A medida que más empresas piden a sus empleados que regresen a la oficina, nuestras ideas sobre los lugares de trabajo están cambiando. Los trabajadores necesitan buenas razones para abandonar la comodidad del teletrabajo, y las empresas están descubriendo que los espacios de oficina flexibles pueden ayudar.
¿Qué es un espacio de trabajo flexible?
Un espacio de trabajo flexible es una configuración de oficina moderna que se adapta a diferentes estilos de trabajo y tareas. En lugar de escritorios fijos o cubículos, suele tener diseños abiertos, muebles móviles y estaciones de trabajo compartidas. Se trata de permitir que las personas elijan un lugar que se adapte a sus necesidades cada día, ya sea trabajando solos o como parte de un equipo.
Guía sobre espacios de trabajo flexibles
Ventajas de los espacios de trabajo flexibles
El trabajo flexible y las oficinas híbridas se están extendiendo rápidamente por todo el mundo. Alrededor del el 64 % de las empresas ya utilizan un modelo híbrido, especialmente las más grandes con empleados en diferentes ubicaciones que necesitan habilidades especializadas.
La mayoría de los líderes esperan que sus entornos de trabajo sigan cambiando durante los próximos dos años: el 95 % ya está haciendo que sus oficinas sean más flexibles y el 82 % tiene previsto seguir haciéndolo. He aquí el motivo:
Mejora de la productividad y el bienestar
Muchos empleados se sienten más productivos cuando trabajan a distancia o en un entorno híbrido. De hecho, el 84 % afirma que rinde más fuera de la oficina tradicional.
Los espacios de trabajo flexibles permiten a las personas decidir dónde y cómo trabajar, lo que les proporciona control y comodidad. Esto mejora la concentración y la eficiencia, y fomenta la creatividad y la innovación gracias a un ambiente más colaborativo. Los empleadores también notan los beneficios: el 66 % afirma haber aumentado la productividad, el 65 % observa una mejora en el bienestar y el 65 % experimenta un ahorro en los costes. Lo que nos lleva al siguiente punto...
Ahorro de costes
Reducir la necesidad de grandes espacios de oficina tradicionales y ofrecer espacios de trabajo flexibles puede ayudar a las empresas a ahorrar dinero. Los escritorios compartidos o mesas compartidas facilitan un uso eficiente del espacio de oficina, lo que reduce los gastos de alquiler, servicios públicos y mantenimiento. Este enfoque también favorece la sostenibilidad al hacer un mejor uso de los recursos.
Mayor adaptabilidad
Las necesidades empresariales cambian constantemente, y los espacios de oficina flexibles facilitan mantenerse al día. Ya sea que el tamaño de su equipo cambie, lance nuevos proyectos o adopte horarios híbridos, los diseños flexibles le permiten reorganizar los espacios rápidamente. Esto se traduce en menos tiempo de inactividad, menores costos y mayor eficiencia. Además, con herramientas como software de oficina híbrido, puede analizar cómo se utilizan los espacios y tomar mejores decisiones sobre la distribución de su oficina, asegurándose de que su espacio de trabajo se adapte en todo momento a los objetivos de su empresa.
Cómo implementar un espacio de trabajo flexible
1. Evalúa la configuración actual de tu oficina flexible.
Empiece por analizar qué quiere conseguir su empresa con un espacio de trabajo flexible. ¿Qué funciona bien ahora y qué hay que mejorar? Piénselo detenidamente y podrá diseñar un espacio de trabajo flexible que respalde los objetivos de su empresa y satisfaga las necesidades de su equipo.
2. Mantenga a sus empleados involucrados
Cambiar la forma de trabajar puede resultar estresante, por lo que es fundamental comunicarse con claridad. Hable con sus empleados sobre lo que necesitan en un espacio de trabajo flexible. Cuando se sienten incluidos en las decisiones, son más felices, más productivos y más capaces de adaptarse a los nuevos métodos de trabajo.
