Incluso el gerente de oficina más experimentado puede sentirse abrumado cuando tiene que gestionar las entradas y salidas de visitantes de la oficina cada día. Por eso, probablemente, ha llegado hasta aquí. Está buscando un sistema de gestión de visitantes (VMS) que simplifique todo el proceso.
Receptionist para iPad es un nombre muy conocido en el sector que puede ayudarte precisamente con eso. Se trata de una solución de quiosco dedicada que gestiona registros, tarjetas de identificación y notificaciones al personal de recepción, con una interfaz limpia que los visitantes pueden aprender a manejar en cuestión de segundos.
Pero, ¿es la opción adecuada para tu oficina o necesitas una solución más completa? Eso es lo que pretendemos averiguar en esta reseña de The Receptionist. Analizaremos todas las funciones que ofrece, junto con las opiniones de los usuarios reales, para ayudarte a decidir.
💡 Resumen:
La aplicación «The Receptionist» para iPad es una opción ideal para aquellas empresas que desean disponer de un quiosco específico para visitantes en un iPad, no necesitan hardware multiplataforma ni funciones más amplias de gestión de la oficina, como reserva de escritorios reserva sala .
Archie es una mejor alternativa si necesitas quioscos Android o web, buscas integraciones de SSO y SCIM incluidas sin coste adicional, o quieres gestionar las visitas dentro de una plataforma de trabajo más amplia (especialmente si se trata de una oficina mediana o grande).
Sin embargo, hay algo que debes tener en cuenta: «The Receptionist» ahora forma parte de Sign In Solutions. Con el tiempo, es posible que sus funciones y precios se acerquen a los de otras herramientas del mismo grupo, como Sign In App y SwipedOn.
¿Qué es The Receptionist?
The Receptionist es un sistema de gestión de visitantes diseñado para funcionar en un quiosco iPad en su vestíbulo. Los visitantes se registran en la tableta, se les toma una foto, reciben una tarjeta de identificación impresa y activan una alerta instantánea a su anfitrión a través de un mensaje de texto, correo electrónico, Slack o Microsoft Teams.
Desde 2013, la plataforma ha introducido constantemente nuevas funciones para mejorar la experiencia del visitante, haciéndola más rápida e intuitiva.
Algunas de estas características, como la comunicación bidireccional y los flujos de trabajo personalizables, han hecho que The Receptionist sea muy popular entre miles de organizaciones de los sectores tecnológico, sanitario, educativo y manufacturero. Y Las reseñas de estas empresas lo demuestran. A los usuarios les encanta la posibilidad de comunicarse con los visitantes en el momento del registro y elogian la facilidad de uso de la plataforma.
Al igual que con cualquier software de gestión de visitantes, sin embargo, existen algunas limitaciones. The Receptionist para iPad es... Bueno, solo para iPad, y es estrictamente un VMS.
💡 Nota rápida: «The Receptionist» ahora forma parte de «Sign In App». Con el tiempo, es posible que veas cómo las sencillas herramientas de registro de «The Receptionist» se combinan con funciones de «Sign In App», como reserva de puestos de trabajo reserva la programación de citas.
Por ahora, centrémonos en lo que ofrece The Receptionist hoy en día.
Puntos fuertes de la recepcionista: lo que aprecian los usuarios
🟢 Experiencia iPad perfeccionada. Los registros son fluidos y los visitantes encuentran la interfaz intuitiva y fácil de usar, incluso aquellos que no se sienten cómodos con la tecnología. También pueden escanear un código QR o acceder por la vía rápida si son visitantes habituales.
🟢 Mensajería bidireccional que realmente funciona. Cuando un huésped se registra, los anfitriones reciben alertas por SMS, correo electrónico, Slack o Teams y pueden responder. La respuesta aparece en la pantalla del quiosco para que los visitantes sepan exactamente qué hacer a continuación. Esto reduce realmente la confusión en el vestíbulo y los tiempos de espera.
