- Lo que aprenderás
- ¿Qué hardware se necesita realmente para un quiosco de gestión de visitantes?
- Cómo elegir la configuración adecuada para el registro de visitantes en el sistema de gestión de visitantes de Archie
- Cómo calcular tu presupuesto para hardware, utilizando un ejemplo sencillo
Esta guía explica qué hardware necesitas realmente para tu sistema de gestión de visitantes, sobre todo si ya has elegido Archie Visitors. Además, incluye esos pequeños detalles prácticos que suelen surgir solo después de haber pedido algo que no es lo adecuado.
¿Qué equipo de gestión de visitantes necesitas?
Antes de comprar nada, es recomendable que primero «elijas tu configuración». ¿El registro se realiza en recepción con personal presente, o necesitas un quiosco de autoservicio en el vestíbulo? ¿Vas a imprimir tarjetas de identificación? Y, en caso afirmativo, ¿se imprimirán en el quiosco o en la recepción?
Esas decisiones aclaran mucho la lista de componentes de hardware; además, a lo largo de este artículo hemos incluido numerosos ejemplos y consejos sobre el hardware para ayudarte a elegir la configuración adecuada para tu quiosco.
Configuración mínima (solo inicio de sesión digital)
Esta es la forma más sencilla de poner en marcha un quiosco para visitantes:
- Tableta: Una tableta compatible con tu sistema de gestión de visitantes. Con Archie, puedes utilizar tus propias tabletas: iPads de Apple siempre que funcionen con iPadOS 15.1+ o Android 7+ (solo dispositivos de tableta, por ejemplo, de Samsung o Lenovo). Si no estás seguro de cuál comprar, echa un vistazo a más ejemplos y consejos a continuación.
- Soporte o fijación: Un soporte o montura seguro de un proveedor de confianza (como Bosstab o Bouncepad).
- Alimentación: Alimentación permanente con un tendido de cables limpio y fijo.
- Red: Conexión Wi-Fi estable (o Ethernet si tu configuración lo admite).
- Señalización opcional: Útil si los visitantes llegan sin la orientación del personal o si organizas eventos.
- Nota rápida
Algunos sistemas de gestión de visitantes, como Envoy o The Receptionist, solo funcionan en iPad. Archie es compatible tanto con iPad como con Android, y no vende hardware, lo que te ofrece más opciones (y, a menudo, mayor flexibilidad en cuanto al presupuesto y la adquisición de dispositivos). Puedes utilizar tus propias tabletas siempre que cumplan los requisitos mínimos del sistema operativo: iPadOS 15.1 o superior, o Android 7 o superior.
Configuración más habitual en la oficina (registro + tarjetas identificativas impresas)
Esto es lo que acaba imponiéndose en la mayoría de los lugares de trabajo, ya que hace que los controles parezcan más «oficiales» y sean más fáciles de gestionar.
- Todo lo necesario en la configuración básica.
- Impresora térmica de etiquetas: Una impresora compatible (por ejemplo, Brother QL820NWB o cualquier otro modelo de la serie QL que sea compatible con Archie).
- Rollos de etiquetas: El formato de etiqueta adecuado para tu software. Con Archie, eso significa DK2251, por lo que tus rollos y la configuración de la impresora deben coincidir.
- Opcional portacredenciales o cordones: Útiles si quieres un aspecto más limpio que el de las insignias adhesivas.
Si quieres que las tarjetas de identificación sean más fáciles de reconocer, también puedes activar la función de captura de fotos e imprimir la foto del visitante en la tarjeta. En ese caso, asegúrate de que tu stand o recinto no tape la cámara de la tableta y de que la zona del quiosco cuente con una iluminación adecuada.
Registro en recepción (con personal disponible)
Esta es la configuración más sencilla si tienes una recepcionista y quieres que todo sea sencillo:
- Una tableta tableta.
- Un soporte de mesa para la tableta (por ejemplo, Bosstab Elite Nexus).
- Si imprimes tarjetas de identificación, coloca la impresora en el escritorio (en el lado del personal).
- Siempre activo alimentación y Wi-Fi Wi-Fi.
- Portacredenciales o cordones opcionales.
