Si su recepción está muy concurrida, con largas colas y hojas de registro desordenadas, un quiosco de registro de visitantes puede ser de gran ayuda. Con una sencilla pantalla táctil, los visitantes pueden registrarse ellos mismos, escanear un código QR, firmar los documentos necesarios y notificar a su anfitrión, todo ello sin necesidad de ayuda adicional por parte del personal.
En esta guía, aprenderás cómo funciona un quiosco de gestión de visitantes, qué características debes buscar y cómo configurarlo.
Cómo funciona el registro de visitantes
Puede configurar los registros de visitantes de diferentes maneras, dependiendo de lo que mejor se adapte a su lugar de trabajo:
- Si tienes un recepcionista en la recepción, esta puede dar la bienvenida a los invitados y ayudarles a registrarse utilizando una tableta. Los visitantes introducen sus datos, se hacen una foto si es necesario y aceptan las normas para visitantes. Si utiliza tarjetas de identificación para visitantes, se pueden imprimir en el acto.
- Para oficinas con mayor volumen de trabajo, un quiosco de registro de visitantes de autoservicio permite a los invitados registrarse por sí mismos. Solo tienen que introducir sus datos en una pantalla táctil y, si es necesario, imprimir una tarjeta de visitante. El sistema notifica automáticamente a su anfitrión, por lo que no tienen que esperar en recepción. Es una opción ideal si el personal de recepción no siempre está disponible para ayudar.
- Otra opción conveniente es una aplicación móvil para visitantes con un código QR. Los visitantes escanean el código en la entrada con su teléfono, lo que les lleva a un formulario de registro rápido en línea. Este método de gestión de visitantes sin contacto reduce los tiempos de espera y minimiza las interacciones.
- Para visitas programadas, puede utilizar el registro previo que ofrecen los sistemas de quioscos digitales de gestión de visitantes, como Archie para agilizar el registro. Los visitantes rellenan sus datos en línea antes de llegar. Cuando llegan a su oficina, solo tienen que escanear un código QR o mostrar un pase digital para registrarse al instante.
- También puede configurar un sistema de registro recurrente para visitantes frecuentes, como contratistas o proveedores. Esto significa que solo tendrán que registrarse una vez y, en futuras visitas, podrán registrarse rápidamente sin repetir el proceso.
Si no está seguro de qué método funciona mejor, un sistema de gestión de visitantes con un quiosco de registro le permite combinar todas esas diferentes opciones de registro en función del tipo de visitante y el proceso de gestión de visitantes deseado proceso de gestión de visitantes.
¿Qué es un quiosco para visitantes?
Un quiosco para visitantes es una pantalla táctil que los visitantes utilizan para registrarse cuando llegan a una oficina. En lugar de escribir sus datos en una hoja de registro en papel, pueden introducir su nombre, hacerse una foto o escanear un código QR directamente en la pantalla.
Como ya habrás adivinado, los quioscos de gestión de visitantes suelen colocarse en la entrada para agilizar los registros, hacerlos más organizados y seguros. Funcionan junto con los sistemas de gestión de visitantes (VMS) que se ejecutan en segundo plano para:
- Habilitar el check-in automático.
- Imprimir tarjetas de identificación para visitantes.
- Notificar inmediatamente a los anfitriones,
- Lleve un registro de las visitas.
¿Y lo mejor de todo? Puede personalizar el quiosco de gestión de visitantes con la marca de su empresa, las opciones de idioma y las preguntas de registro personalizadas.
¿Qué hardware se necesita para un quiosco de gestión de visitantes?
Cuando piensas en un quiosco para visitantes, quizá te imagines una máquina grande y complicada, pero eso ya no es así. Gracias a los modernos ,, puedes configurar un quiosco utilizando prácticamente cualquier dispositivo iOS o Android, como una tableta o un iPad.
La parte más importante de un quiosco de gestión de visitantes es una dispositivo con pantalla táctil en el que los visitantes pueden introducir sus datos, escanear un código QR y firmar cualquier documento necesario. Para mantener el dispositivo seguro y fácil de usar, necesitará un soporte o carcasa; algunos incluso vienen con pantallas de privacidad para mantener la confidencialidad de la información de los visitantes. Si su oficina tiene una recepción, un registro basado en tableta funciona muy bien.
