Si votre réception est encombrée par de longues files d'attente et des feuilles d'inscription désordonnées, un kiosque d'enregistrement des visiteurs peut vous aider. Grâce à un simple écran tactile, les visiteurs peuvent s'enregistrer eux-mêmes, scanner un code QR, signer les documents requis et informer leur hôte, le tout sans avoir besoin de l'aide supplémentaire du personnel.
Dans ce guide, vous apprendrez comment fonctionne une borne de gestion des visiteurs, quelles fonctionnalités rechercher et comment en installer une.
Comment fonctionne l'enregistrement des visiteurs
Vous pouvez configurer l'enregistrement des visiteurs de différentes manières, en fonction de ce qui convient le mieux à votre lieu de travail :
- Si vous avez une réceptionniste, celle-ci peut accueillir les visiteurs et les aider à s'enregistrer à l'aide d'une tablette. Les visiteurs saisissent leurs coordonnées, prennent une photo si nécessaire et acceptent les règles applicables aux visiteurs. Si vous utilisez des badges visiteurs, ceux-ci peuvent être imprimés sur place.
- Pour les bureaux très fréquentés, un borne d'enregistrement en libre-service permet aux visiteurs de s'enregistrer eux-mêmes. Il leur suffit de saisir leurs coordonnées sur un écran tactile et, si nécessaire, d'imprimer un badge visiteur. Le système informe automatiquement leur hôte, ce qui leur évite d'attendre à la réception. C'est une excellente option si votre équipe d'accueil n'est pas toujours disponible pour vous aider.
- Une autre option pratique est une application mobile pour kiosque visiteurs avec un code QR. À l'aide de leur téléphone, les visiteurs scannent le code à l'entrée, ce qui les redirige vers un formulaire d'inscription en ligne rapide. Cette méthode de gestion des visiteurs sans contact réduit les temps d'attente et minimise les interactions.
- Pour les visites programmées, vous pouvez utiliser prénuméro proposée par les systèmes numériques de gestion des visiteurs tels que Archie pour accélérer les enregistrements. Les visiteurs remplissent leurs coordonnées en ligne avant leur arrivée. Lorsqu'ils se présentent à votre bureau, il leur suffit de scanner un code QR ou de présenter un pass numérique pour s'enregistrer instantanément.
- Vous pouvez également mettre en place un système d'enregistrement récurrent pour les visiteurs fréquents, comme les entrepreneurs ou les fournisseurs. Cela signifie qu'ils n'ont besoin de s'enregistrer qu'une seule fois et qu'ils peuvent ensuite s'enregistrer rapidement lors de leurs prochaines visites, sans avoir à répéter le processus.
Si vous ne savez pas quelle méthode fonctionne le mieux, un système de gestion des visiteurs avec borne d'enregistrement vous permet de combiner toutes ces différentes options d'enregistrement en fonction du type de visiteur et du processus de gestion des visiteurs souhaité.
Qu'est-ce qu'une borne d'accueil ?
Un borne d'accueil est un écran tactile que les visiteurs utilisent pour s'enregistrer lorsqu'ils arrivent dans un bureau. Au lieu d'inscrire leurs coordonnées sur une feuille d'enregistrement papier, ils peuvent saisir leur nom, prendre une photo ou scanner un code QR directement sur l'écran.
Comme vous l'avez peut-être déjà deviné, les bornes de gestion des visiteurs sont généralement placées à l'entrée afin de rendre les enregistrements plus rapides, plus organisés et plus sécurisés. Elles fonctionnent en parallèle avec les systèmes de gestion des visiteurs (VMS) qui s'exécutent en arrière-plan pour :
- Activer l'enregistrement en libre-service,
- Imprimer les badges visiteurs,
- Informez immédiatement les hôtes,
- Conservez les registres des visiteurs.
Et le meilleur dans tout ça ? Vous pouvez personnaliser la borne de gestion des visiteurs avec l'image de marque de votre entreprise, les options linguistiques et les questions d'enregistrement personnalisées.
Quel matériel faut-il pour installer une borne de gestion des visiteurs ?
Lorsque vous pensez à une borne d'accueil, vous imaginez peut-être une machine imposante et complexe, mais ce n'est plus le cas aujourd'hui. Grâce aux systèmes modernes de gestion des visiteurs basés sur le cloud systèmes de gestion des visiteurs, vous pouvez installer une borne à partir de n'importe quel appareil appareil iOS ou Android, comme une tablette ou un iPad.
