- Lo que aprenderás
- ¿Cuánto costarán los sistemas de gestión de visitantes en 2026?
- Cómo influye el hardware de gestión de visitantes en tu presupuesto total
- Dónde suelen aparecer los costes ocultos, como complementos, cuotas de instalación, cargos por SMS o integraciones premium.
- Cómo calcular tus costes mensuales y anuales reales en función del tamaño de tu oficina y el volumen de visitantes
- Cómo calcular el retorno de la inversión de un sistema automatizado de gestión de visitantes para una oficina de tamaño medio
Los sistemas de gestión de visitantes tienen diferentes precios, desde planes básicos gratuitos hasta opciones con numerosas funciones para empresas más grandes. El coste final suele depender del tamaño de su organización, el número de ubicaciones y las funciones o el hardware que pueda necesitar. Sin embargo, elegir el sistema adecuado para su oficina puede resultar un poco abrumador.
Para facilitar las cosas, esta guía desglosa los principales planes de precios de los sistemas de gestión de visitantes para ayudarle a encontrar el que mejor se adapte a sus necesidades, tanto si busca una solución económica como algo más avanzado.
¿Qué es un sistema de gestión de visitantes?
El software de gestión de visitanteses una herramienta excelente para mantener su lugar de trabajo seguro, organizado y funcionando de manera eficiente. Ofrece una serie de ventajas, pero esencialmente facilita la gestión de visitantes ayudándole a:
- Programar visitas,
- Automatizar los registros,
- Reducir los tiempos de espera de los clientes.
- Notificar instantáneamente a los anfitriones cuando lleguen sus visitantes.
- Mantenga registros precisos de todas las personas que entran y salen.
- Manténgase al tanto de las normativas y políticas de visitantes.
Olvídese de las anticuadas hojas de registro y los procesosmanuales de gestión de visitantes: los sistemas de gestión de visitantes agilizan y hacen más eficiente la gestión de los visitantes de la oficina. Sin embargo, para configurar uno, normalmente necesitará una tableta o una pantalla táctil para los registros, un ordenador para gestionar los registros digitales de visitantes y la configuración, y una conexión Wi-Fi para los sistemas basados en la nube.
También puede optar por actualizar su sistema de gestión de visitantes con herramientas como impresoras de tarjetas de identificación para visitantes, escáneres de códigos QR para registros rápidos y cámaras para la verificación de identidades. Añada dispositivos de control de acceso, como lectores de tarjetas, o extras como quioscos para visitantes y escáneres térmicos, puede hacer que el registro sea aún más fácil y cómodo para los invitados. Por supuesto, estas adiciones conllevan costes adicionales, lo que nos lleva al siguiente punto:
¿Cuánto cuesta un sistema de gestión de visitantes?
Los sistemas de gestión de visitantes suelen costar entre 29 y 350 dólares al mes por ubicación. Pueden ser herramientas independientes o incluirse como complementos en soluciones de oficina híbridas, dependiendo de las funciones de gestión de visitantes que necesite.
Aquí tienes un breve resumen para que te hagas una idea de lo que puedes esperar:
Sistemas gratuitos de gestión de visitantes
- Precio: 0 $
- Ideal para: Oficinas pequeñas con pocos visitantes al día que no necesitan muchas funciones.
- Características: La mayoría de los planes gratuitos cubren aspectos esenciales como el registro de visitantes, los registros básicos de visitantes y las notificaciones al anfitrión. Sin embargo, estos planes suelen limitar el número de visitantes o registros que se pueden gestionar cada mes.
Un plan gratuito de sistema de gestión de visitantes es ideal para necesidades más modestas, pero a medida que aumenta el número de visitantes o se necesitan funciones avanzadas como integraciones, análisis del lugar de trabajo o seguridad adicional, puede que merezca la pena pasar a un plan de pago. Probar un plan gratuito también es una forma inteligente de ver si un sistema de gestión de visitantes es el adecuado antes de comprometerse con una versión de pago.
Planes de precios básicos del sistema de gestión de visitantes
- Precio: Entre 30 y 100 dólares al mes por ubicación.
