Gestionar un espacio de coworking implica hacer malabarismos con muchas cosas a la vez: suscripciones, reservas, facturación, pases diarios, solicitudes del equipo y todo ese caos que supone «asegurarse de que todo funcione a la perfección». Y hay algo de lo que me he dado cuenta enseguida: cuando esos procesos se reparten entre cinco herramientas diferentes, los pequeños problemas se convierten en jornadas enteras dedicadas a tareas administrativas.
Por eso plataformas como OfficeRnD Flex despiertan tanto interés. Se trata de uno de los sistemas de gestión de espacios de coworking más consolidados y suele ser una opción muy a tener en cuenta para operaciones con múltiples sedes y de mayor complejidad.
Pero la verdadera pregunta es si te facilita la vida o si, por el contrario, supone una carga adicional de configuraciones, ajustes y complementos que tienes que gestionar. En esta reseña, analizaré qué es lo que hace bien OfficeRnD Flex, en qué aspectos puede resultar pesado y cómo se compara con alternativas como Archie.
💡 Lo que aprenderás:
- Lo que mejor hace OfficeRnD Flex para los operadores de espacios de coworking
- Características principales y centros de interés, y para qué sirve cada uno de ellos
- En qué aspectos OfficeRnD puede resultar limitante en el uso diario
- Cómo funciona actualmente el sistema de precios de OfficeRnD, incluyendo complementos y tarifas adicionales
- ¿Por qué muchos equipos eligen a Archie en su lugar?
¿Qué es OfficeRnD?
OfficeRnD (o ORnD, como se menciona en numerosas reseñas) es una plataforma de gestión de espacios de coworking fundada en 2015 por Miroslav Miroslavov y Miroslav Nedyalkov. La empresa comenzó con una misión clara: facilitar la vida de los operadores de coworking y mejorar la experiencia de los miembros.
Se fundó en un momento en el que los operadores tenían que hacer malabarismos con múltiples herramientas para gestionar las reservas, la facturación, la gestión de miembros y la participación de la comunidad. OfficeRnD creó una solución integral diseñada para ayudar a todos los espacios, desde ubicaciones únicas hasta operaciones con múltiples sedes.
Hoy en día, OfficeRnD trabaja con miles de espacios de coworking en todo el mundo y ofrece dos productos distintos: OfficeRnD Flex para espacios de coworking y flexibles, y OfficeRnD Workplace para entornos de trabajo híbridos.
En este artículo me centraré únicamente en OfficeRnD Flex, diseñado específicamente para operadores de espacios de coworking. Así que vamos a ello, empezando por un breve repaso de lo bueno y lo no tan bueno.
Puntos fuertes de OfficeRnD
🟢 Plataforma integral todo en uno: OfficeRnD cubre todas las áreas de las operaciones de coworking , desde la gestión de clientes potenciales hasta la facturación, las reservas, los contratos y los análisis.
🟢 Organizada en «centros» especializados: la plataforma está estructurada en torno a un centro de operaciones, un centro de experiencia, un centro de crecimiento, un centro de datos y un centro de visitantes; una forma clara y sencilla de presentar todas las diferentes funciones.
🟢 Informes y análisis avanzados: El centro de datos proporciona paneles de control personalizados, herramientas de evaluación comparativa e información sobre la ocupación, los ingresos y la actividad de los socios.
🟢 Maduro y en desarrollo activo: OfficeRnD lleva más de una década perfeccionándose y sigue lanzando nuevas funciones con regularidad (el equipo menciona que lanza actualizaciones cada semana).
Limitaciones de OfficeRnD
🔴 Proceso de incorporación complejo: La implementación puede llevar tiempo. La investigación del producto muestra que la incorporación es gratuita hasta 3 horas, pero no es tiempo suficiente para muchos espacios más grandes, ya que las implementaciones completas suelen llevar semanas. Un crítico de Capterra señaló: «Para los usuarios que no son expertos en tecnología, la plataforma puede resultar un poco difícil de configurar». La flexibilidad que hace que OfficeRnD sea tan potente también lo hace más complejo para los equipos pequeños.
🔴 Aumento de los costes por los complementos: Algunas funciones, como la gestión de visitantes, Growth Hub, la asistencia premium y algunas integraciones, se consideran complementos de pago. Algunas funciones, como la gestión de visitantes, Growth Hub, el soporte premium y algunas integraciones, se consideran complementos de pago. Además del precio del complemento, Growth Hub también puede suponer un coste adicional por venta, ya que OfficeRnD puede cobrar una comisión (o aplicar comisiones por transacción) en las compras realizadas a través del proceso de pago de Growth Hub.
