Tras la pandemia surgieron tantas herramientas para el teletrabajo que quizá se te haya olvidado que algunas plataformas ya existían antes de ese cambio. Como Robin, que comenzó hace más de una década como una forma sencilla de reservar salas de reuniones.
Hoy en día, la plataforma es utilizada principalmente por grandes organizaciones que buscan una experiencia de oficina más inteligente y conectada, y que están dispuestas a pagar por ello. En este artículo, analizaremos el potente conjunto de funciones de Robin para que puedas decidir si su complejidad merece la inversión o si tal vez te conviene más una plataforma como Archie, que ofrece un conjunto de funciones similar y precios más sencillos.
💡 Resumen:
Robin funciona bien para equipos muy grandes (más de 500 personas) que necesitan herramientas de programación avanzadas, análisis profundos, automatización y una amplia gama de integraciones. La contrapartida es un coste elevado y una curva de aprendizaje más pronunciada. Si necesitas una plataforma más optimizada y económica que se pueda implementar más rápidamente, una alternativa a Robin como Archie puede ser más adecuada.
Reseña del software Robin
¿Qué es Robin?
Robin (robinpowered.com, no las otras herramientas llamadas «Robin» que existen) es una plataforma de software empresarial diseñada para gestionar el entorno de trabajo híbrido. Comenzó en 2014 como una aplicación sala de reuniones y, desde entonces, se ha ampliado hasta abarcar prácticamente todas las áreas de la oficina híbrida.
En 2022, la empresa cerró una ronda de financiación de serie C de 30 millones de dólares liderada por Tola Capital, lo que elevó su financiación total a unos 60 millones de dólares. Una inversión tan significativa en ese momento demostró tanto la confianza en el software Robin como una apuesta más amplia por que el trabajo híbrido y las oficinas flexibles no iban a desaparecer.
Y hoy en día, sabemos lo bien que ha dado sus frutos esa apuesta, ya que el híbrido ha llegado para quedarse. Innumerables empresas, ya sean pioneras en el trabajo híbrido o adoptantes más cautelosos, buscan ahora herramientas como Robin, OfficeSpaceo Archie para gestionar sus lugares de trabajo de forma más eficaz.
¿Para quién es ideal Robin Powered?
Robin se posiciona ahora como una plataforma completa de gestión del lugar de trabajo con un amplio conjunto de funciones. Se centra especialmente en la experiencia de los empleados, con herramientas para orientarse, reserva y salas, y coordinar las visitas a la oficina, además de utilizar la inteligencia artificial para sugerir y reservar automáticamente los espacios adecuados para quienes los utilizan.
Una parte importante de ese enfoque consiste en estudiar no solo cómo utilizan las personas su oficina, sino también qué opinan al respecto. Las características únicas de Robin en cuanto a la experiencia de los empleados incluyen encuestas integradas, solicitudes de comentarios y seguimiento de la satisfacción, lo que lo convierte en una herramienta ideal tanto para los responsables del lugar de trabajo como para los empleados.
En última instancia, Robin está diseñado principalmente para satisfacer las necesidades de las grandes empresas y organizaciones que necesitan datos estratégicos sobre el lugar de trabajo, junto con los conjuntos de herramientas más completos y complejos. Las empresas con presupuestos más ajustados, equipos más pequeños y/o equipos de TI reducidos pueden tener dificultades con el precio elevado de la plataforma y el tiempo de implementación. En concreto, las empresas con menos de 500 empleados también pueden considerar alternativas más simplificadas a Robin. alternativas a Robin como Archie.
Ventajas y desventajas de Robin Powered
Según las reseñas de G2 y Capterra, los usuarios de Robin suelen valorar sus reserva sala de escritorios, así como su facilidad de uso en general. En palabras de un usuario empresarial que trabaja en una empresa con más de 1000 empleados: «Robin ofrece una variedad de funciones que los usuarios consideran útiles para gestionar los recursos de la oficina y coordinar las jornadas laborales».
Su estrategia de marketing se dirige explícitamente a empresas con múltiples ubicaciones y cientos de empleados, por lo que no es de extrañar que las opiniones positivas sobre Robin Powered tiendan a destacar su capacidad para coordinar políticas híbridas complejas a gran escala.
