Même le responsable administratif le plus expérimenté peut se sentir dépassé lorsqu'il doit gérer les visiteurs qui entrent et sortent du bureau chaque jour. C'est probablement pour cette raison que vous êtes arrivé ici. Vous recherchez un système de gestion des visiteurs (VMS) qui simplifiera l'ensemble du processus.
The Receptionist pour iPad est un nom très connu dans le secteur qui peut vous aider dans ce domaine. Il s'agit d'une solution dédiée qui gère les enregistrements, les badges et les notifications d'accueil, avec une interface claire que les visiteurs peuvent apprendre à utiliser en quelques secondes.
Mais est-ce le bon choix pour votre bureau, ou avez-vous besoin d'une solution plus complète ? C'est ce que nous allons découvrir dans cette analyse de The Receptionist. Nous examinerons toutes les fonctionnalités qu'il offre, ainsi que les avis des utilisateurs actuels, afin de vous aider à prendre votre décision.
💡 TL;DR :
L'application « The Receptionist » pour iPad est un excellent choix pour les entreprises qui souhaitent disposer d'une borne iPad dédiée aux visiteurs, mais qui n'ont pas besoin d'un matériel multiplateforme ni de fonctionnalités plus avancées de gestion administrative, telles que réservation de bureaux réservation de salles.
Archie est une meilleure alternative si vous avez besoin de bornes Android ou Web, si vous recherchez des intégrations SSO et SCIM incluses sans frais supplémentaires, ou si vous souhaitez gérer vos visiteurs au sein d'une plateforme de travail plus large (en particulier si vous êtes une entreprise de taille moyenne ou grande).
Une chose à noter toutefois : The Receptionist fait désormais partie de Sign In Solutions. Au fil du temps, ses fonctionnalités et ses tarifs pourraient se rapprocher de ceux d'autres outils du même groupe, comme Sign In App et SwipedOn.
Qu'est-ce que The Receptionist ?
The Receptionist est un système de gestion des visiteurs conçu pour fonctionner sur une borne iPad dans votre hall d'accueil. Les visiteurs s'enregistrent sur la tablette, se font prendre en photo, reçoivent un badge imprimé et déclenchent une alerte instantanée à leur hôte par SMS, e-mail, Slack ou Microsoft Teams.
Depuis 2013, la plateforme a constamment introduit de nouvelles fonctionnalités pour améliorer l'expérience des visiteurs, la rendant plus rapide et plus intuitive.
Certaines de ces fonctionnalités, telles que la communication bidirectionnelle et les flux de travail personnalisables, ont rendu The Receptionist très populaire auprès de milliers d'organisations dans les domaines de la technologie, de la santé, de l'éducation et de la fabrication. Et Les avis de ces entreprises le prouvent. Les utilisateurs apprécient la possibilité de communiquer avec les visiteurs lors de leur enregistrement et louent la facilité d'utilisation de la plateforme.
Comme pour tout logiciel de gestion des visiteurs, il existe toutefois certaines limites. The Receptionist pour iPad est… Eh bien, uniquement disponible pour iPad, et il s'agit strictement d'un VMS.
💡 Remarque rapide : The Receptionist fait désormais partie de Sign In App. Au fil du temps, vous verrez peut-être les outils de connexion simples de The Receptionist s'associer aux fonctionnalités de Sign In App, telles que réservation de bureaux réservation la prise de rendez-vous.
Pour l'instant, concentrons-nous sur ce que The Receptionist propose aujourd'hui.
Les points forts de la réceptionniste : ce que les utilisateurs apprécient
🟢 Une expérience iPad optimisée. Les enregistrements se font en douceur et les visiteurs trouvent l'interface intuitive et facile à utiliser, même ceux qui ne sont pas à l'aise avec la technologie. Ils peuvent également scanner un code QR ou bénéficier d'un accès rapide s'ils sont des visiteurs réguliers.
🟢 Une messagerie bidirectionnelle qui fonctionne vraiment. Lorsqu'un client s'enregistre, les hôtes reçoivent des alertes par SMS, e-mail, Slack ou Teams et peuvent répondre. La réponse s'affiche sur l'écran du kiosque afin que les visiteurs sachent exactement quoi faire ensuite. Cela réduit considérablement la confusion dans le hall et les temps d'attente.
