Quiconque gère l'aménagement des bureaux, les calendriers de déménagement ou la maintenance des installations sait à quel point les choses peuvent rapidement se compliquer. Même le gestionnaire d'installations le plus expérimenté aurait du mal à gérer un espace physique important et/ou une logistique complexe sans un logiciel sophistiqué de gestion de l'espace.
Et c'est là qu'interviennent des plateformes telles qu'OfficeSpace Software.
Dans cet article, nous vous présenterons les points forts et les points faibles d'OfficeSpace, et nous vous aiderons à déterminer si cette solution est adaptée aux besoins spécifiques de votre organisation.
💡 TL;DR :
OfficeSpace est souvent un excellent choix pour les grandes entreprises qui ont besoin d'outils opérationnels complexes tels que la gestion des déménagements et le suivi des actifs, à condition qu'elles disposent du budget nécessaire pour couvrir les coûts de licence. Pour les moyennes et grandes entreprises dont les besoins en matière de gestion des espaces de bureau sont plus simples, des plateformes telles que Archie peuvent être plus adaptées.
Avis sur le logiciel OfficeSpace
Qu'est-ce que le logiciel OfficeSpace ?
Avant de nous lancer, voyons ce qu'est le logiciel OfficeSpace pas.
Il ne s'agit pas d'une critique d'officespace.com, car officespace.com est une plateforme de marketing en ligne dédiée à la location de bureaux.
Nous ne parlons pas non plus du film culte Office Space (même si les fondateurs Shamim Sahba et Ashkon Sabet s'en sont inspirés pour nommer leur start-up !).
Au lieu de cela, nous nous concentrons sur logiciel OfficeSpace, une plateforme robuste de gestion des lieux de travail conçue pour les organisations qui ont besoin d'un contrôle opérationnel rigoureux. Traduction : il s'agit d'un outil destiné à tous ceux qui doivent gérer plusieurs sites, des déménagements fréquents et/ou des installations tentaculaires.
OfficeSpace est-il fait pour vous ?
Excellente question.
OfficeSpace est conçu pour les les équipes qui ont besoin d'un contrôle et d'une visibilité détaillés sur leurs opérations complexes sur le lieu de travail (généralement celles qui adoptent des modèles de travail hybrides, de sites multiples et de déplacements constants, voire les trois à la fois). Il est explicitement destiné au marché des entreprises, et s'adresse généralement aux organisations à croissance rapide comptant plus de 300 employés et ayant des besoins complexes en matière d'espace.
Et c'est précisément dans ce contexte professionnel que la plateforme se distingue. Certes, elle propose des outils classiques tels que réservation de bureaux et de salles réservation faciliter la gestion des espaces de travail. Mais elle s'avère particulièrement utile pour les responsables de l'aménagement des espaces qui recherchent des analyses spatiales approfondies et un contrôle précis sur plusieurs sites.
Bien sûr, cette sophistication a un coût. Et ce prix en vaut souvent la peine pour les grandes organisations qui ont besoin de flux de travail puissants, de services d'installation et d'une gestion centralisée des actifs.
💡 En résumé, OfficeSpace est idéal pour :
- Grandes entreprises comptant plus de 300 employés et implantées sur plusieurs sites ;
- Équipes immobilières qui ont besoin d'une planification avancée et d'un redimensionnement ;
- Les organisations qui procèdent fréquemment à des déménagements et à des réorganisations ;
- Entreprises qui suivent de nombreux actifs répartis sur plusieurs sites et qui ont besoin d'une visibilité centralisée.
Pour les équipes qui n'ont pas besoin de fonctionnalités d'entreprise avancées, OfficeSpace risque d'être trop complet pour vos besoins. Dans ce cas, Archie est souvent un choix plus adapté, car il se concentre sur réservation des bureaux et des salles, réservation des visiteurs et les plans d'étage, avec une tarification à la ressource qui permet de maîtriser les coûts.