De hecho, las siguientes ventajas lo convierten en una buena opción para implementaciones híbridas de mayor envergadura:
Puntos fuertes de Robin
🢢 Funcionalidad de nivel empresarial: Robin ofrece un completo conjunto de funciones, entre las que se incluyen reserva sala escritorios, la gestión de visitantes y análisis avanzados.
🟢 Automatización espacial fiable: Los usuarios aprecian funciones avanzadas como la cancelación automática de reuniones fantasma, que libera las salas infrautilizadas y mejora automáticamente la utilización del espacio.
🟢 Experiencia pulida para los empleados: Los usuarios suelen les resulta fácil adoptar y utilizar Robin, gracias a su interfaz de usuario intuitiva y bien diseñada, tanto en el móvil como en la web. Por ejemplo, los registros automáticos a través del móvil, la red o los datos de los sensores reducen algunos de esos molestos puntos de contacto manuales para los empleados.
🟢 Integraciones empresariales sólidas: Las integraciones de Robin incluyen conexiones nativas clave con Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Teams, control de acceso y socios de sensores, entre otros.
🟢 Datos sólidos sobre el lugar de trabajo: Robin recopila información de las reservas, el control de acceso y los sensores de ocupación para proporcionar información detallada sobre las tendencias de utilización, ocupación y colaboración.
Limitaciones de Robin
Dado que Robin está diseñado para implementaciones en múltiples oficinas y de tipo empresarial, las organizaciones más pequeñas con necesidades de escritorios compartidos pueden encontrar que es más plataforma de la que realmente necesitan, especialmente teniendo en cuenta su precio y el esfuerzo de implementación.
Y con el precio elevado de Robin, cualquier limitación va a destacar. Como destaca un gestor de instalaciones en Capterra, «el producto se queda corto debido a su precio».
🔴 Mayor coste y precios opacos: A diferencia de sus competidores, que ofrecen precios transparentes por usuario o por recurso, Robin utiliza precios personalizados que requieren ponerse en contacto con el departamento de ventas. Esto dificulta la elaboración de presupuestos y la comparación de opciones por adelantado.
🔴 Gestión complicada de planos de planta: La edición o modificación de los planos de planta a menudo requiere la ayuda del equipo de Robin, lo que puede ralentizar las renovaciones de la oficina o las actualizaciones de los asientos.
🔴 Problemas menores en la interfaz de usuario: Los revisores se quejan de pequeños errores y fallos en la interfaz de usuario, especialmente en lo que respecta a la configuración, la precisión del panel de control y la visualización de la hora. La aplicación Robin Powered también recibe críticas mixtas, y varios usuarios la califican de torpe o inconsistente.
🔴 Atención al cliente más lenta: Algunos usuarios informan de que los tiempos de respuesta del equipo de atención al cliente son más lentos de lo esperado (especialmente teniendo en cuenta el precio).
🔴 Características que faltan en comparación con la competencia: Robin carece de acceso WiFi compartido con los visitantes, herramientas de evacuación de emergenciae integración de la gestión de impresión (todas ellas funciones que se incluyen en la oferta estándar de Archie). La aplicación para visitantes Robin solo está disponible para iPad (y no para tabletas Android).
Características principales y diferenciadores de Robin
Robin deja claro en su sitio web que su plataforma está diseñada para organizaciones con 500 empleados o más, siempre y cuando un tercio de ellos sean empleados habituales de la oficina (es decires decir, siempre que se disponga de un mínimo de 150 empleados híbridos) y se distribuya entre varias plantas, oficinas o edificios.
Por lo tanto, está claro que se trata de una plataforma dirigida a grandes organizaciones empresariales con una amplia presencia.
Por lo tanto, las características en las que se centra serán aquellas que resulten beneficiosas para estas grandes organizaciones, mientras que algunas pueden parecer excesivas para equipos más pequeños:
Compromiso de los empleados y experiencia en la oficina
Como ya hemos comentado, Robin invierte mucho en funciones relacionadas con la experiencia de los empleados para mejorar la vida cotidiana en las oficinas híbridas. Los equipos del lugar de trabajo pueden utilizar la plataforma para realizar encuestas periódicas sobre la experiencia en la oficina, recabar opiniones sobre los espacios o los recursos y compartir anuncios o eventos de la oficina dentro de la aplicación Robin Powered.
