- Ce que vous apprendrez
- Comment comparer les principaux fournisseurs de solutions de gestion des visiteurs en 2026
- Pourquoi Archie est le meilleur système de gestion des visiteurs pour les bureaux
- Quelles sont les meilleures plateformes pour différents cas d'utilisation, des petits comptoirs d'accueil aux organisations multi-sites à forte sécurité ?
- Comment choisir le système adapté à votre bureau, sans vous perdre dans d'interminables listes des « meilleurs logiciels » qui manquent de critères d'évaluation clairs.
Si vous vous êtes déjà enregistré à une réception, signé un registre des visiteurs ou porté un badge temporaire, vous avez déjà utilisé une version basique d'un logiciel de gestion des visiteurs (VMS). Mais les systèmes de gestion des visiteurs actuels sont bien plus intelligents que cela.
Le plus difficile est d'en choisir un. Il existe plus de 30 fournisseurs, ainsi que de nombreuses listes des « meilleurs logiciels de gestion des visiteurs » qui n'expliquent pas comment ils ont fait leur choix.
Ce guide couvre tout ce que vous devez savoir sur les logiciels de gestion des visiteurs au bureau, ainsi que notre sélection des meilleurs VMS pour gérer les visiteurs. J'ai examiné les fonctionnalités, l'expérience de démonstration, les tarifs, les avis réels des clients, les intégrations tierces, les options de personnalisation et la capacité de chaque outil à s'adapter à la croissance de votre entreprise.
Quels sont les meilleurs systèmes de gestion des visiteurs en 2026 ?
Le meilleur logiciel de gestion des visiteurs dépend de la taille de votre équipe, de vos besoins en matière de sécurité et de votre budget. Voici les meilleures options à prendre en considération :
- Archie: Idéal pour les bureaux de taille moyenne et les grandes entreprises qui souhaitent centraliser l'enregistrement des visiteurs, réservation de bureaux et de salles, ainsi que l'analyse des données sur le lieu de travail.
- Envoy: Pour les entreprises qui ont besoin d'un filtrage avancé des visiteurs et qui ne craignent pas les prix élevés.
- The Receptionist: Pour les petites et moyennes entreprises qui souhaitent disposer d'une borne d'enregistrement simple sur iPad et n'ont pas besoin d'une « plateforme de travail » complète autour de celle-ci.
- VisitorOS: pour les lieux de travail où la sécurité est primordiale, tels que les sites d'entreprises, industriels ou gouvernementaux, qui souhaitent disposer d'une configuration matérielle et logicielle prête à l'emploi.
- Kastle: Pour les organisations très soucieuses de leur sécurité qui souhaitent qu'un seul fournisseur gère le contrôle d'accès, la gestion des visiteurs et la vidéosurveillance sur plusieurs sites.
- Greetly: Pour les petites et moyennes équipes qui recherchent une solution d'enregistrement sur iPad abordable et personnalisée, qui fait office de réceptionniste virtuelle.
- SwipedOn: Pour les organisations à petit budget qui recherchent un système d'accueil simple et fiable.
- Eptura Visitor: Pour les grandes organisations réglementées, multi-sites, qui souhaitent déployer une plateforme d'entreprise plus lourde.
- Lobbytrack: Pour les petites organisations qui recherchent un système de gestion des visiteurs flexible, multiplateforme et évolutif.
Archie est le meilleur système de gestion des visiteurs pour les bureaux. Et oui, vous vous demandez peut-être si ce n'est pas partial. Je comprends. J'ai fait des recherches, et d'après les avis des utilisateurs et mes propres tests du produit, Archie se démarque vraiment. Voici pourquoi.
Logiciel | Idéal pour | Application pour borne d'accueil visiteurs | Intégrations de contrôle d'accès | Prix de départ | Note G2 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
Archie | Bureaux de taille moyenne et grande | iPad, Android | Inclus dans le forfait Pro | À partir de 109 $/mois | 4,9/5 | 9,3/10 |
Envoy Visitors | Bureaux d'entreprise ayant des besoins plus importants en matière de sécurité et de conformité | iPad uniquement | Tarification personnalisée | Environ 362 $ par mois | 4,7/5 | 8,5/10 |
The Receptionist pour iPad | Comptoirs d'accueil de petite à moyenne taille | iPad uniquement | Pas d'intégration native | À partir de ~52,50 $/mois | 4,8/5 | 8,3/10 |
VisitorOS | Lieux de travail hautement sécurisés | iPad uniquement | Module SecurityOS | À partir de 199 $/mois | 4,7/5 | 8,3/10 |
Kastle | Immeubles à locataires multiples | iPad, Android | Inclus dans l'ensemble de fonctionnalités | Tarification personnalisée | 4,6/5 | 8,1/10 |
Greetly | Équipes de petite à moyenne taille | iPad, Android | Pas d'intégration native | À partir de 99 $/mois | 4,8/5 | 8,0/10 |
SwipedOn | Bureaux économiques | iPad, Android | Pas d'intégration native | À partir de ~52,50 $/mois | 4,8/5 | 7,9/10 |
Eptura Visitor | Grandes organisations réglementées multi-sites | iPad, Android | Inclus | Tarification personnalisée | 4,6/5 | 7,9/10 |
Lobbytrack | Écoles, PME | iPad, Android | Inclus dans le plan personnalisé | À partir de 50 $/mois | 4,6/5 | 7,8/10 |
Comparatif des meilleurs logiciels de gestion des visiteurs pour les lieux de travail
Pour établir cette liste, j'ai pris en compte plusieurs facteurs clés :
- Fonctionnalités principales : je me suis concentré sur les systèmes de gestion des visiteurs qui couvrent les éléments essentiels tels que la pré-inscription, l'enregistrement automatique, les notifications à l'hôte, les registres des visiteurs et l'impression des badges.