Facturación automática en un vestíbulo diáfano
Esto funciona mejor cuando los visitantes llegan sin ayuda y se desea disponer de un punto de registro sencillo y accesible:
- Una tableta tableta.
- Un soporte de suelo para mayor visibilidad. Si los visitantes imprimen sus acreditaciones en el quiosco, utilice un soporte de suelo con soporte para impresora (por ejemplo, soporte de suelo Bosstab Touch Evo o Bouncepad Core de pie con soporte para impresora Brother).
- Siempre activo alimentación y Wi-Fi Wi-Fi.
- Pon carteles, porque la gente suele dudar si no queda claro qué hay que hacer.
Espacios reducidos (entrada estrecha o vestíbulo pequeño)
Los soportes de pared son ideales cuando un soporte de suelo obstaculizaría el paso:
- Una tableta tableta.
- Un soporte de pared (por ejemplo, soporte de pared Bosstab Elite o Bouncepad Grip-WD140).
- Siempre activo alimentación y Wi-Fi.
- Una pequeña cartel cerca para que los visitantes no se lo pierdan.
- Si imprimes tarjetas de identificación, lo más sencillo suele ser tener la impresora en recepción (o cerca de allí).
Eventos o picos de afluencia
Si organizas eventos, visitas guiadas, jornadas de formación o entrevistas, tu objetivo es la rapidez y la claridad:
- Una tableta tableta.
- Un configuración con soporte de suelo (más visible que una configuración de mostrador, p. ej., Soporte de suelo Bosstab Touch Evo con soporte para carteles).
- Si las acreditaciones se imprimen durante el registro, una configuración de quiosco .
- Siempre activo alimentación y Wi-Fi.
- Señalización señalización clara justo en la estación.
- Si prevés que habrá colas, plantéate instalar un segundo quiosco.
Equipos recomendados para la gestión de visitantes
Entonces, ¿qué hardware es imprescindible para un quiosco de gestión de visitantes y la impresión de acreditaciones?
Aquí tienes una sencilla «lista de compras» para Archie Visitors un sistema Archie Visitors , con ejemplos concretos de dispositivos y precios orientativos en dólares estadounidenses (los precios cambian a menudo, así que tómalos como referencia para tu presupuesto, ¡no como cotizaciones fijas!):
Quiosco con tableta
- iPad: Apple indica que el iPad tiene un precio a partir de 349 $. Archie Visitors iPad requiere iPadOS 15.1 o posterior (lo que significa que cualquier iPad comprado después de marzo de 2017 debería funcionar)
- Android: Una opción habitual para quioscos es el Samsung Galaxy Tab A9+ (11 pulgadas), que cuesta 199,99 dólares en Best Buy
Soporte, montura o caja
Por lo general, lo ideal es que sea un mueble que se pueda cerrar con llave y que sea estable. Bosstab cuenta con una colección específica de mostradores para la gestión de visitantes, con opciones de mostrador, de suelo y de pared, por ejemplo:
- Bosstab Elite Nexus (para encimera): 174,95 $
- Soporte de suelo Bosstab Touch Evo: 254,95 $
- Soporte de pared Bosstab Elite: 144,95 $
Impresora de etiquetas para la gestión de visitantes
Una opción muy popular es una impresora térmica de etiquetas de la serie QL de Brother:
- Brother QL-820NWB: 264,35 $ en Best Buy
- Rollos de etiquetas para la Brother DK-2251 (un solo rollo cuesta 35,49 $ en Staples)
- Portacredenciales opcionales (puedes encontrar muchas opciones diferentes en Amazon o eBay)
🟰 Según los precios de ejemplo anteriores (sin impuestos ni gastos de envío), el coste del hardware asciende a unos 823,79 $ para un quiosco de gestión de visitantes con iPad, y a 674,78 $ para una configuración de quiosco de visitantes con Android. Además, deberás pagar la suscripción al software de gestión de visitantes (en este caso concreto, Archie Visitors , que cuesta a partir de 109 $ al mes por ubicación).
Explicación del hardware de los quioscos de registro de visitantes
La tableta se coloca en el centro del quiosco de registro de visitantes (literalmente). ¿Cuál deberías elegir?
