Cualquiera que se encargue de la distribución de las oficinas, los calendarios de mudanzas o el mantenimiento de las instalaciones sabe lo rápido que pueden complicarse las cosas. Incluso el gestor de instalaciones más experimentado tendría dificultades para hacer frente a una gran superficie física y/o una logística compleja sin algún tipo de software sofisticado de gestión del espacio.
Y ahí es donde entran en juego plataformas como OfficeSpace Software.
En este artículo, le explicaremos qué es lo que OfficeSpace hace bien, en qué aspectos se queda corto y le ayudaremos a determinar si es la solución adecuada para las necesidades específicas de su organización.
💡 TL;DR:
OfficeSpace suele ser una excelente opción para las empresas que necesitan herramientas operativas complejas, como la gestión de traslados y el seguimiento de activos, siempre que dispongan del presupuesto necesario para sufragar los costes de licencia. Para las empresas medianas y grandes con necesidades de gestión de espacios de oficina más sencillas, plataformas como Archie pueden ser más adecuadas.
Reseña del software OfficeSpace
¿Qué es el software OfficeSpace?
Antes de entrar en materia, veamos qué es OfficeSpace Software no.
Es decir, esta no es una reseña de officespace.com, ya que officespace.com es una plataforma de marketing online para el alquiler de oficinas.
Tampoco estamos hablando del clásico de culto Office Space (aunque los fundadores Shamim Sahba y Ashkon Sabet se inspiraron en ella para ponerle nombre a su startup).
En su lugar, nos centramos en OfficeSpace Software, una sólida plataforma de gestión del lugar de trabajo creada para organizaciones que necesitan un control operativo riguroso. Traducción: es una herramienta para cualquiera que tenga que gestionar múltiples sitios, traslados frecuentes y/o instalaciones muy extensas.
¿OfficeSpace es adecuado para usted?
Excelente pregunta.
OfficeSpace está diseñado para equipos que necesitan un control y una visibilidad detallados de las complejas operaciones de su lugar de trabajo (normalmente aquellos que están adoptando modelos de trabajo híbridos, múltiples ubicaciones y movimientos constantes, tal vez todo al mismo tiempo). Está explícitamente orientado al mercado empresarial, y generalmente presta servicios a organizaciones de rápido crecimiento con más de 300 empleados y necesidades de espacio complejas.
Y, de hecho, es precisamente en el ámbito empresarial donde la plataforma destaca. Sí, ofrece herramientas estándar como «desk» y sala reserva simplificar la gestión del espacio de trabajo. Pero resulta más útil para los planificadores de espacios que buscan análisis complejos del espacio y un control exhaustivo sobre múltiples instalaciones.
Por supuesto, esa sofisticación tiene un precio. Y ese precio a menudo valdrá la pena para las grandes organizaciones que necesitan potentes flujos de trabajo, servicios de instalaciones y gestión centralizada de activos.
💡 En resumen, OfficeSpace es ideal para:
- Grandes empresas con más de 300 empleados y presencia en múltiples ubicaciones.
- Equipos inmobiliarios que necesitan una planificación avanzada y un redimensionamiento adecuado.
- Organizaciones que realizan mudanzas y reorganizaciones frecuentes;
- Empresas que realizan un seguimiento de muchos activos en diferentes ubicaciones y necesitan una visibilidad centralizada.
Para los equipos que no necesitan funciones empresariales avanzadas, es posible que OfficeSpace resulte excesivo. En esos casos, Archie suele ser una opción más adecuada, ya que se centra en la gestión de escritorios despejados y sala reserva, la gestión de visitantes y los planos de planta, con una estructura de precios por recurso que permite mantener los costes bajo control.
¿Cómo funciona OfficeSpace?
Más de 1800 organizaciones utilizan actualmente OfficeSpace para gestionar necesidades espaciales complejas y recopilar datos detallados sobre el uso del espacio. Estas son algunas de las funciones clave de OfficeSpace en las que confían para hacerlo.
Funciones principales de gestión del espacio de OfficeSpace
Las herramientas de gestión del espacio de OfficeSpace Software están diseñadas para mejorar su estrategia inmobiliaria a largo plazo. Los equipos de instalaciones e inmobiliarios pueden utilizarlas para planificar, visualizar y ejecutar cambios importantes en sus carteras.
En primer lugar, la planificación de bloques y pilas facilita la visualización de cómo se distribuyen los departamentos entre las plantas o edificios, lo que permite ajustar los diseños sin necesidad de hojas de cálculo ni auditorías manuales.
