Mejor software de gestión del espacio (lista de finalistas)
- Archie: El mejor software de gestión del espacio para oficinas híbridas medianas y grandes y espacios de coworking.
- OfficeSpace: Potentes funciones de gestión del espacio de oficina con un presupuesto mayor.
- Nexudus: Ideal para funciones avanzadas de coworking con un presupuesto más elevado.
- Robin: Ideal para escritorios y sala reserva un modelo de precios por usuario.
- Envoy: Fuerte enfoque en la seguridad con precios por usuario.
- Skedda: reserva completas reserva para oficinas, espacios de coworking y locales.
- Optix: Ideal para experiencias de coworking centradas en los dispositivos móviles.
- OfficeRnD: Funciones completas de gestión del coworking con un proceso de configuración más práctico.
- Property Automate: Gestión de espacios de coworking y oficinas compartidas dentro de grandes propiedades multiinquilino o de uso mixto.
💡 ¿Por qué confiar en esta reseña? Esta lista de los mejores programas de gestión del espacio se basa en opiniones reales de usuarios y en investigaciones prácticas, no en clasificaciones patrocinadas. He consultado reseñas verificadas en G2 y Capterra, junto con documentación pública sobre los productos, para comprender cómo funciona realmente cada herramienta en el día a día. Sigue leyendo para obtener más información sobre los criterios de selección.
Guía sobre software de gestión del espacio
¿Qué es un software de gestión del espacio?
El software de gestión del espacio te ayuda a mantener tus espacios de trabajo organizados y a aprovecharlos al máximo. Resulta especialmente útil para equipos híbridos, espacios de coworking y oficinas tradicionales que desean facilitar a los usuarios la búsqueda y reserva de escritorios, salas de reuniones y otros espacios compartidos cuando los necesiten.
Casos de uso del software de gestión del espacio
- Espacios de coworking: Ayuda a gestionar espacios de trabajo compartidos, reservas de miembros y operaciones diarias. Si quieres herramientas diseñadas para el coworking, echa un vistazo a nuestra guía de software para espacios de coworking ➟
- Lugares de trabajo híbridos: Facilita la reserva de escritorios, la planificación de los días de oficina y la visualización de quién va a acudir. Para herramientas centradas en el híbrido, consulte nuestra guía sobre software de gestión de espacios de trabajo híbridos ➟
- Oficinas tradicionales: El software de gestión del espacio de oficina ofrece a los equipos un mayor control sobre la distribución de los puestos de trabajo, salas de reuniones y el uso general del espacio.
- Campus educativos: Permite a los estudiantes y al personal reservar aulas, laboratorios y salas de estudio, lo que evita las reservas duplicadas y la confusión.
- Instalaciones sanitarias: Ayuda a programar citas en consultorios, salas de formación y espacios clínicos compartidos. También puede facilitar el registro y seguimiento de visitantes.
- Edificios públicos: Permite sala oficinas y sala de reuniones, controlar el acceso y cumplir con los requisitos normativos.
- Inmobiliaria corporativa: Muestra cómo se utiliza el espacio en las distintas ubicaciones y ayuda a mejorar la distribución para reducir el espacio desperdiciado y ahorrar dinero.
Criterios de selección para el mejor software de gestión de espacios de oficina
Cuando buscas el «mejor» software de gestión de espacios de oficina, normalmente acabas con largas listas que no explican gran cosa. A menudo no queda claro en qué se basan realmente esas clasificaciones. ¿Se trata de reseñas, opiniones personales, anuncios pagados o algo más? Lo mismo ocurre con las respuestas de la IA.
Para encontrar el mejor software de gestión de espacios de oficina, investigué y evalué las herramientas basándome en las opiniones de los usuarios en G2, Capterra y la documentación del producto, con una puntuación media calculada en las siguientes categorías:
- Facilidad de uso (20 %) : facilidad de uso de la plataforma, basada en las opiniones de los clientes y el diseño general de la interfaz.
- Características y funcionalidad (25 %) – La variedad y eficacia de las características (como reserva de puestos de trabajo, sala , la gestión de visitantes y análisis del lugar de trabajo).
- Precio y relación calidad-precio (20 %) : el coste del software en comparación con las funciones que ofrece, incluyendo si el precio es por usuario o por recurso.
- Escalabilidad y flexibilidad (15 %) : en qué medida el software se adapta al crecimiento de los equipos, la ampliación de las oficinas y políticas de trabajo híbridoo operaciones de espacios de coworking.
- Atención al cliente y fiabilidad (20 %) : opiniones de los usuarios sobre la capacidad de respuesta de la atención al cliente, la estabilidad del software y la satisfacción general.
El objetivo no era coronar a un único «ganador», sino mostrar cómo estas herramientas difieren en la práctica y en qué casos tiene sentido utilizar cada una de ellas. No obstante, se trata de una evaluación personal.
Y sí, quizá te preguntes si esto es parcial. Es una pregunta razonable. Hice los deberes y analicé detenidamente los comentarios, las características y los precios del mercado. Basándome en eso, Archie realmente destaca, y estas son las razones.
#1 Archie
🏆 Valoración: 9/10
Archie es el mejor software de gestión del espacio que funciona tanto para oficinas como espacios de coworking. Muchas herramientas de gestión de espacios hacen muy bien una de estas cosas y tratan la otra como un complemento. Archie está diseñado para manejar ambos casos de uso correctamente, con funciones completas para las operaciones diarias de la oficina y flujos de trabajo completos de coworking en la misma plataforma.
Desde un único lugar, puedes reservar puestos de trabajo y salas de reuniones, registrar a los visitantes y realizar un seguimiento del uso del espacio mediante informes claros. Y, a diferencia de muchas herramientas para el lugar de trabajo que cobran por empleado, Archie aplica una tarificación basada en los recursos (por ejemplo, por puesto de trabajo o por sala). Esto suele facilitar la gestión del presupuesto en configuraciones flexibles, especialmente cuando hay más personas que puestos de trabajo y estos se comparten.