Empieza con una regla sencilla: tu software de gestión de visitantes determina tu dispositivo:
- Los quioscos con sistemas de gestión de visitantes para iPad son muy habituales en la gestión de visitantes. A menudo cuentan con el «soporte oficial» más sólido por parte de los proveedores, lo que suele significar menos sorpresas durante la configuración. Además, es fácil bloquearlos en modo quiosco, de modo que los visitantes no puedan salir de la aplicación del quiosco y empezar a tocar la pantalla del dispositivo.
- Los quioscos para visitantes con Android también pueden ser una excelente opción, sobre todo si tu herramienta de gestión de visitantes es compatible con Android. Pueden resultar más económicos dependiendo del modelo, pero los aspectos básicos siguen siendo igual de importantes. Necesitas una pantalla nítida, una conexión Wi-Fi estable y un soporte o base seguro.
Algunos sistemas de gestión de visitantes como Envoy o The Receptionist solo funcionan en iPad. Archie es compatible tanto con iPad como con Android, por lo que tienes más flexibilidad a la hora de elegir tus dispositivos.
Algunos proveedores de sistemas de gestión de visitantes también ofrecen paquetes de hardware preconfigurados (un kit de quiosco que se entrega listo para instalar). En ese caso, es posible que tengas que comprar la tableta y el hardware del quiosco directamente al proveedor del software, en lugar de adquirirlos por tu cuenta.
A continuación te ofrecemos una breve comparación de las mejores aplicaciones de gestión de visitantes para iPad y tabletas Android:
Software | Ideal para | Aplicación para quiosco iPad | Aplicación para quiosco Android | Paquete de hardware | Calificación G2 |
|---|---|---|---|---|---|
Archie | Oficinas medianas y grandes | ✅ | ✅ | No | 4,9/5 |
Greetly | Equipos pequeños y medianos | ✅ | ✅ | No | 4,8/5 |
La recepcionista (aplicación de registro) | Mostradores de recepción pequeños y medianos | ✅ | ❌ | Sí | 4,8/5 |
Envoy Visitors | Oficinas empresariales con mayores necesidades de seguridad y cumplimiento normativo. | ✅ | ❌ | No | 4,7/5 |
VisitorOS | Lugares de trabajo con alta seguridad | ✅ | ❌ | Sí | 4,7/5 |
Eptura Visitor | Grandes organizaciones reguladas con múltiples sedes | ✅ | ✅ | No | 4,6/5 |
Lobbytrack | Escuelas, pymes | ✅ | ✅ | No | 4,6/5 |
Por lo tanto, lo más seguro suele ser elegir primero el software de gestión de visitantes primero y, después, comprar el hardware del quiosco que se adapte a él. Una vez que hayas reducido tus opciones, tómate un momento para comprobar la compatibilidad de los dispositivos y las versiones del sistema operativo antes de comprar nada.
- Nota rápida
Archie no comercializa dispositivos y funciona en iPads y tabletas Android, por lo que puedes utilizar tus propios dispositivos siempre que cumplan los requisitos mínimos del sistema operativo: iPadOS 15.1 o superior, o Android 7 o superior. Dicho esto, Archie Visitors diseñado para funcionar en tabletas, no en teléfonos. Aunque la Play Store te permita instalarlo en un teléfono móvil, la experiencia no funcionará correctamente en una pantalla pequeña.
Aparte del sistema operativo, estos son los aspectos que suelen ser más importantes a la hora de elegir una tableta:
- Tamaño y calidad de la pantalla: Una pantalla más grande y nítida facilita el registro. La mayoría de quioscos para visitantes resultan cómodos con un tamaño de entre 10 y 11 pulgadas, ya que los visitantes pueden leer las instrucciones y escribir sin tener que entrecerrar los ojos.
- Alimentación y batería: Decida si el quiosco permanecerá enchufado todo el día (la mayoría lo hace). Si tiene previsto utilizar la batería durante alguna parte del día, asegúrese de que la tableta tenga autonomía suficiente para cubrir su horario de funcionamiento.
- Flujo de visitantes previsto: Si tienes un flujo constante de visitantes, una tableta más rápida ayuda a que los registros se realicen sin problemas. En vestíbulos muy concurridos, también puede merecer la pena disponer de dos quioscos para evitar colas.