- Ideal para: Pequeñas empresas con necesidades sencillas, como realizar un seguimiento de los visitantes y enviar notificaciones básicas.
- Características: registros de entrada estándar, registros de visitantes, alertas para anfitriones y opciones de registro sin contacto.
Planes de precios del sistema de gestión de visitantes de nivel medio
- Precio: Entre 100 y 300 dólares al mes por ubicación.
- Ideal para: Empresas medianas que buscan un mayor control y personalización.
- Características: Por lo general, incluyen impresión de tarjetas de identificación, registros con la marca, aprobaciones de visitantes e integraciones de software más avanzadas.
Planes de precios del sistema de gestión de visitantes Premium o Enterprise
- Precio: 300 $+/mes por ubicación o precios personalizados para grandes empresas.
- Ideal para: Empresas que necesitan herramientas avanzadas de seguridad y cumplimiento normativo.
- Características: Incluye opciones como control de acceso, alertas de emergencia, SSO y flujos de trabajo personalizados.
Hardware para la gestión de visitantes
El coste del hardware para la gestión de visitantes depende de lo que necesites, pero aquí tienes una idea aproximada:
- iPads, tabletas o dispositivos con pantalla táctil: entre 200 y 800 dólares cada uno, dependiendo de la marca y las características.
- Impresoras de tarjetas de identificación: entre 100 y 500 dólares, aunque algunos modelos de gama alta pueden costar más.
- Escáneres de códigos QR o identificadores: entre 50 y 300 dólares, dependiendo del tipo y la funcionalidad.
- Soportes o bases para quioscos: entre 100 y 300 dólares para los modelos básicos; las opciones premium pueden costar más.
- Cámaras para verificación de identidad: entre 50 y 200 dólares por las cámaras web básicas, o más por las cámaras de seguridad avanzadas.
- Dispositivos de control de acceso: entre 500 y 2000 dólares, dependiendo del sistema y del nivel de integración.
💰 El coste total de un sistema de gestión de visitantes dependede:
- El número de ubicaciones que gestionas,
- El número de visitantes que esperas,
- Las funciones y el hardware que necesitas.
Algunas empresas cobran un suplemento por la configuración, la personalización de la marca o complementos como aplicaciones móviles e impresoras de tarjetas identificativas. Otras pueden incluir hardware en sus planes para facilitar la configuración. ¡Ten cuidado con las funciones que solo están disponibles en los planes más caros!
Comparación de precios de software de gestión de visitantes
Software | Ideal para | Aplicación para quiosco iPad | Aplicación para quiosco Android | Integraciones de control de acceso | Precio inicial | Calificación G2 |
|---|---|---|---|---|---|---|
Archie | Oficinas medianas y grandes | ✅ | ✅ | Incluido en el plan Pro | Desde 109 $ al mes | 4,9/5 |
Envoy Visitors | Oficinas empresariales con mayores necesidades de seguridad y cumplimiento normativo. | ✅ | ❌ | Precios personalizados | Aproximadamente 362 $ al mes. | 4,7/5 |
The Receptionist para iPad | Mostradores de recepción pequeños y medianos | ✅ | ❌ | Sin integración nativa | Desde unos 52,50 $ al mes | 4,8/5 |
VisitorOS | Lugares de trabajo con alta seguridad | ✅ | ❌ | Módulo SecurityOS | Desde 199 $ al mes | 4,7/5 |
Greetly | Equipos pequeños y medianos | ✅ | ✅ | Sin integración nativa | Desde 99 $ al mes | 4,8/5 |
SwipedOn | Oficinas económicas | ✅ | ✅ | Sin integración nativa | Desde unos 52,50 $ al mes | 4,8/5 |
Eptura Visitor | Grandes organizaciones reguladas con múltiples sedes | ✅ | ✅ | Incluido | Precios personalizados | 4,6/5 |
Lobbytrack | Escuelas, pymes | ✅ | ✅ | Incluido en el plan personalizado | Desde 50 $ al mes | 4,6/5 |
Para una gama similar de funciones en una oficina con 350 empleados y aproximadamente 150 visitas al mes, esto es lo que podría esperar pagar con diferentes proveedores de sistemas de gestión de visitantes:
¿Cuánto cuesta Archie?