🟢 Rápida implementación y asistencia útil. Las opiniones de los usuarios son muy positivas en cuanto a la facilidad de configuración y uso de The Receptionist. La mayoría de los equipos comienzan a utilizarlo en menos de una semana. El servicio de asistencia al cliente también recibe elogios por ir más allá de lo esperado.
🟢 Flujos de trabajo flexibles para diferentes tipos de visitantes. The Receptionist para iPad le permite crear flujos personalizados basados en botones para diferentes tipos de visitantes (invitados, entrevistas, entregas y empleados). Utilice preguntas de opción múltiple, capture fotos y decida las tarjetas de identificación de los visitantes. Los botones se pueden omitir según el tipo de visitante.
🟢 Fundamentos sólidos de cumplimiento. La recopilación de firmas electrónicas, la impresión de tarjetas de identificación y los registros de visitantes exportables tienen fechas de caducidad establecidas, lo que obliga a los visitantes que regresan a volver a firmar cuando finalizan los acuerdos.
Los puntos débiles de Receptionist: lo que los usuarios desearían que mejorara
🔴 Solo iPad. El software Receptionist solo está disponible en dispositivos Apple. Además de la falta de flexibilidad del sistema operativo, los usuarios también señalan que esto se traduce en mayores costes de hardware.
🔴 El SSO es un complemento de pago. El inicio de sesión único no está incluido en el precio base. Para las empresas medianas y grandes, donde los equipos de seguridad esperan que el SSO sea un estándar, este coste adicional es significativo.
🔴 El control de acceso requiere un trabajo personalizado. No hay integraciones nativas con sistemas de acceso a puertas populares como Kisi, Salto o Brivo. Tendrás que utilizar webhooks o la OpenAPI de The Receptionist, lo que significa más tiempo de desarrollo, pruebas y mantenimiento continuo.
🔴 Análisis y generación de informes básicos. Los informes incluyen quién se ha registrado y cuándo, registros de visitantes, filtros y exportaciones, pero no ofrecen información sobre las tendencias de los visitantes, las horas punta o la utilización del lugar de trabajo.
En conjunto, esto hace que The Receptionist sea una buena opción para las pequeñas y medianas empresas que desean un quiosco para visitantes dedicado, basado en iPad, con una potente función de mensajería bidireccional. Otras empresas podrían considerar alternativas a The Receptionist, como Archie.
Pero no nos adelantemos todavía.
Características principales de Receptionist: ¿Qué hace que la plataforma destaque?
La recepcionista se centra en gestionar bien a los visitantes sin pretender ser una plataforma de gestión de espacios. Y está claro que saben lo que hacen, ya que han obtenido una puntuación de 4,8 tanto en G2 como Capterra.
El conjunto de funciones cubre lo esencial, como registros, insignias, notificaciones y cumplimiento,junto con:
Flujos de trabajo de registro personalizados
Con The Receptionist para iPad, puedes diseñar flujos basados en botones para diferentes tipos de visitantes: invitados, entrevistas, entregas, contratistas y empleados.
Cada flujo puede incluir varios pasos, preguntas personalizadas (incluidas preguntas de opción múltiple), captura de fotos y firma de documentos. Tú controlas qué botones son obligatorios y cuáles se pueden omitir.
Facturación sin contacto y preinscripción
Los visitantes pueden registrarse utilizando su propio dispositivo móvil escaneando el código QR que aparece en el iPad, sin necesidad de tocar el dispositivo.
La plataforma también admite el registro previo, lo que permite a los anfitriones registrar a los huéspedes previstos con antelación para que el proceso de registro sea más rápido y fluido. Los visitantes que vuelven se benefician de la información guardada, por lo que no necesitan volver a introducir sus datos en cada visita.
Documentos y cumplimiento normativo
También puede recopilar firmas electrónicas para acuerdos de confidencialidad, exenciones de responsabilidad, políticas de seguridad, exámenes médicos o cualquier otro documento que necesite firmar a través de la plataforma.