Comment fonctionne OfficeSpace ?
Plus de 1 800 organisations utilisent désormais OfficeSpace pour gérer leurs besoins complexes en matière d'espace et collecter des données granulaires sur l'utilisation de l'espace. Voici quelques-unes des principales fonctionnalités d'OfficeSpace sur lesquelles elles s'appuient pour y parvenir.
Fonctionnalités principales de gestion de l'espace OfficeSpace
Les outils de gestion de l'espace d'OfficeSpace Software sont conçus pour améliorer votre stratégie immobilière à long terme. Les équipes chargées des installations et de l'immobilier peuvent les utiliser pour planifier, visualiser et mettre en œuvre des changements majeurs dans l'ensemble de leurs portefeuilles.
Tout d'abord, la planification par blocs et par piles permet de visualiser facilement la répartition des services entre les étages ou les bâtiments, ce qui vous permet d'ajuster les agencements sans avoir recours à des feuilles de calcul ou à des audits manuels.
Les évaluateurs sur G2 soulignent que ces outils ont « transformé notre façon de planifier et d'utiliser l'immobilier. Adieu Excel, les plans papier et les crayons de couleur. »
Ensuite La planification de scénarios va encore plus loin en vous permettant de créer et de comparer plusieurs modèles hypothétiques pour l'utilisation future de l'espace.
Et une fois que vous avez décidé de mettre vos plans à exécution, les outils de gestion des déménagements d'OfficeSpace peuvent vous faciliter la coordination des déménagements et des réorganisations.
Il s'agit d'outils de planification complexes qui ne sont pas disponibles (ou du moins pas aussi performants) dans de nombreuses autres plateformes de travail hybrides, ce qui explique pourquoi OfficeSpace se démarque sur le marché des entreprises.
Ils s'intègrent directement aux données provenant des capteurs, du Wi-Fi et des systèmes de badges, ce qui vous garantit que votre planification repose toujours sur l'utilisation réelle, et non sur des plans statiques.
💡 Remarque à l'attention des décideurs : Les équipes qui ont besoin de fonctionnalités hautement robustes et spécialisées pour des workflows de maintenance complexes, des contrôles approfondis des stocks ou la gestion de vastes données financières/juridiques telles que les contrats de location peuvent encore avoir besoin d'utiliser un logiciel CMMS (Computerized Maintenance Management System) et/ou un logiciel de gestion des tickets (comme Freshservice) en complément d'OfficeSpace. Le principal atout d'OfficeSpace réside dans la planification stratégique de l'espace et l'exécution du travail hybride, et non dans la maintenance stricte des installations.
Fonctionnalités principales de gestion de l'espace de travail OfficeSpace
Comme tout logiciel de gestion des espaces de travail digne de ce nom, OfficeSpace propose une suite d'outils permettant aux employés de trouver et d'accéder facilement aux ressources dont ils ont besoin, et aux responsables des installations de suivre l'utilisation et d'assurer le bon fonctionnement des locaux.
Plus précisément, les employés peuvent réserver des bureaux en fonction de leur emplacement, de leur proximité avec leurs collègues ou des équipements disponibles, à l'aide de plans interactifs et d'un système d'enregistrement mobile. Le système se connecte aux badges et aux capteurs pour libérer automatiquement les bureaux si personne ne s'enregistre, libérant ainsi plus d'espace pour les employés.
Le réservation de salles est également conçu pour éliminer les conflits d'horaires et les tracas. Les employés peuvent rapidement trouver et réserver la salle de réunion qui leur convient en fonction de la capacité d'accueil, des équipements disponibles et de l'emplacement.
Ces réservation sont étroitement associées à d'autres outils axés sur l'utilisateur, tels que Wayfinding (cartes interactives pour guider les employés), la création de « Neighbourhoods » (zones destinées aux équipes ou au travail basé sur les activités), ainsi que la possibilité de soumettre des demandes d'intervention pour la maintenance ou les services. Ces fonctionnalités sont toutes conçues pour fonctionner ensemble afin de créer une expérience employé fluide dans le bureau hybride.