Mientras tanto, los empleados pueden utilizar la plataforma para ver cuándo estarán presentes sus compañeros, reservar escritorios y salas según corresponda, y recibir notificaciones o recordatorios sobre los próximos días de oficina.
«Me encanta lo fácil que es usar Robin para reserva escritorio, ver quién está en la oficina y añadir a cualquier visitante que venga a nuestras oficinas», afirma una asistente ejecutiva que lleva dos años utilizando el software de Robin. «Nos ayuda a mantener el orden en nuestra organización con tanta gente entrando y saliendo de la oficina».
Al igual que otras plataformas de gestión del lugar de trabajo, muchos empleados que utilizan Robin consideran que esta información adicional sobre quién está presente les ayuda a planificar su tiempo en la oficina de forma más eficaz (aunque algunos se quejan de la navegación y de tener que aprender algunas de las funciones más avanzadas).
reserva automatización basadas en IA
Quizás no sea sorprendente, dada su financiación de la Serie C y su enfoque empresarial, que Robin se esté inclinando en gran medida por la automatización mediante IA para varios flujos de trabajo híbridos comunes.
Por ejemplo, su reserva de puestos de trabajo utiliza automáticamente los datos de las reservas anteriores y las preferencias de cada empleado para seleccionar y reservar su puesto de trabajo de forma automática cada día que acude a la oficina. Incluso puede tener en cuenta factores como la proximidad a los compañeros de equipo favoritos y los asientos preferidos.
Del mismo modo, la IA de Robin puede buscar y reservar automáticamente salas que se ajusten al tamaño de la reunión y a cualquier necesidad de equipamiento.
Además, cuando se activa la función de protección contra reuniones abandonadas, el sistema puede liberar automáticamente una sala nadie se registra en ella dentro de un intervalo de tiempo determinado, lo que a su vez liberará espacios muy solicitados.
La plataforma también cuenta con una función de registro automático que realiza un seguimiento de la presencia en la oficina de forma automática con datos de registro procedentes de dispositivos móviles, redes y sensores de ocupación. Hablando de eso...
Registro automático
Las funciones de registro automático de Robin recopilan múltiples señales para realizar un seguimiento de la presencia en la oficina con un mínimo esfuerzo adicional por parte de los empleados.
Por ejemplo, si ha integrado el control de acceso Kisi, los usuarios pueden pasar su tarjeta para desbloquear la puerta y registrarse automáticamente en Robin. La plataforma puede vincular esa presencia a las reservas de escritorios o los registros de visitantes.
Gestión de visitantes
Al igual que muchas plataformas, Robin también incluye un sistema de gestión de visitantes diseñado para que el registro de invitados sea rápido y predecible. Los equipos del lugar de trabajo pueden crear invitaciones con la marca, recopilar los detalles de llegada con antelación y enviar a los invitados todo lo que necesitan antes de su visita (incluidas indicaciones, instrucciones para el día de la visita e información sobre el registro).
Robin también permite a los administradores exigir pasos importantes de cumplimiento durante el registro, como acuerdos de confidencialidad u otros acuerdos.
Aún así, persisten algunas limitaciones. Las pantallas de los quioscos solo funcionan en iPads (no en Android), no hay un sistema de evacuación de emergencia y la personalización avanzada puede requerir ajustes por parte del administrador.
Integraciones de Robin
Nadie quiere aprender a usar nuevas herramientas en su día a día. Por lo tanto, si quieres simplificar la oficina híbrida, debes hacerlo con las herramientas que los empleados ya utilizan.
En otras palabras, hoy en día ningún software de gestión del lugar de trabajo puede competir sin integraciones sólidas. Y, como era de esperar, Robin incluye una serie de integraciones que resultarán atractivas para las organizaciones empresariales.
Robin pone especial énfasis en las integraciones con los sistemas de comunicación y calendario en particular. Esto tiene sentido, ya que son el tipo de herramientas que los empleados utilizan a diario.
Por ejemplo, tiene integraciones nativas tanto con Microsoft 365 y Google Workspace, lo que permite a los empleados gestionar todas sus reservas directamente desde Outlook o Google Calendar.