🟢 Déploiement rapide et assistance utile. Les avis des utilisateurs sont très positifs quant à la facilité d'installation et d'utilisation de The Receptionist. La plupart des équipes sont opérationnelles en moins d'une semaine. Le service client est également salué pour son excellence.
🟢 Des flux de travail flexibles pour différents types de visiteurs. The Receptionist pour iPad vous permet de créer des flux personnalisés à l'aide de boutons pour différents types de visiteurs (invités, entretiens, livraisons et employés). Utilisez des questions à choix multiples, prenez des photos et décidez des badges des visiteurs. Les boutons peuvent être ignorés en fonction du type de visiteur.
🟢 Des bases solides en matière de conformité. La collecte des signatures électroniques, l'impression des badges et les registres de visiteurs exportables ont tous des dates d'expiration définies, ce qui oblige les visiteurs qui reviennent à signer à nouveau lorsque les accords prennent fin.
Les points faibles de Receptionist : ce que les utilisateurs aimeraient voir amélioré
🔴 iPad uniquement. Le logiciel Receptionist n'est disponible que sur les appareils Apple. Outre le manque de flexibilité du système d'exploitation, les utilisateurs soulignent également que cela entraîne des coûts matériels plus élevés.
🔴 Le SSO est un module complémentaire payant. L'authentification unique n'est pas incluse dans le prix de base. Pour les moyennes et grandes entreprises, où les équipes de sécurité considèrent le SSO comme la norme, ce coût supplémentaire est significatif.
🔴 Le contrôle d'accès nécessite un travail personnalisé. Il n'existe aucune intégration native avec les systèmes d'accès aux portes courants tels que Kisi, Salto ou Brivo. Vous devrez utiliser des webhooks ou l'OpenAPI de The Receptionist, ce qui implique davantage de temps de développement, de tests et de maintenance continue.
🔴 Analyses et rapports de base. Les rapports indiquent qui s'est enregistré et à quel moment, les journaux des visiteurs, les filtres et les exportations, mais ne fournissent pas d'informations sur les tendances des visiteurs, les heures de pointe ou l'utilisation des espaces de travail.
Tout cela fait de The Receptionist un bon choix pour les petites et moyennes entreprises qui recherchent une borne d'accueil dédiée, basée sur iPad, avec une messagerie bidirectionnelle performante. D'autres entreprises pourraient envisager des alternatives à The Receptionist, telles que Archie.
Mais ne nous emballons pas trop vite.
Principales fonctionnalités de Receptionist : ce qui distingue la plateforme
La réceptionniste se concentre sur la bonne gestion des visiteurs sans chercher à être une plateforme de gestion de l'espace tout-en-un. plateforme de gestion de l'espace. Et elle sait clairement ce qu'elle fait, puisqu'elle a obtenu une note de 4,8 sur G2 et Capterra.
Les fonctionnalités couvrent les éléments essentiels, tels que les enregistrements, les badges, les notifications et la conformité,ainsi que :
Workflows d'enregistrement personnalisés
Avec The Receptionist pour iPad, vous pouvez concevoir des flux basés sur des boutons pour différents types de visiteurs : invités, entretiens, livraisons, sous-traitants et employés.
Chaque flux peut inclure plusieurs étapes, des questions personnalisées (y compris à choix multiples), la capture de photos et la signature de documents. Vous contrôlez les boutons qui sont obligatoires et ceux qui peuvent être ignorés.
Enregistrement sans contact et pré-enregistrement
Les visiteurs peuvent s'enregistrer à l'aide de leur propre appareil mobile en scannant le code QR affiché sur l'iPad, sans avoir à toucher l'appareil.
La plateforme prend également en charge la pré-inscription, ce qui permet aux hôtes d'enregistrer à l'avance les clients attendus pour un enregistrement plus rapide et plus fluide. Les visiteurs qui reviennent bénéficient des informations enregistrées et n'ont donc pas besoin de saisir à nouveau leurs coordonnées à chaque visite.
Documents et conformité
Vous pouvez également recueillir des signatures électroniques pour les accords de confidentialité, les décharges de responsabilité, les politiques de sécurité, les examens médicaux ou tout autre document devant être signé via la plateforme.
