- Lo que aprenderás
- Cómo funciona realmente la fijación de precios del software de coworking entre bastidores
- Los modelos de precios más habituales y cómo influye cada uno de ellos en tu gasto mensual
- Por qué el término «miembros activos» puede tener significados muy diferentes según la herramienta
- ¿Qué funciones suelen estar incluidas y cuáles se ocultan tras planes superiores o complementos?
- Cómo comparar herramientas de forma más justa y evitar sorpresas en las tarifas más adelante
Los precios del software de coworking pueden resultar confusos rápidamente. Dos herramientas pueden parecer similares sobre el papel, pero acabar costando cantidades muy diferentes una vez que se tienen en cuenta los miembros, las ubicaciones, la gestión de visitantes o las aplicaciones móviles de marca blanca.
He decidido analizar cómo cobran en la práctica las plataformas de coworking, qué suele suponer un coste adicional y qué hay que comprobar bien antes de comprometerse. Al final, podrás comparar opciones sin llevarte sorpresas con suplementos o tarifas ocultas.
- En resumen
La mayoría de los programas de coworking cuestan entre 130 y 400 dólares al mes por un espacio con unos 100 miembros, sin contar los complementos. Las mayores diferencias de precio se deben a cómo se contabilizan los miembros, a si las funciones clave están incluidas o son extras de pago, y a cómo varía el precio a medida que crece el negocio. Para la mayoría de los espacios de coworking, Archie ofrece la estructura de precios más clara y predecible, con menos complementos necesarios a medida que creces.
Por qué los precios del software de coworking pueden ser complicados
A primera vista, muchas herramientas de gestión de espacios de coworking parecen tener un coste similar. Ves el precio mensual, comparas varios niveles y parece bastante sencillo.
Lo complicado es lo que ocurre después de empezar a profundizar en los fundamentos del software de coworking. Ese precio «desde» suele ser solo la tarifa básica. Una vez que empiezas a añadir las cosas que la mayoría de los espacios necesitan realmente en el día a día, el total puede variar mucho.
Problemas comunes a los que se enfrentan los operadores al revisar los precios del software de coworking:
- Importante Funciones del software de coworking que solo están disponibles en los planes superiores. Un plan puede cubrir lo básico, pero la gestión de visitantes, las integraciones, la personalización de marca o las automatizaciones solo están disponibles en el siguiente nivel.
- Un precio base bajo, pero muchos complementos de pago. Piensa en aplicaciones móviles de marca blanca, registros de visitantes, informes avanzados o incluso la incorporación de software. No hay nada «malo» en cobrar por ello, pero puede dificultar la elaboración del presupuesto si solo se tiene en cuenta el plan básico.
- Definiciones confusas de «usuarios activos». En un sistema, un usuario activo puede ser cualquiera que haga una reserva. En otro, puede ser alguien que haya pagado en los últimos 30 días. Algunas herramientas solo cuentan a los miembros de pago, mientras que otras cuentan a cualquiera que tenga acceso al portal. Así, dos espacios con los mismos 100 miembros pueden acabar pagando cantidades muy diferentes, simplemente porque las reglas son distintas.
- Precios por ubicación. Muchas plataformas cobran por ubicación. Incluso si el número total de miembros sigue siendo el mismo, dividir esos miembros entre dos sitios puede llevarte a un nivel superior, o añadir una tarifa por ubicación separada, o ambas cosas.
- No hay precios públicos para el software de coworking. A veces, el sitio web solo muestra «a partir de», sin planes básicos, o precios que parecen sencillos hasta que hablas con el departamento de ventas y te enteras de que tu configuración necesita un presupuesto personalizado.
Por eso es útil comprender cómo se fija el precio del software de coworking, y no solo cuánto . Una vez que sepa qué factores determinan el total, podrá comparar las herramientas de forma más justa y evitar costes sorpresa más adelante.
Los principales modelos de precios del software de coworking
Los precios del software de coworking suelen seguir unos patrones comunes:
#1 Precios según miembros activos o de pago
Este es el más común. Usted paga en función del número de miembros que «cuentan» para la facturación. La trampa es que un «miembro» no se define de la misma manera en todas las herramientas, incluso cuando la página de precios utiliza una redacción similar.
Ejemplos de cómo diferentes herramientas de coworking cuentan usuarios:
- Archie: cuenta a las personas que reservan recursos (escritorios, salas, oficinas) o tienen un plan de suscripción (los visitantes y los asistentes a eventos no cuentan para el total de usuarios, y si la misma persona se añade a varias ubicaciones, solo cuenta como un usuario).
- Nexudus: a menudo cuenta con miembros que han reservado, a los que se les ha facturado o que han tenido una membresía activa recientemente.