- Facilité d'utilisation : le meilleur logiciel de gestion des visiteurs est rapide à configurer et simple à utiliser, tant pour les administrateurs que pour les visiteurs, sans nécessiter de longue formation.
- Intégrations : j'ai attribué des points supplémentaires aux systèmes de gestion des visiteurs qui se connectent facilement aux outils bureautiques courants tels que Slack, Teams, Outlook, Google Calendar, le Wi-Fi et les systèmes de contrôle d'accès.
- Prix et valeur : le coût est important. J'ai comparé les prix de départ, les essais gratuits et ce que vous obtenez réellement pour votre argent.
- Avis des clients : les avis et évaluations des utilisateurs m'ont aidé à comprendre comment chaque système fonctionne dans la réalité, de l'expérience des visiteurs au service client.
En fonction de ces facteurs, j'ai sélectionné des outils qui se distinguent pour différents types de bureaux, budgets et besoins :
#1 Archie
🏆 Le meilleur logiciel de gestion des visiteurs pour les moyennes et grandes entreprises qui souhaitent centraliser l'enregistrement des visiteurs, réservation de bureaux et de salles, ainsi que l'analyse des données sur l'environnement de travail.
Archie est bien plus qu'un simple système de gestion des visiteurs dans les bureaux : c'est une plateforme complète de gestion de l'espace de travail conçue pour simplifier et améliorer tous les aspects de l'expérience des employés et des visiteurs. De l'instant où un invité s'enregistre jusqu'à son départ, Archie facilite le processus pour toutes les personnes concernées.
Fonctionnalités essentielles de gestion des visiteurs
- Enregistrement des invités : permettez aux invités de s'enregistrer à l'avance, ce qui accélère les formalités d'arrivée et réduit les temps d'attente.
- Enregistrement sans contact via code QR : Archie propose une solution moderne et sans contact grâce aux codes QR.
- Registres détaillés des visiteurs : tenez des registres complets de tous les visiteurs afin de renforcer la sécurité et la traçabilité.
- Notifications instantanées aux hôtes : informez automatiquement les hôtes lorsque leurs voyageurs s'enregistrent.
- Intégrations faciles : connectez Archie à des outils tels que les systèmes de contrôle d'accès, le Wi-Fi et l'authentification unique (SSO).
- Badges visiteurs et photos : imprimez des badges pour faciliter l'identification.
- Formulaires numériques et signatures électroniques : recueillez les accords de confidentialité, les politiques et les questions personnalisées directement dans le flux, sans papier.
- Flux de visiteurs personnalisés : définissez des étapes différentes pour les prestataires, les candidats, les personnalités de marque et les livraisons.
- Alertes d'urgence et appels nominaux : informez toutes les personnes présentes sur place lors d'exercices ou d'incidents et vérifiez qui a été signalé comme étant en sécurité.
- Gestion des livraisons : enregistrer les colis et avertir automatiquement les destinataires de venir les retirer.
- Personnalisation de l'identité visuelle et de l'interface utilisateur : personnalisez les écrans d'enregistrement, les badges, les e-mails et les messages pour les adapter à votre image de marque.
Aperçu des tarifs
Tarifs à partir de 109 $ par site et par mois. Tous les forfaits comprennent un nombre illimité d'enregistrements, avec les tarifs suivants :
- Forfait de démarrage : 109 $/mois par bureau
- Pro : 185 $/mois par bureau (inclut SSO et SCIM)
- Entreprise : Tarification personnalisée
Il existe également une version d'essai gratuite, et vous pouvez réserver une démonstration pour voir Archie en action. Bien que le système de gestion des invités puisse être vendu séparément, il s'intègre parfaitement au reste des solutions Archie pour les bureaux hybrides.
Avantages et inconvénients
➕ Expérience utilisateur : L'interface d'Archie est simple à configurer et facile à utiliser, ce qui permet aux nouveaux utilisateurs de se familiariser rapidement avec le logiciel. De plus, le service client est réputé pour être réactif et serviable en cas de besoin.
➕ Personnalisation : Vous pouvez personnaliser Archie pour l'adapter à votre marque, depuis l'interface de l'application de gestion des visiteurs jusqu'aux e-mails et notifications.
➖ Ne convient pas aux petites équipes : Le système automatisé de gestion des visiteurs d'Archie est particulièrement efficace lorsqu'il est utilisé avec les outils de travail hybrides, ce qui en fait une solution idéale pour les équipes de taille moyenne et en pleine croissance. Pour les petits bureaux ou les petites équipes, ce n'est peut-être pas la meilleure option, car le prix devient plus avantageux à mesure que vous ajoutez des ressources et des utilisateurs (ce qui n'est pas le cas de la plupart des solutions de gestion du lieu de travail).
#2 Envoy
🏆 Pour les entreprises qui ont besoin d'un contrôle avancé des visiteurs et qui ne craignent pas les prix élevés.
Envoy est un système robuste de suivi des visiteurs conçu pour les entreprises de grande envergure. Il vise à fournir un processus d'enregistrement sûr, efficace et flexible, ce qui en fait un excellent choix pour les entreprises qui accordent la priorité à la sécurité et à la sûreté sur le lieu de travail.
Fonctionnalités essentielles de gestion des visiteurs
- Enregistrement sans contact : permet aux visiteurs de s'enregistrer à l'aide de leur appareil mobile sans contact physique.
- Intégration facile avec les outils de communication : Envoy s'intègre à des outils tels que Slack, permettant ainsi des notifications instantanées et une communication efficace entre les hôtes et les visiteurs.
- Journaux de visite et analyses : données détaillées sur les visiteurs, notamment leurs habitudes et la durée de leur visite.
- Fonctionnalités de sécurité avancées : comprend des alertes via la liste de surveillance et la capture de photos, offrant ainsi une protection supplémentaire pour garantir que seules les personnes autorisées puissent y accéder.
Aperçu des tarifs
Les tarifs d'Envoy Visitors sont fixés par emplacement, avec trois niveaux principaux :
- Basique (gratuit) : fonctionnalités limitées, 1 emplacement et jusqu'à 50 employés dans l'annuaire.
