- Ce que vous apprendrez
- De quel matériel avez-vous réellement besoin pour mettre en place une borne de gestion des visiteurs ?
- Comment choisir la configuration d'enregistrement des visiteurs la mieux adaptée au système de gestion des visiteurs d'Archie
- Comment estimer votre budget matériel à l'aide d'un exemple simple de configuration
Ce guide vous indique le matériel dont vous avez réellement besoin pour votre système de gestion des visiteurs, en particulier si vous avez déjà opté pour Archie Visitors. Il aborde également les petits détails pratiques qui ne se révèlent généralement qu’après avoir commandé le mauvais produit.
De quel matériel de gestion des visiteurs avez-vous besoin ?
Avant de faire vos achats, il est utile de « définir votre configuration » au préalable. L'enregistrement se fait-il à la réception, en présence d'un membre du personnel, ou avez-vous besoin d'une borne en libre-service dans le hall ? Allez-vous imprimer des badges ? Si oui, l'impression se fera-t-elle à la borne ou à la réception ?
Ces décisions permettent de clarifier considérablement la liste du matériel nécessaire. De plus, nous avons inclus de nombreux exemples de matériel et des conseils tout au long de cet article afin de vous aider à choisir la configuration la mieux adaptée à votre borne interactive.
Configuration minimale (connexion numérique uniquement)
Voici la manière la plus simple de mettre en place un kiosque d'accueil :
- Tablette : Une tablette compatible avec votre système de gestion des visiteurs. Avec Archie, vous pouvez utiliser vos propres tablettes : des iPad Apple à condition qu'ils fonctionnent sous iPadOS 15.1+ ou Android 7+ (tablettes uniquement, par exemple de Samsung ou Lenovo). Si vous ne savez pas laquelle acheter, consultez les exemples et conseils ci-dessous.
- Support ou fixation : Un support ou un socle solide provenant d'un fournisseur de confiance (comme Bosstab ou Bouncepad).
- Alimentation : Alimentation permanente avec un cheminement de câbles propre et fixe.
- Réseau : Connexion Wi-Fi stable (ou Ethernet si votre configuration le permet).
- Signalétique facultative : Utile si les visiteurs arrivent sans être guidés par le personnel ou si vous organisez des événements.
- Petite remarque
Certains systèmes de gestion des visiteurs, comme Envoy ou The Receptionist, ne fonctionnent que sur iPad. Archie prend en charge à la fois l'iPad et Android, et ne vend pas de matériel, ce qui vous offre davantage de choix (et souvent plus de flexibilité en matière de budget et d'approvisionnement en matériel). Vous pouvez utiliser vos propres tablettes à condition qu'elles répondent aux exigences minimales en matière de système d'exploitation : iPadOS 15.1 ou version ultérieure, ou Android 7 ou version ultérieure.
Configuration de bureau la plus courante (enregistrement + badges imprimés)
C'est ce à quoi aboutissent la plupart des entreprises, car cela donne aux points d'état plus un caractère « officiel » et facilite leur gestion.
- Tout ce qu'il faut pour une installation de base.
- Imprimante thermique d'étiquettes : Une imprimante compatible (par exemple, Brother QL820NWB ou tout autre modèle de la série QL pris en charge par Archie).
- Rouleaux d'étiquettes : Le format d'étiquette adapté à votre logiciel. Avec Archie, cela signifie DK2251; vos rouleaux et les paramètres de votre imprimante doivent donc correspondre.
- En option porte-badges ou cordons : Utiles si vous souhaitez un look plus soigné que les badges autocollants.
Si vous souhaitez que les badges soient plus faciles à reconnaître, vous pouvez également activer la fonction de prise de photo et imprimer la photo du visiteur sur le badge. Dans ce cas, veillez à ce que votre stand ou votre stand d'accueil ne bloque pas la caméra de la tablette et à ce que la zone du kiosque soit suffisamment éclairée.