Si varias tabletas cumplen estos requisitos básicos, la elección suele reducirse a aspectos prácticos como el presupuesto, la preferencia de marca y lo que tu equipo ya sabe manejar. A continuación te presentamos algunos ejemplos de tabletas adecuadas para quioscos de visitantes:
Nivel | Ideal para | Ejemplos de iPad | Ejemplos de tabletas Android |
|---|---|---|---|
Asequible | Trámites de registro sencillos, menor afluencia de visitantes, la mejor relación calidad-precio | iPad de 9.ª generación (10,2"); iPad de 10.ª generación (10,9") | Lenovo Tab M11 (11"); Samsung Galaxy Tab A8 (10,5"); Xiaomi Redmi Pad SE (11") |
Gama media | Vestíbulos más concurridos, un funcionamiento diario más fluido | iPad Air M2 (11") | Samsung Galaxy Tab S9 FE (10,9 pulgadas); OnePlus Pad (11,61 pulgadas); Xiaomi Pad 7 Pro (11,2 pulgadas) |
Premium | Alto tráfico, captura de imágenes, rendimiento a largo plazo | iPad Pro (11") | Samsung Galaxy Tab S9 (11"); Lenovo Tab P12 (12,7") |
Soportes, fijaciones y cajas
Una tableta por sí sola puede funcionar, pero normalmente no parece un quiosco de verdad hasta que se instala en un soporte. Un buen soporte hace que el punto de registro resulte evidente, mantiene la pantalla estable mientras los usuarios tocan la pantalla y escriben, y dificulta mucho más que alguien pueda coger la tableta y llevársela.
La elección adecuada depende principalmente de tres factores: dónde se va a instalar el quiosco, si quieres que los visitantes impriman ellos mismos sus acreditaciones y de cuánto espacio dispones.
Tipo | Ideal para | Ejemplos |
|---|---|---|
Soporte de encimera | Registro de entrada en recepción con personal presente (mostrador de recepción o mostrador de registro) | Soporte para tablet Bosstab Elite Nexus; Bouncepad Original Counter; Soporte Heckler WindFall |
Soporte de suelo | Facturación automática en un vestíbulo abierto, sin mostrador cerca o con un mayor volumen de visitantes | Soporte de suelo Bosstab Touch Evo con soporte para impresora Brother; Bouncepad Core de suelo con soporte para impresora Brother; Quiosco independiente de suelo Armodilo |
Soporte de pared | Espacios reducidos, entradas estrechas, vestíbulos pequeños... cualquier lugar donde un soporte de suelo pudiera estorbar | Soporte de pared Bosstab Elite; Soporte de pared Bosstab Touch Evo; Bouncepad Grip-WD140 |
1) Si el registro de entrada se realiza en recepción
Si el registro se realiza en el mostrador de recepción (con personal cerca), un un soporte de mostrador suele ser la opción más sencilla.
De este modo, la tableta queda a una altura cómoda sobre el escritorio y, si imprimes tarjetas de identificación, basta con colocar la impresora en el lado de la recepción del mostrador. Queda todo ordenado, el personal puede ayudar si alguien tiene alguna duda y no es necesario «montar» una estación de autoservicio completa.
Un ejemplo concreto que cabe mencionar aquí es la línea Elite Nexus de Bosstab, diseñada para un uso seguro en quioscos e incluye detalles como una placa frontal con cerradura y un sistema de gestión interna de cables.
2) Si necesitas un quiosco de autoservicio en un vestíbulo abierto
Si necesitas un quiosco de autoservicio en un vestíbulo abierto (sobre todo si no hay mostrador), un soporte de suelo suele ser la mejor opción. Se ve mejor desde lejos y deja claro que «aquí es donde hay que registrarse».
Aquí es también donde la impresión de acreditaciones marca la diferencia. Si los visitantes imprimen sus acreditaciones en el quiosco, vale la pena optar por una configuración con soporte de suelo en la que se pueda instalar la impresora. De lo contrario, suele acabar con la impresora en una mesita cualquiera, cables a la vista y visitantes que no saben qué hacer a continuación.
Bosstab cuenta con soportes de suelo diseñados específicamente para este fin, como el soporte de suelo Touch Evo con soporte para impresora Brother (diseñado para montar una impresora de etiquetas Brother de la serie QL-820). Como alternativa, también puedes echar un vistazo a los soportes de The Bouncepad (por ejemplo, el Core Floorstanding + soporte para impresora Brother).