Funciones básicas de gestión del espacio
- Reserva escritorios y salas de reuniones: Reserva espacios de trabajo con antelación o configura reservas periódicas. Quienes necesiten un escritorio fijo también pueden solicitar que se les asigne uno.
- Echa un vistazo a los planos interactivos: Consulta un mapa digital de la oficina para encontrar y reservar salas de reuniones escritorios o salas de reuniones disponibles.
- Encuentra compañeros de trabajo: Archie ayuda a las personas a localizar dónde se sientan sus compañeros de trabajo y a realizar un seguimiento de quién está en la oficina ese día.
- Crea zonas para equipos: puede configurar áreas dedicadas para que los equipos trabajen juntos sin dejar de ofrecer opciones de asientos flexibles.
- Registro de visitantes: Los visitantes pueden registrarse previamente y realizar el check-in utilizando un código QR, lo que agiliza y garantiza la seguridad del proceso, al tiempo que se mantiene un registro digital registro de visitantes.
- Accede a las reserva desde el móvil: Utilizando la aplicación móvil Archie, los empleados pueden gestionar sala de escritorios y sala directamente desde sus teléfonos.
- Realiza un seguimiento del uso del espacio: Los informes detallados de ocupación muestran qué escritorios y salas de reuniones utilizan más, lo que te ayuda a aprovechar al máximo el espacio de tu oficina.
Resumen de precios
- Para equipos de oficina, Archie tiene un precio a partir de 2,8 $ por puesto de trabajo y 8 $ por sala mínimo de 159 $ al mes). La gestión de visitantes es un módulo adicional que se cobra por separado.
- Para los espacios de coworking, Archie tiene un precio inicial de 165 $ al mes para un máximo de 100 miembros activos. Las aplicaciones de Archie (Mobile, Rooms y Kiosk) están incluidas sin coste adicional.Las aplicaciones de coworking de marca blancapersonalizadas para iOS y Android tienen un precio inicial de 90 $ al mes.
Por qué elegí Archie
Elegí Archie porque ocupa un punto intermedio poco común. Muchas herramientas de este sector son o bien plataformas empresariales pesadas que requieren tiempo para aprender a utilizarlas, o bien herramientas muy sencillas que solo cubren las reservas. Archie es una plataforma tecnológica de espacio de trabajo inteligente que gestionareserva de escritorios y sala , registros de visitantes, análisis y reglas de administración en un solo sistema, sin resultar excesivamente compleja. Además, funciona bien tanto para oficinas como para espacios de coworking, algo que la mayoría de las herramientas no logran con la misma eficacia. Por si fuera poco, los precios son claros y predecibles, lo que facilita la elaboración del presupuesto.
Ventajas y desventajas según las opiniones de los usuarios
➕ Fácil de aprender y rápido de implementar. Los equipos suelen necesitar poca formación y pueden ponerse en marcha rápidamente.
➕ Controles administrativos sólidos. Dispondrá de reglas, aprobaciones, buffers, zonas, restricciones y permisos basados en roles.
➕ Se integra perfectamente con las herramientas más populares. Funciona con Google Calendar, Microsoft 365, Slack y otras herramientas habituales en el lugar de trabajo.
➕ Precios predecibles. En el caso de las oficinas, los precios basados en los recursos (porsala) se adaptan mejor que los precios por usuario cuando las personas comparten espacios. Los planes de coworking también son transparentes y asequibles.
➕ Buena experiencia web y móvil. Funciona bien tanto para quienes reserva un ordenador como desde el móvil.
➖ No es la herramienta de informes empresariales «más completa». Si necesitas paneles personalizados muy avanzados e informes súper complejos, algunas plataformas más grandes pueden ofrecerte más.
➖ Puede que sea más de lo que necesita un espacio pequeño. Las oficinas muy pequeñas o los espacios comunitarios reducidos podrían no necesitar la configuración completa.
➖ Los planos de planta son solo en 2D. Son claros e interactivos, pero no ofrecen vista en 3D.
#2 OfficeSpace
🏆 Puntuación: 8,5/10
OfficeSpace es una potente herramienta de gestión de espacios de oficina ideal para empresas que buscan una solución de alta gama. Sin embargo, su precio es elevado, por lo que resulta más adecuado para empresas con presupuestos más amplios.
Funciones básicas de gestión del espacio
- Reservar salas de reuniones: Tus empleados pueden reservar salas de reuniones antelación o en el momento.
- Asigna escritorios con flexibilidad: puede asignar a los empleados escritorios permanentes o permitirles reservar escritorios compartidos según sea necesario.
- Gestione fácilmente a los visitantes: un sistema de registro ayuda a realizar un seguimiento de los visitantes de la oficina y mejora la seguridad del lugar de trabajo.
- Realice un seguimiento de las entregas en la oficina: los empleados reciben una notificación cuando llegan los paquetes y las entregas se registran para evitar la pérdida de paquetes.
- Consigue datos sobre el uso de las oficinas: OfficeSpace ofreceinformes detallados sobre cómo se utilizan los escritorios, salas de reuniones y otros espacios de oficina, lo que ayuda a las empresas a optimizar la distribución.
Resumen de precios
Las investigaciones sobre el producto sugieren que OfficeSpace tiene un precio inicial de alrededor de 60 dólares por usuario al año, más una cuota adicional de instalación. Sin embargo, los precios no aparecen en el sitio web, por lo que es mejor ponerse en contacto directamente con OfficeSpace para obtener un precio personalizado.
Por qué elegí OfficeSpace
He incluido OfficeSpace porque es una de las plataformas mejor preparadas para el ámbito empresarial en este sector. Muchas herramientas para el lugar de trabajo se centran principalmente enreserva escritorios yreserva. OfficeSpace va más allá, con una sólida planificación del espacio, gestión de traslados y herramientas diseñadas para equipos que gestionan múltiples ubicaciones y cambios constantes. Es una opción habitual en las listas de finalistas de los equipos inmobiliarios y de gestión del lugar de trabajo.