- Cobot: solo cuenta a los miembros que pagan
Algunas herramientas cuentan a los usuarios gratuitos, los miembros de prueba y las cuentas que no pagan, mientras que otras no lo hacen. Si tienes muchos usuarios ocasionales o con pases diarios, tus costes pueden variar mucho dependiendo de las reglas de recuento.
#2 Precios según la ubicación
Algunas plataformas fijan un precio por ubicación (sitio) y, a continuación, aplican límites por número de miembros. A menudo verás algo como «X $ por ubicación» con un límite de miembros, o un plan que incluye 1 ubicación y cobra un suplemento por cada sitio adicional.
La mayoría de las herramientas combinan ambos modelos.
#3 Planes por niveles con funciones bloqueadas
Este es el estilo de precios «Starter, Pro, Enterprise» que se ve en todas partes. La parte complicada es lo que se incluye en cada nivel y qué se incluye en los planes superiores.
Funciones comunes que quedan bloqueadas tras niveles superiores o actualizaciones de pago:
- Gestión de visitantes
- Dominios de marca blanca
- Análisis avanzado y generación de informes
- Automatizaciones y creadores de flujos de trabajo
- Acceso a la API y webhooks
- Asistencia técnica premium e incorporación
Una plataforma puede parecer asequible en el nivel básico, pero en el momento en que necesitas herramientas para visitantes, automatizaciones o soporte para múltiples ubicaciones, tienes que pasar al siguiente nivel de precios. Herramientas como Optix, OfficeRnD o Nexudus pueden encarecerse considerablemente una vez que se añaden extras populares como automatizaciones o gestión de visitantes.
#4 Precios basados en complementos
Algunas herramientas mantienen un precio base razonable, pero luego cobran por separado por muchas cosas que muchos espacios consideran «estándar». Este modelo no es necesariamente malo. Solo significa que debes presupuestar tu configuración real, no el plan de entrada más barato.
Complementos de pago habituales:
- Flujos de registro y recepción de visitantes
- Integraciones de acceso a puertas
- Gestión de Wi-Fi
- Módulos avanzados de generación de informes
- Funciones o permisos administrativos adicionales
- Apoyo remunerado para la incorporación, la formación o la implementación.
- Aplicaciones móviles de marca blanca
💡 Hablando de aplicaciones de marca blanca, aquí tienes más información sobre en qué se diferencian de las opciones de personalización de aplicaciones que ofrecen la mayoría de las herramientas de coworking ↓
Cuando compares herramientas, haz una lista de los complementos que realmente necesitas y súmalos. Una herramienta con un plan básico más caro puede resultar más barata en general si incluye más funciones que acabarás utilizando de todos modos.
#5 Precios basados en presupuestos o precios para empresas
En lugar de una página pública con precios, se obtiene un presupuesto personalizado basado en las necesidades, los módulos y la escala. Esto es habitual en plataformas más grandes y orientadas a empresas, como Yardi Kube u OfficeRnD.
Desventajas a tener en cuenta:
- Más difícil de presupuestar por adelantado porque no hay un punto de partida claro.
- Las comparaciones son menos transparentes.
- Los complementos y módulos pueden aumentar silenciosamente los costes con el tiempo, especialmente a medida que se expande.
¿Cuánto cuesta normalmente el software de coworking en la práctica?
A continuación, se presenta una forma práctica de pensar en los precios, basada en lo que cobran la mayoría de los proveedores hoy en día:
- Herramientas básicas/para principiantes: entre 29 y 150 dólares al mes.
- Planes de gama media: entre 150 y 350 dólares al mes.
- Precios para empresas/personalizados: basados en presupuestos
Herramientas básicas/para principiantes: entre 29 y 150 dólares al mes.
Esta gama suele ser la más adecuada para espacios más pequeños que desean lo básico y no necesitan flujos de trabajo avanzados. Estos planes suelen funcionar para:
- Nuevos espacios y espacios comunitarios
- Operadores de una sola ubicación
- Espacios con menos de 100 miembros aproximadamente (dependiendo de cómo cuente la herramienta a los miembros).
En esta gama, a menudo encontrarás portales para miembros más sencillos, menos integraciones y funciones de generación de informes más ligeras. Algunas herramientas también prescinden de aplicaciones móviles o automatización avanzada, lo que contribuye a que sean más económicas.
Planes de gama media: entre 150 y 350 dólares al mes.
Este es el «punto óptimo» más común para los espacios de coworking consolidados que desean mejorar sus operaciones, su facturación y la experiencia de sus miembros. Es donde acaban muchas herramientas una vez que estás en el mercado:
- De 100 a 250 miembros (de nuevo, dependiendo de las definiciones)
- Membresías, créditos y complementos más estructurados.
- Más informes, controles administrativos y mejores flujos de trabajo para los miembros.