Si va a pasar de una configuración totalmente remota a una híbrida, comunique sus planes con antelación y solicite opiniones. Involucrar a los empleados en la configuración de la nueva política de trabajo híbrido les hace sentir valorados y garantiza que el enfoque final sea adecuado para todos. Hablaremos de esto con más detalle en la última sección de este artículo.
3. Establecer horarios de trabajo flexibles.
Un horario híbrido combina el trabajo remoto y el trabajo en la oficina. Los empleados pueden acudir a la oficina algunos días para asistir a reuniones de equipo o realizar tareas en grupo y luego trabajar de forma remota el resto de la semana. Este equilibrio les permite disfrutar de las ventajas tanto de la interacción presencial como de la flexibilidad del trabajo remoto.
Recientemente hemos adoptado un modelo de trabajo híbrido como una oportunidad para replantearnos la colaboración y la productividad personal. Por lo tanto, nos propusimos crear un sistema basado en una programación orientada a objetivos. Por ejemplo, los días presenciales se destinaron a sesiones de brainstorming en equipo, talleres con clientes y celebraciones de hitos, momentos en los que la interacción cara a cara tenía un valor significativo. Por otro lado, los días de trabajo se dejaron deliberadamente libres para tareas específicas o recados, de modo que los empleados tuvieran el control de su tiempo. Esto convirtió el trabajo híbrido en un marco intencionado que permitía al equipo gestionar adecuadamente sus funciones.
Además, se debe permitir a los empleados elegir el horario de trabajo que mejor se adapte a sus vidas. Por ejemplo, un padre puede empezar temprano para terminar a tiempo para recoger a sus hijos del colegio, mientras que otra persona puede rendir más tarde durante la jornada. Solo hay que asegurarse de que todos puedan seguir colaborando cuando sea necesario.
4. (Re)diseña tu oficina para que sea más flexible.
Muchas oficinas no están totalmente preparadas para el trabajo híbrido. Para solucionar este problema, las empresas están replanteándose la distribución de sus oficinas. Las antiguas ventajas, como los aperitivos gratuitos, ya no resultan tan atractivas. En su lugar, los empleados quieren beneficios reales y espacios que les ayuden a hacer bien su trabajo.
Algunos factores clave para que los empleados regresen a la oficina incluyen un salario más alto, desplazamientos más cortos, códigos de vestimenta más flexibles, mejor tecnología, más privacidad y más salas de reuniones. Al centrarse en estas necesidades, puede crear un espacio de trabajo que la gente quiera utilizar.
Diseña tu oficina teniendo en cuenta diferentes estilos de trabajo:
- Zonas tranquilas para tareas que requieren concentración.
- Áreas de colaboración y salas de conferencias para proyectos en grupo y sesiones de brainstorming.
- Zonas de escritorios compartidos para una distribución flexible de los asientos en lugar de escritorios asignados.
El objetivo es hacer de la oficina un lugar que merezca la pena visitar. Utiliza mobiliario cómodo, buena iluminación y herramientas tecnológicas modernas para ayudar a los empleados a realizar su trabajo. Cuando la oficina resulte acogedora y productiva, la gente disfrutará acudiendo a ella.
5. Invertir en tecnología para espacios de trabajo flexibles
A medida que más personas trabajan en entornos híbridos, alrededor del el 40 % de las interacciones en la oficina cuentan con participantes remotos. La eficacia de las reuniones depende de una buena tecnología, desde herramientas de audio y vídeo de alta calidad hasta reserva desala y soluciones que coordinen horarios en diferentes zonas horarias. Dado que el 87 % de los trabajadores afirma que contar con la tecnología adecuada es fundamental para su trabajo, proporcionar herramientas y asistencia fiables es más importante que nunca.
