- Ce que vous apprendrez
- Combien coûteront les systèmes de gestion des visiteurs en 2026 ?
- L'impact du matériel de gestion des visiteurs sur votre budget global
- Où apparaissent généralement les coûts cachés, tels que les suppléments, les frais d'installation, les frais SMS ou les intégrations premium.
- Comment estimer vos coûts mensuels et annuels réels en fonction de la taille de votre bureau et du nombre de visiteurs
- Comment calculer le retour sur investissement d'un système automatisé de gestion des visiteurs pour un bureau de taille moyenne
Les systèmes de gestion des visiteurs ont des prix variables, allant de formules de base gratuites à des options riches en fonctionnalités pour les grandes entreprises. Le coût final dépend généralement de la taille de votre organisation, du nombre de sites et des fonctionnalités ou du matériel dont vous pourriez avoir besoin. Cependant, choisir le système adapté à votre bureau peut sembler un peu compliqué.
Pour vous faciliter la tâche, ce guide présente les principaux tarifs des systèmes de gestion des visiteurs afin de vous aider à trouver celui qui vous convient le mieux, que vous recherchiez une solution économique ou plus avancée.
Qu'est-ce qu'un système de gestion des visiteurs ?
Les logiciels de gestion des visiteurssont un excellent outil pour assurer la sécurité, l'organisation et le bon fonctionnement de votre lieu de travail. Ils offrent de nombreux avantages, mais il facilite surtout la gestion des visiteurs en vous aidant à :
- Planifier les visites,
- Automatiser les enregistrements,
- Réduire les temps d'attente des clients,
- Informez instantanément les hôtes de l'arrivée de leurs visiteurs,
- Conservez des registres précis de toutes les entrées et sorties,
- Restez au fait des réglementations et des politiques relatives aux visiteurs.
Oubliez les feuilles d'inscription obsolètes et les processusmanuels de gestion des visiteurs: les systèmes de gestion des visiteurs permettent de traiter plus rapidement et plus efficacement les visiteurs au bureau. Cependant, pour en mettre un en place, vous aurez généralement besoin d'une tablette ou d'un écran tactile pour les enregistrements, un ordinateur pour gérer les registres numériques des visiteurs et les paramètres, ainsi qu'une connexion Wi-Fi pour les systèmes basés sur le cloud.
Vous pouvez également choisir de mettre à niveau votre système de gestion des visiteurs avec des outils tels que des imprimantes de badges pour les identifiants des visiteurs, des scanners de codes QR pour des enregistrements rapides et des caméras pour la vérification des identifiants. Ajoutez des dispositifs de contrôle d'accès, tels que des lecteurs de badges, ou des extras tels que des kiosques pour visiteurs et des scanners thermiques, peut rendre l'enregistrement encore plus facile et plus pratique pour les visiteurs. Bien sûr, ces ajouts entraînent des coûts supplémentaires, ce qui nous amène au point suivant :
Combien coûte un système de gestion des visiteurs ?
Les systèmes de gestion des visiteurs coûtent généralement entre 29 et 350 dollars par site et par mois. Il peut s'agir d'outils autonomes ou de modules complémentaires intégrés à des des solutions bureautiques hybrides, en fonction des fonctionnalités de gestion des visiteurs dont vous avez besoin.
Voici un bref aperçu pour vous donner une idée de ce à quoi vous pouvez vous attendre :
Systèmes gratuits de gestion des visiteurs
- Prix : 0 $
- Idéal pour : Les petits bureaux qui reçoivent peu de visiteurs chaque jour et qui n'ont pas besoin de nombreuses fonctionnalités.
- Caractéristiques : La plupart des forfaits gratuits couvrent les éléments essentiels tels que l'enregistrement des visiteurs, les journaux de visite de base et les notifications à l'hôte. Cependant, ces forfaits limitent souvent le nombre de visiteurs ou d'enregistrements que vous pouvez gérer chaque mois.
Un système gratuit de gestion des visiteurs est idéal pour les petits besoins, mais à mesure que le nombre de visiteurs augmente ou que vous avez besoin de fonctionnalités avancées telles que des intégrations, des analyses du lieu de travail ou une sécurité supplémentaire, il peut être intéressant de passer à un abonnement payant. Essayer un abonnement gratuit est également un moyen intelligent de voir si un système de gestion des visiteurs vous convient avant de vous engager dans une version payante.