Enregistrement à la réception (personnel à proximité)
C'est la solution la plus simple lorsque vous avez une réceptionniste et que vous souhaitez que les choses restent simples :
- Une tablette tablette.
- Un support de table pour tablette (par exemple, Bosstab Elite Nexus).
- Si vous imprimez des badges, placez l' imprimante sur le bureau (côté personnel).
- Toujours actif alimentation et une connexion Wi-Fi.
- Porte-badges ou cordons en option.
Enregistrement en libre-service dans un hall d'accueil ouvert
Cette solution est particulièrement efficace lorsque les visiteurs arrivent sans être accompagnés et que vous souhaitez mettre en place un point d'accueil simple et clair :
- Une tablette tablette.
- Un support au sol pour une meilleure visibilité. Si les visiteurs impriment leurs badges au kiosque, utilisez un support au sol équipé d'un support pour imprimante (par exemple, le support au sol Bosstab Touch Evo ou Bouncepad Core Floorstanding avec support pour imprimante Brother).
- Toujours actif alimentation et une connexion Wi-Fi.
- Prévoyez une signalisation, car les gens hésitent souvent lorsqu'ils ne savent pas clairement ce qu'ils doivent faire.
Espaces restreints (entrée étroite ou petit hall d'entrée)
Les supports muraux sont parfaits lorsque les supports au sol gêneraient la circulation :
- Une tablette tablette.
- Un support mural (par exemple, support mural Bosstab Elite ou Bouncepad Grip-WD140).
- Toujours actif alimentation et une connexion Wi-Fi.
- Une petite panneau à proximité pour que les visiteurs ne le manquent pas.
- Si vous imprimez des badges, le plus simple est généralement de placer l'imprimante à la réception (ou à proximité).
Événements ou afflux importants
Si vous organisez des événements, des visites guidées, des journées de formation ou des entretiens, votre objectif est la rapidité et la clarté :
- Une tablette tablette.
- Un installation au sol (plus visible qu'une installation sur comptoir, par exemple, le support au sol Bosstab Touch Evo avec support pour panneau).
- Si les badges sont imprimés lors de l'enregistrement, une configuration de borne .
- Toujours actif alimentation et une connexion Wi-Fi.
- Une une signalisation claire.
- Envisagez d'installer un deuxième kiosque si vous prévoyez des files d'attente.
Matériel recommandé pour la gestion des visiteurs
Quel matériel est donc indispensable pour mettre en place une borne de gestion des visiteurs et imprimer des badges ?
Voici une petite « liste d'achats » pour Archie Visitors un système Archie Visitors , avec des exemples concrets d'appareils et des prix indicatifs en dollars américains (les prix changent souvent, alors considérez-les comme des repères pour établir votre budget, et non comme des devis fixes !) :
Kiosque à tablette
- iPad : Apple propose l'iPad à partir de 349 $. Archie Visitors iPad nécessite iPadOS 15.1 ou une version ultérieure (ce qui signifie que tout iPad acheté après mars 2017 devrait fonctionner)
- Android : l'un des choix les plus courants pour les bornes interactives est le Samsung Galaxy Tab A9+ (11 pouces), au prix de 199,99 $ chez Best Buy
Support, socle ou boîtier
En général, vous aurez besoin d'un meuble verrouillable et stable. Bosstab propose une gamme dédiée de comptoirs pour la gestion des visiteurs, comprenant des modèles de comptoir, des modèles au sol et des supports muraux, par exemple :
- Bosstab Elite Nexus (modèle de comptoir) : 174,95 $
- Pied de micro Bosstab Touch Evo: 254,95 $
- Support mural Bosstab Elite: 144,95 $
Imprimante d'étiquettes pour la gestion des visiteurs
Les imprimantes d'étiquettes thermiques de la série QL de Brother sont très prisées :
- Brother QL-820NWB: 264,35 $ chez Best Buy
- Rouleaux d'étiquettes Brother DK-2251 (un rouleau est proposé à 35,49 $ chez Staples)
- Porte-badges en option (vous trouverez un large choix sur Amazon ou eBay)
D'après les exemples de prix ci-dessus (hors taxes et frais de port), le matériel coûte environ 823,79 $ pour une borne de gestion des visiteurs sur iPad, et 674,78 $ pour une borne de gestion des visiteurs sur Android. À cela s'ajoute le coût de l' abonnement au logiciel de gestion des visiteurs (dans ce cas précis, Archie Visitors à partir de 109 $ par site et par mois).
