En Archie, hemos estado investigando a fondo los productos y nos hemos dado cuenta de algo: explorar diferentes soluciones para espacios de coworking es emocionante, hasta que decides cambiar y te enfrentas al reto de la migración del software de coworking.
Cambiar de software, por muy buena que parezca la otra herramienta, requiere tiempo y esfuerzo, y a veces también supone unos costes de configuración (bastante elevados). Entonces, ¿realmente merece la pena?
A continuación, te explicamos cuándo tiene sentido migrar a otro software de coworking y cómo puedes hacerlo.
Razones por las que podrías querer migrar el software de coworking
La experiencia general del usuario es bastante mala.
¿Tú y tus miembros están hartos de un sistema de gestión de coworking poco práctico y poco fiable? Quizás el software se bloquea, te desconecta sin motivo o simplemente complica demasiado las cosas sencillas. Y si el equipo de asistencia tarda en responder o no es de mucha ayuda, la frustración es aún mayor.
Bueno, estos problemas no solo son frustrantes, sino que también pueden afectar a tu bolsillo. Un software lento y un servicio de asistencia ineficaz pueden provocar pérdidas de reservas, insatisfacción entre los socios y pérdida de ingresos. Si el excelente servicio de atención al cliente que te prometieron desapareció después de registrarte, tal vez sea el momento de preguntarte si este software sigue siendo adecuado para tu negocio. Quizás lo fue en su momento, pero ya no lo es.
Las funciones disponibles son bastante limitadas.
¿Tu software actual no cumple con tus necesidades diarias? Si está obstaculizando la mejorar las operaciones diarias, ofrecer nuevos servicioso obtener más beneficios, podría estar frenando el crecimiento de su negocio de coworking.
El software adecuado debe adaptarse a las necesidades de su negocio, y no al revés. Si está creando más problemas de los que resuelve, podría ser el momento de buscar algo mejor.
Los costes simplemente no cuadran.
La mayoría de las plataformas de software de coworking utilizan uno (o una combinación) de los siguientes modelos de precios:
- Precios basados en el número de usuarios: se le cobra en función del número de miembros que utilizan el software. Por lo general, hay una cuota mensual mínima que cubre un número determinado de usuarios, y el precio aumenta a medida que crece el número de usuarios. Solo asegúrese de comprender qué se considera un «usuario activo» para no pagar por personas que en realidad no utilizan la plataforma.
- Precios basados en la ubicación: si gestionas varios espacios, algunas herramientas cobran más para reflejar esa complejidad adicional. Por ejemplo, gestionar 100 miembros en un espacio suele costar menos que gestionar 100 miembros en tres ubicaciones diferentes.
- Precios basados en características: en este caso , el precio depende de las herramientas que necesites, independientemente del número de miembros que tengas. Por ejemplo, añadir una aplicación de coworking de marca blanca puede costar 99 $ adicionales al mes, tanto si tienes 50 miembros como 500.
Comprender estos modelos te ayudará a elegir un plan que se ajuste a tu presupuesto y a tus objetivos empresariales. Y a medida que tu espacio crezca o cambie, no tengas miedo de volver a evaluar la situación. Si en algún momento te parece que estás pagando demasiado, tal vez sea el momento de explorar otras opciones.
Objeciones comunes a la migración del software de coworking
¿Te suenaalguno de estos problemas? No eres el único. Cambiar de software de coworking puede parecer complicado, pero seguir usando una herramienta que ya no te sirve puede salirte más caro con el tiempo.
La buena noticia es que no es tan aterrador como parece. Repasemos algunas preocupaciones comunes y cómo manejarlas:
1. «No tengo tiempo para migrar el software de coworking».
Muchos operadores de coworking se sienten tan abrumados que ni siquiera se plantean cambiar de software. Con las tareas administrativas acumulándose y sin presupuesto para ayuda adicional, una migración parece algo inalcanzable. Pero aquí está la clave...
Esas dificultades cotidianas suelen estar causadas por el software de coworking. Si tu sistema actual es torpe, lento o simplemente no hace lo que necesitas, probablemente te esté generando más trabajo del que te ahorra. Cambiar a una plataforma mejor puede liberarte tiempo al simplificar tus procesos y automatizar las tareas repetitivas.
2. «Exportar e importar datos parece una pesadilla».