Además, ofrece integraciones sólidas con herramientas de comunicación como Slack y Microsoft Teams, que son ideales para enviar notificaciones rápidas sobre recursos y reserva. De esta forma, puede actuar como un centro neurálgico para la oficina híbrida, manteniendo sincronizadas las reservas, los datos de presencia y las notificaciones, para que los empleados no tengan que recordar qué herramienta deben usar para cada cosa.
Robin también ofrece numerosas integraciones con sistemas de hardware y de gestión de edificios (lo cual no es de extrañar, dado su enfoque en la optimización del espacio y los registros de entrada automatizados). En concreto, se conecta con sala , plataformas de control de acceso como Kisi, Brivo y Avigilon, y sensores de ocupación como VergeSense.
Las organizaciones también pueden habilitar el inicio de sesión único (SSO) y el aprovisionamiento de usuarios a través de proveedores de identidad como Azure AD / Entra ID, Okta, OneLogin y Google Workspace.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que Robin se centra exclusivamente en la gestión del lugar de trabajo, por lo que no ofrece integración nativa con plataformas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) como Salesforce o HubSpot. Esto podría crear fricciones en las organizaciones en las que la gestión de visitantes está estrechamente relacionada con las ventas o la actividad de cara al cliente.
Dicho esto, Robin utiliza una API abierta que los clientes pueden utilizar para crear integraciones personalizadas si es necesario.
Precio de Robin
A lo largo de esta reseña, hemos destacado el enfoque de Robin en las organizaciones empresariales. Por lo tanto, probablemente no sea sorprendente que sus precios reflejen este enfoque.
Traducción: El software Robin también tiene un precio adecuado para grandes empresas con presupuestos elevados.
En concreto, Robin opera con un modelo de precios personalizados basado en presupuestos, lo que refleja su enfoque en las grandes empresas. No publica sus planes de precios, por lo que los posibles compradores deben ponerse en contacto directamente con el equipo de ventas para obtener un presupuesto específico.
Un punto de partida para la plataforma es de al menos 5000 dólares anuales, normalmente combinado con los costes de licencia por usuario. Por supuesto, para muchas de esas grandes empresas, esto es lo que esperarían pagar por un software escalable y con muchas funciones.
Pero ese coste más elevado también puede resultar prohibitivo para las organizaciones más pequeñas que están explorando la plataforma. Por ejemplo, Kiera A. en G2 escribe que elegir Archie fue una decisión fácil para su equipo, ya que «el precio presupuestado era significativamente más bajo que el de empresas como Robin».
Robin ofrece un periodo de prueba gratuito para que las empresas puedan evaluar la plataforma en su totalidad antes de comprometerse con un contrato. También cabe destacar que la empresa ofrece precios especiales para universidades y centros de enseñanza superior, lo que puede suavizar el coste para los clientes del sector educativo.
Lo que les gusta (y no les gusta) a los usuarios del software Robin
Según las opiniones de los usuarios, lo que más gusta de la aplicación y la plataforma Robin Powered es su interfaz de usuario pulida y sus sólidas funciones. En particular, los empleados destacan lo intuitiva que es reservar un escritorio o una sala, localizar a sus compañeros en un plano de la planta y añadir visitantes. Y una vez que se familiarizan con la distribución, también suelen describir la interfaz de usuario de la versión de escritorio y móvil como bien diseñada, receptiva y fácil de navegar.
Por su parte, los administradores suelen valorar las amplias opciones de configuración y las reglas de reserva de la plataforma, que les ayudan a mantener la oficina organizada.
Sin embargo, la profundidad de las funciones a nivel empresarial que hacen que Robin sea tan potente también puede resultar frustrante para algunos usuarios. Por ejemplo, algunos administradores consideran que la gran cantidad de ajustes es abrumadora y señalan que puede llevar bastante tiempo dominar todas las funciones disponibles.
«Personalmente, cuesta un poco acostumbrarse», afirma un usuario del mercado medio, «especialmente a la hora de dominar todas las funciones».
Otros mencionan que Robin puede parecer un poco sobrecargado. Pequeños errores, paneles de control inexactos y configuraciones que no siempre funcionan como se espera son temas comunes, especialmente entre los clientes del mercado medio.
«Demasiados pequeños errores», dice un responsable de instalaciones. «Quizás hay demasiadas funciones que no funcionan tan bien para el uso final. Por favor, concéntrense en hacer las pocas cosas que necesitamos y hagan que funcionen a la perfección».