Présentation du matériel des bornes d'enregistrement des visiteurs
La tablette trône au centre de votre borne d'enregistrement des visiteurs (au sens propre du terme). Laquelle choisir ?
Commencez par une règle simple : votre logiciel de gestion des visiteurs détermine votre appareil :
- Les bornes iPad dédiées à la gestion des visiteurs sont très courants dans la gestion des visiteurs. Ils bénéficient souvent du « soutien officiel » le plus solide de la part des fournisseurs, ce qui signifie généralement moins de surprises lors de la configuration. Il est également facile de les verrouiller en mode kiosque, afin que les visiteurs ne puissent pas quitter l'application du kiosque et commencer à toucher l'écran de l'appareil.
- Les bornes d'accueil Android peuvent également constituer un excellent choix, surtout si votre outil de gestion des visiteurs prend bien en charge Android. Ils peuvent être plus abordables selon le modèle, mais les éléments de base restent tout aussi importants. Vous avez besoin d'un écran clair, d'une connexion Wi-Fi stable et d'un support ou d'un socle sécurisé.
Certains systèmes de gestion des visiteurs tels que Envoy ou The Receptionist ne fonctionnent que sur iPad. Archie prend en charge à la fois l'iPad et Android, ce qui vous offre plus de flexibilité dans le choix de vos appareils.
Certains fournisseurs de systèmes de gestion des visiteurs proposent également des ensembles matériels préconfigurés (un kit de borne prêt à l'emploi). Dans ce cas, vous devrez peut-être acheter la tablette et le matériel de la borne directement auprès du fournisseur du logiciel, au lieu de vous les procurer vous-même.
Voici un bref comparatif des meilleures applications de gestion des visiteurs pour iPad et tablettes Android :
Logiciel | Idéal pour | Application pour borne iPad | Application Android pour kiosque | Ensemble de matériel | Note G2 |
|---|---|---|---|---|---|
Archie | Bureaux de taille moyenne et grande | ✅ | ✅ | Non | 4,9/5 |
Greetly | Équipes de petite à moyenne taille | ✅ | ✅ | Non | 4,8/5 |
La réceptionniste (application d'enregistrement) | Comptoirs d'accueil de petite à moyenne taille | ✅ | ❌ | Oui | 4,8/5 |
Envoy Visitors | Bureaux d'entreprise ayant des besoins plus importants en matière de sécurité et de conformité | ✅ | ❌ | Non | 4,7/5 |
VisitorOS | Lieux de travail hautement sécurisés | ✅ | ❌ | Oui | 4,7/5 |
Eptura Visitor | Grandes organisations réglementées multi-sites | ✅ | ✅ | Non | 4,6/5 |
Lobbytrack | Écoles, PME | ✅ | ✅ | Non | 4,6/5 |
Il est donc généralement plus prudent de choisir d'abord le logiciel de gestion des visiteurs , puis d'acheter le matériel de borne interactif qui lui correspond. Une fois que vous aurez réduit vos options, prenez le temps de vérifier la compatibilité des appareils et les versions du système d'exploitation avant de faire votre achat.