Los críticos de G2 señalan que estas herramientas han «transformado la forma en que planificamos y utilizamos los inmuebles. Adiós a Excel, a los planos en papel y a los lápices de colores».
Entonces La planificación de escenarios va un paso más allá al permitir crear y comparar múltiples modelos hipotéticos para el uso futuro del espacio.
Y una vez que hayas decidido poner tus planes en marcha, las herramientas de gestión de traslados de OfficeSpace pueden facilitar la coordinación de las reubicaciones y reorganizaciones.
Se trata de herramientas de planificación complejas que no están disponibles (o al menos no son tan robustas) en muchas otras plataformas de trabajo híbridas, por lo que OfficeSpace destaca en el mercado empresarial.
Además, se integran directamente con los datos de sensores, WiFi y sistemas de tarjetas de identificación, por lo que puede estar seguro de que su planificación siempre se basa en el uso real, y no solo en planes estáticos.
💡 Nota para los responsables de la toma de decisiones: Los equipos que requieren funciones altamente robustas y especializadas para flujos de trabajo de mantenimiento complejos, controles de inventario exhaustivos o la gestión de grandes volúmenes de datos financieros/legales, como contratos de alquiler, pueden seguir necesitando utilizar un CMMS (sistema de gestión de mantenimiento asistido por ordenador) y/o un software de gestión de tickets (como Freshservice) complementarios y específicos junto con OfficeSpace. La principal fortaleza de OfficeSpace es la planificación estratégica del espacio y la ejecución del trabajo híbrido, no el mantenimiento estricto de las instalaciones.
Funciones principales de gestión del espacio de trabajo de OfficeSpace
Al igual que cualquier software de gestión del lugar de trabajo que se precie, OfficeSpace ofrece un conjunto de herramientas que facilitan a los empleados la búsqueda y el acceso a los recursos que necesitan, y a los gestores de instalaciones el seguimiento de la utilización y el buen funcionamiento de todo.
En concreto, los empleados pueden reservar escritorios en función de la ubicación, la proximidad a sus compañeros de equipo o las comodidades disponibles, utilizando planos interactivos y el registro móvil. El sistema se conecta a tarjetas de identificación y sensores para liberar automáticamente los escritorios si nadie se registra, lo que libera más espacio para los empleados.
El reserva dereserva desala también está diseñado para eliminar los conflictos de horarios y las molestias. Los empleados pueden encontrar y reservar rápidamente el espacio de reunión adecuado en función de la capacidad, el equipo disponible y la ubicación.
Estas reserva cuentan con el firme respaldo de otras herramientas centradas en el usuario, como Wayfinding (mapas interactivos para orientar a los empleados) y la creación de zonas (zonas para equipos o trabajo basado en actividades), y la posibilidad de enviar solicitudes de mantenimiento de mantenimiento o servicios. Todas estas funciones están diseñadas para funcionar conjuntamente y crear una experiencia fluida para los empleados en la oficina híbrida.
💡 Nota para los responsables de la toma de decisiones: Aunque OfficeSpace destaca por su flexibilidad en la coordinación del lugar de trabajo, las organizaciones con necesidades exigentes de mantenimiento o gestión de contratos pueden beneficiarse de un CMMS especializado o de herramientas de gestión de tickets para complementar su configuración.
Greetly by OfficeSpace para la gestión de visitantes
En 2023, OfficeSpace cubrió un importante vacío en su oferta de gestión del lugar de trabajo con la adquisición de Greetly, una plataforma de gestión de visitantes.
Al hacerlo, se unieron a otras plataformas populares de gestión del espacio que proporcionan herramientas intuitivas tanto para los empleados y cualquier otra persona que se encuentre en la oficina.
Ahora incluido con otras herramientas de OfficeSpace, Greetly ofrece una experiencia de recepción elegante y personalizable. Los visitantes y los repartidores pueden registrarse por sí mismos utilizando quioscos con tabletas o códigos QR, mientras que el sistema se encarga automáticamente de los controles de seguridad y cumplimiento (como la recogida de firmas y acuerdos de confidencialidad). Además, notifica instantáneamente a los empleados de las llegadas a través de Slack, Teams, mensajes de texto o correo electrónico.
En definitiva, se trata de una función diseñada para ofrecer tanto a los empleados como a los visitantes una experiencia fluida y segura.
