Tant d'outils destinés au travail hybride ont vu le jour après la pandémie qu'on pourrait en oublier que certaines plateformes existaient déjà avant cette évolution. C'est le cas de Robin, qui a vu le jour il y a plus de dix ans comme un simple moyen de réserver des salles de réunion.
Aujourd'hui, la plateforme est principalement utilisée par les grandes organisations qui recherchent une expérience de bureau plus intelligente et plus connectée et qui sont prêtes à payer pour cela. Dans cet article, nous allons passer en revue les puissantes fonctionnalités de Robin afin que vous puissiez décider si sa complexité vaut l'investissement, ou si vous pourriez trouver un meilleur équilibre avec une plateforme comme Archie qui offre des fonctionnalités similaires et une tarification plus simple.
💡 TL;DR :
Robin convient parfaitement aux très grandes équipes (500+ personnes) qui ont besoin d'outils de planification avancés, d'analyses approfondies, d'automatisation et d'un large éventail d'intégrations. En contrepartie, son coût est élevé et sa prise en main plus difficile. Si vous avez besoin d'une plateforme plus simple, plus économique et plus rapide à mettre en place, une alternative à Robin telle qu'Archie peut être plus adaptée.
Critique du logiciel Robin
Qu'est-ce que Robin ?
Robin (robinpowered.com, à ne pas confondre avec les autres outils « Robin » disponibles sur le marché) est une plateforme logicielle d'entreprise conçue pour gérer les environnements de travail hybrides. Lancée en 2014 sous la forme d'une application de réservation de salles de conférence, elle s'est depuis développée pour couvrir pratiquement tous les domaines du bureau hybride.
En 2022, l'entreprise a clôturé un tour de financement de série C de 30 millions de dollars mené par Tola Capital, ce qui a porté son financement total à environ 60 millions de dollars. Un investissement aussi important à cette époque témoignait à la fois de la confiance dans le logiciel Robin et d'un pari plus large sur la pérennité du travail hybride et des bureaux flexibles.
Et aujourd'hui, nous savons à quel point ce pari a été payant, puisque le modèle hybride est désormais bien ancré dans nos habitudes. D'innombrables entreprises, qu'elles aient été les premières à adopter le travail hybride ou qu'elles aient fait preuve de plus de prudence, recherchent désormais des outils tels que Robin, OfficeSpaceou Archie pour gérer plus efficacement leurs espaces de travail.
À qui Robin Powered convient-il le mieux ?
Robin se positionne désormais comme une plateforme complète de gestion des espaces de travail dotée d'un ensemble complet de fonctionnalités. Elle met fortement l'accent sur l'expérience des employés, avec des outils d'orientation, réservation et de salles, et de coordination des visites au bureau, ainsi que l'utilisation de l'IA pour suggérer et réserver automatiquement les espaces adaptés aux utilisateurs.
Une grande partie de cette approche consiste à évaluer non seulement la manière dont les employés utilisent leur bureau, mais aussi ce qu'ils en pensent. Les fonctionnalités uniques de Robin en matière d'expérience employé comprennent des sondages intégrés, des invites de commentaires et un suivi de la satisfaction, ce qui en fait un excellent outil pour les responsables et les employés.
En fin de compte, Robin est principalement conçu pour répondre aux besoins des grandes entreprises et organisations qui ont besoin de données stratégiques sur le lieu de travail ainsi que d'outils complets et complexes. Les entreprises disposant de budgets plus serrés, d'équipes plus petites et/ou d'équipes informatiques réduites peuvent être confrontées à des difficultés en raison du prix élevé de la plateforme et du temps nécessaire à sa mise en œuvre. Plus précisément, les entreprises de moins de 500 employés peuvent également envisager des solutions plus simples. Robin telles qu'Archie.
Avantages et inconvénients de Robin Powered
D'après les avis publiés sur G2 et Capterra, les utilisateurs de Robin apprécient particulièrement ses réservation de salles et de bureaux, ainsi que sa facilité d'utilisation générale. Pour citer un utilisateur en entreprise travaillant dans une entreprise de plus de 1 000 personnes : « Robin offre une variété de fonctionnalités que les utilisateurs trouvent utiles pour gérer les ressources de bureau et coordonner les journées de travail. »
Leur marketing cible explicitement les entreprises disposant de plusieurs sites et comptant des centaines d'employés. Il n'est donc pas surprenant que les avis positifs sur Robin Powered soulignent généralement sa capacité à coordonner des politiques hybrides complexes à grande échelle.