Este es también el rango en el que los complementos comienzan a aparecer con más frecuencia, por lo que el costo final depende de lo que se incluye en el paquete y lo que es adicional.
Precios para empresas/personalizados: basados en presupuestos
Si usted es un operador grande con múltiples ubicaciones, espere que los precios se muevan hacia cotizaciones personalizadas. Esto es común cuando necesita:
- Muchas ubicaciones
- Facturación más compleja (múltiples entidades, múltiples divisas, facturación entre empresas)
¿Existe algún software gratuito para gestionar espacios de coworking?
Sí, pero el software gratuito para la gestión de espacios de coworking es muy limitado.
Existen algunas herramientas de coworking que ofrecen planes gratuitos (como CoWello, que es gratuito para hasta 10 miembros) o opciones de acceso a bajo coste, especialmente para espacios muy pequeños, startups en fase inicial o reserva sencillas reserva . Estas opciones de software de coworking gratuito suelen cubrir lo básico (como reserva ) cuando solo hay unos pocos miembros, pero no incluyen el conjunto completo de funciones que la mayoría de los espacios necesitan a medida que crecen.
Por eso, aunque existan herramientas gratuitas, muchos espacios acaban actualizándose cuando alcanzan los 20 miembros aproximadamente o necesitan funciones más avanzadas.
Comparación de precios del mejor software de gestión de espacios de coworking
Para una ubicación con unos 100 miembros, las mejores herramientas de coworking suelen costar entre 130 y 400 dólares al mes solo por el plan básico (antes de añadir complementos opcionales como herramientas para visitantes, aplicaciones de marca blanca, acceso a la puerta, Wi-Fi, asistencia premium, etc.):
Es un punto de partida útil, pero no es una comparación perfecta, ya que «100 miembros» no se cuenta de la misma manera en todas partes.
Veamos más de cerca cómo funcionan los precios de las mejores herramientas de gestión de espacios de coworking:
Archie Coworking
El software de coworking de Archie utiliza niveles claros basados en ubicaciones y miembros activos. Con facturación anual, pagarías:
- Paquete básico: 165 $ al mes por una ubicación y hasta 100 miembros activos.
- Pro: 257 $ al mes para hasta 2 ubicaciones y 200 miembros activos.
- Empresa: precios personalizados para configuraciones más grandes.
Extras comunes a tener en cuenta en el presupuesto:
- Ubicaciones adicionales: 90 $ al mes cada una
- Miembros adicionales: 50 $ al mes por cada 50 miembros.
- Aplicación móvil de marca blanca: 90 $ al mes por ubicación.
¿Quién se considera miembro activo? Alguien que reserva un recurso o tiene un plan de suscripción (los visitantes y los asistentes a eventos no cuentan).
Precios de Spacebring
Spacebring mantiene una política de precios bastante sencilla:
- Empresas: Desde 186 $ al mes (facturación anual) o 206 $ al mes (facturación mensual), con un compromiso mínimo de 6 meses. Incluye 100 usuarios activos al mes, 1 ubicación, 1 sesión de incorporación, un portal web para miembros con la marca del cliente, además de una aplicación móvil de administración y un portal web.
- Empresa: Precios personalizados con un compromiso mínimo de 12 meses, diseñado para equipos que operan en múltiples ubicaciones y cuentan con cientos de miembros. Incluye más de 500 usuarios activos al mes, ubicaciones personalizadas y sesiones de incorporación ilimitadas.
Spacebring considera usuario activo a cualquier persona que tenga una suscripción personal o de empresa, reserva o haya realizado un pago durante el periodo de facturación.
Los complementos opcionales incluyen:
- Aplicación móvil para miembros: 118 $ al mes (primera ubicación) + 89 $ al mes (cada ubicación adicional)
- Recepción de visitantes: 59 $ al mes por ubicación.
- Planos de planta: 30 $ al mes por ubicación + cuota única de instalación
- API y webhooks: 30 $ al mes por ubicación.
Los precios se muestran en USD, pero los totales pueden variar ligeramente, ya que la moneda principal de Spacebring es el EUR.
Precios flexibles de OfficeRnD
OfficeRnD Flex ahora se basa principalmente en presupuestos (antes partía de 165 $ al mes para una única ubicación con 100 miembros). Sin embargo, sigue ofreciendo algunos planes:
- Inicio / Crecimiento / Escalabilidad: los precios son personalizados y dependen de su ubicación, el volumen de miembros y los centros o módulos que necesite.
Lo que suele cambiar el presupuesto:
- Requisitos para múltiples ubicaciones
- Necesidades avanzadas de generación de informes
- Centros complementarios, como el Centro de visitantes o los módulos de ventas y incorporación (a menudo denominados «centros»).