- Premium (4 345 $/emplacement/an, facturé annuellement) : image de marque, réception virtuelle, badges, photos, documents juridiques et analyses (environ 362 $/mois en moyenne).
- Entreprise (sur mesure) : Premium + fonctionnalités avancées de sécurité et de conformité telles que l'analyse des listes de blocage, le contrôle d'accès et les intégrations Wi-Fi, les rapports programmés, les analyses personnalisables et les notifications d'urgence.
Avantages et inconvénients
➕ Fonctionnalités de sécurité du bureau: Envoy accorde la priorité à la sécurité grâce à des outils tels que l'enregistrement sans contact, le contrôle des visiteurs et les alertes de sécurité avancées.
➕ Formule gratuite: pour les petites entreprises ayant des besoins basiques en matière de gestion des visiteurs, un logiciel simple d'enregistrement des visiteurs avec notifications à l'hôte est disponible gratuitement. Même si vous avez besoin de plus, cette option vous permet également de tester le tableau de bord et les cas d'utilisation basiques avant de vous engager.
➖ Coût : Les fonctionnalités professionnelles d'Envoy se reflètent dans son prix, ce qui peut poser problème aux petites entreprises qui se tournent souvent vers des alternatives à Envoy.
#3 The receptionist
🏆 Pour les petites et moyennes entreprises qui souhaitent disposer d'une borne d'enregistrement iPad simple et n'ont pas besoin d'une « plateforme de travail » complète autour de celle-ci.
Receptionist pour iPad est un système de gestion des visiteurs conçu pour être simple et fiable. Il fonctionne uniquement sur iPad et se concentre sur les tâches essentielles : enregistrement, badges, notifications aux hôtes et conformité de base. L'une de ses fonctionnalités phares est la messagerie bidirectionnelle entre les visiteurs et les hôtes.
Une chose à retenir : The Receptionist fait désormais partie de Sign In App. Les développeurs ont annoncé leur intention de rapprocher progressivement ces deux produits, notamment en intégrant des fonctionnalités telles que réservation de bureaux réservation la prise de rendez-vous. D'ici là, nous nous concentrerons sur The Receptionist tel qu'il existe aujourd'hui.
Fonctionnalités essentielles de gestion des visiteurs
- Kiosque iPad : une application iPad spécialement conçue pour l'enregistrement autonome des visiteurs.
- Messagerie bidirectionnelle : les hôtes peuvent répondre aux alertes d'arrivée, et leurs réponses s'affichent sur la borne à l'intention du visiteur.
- Flux de travail personnalisés : des flux basés sur des boutons pour les clients, les entretiens, les livraisons, les prestataires et les employés.
- Badges et photos : imprimez des badges personnalisés pour les visiteurs et ajoutez-y des photos pour plus de sécurité.
- Codes PIN des employés : permettez au personnel de pointer à l'arrivée et au départ à l'aide d'un code PIN pour un suivi de présence de base.
Aperçu des tarifs
Auparavant, The Receptionist proposait une tarification par site, calculée en fonction du nombre d'employés figurant dans votre annuaire, avec des forfaits allant d'environ 60 $ à 360 $ par mois.
Cependant, suite à l'acquisition par Sign In Solutions, la tarification commence à s'aligner sur la structure commune appliquée à l'ensemble du portefeuille :
- Forfait de base : 630 $ par site et par an
- Formule avancée : 1 260 $ par site et par an
- Tarif Pro : 1 890 $ par site et par an
Cette évolution s'inscrit dans une tendance plus générale vers une plateforme plus unifiée qui regroupe la gestion des visiteurs, la sécurité et les outils de travail au sein de produits tels que Sign In App, SwipedOn et The Receptionist.
Pour l'instant, certains clients peuvent encore voir les anciens tarifs en fonction de leur forfait ou de leur région, mais à terme, on s'attend à une plus grande uniformité entre ces trois outils.
Avantages et inconvénients
➕ Messagerie bidirectionnelle : Lorsqu'un invité s'enregistre, l'hôte reçoit une notification et peut répondre immédiatement. La réponse s'affiche sur l'écran du kiosque, afin que les visiteurs sachent exactement quoi faire ensuite.
➕ Déploiement rapide et assistance conviviale : De nombreux avis mentionnent que The Receptionist est très facile à configurer et que la plupart des équipes sont opérationnelles en quelques jours. Les clients soulignent également souvent la réactivité et la serviabilité de l'équipe d'assistance.
➖ Limité aux cas d'utilisation nécessitant une sécurité renforcée. Le SSO entraîne des coûts supplémentaires, les intégrations de contrôle d'accès nécessitent souvent un travail d'API personnalisé, et il n'y a pas de scan d'identité ni de filtrage de liste de surveillance intégrés. Pour les bureaux ayant des besoins stricts en matière de sécurité ou de conformité, ces lacunes peuvent constituer un inconvénient par rapport à des solutions plus avancées. Les alternatives à Receptionist.
#4 VisitorOS (anciennement iLobby)
🏆 Pour les lieux de travail où la sécurité est primordiale, tels que les sites d'entreprises, industriels ou gouvernementaux, qui souhaitent disposer d'une configuration matérielle et logicielle prête à l'emploi.
VisitorOS (anciennement connu sous le nom d'iLobby, faisant partie de la suite FacilityOS) est un système de gestion des visiteurs conçu pour rendre les lieux de travail plus sûrs et mieux organisés. Il aide les entreprises à gérer l'enregistrement des visiteurs, à imprimer des badges, à filtrer les visiteurs et à conserver des registres détaillés. Il est pratique pour les entreprises qui ont besoin de fonctionnalités de sécurité et de conformité robustes.