Ventajas y desventajas según las opiniones de los usuarios
➕ Funcionalidades avanzadas a nivel empresarial. Más allá de los escritorios y las salas, también obtienes cosas como seguimiento de activos, solicitudes de instalaciones e informes más detallados sobre el lugar de trabajo.
➕ Excelente para la planificación del espacio y las mudanzas. Diseñado para reorganizaciones, proyectos de traslado y grandes carteras de oficinas.
➕ Actualizaciones frecuentes del producto. A menudo se incorporan nuevas funciones, por lo que la plataforma sigue evolucionando.
➕ Asistencia dedicada para empresas. La incorporación estructurada, los gestores de proyectos y la asistencia 24/7 pueden ser una gran ventaja para implementaciones a gran escala.
➖ Alto coste. En comparación con la mayoría de las alternativas a OfficeSpace, el precio parece elevado y puede haber cargos adicionales por la configuración y el trabajo de planos de planta.
➖ Interfaz de usuario más pesada y compleja. Algunos usuarios la encuentran pesada, especialmente para tareas administrativas avanzadas y en dispositivos móviles.
➖ Cambios limitados en los planos de planta de autoservicio. La actualización de los diseños puede requerir la ayuda de OfficeSpace, lo que puede ralentizar los cambios diarios.
#3 Nexudus
🏆 Puntuación: 8,5/10
Nexudus es una sólida opción de gestión del espacio para grandes operaciones de coworking que necesitan mucha personalización, automatización e informes detallados. Sin embargo, debido a sus numerosas funciones, puede llevar tiempo aprender a utilizarlo y configurarlo.
Funciones básicas de gestión del espacio
- Reservas de espacios: los miembros del espacio de coworking pueden reservar salas y recursos, con útiles integraciones de terceros.
- Gestión de miembros: Nexudus guarda los perfiles, contratos y accesos de los miembros en un solo lugar.
- Facturación y pagos: puede automatizar las facturas, las suscripciones y el procesamiento de pagos.
- Portal y aplicación para miembros: Permita que los miembros gestionen ellos mismos las reservas y los pagos.
- CRM y marketing: Realice un seguimiento de los clientes potenciales y manténgase en contacto con su comunidad.
Resumen de precios
Nexudus tiene un precio inicial de 150 $ al mes por ubicación para un máximo de 80 usuarios.
Por qué elegí Nexudus
He incluido Nexudus porque es una de las plataformas de coworking más conocidas y con más trayectoria. Muchos operadores la utilizan desde hace años porque cubre muchas funciones en un solo sistema y ofrece una gran personalización. Además, suele ser el punto de referencia con el que se comparan las herramientas de coworking más recientes, por lo que tiene sentido incluirla en cualquier análisis serio.
Ventajas y desventajas según las opiniones de los usuarios
➕ Conjunto de funciones muy amplio. Nexudus cubre muchas necesidades de coworking en una sola plataforma, por lo que muchos espacios lo utilizan a largo plazo.
➕ Potentes opciones de personalización. Puedes ir mucho más allá del branding básico personalizando el portal de miembros con HTML y CSS.
➕ Buen sistema de informes. La función de informes es más completa que la de muchas otras herramientas de coworking, especialmente con el módulo Explore Pro (que tiene un coste adicional).
➕ Gran cantidad de integraciones. Con más de 80 integraciones nativas, se conecta bien con muchos sistemas de coworking comunes.
➖ Curva de aprendizaje pronunciada. Puede llevar tiempo aprender a utilizarlo, especialmente si se busca algo sencillo y rápido de configurar.
➖ La interfaz de usuario del administrador parece anticuada en algunos aspectos. Algunas partes de la interfaz parecen menos modernas que las herramientas más recientes, y cuesta acostumbrarse a la navegación.
➖ Configuración más larga. Debido a que es tan configurable, la implementación puede implicar más trabajo manual y tardar más tiempo en completarse.
#4 Robin
🏆 Valoración: 8,3/10
Robin comenzó como una herramienta básica para reserva salas de reuniones , desde entonces, se ha convertido en una plataforma completa para el lugar de trabajo. Los equipos ahora la utilizan para reservar escritorios y salas, comprobar quién tiene previsto estar en la oficina, gestionar a los visitantes y realizar un seguimiento del uso de los diferentes espacios. Está dirigida principalmente a organizaciones de mayor tamaño, a menudo aquellas con 500 o más empleados.
Funciones básicas de gestión del espacio
- Reservar salas de reuniones: Los empleados pueden reservar una sala de reuniones sala un solo clic o registrarse al llegar.
- Reserva de escritorios: Robin sugiere el mejor escritorio en función de las reservas anteriores y las preferencias de los empleados.
- Consulta los mapas de la oficina en tiempo real: Los empleados pueden ver un mapa de la oficina en tiempo real para encontrar salas de reuniones escritorios libres y salas de reuniones .
- Gestiona los registros de los empleados: Robin es compatible con códigos QR, registros automáticos basados en WiFi e integración de sistemas de control de acceso.
- Analiza el uso del espacio de oficina: realiza un seguimiento de la ocupación de la oficina, las horas punta y la eficiencia del espacio para ayudarle a optimizar el uso del mismo.
Resumen de precios
Dado que Robin no publica precios detallados en su sitio web, es necesario ponerse en contacto con su equipo de ventas para obtener un presupuesto. Ofrecen una prueba gratuita de 14 días, por lo que puede explorar la plataforma y sus funciones principales antes de tomar una decisión.