Integraciones disponibles para los clientes de OfficeSpace
Cualquiera que trabaje en una oficina moderna conoce el agotamiento que supone tener que lidiar con demasiadas plataformas. Nadie quiere tener que recordar otro nombre de usuario o aprender a manejar otra interfaz.
Por eso tantas plataformas SaaS en general, y las plataformas de experiencia en el lugar de trabajo en particular, se centran en las integraciones; si los empleados no se molestan en reservar escritorios y salas, la plataforma de gestión del espacio no puede recopilar datos procesables y todo el sistema fracasa.
Al igual que muchos de sus competidores, OfficeSpace ofrece integraciones sólidas para que pueda utilizarse dentro de los flujos de trabajo en los que ya confían los empleados y los gestores de instalaciones.
En concreto, OfficeSpace proporciona conexiones entre categorías fundamentales, entre las que se incluyen Calendarios (como Google y Outlook/M365), Comunicación (como Slack y Microsoft Teams), Sincronización de directorios (como Workday, Azure y Active Directory) y Inicio de sesión único (SSO).
Integraciones adicionales con sistemas de tarjetas de identificación, plataformas de RR. HH. como BambooHR y Workday, y herramientas de gestión de instalaciones garantizan aún más la precisión de los datos y el buen funcionamiento de los flujos de trabajo.
Por último, OfficeSpace también ofrece API y webhooks robustos que permiten a las organizaciones crear conexiones personalizadas adaptadas a sus necesidades.
En definitiva, estas integraciones están diseñadas para ayudar a reducir la fricción, mejorar la adopción y aprovechar todo el valor de las funciones de gestión del lugar de trabajo de OfficeSpace.
Detalles de precios de OfficeSpace
En general, las organizaciones que estén considerando adquirir OfficeSpace deben presupuestar unos costes de licencia considerables.
OfficeSpace ofrece un modelo por niveles basado en suscripción con tres planes principales: Lite, Essentials y Pro, además de un complemento opcional de IA para el nivel Pro. Cada plan incluye una tarifa básica por la plataforma y un número determinado de «empleados sincronizados», con cargos adicionales por empleado si se supera esa asignación. En la práctica, esto significa que el precio varía en función del tamaño de la organización y de las funciones que se necesiten.
¿Qué es OfficeSpace? no ofrece son precios públicos. No indican las tarifas en su sitio web, por lo que tendrás que programar una demostración si quieres obtener un presupuesto personalizado (es posible que también tengas que esperar un poco para reservar esa demostración). Tampoco hay ninguna prueba gratuita disponible.
Naturalmente, esta falta de transparencia en los precios dificulta la elaboración de presupuestos y la comparación de opciones por adelantado. Tendrás que invertir tiempo en demostraciones y conversaciones comerciales antes de poder evaluar si OfficeSpace se ajusta a tu presupuesto.
Y, como se suele decir, el tiempo es oro. Entre reserva , el proceso de venta y la incorporación (que, según OfficeSpace, dura unos 35 días, mientras que G2 la sitúa en unos dos meses), te enfrentas a una inversión de tiempo considerable antes de poder siquiera empezar a utilizar la plataforma.
Para las organizaciones que ya se han comprometido con una solución de nivel empresarial, este tipo de proceso prolongado puede ser la norma. Sin embargo, para los equipos que aún están sopesando sus opciones o que trabajan con presupuestos más ajustados, la falta de precios iniciales y de un período de prueba puede suponer un riesgo innecesario. Se está asumiendo un compromiso financiero antes de haber probado completamente el producto en su propio entorno.
En última instancia, la mayoría de los usuarios con necesidades complejas consideran que OfficeSpace «merece la pena», especialmente cuando se utiliza el conjunto completo de herramientas de gestión de traslados, planificación de espacios e instalaciones. Pero los equipos más pequeños que no necesitan toda esa funcionalidad pueden encontrarlo caro, sobre todo sin la posibilidad de probar primero la plataforma.
El reto de los costes por usuario
OfficeSpace cobra por empleado, lo cual es uno de los factores que puede encarecer el precio incluso más de lo necesario, especialmente en el caso de las oficinas híbridas.
Piénsalo: uno de los factores que impulsan la adopción de oficinas híbridas es el ahorro de costes que supone compartir recursos. Así que, si por ejemplo tienes dos empleados que vienen en días diferentes y por lo tanto comparten un escritorio, tiene mucho más sentido pagar por escritorio en lugar de por empleado.