🔴 Los tiempos de respuesta del servicio de asistencia varían: aunque muchos usuarios no tienen nada malo que decir sobre el servicio de asistencia, otros mencionan algunas inconsistencias. Una reseña de G2 afirma: «Parece que ahora es más difícil ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente que antes. Cuando estábamos aprendiendo a utilizar el sistema, era muy valioso poder contactar con alguien a través del chat».
Archie es la mejor opción si quieres disfrutar de todas las ventajas de una plataforma de coworking todo en uno sin complicaciones adicionales ni costes ocultos. Cubre las mismas necesidades básicas que OfficeRnD Flex, como membresías, reservas, facturación, CRM, gestión de visitantes y aplicaciones para miembros, pero con una interfaz más limpia e intuitiva que resulta más fácil de adoptar tanto para tu equipo como para tus miembros. La mayoría de los espacios pueden ponerse en marcha rápidamente sin necesidad de semanas de configuración ni largos procesos de aprendizaje.
💡 ¿Le preocupa migrar desde otra plataforma? Archie ofrece asistencia para la migración de software para que la transición sea más fluida.
Módulos clave de OfficeRnD
OfficeRnD Flex está organizado en «centros» especializados que cubren diferentes aspectos de las operaciones de coworking:
Centro de operaciones Flex
Este es el núcleo de la plataforma, que se encarga de todas las tareas operativas diarias. El centro de operaciones gestiona todo el ciclo de vida de los miembros, desde los clientes potenciales hasta los miembros activos, pasando por las renovaciones o las bajas. Puede automatizar la facturación y el cobro con pagos recurrentes, cargos únicos y créditos.
A través de esta plataforma, también podrás gestionar las reservas. Entre las funciones más destacadas se incluyen: un plano visual de las instalaciones para los socios, reserva personalizados y descuentos, reserva y cancelaciones, así como estadísticas esenciales.
El sistema de gestión de inventario realiza un seguimiento de los escritorios, salas de reuniones, las cabinas telefónicas y cualquier otro recurso en todas las sedes.
Centro de experiencias
El Experience Hub se centra en las herramientas dirigidas a los miembros y en la participación de la comunidad.
En todos los planes básicos, obtendrás una aplicación para miembros, un portal web y una aplicación para salas. Aquí es donde los miembros pueden reservar escritorios y salas, comprar servicios adicionales y acceder a todas las funciones de la comunidad.
El directorio de miembros también ayuda a las personas a descubrir y conectarse con otras personas en el espacio. Esto realmente ayuda a crear el sentimiento de comunidad que hace que los espacios de coworking sean valiosos, lo que se traduce en una mayor participación de los miembros para usted.
Centro de datos
El centro de datos es donde se encuentran todas sus herramientas de análisis e informes. Puede realizar un seguimiento de métricas clave como las tasas de ocupación, el rendimiento de los ingresos, la actividad de los socios y la utilización de los recursos en múltiples ubicaciones. Todo ello se puede exportar y enviar a su personal directamente desde su panel de control.
OfficeRnD también ofrece paneles personalizados que le permiten visualizar los datos más importantes para su negocio. Pero siempre puede utilizar los ajustes preestablecidos y las plantillas del Centro de datos para obtener la información que necesita sin necesidad de realizar ninguna configuración adicional.
Centro de crecimiento
Growth Hub es el módulo más reciente de OfficeRnD, diseñado para convertir una página web de coworking en una sencilla tienda online. Los clientes potenciales pueden explorar las mesas y salas de reuniones, consultar los precios y realizar compras sin necesidad de enviar un correo electrónico a tu equipo.
Dicho esto, conviene mantener unas expectativas realistas. Muchas plataformas de coworking ya permiten a sus miembros adquirir planes o reservar recursos a través de un portal de clientes estándar, por lo que Growth Hub suele resultar más útil si lo que se busca es un proceso de pago más «público y centrado en el sitio web».
Nota: Growth Hub es un complemento de pago y no está incluido en los planes básicos. Además, infórmate sobre las comisiones que se aplican a las ventas realizadas a través de Growth Hub. Algunos operadores indican que OfficeRnD cobra una comisión (o aplica una tarifa adicional por transacción) sobre las compras procesadas a través de esta plataforma, por lo que es importante confirmar las condiciones exactas por escrito antes de comprometerte.
Centro de visitantes
La gestión de visitantes se encarga de todo, desde el registro de invitados hasta el seguimiento de entregas. El sistema admite flujos de trabajo personalizados para visitantes con prerregistro, notificaciones instantáneas al anfitrión e impresión de tarjetas de identificación.