Fonctionnalités essentielles de gestion des visiteurs
- Logiciel et matériel de gestion des visiteurs prêts à l'emploi : le système de gestion des visiteurs est livré avec du matériel et des logiciels préinstallés et préconfigurés, ce qui évite toute longue phase de configuration.
- Préinscription et notifications : les visiteurs peuvent s'inscrire à l'avance, et les hôtes reçoivent une notification dès que leurs invités s'enregistrent.
- Personnalisation : vous pouvez adapter VisitorOS à vos exigences en matière de sécurité et à vos procédures d'accueil.
- Analyses en temps réel : suivez l'activité des visiteurs en temps réel et identifiez les personnes présentes sur le site.
Aperçu des tarifs
Le forfait Corporate est disponible à partir de 199 $ par mois et comprend tout ce dont vous avez besoin pour démarrer : un iPad 10,9 pouces avec gestion des appareils mobiles (MDM), un support antivol et du matériel et des logiciels préconfigurés pour une installation facile. Il prend en charge un nombre illimité d'utilisateurs et de connexions et offre des fonctionnalités telles que les notifications par SMS, e-mail ou appel, une application mobile, l'intégration Active Directory, l'authentification unique (SSO) et l'hébergement sécurisé sur Microsoft Azure.
Pour bénéficier de fonctionnalités supplémentaires telles que la connexion sans contact, la préinscription ou l'impression de badges visiteurs, les forfaits commencent à 275 $ par mois. Une assistance continue, comprenant la réparation du matériel et la formation, est également incluse pour garantir le bon fonctionnement du système.
Avantages et inconvénients
➕ Conformité et sécurité de niveau entreprise : Les évaluateurs apprécient les workflows flexibles, la numérisation des pièces d'identité, le filtrage des listes de surveillance et les fonctionnalités de conformité qui prennent en charge les secteurs réglementés.
➕ Déploiement clé en main : Comme VisitorOS fournit des iPad gérés déjà configurés, vous pouvez commencer à utiliser le système dès le premier jour. Vous n'avez pas besoin de vous procurer, de configurer ou d'entretenir votre propre matériel, ce qui ce que beaucoup de critiques .
➖ Prix plus élevé : avec un prix de départ d'environ 199 USD par mois, matériel géré compris, cette solution est moins économique que les alternatives à VisitorOS qui vous permettent d'utiliser vos propres appareils.
N° 5 Kastle
🏆 Pour les organisations très soucieuses de la sécurité qui souhaitent qu'un seul fournisseur gère le contrôle d'accès, la gestion des visiteurs et la vidéosurveillance sur plusieurs sites.
Kastle est une plateforme de gestion des visiteurs et de sécurité des bâtiments qui s'intègre dans une infrastructure de sécurité gérée plus large. Au lieu d'être « simplement » une application de réception, elle relie l'enregistrement des visiteurs au contrôle d'accès, à la vidéo et à la gestion des identités, afin que les invités n'accèdent qu'aux zones auxquelles ils sont autorisés à entrer.
Fonctionnalités essentielles de gestion des visiteurs
- Invitations via le calendrier : planifiez les visites directement depuis Outlook ou Google Agenda.
- Codes d'accès QR automatiques : avant la réunion, les visiteurs reçoivent un e-mail contenant un code QR qui leur sert de badge temporaire valable pour le jour, l'heure et les zones concernés.
- Intégration du contrôle d'accès : les données relatives aux visiteurs sont transmises au système de contrôle d'accès de Kastle, ce qui vous permet de déterminer quelles portes les visiteurs peuvent ouvrir et pendant combien de temps, tout en conservant une trace d'audit complète.
- Codes PIN des prestataires et gestion des livraisons : attribuez des codes PIN uniques aux livreurs et aux prestataires de services.
- Vidéophone : les visiteurs peuvent appeler les locataires ou la réception pour une vérification visuelle avant d'entrer, ce système étant relié au même système d'accès.
Aperçu des tarifs
Kastle ne publie pas les tarifs de ses solutions de gestion des visiteurs et d'accès. Vous devez contacter leur équipe commerciale pour obtenir un devis basé sur le nombre de sites et de portes, la combinaison de services (gestion des visiteurs, contrôle d'accès, vidéo, surveillance, etc.), ainsi que les besoins en matériel et en installation.
Avantages et inconvénients
➕ Facile à utiliser pour le personnel et les locataires : De nombreux utilisateurs affirment que Kastle est simple à utiliser au quotidien. Les administrateurs apprécient le portail clair pour gérer les horaires et les portes, et les locataires/résidents trouvent l'accès sans clé (cartes, badges, application mobile) très pratique.
➕ Sécurité renforcée et assistance fiable : Les utilisateurs louent Kastle pour avoir rendu les bâtiments plus sûrs et pour la fiabilité du système. De nombreux avis soulignent la rapidité et l'efficacité de l'équipe d'assistance en cas de problème.
➖ Ressemble davantage à un logiciel traditionnel : La pile technologique est plus ancienne et moins perfectionnée que les solutions modernes axées sur le cloud mentionnées ci-dessus. Cependant, elle offre de nombreuses options de personnalisation et de configuration, et la plate-forme plus large peut être intéressante pour certaines configurations d'entreprise.
#6 Greetly
🏆 Pour les petites et moyennes équipes qui recherchent une solution d'enregistrement sur iPad abordable et personnalisée, qui fait office de réceptionniste virtuel.
Greetly est un système de gestion des visiteurs qui aide les entreprises à traiter rapidement et facilement les enregistrements. Il offre des fonctionnalités telles que les connexions sans contact, les badges visiteurs et les notifications aux hôtes.
Fonctionnalités essentielles de gestion des visiteurs
- Notifications instantanées : les hôtes sont informés dès qu'un voyageur a terminé son enregistrement.
- Une expérience personnalisable pour les visiteurs : personnalisez tous les aspects, du processus d'enregistrement à l'image de marque présentée aux visiteurs.