La partie la plus importante d'une borne de gestion des visiteurs est un écran tactile sur lequel les visiteurs peuvent saisir leurs coordonnées, scanner un code QR et signer les documents requis. Pour garantir la sécurité et la facilité d'utilisation de l'appareil, vous aurez besoin d'un support ou un boîtier. Certains sont même équipés d'écrans de confidentialité pour préserver la confidentialité des informations des visiteurs. Si votre bureau dispose d'une réception, un enregistrement sur tablette est une excellente solution.
Une imprimante de badges est un accessoire utile si vous devez imprimer des badges visiteurs. Elle aide le personnel et les employés à identifier facilement les invités en affichant leur nom, leur photo et les détails de leur visite. Un lecteur de code QR ou une caméra intégrée peut également accélérer les enregistrements, en permettant aux invités pré-enregistrés de scanner leur code pour entrer rapidement. La caméra peut également être utilisée pour prendre des photos des visiteurs ou scanner leurs pièces d'identité pour plus de sécurité.
Quels sont les avantages d'utiliser une borne d'accueil ?
Voici comment un kiosque pour visiteurs peut être utile à votre bureau :
- Enregistrement plus rapide
- Sécurité renforcée
- Respect de la politique relative aux visiteurs
- Productivité accrue
- Registres précis des visiteurs
- Faire une excellente première impression
1. Enregistrement plus rapide
Les invités peuvent s'enregistrer rapidement à l'aide d'une borne de gestion des visiteurs, ce qui leur évite les longues files d'attente et les formalités administratives. Le système avertit immédiatement leur hôte, ce qui leur évite d'attendre.
2. Sécurité renforcée
Un kiosque pour visiteurs améliore la sécurité sur le lieu de travail en vérifiant l'identité des visiteurs et en n'autorisant l'accès qu'aux personnes autorisées. Vous pouvez même le connecter à des systèmes de contrôle d'accès pour vous assurer que seules les personnes autorisées peuvent entrer.
3. Respect de la politique relative aux visiteurs
Si vous devez respecter des règles de sécurité ou légales, la borne d'enregistrement des visiteurs conserve un journal des visiteurs. Ainsi, vous savez toujours qui se trouve dans le bâtiment. Même en cas de panne d'Internet, les informations sont enregistrées et synchronisées ultérieurement.
4. Productivité accrue
Grâce à un kiosque dédié à l'enregistrement, votre équipe peut se concentrer sur son travail plutôt que de gérer la réception. Il fournit également des données précises sur les visiteurs, ce qui vous aide à suivre et à gérer facilement les enregistrements.
5. Registres précis des visiteurs
Les enregistrements numériques facilitent le suivi des informations relatives aux visiteurs, vous évitant ainsi de perdre des informations importantes. Si vous gérez plusieurs sites, une borne d'enregistrement des visiteurs vous aide à maintenir une certaine cohérence. Vous pouvez mettre à jour les règles d'enregistrement, surveiller les données des visiteurs et gérer toutes les bornes d'enregistrement des visiteurs à partir d'un seul tableau de bord, garantissant ainsi à chaque visiteur une expérience d'enregistrement fluide et identique.
6. Faire une excellente première impression
Un système d'enregistrement numérique crée une excellente première impression. Il aide vos clients à se sentir les bienvenus, réduit les temps d'attente et montre que votre lieu de travail est moderne, efficace et organisé.
Une borne d'enregistrement des visiteurs ne se contente pas d'enregistrer les personnes qui entrent dans vos locaux, elle vous aide également à prendre des décisions plus éclairées concernant votre bureau. Les analyses intégrées sur le lieu de travail vous permettent de suivre les tendances en matière de visiteurs, les heures de pointe et les données de sécurité. Vous pouvez comparer plusieurs sites, surveiller la fréquentation et utiliser des informations en temps réel pour améliorer le fonctionnement de votre lieu de travail.
Comment mettre en place une borne d'enregistrement des visiteurs — meilleures pratiques
Choisissez le logiciel et le matériel pour votre borne d'accueil visiteurs
La configuration de votre borne d'accueil dépend de vos besoins et de votre budget. Les options les plus courantes sont les suivantes :
Tablette ou écran tactile – Une tablette (comme un iPad ou un appareil Android) est au cœur de votre système d'enregistrement. Elle permet aux visiteurs de saisir leurs coordonnées, de scanner des codes QR et de signer des documents numériquement.
Support pour tablette ou boîtier pour kiosque – Un support ou un boîtier sécurisé maintient la tablette en place, ce qui facilite son accès tout en la protégeant contre les dommages.
Imprimante de badges (en option) – Si vous souhaitez que les visiteurs portent des badges, une imprimante peut créer instantanément des badges personnalisés avec leur nom, leur photo et le motif de leur visite.