Puede recopilar información sobre los visitantes, fotos y la documentación necesaria, al tiempo que causa una primera impresión profesional. Además de cumplir con la normativa, esto también le ayuda a convertir a los visitantes en clientes potenciales en el futuro.
Nota: El Centro de visitantes también es un complemento de pago.
Aplicaciones de marca
OfficeRnD ofrece aplicaciones móviles de marca blanca tanto para iOS como para Android, pero tienen un coste adicional.
Son las mismas aplicaciones que puedes encontrar en Experience Hub. Así, los miembros pueden seguir reservando espacios, comprobando la disponibilidad, viendo sus facturas e interactuando con la comunidad, todo ello desde sus teléfonos y con tu marca.
Lo mismo ocurre con la aplicación OfficeRnD Rooms. Convierte las tabletas en sala de reuniones, muestra los horarios, permite realizar reservas en el acto y ayuda a evitarreserva .
Nota: La aplicación de marca blanca también es un complemento de pago, pero esto es bastante habitual entre los proveedores de software de coworking.
Integraciones de OfficeRnD
OfficeRnD cuenta con un sólido ecosistema de integración, con más de 30 integraciones nativas en un montón de categorías diferentes, entre las que se incluyen:
- Procesamiento de pagos: Stripe, GoCardless, PayPal, Square
- Contabilidad: Xero, QuickBooks, Sage
- Control de acceso: Salto KS, Kisi, Brivo, Avigilon Alta
- CRM y marketing: HubSpot, Capsule CRM, Mailchimp, Slack
- Productividad: Microsoft 365, Google Workspace, Microsoft Teams, Google Calendar
- Impresión: PaperCut, ezeep
- Gestión WiFi: Meraki, isofy
- Automatización: Zapier, Syncaroo
La plataforma también cuenta con una API abierta para integraciones personalizadas cuando no hay conexiones nativas disponibles. En el caso de espacios grandes, esta flexibilidad adicional te ayuda a crear una pila tecnológica que se adapte a tus necesidades específicas, pero requiere recursos informáticos, lo que supone un coste adicional.
Estructura de precios de OfficeRnD
OfficeRnD solía publicar los niveles de precios públicos. Los planes comenzaban en torno a los 165 $ al mes para una única ubicación con 100 miembros, incluyendo todas las funciones básicas y las integraciones estándar.
En la actualidad, OfficeRnD utiliza un modelo de presupuesto personalizado, por lo que es más difícil saber cuánto vas a pagar sin hablar con el departamento de ventas. Cuando lo hagas, asegúrate de comprobar qué módulos se incluyen de forma predeterminada y por qué tendrás que pagar un suplemento (las herramientas para visitantes y los flujos de trabajo de ventas son habituales).
Complementos y extras
Aunque el plan básico incluye la mayoría de las funciones que necesitarás, OfficeRnD también ofrece algunos complementos opcionales:
- Aplicación móvil de marca blanca: La personalización de la marca para tus aplicaciones móviles tiene un coste adicional.
- Centro de visitantes: La gestión de visitantes en su conjunto es un complemento que incluye todas las funciones y la aplicación.
- Growth Hub: Su módulo de comercio electrónico también es un complemento de pago. Añade páginas de compra a tu sitio web para que los clientes potenciales puedan adquirir planes o reservar recursos en línea. No obstante, infórmate también sobre cualquier comisión o tarifa por transacción asociada a las compras realizadas a través de Growth Hub, ya que eso puede afectar a tu coste real a medida que aumenta el volumen de ventas.
- Asistencia premium: Aunque la asistencia de OfficeRnD forma parte del plan básico, hay paquetes de asistencia mejorados disponibles para los clientes que necesitan tiempos de respuesta más rápidos o una gestión de cuentas dedicada.
- Implementación e incorporación: Por lo general, se incluye una incorporación básica; para configuraciones complejas, se ofrece una incorporación completa de pago.
Para obtener precios exactos, lo mejor es ponerse en contacto directamente con OfficeRnD.
Reseñas de OfficeRnD
OfficeRnD ofrece una solución integral que cubre prácticamente todos los aspectos de la gestión de un espacio de coworking. Un crítico de Capterra explicó exactamente por qué eligieron ORnD en lugar de otro software: «Recuerdo claramente cuando estábamos eligiendo un software para gestionar nuestro espacio de coworking. Aunque hay muchas opciones en el mercado, nos gustó OfficeRnD porque 1) su equipo fue muy servicial y atento, 2) ofrece una excelente relación calidad-precio».