- Petite remarque
Archie ne vend pas de matériel informatique et fonctionne sur les iPad et les tablettes Android ; vous pouvez donc utiliser vos propres appareils à condition qu'ils répondent aux exigences minimales en matière de système d'exploitation : iPadOS 15.1 ou version ultérieure, ou Android 7 ou version ultérieure. Cela dit, Archie Visitors conçu pour fonctionner sur des tablettes, et non sur des téléphones. Même si le Play Store vous permet de l'installer sur un téléphone portable, l'application ne fonctionnera pas correctement sur un petit écran.
Outre le système d'exploitation, voici les éléments qui comptent généralement le plus lors du choix d'une tablette :
- Taille et qualité de l'écran : Un écran plus grand et plus clair facilite l'enregistrement. La plupart des bornes d'accueil offrent un confort d'utilisation optimal avec une taille d'écran comprise entre 10 et 11 pouces, car les visiteurs peuvent lire les instructions et taper du texte sans plisser les yeux.
- Alimentation et batterie : Déterminez si le kiosque restera branché toute la journée (c'est le cas pour la plupart). Si vous prévoyez de l'utiliser sur batterie à un moment ou à un autre de la journée, assurez-vous que la tablette dispose d'une autonomie suffisante pour couvrir vos heures d'ouverture.
- Fréquentation prévue : Si vous avez un flux constant de visiteurs, une tablette plus rapide permet de fluidifier les enregistrements. Dans les halls très fréquentés, il peut également être utile de disposer de deux bornes pour éviter les files d'attente.
Si plusieurs tablettes répondent à ces critères de base, le choix se résume généralement à des considérations pratiques telles que le budget, la marque préférée et les outils que votre équipe sait déjà utiliser. Voici quelques exemples de tablettes adaptées aux bornes d'accueil :
Niveau | Idéal pour | Exemples sur iPad | Exemples de tablettes Android |
|---|---|---|---|
Abordable | Enregistrement simplifié, affluence réduite, excellent rapport qualité-prix | iPad 9e génération (10,2 pouces) ; iPad 10e génération (10,9 pouces) | Lenovo Tab M11 (11 pouces) ; Samsung Galaxy Tab A8 (10,5 pouces) ; Xiaomi Redmi Pad SE (11 pouces) |
Milieu de gamme | Des halls d'entrée plus fréquentés, un fonctionnement quotidien plus fluide | iPad Air M2 (11 pouces) | Samsung Galaxy Tab S9 FE (10,9 pouces) ; OnePlus Pad (11,61 pouces) ; Xiaomi Pad 7 Pro (11,2 pouces) |
Premium | Fort trafic, capture d'images, performances à long terme | iPad Pro (11 pouces) | Samsung Galaxy Tab S9 (11 pouces) ; Lenovo Tab P12 (12,7 pouces) |
Supports, fixations et boîtiers
Une tablette seule peut fonctionner, mais elle ne donne généralement pas l'impression d'être un véritable kiosque tant qu'elle n'est pas fixée sur un support. Un bon support permet de signaler clairement le point d'enregistrement, maintient l'écran stable pendant que les utilisateurs tapent ou saisissent des informations, et rend beaucoup plus difficile le vol de la tablette.
Pour faire le bon choix, il faut surtout se poser trois questions : où sera installé le kiosque, si vous souhaitez que les visiteurs impriment eux-mêmes leurs badges, et de combien d'espace vous disposez.
Type | Idéal pour | Exemples |
|---|---|---|
Support de comptoir | Enregistrement à la réception avec le personnel à proximité (comptoir d'accueil ou comptoir d'enregistrement) | Support pour tablette Bosstab Elite Nexus ; Support de comptoir Bouncepad Original ; Support Heckler WindFall |
Pied de sol | Enregistrement en libre-service dans un hall ouvert, sans comptoir à proximité, ou avec un afflux important de visiteurs | Support au sol Bosstab Touch Evo avec fixation pour imprimante Brother ; support au sol Bouncepad Core avec fixation pour imprimante Brother ; kiosque autonome au sol Armodilo |
Fixation murale | Les espaces restreints, les entrées étroites, les petits halls d'entrée, partout où un pied de sol serait gênant | Support mural Bosstab Elite ; Support mural Bosstab Touch Evo ; Bouncepad Grip-WD140 |
1) Si l'enregistrement s'effectue à la réception
Si l'enregistrement s'effectue à un comptoir d'accueil (avec du personnel à proximité), un support de comptoir est généralement la solution la plus simple.
