lo importante que se ha vuelto esta configuración para la gestión del espacio en las oficinas flexibles.
Hoteling frente a hot desking: ¿qué es mejor para tu espacio?
Elegir entre mesas compartidas y mesa compartida depende realmente de cómo trabaje su equipo y del tipo de oficina que desee crear. A continuación le ofrecemos un sencillo resumen que le ayudará a decidir:
💡 Opta por el sistema de escritorios compartidos si…
Quieres algo muy flexible e informal. En un sistema de escritorios compartidos, las personas pueden ocupar cualquier escritorio disponible al llegar, sin reserva . Esto funciona bien si tu equipo acude de vez en cuando, no le importa cambiar de sitio y no quieres lidiar con herramientas de planificación. Es ideal para entornos dinámicos, como espacios de coworking o agencias creativas, donde a la gente le gusta moverse con libertad.
💡 Elige el desk hoteling si...
Quieres un poco más de estructura. Con el desk hoteling, las personas reservan sus escritorios con antelación. Esto les da tranquilidad al saber que tendrán un lugar, y te ayuda a planificar con antelación, especialmente en los días de mayor actividad en la oficina. Es una buena opción si tu equipo tiene horarios más regulares en la oficina o necesita tipos específicos de escritorios (como lugares tranquilos, monitores duales o estar cerca de su equipo).
Si aún tienes dudas: ¡hay empresas que utilizan ambos sistemas! Puedes permitir que la gente reserve con antelación la mayor parte del tiempo (hoteling), pero mantener algunos puestos libres para quienes llegan sin cita previa (hot desking). Todo depende de lo que ayude a tu equipo a sentirse productivo, cómodo y respaldado. Solo asegúrate de utilizar un sistema reserva de puestos (como Archie) para que todo esté organizado y la gente pueda ver fácilmente qué hay disponible.
Cómo hacer que el hot desking y el desk hoteling funcionen
Para que el hot desking y el desk hoteling funcionen bien, lo primero es ofrecer a las personas claridad, comodidad y opciones. Esto implica contar con un sistema fiable —como una reserva de puestos— para que los empleados o miembros puedan ver qué puestos están disponibles y reservar uno con antelación (desk hoteling), o registrarse fácilmente al llegar (hot desking). Estas herramientas ayudan a evitar confusiones, impiden las reservas duplicadas y garantizan que nadie se quede dando vueltas buscando un puesto libre.
A continuación, el diseño espacial es importante. Ambas configuraciones funcionan mejor en oficinas o espacios de coworking que ofrecen diferentes tipos de zonas de trabajo: áreas tranquilas para concentrarse, mesas compartidas para colaborar y rincones cómodos para descansar o charlar informalmente. Cuando las personas pueden elegir el tipo de espacio que se adapta a su tarea, es más probable que disfruten del entorno y sean productivas. También ayuda que los escritorios estén equipados con lo básico: buenas sillas, tomas de corriente y superficies limpias.
Las normas para compartir escritorio y la comunicación también desempeñan un papel importante. Establece unas pautas sencillas para que todo el mundo sepa cómo reservar, cancelar y utilizar los escritorios compartidos. Asegúrate de que el espacio se mantenga ordenado y anima a las personas a respetar el tiempo y la privacidad de los demás. ¡Y no olvides pedir opiniones! Consultar con tu equipo o con los miembros te ayudará a mejorar la configuración con el tiempo.
Fuentes del artículo
Berenika Teter
Gerente de contenidos de Archie, impulsada por el café de filtro y su pasión por el teletrabajo. Cuando no está escribiendo sobre espacios de coworking y lugares de trabajo híbridos, probablemente la encuentres explorando alguno.