3) Si el espacio es reducido
Si el espacio es reducido, un soporte de pared puede funcionar bien, pero suele requerir una señalización más llamativa cerca. Los quioscos montados en la pared pasan fácilmente desapercibidos, especialmente en entradas muy transitadas, por lo que suele ser recomendable colocar una señal visual clara que indique que el registro comienza allí.
Puedes echar un vistazo al soporte de pared Elite o al Touch Evo de Bosstab como opciones recomendadas, o al modelo Grip-WD140 de Bouncepad si necesitas una alternativa.
Elijas la configuración que elijas…
A la hora de elegir entre un soporte de encimera, un soporte de suelo o un soporte de pared, resulta útil pensar en el conjunto como dos partes: el carcasa (lo que sujeta la tableta) y el soporte o fijación (lo que se fija al escritorio, al suelo o a la pared).
- Empieza por la durabilidad y la estabilidad. Un quiosco está expuesto al contacto durante todo el día, por lo que es mejor optar por algo sólido, con una carcasa que encaje perfectamente y una base que no se tambalee ni se vuelque. En el caso de los soportes de suelo, busca una base con el peso adecuado. En el caso de los soportes de mostrador, asegúrate de que se mantenga firme o de que se pueda fijar si es necesario.
- A continuación, piensa en la seguridad. Las tabletas se roban, incluso en vestíbulos muy concurridos. Si el quiosco queda desatendido, suele merecer la pena instalar una carcasa con cerradura. Ten en cuenta también cómo funcionan las llaves. Algunos equipos prefieren una sola llave que abra varios quioscos. Otros prefieren llaves distintas para cada ubicación.
- A continuación, comprueba el ajuste y el tamaño. Puedes elegir un soporte diseñado para un modelo de tableta y un tamaño de pantalla específicos, o una opción universal ajustable. En zonas de mucho tránsito, un soporte diseñado específicamente para tu dispositivo suele dar una sensación de mayor solidez y de estar «listo para un quiosco».
- Después, piensa en cómo lo utilizará la gente. La altura es más importante de lo que la mayoría de la gente cree. Los soportes de mostrador funcionan mejor en los mostradores de recepción. Los soportes de suelo son mejores cuando los visitantes están de pie y se sirven ellos mismos. Los soportes de pared pueden funcionar en espacios reducidos, pero es más fácil pasarlos por alto, por lo que suele ser útil colocar señalización cerca.
- Ten en cuenta también la versatilidad. Algunos quioscos funcionan mejor solo en modo vertical. Otros necesitan girar entre el modo vertical y el horizontal, o girar ligeramente si el personal atiende a los visitantes desde un lado.
- Por último, no te olvides la gestión de la carga y los cables. Tu quiosco debe estar encendido todo el día. Busca un soporte que oculte los cables de forma ordenada, a ser posible por el interior, para que no cuelguen ni se desconecten fácilmente. Y si capturas fotos de los visitantes, asegúrate de que la carcasa no bloquee la cámara ni dificulte su uso.
Si quieres una regla sencilla: elige primero el soporte en función de tu configuración (escritorio, recibidor o pared); después, da prioridad a la seguridad y a la organización de los cables; y solo entonces preocúpate por el aspecto.
Opcional: señalización
Quizá no lo necesites en una oficina tranquila donde hay una recepcionista que orienta a los visitantes. Pero cobra gran importancia cuando organizas eventos, esperas una afluencia repentina de visitantes o tienes un vestíbulo al que la gente llega sin saber adónde dirigirse. En esos casos, colocar señalización justo al lado del quiosco puede reducir la confusión y agilizar los registros.
Si utilizas un soporte de suelo, suele ser más sencillo optar por un modelo que incorpore un soporte para carteles, en lugar de colocar un cartel aparte en otro lugar. Bosstab cuenta con un soporte de suelo Touch Evo específico con soporte para carteles y también comercializa el soporte para carteles del soporte de suelo Evo como accesorio independiente.