Tarifs de base du système de gestion des visiteurs
- Prix : environ 30 à 100 dollars par mois et par emplacement.
- Idéal pour : Les petites entreprises ayant des besoins simples, comme le suivi des visiteurs et l'envoi de notifications basiques.
- Fonctionnalités : enregistrements standard, registres des visiteurs, alertes hôte et options d'inscription sans contact.
Tarifs des systèmes de gestion des visiteurs de milieu de gamme
- Prix : Environ 100 à 300 dollars par mois et par site.
- Idéal pour : Les entreprises de taille moyenne qui recherchent davantage de contrôle et de personnalisation.
- Caractéristiques : comprennent généralement l'impression de badges, les enregistrements de marque, les autorisations de visiteurs et des intégrations logicielles plus avancées.
Tarifs des systèmes de gestion des visiteurs Premium ou Entreprise
- Prix : 300 $+/mois par site ou tarification personnalisée pour les grandes entreprises.
- Idéal pour : Les entreprises qui ont besoin d'outils avancés en matière de sécurité et de conformité.
- Caractéristiques : Comprend des options telles que le contrôle d'accès, les alertes d'urgence, l'authentification unique (SSO) et les flux de travail personnalisés.
Matériel de gestion des visiteurs
Le coût du matériel de gestion des visiteurs dépend de vos besoins, mais voici une estimation approximative :
- iPad, tablettes ou appareils à écran tactile: entre 200 et 800 dollars chacun, selon la marque et les fonctionnalités.
- Imprimantes de badges: entre 100 et 500 dollars, certains modèles haut de gamme pouvant coûter plus cher.
- Code QR ou scanners d'identification: entre 50 et 300 dollars, selon le type et les fonctionnalités.
- Supports ou fixations pour kiosques: 100 à 300 $ pour les modèles de base ; les options haut de gamme peuvent coûter plus cher.
- Caméras pour la vérification d'identité: entre 50 et 200 dollars pour les webcams basiques, ou plus pour les caméras de sécurité avancées.
- Dispositifs de contrôle d'accès: 500 à 2 000 dollars, selon le système et le niveau d'intégration.
💰 Le coût total d'un système de gestion des visiteurs dépend:
- Le nombre d'emplacements que vous gérez,
- Le nombre de visiteurs que vous attendez,
- Les fonctionnalités et le matériel dont vous avez besoin.
Certaines entreprises facturent des frais supplémentaires pour la configuration, la personnalisation de la marque ou des modules complémentaires tels que les applications mobiles et les imprimantes de badges. D'autres peuvent inclure le matériel dans leurs forfaits afin de faciliter la configuration. Méfiez-vous des fonctionnalités qui ne sont disponibles que dans les forfaits les plus chers !
Comparaison des prix des logiciels de gestion des visiteurs
Logiciel | Idéal pour | Application pour borne iPad | Application Android pour kiosque | Intégrations de contrôle d'accès | Prix de départ | Note G2 |
|---|---|---|---|---|---|---|
Archie | Bureaux de taille moyenne et grande | ✅ | ✅ | Inclus dans le forfait Pro | À partir de 109 $/mois | 4,9/5 |
Envoy Visitors | Bureaux d'entreprise ayant des besoins plus importants en matière de sécurité et de conformité | ✅ | ❌ | Tarification personnalisée | Environ 362 $ par mois | 4,7/5 |
The Receptionist pour iPad | Comptoirs d'accueil de petite à moyenne taille | ✅ | ❌ | Pas d'intégration native | À partir de ~52,50 $/mois | 4,8/5 |
VisitorOS | Lieux de travail hautement sécurisés | ✅ | ❌ | Module SecurityOS | À partir de 199 $/mois | 4,7/5 |
Greetly | Équipes de petite à moyenne taille | ✅ | ✅ | Pas d'intégration native | À partir de 99 $/mois | 4,8/5 |
SwipedOn | Bureaux économiques | ✅ | ✅ | Pas d'intégration native | À partir de ~52,50 $/mois | 4,8/5 |
Eptura Visitor | Grandes organisations réglementées multi-sites | ✅ | ✅ | Inclus | Tarification personnalisée | 4,6/5 |
Lobbytrack | Écoles, PME | ✅ | ✅ | Inclus dans le plan personnalisé | À partir de 50 $/mois | 4,6/5 |
Pour une gamme de fonctionnalités similaire dans un bureau comptant 350 employés et environ 150 visites par mois, voici ce que vous pourriez vous attendre à payer auprès de différents fournisseurs de systèmes de gestion des visiteurs:
Combien coûte Archie ?