La recepcionista también le permite establecer fechas de vencimiento para que los visitantes que regresan sean automáticamente invitados a volver a firmar cuando su acuerdo haya caducado.
A continuación, todos los documentos firmados se almacenan en la nube y pueden exportarse para su auditoría.
Impresión de tarjetas de identificación y captura de fotos
Al igual que con la mayoría de los VMS, los visitantes pueden imprimir una tarjeta de identificación con su nombre, foto, nombre del anfitrión, empresa, fecha de visita y cualquier campo personalizado que usted configure.
El diseñador de insignias es flexible y fácil de personalizar (aunque las opciones de personalización son uno de los puntos débiles de The Receptionist, según las opiniones de los usuarios; ¡más información al respecto a continuación!).
Enrutamiento de notificaciones
Puede enviar alertas por tipo de visitante a través de SMS, correo electrónico, Slack o Teams. Envíe notificaciones de entrega a la bandeja de entrada de un administrador específico, permita que los responsables de contratación reclamen a los candidatos a las entrevistas o difunda mensajes de evacuación a todas las personas que estén conectadas en ese momento en las instalaciones.
Registro y generación de informes de visitantes en tiempo real
Vea quién se encuentra actualmente en las instalaciones y genere informes históricos filtrados por fecha, tipo de visitante, anfitrión o ubicación. También puede exportar los datos de los visitantes para fines de cumplimiento normativo, auditoría o revisión de seguridad.
Registro de empleados con PIN
Si desea un seguimiento sencillo de la presencia del personal en las instalaciones, los empleados pueden registrar su entrada y salida utilizando un código PIN personal. El sistema muestra quién se encuentra en el edificio en tiempo real.
Mensajería bidireccional (también conocida como el verdadero diferenciador)
Lo que distingue a Receptionist de cualquier otra plataforma es su mensajería bidireccional.
Cuando un visitante se registra, se envía una notificación al anfitrión por SMS, correo electrónico, Slack o Teams. A diferencia de la mayoría de las herramientas de gestión de visitantes, el anfitrión puede responder directamente desde su teléfono y el mensaje aparece en la pantalla del quiosco, para que el visitante sepa qué hacer a continuación.
Integraciones de gestión de visitantes de Receptionist
El ecosistema de integración de Receptionist se centra en los aspectos esenciales de la gestión de visitantes, incluyendo herramientas de comunicación, sincronización de directorios y automat se centra en los elementos esenciales para la gestión de visitantes, cubriendo herramientas de comunicación, sincronización de directorios y automatización de flujos de trabajo. La plataforma se conecta a herramientas clave, entre las que se incluyen:
- Herramientas de comunicación como Slack y Microsoft Teams para notificaciones instantáneas del anfitrión y mensajería bidireccional.
- Servicios de directorio como Active Directory y LDAP a través de API para sincronizar el directorio de empleados.
- Automatización del flujo de trabajo a través de Zapier para conectarse a más de 4000 aplicaciones y automatizar tareas más allá del quiosco para visitantes.
- Integraciones personalizadas a través de webhooks para conectarse a sistemas de control de acceso, plataformas de RR. HH. o herramientas internas.
Todas estas integraciones te permiten recibir fácilmente notificaciones de visitantes en los canales que ya utilizas, sincronizar las listas de contactos de los empleados y automatizar los flujos de trabajo básicos.
Por ejemplo, puedes utilizar la integración con Slack para recibir una notificación instantánea en Slack cuando un visitante se registre. Además, gracias a la mensajería bidireccional, puedes responder directamente desde Slack, y tu respuesta aparecerá en la pantalla del quiosco. De este modo, el visitante sabrá si debe esperar en el vestíbulo o dirigirse a una sala de conferencias.