- Badges visiteurs : pour plus de sécurité, Greetly imprime instantanément des badges visiteurs sur lesquels figurent leur nom, leur photo et leurs informations essentielles.
- Intégrations tierces : Greetly s'intègre aux applications de messagerie d'entreprise, aux systèmes de gestion de la relation client et aux bases de données internes.
Aperçu des tarifs
Tous les forfaits comprennent un nombre illimité d'utilisateurs, d'enregistrements et de notifications :
- Formule Essential : 99 $/mois (facturation annuelle), idéale pour les entreprises qui ont besoin d'un système d'enregistrement simple et fiable.
- Formule Pro : 159 $/mois (facturée annuellement), ajoute des fonctionnalités avancées telles que l'impression de badges, l'envoi de SMS bidirectionnels et la numérisation de pièces d'identité.
Avantages et inconvénients
➕ Convivial: Greetly est facile à configurer et à utiliser, et de nombreux utilisateurs soulignent son interface intuitive.
➕ Personnalisable: la plateforme permet une personnalisation poussée, vous permettant d'adapter les processus d'enregistrement et l'image de marque à vos besoins spécifiques.
➖ Disponibilité limitée de la plateforme: Actuellement, Greetly fonctionne uniquement sur les appareils iPad, ce qui peut limiter l'accessibilité pour certains utilisateurs qui pourraient envisager d'autres alternatives à Greetly fonctionnant sur des appareils Android.
#7 SwipedOn
🏆 Pour les bureaux à petit budget qui recherchent un système d'accueil simple et fiable.
SwipedOn est un système de gestion des visiteurs simple et convivial qui aide les entreprises à gérer l'enregistrement des invités, la connexion des employés et le suivi des visiteurs sans configuration compliquée. Il met l'accent sur l'efficacité des fonctionnalités de base, avec des options telles que la connexion sans contact, l'impression de badges et les notifications rapides aux hôtes.
- Mise à jour
SwipedOn fait désormais partie de Sign In Solutions, la société à l'origine de Sign In App. Suite à cette acquisition, SwipedOn s'aligne progressivement sur la plateforme Sign In App au sens large, notamment en matière de tarification, de fonctionnalités et d'orientation stratégique à long terme.
Fonctionnalités essentielles de gestion des visiteurs
- Pré-inscription des visiteurs : assurez-vous que les visiteurs soient prêts avant leur arrivée en les inscrivant à l'avance.
- Contrats numériques : permettez aux visiteurs de signer électroniquement des documents essentiels, tels que des accords de confidentialité, et conservez-en une copie numérique dans vos dossiers.
- Autorisations d'accès : déterminez qui peut entrer dans vos locaux en accordant ou en refusant l'accès en fonction des réponses apportées à des questions spécifiques ou en procédant à des contrôles aléatoires.
- Catégories de visiteurs personnalisées : regroupez les visiteurs par catégories afin de personnaliser leur expérience.
- Personnalisation de l'identité visuelle : mettez votre marque en valeur en ajoutant votre logo, vos couleurs et vos images. Vous pouvez même configurer un arrière-plan statique ou un diaporama pour offrir une expérience plus attrayante à vos visiteurs.
Aperçu des tarifs
Les tarifs de SwipedOn s'alignent désormais étroitement sur ceux de Sign In App, avec trois formules principales facturées annuellement par site :
- Formule de base : 630 $ par site et par an, comprenant la gestion de base des visiteurs, un nombre illimité de visiteurs et d'employés, l'impression de badges et les notifications via Slack/Teams.
- Formule avancée : 1 260 $ par site et par an, comprenant un portail de préinscription, la numérisation des pièces d'identité, réservation de bureaux et de ressources, ainsi que des fonctionnalités de gestion des temps et des présences.
- Formule Pro : 1 890 $ par site et par an, comprenant l'authentification unique (SSO) et SCIM, une assistance à la mise en place, la gestion des comptes et des contrôles d'administration plus avancés.
Certaines fonctionnalités restent en effet « réservées à certains niveaux d'abonnement ». Par exemple, la préinscription, la numérisation des pièces d'identité et réservation de ressources ne réservation disponibles que dans les formules supérieures, ce qui peut avoir une incidence sur le coût total en fonction de votre configuration.
Avantages et inconvénients
➕ Service client réactif: Le service client de SwipedOn est très apprécié pour sa réactivité et son efficacité.
➕ Convivial pour les administrateurs: les utilisateurs apprécient son interface intuitive, qui facilite sa configuration et son utilisation sans formation approfondie. Cependant…
➖ L'étendue des fonctionnalités dépend du forfait : certaines fonctionnalités importantes, telles que la préinscription ou réservation de ressources, ne sont disponibles que dans les forfaits supérieurs.
➖ Plus limité que les plateformes complètes pour le lieu de travail : SwipedOn se concentre principalement sur la gestion des visiteurs et les processus de base du lieu de travail ; les équipes ayant besoin d'analyses plus approfondies, d'intégrations ou de fonctionnalités tout-en-un risquent donc de le trouver insuffisant.
#8 Eptura Visitor
🏆 Pour les grandes organisations réglementées, multi-sites, qui sont prêtes à déployer une plateforme d'entreprise plus lourde.
Eptura Visitor (anciennement Proxyclick) est un système de gestion des visiteurs destiné aux sièges sociaux et aux sites de type campus. Il met l'accent sur la flexibilité des flux de travail, un générateur visuel de flux de travail et une intégration poussée avec les systèmes de contrôle d'accès.
Fonctionnalités essentielles de gestion des visiteurs
- Enregistrement en libre-service : bornes iPad et Android proposant l'enregistrement préalable, des codes QR et des processus personnalisés à l'image de la marque.
- Générateur visuel de flux de travail : concevez des étapes de check-in personnalisées dans un éditeur de type glisser-déposer.
- Notifications de l'hébergeur : alertes par e-mail, SMS, Slack et Microsoft Teams.
- Vérification des listes de surveillance : comparer les visiteurs aux listes de surveillance internes et externes.