Archie propose deux formules simples de gestion des visiteurs, adaptées aux besoins de votre entreprise.
- Starter : 109 $ par bureau/mois, idéal pour les petites et moyennes entreprises qui souhaitent disposer d'un système d'enregistrement des visiteurs fiable. Il comprend un nombre illimité de visiteurs, une application kiosque, l'enregistrement sans contact, des notifications à l'hôte, l'impression de badges, des signatures électroniques et un registre des visiteurs en temps réel.
- Pro : 185 $ par bureau/mois, conçu pour les grandes entreprises qui ont besoin de plus de contrôle et de personnalisation. Il comprend tout ce qui est inclus dans la version Starter, ainsi que des fonctionnalités avancées telles que l'analyse des visiteurs, la personnalisation de la marque, la capture de photos, les formulaires personnalisés, les alertes SMS, les outils d'évacuation d'urgence, l'authentification unique (SSO), SCIM, l'intégration de Slack et Microsoft Teams, et la validation des e-mails DKIM. La configuration est prise en charge par l'équipe Archie.
Les deux formules sont faciles à mettre en place, évoluent au fur et à mesure de votre croissance et comprennent tous les outils indispensables pour assurer une gestion fluide, sécurisée et professionnelle des visiteurs.
Attention : Archie est bien plus qu'un simple outil d'enregistrement des visiteurs, c'est un système complet de gestion de l'espace de travail qui facilite la gestion de votre bureau. Vous pouvez utiliser le système de gestion des visiteurs seul, mais il est particulièrement efficace lorsqu'il est associé à suite de gestion de l'espace de travail d'Archie. De plus, vous pouvez l'essayer gratuitement avant de vous engager.
Combien coûte Envoy ?
Envoy Visitors est vendu par emplacement, avec un point d'entrée gratuit et deux niveaux supérieurs pour les besoins plus avancés :
- La version Basic (gratuite) est idéale pour une simple connexion des visiteurs. Vous bénéficiez d'un nombre illimité de visiteurs et de notifications pour l'hôte, mais les fonctionnalités sont limitées et elle ne prend en charge qu'un seul site et jusqu'à 50 employés dans l'annuaire.
- Premium (4 345 $ par site/an) est la principale formule payante d'Envoy, qui met l'accent sur une expérience plus raffinée à la réception. Elle ajoute la personnalisation de la marque, la réception virtuelle, les badges, les photos des visiteurs, la signature de documents et les analyses.
- Enterprise (tarification personnalisée) est destiné aux environnements hautement sécurisés et soumis à des exigences strictes en matière de conformité. Il comprend toutes les fonctionnalités de Premium, ainsi que des outils avancés de filtrage, d'intégration approfondie, de reporting renforcé et de communication d'urgence.
Combien coûte Vizitor ?
Les formules tarifaires de Vizitor conviennent aux petites équipes qui recherchent les fonctionnalités de base, et vous pouvez les adapter à mesure que vous vous développez :
- Le forfait Starter, à partir de 45 $/mois, convient aux très petits bureaux ou aux sites uniques. Vous bénéficiez d'un appareil, d'un maximum de 50 employés et de 300 enregistrements par mois. Les fonctionnalités principales sont incluses : enregistrement par code QR, photos des visiteurs, accords numériques, badges électroniques, pré-enregistrement et tableau de bord des visiteurs en direct.
- Pour 90 $ par mois, vous bénéficiez de 2 appareils, d'un maximum de 200 employés et de 1 000 enregistrements par mois. Ce forfait comprend l'impression de badges physiques, la personnalisation du design des badges, des alertes Slack pour les hôtes et la gestion de plusieurs sites. Pour la plupart des équipes de taille moyenne, ce forfait offre un bon équilibre entre fonctionnalités et prix.
- Des tarifs personnalisés sontdisponibles pour les grandes entreprises. Les limites sont supprimées pour les appareils, les employés et les enregistrements. Vous bénéficiez également de fonctionnalités de sécurité avancées telles que les alertes d'évacuation, les listes noires et les alertes de dépassement de durée, ainsi que des API et des webhooks pour des intégrations personnalisées et une assistance prioritaire.
