- Lo que aprenderás
- When it actually makes sense to switch coworking software
- Common signs your current platform may be holding your space back
- How modern coworking platforms like Archie simplify onboarding and migration support
En Archie, hemos estado investigando a fondo los productos y nos hemos dado cuenta de algo: explorar diferentes soluciones para espacios de coworking es emocionante, hasta que decides cambiar y te enfrentas al reto de la migración del software de coworking.
Cambiar de software, por muy buena que parezca la otra herramienta, requiere tiempo y esfuerzo, y a veces también supone unos costes de configuración (bastante elevados). Entonces, ¿realmente merece la pena?
A continuación, te explicamos cuándo tiene sentido migrar a otro software de coworking y cómo puedes hacerlo.
Razones por las que podrías querer migrar el software de coworking
La experiencia general del usuario es bastante mala.
¿Tú y tus miembros están hartos de un sistema de gestión de coworking poco práctico y poco fiable? Quizás el software se bloquea, te desconecta sin motivo o simplemente complica demasiado las cosas sencillas. Y si el equipo de asistencia tarda en responder o no es de mucha ayuda, la frustración es aún mayor.
Bueno, estos problemas no solo son frustrantes, sino que también pueden afectar a tu bolsillo. Un software lento y un servicio de asistencia ineficaz pueden provocar pérdidas de reservas, insatisfacción entre los socios y pérdida de ingresos. Si el excelente servicio de atención al cliente que te prometieron desapareció después de registrarte, tal vez sea el momento de preguntarte si este software sigue siendo adecuado para tu negocio. Quizás lo fue en su momento, pero ya no lo es.
Las funciones disponibles son bastante limitadas.
¿Tu software actual no cumple con tus necesidades diarias? Si está obstaculizando la mejorar las operaciones diarias, ofrecer nuevos servicioso obtener más beneficios, podría estar frenando el crecimiento de su negocio de coworking.
El software adecuado debe adaptarse a las necesidades de su negocio, y no al revés. Si está creando más problemas de los que resuelve, podría ser el momento de buscar algo mejor.
Los costes simplemente no cuadran.
La mayoría de las plataformas de software de coworking utilizan uno (o una combinación) de los siguientes modelos de precios:
- Precios basados en el número de usuarios: se le cobra en función del número de miembros que utilizan el software. Por lo general, hay una cuota mensual mínima que cubre un número determinado de usuarios, y el precio aumenta a medida que crece el número de usuarios. Solo asegúrese de comprender qué se considera un «usuario activo» para no pagar por personas que en realidad no utilizan la plataforma.
- Precios basados en la ubicación: si gestionas varios espacios, algunas herramientas cobran más para reflejar esa complejidad adicional. Por ejemplo, gestionar 100 miembros en un espacio suele costar menos que gestionar 100 miembros en tres ubicaciones diferentes.
- Precios basados en características: en este caso , el precio depende de las herramientas que necesites, independientemente del número de miembros que tengas. Por ejemplo, añadir una aplicación de coworking de marca blanca puede costar 99 $ adicionales al mes, tanto si tienes 50 miembros como 500.
Comprender estos modelos te ayudará a elegir un plan que se ajuste a tu presupuesto y a tus objetivos empresariales. Y a medida que tu espacio crezca o cambie, no tengas miedo de volver a evaluar la situación. Si en algún momento te parece que estás pagando demasiado, tal vez sea el momento de explorar otras opciones.
Objeciones comunes a la migración del software de coworking
¿Te suenaalguno de estos problemas? No eres el único. Cambiar de software de coworking puede parecer complicado, pero seguir usando una herramienta que ya no te sirve puede salirte más caro con el tiempo.
La buena noticia es que no es tan aterrador como parece. Repasemos algunas preocupaciones comunes y cómo manejarlas:
1. «No tengo tiempo para migrar el software de coworking».