- Vérification d'identité : ID Match pour valider l'identité avant d'accorder l'accès.
- Prise en charge de plusieurs entrées : associez plusieurs halls d'accueil et entrées à un même site.
Aperçu des tarifs
Eptura Visitor propose deux formules principales : Advanced et Power. Les prix ne sont pas indiqués publiquement, vous devez donc contacter le service commercial pour obtenir un devis. Des frais de mise en œuvre supplémentaires peuvent également s'appliquer, en fonction de votre configuration et de vos intégrations.
Avantages et inconvénients
➕ Workflows flexibles et adaptés aux entreprises : Les réviseurs apprécient la possibilité de créer des flux personnalisés pour différents types de visiteurs, tels que les invités, les sous-traitants et les livreurs.
➕ Fonctionnalités avancées en matière de sécurité et de conformité : la vérification des listes de surveillance, les contrôles d'identité, les alertes d'urgence, les intégrations de contrôle d'accès et les journaux d'audit détaillés contribuent tous à renforcer la sécurité et à favoriser la conformité dans les secteurs réglementés. Vous trouverez des fonctionnalités similaires dans certaines alternatives, mais Eptura Visitor / Proxyclick reste l'une des options les plus performantes dans ce domaine.
➖ Délai de rentabilisation et coût global: Les recherches et les estimations sur le produit suggèrent un cycle de prévente et de mise en œuvre plus long, ce qui peut ralentir les choses si vous essayez de résoudre rapidement des problèmes liés à l'accueil. De plus, la tarification est basée sur des devis. Selon des estimations approximatives, Eptura Visitor coûte environ 7 500 USD par an pour une configuration de base, auxquels s'ajoutent les frais de mise en œuvre, ce qui incite souvent les entreprises à envisager des alternatives à Eptura Visitor.
#9 Lobbytrack
🏆 Pour les petites organisations qui recherchent un système de gestion des visiteurs flexible, multiplateforme et évolutif.
Lobbytrack est un système de gestion des visiteurs qui prend en charge les bornes iOS, Android et Windows, et propose des applications distinctes pour le personnel d'accueil, les employés et les agents de sécurité. En plus des enregistrements de base, Lobbytrack comprend des outils de numérisation d'identité, de vérification des listes de surveillance, de gestion des files d'attente et d'évacuation.
Fonctionnalités essentielles de gestion des visiteurs
- Applications par rôle : des applications distinctes pour l'accueil, les employés et les agents de sécurité, afin que chaque groupe puisse accéder aux informations qui lui sont destinées.
- Numérisation des pièces d'identité : numérisez les permis de conduire et les passeports à des fins de vérification d'identité, ce qui s'avère utile lorsque vous avez régulièrement recours à des prestataires ou à des chauffeurs sur le chantier.
- Impression de badges : créez des badges personnalisés avec des photos et les détails de la visite.
- Notifications de l'hôte : envoyez des alertes par e-mail, SMS ou via des notifications dans l'application.
- Gestion des files d'attente : assurez le bon déroulement dans les halls d'accueil très fréquentés en gérant les files d'attente des visiteurs.
Aperçu des tarifs
Lobbytrack utilise une tarification échelonnée en fonction des fonctionnalités et de l'échelle. Tous les forfaits comprennent un nombre illimité d'hôtes et les fonctionnalités de base de gestion des visiteurs :
- Starter : Gratuit (fonctionnalités limitées, 1 emplacement)
- Basique : 50 USD par mois et par emplacement
- Professionnel : 100 USD par mois et par emplacement
- Entreprise : Tarification personnalisée
Des options avancées telles que la numérisation d'identité, les listes de surveillance et les outils d'évacuation sont disponibles dans les niveaux supérieurs.
Avantages et inconvénients
➕ Rapide à mettre en place et simple pour les visiteurs : Les équipes apprécient Lobbytrack car il est rapide à déployer et facile à utiliser à la réception. Les évaluateurs affirment que les écrans des bornes sont clairs, que le processus d'enregistrement est simple pour les visiteurs et que les hôtes reçoivent des alertes par e-mail en temps réel lorsque leurs invités arrivent.
➕ Bonnes options de sécurité : Les équipes chargées de la sécurité et des opérations préconisent des mesures de protection pratiques. La capture d'identité et la vérification des listes de surveillance sont disponibles, et certains utilisateurs professionnels soulignent le lien direct avec le contrôle d'accès pour émettre des cartes temporaires et les désactiver automatiquement à la déconnexion ou après un certain temps.
➖ L'interface utilisateur d'administration semble dépassée et certains flux sont peu pratiques : Certains évaluateurs mentionnent des problèmes de stabilité et d'expérience utilisateur. Quelques-uns notent que le système peut parfois se déconnecter ou nécessiter un redémarrage, et que certaines parties de l'expérience d'administration et du bureau semblent dépassées ou peu pratiques à utiliser.
Plus de systèmes de gestion des visiteurs parmi lesquels choisir
- Vizitor : système de suivi des visiteurs convivial avec des options de personnalisation de l'image de marque.
- VisitUs: Un système d'enregistrement des visiteurs sans contact doté d'outils d'évacuation d'urgence.
- Verkada Guest: S'intègre aux caméras de sécurité pour une surveillance améliorée et le suivi des visiteurs.
- Teamgo : Spécialisé dans le contrôle des visiteurs et la gestion de la conformité.
- LobbyGuard: application de gestion des visiteurs axée sur la sécurité, avec vérification des antécédents et impression de badges.
- Visitly: Gestion simplifiée des visiteurs grâce à des options de pré-inscription.
- Eden: Logiciel de gestion sécurisée des visiteurs et des bureaux.
Qu'est-ce qui fait un bon système de gestion des visiteurs ?