Dicho esto:
Cómo crear una pila tecnológica para un espacio de trabajo flexible
Una pila tecnológica para el lugar de trabajo es, sencillamente, un conjunto de soluciones de software para espacios de trabajo flexibles que te ayudan a gestionar las operaciones de tu oficina sin contratiempos. Abarca tareas como reserva , comunicarse con los compañeros de equipo y colaborar en proyectos.
Dado que cada espacio de trabajo híbrido es único, la tecnología ideal para cada oficina será diferente. Algunas herramientas pueden ser imprescindibles, mientras que otras son opcionales. La mayoría de los espacios de trabajo híbridos pueden empezar con una lista básica de herramientas clave y luego ajustar su configuración para satisfacer sus necesidades específicas, entre las que se incluyen:
Software de oficina híbrido
Software de oficina híbrido, como Archie, es el núcleo de su pila tecnológica híbrida. Conecta a las personas, los espacios y la tecnología para crear un entorno de oficina fluido y eficiente.
Por lo general, incluye las siguientes características:
- reserva de escritorios y sala : Ofrece a los empleados una forma sencilla de reservar escritorios y salas de reuniones acuden a la oficina. ¡A nadie le gusta perder el tiempo buscando un sitio donde sentarse!
- Navegación por la oficina: Los mapas de orientación ayudan a las personas a encontrar rápidamente escritorios libres, salas disponibles o incluso a sus compañeros de equipo en un espacio de oficina grande.
- Análisis del lugar de trabajo: Muchas plataformas de oficina híbrida también incluyen análisis, lo que te permite conocer cómo se utiliza tu espacio de trabajo (por ejemplo, la ocupación de sala de reuniones sala ocupación de los escritorios). Estos datos te ayudan a tomar mejores decisiones sobre la distribución de los escritorios, sala de reuniones y otras mejoras.
Una vez que disponga de este software básico, podrá vincularlo con otras herramientas para crear una pila tecnológica híbrida totalmente integrada para el lugar de trabajo.
Sistema de control de acceso a puertas
Soluciones de acceso a puertas como Kisi o Tapkey te permiten controlar fácilmente quién puede entrar en tu oficina. Automatizar la entrada mejora la seguridad del lugar de trabajo híbrido y reduce la necesidad de que los recepcionistas o los administradores de la oficina concedan acceso. Con el sistema adecuado, los empleados pueden utilizar una única identificación para entrar solo en los edificios y espacios para los que están autorizados, independientemente de dónde trabajen. También pueden utilizar esta identificación para otras necesidades, como taquillas, impresoras o pagos en la cafetería.
Considere la posibilidad de integrar proveedores de inicio de sesión único (SSO) en su sistema de acceso a puertas para que todo funcione aún mejor. Las plataformas SSO permiten a los empleados utilizar un único conjunto de datos de inicio de sesión para varias herramientas, lo que crea una experiencia más fluida y añade una capa adicional de seguridad.
Software de gestión de visitantes
Software moderno software de gestión de visitantes como Archie , es otra parte esencial de la seguridad y el control de acceso. En lugar de utilizar los tradicionales registros en papel o los registros manuales, los empleados pueden seguir la política de visitantes del lugar de trabajo y registrar previamente a los invitados, como socios comerciales, solicitantes de empleo u otros visitantes. Cuando llegan, pueden registrarse en un quiosco para visitantesy el sistema notificará automáticamente a su anfitrión. Esto hace que el proceso sea rápido, organizado y seguro.
Muchas plataformas de oficina híbridas incluyen sistemas de gestión de visitantes como una función integrada incluida en el precio o como un complemento. También puede invertir en una herramienta externa y conectarla a su tecnología de lugar de trabajo híbrido.
Herramientas de gestión de proyectos
Herramientas de gestión de proyectos como Asana, Notiono Trello mantienen a todos organizados y al día, ya que permiten a los equipos gestionar tareas, plazos y actualizaciones en un solo lugar. Esto significa que todos saben exactamente lo que tienen que hacer y cuándo, incluso si trabajan desde casa o en horarios diferentes.