En effet, les points forts suivants en font un choix idéal pour les déploiements hybrides à grande échelle :
Les points forts de Robin
🢢 Fonctionnalités de niveau entreprise : Robin propose une suite complète de fonctionnalités, notamment réservation de salles et de bureaux, la gestion des visiteurs et des analyses avancées.
🟢 Automatisation fiable de l'espace : Les utilisateurs apprécient fonctionnalités avancées telles que l'annulation automatique des réunions fantômes, qui libère les salles sous-utilisées et améliore automatiquement l'utilisation de l'espace.
🟢 Expérience employé optimisée : Les utilisateurs trouvent généralement trouvent assez facile d'adopter et d'utiliser Robin, grâce à son interface utilisateur intuitive et bien conçue, tant sur mobile que sur le web. Par exemple, les enregistrements automatiques via les données mobiles, réseau ou capteurs réduisent certains de ces points de contact manuels fastidieux pour les employés.
🟢 Intégrations d'entreprise solides : Les intégrations Robin comprend des connexions natives clés à Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Teams, le contrôle d'accès et des partenaires de capteurs, entre autres.
🟢 Données fiables sur les lieux de travail : Robin rassemble les informations provenant des réservations, du contrôle d'accès et des capteurs de présence pour fournir des informations approfondies sur les tendances en matière d'utilisation, d'occupation et de collaboration.
Limites de Robin
Robin étant conçu pour des déploiements multi-bureaux de type entreprise, les petites organisations disposant d'un système de besoins de bureaux partagés pourraient trouver cette plateforme plus élaborée que nécessaire, notamment en raison de son prix et des efforts de mise en œuvre requis.
Et avec le prix élevé de Robin, toute limitation sera mise en évidence. Comme le souligne un responsable des installations sur Capterra, « le produit n'est pas à la hauteur en raison de son prix ».
🔴 Coût plus élevé et tarification opaque : Contrairement à ses concurrents qui proposent une tarification transparente par utilisateur ou par ressource, Robin utilise une tarification personnalisée qui nécessite de contacter le service commercial. Il est donc plus difficile d'établir un budget et de comparer les options à l'avance.
🔴 Gestion difficile des plans d'étage :La modification ou l'édition des plans d'étage nécessite souvent nécessite l'aide de l'équipe Robin, ce qui peut ralentir les rénovations de bureaux ou les mises à jour des places assises.
🔴 Problèmes mineurs liés à l'interface utilisateur : Les évaluateurs se plaignent de petits bugs et des dysfonctionnements de l'interface utilisateur, notamment au niveau des paramètres, de la précision du tableau de bord et de l'affichage de l'heure. L'application Robin Powered reçoit également des avis mitigés, plusieurs utilisateurs la qualifiant de peu pratique ou incohérente.
🔴 Service client moins réactif : Certains utilisateurs signalent que les délais de réponse de l'équipe d'assistance clientèle sont plus lents que prévu (surtout compte tenu du prix).
🔴 Fonctionnalités manquantes par rapport à la concurrence : Robin ne permet pas de partager l'accès Wi-Fi avec les visiteurs, d'outils d'évacuation d'urgenceet l'intégration de la gestion des impressions (toutes ces fonctionnalités sont incluses dans l'offre standard d'Archie). L'application visiteurs Robin n'est disponible que sur iPad (et non sur les tablettes Android).
Principales caractéristiques et facteurs de différenciation de Robin
Robin précise clairement sur son site web que sa plateforme est conçue pour les organisations comptant 500 employés ou plus, à condition qu'un tiers d'entre eux soient des employés de bureau réguliers (c'est-à-direc'est-à-dire tant que vous avez un minimum 150 employés hybrides) et à condition qu'ils soient répartis sur plusieurs étages, bureaux ou bâtiments.
Il s'agit donc clairement d'une plateforme destinée aux grandes entreprises ayant une forte empreinte écologique.
Et à ce titre, les fonctionnalités sur lesquelles il se concentre seront celles qui sont bénéfiques pour ces grandes organisations, tandis que certaines pourraient sembler excessives pour les petites équipes :
Engagement des employés et expérience au bureau
Comme nous l'avons vu, Robin investit massivement dans fonctionnalités liées à l'expérience des employés visant à améliorer le quotidien dans les bureaux hybrides. Les équipes Workplace peuvent utiliser la plateforme pour mener des enquêtes récurrentes sur l'expérience au bureau, recueillir des commentaires sur les espaces ou les ressources, et partager des annonces ou des événements liés au bureau dans l'application Robin Powered.