Cela permet de maintenir la tablette à une hauteur confortable sur le bureau, et si vous imprimez des badges, vous pouvez simplement placer l'imprimante du côté de la réceptionniste du comptoir. C'est plus ordonné, le personnel peut aider les clients en cas de difficulté, et vous n'avez pas besoin de « mettre en place » un poste de libre-service complet.
Un exemple concret à citer ici est la gamme Elite Nexus de Bosstab, conçue pour une utilisation sécurisée en kiosque et dotée de détails tels qu'une façade verrouillable et un système de gestion interne des câbles.
2) Si vous avez besoin d'une borne libre-service dans un hall d'accueil
Si vous avez besoin d'une borne libre-service dans un hall d'accueil ouvert (surtout s'il n'y a pas de comptoir), un support au sol est généralement plus adapté. Il est plus facile à repérer de loin et permet de signaler clairement « c'est ici que vous devez vous enregistrer ».
C'est également là que l'impression des badges fait toute la différence. Si les visiteurs impriment leurs badges sur la borne, il vaut mieux opter pour un support au sol permettant d'y fixer l'imprimante. Sinon, on se retrouve souvent avec une imprimante posée sur une table d'appoint, des câbles apparents et des visiteurs qui ne savent pas quoi faire ensuite.
Bosstab propose des supports au sol spécialement conçus à cet effet, comme le support au sol Touch Evo avec fixation pour imprimante Brother (conçu pour accueillir une imprimante d'étiquettes Brother de la série QL-820). Vous pouvez également vous tourner vers les supports proposés par The Bouncepad (par exemple, le modèle Core Floorstanding + fixation pour imprimante Brother).
3) Si l'espace est restreint
Si l'espace est restreint, un support mural peut être une bonne solution, mais il faut généralement prévoir une signalisation plus visible à proximité. Les bornes murales passent facilement inaperçues, surtout dans les entrées très fréquentées ; il est donc généralement préférable d'indiquer clairement que l'enregistrement commence à cet endroit.
Vous pouvez envisager le support mural Elite ou le support mural Touch Evo de Bosstab, qui constituent des options recommandées, ou encore le modèle Grip-WD140 de Bouncepad si vous recherchez une alternative.
Quelle que soit la configuration que vous choisissiez…
Lorsque vous devez choisir entre un support de comptoir, un support au sol ou un support mural, il est utile de considérer le système de fixation comme composé de deux éléments : le boîtier (qui maintient la tablette) et le support ou fixation (qui se fixe au bureau, au sol ou au mur).
- Commencez par la durabilité et la stabilité. Un kiosque est manipulé toute la journée ; il vous faut donc un modèle solide, doté d'un boîtier bien ajusté et d'une base qui ne vacille pas et ne bascule pas. Pour les supports au sol, optez pour une base suffisamment lourde. Pour les supports de comptoir, assurez-vous qu'ils tiennent bien en place ou qu'ils puissent être fixés si nécessaire.
- Ensuite, réfléchissez à sécurité. Les tablettes peuvent être volées, même dans des halls très fréquentés. Si le kiosque est laissé sans surveillance, il vaut généralement la peine d'investir dans un boîtier verrouillable. Réfléchissez également au fonctionnement des clés. Certaines équipes préfèrent une seule clé qui ouvre plusieurs kiosques. D'autres préfèrent des clés distinctes pour chaque emplacement.