Por qué elegí a Robin
He incluido Robin porque es una de las plataformas para el lugar de trabajo más conocidas en el ámbito empresarial. Va más allá de reserva simple reserva de puestos de trabajo reserva análisis más detallados, numerosas integraciones y funciones adicionales para mejorar la experiencia de los empleados. Aunque no es la opción ideal para todos los equipos, es una opción habitual con la que muchas organizaciones de mayor tamaño suelen comparar otras soluciones.
Ventajas y desventajas según las opiniones de los usuarios
➕ Funcionalidades avanzadas a nivel empresarial. Abarca escritorios, salas, asistencia a visitantes y potentes controles administrativos.
➕ Experiencia pulida para los empleados. Los mapas interactivos y los sistemas de orientación ayudan a las personas a encontrar y reservar espacios rápidamente.
➕ Integraciones sólidas. Funciona con Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Teams, sistemas de control de acceso y socios de sensores.
➕ Análisis en profundidad. Combina reserva con señales como el control de acceso y la ocupación para obtener información detallada sobre el espacio.
➕ Herramientas de retroalimentación de los empleados. Las encuestas integradas y el seguimiento de la satisfacción ayudan a medir cómo se sienten las personas en la oficina.
➖ Mayor coste y precios personalizados. Más difícil de presupuestar o comparar con las alternativas a Robin sin hablar primero con el departamento de ventas.
➖ Curva de aprendizaje más pronunciada. Los administradores suelen necesitar más tiempo para aprender y configurar todo.
➖ Las actualizaciones de los planos de planta pueden ser más lentas. Los cambios importantes en el mapa pueden requerir más esfuerzo o asistencia.
➖ Aparecen pequeños errores en las reseñas. Algunos usuarios mencionan pequeños fallos o inconsistencias en la interfaz de usuario.
➖ Las opiniones sobre el soporte técnico son dispares. Algunos usuarios afirman que los tiempos de respuesta pueden ser más lentos de lo esperado.
#5 Envoy
🏆 Valoración: 8,2/10
Envoy ayuda a las empresas a organizar sus espacios de trabajo híbridos sin dejar de dar prioridad a la seguridad. Los empleados pueden reservar fácilmente puestos de trabajo y salas de reuniones, los visitantes pueden registrarse sin complicaciones y se realiza un seguimiento de las entregas, todo ello en un único sistema.
Funciones básicas de gestión del espacio
- Reserva de escritorios y salas de reuniones: Los empleados pueden reservar rápidamente un espacio de trabajo antes de llegar a la oficina o cuando lo necesiten.
- Mantenga la oficina segura: Funciones como el registro de visitantes, los límites de aforo y las alertas de emergencia le ayudan a mejorar la seguridad de la oficina.
- Seguimiento de entregas: los empleados reciben una notificación cuando llegan sus paquetes, por lo que no se pierde ningún paquete.
- Vea cómo se utiliza su oficina: Los informes detallados muestran qué áreas están ocupadas y cuáles están infrautilizadas.
- Integración con otras herramientas: Envoy funciona a la perfección con herramientas populares en el lugar de trabajo, como Microsoft 365 o Slack.
Resumen de precios
El precio comienza en 60 $ por recurso reservable al año (facturado anualmente) + tarifas de la plataforma. La gestión de visitantes se vende por separado.
Por qué elegí Envoy
He incluido Envoy porque es una de las herramientas más conocidas para la gestión de visitantes y suele aparecer en muchas listas de opciones preferidas para el ámbito laboral. Muchas empresas la tienen en cuenta cuando buscan una experiencia de recepción más segura, además de poder gestionar los escritorios yreserva sala reserva un mismo sistema.
Ventajas y desventajas según las opiniones de los usuarios
➕ Fácil para los empleados y los equipos de recepción. Interfaz limpia y fácil de aprender.
➕ Integraciones sólidas. Funciona bien con Outlook, Google Calendar, Slack, Microsoft Teams y muchos sistemas de control de acceso.
➕ Gran énfasis en la seguridad y el cumplimiento normativo. Ideal para sectores regulados y entornos de trabajo con requisitos más estrictos.
➖ Puede resultar caro. En comparación con algunas de las alternativas a Envoy, el precio puede resultar elevado, dependiendo del tamaño de tu lugar de trabajo y de las funciones que necesites.
➖ Las reservas periódicas parecen tener limitaciones. No hay una opción sencilla del tipo «reservar este escritorio todos los martes», y los tiempos sala no son una configuración integrada sencilla.
#6 Skedda
🏆 Valoración: 8/10
Skedda es una sencilla herramienta de gestión de espacios que ayuda a los equipos a reservar y gestionar puestos de trabajo, salas de reuniones y otros espacios de oficina compartidos. En octubre de 2024, Skedda lanzó también Allbooked by Skedda, un producto independiente diseñado para espacios comunitarios que atienden principalmente a visitantes externos o socios. Piensa en lugares como instalaciones deportivas, estudios creativos y espacios para eventos.
Funciones básicas de gestión del espacio
- Reservar escritorios y salas: Los empleados pueden reservar rápidamente un escritorio o sala de reuniones sala un sencillo sistema de arrastrar y soltar.
- Acceda a mapas interactivos de la oficina: un diseño visual ayuda a los empleados a ver qué espacios están disponibles y dónde quieren trabajar.
- Establecer reserva personalizadas: Establece límites de tiempo, políticas de cancelación y otras normas para organizar el espacio de oficina.
- Crea zonas para equipos: Asigne áreas específicas para los equipos, de modo que puedan colaborar sin renunciar a la flexibilidad en la distribución de los asientos.
- Conéctate con otras herramientas: Skedda se integra con otras herramientas como Slack, Kisi y Google Workspace para que la gestión de la oficina sea aún más fluida.
Resumen de precios
Skedda tiene un precio inicial de 99 $ al mes por hasta 15 plazas. Hay planes superiores y una prueba gratuita disponibles.