Una forma práctica de enfocar la señalización es la siguiente: debe responder a la pregunta «¿qué hago ahora?» en dos segundos. Sé conciso y limítate a uno o dos pasos (por ejemplo: «Regístrate aquí» y «Imprime tu acreditación»). Si realizas controles de identidad o capturas de fotos, puedes añadir una pequeña frase como «Ten tu documento de identidad a mano», pero intenta que no se convierta en un texto interminable.
Energía y redes
Un quiosco debe considerarse como una pequeña estación de trabajo que está siempre en funcionamiento. Esto significa que:
- Manténlo enchufado a la corriente en todo momento
- Oculta y fija los cables (para que los visitantes no puedan desenchufarlos)
- Utiliza una conexión Wi-Fi estable (o por cable, si está disponible)
Si tienes pensado imprimir tarjetas de identificación, la estabilidad de la red es aún más importante, ya que los fallos del quiosco y de la impresora suelen ser, en realidad, simples problemas de red.
Hablando de:
Equipo de impresión de tarjetas de identificación para la gestión de visitantes
Para un sistema de tarjetas de identificación para visitantes, la mayoría de los lugares de trabajo utilizan impresoras térmicas de etiquetas. Imprimen rápido, son fáciles de mantener y no necesitan tinta. Una gama de modelos muy habitual en las herramientas de gestión de visitantes es la serie QL de Brother, especialmente la QL-820NWB.
Pero la compatibilidad no se limita al modelo de impresora. También depende del rollo de etiquetas. Los distintos sistemas pueden requerir:
- Tamaños específicos de etiquetas
- Tipos de etiquetas concretos (incluso si la impresora es la adecuada)
¡Asegúrate siempre de que el modelo de impresora y el formato exacto de la etiqueta sean los correctos antes de comprar!
- Nota rápida
Archie Visitors diferentes modelos de Brother, entre los que se incluyen el QL-710W, el QL-720NW, el QL-810W, el QL-820NWB, el QL-1110NWB y el QL-1115NWB, así como con el formato DK2251 para la impresión, lo que significa que la etiqueta que elijas y la configuración de la impresora deben ajustarse a ese formato.
Si quieres que las tarjetas de identificación sean más seguras (y más fáciles de reconocer), también puedes activar la captura de fotos al registrarse e imprimir la foto del visitante en la tarjeta de identificación. En ese caso, asegúrate de que el soporte o la carcasa del quiosco no bloquee la cámara de la tableta y de que la zona del quiosco tenga una iluminación adecuada.
Algunas impresoras también admiten tarjetas identificativas con caducidad temporal fabricadas con papel especial para etiquetas. Tras un número determinado de horas, la tarjeta se desvanecerá o mostrará una marca clara que indique «VOID». De este modo, queda claro que la tarjeta ya no es válida y se evita que alguien la reutilice más adelante. Por ejemplo, Velocity Labels comercializa rollos de tarjetas identificativas «Expiring by Threshold» compatibles con la serie QL de Brother.
Conectividad: Wi-Fi frente a Bluetooth
La mayoría de las aplicaciones para visitantes pueden conectarse a impresoras de tarjetas a través de Wi-Fi o Bluetooth.
Para una configuración en recepción, el Wi-Fi suele ser la opción más sencilla y fiable, sobre todo cuando la impresora permanece en un mismo lugar. Suele mantenerse conectada en segundo plano, por lo que no es necesario volver a emparejarla.
El Bluetooth puede seguir funcionando bien, pero es más habitual encontrarse con situaciones en las que «no se encuentra la impresora», problemas de emparejamiento o desconexiones aleatorias.
- Nota rápida
Archie Visitors tanto Archie Visitors Wi-Fi como Archie Visitors Bluetooth, pero recomendamos utilizar Wi-Fi siempre que sea posible, ya que es más fiable. Si utilizas una impresora de tarjetas de gestión de visitantes habitual, como la Brother QL-820NWB, dispones de varias opciones: es compatible con Bluetooth, Wi-Fi (802.11b/g/n), Ethernet (LAN por cable) y USB.