Una impresora de tarjetas es un complemento útil si necesita imprimir tarjetas de identificación para visitantes. Ayuda al personal y a los empleados a identificar fácilmente a los invitados mostrando sus nombres, fotos y detalles de la visita. Un escáner de códigos QR o una cámara integrada también pueden agilizar los registros, ya que permiten a los invitados preinscritos escanear su código para entrar rápidamente. La cámara también se puede utilizar para tomar fotos de los visitantes o escanear documentos de identidad para mayor seguridad.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar un quiosco para visitantes?
Así es como un quiosco para visitantes puede beneficiar a su oficina:
- Check-in más rápido
- Mayor seguridad
- Cumplimiento de la política de visitantes
- Mayor productividad
- Registros precisos de visitantes
- Causar una buena primera impresión
1. Check-in más rápido
Los invitados pueden registrarse rápidamente utilizando un quiosco de gestión de visitantes, evitando largas colas y papeleo. El sistema notifica inmediatamente a su anfitrión, por lo que no hay que esperar.
2. Mayor seguridad
Un quiosco para visitantes mejora la seguridad en el lugar de trabajo al verificar quiénes son los invitados a la oficina y permitir el acceso solo a los visitantes autorizados. Incluso se puede conectar a sistemas de control de acceso para garantizar que solo puedan entrar las personas autorizadas.
3. Cumplimiento de la política de visitantes
Si necesita cumplir con normas de seguridad o legales, el quiosco de registro de visitantes mantiene un registro de los visitantes. De esta manera, siempre sabrá quién está en el edificio, incluso si se cae Internet, ya que guarda la información y la sincroniza más tarde.
4. Mayor productividad
Con un quiosco que se encarga de los registros, tu equipo puede centrarse en su trabajo en lugar de gestionar la recepción. También proporciona datos precisos sobre los visitantes, lo que te ayuda a realizar un seguimiento y gestionar los registros fácilmente.
5. Registros precisos de visitantes
Los registros digitales facilitan el seguimiento de los datos de los visitantes, por lo que no perderá información importante. Si gestiona varias oficinas, un quiosco de registro de visitantes le ayudará a mantener la coherencia. Puede actualizar las normas de registro, supervisar los datos de los visitantes y gestionar todos los quioscos de gestión de visitantes desde un único panel de control, lo que garantiza que todos los invitados disfruten de la misma experiencia de registro fluida.
6. Causar una buena primera impresión
Un sistema de registro digital causa una excelente primera impresión. Ayuda a que tus huéspedes se sientan bienvenidos, reduce los tiempos de espera y demuestra que tu lugar de trabajo es moderno, eficiente y organizado.
Un quiosco de registro de visitantes hace mucho más que simplemente registrar a las personas: también le ayuda a tomar decisiones más inteligentes sobre su oficina. El análisis integrado del lugar de trabajo le permite realizar un seguimiento de las tendencias de los visitantes, las horas punta y los datos de seguridad. Puede comparar varias ubicaciones de oficinas, supervisar el tráfico peatonal y utilizar información en tiempo real para mejorar las operaciones de su lugar de trabajo.
Cómo implementar un quiosco de registro de visitantes: mejores prácticas
Elija el software y el hardware para el quiosco de visitantes.
La configuración de su quiosco para visitantes depende de sus necesidades y presupuesto. Las opciones más comunes incluyen:
Tableta o pantalla táctil : una tableta (como un iPad o un dispositivo Android) es el núcleo de su sistema de registro, ya que permite a los visitantes introducir sus datos, escanear códigos QR y firmar documentos digitalmente.
Soporte para tableta o carcasa para quiosco : un soporte o montura seguro mantiene la tableta en su sitio, lo que facilita el acceso y la protege de posibles daños.
Impresora de tarjetas identificativas (opcional) : si desea que los visitantes lleven insignias, una impresora puede crear al instante pases personalizados con su nombre, foto y motivo de la visita.