Estas plataformas también facilitan la colaboración, ya que los miembros del equipo pueden compartir archivos, comentar tareas y actualizar su progreso en tiempo real. Además, suelen conectarse con calendarios, videollamadas y aplicaciones para compartir archivos, lo que permite reunir todo lo que tu equipo necesita en un solo lugar.
Aplicaciones de comunicación
Aplicaciones como Slack o Microsoft Teams son perfectas para el trabajo flexible, ya que permiten a los equipos mantenerse en contacto sin importar dónde se encuentren. Ofrecen mensajería instantánea, chats grupales y canales dedicados a diferentes temas o proyectos, lo que reduce el desorden en el correo electrónico y facilita el seguimiento de las conversaciones. Se pueden compartir archivos, enlaces e imágenes rápidamente para que todos tengan la información necesaria. Las notificaciones y el acceso móvil permiten a los miembros del equipo mantenerse al día, incluso cuando están fuera de la oficina.
Herramientas de videoconferencia
Herramientas como Zoom o Google Meet ayudan a los empleados remotos y a los que trabajan en la oficina a conectarse a través de reuniones virtuales, presentaciones o sesiones de intercambio de ideas, lo que les hace sentir más cercanos y comprometidos.
Funciones como compartir pantalla, pizarras virtuales y grabación permiten a los equipos colaborar de forma eficaz. También facilitan que cualquiera pueda unirse desde un ordenador, una tableta o un teléfono. Las salas de descanso y las funciones de chat permiten a los equipos dividir tareas o compartir actualizaciones rápidas durante reuniones más importantes, para que todos estén al tanto de lo mismo.
Aplicaciones de cultura empresarial
Puede resultar difícil crear una cultura empresarial dinámica cuando las personas trabajan a distancia o en un entorno híbrido. Afortunadamente, existen muchas aplicaciones divertidas que ayudan a los equipos a mantenerse conectados y positivos, incluso cuando no están en el mismo lugar. Herramientas como Mystery Coffee, Officevibeo Confetti ofrecen una forma única de fomentar los lazos, levantar la moral y hacer que todos se sientan parte del equipo. Vale la pena probar varios para ver cuáles funcionan mejor para tu equipo.
Cómo introducir tecnología flexible en el lugar de trabajo para tu equipo
Conseguir la tecnología adecuada para un espacio de oficina flexible es una cosa, pero ayudar a tu equipo a utilizarla es otra muy distinta. A menos que:
1. Elige un software de espacio de trabajo flexible que beneficie a todos.
Antes de incorporar una nueva tecnología de espacio de trabajo flexible, asegúrese de que sea útil para todo su equipo. Busque soluciones que sean fáciles de aprender y que resuelvan problemas reales, en lugar de ofrecer solo una solución rápida.
Pregúntate a ti mismo:
- ¿Esta plataforma de espacio de trabajo flexible facilitará el trabajo a todo el mundo?
- ¿Es sencillo e intuitivo?
- ¿Se ajusta a los objetivos de nuestra empresa?
Los empleados que perciben el valor real de la nueva tecnología estarán más dispuestos a utilizarla.
2. Comuníquese con antelación y con claridad.
Los cambios repentinos en la tecnología del lugar de trabajo híbrido pueden pillar a la gente desprevenida. Comparte tus planes lo antes posible y explica por qué estás haciendo estas actualizaciones. Haz saber a los empleados:
- Las ventajas: ¿Cómo mejorará o hará más eficiente el trabajo la nueva herramienta?
- El propósito: cómo contribuye a los objetivos de la empresa y a las tareas cotidianas.
- Una visión general: una explicación sencilla de lo que hace la plataforma de espacio de trabajo flexible.
- El calendario: cuándo se producirá el cambio y qué se puede esperar.
- Formas de proporcionar comentarios: Anime a que se planteen preguntas y preocupaciones.