Muchos operadores de coworking se sienten tan abrumados que ni siquiera se plantean cambiar de software. Con las tareas administrativas acumulándose y sin presupuesto para ayuda adicional, una migración parece algo inalcanzable. Pero aquí está la clave...
Esas dificultades cotidianas suelen estar causadas por el software de coworking. Si tu sistema actual es torpe, lento o simplemente no hace lo que necesitas, probablemente te esté generando más trabajo del que te ahorra. Cambiar a una plataforma mejor puede liberarte tiempo al simplificar tus procesos y automatizar las tareas repetitivas.
2. «Exportar e importar datos parece una pesadilla».
Migrar a un nuevo software de coworking puede resultar abrumador al principio, especialmente si se piensa en la migración de datos. En realidad, tareas como la carga masiva de información de miembros o datos de pago se pueden realizar rápidamente, sobre todo con la ayuda de las herramientas integradas y el soporte del nuevo proveedor.
Por ejemplo, no es necesario que actualices los datos de pago si sigues utilizando la misma integración para gestionar los pagos (como GoCardless o Stripe).
¿Te preocupa conectar una nueva herramienta a tu actual conjunto de tecnologías de coworking? No te preocupes. La mayoría de las plataformas de coworking modernas ofrecen integraciones de terceros (ya sea integradas o a través de herramientas como Zapier), lo que puede hacer que tu nueva configuración sea aún más fácil que la que estás sustituyendo.
3. «Migrar el software de coworking va a costar una fortuna».
¡No necesariamente! Algunos proveedores de software de coworking incluyen la configuración de forma gratuita, y otros ofrecen ayuda para la migración a un precio razonable. Incluso si hay un pequeño coste inicial, el tiempo y el estrés que ahorrarás al cambiar a una herramienta mejor suele compensar, especialmente si la nueva plataforma resulta ser más asequible a largo plazo.
4. «Me preocupa perder miembros durante la transición».
Es totalmente normal preocuparse por si cambiar de software puede causar problemas o molestar a tus miembros, especialmente si has oído historias de migraciones complicadas. Pero la mayoría de los proveedores de software de coworking están ahí para facilitar el proceso. Por ejemplo, con el software de coworking Archie, podemos importar toda la información existente de tus miembros, por lo que lo único que tienen que hacer es iniciar sesión y descargar la nueva aplicación.
Intenta centrarte en el panorama general: un mejor software de gestión del coworking significa flujos de trabajo más sencillos para tu equipo y una experiencia más fluida para tus miembros. Hazles saber cómo les ayudará el cambio y haz que se entusiasmen con lo que está por venir.
Una comunicación clara y concisa es muy útil. Para ayudar a todos a adaptarse, comparte instrucciones sencillas paso a paso y considera la posibilidad de utilizar pequeñas recompensas o ventajas divertidas para fomentar la participación. Pronto veremos algunas ideas al respecto.
¿Qué implica la migración del software de coworking (y cómo prepararse para ella)?
Cambiar de software de coworking significa trasladar todos tus datos importantes, como la información de los miembros, los pagos, las reservas y los planes, del sistema antiguo al nuevo.
Dado que cada plataforma organiza los datos de forma ligeramente diferente, el proceso de migración puede variar en función de las herramientas entre las que se realice el cambio. Por eso es recomendable preguntar al nuevo proveedor cómo es su proceso y qué tipo de asistencia ofrece.
Por ejemplo, en Archie, podemos encargarnos de toda la migración del software de coworking por ti. Trasladaremos todo, desde planos de planta y recursos de oficina hasta perfiles de usuario e integraciones de terceros, para que puedas centrarte en gestionar tu espacio.
Así es como suele ser el proceso de migración de un software de coworking:
1. Preparación de los datos para la migración
Para que la migración se realice sin problemas, comience por exportar todos estos datos desde su software actual:
- Membership details – Names, contact info, and which membership plan each person is on.
- Workspaces and resources – A list of all the desks, meeting rooms, and equipment available for booking.
- Billing plans – Pricing details, payment methods, and invoicing setup.