Archie ofrece dos planes sencillos de sistemas de gestión de visitantesbasados en las necesidades de su oficina.
- Starter: 109 $ al mes por oficina, ideal para pequeñas y medianas empresas que desean un sistema de registro de visitantes sólido. Incluye visitantes ilimitados, una aplicación para quioscos, registro sin contacto, notificaciones al anfitrión, impresión de tarjetas de identificación, firmas electrónicas y un registro de visitantes en tiempo real.
- Pro: 185 $ al mes por oficina, diseñado para empresas más grandes que necesitan más control y personalización. Incluye todo lo que ofrece Starter, además de funciones avanzadas como análisis de visitantes, personalización de marca, captura de fotos, formularios personalizados, alertas por SMS, herramientas de evacuación de emergencia, inicio de sesión único (SSO), SCIM, integración con Slack y Microsoft Teams, y validación de correo electrónico DKIM. El equipo de Archie se encarga de la configuración.
Ambos planes son fáciles de implementar, se adaptan a medida que crece su negocio y cuentan con todas las herramientas esenciales para garantizar una gestión de visitantes fluida, segura y profesional.
Atención: Archie es más que una simple herramienta para registrar visitantes: es un completo sistema de gestión del espacio de trabajo que facilita la gestión de tu oficina. Puedes utilizar el sistema de gestión de visitantes por sí solo, pero destaca cuando se combina con la suite de gestión del lugar de trabajo de Archie. Además, hay una prueba gratuita para que lo pruebes antes de comprometerte.
¿Cuánto cuesta Envoy?
Envoy Visitors se vende por ubicación, con un punto de entrada gratuito y dos niveles superiores para necesidades más avanzadas:
- Basic (gratuito) es ideal para el registro sencillo de visitantes. Ofrece un número ilimitado de visitantes y notificaciones al anfitrión, pero las funciones son limitadas y solo admite una ubicación y hasta 50 empleados en el directorio.
- Premium (4345 $ por ubicación/año) es el principal plan de pago de Envoy y se centra en ofrecer una experiencia más refinada en la recepción. Añade branding, recepción virtual, tarjetas de identificación, fotos de visitantes, firma de documentos y análisis.
- Enterprise (precio personalizado) está pensado para entornos con altos requisitos de seguridad y cumplimiento normativo. Incluye todo lo que ofrece Premium, además de filtrado avanzado, integraciones más profundas, informes más completos y herramientas de comunicación de emergencia.
¿Cuánto cuesta Vizitor?
Los planes de precios de Vizitor se adaptan a equipos pequeños que desean lo básico, y puedes ampliarlos a medida que creces:
- El plan Starter, desde 45 $ al mes, es ideal para oficinas muy pequeñas o ubicaciones únicas. Incluye 1 dispositivo, hasta 50 empleados y 300 registros al mes. Se incluyen las funciones principales: registro con código QR, fotos de visitantes, acuerdos digitales, tarjetas de identificación electrónicas, prerregistro y un panel de control de visitantes en tiempo real.
- Por 90 $ al mes, obtienes 2 dispositivos, hasta 200 empleados y 1000 registros cada mes. Este plan añade impresión de tarjetas físicas, diseños personalizados de tarjetas, alertas de Slack para anfitriones y gestión de múltiples ubicaciones. Para la mayoría de los equipos medianos, este plan ofrece el equilibrio perfecto entre funciones y precio.
- Hay precios personalizadosdisponibles para organizaciones más grandes. Se eliminan los límites para dispositivos, empleados y registros. También se obtiene seguridad avanzada, como alertas de evacuación, listas negras y alertas de permanencia prolongada, además de API y webhooks para integraciones personalizadas y asistencia prioritaria.
¿Cuánto cuesta VisitorOS?