Combien coûte VisitorOS ?
VisitorOS (anciennement iLobby, désormais intégré à FacilityOS) propose un système tout-en-un de gestion des visiteurs et des prestataires conçu pour renforcer la sûreté, la conformité et la sécurité :
- Le forfait Corporate est proposé à partir de 199 $ par mois et comprend tout ce dont vous avez besoin pour démarrer, notamment un iPad 10,9 pouces avec logiciel de gestion des appareils mobiles (MDM), un support de fixation antivol sécurisé et du matériel et des logiciels préconfigurés pour une installation facile. Il prend en charge un nombre illimité d'utilisateurs, de visiteurs et de connexions et comprend des fonctionnalités telles que des notifications en temps réel par SMS, e-mail ou appel, une application mobile pour l'accès à distance, l'intégration Active Directory, l'authentification unique (SSO) et l'hébergement sécurisé sur Microsoft Azure.
- Pour bénéficier de fonctionnalités supplémentaires telles que la connexion sans contact, les workflows de pré-enregistrement ou l'impression de badges, le forfait Enhanced est disponible à partir de 275 $ par mois. Une assistance continue, comprenant les réparations matérielles et la formation, est incluse afin de garantir le bon fonctionnement de votre système.
Combien coûte Greetly ?
Greetly simplifie la gestion des visiteurs grâce à une tarification claire et sans frais cachés. Chaque forfait comprend un nombre illimité d'utilisateurs, d'enregistrements et de notifications :
- Le forfait Essential coûte 99 $ par mois (facturé annuellement) et est idéal pour les entreprises qui recherchent un système d'enregistrement simple et fiable.
- Pour les organisations ayant des besoins plus avancés, le forfait Pro coûte 159 $ par mois (facturé annuellement) et ajoute des fonctionnalités telles que l'impression de badges visiteurs, l'envoi de SMS bidirectionnels et la numérisation de pièces d'identité. Les deux forfaits sont faciles à utiliser et regorgent de fonctionnalités pour répondre à divers besoins commerciaux.
Combien coûte Eden ?
Eden propose différents forfaits de gestion des visiteurs adaptés aux entreprises de toutes tailles :
- Le forfait Accelerate, au prix de 89 $ par mois et par site (facturé annuellement), couvre tous les éléments essentiels, notamment l'enregistrement des employés, la personnalisation de l'image de marque des bornes, l'intégration de Slack et Teams, la gestion des accords de confidentialité, l'impression des badges et la connexion sans contact.
- Pour les besoins plus avancés, le forfait Scale coûte 179 $ par mois et par site (facturé annuellement) et ajoute des fonctionnalités telles que les photos des visiteurs, les formulaires personnalisés, l'intégration du stockage de fichiers, la synchronisation du répertoire des employés et l'authentification unique (SSO).
- Le forfait Entreprise comprend tout ce qui est inclus dans le forfait Scale, ainsi que des intégrations personnalisées pour les entreprises ayant des besoins spécifiques, avec des tarifs adaptés à vos besoins.
Combien coûte Lobbytrack ?
Lobbytrack propose une tarification à plusieurs niveaux en fonction des fonctionnalités et de l'échelle. Tous les forfaits incluent un nombre illimité d'hôtes et les fonctionnalités de base de gestion des visiteurs :
- Offre de démarrage : Formule d'essai gratuite pour les petites équipes. Jusqu'à 100 visiteurs par mois, enregistrement et sortie des visiteurs principaux, contrôle sanitaire, gestion des files d'attente, flux multiples, capture de photos, badges, application pour le hall d'accueil, applications iOS/Android/Windows, alertes par e-mail et assistance. Il existe également une variante à très faible volume qui débloque toutes les fonctionnalités si vous avez moins de 20 visites par mois.
- Formule Basic : Nombre illimité de visiteurs, d'hôtes et d'utilisateurs. Comprend toutes les fonctionnalités de la version Starter et ajoute une assistance téléphonique. Idéal pour les entreprises en pleine croissance qui souhaitent une gestion efficace des visiteurs sans intervention du personnel.
- Professionnel: Ajoute la gestion des arrivées et des départs du personnel, les accords de visite, l'auto-planification des horaires par les employés et la saisie des permis de conduire / pièces d'identité pour des contrôles d'identité plus rigoureux, ainsi que l'application pour les employés.