Migrar a un nuevo software de coworking puede resultar abrumador al principio, especialmente si se piensa en la migración de datos. En realidad, tareas como la carga masiva de información de miembros o datos de pago se pueden realizar rápidamente, sobre todo con la ayuda de las herramientas integradas y el soporte del nuevo proveedor.
Por ejemplo, no es necesario que actualices los datos de pago si sigues utilizando la misma integración para gestionar los pagos (como GoCardless o Stripe).
¿Te preocupa conectar una nueva herramienta a tu actual conjunto de tecnologías de coworking? No te preocupes. La mayoría de las plataformas de coworking modernas ofrecen integraciones de terceros (ya sea integradas o a través de herramientas como Zapier), lo que puede hacer que tu nueva configuración sea aún más fácil que la que estás sustituyendo.
3. «Migrar el software de coworking va a costar una fortuna».
¡No necesariamente! Algunos proveedores de software de coworking incluyen la configuración de forma gratuita, y otros ofrecen ayuda para la migración a un precio razonable. Incluso si hay un pequeño coste inicial, el tiempo y el estrés que ahorrarás al cambiar a una herramienta mejor suele compensar, especialmente si la nueva plataforma resulta ser más asequible a largo plazo.
4. «Me preocupa perder miembros durante la transición».
Es totalmente normal preocuparse por si cambiar de software puede causar problemas o molestar a tus miembros, especialmente si has oído historias de migraciones complicadas. Pero la mayoría de los proveedores de software de coworking están ahí para facilitar el proceso. Por ejemplo, con el software de coworking Archie, podemos importar toda la información existente de tus miembros, por lo que lo único que tienen que hacer es iniciar sesión y descargar la nueva aplicación.
Intenta centrarte en el panorama general: un mejor software de gestión del coworking significa flujos de trabajo más sencillos para tu equipo y una experiencia más fluida para tus miembros. Hazles saber cómo les ayudará el cambio y haz que se entusiasmen con lo que está por venir.
Una comunicación clara y concisa es muy útil. Para ayudar a todos a adaptarse, comparte instrucciones sencillas paso a paso y considera la posibilidad de utilizar pequeñas recompensas o ventajas divertidas para fomentar la participación. Pronto veremos algunas ideas al respecto.
¿Qué implica la migración del software de coworking (y cómo prepararse para ella)?
Cambiar de software de coworking significa trasladar todos tus datos importantes, como la información de los miembros, los pagos, las reservas y los planes, del sistema antiguo al nuevo.
Dado que cada plataforma organiza los datos de forma ligeramente diferente, el proceso de migración puede variar en función de las herramientas entre las que se realice el cambio. Por eso es recomendable preguntar al nuevo proveedor cómo es su proceso y qué tipo de asistencia ofrece.
Por ejemplo, en Archie, podemos encargarnos de toda la migración del software de coworking por ti. Trasladaremos todo, desde planos de planta y recursos de oficina hasta perfiles de usuario e integraciones de terceros, para que puedas centrarte en gestionar tu espacio.
Así es como suele ser el proceso de migración de un software de coworking:
1. Preparación de los datos para la migración
Para que la migración se realice sin problemas, comience por exportar todos estos datos desde su software actual:
- Detalles de la membresía: nombres, información de contacto y plan de membresía de cada persona.
- Espacios de trabajo y recursos: una lista de todos los escritorios, salas de reuniones y equipos disponibles para reserva.
- Planes de facturación: detalles de precios, métodos de pago y configuración de facturación.
- Integraciones de terceros: cualquier herramienta conectada, como calendarios, sistemas de acceso a puertas o software de contabilidad.
2. Carga de tus datos y configuración de la nueva plataforma
Una vez que tus datos estén listos, es hora de configurar la nueva plataforma. Esto es lo que necesitarás configurar:
- Miembros: puede cargar toda la información de sus miembros utilizando un archivo CSV (mucho más fácil que añadirla uno por uno). Así de sencillo es importar cuentas desde un CSV a Archie, por ejemplo.
- Información de facturación: añade tu dirección de facturación, configura cómo y cuándo se crean las facturas y conecta tus métodos de pago preferidos.
- Distribución del espacio: planifica tu espacio en el sistema, incluyendo escritorios, salas, oficinas privadas y cualquier equipo que se pueda alquilar. También puedes establecer la disponibilidad y la distribución para facilitar las reservas.