Una buena comunicación ayuda a las personas a sentirse involucradas y reduce la ansiedad que genera aprender algo nuevo.
3. Proporcionar formación y recursos.
No se limite a anunciar el cambio: muestre a su equipo cómo utilizar el nuevo software de espacio de trabajo flexible. En primer lugar, familiarícese con la herramienta y, a continuación, cree o recopile recursos como:
- Artículos prácticos
- Tutoriales en vídeo
- Demostraciones prácticas
- Materiales de referencia de fácil acceso
Dale a los empleados tiempo suficiente para que aprendan la nueva tecnología del lugar de trabajo híbrido a su propio ritmo. Mantén los ojos abiertos y ofrece capacitación grupal o individual para brindar ayuda adicional.
4. Recopilar y utilizar los comentarios
La implementación de una nueva tecnología no termina cuando todo el mundo empieza a utilizarla. Comprueba posteriormente cómo se siente la gente y si el software de espacio de trabajo flexible satisface sus necesidades. Puedes solicitar opiniones a través de encuestas en línea, charlas individuales y reuniones de equipo.
Considera hacer preguntas como:
- ¿Esta herramienta te ayuda a hacer tu trabajo?
- ¿Te has encontrado con algún reto?
- ¿Qué cambios harían que esta herramienta fuera aún más útil?
Utiliza estos comentarios para abordar los problemas, mejorar y mantener el compromiso de los empleados. De esta manera, evitarás que la gente vuelva a los métodos antiguos o busque soluciones alternativas.
¡Implementar una nueva tecnología híbrida en el lugar de trabajo no tiene por qué ser estresante!
Preguntas frecuentes sobre el espacio de trabajo flexible
Los espacios de trabajo flexibles pueden beneficiar a casi cualquier empresa o profesional. Las startups y los equipos pequeños disfrutan de la flexibilidad de ampliar o reducir su espacio según sea necesario. Las grandes empresas pueden dar a sus empleados más libertad para elegir dónde y cómo trabajar. Los autónomos y los trabajadores remotos aprecian disponer de un espacio profesional sin estar atados a un contrato de alquiler a largo plazo. Los espacios de trabajo flexibles ayudan a las personas y a las empresas a adaptarse a las necesidades cambiantes, los estilos de trabajo y el tamaño de los equipos.
Una oficina flexible es un espacio de trabajo en el que se puede cambiar fácilmente el mobiliario y la distribución, y los empleados pueden elegir dónde trabajar. Ofrece a las personas más libertad para moverse y compartir espacios según sea necesario. Una oficina fija es una configuración tradicional en la que cada persona tiene un escritorio o cubículo asignado que permanece en el mismo lugar. La distribución no suele cambiar mucho y las personas ocupan el mismo sitio todos los días.
El software Flex Office es una herramienta que ayuda a las empresas a gestionar espacios de trabajo flexibles y compartidos. Permite a los empleados reservar fácilmente escritorios o salas, ver dónde se sientan sus compañeros de equipo y mantenerse organizados en un entorno de trabajo híbrido. Básicamente, es un sistema digital que garantiza el buen funcionamiento de una oficina flexible.
Un espacio flexible es una oficina cuyo diseño puede cambiar y adaptarse a diferentes necesidades, como reorganizar los escritorios o las salas en función de cómo quieran trabajar las personas. A menudo lo utilizan las empresas para dar más libertad a sus empleados. Un espacio de coworking, por otro lado, es un entorno de oficina compartido en el que personas de diferentes empresas o autónomos se reúnen para trabajar en el mismo lugar. Suele tener planes de afiliación y el espacio lo gestiona un proveedor independiente, en lugar de tu empresa.
Berenika Teter
Gerente de contenidos de Archie, impulsada por el café de filtro y su pasión por el teletrabajo. Cuando no está escribiendo sobre espacios de coworking y lugares de trabajo híbridos, probablemente la encuentres explorando alguno.