- Ultimate : Conçu pour répondre à des besoins accrus en matière de sécurité et d'intégration. Comprend toutes les fonctionnalités de la version Professionnelle, ainsi que réservation Salle de réunion de bureaux, la vérification des listes de surveillance, des notifications plus détaillées, des outils d'urgence et d'évacuation, la gestion des incidents, l'authentification unique (SSO), le contrôle d'accès et les intégrations Active Directory.
Combien coûte Skedda ?
La gestion des visiteurs est un module complémentaire de Skedda qui s'intègre parfaitement à ses autres fonctionnalités, ce qui en fait un bon choix pour les bureaux hybrides. Le module de gestion des visiteurs coûte 99 $ par mois, mais ne peut être acheté séparément.Il existe également une version d'essai gratuite qui permet de découvrir ses fonctionnalités avant de s'engager.
Combien coûte Eptura Visitor ?
Eptura Visitor propose deux formules principales. Les tarifs n'étant pas rendus publics, il faut contacter le service commercial pour obtenir un devis, mais ces formules permettent de voir comment les fonctionnalités s'adaptent aux besoins :
- La version avancée vous offre les outils essentiels pour la gestion des visiteurs. Vous bénéficiez d'un enregistrement sur place, de badges personnalisés, de workflows simples, de la planification des visites depuis votre calendrier, de messages d'urgence à l'intention des visiteurs, de signatures électroniques pour les accords de confidentialité et les politiques, ainsi que d'analyses de base pour suivre le trafic et les tendances des visiteurs.
- Power comprend toutes les fonctionnalités de la formule Advanced et offre une sécurité et un contrôle renforcés. Vous pouvez vous connecter à des systèmes de contrôle d'accès, créer des flux de travail et des étapes de validation plus détaillés, émettre des codes QR, des cartes RFID et un accès Wi-Fi pour les visiteurs, gérer vos propres listes de surveillance, et utiliser l'API Eptura Visitor et les webhooks pour des intégrations personnalisées. Cette formule s'adresse aux entreprises qui ont besoin d'une sécurité renforcée et de processus plus complexes.
D'après les recherches sur les produits et les estimations approximatives disponibles en ligne, le prix peut s'élever à environ 7 500 dollars par an, auxquels s'ajoutent des frais de mise en œuvre assez élevés qui dépendent de la complexité de votre configuration.
Éléments à prendre en compte avant d'acheter un système de gestion des visiteurs
Avant de choisir un système de gestion des visiteurs, examinez attentivement ce qui est inclus dans le prix. Certains forfaits peuvent sembler abordables, mais offrent des fonctionnalités limitées. Parallèlement, des outils essentiels tels que les analyses, l'impression de badges ou l'exportation de données peuvent n'être disponibles qu'avec des forfaits plus coûteux ou sous forme de modules complémentaires. Assurez-vous de bien comprendre le coût total à long terme et vérifiez qu'il n'y a pas de frais cachés.
Assurez-vous que le système que vous choisissez dispose de tout ce dont vous avez besoin dès le départ, sans frais imprévus. Voici quelques questions pour vous aider dans votre prise de décision :
- Combien de visiteurs recevez-vous généralement chaque semaine ou chaque mois ?
- Quels types de visiteurs recevez-vous (par exemple, entrepreneurs, transporteurs, clients, candidats à un emploi) ?
- Avez-vous besoin de différents processus d'enregistrement pour différents types de visiteurs ?
- Avez-vous besoin de suivre les visiteurs pendant leur séjour ou d'effectuer des contrôles préalables ?
- Devriez-vous investir dans l'impression de badges visiteurs ?
- Envoyer des alertes ou des messages d'urgence aux visiteurs serait-il utile ?
- Avez-vous besoin que les visiteurs signent des documents tels que des accords de confidentialité ou des politiques relatives aux visiteurs ?
- Quelles intégrations (par exemple, systèmes de contrôle d'accès, Slack, Teams) avez-vous besoin ?
Archie figurera sans doute parmi vos premiers choix. C'est la solution idéale pour les moyennes et grandes entreprises qui recherchent une plateforme unique pour l'enregistrement des visiteurs, réservation de bureaux et de salles, ainsi que l'analyse des données. Une tarification simple, sans mauvaise surprise, et un système qui fonctionne tout simplement.