Pendant ce temps, les employés peuvent utiliser la plateforme pour voir quand leurs collègues seront présents, réserver des bureaux et des salles en conséquence, et recevoir des notifications ou des rappels concernant les prochains jours de présence au bureau.
« J'apprécie beaucoup la simplicité d'utilisation de Robin pour réservation bureau, voir qui est au bureau et ajouter des visiteurs », déclare une assistante de direction qui utilise le logiciel Robin depuis deux ans. « Cela nous aide à maintenir une bonne organisation au sein de notre entreprise, avec toutes ces personnes qui vont et viennent au bureau. »
À l'instar d'autres plateformes de gestion du lieu de travail, de nombreux employés qui utilisent Robin trouvent que ces informations supplémentaires sur les personnes présentes les aident à planifier plus efficacement leur temps au bureau (même si certains se plaignent de la navigation et du fait de devoir apprendre à utiliser certaines fonctionnalités plus avancées).
réservation automatisation basées sur l'IA
Compte tenu de son financement de série C et de son orientation vers les entreprises, il n'est peut-être pas surprenant que Robin mise fortement sur l'automatisation par l'IA pour plusieurs flux de travail hybrides courants.
Par exemple, son réservation de bureaux utilise automatiquement les données issues des réservations antérieures et des préférences d'un employé pour choisir et réserver automatiquement son bureau pour chaque journée de travail au bureau. Il peut même prendre en compte des facteurs tels que la proximité avec ses collègues préférés et ses places de prédilection.
De même, l'IA de Robin peut automatiquement trouver et réserver des salles adaptées à la taille de la réunion et à tous les besoins en matière d'équipements.
Et lorsque la protection contre les réunions abandonnées est activée, le système peut automatiquement libérer une salle si personne ne s'enregistre dans un délai défini, ce qui permet de libérer des espaces très demandés.
La plateforme dispose également d'une fonctionnalité d'enregistrement automatique qui suit automatiquement la présence au bureau à l'aide des données d'enregistrement provenant des capteurs mobiles, réseau et d'occupation. À ce propos...
Enregistrement automatique
Les fonctionnalités d'enregistrement automatique de Robin exploitent plusieurs signaux pour suivre la présence au bureau avec un minimum d'efforts supplémentaires pour les employés.
Par exemple, si vous avez intégré le contrôle d'accès Kisi, les utilisateurs peuvent passer leur badge pour déverrouiller la porte et s'enregistrer automatiquement dans Robin. La plateforme peut ensuite associer cette présence aux réservations de bureaux ou aux registres des visiteurs.
Gestion des visiteurs
Comme de nombreuses plateformes, Robin comprend également un système de gestion des visiteurs conçu pour rendre l'enregistrement des invités rapide et prévisible. Les équipes sur le lieu de travail peuvent créer des invitations à l'image de leur marque, recueillir à l'avance les détails de l'arrivée et envoyer aux invités tout ce dont ils ont besoin avant leur visite (y compris les indications pour se rendre sur place, les instructions pour le jour J et les informations relatives à l'enregistrement).
Robin permet également aux administrateurs d'exiger des mesures de conformité importantes lors de l'enregistrement, telles que des accords de confidentialité ou d'autres accords.
Certaines limites persistent toutefois. Les écrans des bornes ne fonctionnent que sur iPad (et non sur Android), il n'y a pas de système d'évacuation d'urgence en place, et la personnalisation avancée peut nécessiter des ajustements administratifs.
Intégrations Robin
Personne ne souhaite apprendre à utiliser de nouveaux outils dans le cadre de son travail quotidien. Si vous souhaitez simplifier le bureau hybride, vous devez donc le faire à l'aide des outils que les employés utilisent déjà.
En d'autres termes, aucun logiciel de gestion du lieu de travail ne peut aujourd'hui être compétitif sans intégrations solides. Et sans surprise, Robin propose toute une série d'intégrations qui séduiront les grandes entreprises.
Robin met particulièrement l'accent sur les intégrations avec les systèmes de communication et de calendrier. Cela est logique, car ce sont les types d'outils que les employés utilisent quotidiennement.
Par exemple, il s'intègre nativement à la fois à Microsoft 365 et Google Workspace, ce qui permet aux employés de gérer toutes leurs réservations directement depuis Outlook ou Google Agenda.
Il offre également des intégrations robustes avec des outils de communication tels que Slack et Microsoft Teams, qui sont parfaits pour les notifications rapides concernant les ressources et réservation. Il peut ainsi servir de plaque tournante pour le bureau hybride, en synchronisant les réservations, les données de présence et les notifications, afin que les employés n'aient pas à se souvenir de l'outil à utiliser pour chaque situation.