💡 Remarque à l'attention des décideurs : Bien qu'OfficeSpace excelle dans la coordination flexible des espaces de travail, les organisations ayant des besoins importants en matière de maintenance ou de gestion des contrats peuvent néanmoins tirer profit d'un système de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) spécialisé ou d'outils de gestion des tickets pour compléter leur configuration.
Greetly by OfficeSpace pour la gestion des visiteurs
En 2023, OfficeSpace a comblé une lacune importante dans son offre de gestion des espaces de travail en acquérant Greetly, une plateforme de gestion des visiteurs.
Ce faisant, ils ont rejoint les rangs d'autres plateformes de gestion de l'espace populaires qui fournissent des outils intuitifs à la fois pour les employés et toute autre personne se trouvant dans les bureaux.
Désormais intégré aux autres outils d'OfficeSpace, Greetly offre une expérience d'accueil soignée et personnalisable. Les visiteurs et les livreurs peuvent s'enregistrer eux-mêmes à l'aide de bornes tactiles ou de codes QR, tandis que le système se charge automatiquement des contrôles de sécurité et de conformité (comme la collecte des signatures et des accords de confidentialité). Il informe instantanément les employés des arrivées via Slack, Teams, SMS ou e-mail.
En somme, cette fonctionnalité est conçue pour offrir aux employés et aux visiteurs une expérience fluide et sécurisée.
Intégrations disponibles pour les clients OfficeSpace
Quiconque travaille dans un bureau moderne connaît l'épuisement que provoque le fait de jongler entre trop de plateformes. Personne ne veut avoir à mémoriser un autre identifiant ou à apprendre une nouvelle interface.
C'est pourquoi tant de plateformes SaaS en général, et les plateformes d'expérience professionnelle en particulier, se concentrent sur les intégrations ; si les employés ne prennent pas la peine de réserver des bureaux et des salles, la plateforme de gestion de l'espace ne peut pas collecter de données exploitables, et l'ensemble du système tombe à l'eau.
Comme beaucoup de ses concurrents, OfficeSpace offre donc des intégrations robustes afin de pouvoir être utilisé dans le cadre des flux de travail auxquels les employés et les gestionnaires d'installations sont déjà habitués.
Plus précisément, OfficeSpace fournit des connexions entre différentes catégories essentielles, notamment les calendriers (tels que Google et Outlook/M365), les communications (comme Slack et Microsoft Teams), Synchronisation d'annuaires (comme Workday, Azure et Active Directory) et Authentification unique (SSO).
Intégrations supplémentaires avec systèmes de badges, plateformes RH telles que BambooHR et Workday, et des outils de gestion des installations garantissent en outre l'exactitude des données et le bon déroulement des processus.
Enfin, OfficeSpace propose également des API et des webhooks robustes qui permettent aux organisations de créer des connexions personnalisées adaptées à leurs besoins.
En résumé, ces intégrations sont conçues pour aider à réduire les frictions, améliorer l'adoption et exploiter pleinement la valeur des fonctionnalités de gestion de l'espace de travail d'OfficeSpace.
Détails des tarifs OfficeSpace
En général, les organisations qui envisagent d'utiliser OfficeSpace doivent prévoir un budget important pour les coûts de licence.
OfficeSpace propose un modèle par abonnement à plusieurs niveaux avec trois formules principales: Lite, Essentials et Pro, ainsi qu'un module complémentaire optionnel d'IA pour le niveau Pro. Chaque formule comprend des frais de base pour la plateforme et un nombre défini d'« employés synchronisés », avec des frais supplémentaires par employé si vous dépassez ce quota. En pratique, cela signifie que le prix varie en fonction de la taille de votre organisation et des fonctionnalités dont vous avez besoin.