Comment calculer le retour sur investissement d'un système automatisé de gestion des visiteurs pour un bureau de taille moyenne
Pour un bureau de taille moyenne, le meilleur retour sur investissement provient généralement du gain de temps au niveau de la réception, de la rapidité des notifications aux hôtes et de la réduction des tâches administratives manuelles. Les équipes passent souvent plus de temps qu'elles ne le pensent à remplir des registres papier, à appeler les hôtes, à rechercher des signatures et à extraire les registres des visiteurs pour les audits ou les rapports. Un système automatisé réduit considérablement ces tâches répétitives.
Vous pouvez utiliser cette formule :
ROI (%) = ((Avantages annuels – Coûts annuels) / Coûts annuels) × 100
Étape 1 : Calculez les avantages annuels (ce que vous économisez)
Par exemple :
- Gain de temps lors de l'enregistrement : cela inclut le temps gagné par le personnel de la réception ou du bureau, et parfois aussi par l'hôte (car le système envoie des notifications automatiques au lieu d'appels/messages manuels).
- Gain de temps en matière d'administration et de reporting : les systèmes de gestion des visiteurs permettent également de réduire le temps consacré à des tâches telles que la recherche d'anciens dossiers de visiteurs, la préparation de journaux d'audit, le suivi des visites des sous-traitants ou la vérification des personnes présentes sur le site lors d'un exercice ou d'un incident.
- Réduction des retards et des engorgements à la réception : si votre réception est très fréquentée à certains moments (le lundi matin, lors d'entretiens, de livraisons, de visites de fournisseurs), un enregistrement plus rapide peut réduire les interruptions et les heures supplémentaires. Ce n'est pas toujours énorme, mais cela finit par compter sur une année.
Étape 2 : Calculez les coûts annuels (ce que vous dépensez)
- Coûts logiciels : abonnement mensuel × 12, ainsi que tous les modules complémentaires (alertes SMS, intégrations avancées, assistance premium, etc.)
- Coûts matériels : comme vous le savez déjà, le matériel type peut comprendre une tablette/un iPad, un support ou un socle pour kiosque, une imprimante à badges et des rouleaux d'étiquettes/consommables. Si le matériel est un achat unique, vous pouvez répartir son coût sur 2 à 3 ans afin d'obtenir un coût annuel raisonnable.
- Configuration et formation : inclut l'intégration, le temps de configuration interne et les frais de mise en œuvre éventuels.
- Temps consacré à l'administration ou à l'informatique : même les systèmes les plus simples nécessitent une certaine maintenance (mises à jour des utilisateurs, flux de travail, dépannage des imprimantes, etc.), il convient donc d'ajouter une petite estimation mensuelle.
Étape 3 : Calculer le retour sur investissement d'un système automatisé de gestion des visiteurs
Prenons un exemple réaliste pour un bureau de taille moyenne :
- 350 employés
- 150 visiteurs par mois
- PlanArchie Visitors : 185 $/mois
- Configuration matérielle de base (tablette + support + imprimante de badges) : 950 $ au total
Avantages annuels estimés (exemple prudent)
Gain de temps lors de l'enregistrement et de la notification à l'hôte
- 150 visites/mois
- 4 minutes gagnées par visite (temps passé à la réception + temps passé avec l'hôte)
- 150 × 4 = 600 minutes/mois = 10 heures/mois
- 10 heures × 35 $ de taux horaire chargé = 350 $/mois
- Valeur annuelle : 4 200 $
Économies en matière d'administration/de reporting
- 3 heures/mois économisées
- 3 × 40 $ = 120 $/mois
- Valeur annuelle : 1 440 $
Réduction des délais d'attente à la réception / des heures supplémentaires
- 2 heures/mois gagnées
- 2 × 35 $ = 70 $/mois
- Valeur annuelle : 840 $
Total des prestations annuelles = 6 480 $
Coûts annuels estimés
Logiciel
- 185 $/mois × 12 = 2 220 $/an
Matériel (annualisé sur 3 ans)
- 950 $ ÷ 3 = 316,67 $/an
Temps consacré à l'administration/l'informatique
- 40 $/mois × 12 = 480 $/an
Consommables (étiquettes, consommables pour imprimante)
- 120 $ par an
Coûts annuels totaux
2 220 $ + 316,67 $ + 480 $ + 120 $ = 3 136,67 $
Bénéfice net annuel
6 480 $ − 3 136,67 $ = 3 343,33 $
retour sur investissement
(3 343,33 $ ÷ 3 136,67 $) × 100 ≈ 106,6 %
Dans cet exemple, le système de gestion des visiteurs offre un retour sur investissement annuel estimé à retour sur investissement annuel estimé à 107 %.