Los centros de la plataforma también son un importante argumento de venta para los espacios que buscan una solución integral. Un usuario de Capterra comentó: «Poder supervisar todos los aspectos de mi local es muy valioso. Utilizo OfficeRnd a diario para supervisar la ocupación y las estadísticas financieras, pero no se queda ahí. Llegamos a conocer mejor a nuestros clientes. Analizamos su comportamiento y conectamos mejor con ellos. La parte de la facturación me ahorra muchísimo tiempo. Además, contamos con lareserva sala y las integraciones con Slack, que obviamente son importantes para cualquier espacio».
La calidad de la asistencia técnica recibe muchos elogios. Un crítico señaló: «Desde el principio, OfficeRnD nos ha brindado un servicio al cliente de primera clase y seguimos recibiendo asistencia personalizada en todo momento. Nuestra empresa ha podido automatizar y ahorrar tiempo en tantas tareas que hemos liberado mucho tiempo del personal para que se centre en la experiencia de nuestros miembros».
OfficeRnD también se ha diseñado pensando en el crecimiento. Un crítico de Capterra lo describe perfectamente: «Desde que empezamos a utilizar OfficeRnD en marzo de 2018, el software ha pasado de ser bueno a excelente para nuestro negocio. Se desarrollan nuevas funciones constantemente y los errores se corrigen lo antes posible. Antes teníamos que utilizar al menos tres sistemas diferentes para gestionar nuestro espacio de coworking, ¡pero ahora solo necesitamos OfficeRnD para hacerlo todo!».
Aunque OfficeRnD es potente, no está exento de inconvenientes. La complejidad que lo hace tan flexible también puede plantear retos.
Para empezar, la implementación puede requerir mucho tiempo y dinero. Las investigaciones sobre el producto sugieren que la incorporación es gratuita hasta 3 horas, pero eso no es suficiente para muchos espacios más grandes, ya que las implementaciones completas suelen tardar semanas.
La calidad del servicio de asistencia parece variar. Muchos usuarios elogian al equipo de asistencia, pero algunos informan de una experiencia diferente. Un usuario escribió: «Ofrecen un producto defectuoso que es difícil de usar y, además, hay que pagar el doble por un servicio de atención al cliente adecuado. Ofrecen un chat, pero tardan una eternidad en responder». Otro mencionó: «Cuando envié solicitudes de asistencia por estos problemas, a menudo tardaban entre dos y tres días en responderme».
A crítico de G2 también señaló: «Parece que ahora es más difícil ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente que antes. Cuando estábamos aprendiendo a utilizar el sistema, era muy valioso poder contactar con alguien a través del chat». Además, un reseña de Capterra criticó la interfaz: «Office RnD resultaba confuso tanto para los usuarios como para los miembros, no tenía un diseño intuitivo y no era fácil reservar eventos puntuales».
La estructura de precios también deja mucho que desear. Ya no es transparente, y algunas funciones, como la gestión de visitantes, el Growth Hub, la asistencia premium y ciertas integraciones, se tratan como complementos de pago. Esto puede aumentar los costes y hacer que OfficeRnD resulte menos asequible para los espacios de coworking pequeños y medianos.
Volvamos a la pregunta que realmente importa: ¿OfficeRnD es la opción adecuada para usted?
¿Para quién es más adecuado OfficeRnD?
Si nos fijamos en sus puntos fuertes y sus limitaciones, OfficeRnD tiende a funcionar mejor para:
- Operadores de coworking de tamaño mediano a grande (más de 100 miembros o múltiples ubicaciones)
- Espacios de coworking que necesitan funciones de nivel empresarial, como análisis avanzados e informes personalizados.
- Operaciones en múltiples ubicaciones con requisitos complejos de facturación y presentación de informes.
- Equipos que están dispuestos a invertir semanas en la configuración y la formación.
No es tan ideal si:
- Acabas de empezar o gestionas un espacio pequeño (menos de 50 miembros).
- Te importa más la facilidad de uso y una interfaz moderna que disponer de todas las funciones posibles.
- Quieres una tarifa transparente y con todo incluido, sin un montón de recargos ni comisiones
- Prefieres un sistema más sencillo que gestione las operaciones básicas sin complejidad adicional.
Si te identificas con el segundo grupo, quizá te interese echar un vistazo a alternativas a OfficeRnD como Archie.