Les avantages des systèmes de gestion des visiteurs au bureau sont assez évidents : unesolution de gestion des visiteurs améliore la sécurité et la gestion des autorisations. Le système conserve unregistredétaillédes visiteursqui entrent dans le bâtiment, de leur heure d'arrivée et de la durée de leur séjour. Il peut délivrer des badges visiteurs, fonctionner avecdes systèmes de contrôle d'accès et limiter les zones accessibles aux visiteurs à l'intérieur du bâtiment. Cela signifie que seuls les invités autorisés peuvent accéder à certaines zones, ce qui vous aide à protéger à la fois les personnes et les espaces sensibles.
Les systèmes de gestion des visiteurs permettent également à tout le monde de gagner du temps et facilitent la planification des visites en automatisant leprocessus de gestion des visiteurs. Grâce à la pré-inscription et à l'enregistrement automatique, les visiteurs n'ont plus à attendre et votre personnel d'accueil peut se concentrer sur d'autres tâches. Le système enregistre les heures de visite et les horaires, ce qui facilite la planification, le suivi des tendances et la gestion plus efficace de votre lieu de travail.
Tout cela est rendu possible grâce aux fonctionnalités clés du système de gestion des visiteurs:
Intégrations tierces
Ils permettent au système de se connecter aux outils que votre entreprise utilise déjà, tels que les systèmes de contrôle d'accès, le Wi-Fi, les applications de calendrier, les outils de communication et même les plateformes CRM ou RH.
Préinscription
Permettre aux hôtes d'enregistrer les visiteurs à l'avance permet de gagner du temps et contribue au bon déroulement des opérations. Les visiteurs peuvent obtenir des indications, des informations sur la sécurité et même remplir des formulaires avant leur arrivée.
Options d'enregistrement flexibles
Recherchez un système qui prend en charge les bornes libre-service, les tablettes ou les téléphones, ainsi que l'enregistrement manuel pour les visiteurs sans rendez-vous. Plus il y a d'options, mieux c'est pour les différents types de visiteurs.
Notifications instantanées à l'hôte
Dès qu'un client s'enregistre, le système doit automatiquement alerter son hôte par e-mail, SMS ou notification via l'application, afin d'éviter toute incertitude ou attente.
Registre des visiteurs et rapports
Le système doit conserver un registre détaillé et horodaté de toutes les entrées et sorties. Ce registre facilite la sécurité, les audits et la compréhension des habitudes des visiteurs.
Notifications d'urgence et aide à l'évacuation
Recherchez un système qui inclut des notifications d'urgence, capables d'alerter instantanément tous les visiteurs et employés en cas d'incendie, de confinement ou de toute autre situation urgente. Ces alertes peuvent être envoyées par SMS, e-mail ou même par notifications push, permettant à chacun de rester informé et de réagir rapidement.
Gestion des livraisons
Certaines plateformes VMS peuvent également gérer les livraisons de colis, en envoyant des notifications aux employés lorsqu'un colis leur est destiné. C'est un avantage considérable pour les réceptions très occupées.
Options de personnalisation
Chaque entreprise est différente. Il est utile que le VMS vous permette de personnaliser des éléments tels que les écrans de connexion, les formulaires, les badges visiteurs et les messages afin qu'il s'intègre parfaitement à votre marque.
Comment choisir le bon logiciel de gestion des visiteurs
1. Comprendre vos besoins et vos exigences
Pour choisir un système de gestion des visiteurs qui répond à vos besoins sans frais cachés ni surprises, posez-vous les questions suivantes :
- Combien de visiteurs ai-je habituellement ?
- Qui sont mes visiteurs (par exemple, clients, livreurs, candidats à un emploi) ?
- Dois-je suivre des étapes d'enregistrement différentes selon le type de visiteurs ?
- Dois-je suivre les visiteurs pendant leur visite ou les filtrer avant leur arrivée ?
- Ai-je besoin d'un badge visiteur ?
- Serait-il utile d'envoyer des alertes ou des messages d'urgence aux visiteurs ?
- Les visiteurs doivent-ils signer des documents tels que des accords de confidentialité ?
- La tarification est-elle claire et le système de gestion des visiteurs peut-il évoluer avec mon entreprise ?
- Réfléchissez au temps et à l'argent (le cas échéant) que vous pouvez consacrer à la configuration et à la formation.
- Avec quels outils, tels que Slack ou les systèmes d'accès aux portes, le système de gestion des visiteurs doit-il fonctionner ?
- Puis-je adapter le logiciel de gestion des visiteurs au fonctionnement actuel de mon lieu de travail ?
2. Évaluer minutieusement les plans tarifaires
Selon les fonctionnalités dont vous avez besoin, les systèmes de gestion des visiteurs coûtent entre 29 et 350 dollars par site et par mois. Ils peuvent être vendus sous forme d'outils autonomes ou d' en tant que modules complémentaires pour solutions de bureau hybrides.
Lorsque vous examinez les offres tarifaires, vérifiez ce qu'elles comprennent. Certaines offres moins chères peuvent ne pas inclure certaines fonctionnalités telles que l'analyse du lieu de travail ou l'impression de badges, qui peuvent être réservées aux offres plus coûteuses.
Par exemple, VisitorOS inclut le SSO dans son forfait standard, mais ne propose l'impression de badges que dans son forfait Premium. Envoy nécessite les forfaits Premium ou Enterprise pour bénéficier de fonctionnalités telles que les analyses et les intégrations, ce qui peut augmenter les coûts. Comparez attentivement les forfaits afin de trouver celui qui correspond le mieux à vos besoins.
3. Rechercher les avis des utilisateurs
Consultez les témoignages et les études de cas pour découvrir comment d'autres entreprises tirent parti du système de gestion des visiteurs. Consultez des sites d'avis tels que G2, Capterraou SaaSworthypour obtenir plus d'informations sur la fiabilité, la facilité d'utilisation et le service client. Une équipe d'assistance réactive et serviable est essentielle si le système présente une courbe d'apprentissage plus raide.