Por qué elegí Skedda
Skedda Workplace suele ser la opción elegida cuando los equipos buscan algo sencillo que simplemente funcione. A menudo es una de las primeras herramientas que prueban las personas cuando dejan de usar hojas de cálculo o reservas por correo electrónico. Pero también es una herramienta en la que los precios y las limitaciones empiezan a ser importantes en cuanto creces. Esa combinación hace que Skedda sea interesante de analizar.
Ventajas y desventajas según las opiniones de los usuarios
➕ Fácil de aprender y poner en práctica. Interfaz limpia y rápida adopción con poca formación.
➕ reserva de mesa fiable. Cubre bien lo básico y reduce el trabajo administrativo manual.
➕ reserva flexibles. Buenos controles para reserva , los márgenes de seguridad y las reservas repetidas.
➖ Los costes pueden aumentar a medida que creces. Cada elemento reservable cuenta como un «espacio», por lo que añadir escritorios, taquillas o plazas de aparcamiento puede hacer que se alcance rápidamente un nivel superior.
➖ Límites de funciones en los planes más básicos. Las funciones útiles para el día a día suelen estar restringidas a los planes superiores.
➖ Las tareas administrativas avanzadas parecen menos pulidas. Las configuraciones y ajustes más complejos pueden resultar engorrosos.
#7 Optix
🏆 Valoración: 8/10
Optix tiene un aspecto limpio y moderno y una potente aplicación móvil para administradores y miembros de espacios de coworking. Es fácil de usar y el equipo de asistencia técnica es muy receptivo. El principal inconveniente es que algunas tareas administrativas funcionan mejor en un ordenador de sobremesa y no hay tantas integraciones directas como en algunos productos de la competencia.
Funciones básicas de gestión del espacio
- Reserva : los miembros pueden reservar puestos de trabajo, salas de reuniones y otros recursos con solo unos pocos clics.
- Facturación y pagos: la facturación está automatizada y puedes aceptar pagos a través de proveedores populares como Stripe.
- Integraciones: Optix se conecta con herramientas como Slack y sistemas de acceso a puertas, y puedes utilizar Zapier para crear más conexiones si las necesitas.
- Informes y análisis: Dispondrá de paneles de control claros para realizar un seguimiento de los ingresos, el uso del espacio y otras métricas clave, lo que le ayudará a tomar mejores decisiones sobre precios y distribución.
- Aplicación móvil: los miembros pueden reservar sobre la marcha, actualizar sus perfiles e interactuar con tu comunidad desde una aplicación móvil bien diseñada.
Resumen de precios
Optix tiene un precio inicial de 197 $ al mes por una ubicación de coworking y hasta 50 usuarios activos (facturación anual).
Por qué elegí Optix
He incluido Optix porque es una de las plataformas de coworking más centradas en los miembros que existen. Muchas herramientas de coworking se basan en un panel de administración, y la experiencia de los miembros se añade posteriormente. Optix da la vuelta a este concepto. Sitúa la aplicación móvil en el centro, que es precisamente por lo que gusta a tantos espacios y también por lo que algunos equipos acaban buscando alternativas.
Ventajas y desventajas según las opiniones de los usuarios
➕ Excelente experiencia móvil. Los miembros suelen decir que la aplicación es moderna y fácil de usar, por lo que su adopción suele ser fluida.
➕ Fuerte automatización. Las automatizaciones ayudan a los equipos a ahorrar tiempo en recordatorios, pasos de incorporación y tareas repetitivas.
➕ Incorporación y asistencia útiles. Las reseñas suelen elogiar al equipo por su rapidez y su ayuda práctica durante la configuración.
➖ La experiencia web puede parecer más ligera. Dado que el producto se ha diseñado en torno a la aplicación móvil, los miembros que prefieran las aplicaciones de escritorio se sentirán decepcionados. Por otro lado, los administradores trabajan desde un panel de control web, no desde una aplicación móvil con todas las funciones.
➖ Los complementos pueden aumentar el coste real. El precio puede aumentar una vez que empiezas a añadir extras de pago, por lo que el total puede ser superior al que sugiere el nivel inicial.
#8 OfficeRnD
🏆 Valoración: 8/10
OfficeRnD tiene dos productos diferentes: OfficeRnD Flex (diseñado para espacios de coworking y flexibles) y OfficeRnD Workplace (diseñado para la gestión de oficinas y lugares de trabajo híbridos). Ambos son potentes, pero su configuración suele llevar un poco más de tiempo y hay una curva de aprendizaje.
Funciones básicas de gestión del espacio
- reserva de espacios: Los miembros pueden reservar puestos de trabajo compartidos, salas de reuniones u otros recursos.
- Informes y análisis: obtén información detallada sobre cómo se utiliza tu espacio, desde sala de los escritorios y sala hasta los resultados financieros y el comportamiento de los socios.
- Integraciones: OfficeRnD se conecta con software de contabilidad, sistemas de control de acceso, plataformas de marketing y mucho más.
- Aplicación móvil: los miembros pueden gestionar sus perfiles, reservar recursos, pagar facturas e incluso interactuar con la comunidad desde sus teléfonos.
- Facturación: OfficeRnD se encarga automáticamente de las facturas recurrentes, los depósitos y los descuentos.
Resumen de precios
- OfficeRnD Flex utiliza precios personalizados, por lo que el coste total depende de su configuración. En el pasado, OfficeRnD ofrecía planes públicos a partir de unos 165 $ al mes para una única ubicación con 100 miembros, pero hoy en día es necesario ponerse en contacto con el equipo para obtener un presupuesto.
- OfficeRnD Workplace tiene un precio inicialde 99 $ al mes para un máximo de 150 usuarios.
Por qué elegí OfficeRnD
He incluido OfficeRnD porque es uno de los nombres más conocidos en el ámbito del software para coworking. Aunque cuenta con dos líneas de productos, OfficeRnD sigue siendo conocido principalmente por sus raíces en el coworking, y Flex es el que verás en la mayoría de las listas de operadores de coworking.