Ce qu'OfficeSpace n'offre pas , c'est la tarification publique. Ils n'affichent pas leurs tarifs sur leur site web, vous devrez donc programmer une démonstration si vous souhaitez obtenir un devis personnalisé (vous devrez peut-être attendre un certain temps avant d'obtenir cette démonstration). Il n'y a pas non plus d'essai gratuit disponible.
Naturellement, ce manque de transparence tarifaire rend plus difficile l'établissement d'un budget et la comparaison des options dès le départ. Vous devrez consacrer du temps à des démonstrations et à des entretiens commerciaux avant de pouvoir déterminer si OfficeSpace correspond à votre budget.
Et comme on dit, le temps, c'est de l'argent. Entre réservation , le processus de vente et la mise en service (qu'OfficeSpace annonce comme prenant environ 35 jours, tandis que G2 estime ce délai à environ deux mois), vous devrez consacrer un temps considérable avant même de pouvoir commencer à utiliser la plateforme.
Pour les organisations qui ont déjà opté pour une solution d'entreprise, ce type de processus long peut être la norme. Mais pour les équipes qui évaluent encore leurs options ou qui travaillent avec des budgets plus serrés, l'absence de prix initial et de période d'essai peut entraîner des risques inutiles. Vous vous engagez financièrement avant d'avoir pleinement testé le produit dans votre propre environnement.
En fin de compte, la plupart des utilisateurs ayant des besoins complexes estiment qu'OfficeSpace en vaut la peine, en particulier lorsqu'ils utilisent la suite complète d'outils de gestion des déménagements, d'aménagement de l'espace et des installations. Mais les petites équipes qui n'ont pas besoin de toutes ces fonctionnalités peuvent trouver le prix élevé, surtout sans la possibilité de tester la plateforme au préalable.
Le défi des coûts par utilisateur
OfficeSpace facture par employé, ce qui est l'un des facteurs qui peuvent faire grimper le prix encore plus que nécessaire, en particulier pour les bureaux hybrides.
Réfléchissez-y : l'un des facteurs déterminants dans l'adoption des bureaux hybrides réside dans les économies réalisées grâce au partage des ressources. Ainsi, si, par exemple, deux employés viennent travailler à des jours différents et partagent donc un même bureau, il est beaucoup plus logique de payer par bureau plutôt que par employé.
C'est pourquoi les lieux de travail hybrides trouvent généralement plus d'intérêt dans un tarification par ressource. Par exemple, avec une plateforme comme Archie, les les organisations paient pour des bureaux et des salles. Leur prix sera le même qu'une seule personne utilise un bureau ou que cent personnes le font.
Avantages et inconvénients d'OfficeSpace, d'après les avis réels des utilisateurs
En tant que l'une des plus anciennes plateformes dans le domaine de la gestion des espaces de travail, OfficeSpace s'est forgé une solide réputation de fiabilité. Même les critiques les plus sévères ont tendance à suggérer que leurs plaintes sont mineures.
En effet, bon nombre des forces et des faiblesses d'OfficeSpace dépendent du point de vue. Les employés et les nouvelles recrues ont tendance à louer la plateforme pour sa facilité d'utilisation, tandis que le personnel opérationnel signale parfois des frictions dans les flux de travail plus spécialisés.
Points forts d'OfficeSpace : ce que les utilisateurs apprécient
🟢 Des fonctionnalités avancées pour l'aménagement de l'espace. OfficeSpace propose des outils complets réservation de bureaux réservation de planification d'espace, intégrant des fonctionnalités de regroupement par zone, de zonage et de données de présence prospectives. La plateforme excelle dans la planification stratégique de l'espace et offre aux équipes immobilières le contrôle détaillé dont elles ont souvent besoin.
🟢 Développement rapide des fonctionnalités. La société publie de nouvelles fonctionnalités toutes les deux semaines et affirme réaliser plus de 90 % de son plan d'action annuel. Cet engagement en faveur d'une amélioration continue permet à la plateforme d'évoluer, même si certains utilisateurs signalent qu'elle peut présenter des bugs.