- Vérifiez ensuite l'ajustement et les dimensions. Vous pouvez choisir un support conçu pour un modèle de tablette et une taille d'écran spécifiques, ou une option universelle réglable. Dans les zones à forte fréquentation, un support conçu spécialement pour votre appareil donne généralement une impression de plus grande robustesse et de meilleure adaptation à une utilisation en kiosque.
- Ensuite, réfléchissez à la manière dont les gens l'utiliseront. La hauteur a plus d'importance que la plupart des gens ne le pensent. Les supports de comptoir sont les plus efficaces aux bureaux d'accueil. Les supports au sol sont préférables lorsque les visiteurs sont debout et se servent eux-mêmes. Les supports muraux peuvent convenir dans les espaces restreints, mais ils passent plus facilement inaperçus ; il est donc souvent utile de placer une signalisation à proximité.
- Pensez également à la polyvalence. Certains kiosques fonctionnent mieux uniquement en mode portrait. D'autres doivent pouvoir pivoter entre le mode portrait et le mode paysage, ou s'incliner légèrement si le personnel aide les visiteurs depuis le côté.
- Enfin, n'oubliez pas la recharge et la gestion des câbles. Votre kiosque doit rester sous tension toute la journée. Optez pour un support qui dissimule soigneusement les câbles, idéalement acheminés à l'intérieur, afin qu'ils ne pendent pas et ne puissent pas être débranchés facilement. Et si vous prenez des photos des visiteurs, assurez-vous que le boîtier ne bloque pas l'appareil photo ou ne rend pas son utilisation difficile.
Si vous voulez une règle simple : choisissez d'abord le support en fonction de votre installation (bureau, hall d'entrée ou mur), privilégiez ensuite la sécurité et la gestion des câbles, et ne vous souciez de l'esthétique qu'ensuite.
Facultatif : signalétique
Vous n'en aurez peut-être pas besoin dans un bureau calme où une réceptionniste guide les visiteurs. Mais cela devient vraiment important lorsque vous organisez des événements, que vous attendez un afflux de visiteurs en même temps ou que vous disposez d'un hall d'accueil où les gens arrivent sans savoir où aller. Dans ces cas-là, une signalétique placée juste à côté du kiosque peut réduire la confusion et accélérer les enregistrements.
Si vous utilisez un pied de sol, il est souvent plus pratique d'opter pour un modèle équipé d'un support pour panneau intégré plutôt que de placer un panneau séparé ailleurs. Bosstab propose un pied de sol Touch Evo spécialement conçu avec un support pour panneau, et commercialise également ce support pour panneau pour le pied de sol Evo en tant qu'accessoire vendu séparément.
Voici une approche pratique pour concevoir la signalétique : elle doit répondre à la question « Que dois-je faire ensuite ? » en deux secondes. Soyez concis et limitez-vous à une ou deux étapes (par exemple : « Enregistrez-vous ici » et « Imprimez votre badge »). Si vous procédez à des contrôles d'identité ou à la prise de photos, vous pouvez ajouter une petite ligne du type « Préparez votre pièce d'identité », mais évitez d'en faire un long texte.
Alimentation et réseau
Un kiosque doit être considéré comme un petit poste de travail fonctionnant en permanence. Cela signifie :
- Veillez à ce qu'il reste branché en permanence
- Cachez et fixez les câbles (pour que les visiteurs ne puissent pas les débrancher)
- Utilisez une connexion Wi-Fi stable (ou une connexion Ethernet si possible)
Si vous prévoyez d'imprimer des badges, la stabilité du réseau est d'autant plus importante, car les pannes des bornes et des imprimantes ne sont souvent que des problèmes de réseau déguisés.
À propos :
Matériel d'impression de badges pour la gestion des visiteurs
Pour un système de badges pour visiteurs, la plupart des lieux de travail utilisent des imprimantes thermiques d'étiquettes. Elles impriment rapidement, sont faciles à entretenir et ne nécessitent pas d'encre. Une gamme de modèles très courante parmi les outils de gestion des visiteurs est la série QL de Brother, en particulier le modèle QL-820NWB.