Robin offre également des intégrations étendues pour le matériel et les systèmes de bâtiment (ce qui n'est pas surprenant, compte tenu de l'accent mis sur l'utilisation de l'espace et les enregistrements automatisés). Plus précisément, il se connecte aux écrans des salles, aux plateformes de contrôle d'accès telles que Kisi, Brivo et Avigilon, et aux capteurs de présence tels que VergeSense.
Les organisations peuvent également activer l'authentification unique (SSO) et le provisionnement des utilisateurs via des fournisseurs d'identité tels qu'Azure AD / Entra ID, Okta, OneLogin et Google Workspace.
Notez toutefois que Robin se concentre uniquement sur la gestion du lieu de travail et n'offre donc pas d'intégration native avec les plateformes de gestion de la relation client (CRM) telles que Salesforce ou HubSpot. Cela peut créer des frictions pour les organisations où la gestion des visiteurs est étroitement liée aux ventes ou aux activités en contact avec la clientèle.
Cela dit, Robin utilise une API ouverte que les clients peuvent utiliser pour créer des intégrations personnalisées si nécessaire.
Tarification Robin
Tout au long de cette analyse, nous avons souligné l'intérêt particulier que porte Robin aux entreprises. Il n'est donc pas surprenant que ses tarifs reflètent cette orientation.
Traduction : Le logiciel Robin est également proposé à des prix adaptés aux grandes entreprises disposant de budgets importants.
Plus précisément, Robin fonctionne selon un modèle de tarification personnalisé basé sur des devis, ce qui reflète son orientation vers les grandes entreprises. Elle ne publie pas ses structures tarifaires, de sorte que les acheteurs potentiels doivent contacter directement l'équipe commerciale pour obtenir un devis spécifique.
Un point de départ commun pour la plateforme pour la plateforme est d'au moins 5 000 dollars par an, généralement combiné à des coûts de licence par utilisateur. Bien sûr, pour bon nombre de ces grandes entreprises, c'est à peu près ce qu'elles s'attendent à payer pour un logiciel riche en fonctionnalités et évolutif.
Mais ce coût plus élevé peut également être prohibitif pour les petites organisations qui souhaitent explorer la plateforme. Par exemple, Kiera A. sur G2 écrit que le choix d'Archie a été une « évidence » pour son équipe, car « le prix proposé était nettement inférieur à celui d'entreprises comme Robin ».
Robin propose une période d'essai gratuite afin que les entreprises puissent évaluer pleinement la plateforme avant de s'engager dans un contrat. Il convient également de noter que l'entreprise propose des tarifs spéciaux pour les universités et les établissements d'enseignement supérieur, ce qui peut alléger les coûts pour les clients du secteur de l'éducation.
Ce que les utilisateurs apprécient (et n'apprécient pas) dans le logiciel Robin
Selon les avis des utilisateurs, ce que les gens apprécient le plus dans l'application et la plateforme Robin Powered, c'est son interface utilisateur soignée et ses fonctionnalités robustes. Les employés soulignent en particulier sur la facilité d'utilisation de réserver un bureau ou une salle, de trouver leurs collègues sur un plan d'étage et d'ajouter des visiteurs. Et une fois qu'ils se sont familiarisés avec la disposition, ils ont également tendance à décrire l'interface utilisateur du bureau et du mobile comme étant bien conçue, réactive et simple à naviguer.
Par ailleurs, les administrateurs apprécient généralement les nombreux paramètres et règles de réservation proposés par la plateforme, qui les aident à organiser leur bureau.
Cependant, la richesse des fonctionnalités au niveau de l'entreprise qui rend Robin si puissant peut également être frustrante pour certains utilisateurs. Par exemple, certains administrateurs trouvent le nombre impressionnant de paramètres intimidant à apprendre, soulignant que la maîtrise de toutes les fonctionnalités disponibles peut prendre un certain temps.
« Personnellement, il faut un peu de temps pour s'y habituer », explique un utilisateur du marché intermédiaire, « surtout pour maîtriser toutes les fonctionnalités ».
D'autres mentionnent que Robin peut sembler un peu surchargé. Les petits bugs, les tableaux de bord imprécis et les paramètres qui ne se comportent pas toujours comme prévu sont des thèmes récurrents, en particulier chez les clients du marché intermédiaire.