4. Essayez avant de vous engager
La plupart des systèmes de gestion des visiteurs proposent des démonstrations en direct et des essais gratuits. Ces opportunités vous permettent de tester les fonctionnalités, d'évaluer la facilité d'utilisation et de vous faire une idée du service client de l'entreprise. Profitez-en pour voir les plateformes en action et vous assurer qu'elles répondent à vos besoins avant de choisir celle qui vous convient le mieux. Vous avez tout compris !
💡 Si vous avez besoin de conseils supplémentaires, voici un guide détaillé pour vous aider à choisir le logiciel de gestion des visiteurs qui vous convient.
Pourquoi Archie est le meilleur logiciel de gestion des visiteurs
- Une sécurité renforcée sans une multitude de modules complémentaires. Archie vous offre des flux de visiteurs personnalisés, des signatures électroniques et une gestion intégrée des documents pour les accords de confidentialité et les politiques, ainsi que des intégrations de contrôle d'accès, SSO, SCIM, approbations d'hôtes et outils d'évacuation. La plupart de ces fonctionnalités sont incluses dans la plateforme de base, vous n'avez donc pas à jongler avec des applications supplémentaires ou des devis ponctuels.
- Fonctionne avec le matériel que vous possédez déjà. Archie fonctionne à la fois sur iPad et Android, ce qui vous permet de réutiliser vos tablettes existantes, d'uniformiser votre équipement sur tous vos sites ou de combiner différents appareils lorsque cela s'avère judicieux, tout en maîtrisant vos coûts matériels.
- Facile à utiliser pour les administrateurs, même à grande échelle. Une interface claire et des flux de travail automatisés pour les visiteurs allègent la charge de travail du personnel d'accueil. Même si vous ajoutez des sites et des visiteurs, le système reste facile à gérer pour les petites équipes.
- Tarification prévisible et déploiement rapide. Les forfaits sont modulaires et par emplacement, avec un nombre illimité de visiteurs, ce qui simplifie la budgétisation. L'assistance à la migration et le service client réactif vous aident à être opérationnel plus rapidement.
- Une seule plateforme, moins de complications. Archie gère les visiteurs, les bureaux, les salles, l'occupation et la sécurité dans un seul et même produit. Cela signifie moins de fournisseurs à gérer, un modèle de données partagé et des flux de travail plus fluides, de l'invitation à l'enregistrement, en passant par réservation d'espaces de travail et le départ.
Comparaisons rapides
Archie vs Envoy: Envoy est une option intéressante pour la gestion hautement sécurisée des visiteurs, mais son coût peut rapidement grimper et il est uniquement compatible avec l'iPad. Archie prend en charge à la fois l'iPad et Android, offre une sécurité renforcée, des automatisations et un coût total plus équilibré.
Archie vs The Receptionist: The Receptionist est idéal si vous recherchez une borne d'enregistrement pour iPad simple et fiable, dotée de fonctionnalités de base solides telles que les notifications à l'hôte, les badges et la messagerie bidirectionnelle. Archie est le choix le plus judicieux si vous avez besoin de flux de visiteurs plus avancés, de formulaires intégrés et de signatures électroniques, d'intégrations plus poussées (comme le contrôle d'accès et l'authentification unique) et d'une plateforme qui couvre également réservation de bureaux et de salles.
Archie contre VisitorOS: VisitorOS est idéal pour les lieux de travail axés sur la sécurité qui souhaitent disposer d'un ensemble matériel et logiciel prêt à l'emploi, comprenant des appareils gérés et des fonctionnalités de conformité robustes telles que la numérisation et le contrôle des pièces d'identité. Archie est généralement plus adapté si vous souhaitez utiliser vos propres appareils, conserver une configuration légère et bénéficier malgré tout d'une gestion puissante des visiteurs ainsi que d'outils pour le lieu de travail tels que les bureaux, les salles et la visibilité sur site.
Archie vs Kastle: Kastle est conçu pour les organisations multi-sites à forte sécurité qui souhaitent faire appel à un seul fournisseur pour la gestion des visiteurs, le contrôle d'accès et la vidéosurveillance. Archie est plus adapté si vous recherchez un système de gestion des visiteurs moderne, rapide à déployer et compatible avec les bureaux, les salles et les analyses du lieu de travail, sans vous engager dans une solution de sécurité entièrement gérée.
Archie vs Greetly: Greetly est un bon choix pour l'image de marque et la simplicité des tarifs. Archie est plus adapté si vous recherchez davantage de fonctionnalités pour le lieu de travail, des intégrations plus poussées et des contrôles de niveau entreprise.
Archie vs SwipedOn: SwipedOn est simple et abordable pour les fonctionnalités de base. Archie offre davantage de flexibilité et de profondeur, notamment grâce à des options de personnalisation, d'analyse et de contrôle d'accès plus avancées, à la prise en charge du SSO/SCIM et à une gestion de l'espace plus étendue pour les équipes de taille moyenne et grande.
Archie vs Eptura Visitor: Eptura Visitor est conçu pour les grandes entreprises réglementées qui ont besoin de workflows complexes, d'un générateur de workflows visuel et d'intégrations approfondies en matière de contrôle d'accès, et qui acceptent un déploiement plus lourd et une tarification basée sur des devis. Archie est généralement plus facile à déployer et à gérer au quotidien, tout en offrant des fonctionnalités de sécurité robustes, des flux de visiteurs personnalisables et une configuration de lieu de travail plus complète pour les équipes qui souhaitent aller plus vite.
Archie vs Lobbytrack: Archie rassemble les visiteurs, les bureaux et les salles sur une seule plateforme, avec des workflows intégrés pour les documents et les formulaires. Lobbytrack est solide, mais de nombreuses fonctionnalités avancées se trouvent dans la version supérieure, et certaines tâches sont réparties entre différentes applications.
Sources
- Sites d'avis (G2, Capterra)
- Recherche de produits par Archie
- Analyse des sites web concurrents