La réceptionniste vous permet également de définir des dates d'expiration afin que les visiteurs qui reviennent soient automatiquement invités à signer à nouveau lorsque leur accord est périmé.
Ensuite, tous les documents signés sont stockés dans le cloud et peuvent être exportés à des fins d'audit.
Impression de badges et capture de photos
Comme avec la plupart des VMS, les visiteurs peuvent imprimer un badge avec leur nom, leur photo, le nom de leur hôte, leur entreprise, la date de leur visite et tous les champs personnalisés que vous configurez.
Le concepteur de badges est flexible et facile à personnaliser (même si les options de personnalisation sont l'un des points faibles de The Receptionist, selon les avis des utilisateurs — plus d'informations à ce sujet ci-dessous !).
Acheminement des notifications
Vous pouvez acheminer les alertes par type de visiteur via SMS, e-mail, Slack ou Teams. Envoyez des notifications de livraison à une boîte de réception administrative spécifique, laissez les responsables du recrutement sélectionner les candidats à un entretien ou diffusez des messages d'évacuation à toutes les personnes actuellement connectées sur le site.
Journal des visiteurs et rapports en temps réel
Voyez qui est actuellement sur place et générez des rapports historiques filtrés par date, type de visiteur, hôte ou emplacement. Vous pouvez également exporter les données des visiteurs à des fins de conformité, d'audit ou de contrôle de sécurité.
Enregistrement des employés avec codes PIN
Si vous souhaitez simplement suivre la présence de votre personnel sur site, les employés peuvent pointer à leur arrivée et à leur départ à l'aide d'un code PIN personnel. Le système indique en temps réel qui se trouve dans le bâtiment.
Messagerie bidirectionnelle (alias le véritable facteur de différenciation)
Ce qui distingue Receptionist des autres plateformes, c'est sa messagerie bidirectionnelle.
Lorsqu'un visiteur s'enregistre, son hôte en est informé par SMS, e-mail, Slack ou Teams. Contrairement à la plupart des outils de gestion des visiteurs, l'hôte peut répondre directement depuis son téléphone, et ce message s'affiche sur l'écran de la borne, afin que le visiteur sache quoi faire ensuite.
Intégrations de gestion des visiteurs par la réceptionniste
L'écosystème d'intégration de la réceptionniste se concentre sur les éléments essentiels à la gestion des visiteurs, notamment les outils de communication, la synchronisation des réper se concentre sur les éléments essentiels à la gestion des visiteurs, notamment les outils de communication, la synchronisation des répertoires et l'automatisation des flux de travail. La plateforme se connecte à des outils clés, notamment :
- Outils de communication tels que Slack et Microsoft Teams pour les notifications instantanées de l'hôte et la messagerie bidirectionnelle
- Services d'annuaire tels qu'Active Directory et LDAP via API pour synchroniser votre répertoire d'employés
- Automatisation des flux de travail via Zapier pour se connecter à plus de 4 000 applications et automatiser des tâches au-delà du kiosque visiteurs
- Intégrations personnalisées via des webhooks pour se connecter à des systèmes de contrôle d'accès, des plateformes RH ou des outils internes
Toutes ces intégrations vous permettent de recevoir facilement des notifications concernant les visiteurs dans les canaux que vous utilisez déjà, de synchroniser les listes de contacts des employés et d'automatiser les flux de travail de base.
Par exemple, vous pouvez utiliser l'intégration Slack pour recevoir une notification instantanée dans Slack lorsqu'un visiteur s'enregistre. Et grâce à la messagerie bidirectionnelle, vous pouvez répondre directement depuis Slack, et votre réponse s'affichera sur l'écran de la borne. Ainsi, le visiteur saura s'il doit attendre dans le hall ou se rendre dans une salle de conférence.
💡 À noter: The Receptionist n'offre pas autant d'intégrations natives que les plateformes professionnelles destinées aux entreprises. La plateforme ne dispose pas d'intégrations directes avec les systèmes d'accès aux portes populaires tels que Kisi, Salto ou Brivo. La seule façon de les faire fonctionner est d'utiliser des webhooks ou l'OpenAPI de The Receptionist.