Ventajas y desventajas según las opiniones de los usuarios
➕ Una solución verdaderamente integral para el coworking avanzado. Cubre todo el ciclo de vida del coworking en una sola plataforma, para que puedas gestionar más operaciones en un solo lugar.
➕ Más estructura a medida que creces. La configuración del centro puede ayudarte a mantener todo organizado a medida que tu equipo, tus ubicaciones y tus flujos de trabajo se expanden.
➕ Gran apoyo.Las reseñas suelen elogiar al equipo por su capacidad de respuesta durante la incorporación y la resolución de problemas cotidianos.
➕ Informes y análisis sólidos. Por lo general, más sólidos que muchas otras herramientas de coworking, lo que cobra mayor importancia a medida que crece la empresa.
➖ La incorporación puede llevar tiempo. La configuración puede resultar complicada, especialmente si no se tienen muchos conocimientos técnicos.
➖ Precios menos transparentes. En el caso de los espacios de coworking, a menudo se basa en presupuestos, y los complementos pueden aumentar el coste total si necesitas módulos adicionales, asistencia premium, gestión de visitantes, herramientas de ventas o determinadas integraciones.
➖ Puede resultar pesado para espacios más pequeños. Si tus necesidades son sencillas, la plataforma puede resultar más compleja de lo que realmente necesitas en el día a día, especialmente en comparación con algunas de las alternativas de OfficeRnD.
#9 Property Automate
🏆 Calificación: 7,9/10
Property Automate es una plataforma flexible de gestión de espacios y propiedades diseñada principalmente para edificios de uso mixto, centros de negocios y espacios de coworking que operan dentro de propiedades comerciales más grandes. Combina las reservas de estilo coworking y la gestión de miembros con flujos de trabajo de gestión de propiedades más tradicionales, como arrendamientos, inquilinos y facturación.
Funciones básicas de gestión del espacio
- CRM del espacio de trabajo y gestión de miembros: Gestiona los perfiles de los miembros, las afiliaciones a corto plazo y las operaciones diarias de los miembros en un solo lugar.
- Gestión de contratos: Gestione transacciones complejas, incluida la gestión de carteras para los cargos y créditos de los miembros.
- Pases de visitante + estacionamiento: Emita pases de visitante con códigos QR, asigne plazas de aparcamiento y envíe avisos para mantener informados a los ocupantes.
- Control de paquetes y recogidas: Realice un seguimiento de las entregas, gestione los permisos de recogida y reduzca los problemas relacionados con la pérdida de paquetes.
- Gestión de inventario: Realice un seguimiento del inventario de mantenimiento para que los equipos puedan completar las órdenes de trabajo más rápidamente y evitar sorpresas.
Resumen de precios
Property Automate no publica precios públicos. Los costes se basan en su configuración, el número de ubicaciones y los módulos que necesite. Deberá ponerse en contacto con su equipo de ventas para obtener un presupuesto personalizado.
Por qué elegí Property Automate
He incluido Property Automate porque cubre un vacío entre el software clásico de coworking y los sistemas completos de gestión inmobiliaria. Si gestionas centros de negocios, oficinas equipadas o espacios de coworking dentro de edificios comerciales más grandes, este tipo de configuración puede resultar muy útil. No es tan sencillo como las herramientas reserva, pero te ofrece un mayor control sobre los inquilinos, la facturación y las operaciones a nivel de la propiedad.
Ventajas y desventajas basadas en los comentarios
➕ Ideal para edificios de uso mixto y con múltiples inquilinos. Gestiona el coworking, las oficinas y los flujos de trabajo inmobiliarios en una sola plataforma.
➕ Configuración de facturación flexible. Útil si cobras por alquiler, servicios, complementos y recursos compartidos juntos.
➕ Escalable en todas las ubicaciones. Diseñado para operadores que gestionan varios edificios o carteras.
➖ Puede resultar demasiado complejo para simples reservas de espacios de trabajo. Si lo que necesitas principalmente son sala básicas de escritorios y sala de reuniones, las funciones adicionales relacionadas con la gestión de propiedades y operaciones pueden ser más de lo que necesitas en el día a día.
➖ Los precios se basan en presupuestos. Dado que los planes no se publican, los presupuestos personalizados dificultan la comparación rápida con las alternativas.
➖ Más difícil de validar con opiniones recientes de terceros. No hay muchas reseñas recientes en los principales sitios web de reseñas, por lo que puede resultar más difícil confirmar la experiencia del usuario.
Más opciones de software para la gestión del espacio de oficina
#10 Tactic : herramienta de planificación híbrida y programación de equipos para gestionar quién está en la oficina y cuándo.
N.º 11 Officely – reserva de escritorios reserva Slack o Microsoft Teams, diseñada para una rápida adopción.
N.º 12 Eden – Plataforma integral para el lugar de trabajo que gestiona reserva de puestos, las visitas, las solicitudes de mantenimiento y los flujos de trabajo de seguridad.
N.º 13 YAROOMS – Gestión del espacio de trabajo para escritorios, salas de reuniones y registro de visitantes, con opciones que facilitan el cumplimiento normativo.
N.º 14 Kadence – reserva de coordinación y reserva en el lugar de trabajo para equipos híbridos, con una sólida experiencia en Microsoft Teams.
N.º 15 deskbird –reserva sencilla y moderna para la gestión de escritorios yreserva , diseñada para ser compatible con dispositivos móviles.
N.º 16 Eptura: sistema de reserva de oficinas para empresas con análisis avanzados y planificación del espacio.
N.º 17 Spacewell: herramientas de optimización del espacio de trabajo conreserva escritorios y sala de reuniones,reserva información sobre el uso del espacio.
N.º 18 HybridHero: herramienta de RR. HH. y gestión del lugar de trabajo que combina horarios híbridos con la gestión de puestos de trabajo y sala reserva.