Alternativa a OfficeRnD: por qué los equipos eligen Archie
Archie y OfficeRnD son plataformas de gestión de coworking todo en uno. Sin embargo, mientras que ORnD se centra en la profundidad de las funciones, Archie está más optimizado para facilitar su uso y poner en marcha los espacios rápidamente.
Todas las funciones básicas del coworking
Ambas plataformas cubren los aspectos básicos: gestión de miembros, reserva de recursos, facturación automatizada, gestión de visitantes, participación de la comunidad, análisis de coworkingy aplicaciones para miembros de marca blanca.
Sin embargo, en lo que respecta a la generación de informes, OfficeRnD ofrece más profundidad que Archie. Por lo tanto, si necesita un análisis de datos sofisticado o gestionar una operación compleja en múltiples sitios, OfficeRnD tiene la ventaja en este aspecto.
Dicho esto, ambas plataformas son excelentes en lo que respecta a integraciones. Y, con Archie, también puedes utilizar la API abierta para crear tu propia pila tecnológica o conectarte a cientos de aplicaciones a través de Zapier.
Interfaz de usuario moderna y fácil de usar
OfficeRnD puede tener ventaja en cuanto a datos, pero Archie se lleva la palma en cuanto a interfaz de usuario. La plataforma ofrece una experiencia de nivel consumidor que tanto el personal como los miembros consideran perfecta.
En G2, la calificación de «facilidad de uso» de Archie es de aproximadamente 9,7/10, en comparación con la de OfficeRnD Flex, que es de ~8,5/10. Esto se traduce en una incorporación más rápida, menos tiempo de formación y menos solicitudes de asistencia.
OfficeRnD es funcional y completo, lo que tiene como contrapartida una interfaz de usuario menos sencilla. Hay más menús, más ajustes y más lugares donde configurar cosas. Si necesitas ese control, es perfecto. Para todos los demás, puede resultar abrumador.
La interfaz de Archie es limpia, moderna y te guía de forma natural a través de las tareas. Los miembros y el personal suelen necesitar una formación mínima para ser productivos.
Configuración sencilla
Archie está diseñado para una rápida implementación. Para los equipos que no cuentan con gerentes de TI u operaciones dedicados, esta diferencia es crucial. Archie te permite comenzar a prestar servicio a los miembros más rápidamente y empezar a generar ingresos antes.
Precios transparentes
Archie se lleva otra victoria aquí, ya que sabrás exactamente cuánto pagarás y qué obtendrás.
Los precios son los siguientes:
- Starter: 165 $ al mes (facturado anualmente) para 1 ubicación y 100 miembros activos.
- Pro: 257 $ al mes (facturado anualmente) para 2 ubicaciones y 200 miembros activos.
- Aplicación de marca blanca: 90 $ al mes por ubicación.
Todo lo que necesitas está incluido, así que no tienes que preocuparte por qué funciones requieren actualizaciones o pagos adicionales. Para obtener más detalles sobre cómo se compara Archie con el resto del sector, consulta la comparativa completa de software de gestión de coworking.
El veredicto
OfficeRnD es una plataforma integral capaz de gestionar grandes operaciones de coworking, desde ubicaciones únicas hasta grandes redes con múltiples sedes. Su amplio conjunto de funciones, su ecosistema de integración y sus capacidades de nivel empresarial la convierten en una opción sólida para los operadores que necesitan profundidad y flexibilidad.
Sin embargo, esa misma complejidad también plantea retos. La implementación lleva tiempo, la curva de aprendizaje es considerable y el modelo de complementos (junto con las comisiones sobre las ventas realizadas a través de Growth Hub) puede hacer que los costes finales sean impredecibles. Para los operadores más pequeños que carecen de recursos técnicos o para aquellos que dan prioridad a la rapidez y la simplicidad, estos inconvenientes pueden superar a las ventajas.
Si desea una funcionalidad básica similar en un paquete más accesible, Archie es la mejor opción. Ofrece todo lo necesario para gestionar un espacio de coworking profesional con una interfaz intuitiva, una configuración más rápida, precios transparentes y, por lo general, costes más bajos para operaciones de tamaño medio.
Fuentes
- Páginas de características y precios de OfficeRnD
- Artículos del Centro de ayuda
- Vídeos de demostración
- Perfiles de G2, Capterra y Software Reviews
- Investigación de productos de Archie
Alejandro Georgakopoulos
Redactor de contenidos de Archie, adicto al café y miembro de la generación Z que odia trabajar en oficinas, pero le encanta escribir sobre ellas. Cuando no está inmerso en temas relacionados con el trabajo híbrido y el coworking, se obsesiona con un nuevo hobby que probablemente le durará un día.