- Planes de membresía: crea tus planes de precios, servicios, pases diarios y cualquier otra oferta a la que desees que tengan acceso los miembros.
Si utilizas Archie, nuestro equipo te guiará a través de todo este proceso en dos sesiones de incorporación personalizadas, para que nunca tengas que resolverlo por tu cuenta. Además, encontrarás guías prácticas claras en el Centro de ayuda de Archie que te ayudarán a dar los primeros pasos.
3. Migración de integraciones
Las integraciones nativas ayudan a que tu software de coworking se conecte sin problemas con las demás herramientas que tú y tus miembros usan a diario, como calendarios, accesos a puertas, sistemas de contabilidad o impresoras. ¿Lo mejor de todo? No tendrás que volver a introducir datos como la información de pago o los códigos de acceso si utilizas las mismas herramientas, solo tendrás que volver a conectarlas.
La mayoría de las plataformas de coworking incluyen una buena variedad de integraciones incorporadas. Por ejemplo, Archie funciona con herramientas populares desde el primer momento y también se conecta a muchas otras a través de Zapier. Si necesitas algo más personalizado, también es posible (aunque puede suponer un coste adicional).
4. Ayudar a tus miembros a empezar a utilizar la nueva aplicación.
Ahora que ya ha cambiado a un nuevo software de coworking, es hora de que sus miembros se sumen a la iniciativa. La nueva aplicación debería permitirles reservar escritorios y salas, consultar eventos y conectarse con otros a través del directorio de miembros.
A continuación, te explicamos cómo facilitar la transición a todos:
- Da instrucciones claras:facilitaa los miembros el inicio. Coloca carteles impresos con códigos QR en tu espacio para que puedan descargar rápidamente la aplicación. Comparte el enlace de descarga en correos electrónicos, boletines informativos y en tu sitio web. Hazles saber que la mayoría de las cosas, como la facturación, el chat con el personal y la creación de redes, seguirán igual. Solo que ahora lo harán a través de la nueva aplicación.
- Céntrate en las ventajas: ayuda alos socios a ver la actualización como algo positivo. Destaca las mejoras, como la facilidad sala , las nuevas opciones de pago o las formas más sencillas de conectar con la comunidad. Si había quejas habituales sobre el sistema anterior, ¡muestra cómo este las resuelve!
- Planifica con antelación la facturación:paraevitar confusiones o cargos dobles, intenta cambiar de software al menos dos semanas antes de tu próximo ciclo de facturación. Informa a los miembros de que las futuras facturas procederán del nuevo sistema, pero que todo lo demás seguirá funcionando igual por su parte.
Hablando de planificación, planifica de uno a dos meses para realizar la transición completa. Eso le dará tiempo para configurar todo, hacer ajustes y ayudar a los miembros a acostumbrarse al nuevo sistema.
En la mayoría de los casos, tus miembros no tendrán que hacer mucho para adaptarse al cambio. Lo único que tendrán que hacer es descargar la nueva aplicación y guardar una nueva URL. Por lo general, los operadores de espacios de coworking consiguen que sus miembros utilicen el nuevo sistema en tan solo unos días después de anunciar la migración.
Migre desde su software de coworking a Archie
He utilizado antes una solución más antigua, que era más cara y, sorprendentemente, no tan buena, especialmente desde el punto de vista del usuario.
En Archie, hacemos que cambiar de software de coworking sea lo más fácil posible, encargándonos de las partes más complicadas por ti. Nuestro equipo se encargará de todo, desde trasladar tus planos de planta y recursos de oficina hasta importar los datos de los miembros y conectar tus herramientas existentes.
¿Necesitas una integración personalizada? ¡No hay problema, también nos encargamos de eso! En algunos casos, puede haber un cargo por el desarrollo personalizado, dependiendo de tu configuración actual. Pero eso significa que nuestros ingenieros hacen el trabajo pesado, para que tú no tengas que hacerlo, y siempre somos sinceros y transparentes con respecto al costo.
Con Archie, la migración de tu software de coworking está en manos expertas. Puedes centrarte en gestionar tu espacio mientras nosotros nos aseguramos de que todo se traslade sin problemas.
Berenika Teter
Gerente de contenidos de Archie, impulsada por el café de filtro y su pasión por el teletrabajo. Cuando no está escribiendo sobre espacios de coworking y lugares de trabajo híbridos, probablemente la encuentres explorando alguno.
