- Lo que aprenderás
- Las principales ventajas que hacen que deskbird sea tan popular entre los equipos pequeños y medianos
- Las limitaciones más comunes que mencionan los usuarios
- Cómo influye en los costes el modelo de precios por usuario de deskbird
- Cómo se comparan alternativas como Archie
Cuando el trabajo híbrido despegó durante la pandemia, apareció toda una oleada de nuevas herramientas para el lugar de trabajo, todas ellas con la promesa de solucionar el caos.
Muchas de ellas tuvieron una vida efímera. Sin embargo, otras, como deskbird, lograron mantenerse en el mercado al centrarse en lo que los equipos híbridos realmente necesitan: reserva sencilla reserva de puestos de trabajo, horarios flexibles y una forma fácil de coordinar los días de oficina.
En este artículo, le explicaremos qué es deskbird hace bien y en qué aspectos los usuarios dicen que se queda corto, para ayudarte a decidir si es la opción adecuada para tu lugar de trabajo.
¿Qué es Deskbird?
deskbird es una plataforma de gestión del lugar de trabajo basada en la nube, diseñada para facilitar a los empleados, jefes de equipo y responsables de oficina el uso del lugar de trabajo y optimizar estrategias de trabajo híbridas, como el hot desking.
Se fundó en 2020 y desde entonces ha crecido de forma constante y rápida. De hecho, la empresa se autodenomina «la plataforma de gestión del lugar de trabajo de más rápido crecimiento en Europa» y recientemente ha obtenido 23 millones de dólares en financiación de la serie B. Afirma que tiene previsto invertir estratégicamente esta nueva financiación de deskbird en ecosistemas de trabajo más inteligentes que «se adapten, aprendan y optimicen en tiempo real».
El futuro es sin duda prometedor, pero centrémonos en la situación actual de la aplicación Deskbird para ayudarte a decidir si es la opción adecuada para ti.
¿Cuáles son los puntos fuertes de Deskbird?
deskbird se ha ganado una sólida reputación gracias a su completo conjunto de funciones y su diseño centrado en el usuario. Los usuarios coinciden especialmente en que la interfaz es increíblemente intuitiva y fácil de usar.
Más allá de su «diseño claro» y su «alta transparencia», esto es lo que deskbird :
🢢 Reserva rápida y, por lo general, solo requiere unos pocos clics; además, la disponibilidad de recursos en tiempo real evita las reservas duplicadas.
🟢 Los administradores pueden organizar a los usuarios por ubicación o función, lo que hace que los anuncios, los eventos del equipo y las comunicaciones en el lugar de trabajo sean más relevantes y específicos.
🟢 Las sólidas integraciones con Slack, Microsoft Teams y Outlook facilitan a los empleados la reserva de espacios sin abandonar sus flujos de trabajo habituales.
🟢 Los usuarios elogian constantemente atención al cliente, destacando lo receptivo y servicial que es el equipo de Deskbird durante la incorporación y el uso continuo.
🟢 Los usuarios también aprecian cómo deskbird fomenta la colaboración presencial, especialmente la opción de ver cuándo los compañeros de equipo tienen previsto estar en la oficina y coordinar las jornadas de trabajo.
¿Cuáles son los puntos débiles de Deskbird?
🔴 Las funciones de análisis y generación de informes son más básicas que las de muchos competidores y podrían no ser suficientes para las organizaciones que buscan mejorar la utilización del espacio de trabajo.
🔴 Los equipos más grandes y/o complejos pueden encontrar limitadas sus opciones de personalización. Por ejemplo, los administradores pueden tener dificultades para adaptar los planos de planta, las reglas o los permisos de los grupos de usuarios exactamente como desean.
🔴 Los clientes con planes de precios más bajos pueden tener dificultades con las limitaciones de las funciones o con retrasos ocasionales en la sincronización entre la plataforma y las aplicaciones de calendario externas (algunos usuarios señalan problemas al conectarse con Outlook o Google Calendar).
🔴 El modelo por usuario de la plataforma puede resultar caro rápidamente, especialmente para organizaciones con presupuestos ajustados o con grandes plantillas híbridas en las que no todos los empleados acuden al trabajo con regularidad.
Dicho esto, deskbird sigue siendo una herramienta importante que puede funcionar bien para el caso de uso adecuado, especialmente para equipos pequeños y medianos que necesitan reserva de puestos de trabajo compartidos sin una curva de aprendizaje demasiado pronunciada.