- Third-party integrations – Any connected tools like calendars, door access systems, or accounting software.
2. Carga de tus datos y configuración de la nueva plataforma
Una vez que tus datos estén listos, es hora de configurar la nueva plataforma. Esto es lo que necesitarás configurar:
- Members – You can upload all your member info using a CSV file (way easier than adding them one by one). Here’s how straightforward it is to import accounts from a CSV to Archie, for example.
- Billing information – Add your billing address, set up how and when invoices are created, and connect your preferred payment methods.
- Space layout – Map out your space in the system, including desks, rooms, private offices, and any rentable equipment. You can also set availability and layouts for easier bookings.
- Membership plans – Create your pricing plans, services, day passes, and any other offerings you want members to access.
If you’re using Archie, our team walks you through all of this in two personalized onboarding sessions, so you’re never left figuring it out alone. Plus, you’ll find clear how-to guides in the Archie Help Center to help you get started.
3. Migración de integraciones
Las integraciones nativas ayudan a que tu software de coworking se conecte sin problemas con las demás herramientas que tú y tus miembros usan a diario, como calendarios, accesos a puertas, sistemas de contabilidad o impresoras. ¿Lo mejor de todo? No tendrás que volver a introducir datos como la información de pago o los códigos de acceso si utilizas las mismas herramientas, solo tendrás que volver a conectarlas.
La mayoría de las plataformas de coworking incluyen una buena variedad de integraciones incorporadas. Por ejemplo, Archie funciona con herramientas populares desde el primer momento y también se conecta a muchas otras a través de Zapier. Si necesitas algo más personalizado, también es posible (aunque puede suponer un coste adicional).
4. Ayudar a tus miembros a empezar a utilizar la nueva aplicación.
Ahora que ya ha cambiado a un nuevo software de coworking, es hora de que sus miembros se sumen a la iniciativa. La nueva aplicación debería permitirles reservar escritorios y salas, consultar eventos y conectarse con otros a través del directorio de miembros.
A continuación, te explicamos cómo facilitar la transición a todos:
- Give clear instructions: Make it easy for members to get started. Put up printed signs with QR codes around your space so they can quickly download the app. Share the download link in emails, newsletters, and on your website. Let them know that most things — like billing, chatting with staff, and networking — will stay the same. They’ll just be doing it all through the new app.
- Focus on the benefits: Help members see the upgrade as a good thing. Point out what’s better, like easier room bookings, more payment options, or smoother ways to connect with the community. If there were common complaints about the old system, show how this one solves them!
- Plan ahead for billing: To avoid confusion or double charges, aim to switch software at least two weeks before your next billing cycle. Let members know future invoices will come from the new system, but everything else will work the same on their end.
Speaking of planning, plan for about one to two months to fully switch over. That gives you time to set things up, make adjustments, and help members get used to the new system.
En la mayoría de los casos, tus miembros no tendrán que hacer mucho para adaptarse al cambio. Lo único que tendrán que hacer es descargar la nueva aplicación y guardar una nueva URL. Por lo general, los operadores de espacios de coworking consiguen que sus miembros utilicen el nuevo sistema en tan solo unos días después de anunciar la migración.
Migre desde su software de coworking a Archie
En Archie, hacemos que cambiar de software de coworking sea lo más fácil posible, encargándonos de las partes más complicadas por ti. Nuestro equipo se encargará de todo, desde trasladar tus planos de planta y recursos de oficina hasta importar los datos de los miembros y conectar tus herramientas existentes.
¿Necesitas una integración personalizada? ¡No hay problema, también nos encargamos de eso! En algunos casos, puede haber un cargo por el desarrollo personalizado, dependiendo de tu configuración actual. Pero eso significa que nuestros ingenieros hacen el trabajo pesado, para que tú no tengas que hacerlo, y siempre somos sinceros y transparentes con respecto al costo.
You can focus on running your space while we make sure everything moves over smoothly.