🟢 Forte adoption par les employés. Les utilisateurs finaux, y compris les nouvelles recrues, trouvent la plateforme simple et facile à adopter. Ce niveau d'engagement élevé est essentiel pour collecter les données pertinentes nécessaires à une planification efficace de l'espace.
🟢 Assistance de niveau entreprise. Nous savons tous que l'on en a pour son argent. Les entreprises bénéficient d'un chef de projet dédié, d'une assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et d'une approche de déploiement formelle.
Faiblesses d'OfficeSpace : ce que les utilisateurs aimeraient voir amélioré
🔴 Complexité de l'interface. Plusieurs évaluateurs décrivent la plateforme OfficeSpace comme « compliquée » et « lourde ». Bien que l'entreprise ait bâti sa réputation sur un design épuré, certains utilisateurs affirment que «l'interface peut être un peu maladroite», qu'elle « pourrait être plus attrayante »» et que «l'interface utilisateur et la sélection des sièges sur la version mobile Android sont un peu maladroites et lourdes en termes de performances.
🔴 Profondeur limitée pour la gestion des installations. Le personnel opérationnel signale des points de friction distincts dans les modules conçus pour des flux de travail complexes. Le système de tickets de demande d'installation manque de granularité organisationnelle (comme les sous-catégories) et les capacités de gestion des actifs sont inférieures à celles des systèmes dédiés. Les administrateurs ne peuvent pas mettre à jour eux-mêmes les plans d'étage ; les modifications doivent passer par OfficeSpace, ce qui prend généralement un jour environ.
🔴 Performances et particularités d'utilisation. Certains utilisateurs signalent que la plateforme peut être lente, ce qui est peut-être dû à son ensemble complet de fonctionnalités. Cela dit, compte tenu des notes généralement élevées en matière de facilité d'utilisation, il semble s'agir davantage de petits détails que de problèmes majeurs.
🔴 Coûts élevés et difficultés de mise en place. D'après nos recherches, OfficeSpace coûte à partir de 60 $ par utilisateur et par an, auxquels s'ajoutent des frais d'installation et des frais liés au plan d'étage. Il n'y a pas d'essai gratuit, et même réservation démonstration peut s'avérer compliquée. Le délai de mise en œuvre de 35 jours implique un investissement en temps considérable avant de pouvoir commencer à utiliser la plateforme.
Malgré ces réserves, OfficeSpace est largement reconnu comme un leader de longue date dans son secteur. De nombreux critiques considèrent leurs critiques comme des compromis mineurs par rapport à la richesse des fonctionnalités, à la flexibilité et au soutien aux entreprises offerts par la plateforme.
Les meilleurs cas d'utilisation du logiciel OfficeSpace
Comme nous l'avons vu, la plateforme est particulièrement bien adaptée aux organisations disposant de plusieurs sites, d'aménagements de bureaux complexes et de besoins opérationnels importants. Voici donc quelques-uns des meilleurs cas d'utilisation de la plateforme :
- Organisations disposant de plusieurs sites et d'environnements de bureau complexes. Si vous gérez par exemple trois bâtiments répartis dans deux villes, avec différents services et des taux d'occupation variables, les outils de planification par blocs et par étages d'OfficeSpace vous permettront de visualiser et d'optimiser l'attribution des espaces dans l'ensemble de votre portefeuille.
- Les entreprises qui ont besoin d'une gestion robuste de leurs actifs et de leurs installations. Vous êtes peut-être une entreprise technologique qui gère des milliers d'ordinateurs portables et d'écrans répartis dans plusieurs bureaux, ou une entreprise manufacturière qui gère des outils et des équipements dans plusieurs installations. OfficeSpace vous offre une visibilité centralisée qui vous permet d'éviter les pertes d'équipements coûteuses et de réagir aux problèmes de maintenance avant qu'ils ne s'aggravent.