Tu software de gestión de visitantes es tan importante como el hardware. Busca un sistema que ofrezca múltiples opciones de registro, notificaciones al anfitrión, flujos de registro personalizables, análisis de visitantes y funciones de seguridad y cumplimiento normativo.
Da la casualidad de que Archie hace todo eso, y mucho más.
Elige el lugar adecuado (¡y márcalo!)
Coloque el quiosco de gestión de visitantes en una zona visible y muy transitada, como la entrada principal, el vestíbulo o la recepción, para que los visitantes puedan encontrarlo fácilmente. Añadir señales claras con instrucciones sencillas ayudará a guiar a los invitados a lo largo del proceso.
Personalizar la pantalla de bienvenida
Haga que su quiosco de registro de visitantes se sienta como parte de su marca añadiendo su logotipo, colores y un saludo cordial. Esta pequeña personalización causa una excelente primera impresión y ayuda a reforzar la identidad de su empresa.
Habilitar el prerregistro
Si espera invitados, permítales registrarse previamente antes de su llegada. Puede enviarles un código QR por correo electrónico, que podrán escanear en el quiosco de registro de visitantes para realizar un check-in rápido y sin contacto. Esto también les da tiempo para revisar y firmar cualquier documento necesario, como acuerdos de confidencialidad o de seguridad, antes de su visita, lo que reduce los tiempos de espera y minimiza el papeleo en la recepción.
Entrena a tu equipo
Incluso con un quiosco de autoservicio, su equipo de recepción desempeña un papel importante. Asegúrese de que estén capacitados en el uso del quiosco del sistema de gestión de visitantes para que puedan ayudar a los huéspedes cuando sea necesario. Una bienvenida cordial y un poco de orientación pueden marcar una gran diferencia a la hora de crear una experiencia fluida y positiva para los visitantes.
Preguntas frecuentes sobre el sistema de quioscos para visitantes
El coste del sistema de gestión de visitantes depende de las funciones que necesite y del tamaño de su lugar de trabajo. Por término medio, puede esperar pagar entre 30 y 350 dólares al mes por cada ubicación. Algunos proveedores pueden cobrar un suplemento por cosas como la personalización de la marca, las aplicaciones móviles, las impresoras de tarjetas o las integraciones especiales de software para quioscos de visitantes.
Si necesita hardware, el coste también variará. Una tableta o un dispositivo con pantalla táctil para los registros puede costar entre 200 y 800 dólares, dependiendo de la marca y las características. Tenga en cuenta que invertir en el sistema adecuado puede ahorrarle tiempo y mejorar la seguridad, lo que lo convierte en una opción inteligente a largo plazo para su oficina.
En lugar de registrarse en papel o esperar en recepción, sus visitantes utilizan una pantalla táctil o una tableta para introducir sus datos, escanear un código QR y completar los pasos necesarios, como la verificación de identidad o la firma de documentos. Una vez registrado, el sistema notifica automáticamente a su anfitrión y, si es necesario, imprime una tarjeta de visitante para facilitar su identificación.
Algunos quioscos de gestión de visitantes también se integran con sistemas de control de acceso para garantizar que solo los visitantes autorizados puedan entrar en determinadas zonas. Cuando los invitados se marchan, pueden registrar su salida en el quiosco, lo que permite mantener un registro preciso de todos los visitantes.
Los quioscos de gestión de visitantes hacen mucho más que registrar entradas: también ayudan a mantener su lugar de trabajo seguro y organizado. Registran los datos de los visitantes en tiempo real, permiten a los invitados firmar documentos digitalmente e incluso pueden conectarse a sistemas de control de acceso para garantizar que solo los visitantes autorizados puedan entrar en determinadas zonas. Si su lugar de trabajo recibe visitantes de diferentes países, muchos quioscos también admiten varios idiomas para facilitar el registro. Además, en caso de emergencia, el sistema puede enviar alertas instantáneas para ayudar a gestionar las evacuaciones.
Berenika Teter
Gerente de contenidos de Archie, impulsada por el café de filtro y su pasión por el teletrabajo. Cuando no está escribiendo sobre espacios de coworking y lugares de trabajo híbridos, probablemente la encuentres explorando alguno.