Si te gusta el enfoque de deskbird sobre el trabajo híbrido, pero te parece un poco limitado, Archie es una excelente alternativa a tener en cuenta. Te ofrece análisis más claros y detallados para que puedas comprender realmente cómo se utilizan tus escritorios y salas. También te da más libertad para configurar planos de planta, reserva y permisos de una manera que se adapte a equipos más grandes o complejos.
Además, Archie se conecta fácilmente con herramientas de calendario y utiliza precios basados en recursos, por lo que pagas por los escritorios y las salas que gestionas, no por cada usuario, lo que facilita el control de los costes.
Características principales de Deskbird
Tal y como promete, el software Deskbird cumple a la perfección con las funciones básicas de gestión de escritorios yreserva sala . Y lo hace con lo que los usuarios describen como una experiencia de usuario «ridículamente sencilla».
Analicemos algunas de las características principales de Deskbird:
Mesa y sala reserva
Los empleados pueden utilizar deskbird para reservar recursos mediante planos interactivos, lo que les permite visualizar la distribución de la oficina, ver quién está sentado en cada sitio y seleccionar un puesto cercano. Reserva filtrar por «grupos de trabajo» y por servicios (como monitores dobles o cargadores de vehículos eléctricos, por ejemplo). Por otra parte, funciones como reserva , los registros de entrada mediante códigos QR o geolocalización, y las cancelaciones automáticas en caso de ausencias garantizan un funcionamiento fluido.
«Modo quiosco» para salas de reuniones
El «modo quiosco» te permite utilizar tabletas comunes o pantallas de navegador fuera de salas de reuniones mostrar el estado en tiempo real, facilitar reserva instantánea y gestionar los registros de entrada. Los indicadores LED opcionales también pueden señalar rápidamente el estado de una sala.
Programación híbrida de equipos
deskbird ofrece un completo conjunto de herramientas para reducir los conflictos de programación, apoyar la cohesión del equipo y, en última instancia, facilitar la jornada laboral de todos. Por ejemplo, los empleados pueden compartir cuándo tienen previsto estar en la oficina, ver los días en que sus compañeros estarán presentes y seguir a sus compañeros de equipo para coordinar los horarios más fácilmente. El sistema también señala los conflictos de política, como cuando alguien intenta reservar más días de presencia en la oficina de los permitidos.
Gestión de visitantes
deskbird ayuda a simplificar el proceso de llegada de visitantes mediante integrando las visitas con otros módulos de programación. Los invitados pueden registrarse previamente para las visitas, los anfitriones reciben notificaciones a través de Microsoft Teams o por correo electrónico, y hay un panel de control para recepcionistas que permite realizar un seguimiento de las llegadas. La plataforma también ofrece el modo «Visitor Kiosk», que permite a los invitados registrarse ellos mismos en una tableta, mientras que los visitantes sin cita previa pueden registrarse en el acto. Todo se sincroniza con un registro de visitantes en tiempo real para garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo.
Dicho esto, las capacidades de gestión de visitantes de Deskbird son, en general, menos maduras que las de muchas alternativas disponibles. Por ejemplo, actualmente no incluye funciones disponibles en plataformas como Archie, tales como la impresión nativa de tarjetas de identificación, la captura de fotos o la firma integrada de acuerdos de confidencialidad que ofrecen algunas plataformas.
Integraciones de Deskbird
Una de las ventajas más evidentes de deskbird es su numerosas integraciones. La empresa pone claramente un gran énfasis en integrarse perfectamente en las herramientas que ya utilizan sus usuarios, como lo demuestra una biblioteca de integraciones notablemente más grande que la que ofrecen actualmente muchos de sus competidores.
En concreto, Deskbird cuenta con más de 200 conectores disponibles, entre los que se incluyen proveedores de identidad, sistemas de recursos humanos, plataformas de colaboración y herramientas de calendario, tanto grandes como pequeñas.
Sin duda, algunas de las integraciones de Deskbird más populares son las que se encuentran en casi todas las plataformas similares: Slack, Google Workspace y Microsoft 365. Sin ellas, sería difícil garantizar el buen funcionamiento de los entornos de trabajo híbridos y a distancia. Esto se debe a que permiten a los empleados buscar escritorios o salas, reservar espacios, comprobar quién está en la oficina o recibir reserva sin salir de su chat o calendario.