Par exemple, si vous souhaitez déverrouiller automatiquement les portes lorsque les visiteurs s'enregistrent, vous devez utiliser l'OpenAPI ou les webhooks de The Receptionist pour vous connecter à votre système de contrôle d'accès. Cela nécessite du temps de développement, des tests et une maintenance continue. En d'autres termes, vous devrez consacrer des ressources informatiques à cette tâche.
Bien sûr, toutes les organisations n'ont pas besoin d'un écosystème d'intégration approfondi. La plupart des petites équipes trouveront que les notifications Slack ou Teams et la synchronisation des répertoires sont largement suffisantes pour leurs besoins en matière de gestion des visiteurs.
La structure tarifaire de la réceptionniste
The Receptionist a toujours appliqué une tarification par site, calculée en fonction du nombre d'employés (hôtes) présents sur chaque site.
Depuis que j'ai rejoint Sign In Solutions, la tarification a commencé à s'aligner sur la structure appliquée à l'ensemble de leurs autres produits :
- Forfait de base : 630 $ par site et par an
- Formule avancée : 1 260 $ par site et par an
- Tarif Pro : 1 890 $ par site et par an
Il s'agit du même modèle que celui utilisé par Sign In App et SwipedOn.
L'objectif est assez simple : regrouper ces trois outils au sein d'une plateforme unique et plus complète qui couvre la gestion des visiteurs, la sécurité et les opérations sur le lieu de travail.
Les avantages et les inconvénients du logiciel Receptionist : un avis honnête
Après avoir passé en revue des centaines d'avis d'utilisateurs sur G2, Capterra et Software Advice, il apparaît clairement que The Receptionist pour iPad fait l'objet de nombreux éloges.
De nombreux avis mentionnent la simplicité du processus d'installation et la facilité d'utilisation pour les visiteurs. Un critique sur G2 décrit parfaitement cela : « J'adore sa facilité d'utilisation et la façon dont il résout les problèmes de notre service pour trouver une couverture pour la vitrine. La mise en œuvre a été simple, tout comme la configuration. »
Bien sûr, il y a des tonnes d'éloges pour la fonctionnalité de messagerie bidirectionnelle, qui fonctionne réellement comme annoncé. Les hôtes peuvent répondre aux alertes d'enregistrement depuis leur téléphone, et ces réponses apparaissent sur l'écran de la borne. Cela réduit la confusion et les temps d'attente, comme le souligne un un critique sur Capterra : « Ce processus fluide a non seulement amélioré la satisfaction des clients, mais aussi l'efficacité des opérations administratives ».
Le service client reçoit régulièrement des commentaires positifs, les utilisateurs louant le service pour son excellence (à tel point qu'ils citent les noms des membres de l'équipe d'assistance qui les ont aidés).
Collecte de signatures électroniques avec dates d'expiration, capture de photos, impression de badges et journaux de visiteurs exportables répondent à la plupart des exigences en matière de conformité et d'audit sans avoir à payer des prix élevés. Pour les organisations travaillant dans des secteurs réglementés ou soumises à des exigences de sécurité strictes, ces fonctionnalités de base sont solides et fiables.
La réceptionniste : limites de la gestion des visiteurs
Pour commencer, The Receptionist vous enferme dans matériel Apple. Outre le problème de flexibilité, il y a aussi le coût des appareils Apple. Un critique sur Capterra résume bien la situation : « Ne prend en charge que les appareils Apple pour l'instant. Espérons qu'il pourra prendre en charge d'autres systèmes d'exploitation, afin que le coût du matériel puisse être réduit. »
Dans le même temps, les moyennes et grandes entreprises peuvent considérer que payer séparément pour l'authentification unique est un supplément inutile. Les équipes chargées de la sécurité et de la conformité s'attendent à ce que le SSO soit standard, et non une option payante. Lorsque vous prenez en compte le coût du SSO en plus de l'abonnement de base et des emplacements multiples, les coûts s'additionnent
Contrairement à ses concurrents qui proposent des intégrations directes aux systèmes d'accès aux portes, The Receptionist nécessite un travail sur l'API ou des webhooks pour se connecter à votre matériel de contrôle d'accès. Cela implique un temps de développement, des tests et une maintenance continue. Ce qui, à son tour, ajoute des coûts cachés et nécessite des ressources techniques que les petites équipes ne disposent pas forcément.