💡 Cabe destacar: The Receptionist no ofrece tantas integraciones nativas como las plataformas empresariales para el lugar de trabajo. La plataforma no tiene integraciones directas con sistemas de acceso a puertas populares como Kisi, Salto o Brivo. La única forma de hacer que funcionen es a través de webhooks o la OpenAPI de The Receptionist.
Por ejemplo, si desea desbloquear puertas cuando los visitantes se registran automáticamente, debe utilizar la OpenAPI o los webhooks de The Receptionist para conectarse a su sistema de control de acceso. Esto requiere tiempo de desarrollo, pruebas y mantenimiento continuo. En pocas palabras, necesitará dedicar recursos de TI.
Por supuesto, no todas las organizaciones necesitan un ecosistema de integración profunda. La mayoría de los equipos pequeños descubrirán que las notificaciones de Slack o Teams, junto con la sincronización de directorios, son más que suficientes para sus necesidades de gestión de visitantes.
La estructura de precios de la recepcionista
Tradicionalmente, The Receptionist ha aplicado una tarifa por sede basada en el número de empleados (anfitriones) que hay en cada una de ellas.
Desde que me incorporé a Sign In Solutions, la política de precios ha comenzado a adaptarse a la misma estructura que se aplica al resto de sus productos:
- Tarifa básica: 630 $ por sitio web al año
- Versión mejorada: 1260 $ por sitio al año
- Tarifa Pro: 1.890 $ por sitio web al año
Este es el mismo modelo que utilizan Sign In App y SwipedOn.
El objetivo es muy sencillo: integrar estas tres herramientas en una única plataforma más amplia que abarque la gestión de visitantes, la seguridad y las operaciones del lugar de trabajo.
Ventajas y desventajas del software Receptionist: una opinión sincera
Tras revisar cientos de opiniones de usuarios en G2, Capterra y Software Advice, queda claro que The Receptionist para iPad recibe muchos elogios.
Muchas reseñas mencionan lo sencillo que es el proceso de configuración y lo fácil que resulta de usar para los visitantes. Un crítico en G2 lo describe perfectamente: «Me encanta lo fácil que es de usar y cómo resuelve los problemas de nuestro departamento a la hora de encontrar cobertura para la ventana delantera. La implementación fue sencilla, al igual que la configuración».
Por supuesto, hay montones de elogios para la función de mensajería bidireccional, que realmente funciona tal y como se anuncia. Los anfitriones pueden responder a las alertas de registro desde su teléfono, y esas respuestas aparecen en la pantalla del quiosco. Esto reduce la confusión y los tiempos de espera, según un crítico de Capterra señala: «El proceso fluido no solo ha mejorado la satisfacción del cliente, sino que también ha mejorado la eficiencia de las operaciones de la oficina».
El servicio de atención al cliente recibe constantemente comentarios positivos, y los usuarios elogian el servicio por ir más allá de lo esperado (hasta tal punto que nombran a los miembros del equipo de asistencia que les han ayudado).
Recopilación de firmas electrónicas con fechas de vencimiento, captura de fotos, impresión de tarjetas de identificación y registros de visitantes exportables cubren la mayoría de los requisitos de cumplimiento y auditoría sin tener que pagar precios de nivel empresarial. Para las organizaciones que trabajan en sectores regulados o con requisitos de seguridad estrictos, estos elementos básicos son sólidos y fiables.
La recepcionista: limitaciones en la gestión de visitantes
Para empezar, The Receptionist te ata a hardware de Apple. Además del problema de la flexibilidad, también está el coste de los dispositivos Apple. Un crítico en Capterra lo resumió así: «Por ahora solo es compatible con dispositivos Apple. Esperemos que pueda ser compatible con otros sistemas operativos, para que los costes de hardware sean menores».
Al mismo tiempo, las medianas y grandes empresas pueden considerar que pagar por el inicio de sesión único por separado es un complemento innecesario. Los equipos de seguridad y cumplimiento esperan que el SSO sea estándar, no una venta adicional premium. Cuando se tiene en cuenta el coste del SSO además de la suscripción básica y las múltiples ubicaciones, los costes se acumulan.