VisitorOS (antes iLobby, ahora parte de FacilityOS) ofrece un sistema integral de gestión de visitantes y contratistas diseñado para mejorar la seguridad, el cumplimiento normativo y la protección:
- El plan corporativo tiene un precio inicial de 199 $ al mes e incluye todo lo necesario para empezar, como un iPad de 10,9 pulgadas con software de gestión de dispositivos móviles (MDM), un soporte de montaje antirrobo seguro y hardware y software preconfigurados para facilitar la instalación. Admite un número ilimitado de usuarios, visitantes e inicios de sesión, e incluye funciones como notificaciones en tiempo real por SMS, correo electrónico o llamada, una aplicación móvil para acceso remoto, integración con Active Directory, inicio de sesión único (SSO) y alojamiento seguro en Microsoft Azure.
- Para funciones adicionales como el inicio de sesión sin contacto, los flujos de trabajo de prerregistro o la impresión de tarjetas de identificación, el plan Enhanced tiene un precio a partir de 275 $ al mes. Se incluye asistencia continua, que incluye reparaciones de hardware y formación, para garantizar el buen funcionamiento de su sistema.
¿Cuánto cuesta Greetly?
Greetly simplifica la gestión de visitantes con precios claros y sin cargos ocultos. Todos los planes incluyen usuarios, registros y notificaciones ilimitados:
- El plan Essential cuesta 99 $ al mes (facturado anualmente) y es ideal para empresas que desean un sistema de registro sencillo y fiable.
- Para organizaciones con necesidades más avanzadas, el plan Pro cuesta 159 $ al mes (facturado anualmente) e incluye funciones como la impresión de tarjetas de visitante, mensajes de texto bidireccionales y escaneo de documentos de identidad. Ambos planes son fáciles de usar y cuentan con numerosas funciones para satisfacer diversas necesidades empresariales.
¿Cuánto cuesta Eden?
Eden ofrece diferentes planes de precios para la gestión de visitantes que se adaptan a empresas de todos los tamaños:
- El plan Accelerate, con un precio de 89 dólares al mes por ubicación (facturado anualmente), cubre todos los elementos esenciales, incluyendo el registro de empleados, la personalización de la marca en los quioscos, la integración con Slack y Teams, la gestión de acuerdos de confidencialidad, la impresión de tarjetas de identificación y el registro sin contacto.
- Para necesidades más avanzadas, el plan Scale cuesta 179 $ al mes por ubicación (facturado anualmente) e incluye funciones como fotos de visitantes, formularios personalizados, integraciones de almacenamiento de archivos, sincronización del directorio de empleados y inicio de sesión único (SSO).
- El Plan Enterprise incluye todo lo que ofrece Scale, además de integraciones personalizadas para empresas con requisitos específicos, con precios adaptados a tus necesidades.
¿Cuánto cuesta Lobbytrack?
Lobbytrack utiliza una estructura de precios por niveles basada en las funciones y la escala. Todos los planes incluyen un número ilimitado de anfitriones y funciones básicas de gestión de visitantes:
- Plan básico: Nivel piloto gratuito para equipos pequeños. Hasta 100 visitantes al mes, registro de entrada y salida de visitantes principales, control de salud, gestión de colas, múltiples flujos, captura de fotos, tarjetas de identificación, aplicación para el vestíbulo, aplicaciones para iOS/Android/Windows, alertas por correo electrónico y asistencia técnica. También hay una variante para muy bajo volumen que desbloquea todas las funciones si tienes menos de 20 visitas al mes.
- Básico: Visitantes, anfitriones y usuarios ilimitados. Incluye todo lo que ofrece el plan Starter y añade asistencia telefónica. Ideal para oficinas en crecimiento que desean una gestión sólida de visitantes sin necesidad de personal de atención.
- Profesional: Incluye el registro de entrada y salida del personal, los acuerdos de visita, la autogestión de horarios por parte de los empleados y el registro del carné de conducir o documento de identidad para una verificación de identidad más rigurosa, además de la aplicación para empleados.
- Ultimate: Diseñado para satisfacer necesidades de seguridad e integración más exigentes. Incluye todo lo que ofrece la versión Professional, además de reserva sala de reuniones sala escritorios, comprobaciones de listas de vigilancia, notificaciones más completas, herramientas de emergencia y evacuación, gestión de incidentes, SSO, control de acceso e integraciones con Active Directory.