Mais la compatibilité ne se limite pas au modèle d'imprimante. Elle concerne également le rouleau d'étiquettes. Selon les systèmes, il peut être nécessaire d'utiliser :
- Dimensions spécifiques des étiquettes
- Certains types d'étiquettes (même si l'imprimante fonctionne correctement)
Vérifiez toujours le modèle de l'imprimante et le format exact de l'étiquette avant d'acheter !
- Petite remarque
Archie Visitors différents modèles Brother, notamment les modèles QL-710W, QL-720NW, QL-810W, QL-820NWB, QL-1110NWB et QL-1115NWB, ainsi que le format d'impression DK2251. Cela signifie que le choix de vos étiquettes et les paramètres de votre imprimante doivent correspondre à ce format.
Si vous souhaitez que les badges soient plus sûrs (et plus faciles à reconnaître), vous pouvez également activer la capture de photo lors de l'enregistrement et d'imprimer la photo du visiteur sur le badge. Dans ce cas, assurez-vous que le support ou le boîtier de votre borne ne bloque pas la caméra de la tablette et que la zone de la borne bénéficie d'un éclairage adéquat.
Certaines imprimantes prennent également en charge les badges à durée limitée, réalisés à l'aide d'un papier d'étiquetage spécial. Au bout d'un certain nombre d'heures, le badge s'estompe ou affiche clairement la mention « VOID ». Cela permet de voir clairement que le badge n'est plus valide et contribue à empêcher quiconque de le réutiliser ultérieurement. Par exemple, Velocity Labels commercialise des rouleaux de badges « Expiring by Threshold » compatibles avec la série Brother QL.
Connectivité : Wi-Fi ou Bluetooth
La plupart des applications destinées aux visiteurs peuvent se connecter à des imprimantes de badges via Wi-Fi ou Bluetooth.
Pour une installation à la réception, le Wi-Fi est généralement l'option la plus simple et la plus fiable, surtout lorsque l'imprimante reste au même endroit. Elle reste généralement connectée en arrière-plan, ce qui vous évite d'avoir à la reconnecter.
Le Bluetooth peut toujours fonctionner correctement, mais il est plus fréquent de se retrouver face à des messages du type « imprimante introuvable », à des problèmes de couplage ou à des déconnexions aléatoires.
- Petite remarque
Archie Visitors à la fois le Wi-Fi et le Bluetooth, mais nous vous recommandons d'utiliser le Wi-Fi lorsqu'il est disponible, car il est plus fiable. Si vous utilisez une imprimante de badges de gestion des visiteurs courante, telle que la Brother QL-820NWB, vous disposez d'une grande flexibilité : elle prend en charge le Bluetooth, le Wi-Fi (802.11b/g/n), l'Ethernet (réseau local câblé) et l'USB.
En option : porte-badges ou cordons
Si vous imprimez des badges visiteurs sous forme d'autocollants, vous pouvez généralement vous en tenir là. Cela dit, les porte-badges ou les cordons peuvent s'avérer utiles lorsque :
- Les visiteurs portent des vêtements élégants, et il vaut mieux éviter les autocollants sur le tissu
- Les gens se déplacent beaucoup, et les badges ont tendance à se décoller
- Vous voulez que les badges soient facilement repérables de loin
- Vous organisez des événements, des visites guidées ou gérez des espaces de coworking où les visiteurs restent plus longtemps
Certaines entreprises investissent également dans l'impression de cartes plastifiées pour les visiteurs, mais cette solution est généralement plus coûteuse, nécessite davantage de configuration et implique l'achat de consommables supplémentaires (tels que du papier cartonné et des rubans). L'investissement peut s'avérer rentable si les visiteurs restent bien plus d'une journée ou si vous souhaitez disposer d'un badge plus résistant pour les processus de contrôle d'accès (selon votre configuration).