La plataforma también admite integraciones a nivel empresarial para equipos de TI y RR. HH. A través de SSO y SCIM, se conecta con proveedores como Azure AD, Okta y Google Workspace para automatizar el aprovisionamiento. Las empresas que prefieren la incorporación masiva sin SSO pueden cargar archivos CSV en su lugar.
Y dado que las políticas híbridas suelen depender de saber dónde se encuentran las personas o en qué departamento trabajan, muchas organizaciones también conectan Deskbird a sus sistemas de RR. HH. para que los datos de los empleados se mantengan actualizados.
Dicho esto, los responsables de RR. HH. deben confirmar que sus herramientas funcionan con deskbird, ya que un crítico descubrió que la plataforma «no cuenta con las herramientas avanzadas de recursos humanos o gestión de proyectos que incluyen algunas alternativas».
Pero, en última instancia, la amplia biblioteca de conectores de Deskbird le da una ventaja para las empresas con pilas más complejas o requisitos de sistema más específicos.
Por supuesto, muchos equipos no necesitarán realmente acceder a una biblioteca de integraciones tan robusta; las integraciones básicas con Teams, Slacky las principales herramientas de calendario, como Google Calendar probablemente cubrirán las necesidades diarias de la mayoría de las organizaciones.
Por último, cabe destacar que, al igual que otras plataformas como Archie, deskbird también ofrece una API abierta. Esto permite a los equipos crear sus propios flujos de trabajo o conectar herramientas internas adicionales según sea necesario.
Planes de precios de Deskbird
💡 Actualización de abril de 2026: deskbird ha simplificado su estructura de precios, abandonando sus anteriores planes gratuitos y por niveles. Sigue utilizando un modelo de precios por usuario, por lo que se paga por cada empleado en lugar de por puestos de trabajo o salas.
El plan Business tiene un precio a partir de 2,75 € (aprox. 3,75 $) por usuario al mes (facturación anual) e incluye lo esencial, como reserva de puestos de trabajo, las aplicaciones móviles y los planos de las plantas.
Las funciones más avanzadas se incluyen en los planes Professional y Enterprise, cuyos precios son personalizados, y varias funciones clave (como la gestión de visitantes o sala de reuniones) están disponibles como complementos de pago.
En general, la plataforma ofrece una buena relación calidad-precio para organizaciones con un número predecible de usuarios y una configuración de oficina estándar. Sin embargo, el modelo por usuario puede suponer un coste más elevado para organizaciones con muchos empleados que comparten un número limitado de escritorios.
Piensa en una empresa que ha adoptado un modelo híbrido de alta utilización, en el que dos o tres empleados comparten un mismo escritorio en días diferentes. Con deskbird, en lugar de pagar por ese escritorio, pagan por esos dos o tres empleados. Si añades más empleados a la ecuación, verás cómo los costes pueden empezar a aumentar rápidamente.
Por eso, Archie, competidor de deskbird, utiliza precios por recurso para escritorios y salas. Se trata de una estructura de precios mucho más rentable cuando es habitual compartir puestos de trabajo o cuando solo una pequeña parte de los empleados se encuentra en la oficina en un momento dado.
Afortunadamente para quienes evalúan cualquiera de las dos plataformas, tanto deskbird y Archie ofrecen pruebas gratuitas.
Reseñas de Deskbird
Lo hemos dicho antes y lo repetimos: a la gente le gusta la experiencia de usuario sencilla y limpia de deskbird. Empieza a leer cualquier número de reseñas sobre deskbird y verás que muchas personas «se han enamorado de la interfaz de usuario».
Y eso es importante, porque una buena interfaz no solo tiene que ser bonita. Se trata de hacer que el trabajo híbrido funcione realmente. Si los empleados pueden aprender rápidamente a navegar por una plataforma sin necesidad de formación adicional, es más probable que la adopten rápidamente y la utilicen de forma habitual. También significa que las personas pueden dedicar menos tiempo a averiguar cómo reservar un escritorio y más tiempo a realizar su trabajo.
La disposición intuitiva y el diseño adaptado a dispositivos móviles de deskbird están pensados, en definitiva, para que trabajar reserva resulte tan natural como respirar.
Y herramientas como su Social Office Feed y Office Events incluso hacen que venir a la oficina (¿nos atrevemos a decirlo?) divertida. «Me gusta cómo conecta a los compañeros de trabajo y mejora la colaboración en la oficina, lo que realmente une a las personas», afirma un crítico de G2. «Con un equipo híbrido, la gente quería saber quién estaba en la oficina y cuándo, para poder planificar la asistencia y el tiempo social», dice otro.