¿Cuánto cuesta Skedda?
La gestión de visitantes es un complemento de Skedda que se integra a la perfección con el resto de funciones, lo que lo convierte en una buena opción para oficinas híbridas. El módulo de gestión de visitantes cuesta 99 $ al mes, pero no se puede adquirir por separado.También hay una prueba gratuita para explorar sus funciones antes de comprometerse.
¿Cuánto cuesta Eptura Visitor?
Eptura Visitor ofrece dos planes principales. Los precios no se publican, por lo que es necesario ponerse en contacto con el departamento de ventas para solicitar un presupuesto, pero los planes muestran cómo varían las funciones:
- La versión avanzada te ofrece las herramientas básicas para gestionar a los visitantes. Dispones de registro in situ, tarjetas de identificación personalizadas, flujos de trabajo sencillos, programación de visitas desde tu calendario, mensajes de emergencia para los visitantes, firmas electrónicas para acuerdos de confidencialidad y políticas, y análisis básicos para realizar un seguimiento del tráfico y las tendencias de los visitantes.
- Power incluye todo lo que ofrece el nivel Avanzado y añade mayor seguridad y control. Puedes conectarte a sistemas de control de acceso, crear flujos de trabajo y pasos de aprobación más detallados, emitir códigos QR, tarjetas RFID y Wi-Fi para invitados, gestionar tus propias listas de seguimiento y utilizar la API de Eptura Visitor y los webhooks para integraciones personalizadas. Este nivel está dirigido a empresas que necesitan una seguridad más estricta y procesos más complejos.
Según la investigación de productos y las estimaciones aproximadas en línea, el precio puede rondar los 7500 dólares al año, más una tarifa de implementación bastante elevada que depende de la complejidad de la configuración.
Aspectos a tener en cuenta antes de comprar un sistema de gestión de visitantes
Antes de elegir un sistema de gestión de visitantes, fíjese bien en lo que incluye el precio. Algunos planes pueden parecer asequibles, pero incluyen funciones limitadas. Al mismo tiempo, es posible que herramientas esenciales como el análisis, la impresión de tarjetas de identificación o la exportación de datos solo estén disponibles en planes más caros o como complementos. Asegúrese de comprender el coste total a lo largo del tiempo y compruebe si hay cargos ocultos.
Asegúrate de que el sistema que elijas tenga todo lo que necesitas desde el principio, sin costes inesperados. A continuación, le ofrecemos algunas preguntas que le ayudarán a tomar una decisión:
- ¿Cuántos visitantes suele tener cada semana o cada mes?
- ¿Qué tipo de visitantes recibe (por ejemplo, contratistas, transportistas, clientes, candidatos a puestos de trabajo)?
- ¿Necesitas diferentes flujos de trabajo de registro para diferentes tipos de visitantes?
- ¿Necesita realizar un seguimiento de los visitantes durante su estancia o llevar a cabo controles previos?
- ¿Debería invertir en la impresión de tarjetas de identificación para visitantes?
- ¿Sería útil enviar alertas o mensajes de emergencia a los visitantes?
- ¿Necesita que los visitantes firmen documentos como acuerdos de confidencialidad o políticas de visitantes?
- ¿Qué integraciones (por ejemplo, sistemas de control de acceso, Slack, Teams) ¿necesitas?
Probablemente, Archie ocupe uno de los primeros puestos de tu lista de candidatos. Es una opción ideal para empresas medianas y grandes que buscan gestionar el registro de visitantes, la asignación de puestos de trabajo yreserva sala , además de disponer de análisis de datos, todo ello en una sola plataforma. Una estructura de precios sencilla, sin sorpresas, y un sistema que simplemente funciona.
Cómo calcular el retorno de la inversión de un sistema automatizado de gestión de visitantes para una oficina de tamaño medio
En una oficina de tamaño medio, el mayor retorno de la inversión suele provenir del ahorro de tiempo en la recepción, la mayor rapidez en las notificaciones a los anfitriones y la reducción del trabajo administrativo manual. Los equipos suelen dedicar más tiempo del que creen a registrarse en papel, llamar a los anfitriones, solicitar firmas y recopilar registros de visitantes para auditorías o informes. Un sistema automatizado reduce gran parte de ese trabajo repetitivo.