De nombreux avis ont également souligné que la plateforme n'est pas aussi personnalisable qu'ils l'espéraient. Un critique sur Software Advice a déclaré : « Elle ne peut pas toujours être modifiée pour répondre à nos besoins. Par exemple, selon le type de bouton utilisé, le back-office peut NE PAS être en mesure de revendiquer le visiteur. Cela nous oblige à nouveau à avoir plusieurs personnes qui se lèvent pour répondre à la porte. »
Et l'un des points négatifs que les entreprises ont à dire à propos de The Receptionist est le coût et la structure tarifaire. À savoir, les évaluateurs sur G2 ont déclaré que « la plateforme n'offre pas suffisamment de fonctionnalités pour justifier son coût » et ont critiqué le fait de devoir « payer un prix déterminé par le nombre de contacts ».
Cela fait-il pour autant de The Receptionist un mauvais VMS ? Pas du tout. Il ne s'agit simplement pas d'une plateforme universelle, il est donc important de comprendre à qui elle convient le mieux.
À qui s'adresse The Receptionist ?
🟢 Idéal pour :
- Les équipes de petite à moyenne taille qui souhaitent disposer d'une borne visiteurs dédiée sans fonctionnalités supplémentaires pour le lieu de travail.
- Bureaux qui utilisent déjà des iPad et n'ont pas besoin d'Android ou de bornes Internet.
- Équipes qui ont besoin de fonctionnalités de conformité de base, telles que les signatures électroniques, l'impression de badges, la capture de photos et les journaux d'audit.
- Sites uniques ou quelques petits bureaux où la tarification par emplacement est pertinente.
- Les organisations à but non lucratif et les PME soucieuses de leur budget qui recherchent un outil d'enregistrement simple et fiable.
🔴 Moins idéal si :
- Les organisations qui ont besoin d'une prise en charge matérielle multiplateforme au-delà de l'iPad.
- Les équipes informatiques et de sécurité qui souhaitent bénéficier des fonctionnalités SSO et SCIM sans frais supplémentaires.
- Entreprises qui ont besoin d'intégrations natives de contrôle d'accès telles que Kisi, Salto ou Brivo sans travail API personnalisé.
- Les entreprises qui souhaitent disposer d'une plateforme unique pour la gestion des visiteurs, réservation de bureaux, la planification des salles, les plans d'étage et l'analyse de l'environnement de travail.
- Les équipes qui ont besoin d'analyses avancées sur les tendances des visiteurs et l'utilisation de l'espace.
Receptionist pour iPad convient particulièrement aux petites et moyennes entreprises qui recherchent une borne d'accueil dédiée et spécialement conçue sans les fonctionnalités supplémentaires d'une plateforme complète pour le lieu de travail. Si vous utilisez exclusivement des iPad et n'avez pas besoin d'options Android ou de borne Web, le verrouillage matériel ne posera pas de problème.
Pour les organisations qui ont besoin de fonctionnalités de conformité de base, telles que les signatures électroniques, l'impression de badges et les journaux d'audit, sans la complexité propre aux entreprises, The Receptionist est une option fiable. Elle est particulièrement adaptée aux sites uniques ou aux petits bureaux, où la tarification par site est pertinente.
Comme l'a fait remarquer un critique sur Capterra : « Étant une petite à moyenne organisation à but non lucratif, The Receptionist pour iPad correspondait à notre budget et répondait à nos besoins. »
Cependant, cette solution est moins adaptée aux entreprises qui souhaitent disposer d'une plateforme unifiée pour les visiteurs, les bureaux, les salles et l'analyse du lieu de travail. Si vous avez besoin d'une prise en charge matérielle multiplateforme, vous serez immédiatement confronté à des limitations.
Les organisations qui s'attendent à ce que le SSO et le SCIM soient inclus sans frais supplémentaires trouveront ces coûts supplémentaires frustrants, d'autant plus que les équipes de sécurité les considèrent comme des exigences de base plutôt que comme des fonctionnalités haut de gamme.