« Trop de petites erreurs », déclare un responsable des installations. « Il y a peut-être trop de fonctionnalités qui ne fonctionnent pas très bien pour l'utilisation finale. Concentrez-vous plutôt sur les quelques éléments dont nous avons besoin et faites en sorte qu'ils fonctionnent parfaitement. »
L'application Robin Powered est également considérée comme un point faible. Quelques critiques la décrivent comme peu pratique ou incohérente, même si le service dans son ensemble répond bien à leurs besoins finaux. En effet, « l'application peut parfois être un peu peu pratique, mais dans l'ensemble, c'est un excellent service », déclare un spécialiste de la confidentialité au niveau de l'entreprise.
La modification des plans interactifs de Robin prend beaucoup de temps et nécessite souvent l'aide de Robin. Les utilisateurs signalent que les refontes majeures obligent à refaire entièrement la cartographie des bureaux et des affectations à partir de zéro.
« Si vous devez modifier un plan d'étage, cela prend plus de temps que je ne le souhaiterais et nécessite l'aide d'un employé de Robin », déplore un directeur principal des opérations RH d'une grande entreprise. « Donc, si vous procédez à un réaménagement important de l'étage (et que vous utilisez des bureaux ou ajoutez/supprimez des pièces), cela peut être un peu pénible. »
Et ce n'est pas seulement la modification des plans d'étage qui peut être fastidieuse. « L'importation des plans d'étage est un véritable problème », explique Fred P. sur Capterra. « Si nos locaux ont été rénovés, il faut refaire tout le travail initial. Réattribuer les bureaux et les emplacements des employés, etc. »
Enfin, la qualité du support semble également inégale. Certains évaluateurs estiment que les délais de réponse ne sont pas aussi rapides qu'ils le souhaiteraient, et quelques-uns mentionnent des frictions lorsqu'ils essaient de contacter le service commercial ou le service client.
Compte tenu de la complexité de Robin et de son prix destiné aux entreprises, ce sont ces notes plus faibles pour la configuration et l'assistance qui ressortent le plus. Lorsque la mise en œuvre est aussi complexe et l'investissement aussi élevé, les clients s'attendent raisonnablement à ce que l'intégration et l'assistance quotidienne soient un atout évident, et non un point faible potentiel.
Tout bien considéré, ces expériences ne l'emportent pas sur les aspects positifs pour la plupart des utilisateurs, qui continuent d'attribuer à la plateforme des notes élevées dans la plupart des domaines. Mais elles suggèrent que, malgré son niveau professionnel, la plateforme Robin, par ailleurs robuste, peut sembler moins flexible dans son utilisation quotidienne.
Archie est-il une meilleure alternative à Robin ?
Archie suit un modèle de tarification par ressource qui est plus rentable que la plupart de ses concurrents, Robin inclus. Donc, si le prix est votre seule considération, alors votre choix sera évident.
Mais bien sûr, le prix n'est généralement pas le seul facteur déterminant lors de l'évaluation d'un logiciel, et il ne devrait pas l'être.
Et en effet, Archie et Robin couvrent tous deux efficacement les aspects fondamentaux de la gestion d'un lieu de travail hybride. Chacun propose réservation de bureaux, Salle de réunion , la gestion des visiteurs, des plans interactifs des bureaux et des analyses d'occupation, ainsi que de nombreuses intégrations et des applications web et mobiles fonctionnant sur plusieurs sites.
Ainsi, pour de nombreuses organisations, les deux plateformes répondent aux critères de base nécessaires pour coordonner les personnes et les espaces.
Comment choisir entre deux plateformes hybrides pour le lieu de travail qui présentent des fonctionnalités similaires ? Souvent, tout dépend de la convivialité. Si un logiciel n'est pas facile à utiliser, vous ne pourrez probablement pas profiter pleinement de tous ses avantages.
Et dans le classement G2, Archie devance Robin en termes de facilité d'utilisation, de facilité de configuration, de facilité d'administration et de qualité du support. En bref, les clients d'Archie trouvent la plateforme plus simple à déployer et à utiliser au fil du temps.
En fin de compte, si votre priorité est de disposer de l'ensemble d'outils basés sur l'IA le plus complet possible et que vous accordez une grande importance à l'analyse approfondie et aux fonctionnalités d'entreprise abouties, alors Robin vous semblera probablement très intéressant. Vous apprécierez de disposer de données approfondies et stratégiques sur votre lieu de travail et des capacités étendues de Robin, à condition d'être prêt à payer le prix fort.
Mais si votre objectif est de déployer un modèle hybride véritablement transparent et largement adopté par vos employés, vous constaterez probablement qu'une plateforme plus épurée (et beaucoup plus abordable) comme Archie sera le choix le plus judicieux.
Sources
- Sites d'avis (G2, Capterra)
- Recherche de produits par Archie
- Analyse des sites web concurrents