Puedes usar esta fórmula:
ROI (%) = ((Beneficios anuales – Costes anuales) / Costes anuales) × 100
Paso 1: Calcule los beneficios anuales (lo que ahorra)
Por ejemplo:
- Tiempo ahorrado durante el check-in: Esto incluye el tiempo ahorrado por el personal de recepción o de oficina, y a veces también el tiempo del anfitrión (porque el sistema envía notificaciones automáticas en lugar de llamadas/mensajes manuales).
- Ahorro de tiempo en tareas administrativas y de elaboración de informes: los sistemas de gestión de visitantes también reducen el tiempo dedicado a tareas como buscar registros antiguos de visitantes, preparar registros de auditoría, realizar un seguimiento de las visitas de contratistas o comprobar quién se encontraba en las instalaciones durante un simulacro o un incidente.
- Reducción de retrasos y atascos en recepción: si su recepción se satura en determinados momentos (los lunes por la mañana, entrevistas, entregas, visitas de proveedores), un registro más rápido puede reducir las interrupciones y las horas extras. No siempre es mucho, pero al cabo de un año se nota.
Paso 2: Calcular los costes anuales (lo que gastas)
- Costes de software: suscripción mensual × 12, junto con cualquier complemento (alertas por SMS, integraciones avanzadas, asistencia premium, etc.).
- Costes de hardware: como ya sabéis, el hardware típico puede incluir tabletas/iPad, soportes o monturas para quioscos, impresoras de tarjetas de identificación y rollos de etiquetas/suministros. Si el hardware es una compra única, podéis repartir su coste entre 2 o 3 años para obtener un coste anual razonable.
- Configuración y formación: Incluye la incorporación, el tiempo de configuración interna y cualquier tarifa de implementación.
- Tiempo dedicado a tareas administrativas o informáticas: incluso los sistemas más sencillos requieren cierto mantenimiento (actualizaciones de usuarios, flujos de trabajo, resolución de problemas con impresoras, etc.), por lo que conviene añadir una pequeña estimación mensual.
Paso 3: Calcular el retorno de la inversión (ROI) de un sistema automatizado de gestión de visitantes.
Utilicemos un ejemplo realista para una oficina de tamaño medio:
- 350 empleados
- 150 visitantes al mes
- PlanArchie Visitors : 185 $ al mes
- Configuración básica del hardware (tableta + soporte + impresora de tarjetas de identificación): 950 $ en total.
Beneficios anuales estimados (ejemplo conservador)
Ahorro de tiempo en el registro y la notificación al anfitrión
- 150 visitas al mes
- 4 minutos ahorrados por visita (tiempo combinado de recepción + anfitrión)
- 150 × 4 = 600 minutos/mes = 10 horas/mes
- 10 horas × 35 $ de tarifa por hora = 350 $ al mes
- Valor anual: 4200 dólares
Ahorros en administración/informes
- 3 horas al mes ahorradas
- 3 × 40 $ = 120 $ al mes
- Valor anual: 1440 dólares
Reducción de los retrasos en recepción / horas extras
- 2 horas/mes ahorradas
- 2 × 35 $ = 70 $ al mes
- Valor anual: 840 dólares
Beneficios anuales totales = 6480 $
Costes anuales estimados
Software
- 185 $ al mes × 12 = 2220 $ al año
Hardware (anualizado a lo largo de 3 años)
- 950 $ ÷ 3 = 316,67 $ al año
Tiempo dedicado a tareas administrativas/informáticas
- 40 $ al mes × 12 = 480 $ al año
Suministros (etiquetas, consumibles para impresoras)
- 120 $ al año
Costes anuales totales
2220 $ + 316,67 $ + 480 $ + 120 $ = 3136,67 $
Beneficio neto anual
6480 $ − 3136,67 $ = 3343,33 $
retorno de la inversión
(3343,33 $ ÷ 3136,67 $) × 100 ≈ 106,6 %
En este ejemplo, el sistema de gestión de visitantes ofrece un retorno de la inversión anual estimado 107 % de retorno de la inversión anual.