N.º 19 Clearooms:reserva sencilla de escritorios y sala de reunionesreserva oficinas flexibles y equipos reducidos.
N.º 20 MyDesk: reserva básica de mesas reserva horarios híbridos con una configuración sencilla.
N.º 21: Meetio – Una herramientareserva de mesas y sala reserva se integra con los calendarios de tu oficina.
N.º 22 Zynq: una aplicación parareserva mesas y sala de reunionesreserva para facilitar las reservas en la oficina.
N.º 23 Nibol: Desk y sala reserva funciones de seguimiento y generación de informes sobre el uso de las oficinas.
N.º 24 Flydesk: gestión reserva de mesas reserva recursos de oficina, con una interfaz sencilla.
N.º 25 Ronspot: mesa reserva específicamente para oficinas híbridas y distribución flexible de los puestos de trabajo.
N.º 26 Cloudbooking:reserva escritorios y sala para oficinas y espacios de trabajo compartidos.
N.º 27 Poppulo: aplicación para el lugar de trabajo que incluyereserva de puestos de trabajo y sala , centrada en la comunicación entre los empleados.
N.º 28 Tidaro: plataforma reserva puestos de trabajo y salas, pensada para entornos de oficina híbridos.
N.º 29 Smartway2: reserva programación para empresas destinado a escritorios y salas, con funciones de análisis más avanzadas.
N.º 30 UnSpot– Herramienta de gestión del espacio de trabajo con análisis de uso de la oficina integrado.
N.º 31 AgilQuest: software de gestión reserva espacios de oficina con análisis de uso y generación de informes.
N.º 32 FMS: Workplace (Sistema de gestión del espacio de trabajo): sistema que combina software (y, a menudo, hardware) para la programación y la optimización del espacio.
N.º 33 WorkInSync:reserva escritorios y sala reserva equipos híbridos, además de funciones de coordinación del lugar de trabajo.
N.º 34: Othership – reserva escritorios y espacios reserva para ayudar a los equipos a coordinar sus días de trabajo en la oficina.
N.º 35 Joan – Conocida sobre todo por su elegante hardware, combinado con el softwaresala .
Ventajas y características del mejor software de gestión de espacios de oficina
- Ayuda a los usuarios a reservar puestos de trabajo y salas de reuniones, a planificar los días en que acudirán a la oficina y a ver dónde se sientan sus compañeros. Esto facilita mucho la coordinación de los días de presencia en la oficina y evita que se llegue a una oficina llena (o medio vacía).
- También puede reducir el espacio desperdiciado. Los recordatorios y los registros rápidos ayudan a las personas a mantener sus reservas, y algunas herramientas pueden liberar automáticamente un escritorio si nadie se registra. Eso significa menos «reservas fantasma», menos asientos vacíos y un mejor uso del espacio que ya tienes.
- Para los gestores y administradores del lugar de trabajo, estas herramientas de gestión del espacio añaden control y visibilidad. Puedes ver qué se utiliza, qué no y cómo cambian las cosas con el tiempo. Esos datos te ayudan a tomar decisiones más inteligentes sobre la distribución, la capacidad y los costes.
- Muchas plataformas también admiten el registro de visitantes y la visibilidad in situ, por lo que resulta más fácil dar la bienvenida a los invitados, saber quién se encuentra en el edificio y mantener la seguridad.
Todo esto funciona gracias a unas cuantas características principales:
Métodos distintos de reserva lo hace más fácil
Una buena herramienta de gestión del espacio permite a los usuarios reservar fácilmente escritorios, salas de reuniones, cabinas telefónicas o incluso plazas de aparcamiento. Las reservas suelen poder realizarse desde distintos dispositivos, como el ordenador o el teléfono, o incluso a través de aplicaciones como Slack, Google Calendar, Microsoft Teams u Outlook.
Los registros y recordatorios controlan la asistencia.
Para asegurarse de que las personas realmente utilicen lo que reservan, el software de gestión de espacios envía recordatorios antes de la reserva. También permite a los usuarios registrarse (con un toque en su teléfono, un escaneo de código QR o a través de Slack). Esto ayuda a reducir las ausencias y proporciona a los administradores registros claros de quiénes estuvieron realmente presentes.
Reglas personalizadas que hacen que el espacio funcione para tu equipo
El mejor software de gestión del espacio te permite asignar escritorios a personas o equipos específicos, restringir quién puede reservar determinadas salas e incluso añadir tiempos de espera entre reservas si es necesario. Debes poder configurar el sistema para que se adapte al funcionamiento real de tu espacio, y no al revés.
Análisis e informes para comprender el uso del espacio.
Tu herramienta de gestión del espacio debería proporcionarte datos útiles, como qué salas son las más reservadas, qué días son los más concurridos o con qué frecuencia se utilizan los escritorios. Esto te ayuda a tomar decisiones inteligentes: reorganizar la distribución, reducir el espacio no utilizado o incluso planificar una oficina más pequeña (o más grande) si es necesario.
Cómo elegir un software de gestión de espacios de oficina
Aquí tienes una guía sencilla que te ayudará a elegir el mejor software de gestión de espacios de oficina:
1. Piensa en tus necesidades.
Las herramientas de gestión del espacio de oficina tienen muchas funciones integradas o complementos si son necesarios. Para averiguar cuál es la mejor opción para tu espacio, pregúntate a ti mismo (¡y también a tu equipo!):
- ¿Necesitas gestionar puestos de trabajo, salas de reuniones o ambos? Piensa en qué espacios de tu oficina necesitan organizarse. Algunas herramientas se centran únicamente en reserva sala o reserva escritorios, mientras que otras se encargan de todo lo que las oficinas híbridas o los espacios de coworking puedan necesitar.