Les entreprises qui recherchent des intégrations de contrôle d'accès préconfigurées et transparentes sans travail d'API personnalisé devraient également chercher ailleurs, tout comme les équipes qui ont besoin d'analyses avancées sur le lieu de travail et de rapports sur l'utilisation de l'espace.
Si cela vous interpelle, vous souhaiterez peut-être envisager une autre option...
L'alternative à la réceptionniste : pourquoi les équipes choisissent Archie
Si vous évaluez The Receptionist, vous devriez également vous intéresser à Archie, en particulier si vous avez besoin d'une plateforme de gestion du lieu de travail tout-en-un, si vous souhaitez bénéficier d'une authentification unique (SSO) sans frais supplémentaires ou si vous gérez un bureau de taille moyenne à grande. Voici pourquoi.
Flexibilité multiplateforme
Archie fonctionne sur iPad, tablettes Android, navigateurs Web et applications mobiles. Vous n'êtes pas lié à un matériel spécifique ni obligé d'uniformiser l'ensemble de vos appareils Apple à l'échelle mondiale.
Intégrations natives du contrôle d'accès
Archie se connecte directement à des systèmes de contrôle d'accès tels que Kisi, Salto, Tapkey et Brivo. Vous n'avez pas besoin d'API personnalisées ni de webhooks pour déverrouiller les portes en fonction des enregistrements des visiteurs. Configurez-le une seule fois, et il fonctionne tout simplement.
SSO et SCIM inclus dans le niveau Pro
Pour les moyennes et grandes entreprises, Archie inclut l'authentification unique et la synchronisation des répertoires sans frais supplémentaires. Cela représente une différence de coût significative et un avantage majeur pour les équipes informatiques et de sécurité qui considèrent l'authentification unique comme une fonctionnalité de base.
Meilleur rapport qualité-prix à grande échelle, en particulier avec l'authentification unique (SSO) incluse
Enfin, le prix est l'un des principaux facteurs qui différencient The Receptionist et Archie. The Receptionist facture par site et selon le nombre d'employés, avec SSO en option payante. Mais le modèle tarifaire d'Archie offre souvent un meilleur rapport qualité-prix, en particulier lorsque SSO est nécessaire.
💡 Par exemple: pour un bureau type comptant environ 100 employés, le forfait Executive de The Receptionist coûte environ 3 780 $ par an avec une facturation annuelle, sans le module complémentaire SSO.
En comparaison, Archie Pro coûte 2 220 $ par an et par bureau (avec un nombre illimité de visiteurs et d'hôtes) et inclut déjà SSO et SCIM sans frais supplémentaires.
Le verdict
The Receptionist pour iPad est un système de gestion des visiteurs fiable et spécialisé qui remplit parfaitement sa fonction. Il permet de gérer l'enregistrement des visiteurs grâce à une expérience iPad raffinée et une messagerie bidirectionnelle exceptionnelle.
Pour les petites et moyennes entreprises qui ont uniquement besoin d'une borne d'accueil dédiée, utilisent exclusivement des iPad et n'ont pas besoin d'une solution SSO prête à l'emploi, c'est un choix fiable.
Cependant, si vous recherchez plus qu'une simple gestion des visiteurs, si vous avez besoin d'un matériel multiplateforme, d'une authentification unique intégrée et d'intégrations directes pour le contrôle d'accès, les limites et les coûts supplémentaires de The Receptionist pourraient vous orienter vers d'autres solutions.
Si'êtes une moyenne ou grande entreprise à la recherche de plus qu'une simple borne d'accueil, Archie vous offre une plateforme complète de gestion du lieu de travail. Pour de nombreuses équipes, cela se traduit par moins de fournisseurs, des flux de travail simplifiés et une réduction du coût total.
Sources
- La réceptionniste fonctionnalité et les pages de tarification
- Articles du centre d'aide
- Vidéos de démonstration
- Profils G2, Capterra et Software Advice
- Recherche de produits par Archie
Alexios Georgakopoulos
Rédacteur de contenu chez Archie, accro au café et membre de la génération Z qui déteste travailler dans un bureau mais adore écrire à ce sujet. Lorsqu'il n'est pas plongé dans des sujets liés au travail hybride et au coworking, il se passionne pour un nouveau passe-temps qui ne durera probablement qu'une journée.