Por supuesto, ninguna herramienta es perfecta. Así que, al empezar a leer las reseñas sobre Deskbird, también verás que surge otro tema: la plataforma no siempre funciona tan bien como te gustaría.
Por ejemplo, un usuario de G2 lo considera «un software decente que adolece de errores», y que «las funciones existentes parecen no funcionar con frecuencia, por ejemplo, la sincronización del calendario de Outlook para reserva salas de reuniones». Y aquellos usuarios que no quieran descargar la aplicación de Deskbird pueden encontrar difícil de usar el portal web en sus teléfonos.
Otro tema que surge de las reseñas sobre Deskbird es la limitada capacidad analítica de la plataforma. Como ya hemos comentado, muchas empresas considerarán que los informes de Deskbird carecen de granularidad y opciones avanzadas.
Por ejemplo, la plataforma suele quedarse corta a la hora de desglosar los datos por equipo o por usuario individual, lo que dificulta a los gestores identificar qué áreas están infrautilizadas o constantemente sobrecargadas.
Además, algunos análisis detallados solo están disponibles en planes de nivel superior, y la capacidad para generar informes personalizados o detallados es limitada, a menos que las organizaciones se integren con herramientas de BI externas o utilicen API abiertas.
En conjunto, estas limitaciones pueden dificultar que las organizaciones profundicen en los detalles necesarios para una planificación significativa del lugar de trabajo. Como dice un usuario en G2: «Creo que podría proporcionar análisis e informes más detallados, ya que ofrece análisis más básicos, pero no tan reveladores».
¿Es Archie una alternativa mejor que Deskbird?
Al final, si tu prioridad principal es una herramienta de programación híbrida sencilla, deskbird te será de gran utilidad. La plataforma sin duda puede funcionar muy bien para equipos pequeños y medianos. Pero, como ha señalado un crítico, la plataforma «puede parecer un poco limitada» para organizaciones y oficinas más complejas.
Por eso, las empresas, grandes y pequeñas, que intentan adaptarse a todas las complejidades y realidades a menudo complejas de los modelos de trabajo modernos, suelen preferir software de oficina híbrido más robusto, como Archie.
De hecho, Archie está diseñado específicamente para la realidad híbrida en la que viven la mayoría de las empresas: donde los equipos comparten escritorios, las oficinas cambian cada semana y las herramientas de trabajo deben adaptarse a un movimiento constante en lugar de a un conjunto de reglas fijas.
Así que, mientras que una de las frustraciones más comunes con Deskbird es que puede empezar a parecer limitado a medida que las empresas crecen, Archie es esencialmente lo contrario. Es limpio e intuitivo para equipos pequeños y, de hecho, se vuelve incluso más útil (y no más rígido) a medida que se añaden más usuarios y nuevos flujos de trabajo.
El precio comienza en 2,80 dólares al mes por escritorio, en lugar de por usuario, lo que resulta más fácil de escalar si se cuenta con una gran plantilla híbrida en la que no todos acuden al trabajo todos los días. Archie también obtiene una puntuación más alta en cuanto a facilidad de configuración y atención al cliente, y los críticos destacan lo rápido que es de implementar y lo receptivo que es el equipo cuando se necesita ayuda.
En cuanto a las funciones, sigues disponiendo de todas las reserva básicas reserva que cabría esperar: aplicaciones web y móviles, reserva para tabletas, visibilidad por grupos y ,e integraciones de calendario con herramientas como Teams, Outlook, Slack y Google Calendar.
Además, Archie incorpora controles y funciones de seguridad más avanzados que deskbird no ofrece de la misma manera, como la aprobación de las reservas por parte del administrador, formularios personalizados en el reserva , captura de fotos de los visitantes e impresión de tarjetas de identificación, firma electrónica nativa y los flujos de trabajo de evacuación de emergencia.
Esa combinación hace que Archie resulte lo suficientemente sencillo para equipos pequeños, pero lo suficientemente potente para configuraciones más grandes, con varias oficinas, que necesitan más control sin añadir fricciones adicionales.
Fuentes
- Sitios de reseñas (G2, Capterra)
- Investigación de productos de Archie
- Análisis del sitio web de la competencia