Por eso, los lugares de trabajo híbridos suelen encontrar más valor en un un modelo de precios por recurso. Por ejemplo, con una plataforma como Archie, las organizaciones pagan por escritorios y salas. Su precio será el mismo si una persona utiliza un escritorio o si lo hacen cien personas.
Ventajas y desventajas de OfficeSpace, según opiniones reales de usuarios
Como una de las plataformas más antiguas en el ámbito de la gestión del espacio de trabajo, OfficeSpace se ha ganado una sólida reputación por su fiabilidad. Incluso los críticos más severos suelen sugerir que sus quejas son menores.
De hecho, muchas de las fortalezas y debilidades de OfficeSpace se reducen a una cuestión de perspectiva. Los empleados y los nuevos contratados tienden a elogiar la plataforma por su facilidad de uso, mientras que el personal operativo a veces informa de fricciones en flujos de trabajo más especializados.
Puntos fuertes de OfficeSpace: lo que gusta a los usuarios
🟢 Funcionalidades avanzadas para la planificación del espacio. OfficeSpace ofrece potentes herramientas reserva de escritorios reserva planos de planta con información sobre zonas, zonificación y datos de presencia con visión de futuro. La plataforma destaca en la planificación estratégica del espacio y proporciona a los equipos inmobiliarios el control detallado que a menudo necesitan.
🟢 Rápido desarrollo de funciones. La empresa lanza nuevas funciones cada dos semanas y afirma cumplir más del 90 % de su hoja de ruta anual. Este compromiso con la mejora continua hace que la plataforma siga evolucionando, aunque algunos usuarios señalan que puede presentar errores.
🟢 Gran aceptación entre los empleados. Los usuarios finales, incluidos los nuevos empleados, consideran que la plataforma es sencilla y fácil de adoptar. Este alto nivel de compromiso es fundamental para recopilar los datos significativos necesarios para una planificación eficaz del espacio.
🟢 Asistencia de nivel empresarial. Todos sabemos que se obtiene lo que se paga. Las organizaciones empresariales disfrutan de un gestor de proyectos dedicado, asistencia 24/7 y un enfoque de implementación formal.
Debilidades de OfficeSpace: lo que los usuarios desearían que fuera mejor
🔴 Complejidad de la interfaz. Varios revisores describen la plataforma OfficeSpace como «complicada» y pesada. Aunque la empresa se ha labrado su reputación gracias a su diseño limpio, algunos usuarios afirman que «la interfaz puede resultar un poco incómoda», «podría ser más atractiva»y «la interfaz de usuario y la selección de asientos en la versión móvil para Android son un poco torpes y ralentizan el rendimiento».
🔴 Profundidad limitada para la gestión de instalaciones. El personal operativo informa de puntos de fricción evidentes en los módulos diseñados para flujos de trabajo complejos. El sistema de tickets de solicitud de instalaciones carece de granularidad organizativa (como subcategorías) y las capacidades de gestión de activos no están a la altura de los sistemas dedicados. Los administradores no pueden actualizar los planos de planta por sí mismos; los cambios deben pasar por OfficeSpace, lo que suele tardar un día aproximadamente.
🔴 Peculiaridades en cuanto al rendimiento y la usabilidad. Algunos usuarios informan de que la plataforma puede ser lenta, lo que podría deberse a su amplio conjunto de funciones. Dicho esto, dada la alta puntuación general en cuanto a facilidad de uso, parece tratarse de pequeñas objeciones más que de problemas importantes.
🔴 Costes elevados y dificultades en la configuración. Según los datos de investigación de productos, OfficeSpace tiene un precio inicial de 60 $ al año por usuario, a lo que hay que añadir los gastos de configuración y por plano de planta. No hay prueba gratuita, e incluso reserva demostración puede suponer ciertas dificultades. El plazo de implementación de 35 días implica una inversión de tiempo considerable antes de poder empezar a utilizar la plataforma.
A pesar de estas salvedades, OfficeSpace es ampliamente reconocido como líder del sector desde hace mucho tiempo. Muchos críticos enmarcan sus críticas como pequeñas concesiones en relación con la profundidad de las funciones, la flexibilidad y el soporte empresarial que ofrece la plataforma.
Los mejores casos de uso del software OfficeSpace
Como ya hemos mencionado, la plataforma es especialmente adecuada para organizaciones con múltiples ubicaciones, diseños de oficinas complejos y necesidades operativas importantes. Por lo tanto, algunos de los mejores casos de uso de la plataforma incluyen:
- Organizaciones con múltiples ubicaciones y entornos de oficina complejos. Si gestiona, por ejemplo, tres edificios en dos ciudades con diferentes departamentos y ocupación variable, las herramientas de planificación por bloques y pilas de OfficeSpace le permitirán visualizar y optimizar la asignación de espacio en toda su cartera.