- Équipes immobilières gérant des déménagements et des réorganisations fréquents. Si votre entreprise procède régulièrement à des remaniements d'équipes ou fait face à des expansions et des contractions de bureaux, les outils de gestion des déménagements d'OfficeSpace s'occupent de tout, des simples changements de bureau aux déménagements à grande échelle, avec des notifications automatisées.
- Entreprises nécessitant des intégrations approfondies en matière de présence. Si vous utilisez la détection des ordinateurs portables, la lecture des badges ou les capteurs de présence Cisco, OfficeSpace relie directement ces données de présence aux réservations. Les données des capteurs libèrent automatiquement les bureaux inutilisés et vous fournissent des indicateurs fiables pour prendre des décisions concernant votre espace de travail.
- Entreprises ayant des besoins de déploiement formels et nécessitant une assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Les organisations issues de secteurs réglementés, les entreprises internationales couvrant plusieurs fuseaux horaires ou les entreprises soumises à des exigences strictes en matière de conformité bénéficient des services des chefs de projet dédiés et de l'assistance 24 h/24 d'OfficeSpace.
Si votre organisation coche plusieurs de ces cases, les fonctionnalités avancées et les capacités d'entreprise d'OfficeSpace justifient probablement son prix élevé.
Une alternative à OfficeSpace : pourquoi les équipes choisissent Archie
Pour de nombreuses organisations, OfficeSpace offre plus de puissance qu'elles n'en ont réellement besoin. Si votre objectif principal est d'optimiser le travail hybride plutôt que de gérer des portefeuilles immobiliers complexes, ses outils de planification d'espace de niveau entreprise peuvent vous sembler trop complexes.
C'est là que les alternatives à OfficeSpace telles qu'Archie , offrent une solution plus pragmatique et rationalisée pour des lieux de travail flexibles et modernes.
Archie s'attache à offrir une expérience fluide et intuitive qui répond à tous les besoins quotidiens au bureau, y compris la réservation de bureaux et réservation de salles, les plans d'étage interactifs, la fonctionnalité « qui est présent » et l'enregistrement avec déverrouillage automatique. De plus, le modèle de tarification basé sur les ressources de la plateforme, qui facture par bureau ou par salle plutôt que par utilisateur, est généralement plus rentable pour les équipes hybrides et évite des frais d'installation élevés.
Module de gestion des visiteurs d'Archie module de gestion des visiteurs est également moderne et bien intégré, offrant des fonctionnalités telles que l'enregistrement à une borne, les notifications à l'hôte, l'impression de badges, les accords de confidentialité et les listes d'évacuation. Bien qu'Archie ne prenne pas en charge certaines des personnalisations plus complexes du flux de travail des visiteurs proposées par OfficeSpace, l'expérience est fluide et intuitive, plutôt que maladroite.
En fin de compte, le choix entre ces plateformes revient à trouver le juste équilibre entre les fonctionnalités requises, la facilité d'utilisation et le budget afin d'optimiser au mieux votre expérience professionnelle.
Si votre organisation a besoin de fonctionnalités avancées pour les entreprises, telles que le zonage à grande échelle, les quartiers ou l'intégration approfondie de Cisco et de la présence de badges, OfficeSpace mérite sans aucun doute d'être retenu.
Mais de nombreuses entreprises se rendent compte qu’elles n’ont en réalité pas besoin de toute cette complexité propre aux solutions d’entreprise une fois qu’elles ont honnêtement évalué leurs besoins quotidiens en matière de gestion des espaces de travail. Et si vous recherchez une expérience hybride essentielle, alliant une mise en place rapide, une interface utilisateur épurée et réservation performantes, le tout avec une configuration plus simple et un coût total réduit, Archie devrait également figurer sur votre liste.
Sources
- Pages consacrées aux fonctionnalités et aux tarifs d'OfficeSpace
- Articles du centre d'aide
- Vidéos de démonstration
- Profils G2 et Capterra
- Recherche de produits par Archie