- ¿Es importante la gestión de visitantes? Si su oficina recibe visitas frecuentes (clientes, candidatos a puestos de trabajo o socios), un sistema de registro de visitantes puede facilitar y garantizar la seguridad de la entrada. Algunas plataformas incluyen la gestión de visitantes, mientras que otras la ofrecen como complemento.
- ¿Quieres saber cómo se utiliza tu espacio? El análisis del lugar de trabajo puede mostrarle qué escritorios o salas son más populares, cuáles están infrautilizados y si dispone de suficiente espacio para su equipo.
- ¿Qué integraciones vas a aprovechar? Si tu equipo utiliza Slack, Microsoft Teams o Google Calendar, busca un sistema que se integre fácilmente para que las reservas y los horarios estén organizados en un solo lugar.
2. Ten en cuenta la facilidad de uso.
Asegúrate de comprobar lo intuitivas que son las aplicaciones web y móviles. Tanto el personal reserva como los responsables de supervisar el uso del espacio deben encontrar el software de gestión de espacios fácil de usar. Si un sistema es demasiado complicado, es posible que la gente evite utilizarlo, por lo que no tiene sentido invertir en él.
3. Comprueba los precios y la escalabilidad.
Los precios pueden variar en función del modelo de tarificación del software de gestión de espacios de oficina: algunas herramientas cobran por usuario, lo que puede resultar caro a medida que crece el equipo. Otras cobran por recurso, como escritorios o salas de reuniones, lo que resulta más rentable para las empresas con más empleados que espacio de oficina. Hay que estar atento a los costes ocultos, como las cuotas de instalación o los recargos por servicios de análisis o registro de visitantes. El software de gestión de espacios debe poder adaptarse al crecimiento de tu empresa.
4. Lea las opiniones de los clientes.
Antes de elegir un software para oficinas, tómate un momento para ver qué opinan los usuarios reales al respecto en sitios web como G2 o Capterra. Aunque una plataforma parezca tener excelentes funciones, también podría tener errores, una interfaz confusa o un servicio de atención al cliente lento.
5. Prueba antes de comprometerte.
La mayoría de las herramientas de gestión de espacios de oficina ofrecen pruebas gratuitas o demostraciones. Es una buena oportunidad para comprobar si el software se adapta a las necesidades de su oficina y obtener comentarios de los empleados que utilizarán el sistema a diario antes de comprometerse con un software de gestión de oficinas específico. Una vez quelo haga, quizá le interese probar Archie.
6. Prueba el mejor software de gestión del espacio.
Archie se conecta a las herramientas en las que ya confías, como Outlook, Google Calendar, Microsoft Teams, Slack y sistemas de control de acceso, lo que facilita las reservas de espacios y los registros.
Sus funciones de oficina híbrida muestran quién está llegando, qué hay disponible en tiempo real y te permiten establecer «vecindarios» de equipo para que las personas puedan sentarse juntas en los días más ajetreados. Para los espacios de coworking, Archie también cubre las membresías, los portales de marca, los eventos, la facturación y la gestión de visitantes, de modo que la experiencia de los miembros y las operaciones administrativas se encuentran en un solo lugar. Todo esto se encuentra detrás de una interfaz limpia y sencilla que la mayoría de las personas pueden aprender a usar con poca o ninguna formación.
Comparaciones rápidas
Archie frente a OfficeSpace: OfficeSpace está diseñado para grandes empresas que realizan una intensa planificación del espacio y gestión de traslados. Archie suele ser más asequible, más fácil de implementar y gestionar en el día a día, y es más adecuado si lo que buscas es información sencilla reserva, visitantes y el espacio sin los gastos generales de las «operaciones inmobiliarias».
Archie vs Nexudus: Nexudus es una plataforma de coworking muy completa con muchas opciones de personalización e integraciones, pero puede llevar más tiempo aprender a utilizarla y configurarla. Archie suele ser más sencillo y rápido de adoptar, a la vez que ofrece flujos de trabajo completos para el coworking y una sólida gestión del espacio de oficina en un solo sistema.
Archie vs Robin: Robin es una amplia suite empresarial para el lugar de trabajo con análisis avanzados y extras para la experiencia de los empleados, pero suele ser más cara y se basa en presupuestos. Archie suele ser más rápido de poner en marcha, más sencillo de gestionar y más fácil de presupuestar, con precios claros.
Archie frente a Envoy: Envoy destaca especialmente en la gestión de visitantes y en los flujos de trabajo de recepción centrados en la seguridad, con reserva espacios de oficina reserva complemento. Archie ofrece un equilibrio mayor entre reserva de escritorios, salas y visitantes, y su estructura de precios suele facilitar la planificación a los equipos.
Archie frente a Skedda: Skedda es ideal para reserva sencillas reserva reglas flexibles, pero los límites de niveles pueden resultar restrictivos a medida que se añaden más espacios reservables.sala por escritorio ysala de Archie suele ser más predecible a medida que crece el espacio de tu oficina.
Archie vs Optix: Optix se centra principalmente en los dispositivos móviles y destaca por sus automatizaciones para la experiencia de los miembros. Archie suele ser más adecuado si se desea una experiencia web y móvil más equilibrada y controles administrativos más sólidos tanto para oficinas como para espacios de coworking.
Archie vs OfficeRnD: OfficeRnD Flex es una potente solución todo en uno para operaciones avanzadas de coworking, pero su configuración puede ser más compleja y el precio suele basarse en presupuestos con complementos. Archie suele ser más fácil de implementar y manejar, al tiempo que cubre el coworking y la gestión del espacio de oficina en una sola plataforma.
Fuentes
- Sitios de reseñas (G2, Capterra)
- Investigación de productos de Archie
- Análisis del sitio web de la competencia
Berenika Teter
Gerente de contenidos de Archie, impulsada por el café de filtro y su pasión por el teletrabajo. Cuando no está escribiendo sobre espacios de coworking y lugares de trabajo híbridos, probablemente la encuentres explorando alguno.