- Empresas que necesitan una gestión sólida de activos e instalaciones. Quizás seas una empresa tecnológica que realiza un seguimiento de miles de ordenadores portátiles y monitores en varias oficinas, o una empresa manufacturera que gestiona herramientas y equipos en diferentes instalaciones. OfficeSpace te proporcionará una visibilidad centralizada para evitar costosas pérdidas de equipos y responder a los problemas de mantenimiento antes de que se agraven.
- Equipos inmobiliarios que gestionan traslados y reorganizaciones frecuentes. Si su empresa está constantemente reorganizando equipos o lidiando con ampliaciones y reducciones de oficinas, las herramientas de gestión de traslados de OfficeSpace se encargarán de todo, desde cambios rápidos de escritorios hasta reubicaciones a gran escala con notificaciones automáticas.
- Empresas que requieren integraciones de presencia profundas. Si utiliza la detección de portátiles, el escaneo de tarjetas de identificación o los sensores de ocupación de Cisco, OfficeSpace vincula esos datos de presencia directamente con las reservas. Los datos de los sensores liberan automáticamente los escritorios no utilizados y le proporcionan métricas fiables para tomar decisiones sobre el lugar de trabajo.
- Empresas con necesidades de implementación formal y requisitos de asistencia 24/7. Las organizaciones de sectores regulados, las empresas globales que abarcan varias zonas horarias o las empresas con requisitos de cumplimiento estrictos se benefician de los gestores de proyectos dedicados y la asistencia ininterrumpida de OfficeSpace.
Si su organización cumple varios de estos requisitos, la profundidad de las funciones y las capacidades empresariales de OfficeSpace probablemente justifiquen su precio superior.
Una alternativa a OfficeSpace: por qué los equipos eligen Archie
Para muchas organizaciones, OfficeSpace ofrece más potencia de la que realmente necesitan. Si su objetivo principal es optimizar el trabajo híbrido en lugar de gestionar carteras inmobiliarias complejas, sus herramientas de planificación de espacios de nivel empresarial pueden resultar demasiado complejas.
Aquí es donde las alternativas a OfficeSpace como Archie ofrecen una solución más pragmática y optimizada para lugares de trabajo flexibles y modernos.
Archie se centra en ofrecer una experiencia sencilla y fácil de implementar que cubra todas las necesidades diarias de la oficina, incluyendo la reserva de escritorios y sala reserva, planos interactivos de las plantas, «quién está presente» y registro de entrada con función de liberación automática. Además, el modelo de precios basado en recursos de la plataforma, que cobra por escritorio o sala de por usuario, suele ser más rentable para los equipos híbridos y evita las elevadas tarifas de instalación.
Módulo de gestión de visitantes de Archie módulo de gestión de visitantes también es moderno y está bien integrado, y ofrece registro en quioscos, notificaciones al anfitrión, impresión de tarjetas de identificación, acuerdos de confidencialidad y listas de evacuación. Aunque Archie puede no ser compatible con algunas de las personalizaciones más complejas del flujo de trabajo de visitantes de OfficeSpace, la experiencia es fluida e intuitiva, en lugar de torpe.
En última instancia, elegir entre estas plataformas se reduce a equilibrar las necesidades de funciones, la facilidad de uso y el presupuesto para optimizar al máximo tu experiencia en el lugar de trabajo.
Si su organización necesita funciones empresariales avanzadas, como zonificación a gran escala, vecindarios o integración profunda de Cisco y presencia de tarjetas de identificación, OfficeSpace es sin duda una opción que merece la pena tener en cuenta.
Sin embargo, muchas organizaciones se dan cuenta de que, en realidad, no necesitan toda esa complejidad propia de las soluciones empresariales una vez que evalúan con sinceridad sus necesidades diarias de gestión del lugar de trabajo. Y si lo que buscas es una experiencia híbrida básica que se adapte rápidamente, con una interfaz de usuario intuitiva y sólidas reserva , todo ello con una configuración más sencilla y un coste total más bajo, Archie también debería estar en tu lista.
Fuentes
- Páginas de características y precios de OfficeSpace
- Artículos del Centro de ayuda
- Vídeos de demostración
- Perfiles de G2 y Capterra
- Investigación de productos de Archie