Opcional: porta-credenciales o cordones
Si vas a imprimir tarjetas de identificación para visitantes en formato de pegatina, normalmente con eso basta. Dicho esto, los porta-tarjetas o los cordones pueden resultar útiles cuando:
- Los visitantes visten ropa elegante, y es mejor evitar las pegatinas en la tela
- La gente se mueve mucho, y las insignias suelen despegarse
- Quieres que las insignias se vean bien desde lejos
- Organizas eventos, visitas guiadas o gestionas espacios de oficina compartidos en los que los visitantes se quedan más tiempo
Algunas oficinas también invierten en la impresión de tarjetas de plástico para visitantes, pero suele ser más caro, requiere más configuración y se necesitan consumibles adicionales (como cartulina y cintas). La inversión puede merecer la pena si los visitantes se quedan mucho más de un día o si se desea una tarjeta de identificación más resistente para los procesos de control de acceso (dependiendo de tu configuración).
Lista de verificación para la compra: preguntas que debes hacerte antes de comprar cualquier cosa
1) Comprobar la compatibilidad del quiosco para visitantes con el sistema operativo
- ¿La aplicación de gestión de visitantes es compatible con iPad, Android o ambos?
- ¿Cuáles son las versiones mínimas del sistema operativo compatibles en este momento?
- Si utilizas Archie Visitors, comprueba que tus tabletas sean compatibles con iPadOS 15.1 o superior (cualquier iPad comprado después de marzo de 2017 debería funcionar) o con Android 7 o superior (¡solo tabletas, no teléfonos inteligentes!).
2) Elige el tipo de soporte adecuado
- ¿El registro de entrada se realizará en recepción (soporte de mostrador), en un vestíbulo diáfano (soporte de suelo) o en un espacio reducido (soporte de pared)?
- Si el quiosco va a estar desatendido, ¿necesitas una carcasa o un panel frontal con cerradura?
- Si haces fotos a los visitantes o escaneas sus documentos de identidad con la cámara, ¿el recinto bloqueará la cámara o dificultará el ángulo de visión?
- Si los visitantes van a imprimir sus acreditaciones en el quiosco, ¿dispone de un soporte en el que se pueda instalar la impresora (o de una superficie específica justo al lado del quiosco con un tendido de cables ordenado)?
3) Comprueba que la impresora de tarjetas sea compatible (modelo + conexión)
- ¿Qué modelos de impresora son compatibles oficialmente con su sistema de gestión de visitantes? (Archie es compatible con varios modelos de la serie QL de Brother)
- ¿Cómo se conectará la impresora: por Wi-Fi, Ethernet, Bluetooth o USB?
- ¿Qué recomienda el proveedor en cuanto a fiabilidad (normalmente, Wi-Fi para las recepciones)?
- ¿Qué formato de rollo de etiquetas requiere tu software? (Si utilizas Archie, comprueba que el formato sea DK2251 y asegúrate de que tanto el rollo de etiquetas como la configuración de la impresora se ajusten a él antes de comprar etiquetas al por mayor)
- Añade panecillos de repuesto a tu pedido para que no te quedes sin ellos a mitad de semana.
4) Comprobación básica de la red y la alimentación
- ¿El quiosco permanecerá enchufado todo el día?
- ¿Tienes algún plan para ocultar o fijar los cables de manera que los visitantes no puedan desenchufarlos?
- ¿El quiosco tiene una conexión Wi-Fi estable o puedes usar una conexión por cable cuando sea posible?
- Si imprimes tarjetas de identificación, asegúrate de que el quiosco y la impresora estén conectados a una red que funcione correctamente (evita situaciones en las que el quiosco esté conectado a la red Wi-Fi para invitados y la impresora se encuentre en otro lugar).
5) Señalización (opcional, pero suele merecer la pena)
- ¿Necesitas señalización para eventos, por un gran volumen de clientes o para un vestíbulo de autoservicio?
- Si utilizas un soporte de suelo, ¿crees que una configuración con un portacarteles ayudaría a que todo quedara más claro?
6) Planificación de la ampliación y las copias de seguridad
- Teniendo en cuenta el número de visitantes, ¿necesitas un quiosco o dos para evitar las colas?
- ¿Quieres tener a mano un rollo de etiquetas de repuesto (y quizá también un cable de alimentación de repuesto)?
- Si la tableta se estropea, ¿sabes qué modelo concreto volverás a comprar?
Si hay algo que debes recordar de esta guía, que sea esto: elige primero el software de gestión de visitantes y, después, adquiere el hardware compatible con él. Ese simple paso te evitará los errores más costosos.