Liste de contrôle pour les achats : questions à se poser avant d'acheter quoi que ce soit
1) Vérifier la compatibilité entre le bornes d'accueil et le système d'exploitation
- L'application de gestion des visiteurs est-elle compatible avec l'iPad, Android ou les deux ?
- Quelles sont les versions minimales du système d'exploitation actuellement prises en charge ?
- Si vous utilisez Archie Visitors, assurez-vous que vos tablettes sont compatibles avec iPadOS 15.1 ou une version ultérieure (tout iPad acheté après mars 2017 devrait fonctionner) ou avec Android 7 ou une version ultérieure (uniquement les tablettes, pas les smartphones !).
2) Choisissez le bon type de support
- L'enregistrement se fera-t-il à la réception (support de comptoir), dans un hall d'accueil spacieux (support au sol) ou dans un espace restreint (support mural) ?
- Si la borne est laissée sans surveillance, avez-vous besoin d'un boîtier ou d'une façade verrouillable ?
- Si vous prenez des photos des visiteurs ou scannez leurs pièces d'identité avec l'appareil photo, le boîtier risque-t-il de faire obstacle à l'appareil ou de rendre l'angle de prise de vue peu pratique ?
- Si les visiteurs doivent imprimer leurs badges à la borne, disposez-vous d'un support permettant d'y installer l'imprimante (ou d'un espace dédié juste à côté de la borne, avec un acheminement soigné des câbles) ?
3) Vérifier la compatibilité de l'imprimante de badges (modèle + type de connexion)
- Quels sont les modèles d'imprimantes officiellement pris en charge par votre système de gestion des visiteurs ? (Archie prend en charge divers modèles de la série QL de Brother)
- Comment l'imprimante se connectera-t-elle : via Wi-Fi, Ethernet, Bluetooth ou USB ?
- Que recommande le fournisseur en matière de fiabilité (souvent le Wi-Fi pour les réceptions) ?
- Quel format de rouleau d'étiquettes votre logiciel requiert-il ? (Si vous utilisez Archie, vérifiez que le format est bien DK2251 et assurez-vous que votre rouleau d'étiquettes et les paramètres de votre imprimante correspondent à ce format avant d'acheter des étiquettes en gros)
- Ajoutez des rouleaux supplémentaires à votre commande pour ne pas en manquer en milieu de semaine.
4) Vérification de l'état du réseau et de l'alimentation
- Le kiosque restera-t-il branché toute la journée ?
- Avez-vous prévu de dissimuler ou de fixer les câbles afin que les visiteurs ne puissent pas les débrancher ?
- Le kiosque est-il connecté à un réseau Wi-Fi stable, ou pouvez-vous utiliser une connexion Ethernet si cela est possible ?
- Si vous imprimez des badges, assurez-vous que le kiosque et l'imprimante sont connectés à un réseau qui fonctionne correctement (évitez les situations où le kiosque est connecté au réseau Wi-Fi « invité » et l'imprimante à un autre réseau).
5) Signalétique (facultative, mais qui en vaut souvent la peine)
- Avez-vous besoin d'une signalétique pour des événements, en cas d'affluence ou pour un hall en libre-service ?
- Si vous utilisez un pied de sol, est-ce qu'une configuration avec un porte-affiche permettrait de mieux voir les informations ?
6) Évolutivité et plan de secours
- Compte tenu de la fréquentation, faut-il prévoir un ou deux bornes pour éviter les files d'attente ?
- Souhaitez-vous avoir un rouleau d'étiquettes de rechange (et éventuellement un câble d'alimentation de rechange) à portée de main ?
- Si la tablette tombe en panne, savez-vous quel modèle précis vous allez commander à nouveau ?
Si vous ne devez retenir qu'une seule chose de ce guide, que ce soit celle-ci : choisissez d'abord votre logiciel de gestion des visiteurs, puis achetez le matériel compatible avec celui-ci. Cette simple précaution vous évitera les erreurs les plus coûteuses.