Es un resultado muy bueno para una oficina de tamaño medio, sobre todo porque esta estimación no incluye en su totalidad beneficios más difíciles de cuantificar, como la mejora de la seguridad, la mejora de la experiencia de los visitantes y la mayor rapidez en la respuesta ante emergencias.
Paso 4: Comprueba el periodo de amortización.
El periodo de recuperación es útil cuando los directivos quieren saber cuánto tardará la inversión en empezar a generar valor.
Si consideramos el hardware de gestión de visitantes como el principal coste inicial:
- Costos iniciales = 950 dólares
- Beneficios mensuales = 6480 $ ÷ 12 = 540 $
- Costes mensuales recurrentes = 185 $ + 40 $ + 10 $ = 235 $
- Ahorro neto mensual = 305 $
Período de recuperación = 950 $ ÷ 305 $ ≈ 3,1 meses
Así que, en este ejemplo, la oficina recupera el coste inicial en unos 3 meses.
ROI duro frente a ROI blando de un sistema de gestión de visitantes
Cuando se elabora un caso de negocio para un software de gestión de visitantes, resulta útil dividir los beneficios en dos categorías: ROI tangible y ROI intangible. Ambos son importantes, pero reflejan aspectos ligeramente diferentes.
El ROI tangible es la parte cuantificable. Esto incluye el tiempo de trabajo ahorrado durante los registros, menos interrupciones para los anfitriones, menos tiempo dedicado a la administración para elaborar informes, reducción de las horas extras en la recepción y menos errores manuales que deben corregirse posteriormente. Estas son las cifras que se pueden introducir con confianza en una hoja de cálculo. Se puede estimar el tiempo ahorrado, multiplicarlo por una tarifa horaria realista y mostrar un claro rendimiento financiero. Esto es normalmente en lo que se centran primero los equipos financieros.
El retorno de la inversión intangible es más difícil de cuantificar, pero a menudo es igual de valioso. Una experiencia más fluida para los visitantes crea una primera impresión más profesional. Las colas más cortas en la recepción reducen la frustración durante las horas punta. Los procesos de seguridad y cumplimiento más estrictos reducen el riesgo, incluso si nunca se produce un incidente grave. Los registros más limpios y fáciles de consultar facilitan las auditorías. Las llamadas de emergencia más rápidas mejoran la seguridad. Y el menor estrés en la recepción mejora las operaciones diarias. Es posible que estas ventajas no siempre se reflejen directamente en el cálculo de los costes, pero sin duda influyen en las decisiones de los directivos.
En muchos casos, el ROI tangible justifica la inversión, y el ROI intangible hace que la decisión resulte obvia.
Consejos para elaborar una estimación realista del retorno de la inversión
Al estimar el retorno de la inversión, es importante ser conservador. Si cree que los registros ahorran seis minutos por visita, modele tres o cuatro en su lugar. Si espera ahorrar cinco horas de tiempo administrativo, compruebe sus cálculos con tres. Es mejor presentar una estimación cautelosa que siga ofreciendo un fuerte rendimiento que prometer demasiado y perder credibilidad.
Además, evita estos errores comunes:
- Contar dos veces el mismo ahorro de tiempo
- Utilizar el salario base en lugar del coste total por hora.
- Olvidar los costes de suministro de hardware o tarjetas de identificación
- Ignorar complementos como alertas por SMS o integraciones.
- Utilizar un mes inusualmente ajetreado o inusualmente tranquilo como referencia.
Una forma sencilla de reforzar su argumento sobre el retorno de la inversión es mostrar tres escenarios: uno conservador, uno previsto y uno de gran volumen. Esto ofrece a los responsables de la toma de decisiones un rango en lugar de una sola cifra. Demuestra que, incluso con hipótesis prudentes, el sistema se amortiza por sí solo y, durante los periodos de mayor actividad, su valor aumenta aún más.