A diferencia de los competidores con integraciones directas en los sistemas de control de acceso a puertas, The Receptionist requiere API o webhooks para conectarse a su hardware de control de acceso. Eso implica tiempo de desarrollo, pruebas y mantenimiento continuo. Lo cual, a su vez, añade costes ocultos y requiere recursos técnicos que los equipos más pequeños pueden no tener fácilmente disponibles.
Muchas reseñas también han señalado que la plataforma no es tan personalizable como esperaban. Un crítico de Software Advice dijo: «No siempre se puede modificar para adaptarse a nuestras necesidades. Por ejemplo, dependiendo del tipo de botón que se utilice, es posible que la oficina administrativa NO pueda reclamar al visitante. Esto nos obliga a que más de una persona se levante para abrir la puerta».
Y uno de los aspectos negativos generales que las empresas tienen que decir sobre The Receptionist es el coste y la estructura de precios. Concretamente, los usuarios de G2 afirmaron que «la plataforma no ofrece mucho para justificar el coste» y criticaron tener que «pagar un precio determinado por el número de contactos».
Entonces, ¿esto convierte a The Receptionist en un mal VMS? En absoluto. Simplemente no es una plataforma válida para todos, por lo que es importante comprender para quién es más adecuada.
¿Para quién es más adecuado The Receptionist?
🟢 Ideal para:
- Equipos pequeños y medianos que desean un quiosco para visitantes dedicado sin funciones adicionales para el lugar de trabajo.
- Oficinas que ya utilizan iPads y no necesitan Android ni quioscos web.
- Equipos que necesitan funciones básicas de cumplimiento normativo, como firmas electrónicas, impresión de tarjetas de identificación, captura de fotografías y registros de auditoría.
- Sitios únicos o unas pocas oficinas pequeñas donde tiene sentido aplicar precios por ubicación.
- Organizaciones sin ánimo de lucro y pymes con un presupuesto limitado que buscan una herramienta de registro sencilla y fiable.
🔴 Menos ideal si:
- Organizaciones que necesitan compatibilidad con hardware multiplataforma más allá del iPad.
- Equipos de TI y seguridad que esperan que SSO y SCIM estén incluidos sin costes adicionales.
- Empresas que requieren integraciones de control de acceso nativas como Kisi, Salto o Brivo sin necesidad de personalizar la API.
- Empresas que buscan una plataforma única para gestionar visitantes, reserva de escritorios, sala , planos de planta y análisis del espacio de trabajo.
- Equipos que necesitan análisis avanzados sobre las tendencias de los visitantes y la utilización del espacio.
Receptionist para iPad funciona mejor para pequeñas y medianas empresas que desean un quiosco para visitantes específico y diseñado para tal fin sin las características adicionales de una plataforma completa para el lugar de trabajo. Si utiliza exclusivamente iPads y no necesita opciones de quiosco web o Android, el bloqueo de hardware no será un problema.
Para las organizaciones que necesitan funciones básicas de cumplimiento normativo, como firmas electrónicas, impresión de tarjetas de identificación y registros de auditoría sin la complejidad propia de las grandes empresas, The Receptionist es una opción sólida. Es especialmente adecuada para ubicaciones únicas o unas pocas oficinas pequeñas, donde el precio por ubicación tiene sentido.
Como señaló un crítico en Capterra: «Al ser una organización sin ánimo de lucro de tamaño pequeño a mediano, The Receptionist para iPad se ajustaba a nuestro presupuesto y satisfacía nuestras necesidades».
Sin embargo, no es la opción ideal para empresas que desean una plataforma unificada para visitantes, escritorios, salas y análisis del lugar de trabajo. Si necesita compatibilidad con hardware multiplataforma, se encontrará con limitaciones de inmediato.