Cuando hables con el equipo de ventas, confirma qué módulos están incluidos y cuáles son opcionales. El módulo Growth Hub, por ejemplo, añade un proceso de compra autoservicio a tu sitio web. Es ideal para las ventas en línea, pero comprueba bien si hay alguna comisión o tarifa por compra.
Precios de Nexudus
Nexudus tiene un precio por ubicación y se adapta a medida que se añaden usuarios activos:
- Precio base: 150 $ al mes por ubicación para un máximo de 80 usuarios activos.
- Más de 80 usuarios activos: el coste aumenta a medida que crece el número de usuarios activos.
Complementos comunes:
- Aplicación móvil de marca blanca: 150 $ al mes (cubre hasta 5 ubicaciones)
- Explore Pro Analytics: 100 $ al mes + 25 $ al mes por ubicación
- Formación de Nexudus Academy: 150 $ al mes por una ubicación + 25 $ al mes por cada ubicación adicional.
¿Quién se considera miembro activo?: aquellas personas que tengan una suscripción vigente o a las que se les haya enviado una factura o hayan realizado una reserva los últimos 30 días. El resto de contactos se mantendrán en tu CRM sin coste alguno.
Precios de Optix
Optix utiliza niveles basados en límites de usuarios y una ubicación, con varios complementos de pago comunes. Con la facturación anual, pagarías:
- Essentials: 197 $ al mes (hasta 50 usuarios, 1 ubicación)
- Pro: 299 $ al mes (hasta 100 usuarios, 1 ubicación)
- Grow: 498 $ al mes (hasta 250 usuarios, 1 ubicación)
- Escala: precios personalizados
Extras comunes:
- Automations+ cuesta a partir de 50 $ al mes.
- Gestión de visitantes: 42 $ al mes adicionales en Essentials y Pro, incluido en Grow y Scale.
- Ubicaciones adicionales: disponibles en niveles superiores (el precio varía según el nivel).
- Eliminación completa de la marca: solo en Scale, con una tarifa única (indicada como 1199 $).
Precios de los cobots
El precio de los cobots se basa en el número de miembros de pago, lo que a muchos operadores les resulta fácil de presupuestar.
- Desde 63 $ al mes (facturación anual) para hasta 10 miembros de pago.
- Con unos 100 miembros de pago, son aproximadamente 374 dólares al mes (según la escala de precios).
Puede mantener clientes potenciales, contactos y registros sin pago en el sistema sin que se tengan en cuenta para la facturación.
Precios de Coworks
Coworks ofrece dos planes principales con precios anuales o mensuales, además de un nivel empresarial.
- Espacio de trabajo híbrido: 149 $ al mes con facturación anual o 199 $ al mes con facturación mensual, hasta 150 miembros.
- Coworking Premium: 249 $ al mes con facturación anual o 299 $ al mes con facturación mensual, hasta 250 miembros.
- Empresa: precios personalizados (a menudo para un número ilimitado de miembros y configuraciones más grandes)
Extras comunes:
- El etiquetado blanco y la compatibilidad con múltiples ubicaciones suelen ser complementos de pago.
- Algunas funciones de facturación se incluyen en los planes Premium y superiores.
Precios de proximidad
Proximity utiliza niveles por ubicación basados en el número de miembros.
- Nivel inicial: 189 $ al mes para un máximo de 40 miembros.
- Niveles superiores para un mayor número de miembros (por ejemplo, 85, 150, 250 miembros) con cuotas mensuales más elevadas.
- Las implementaciones más grandes pueden pasar a precios personalizados.
Complementos comunes (controles de instalaciones):
- Acceso a la puerta: 99 $/ubicación/mes
- Gestión de Wi-Fi: 59 $/ubicación/mes
- Otras características de las instalaciones, como los sensores, también pueden aumentar el coste.
Precios de Yardi Kube
Los precios de Yardi Kube pueden resultar un poco complicados. La mayoría de las configuraciones siguen basándose en presupuestos y dependen de los módulos que elijas. Yardi ofrece ahora también un plan Start (introducido alrededor de marzo de 2026) para una primera ubicación, con funciones básicas de coworking y una implementación de inicio rápido. Incluso con «miembros ilimitados», el coste total puede variar mucho en función de complementos como la gestión de TI, aplicaciones de marca blanca, firmas electrónicas, herramientas para visitantes e integraciones financieras más avanzadas.
En resumen
El precio del software de coworking no se reduce únicamente a la cifra que aparece en la página de precios. Se trata de cómo cambia esa cifra a medida que tu espacio crece.
La mejor opción suele ser aquella en la que:
- Las reglas de fijación de precios son claras.
- Las características principales están incluidas.
- El escalado no requiere reconstruir su presupuesto cada año.
Si quieres un punto de partida sencillo, empieza con Archie. Es más fácil de predecir, más fácil de explicar a tu equipo y más fácil de desarrollar.