C'est un résultat remarquable pour un bureau de taille moyenne, d'autant plus que cette estimation ne tient pas pleinement compte des avantages plus difficiles à mesurer, tels que l'amélioration de la sécurité, une meilleure expérience pour les visiteurs et une réponse plus rapide en cas d'urgence.
Étape 4 : Vérifier la période de récupération
La période de récupération est utile lorsque les dirigeants veulent savoir à quelle vitesse l'investissement commence à générer de la valeur.
Si nous considérons le matériel de gestion des visiteurs comme le principal coût initial :
- Coûts initiaux = 950 $
- Prestations mensuelles = 6 480 $ ÷ 12 = 540 $
- Coûts mensuels récurrents = 185 $ + 40 $ + 10 $ = 235 $
- Économies mensuelles nettes = 305 $
Période de récupération = 950 $ ÷ 305 $ ≈ 3,1 mois
Dans cet exemple, le bureau récupère donc le coût initial en environ 3 mois.
ROI matériel vs ROI immatériel d'un système de gestion des visiteurs
Lorsque vous élaborez une analyse de rentabilité pour un logiciel de gestion des visiteurs, il est utile de classer les avantages en deux catégories : le retour sur investissement matériel et le retour sur investissement immatériel. Les deux sont importants, mais ils ne reflètent pas tout à fait la même réalité.
Le retour sur investissement concret est le côté mesurable. Il comprend le temps de travail économisé lors des enregistrements, la réduction des interruptions pour les hôtes, la diminution du temps administratif consacré à l'établissement de rapports, la réduction des heures supplémentaires à la réception et la diminution des erreurs manuelles qui doivent être corrigées par la suite. Ce sont des chiffres que vous pouvez inscrire en toute confiance dans un tableur. Vous pouvez estimer le temps économisé, le multiplier par un taux horaire chargé réaliste et montrer un retour financier clair. C'est généralement ce sur quoi les équipes financières se concentrent en premier lieu.
Le retour sur investissement immatériel est plus difficile à quantifier, mais souvent tout aussi précieux. Une expérience plus fluide pour les visiteurs crée une première impression plus professionnelle. Des files d'attente plus courtes dans le hall réduisent la frustration pendant les heures de pointe. Des processus de sécurité et de conformité plus rigoureux réduisent les risques, même si vous ne rencontrez jamais d'incident majeur. Des dossiers plus clairs et consultables facilitent les audits. Des appels d'urgence plus rapides améliorent la sécurité. Et moins de stress à la réception améliore les opérations quotidiennes. Ces avantages ne se reflètent pas toujours directement dans le calcul des coûts, mais ils influencent sans aucun doute les décisions de la direction.
Dans de nombreux cas, le retour sur investissement tangible justifie l'investissement, et le retour sur investissement intangible rend la décision évidente.
Conseils pour établir une estimation réaliste du retour sur investissement
Lorsque vous estimez le retour sur investissement, il est important de rester prudent. Si vous pensez que les enregistrements permettent de gagner six minutes par visite, modélisez plutôt trois ou quatre minutes. Si vous prévoyez un gain de temps administratif de cinq heures, testez votre calcul avec trois heures. Il vaut mieux présenter une estimation prudente qui offre tout de même un retour sur investissement important plutôt que de faire des promesses excessives et de perdre en crédibilité.
Évitez également ces erreurs courantes :
- Compter deux fois le même gain de temps
- Utilisation du salaire de base au lieu du coût horaire total
- Oublier les coûts liés au matériel ou à la fourniture de badges
- Ignorer les modules complémentaires tels que les alertes SMS ou les intégrations
- Utiliser un mois exceptionnellement chargé ou exceptionnellement calme comme référence
Une manière simple de renforcer votre argumentaire en matière de retour sur investissement consiste à présenter trois scénarios : un scénario prudent, un scénario prévisionnel et un scénario optimiste. Cela permet aux décideurs de disposer d'une fourchette plutôt que d'un chiffre unique. Cela montre que même dans le cadre d'hypothèses prudentes, le système est rentable, et que pendant les périodes de forte activité, sa valeur augmente encore davantage.