Las organizaciones que esperan que SSO y SCIM se incluyan sin costes adicionales encontrarán frustrantes los costes extra, especialmente cuando los equipos de seguridad los consideran requisitos básicos en lugar de funciones premium.
Las empresas que buscan integraciones de control de acceso preconfiguradas y sin problemas, sin necesidad de trabajar con API personalizadas, también deberían buscar otras opciones, al igual que los equipos que necesitan análisis avanzados del lugar de trabajo e informes sobre la utilización del espacio.
Si esto te resulta familiar, quizá prefieras otra opción...
La alternativa a Receptionist: por qué los equipos eligen Archie
Si estás evaluando The Receptionist, también deberías echar un vistazo a Archie, especialmente si necesitas una plataforma de gestión del lugar de trabajo todo en uno, quieres incluir SSO sin pagar más o gestionas una oficina de tamaño medio a grande. Te explicamos por qué.
Flexibilidad multiplataforma
Archie funciona en iPad, tabletas Android, navegadores web y aplicaciones móviles. No estás limitado a un hardware específico ni obligado a estandarizar el uso de dispositivos Apple a nivel mundial.
Integraciones nativas de control de acceso
Archie se conecta directamente a sistemas de control de acceso como Kisi, Salto, Tapkey y Brivo. No necesitas API personalizadas ni webhooks para desbloquear puertas en función de los registros de visitantes. Configúralo una vez y ya estará listo para funcionar.
SSO y SCIM incluidos en el nivel Pro
Para las empresas medianas y grandes, Archie incluye el inicio de sesión único y la sincronización de directorios sin coste adicional. Se trata de una diferencia de coste significativa y una gran ventaja para los equipos de TI y seguridad que esperan que el SSO sea un requisito básico.
Mejor relación calidad-precio a gran escala, especialmente con SSO incluido.
Por último, el precio es uno de los principales factores que diferencian a The Receptionist de Archie. The Receptionist cobra por ubicación y se escala según el número de empleados, con SSO como complemento de pago. Sin embargo, el modelo de precios de Archie suele ofrecer más valor, especialmente cuando se requiere SSO.
💡 Por ejemplo: para una oficina típica con unos 100 empleados, el plan Executive de The Receptionist cuesta alrededor de 3780 $ al año con facturación anual, sin el complemento SSO.
En comparación, Archie Pro cuesta 2220 $ al año por oficina (con visitantes y hosts ilimitados) e incluye SSO y SCIM sin coste adicional.
El veredicto
Receptionist para iPad es un sistema de gestión de visitantes sólido y específico que hace bien una cosa. Saben cómo gestionar el registro de visitantes con una experiencia iPad pulida y un sistema de mensajería bidireccional excepcional.
Para las pequeñas y medianas empresas que solo necesitan un quiosco dedicado para visitantes, utilizan exclusivamente iPads y no requieren SSO listo para usar, es una opción fiable.
Sin embargo, si buscas algo más que una simple gestión de visitantes, necesitas hardware multiplataforma, SSO integrado e integraciones de control de acceso directo, las limitaciones y los costes adicionales de The Receptionist pueden llevarte a buscar alternativas a The Receptionist.
SiSi eres una mediana o gran empresa que busca algo más que un quiosco para visitantes, Archie te ofrece una plataforma completa de gestión del lugar de trabajo. Para muchos equipos, eso significa menos proveedores, flujos de trabajo más sencillos y un menor coste total.
Fuentes
- Las páginas de características y precios de Receptionist
- Artículos del Centro de ayuda
- Vídeos de demostración
- Perfiles de G2, Capterra y Software Advice
- Investigación de productos de Archie
Alejandro Georgakopoulos
Redactor de contenidos de Archie, adicto al café y miembro de la generación Z que odia trabajar en oficinas, pero le encanta escribir sobre ellas. Cuando no está inmerso en temas relacionados con el trabajo híbrido y el coworking, se obsesiona con un nuevo hobby que probablemente le durará un día.