La aplicación Robin Powered también se presenta como un punto débil. Algunos críticos la describen como torpe o inconsistente, aunque el servicio en general sigue funcionando bien para sus necesidades finales. De hecho, «la aplicación puede ser un poco torpe a veces, pero en general es un gran servicio», afirma un especialista en privacidad a nivel empresarial.
La edición de los planos interactivos de Robin resulta muy laboriosa y a menudo requiere la ayuda de Robin. Los usuarios informan de que los rediseños importantes obligan a volver a asignar los escritorios y las tareas desde cero.
«Si necesitas editar un plano, lleva más tiempo del que me gustaría y necesitas la ayuda de alguien de Robin», se lamenta un director senior de Operaciones de Personal de una organización empresarial. «Así que si estás llevando a cabo un gran rediseño de la planta (y utilizando escritorios o añadiendo/eliminando salas), es un poco molesto».
Y no solo editar planos puede ser complicado. «Importar planos es un verdadero problema», afirma Fred P. en Capterra. «En caso de que nuestras instalaciones se sometieran a una renovación, tendríamos que volver a hacer todo el trabajo que habíamos hecho al principio. Reasignar escritorios y ubicaciones de empleados, etc.».
Por último, la calidad del soporte técnico también parece variar. Algunos revisores dicen que los tiempos de respuesta no son tan rápidos como les gustaría, y algunos mencionan fricciones al intentar ponerse en contacto con el departamento de ventas o de atención al cliente.
Dada la complejidad de Robin y sus precios a nivel empresarial, lo que más llama la atención son estas bajas calificaciones en cuanto a configuración y asistencia. Cuando la implementación es tan compleja y la inversión tan elevada, los clientes esperan razonablemente que la incorporación y la asistencia diaria sean un punto fuerte claro, y no un posible punto débil.
En definitiva, estas experiencias no superan los aspectos positivos para la mayoría de los usuarios, que siguen otorgando a la plataforma una alta puntuación en la mayoría de los ámbitos. Sin embargo, sí sugieren que, a pesar de su nivel empresarial, la plataforma de Robin, por lo demás robusta, puede parecer menos flexible en el uso diario.
¿Es Archie una mejor alternativa que Robin?
Archie sigue un modelo de precios por recurso que es más rentable que el de la mayoría de sus competidores, incluido Robin. Por lo tanto, si el precio es su única consideración, entonces su elección será obvia.
Pero, por supuesto, el precio no suele ser el único factor determinante a la hora de evaluar un software, ni debería serlo.
Y, de hecho, Archie y Robin cubren bien los aspectos fundamentales de la gestión de un lugar de trabajo híbrido. Ambos ofrecen reserva de puestos de trabajo, sala de reuniones, gestión de visitantes, mapas interactivos de la oficina y análisis de ocupación, además de numerosas integraciones y aplicaciones web y móviles que funcionan en múltiples ubicaciones.
Por lo tanto, para muchas organizaciones, cualquiera de las dos plataformas cumplirá con los requisitos básicos necesarios para coordinar personas y espacios.
¿Cómo elegir entre dos plataformas híbridas para el lugar de trabajo con características similares? A menudo, la decisión se reduce a la facilidad de uso. Si el software no es fácil de usar, es poco probable que se puedan aprovechar todas sus ventajas.
Y en la clasificación G2, Archie supera a Robin en facilidad de uso, facilidad de configuración, facilidad de administración y calidad del soporte técnico. En resumen, los clientes de Archie consideran que la plataforma es más sencilla de implementar y manejar a lo largo del tiempo.
En última instancia, si tu objetivo es disponer del conjunto de herramientas más completo y basado en inteligencia artificial, y valoras mucho el análisis profundo y las funciones empresariales maduras, probablemente Robin te resulte muy útil. Apreciarás disponer de datos profundos y estratégicos sobre el lugar de trabajo y las amplias capacidades de Robin, siempre y cuando estés dispuesto a pagar su elevado precio.
Pero si tu objetivo es implementar un modelo híbrido verdaderamente fluido con una alta aceptación por parte de los empleados, probablemente descubrirás que una plataforma más limpia (y mucho más asequible) como Archie será la mejor opción.
Fuentes
- Sitios de reseñas (G2, Capterra)
- Investigación de productos de Archie
- Análisis del sitio web de la competencia