Votre logiciel de gestion des visiteurs est tout aussi important que le matériel. Recherchez un système qui offre plusieurs options d'enregistrement, des notifications à l'hôte, des flux d'enregistrement personnalisables, des analyses des visiteurs et des fonctionnalités de sécurité et de conformité.
Il se trouve qu'Archie fait tout cela, et bien plus encore.
Choisissez le bon endroit (et marquez-le !)
Placez votre borne de gestion des visiteurs dans un endroit visible et très fréquenté, comme l'entrée principale, le hall d'accueil ou la réception, afin que les visiteurs puissent la trouver facilement. L'ajout de panneaux clairs avec des instructions simples aidera les visiteurs à suivre le processus.
Personnalisez l'écran d'accueil
Intégrez votre logo, vos couleurs et un message d'accueil convivial à votre borne d'enregistrement des visiteurs afin qu'elle reflète l'image de votre marque. Cette petite personnalisation permet de faire bonne impression dès le premier contact et contribue à renforcer l'identité de votre entreprise.
Activer la préinscription
Si vous attendez des invités, permettez-leur de s'inscrire à l'avance avant leur arrivée. Vous pouvez leur envoyer un code QR par e-mail, qu'ils pourront scanner à la borne d'enregistrement des visiteurs pour un enregistrement rapide et sans contact. Cela leur donnera également le temps de consulter et de signer tous les documents nécessaires, tels que les accords de confidentialité ou les accords de sécurité, avant leur visite, ce qui réduira les temps d'attente et minimisera les formalités administratives à la réception.
Formez votre équipe
Même avec une borne libre-service, votre équipe d'accueil joue un rôle important. Assurez-vous qu'elle soit formée à l'utilisation de la borne du système de gestion des visiteurs afin qu'elle puisse aider les clients en cas de besoin. Un accueil chaleureux et quelques conseils peuvent faire toute la différence pour créer une expérience fluide et positive pour les visiteurs.
FAQ sur le système de borne d'accueil des visiteurs
Le coût du système de gestion des visiteurs dépend des fonctionnalités dont vous avez besoin et de la taille de votre lieu de travail. En moyenne, vous pouvez vous attendre à payer entre 30 et 350 dollars par site et par mois. Certains fournisseurs peuvent facturer des frais supplémentaires pour des éléments tels que la personnalisation de la marque, les applications mobiles, les imprimantes de badges ou les intégrations logicielles spéciales pour les bornes visiteurs.
Si vous avez besoin de matériel, le coût variera également. Une tablette ou un appareil à écran tactile pour les enregistrements peut coûter entre 200 et 800 dollars, selon la marque et les fonctionnalités. N'oubliez pas qu'investir dans le bon système peut vous faire gagner du temps et améliorer la sécurité, ce qui en fait un choix judicieux à long terme pour votre bureau.
Au lieu de signer sur papier ou d'attendre à la réception, vos visiteurs utilisent une borne tactile ou une tablette pour saisir leurs coordonnées, scanner un code QR et effectuer toutes les étapes requises, telles que la vérification d'identité ou la signature de documents. Une fois l'enregistrement effectué, le système informe automatiquement leur hôte et, si nécessaire, imprime un badge visiteur pour faciliter leur identification.
Certaines bornes de gestion des visiteurs s'intègrent également à des systèmes de contrôle d'accès afin de garantir que seuls les visiteurs autorisés puissent accéder à certaines zones. Lorsque les visiteurs quittent les lieux, ils peuvent s'enregistrer à la borne, ce qui permet de conserver un registre précis de tous les visiteurs.
Les bornes de gestion des visiteurs ne se contentent pas d'enregistrer les arrivées, elles contribuent également à la sécurité et à l'organisation de votre lieu de travail. Elles enregistrent les informations relatives aux visiteurs en temps réel, permettent aux invités de signer des documents numériquement et peuvent même se connecter à des systèmes de contrôle d'accès afin de garantir que seuls les visiteurs autorisés puissent accéder à certaines zones. Si votre lieu de travail accueille des visiteurs de différents pays, de nombreuses bornes prennent également en charge plusieurs langues afin de faciliter l'enregistrement. De plus, en cas d'urgence, le système peut envoyer des alertes instantanées afin de faciliter la gestion des évacuations.
Berenika Teter
Responsable de contenu chez Archie, motivée par le café filtre et son amour du télétravail. Lorsqu'elle n'écrit pas sur les espaces de coworking et les lieux de travail hybrides, vous la trouverez probablement en train d'en explorer un.
