- Ce que vous apprendrez
- Comment fonctionne réellement la tarification des logiciels de coworking en coulisses
- Les modèles de tarification les plus courants et leur incidence respective sur votre coût mensuel
- Pourquoi le terme « membres actifs » peut revêtir des significations très différentes selon l'outil utilisé
- Quelles sont les fonctionnalités généralement incluses, par opposition à celles qui sont réservées aux formules supérieures ou disponibles sous forme d'options supplémentaires ?
- Comment comparer les outils de manière plus équitable et éviter les frais imprévus par la suite
Les tarifs des logiciels de coworking peuvent rapidement prêter à confusion. Deux outils peuvent sembler similaires sur le papier, mais leur coût final peut varier considérablement une fois pris en compte le nombre de membres, les emplacements, la gestion des visiteurs ou les applications mobiles en marque blanche.
J'ai décidé de vous expliquer en détail comment les plateformes de coworking facturent leurs services dans la pratique, quels sont les frais supplémentaires habituels et ce qu'il faut vérifier avant de s'engager. À la fin, vous serez en mesure de comparer les différentes options sans avoir de mauvaises surprises liées aux suppléments ou aux frais cachés.
- En bref
La plupart des logiciels de coworking coûtent entre 130 et 400 dollars par mois pour un site comptant environ 100 membres, hors options supplémentaires. Les principales différences de prix tiennent à la manière dont les membres sont comptabilisés, au fait que les fonctionnalités clés soient incluses ou facturées en supplément, et à la façon dont les tarifs évoluent en fonction de la croissance. Pour la plupart des espaces de coworking, Archie propose la tarification la plus claire et la plus prévisible, avec moins de modules complémentaires requis à mesure que vous vous développez.
Pourquoi la tarification des logiciels de coworking peut être délicate
À première vue, la plupart des outils de gestion d'espaces de coworking semblent coûter à peu près le même prix. Vous voyez un prix mensuel, vous comparez quelques niveaux, et cela semble assez simple.
Le plus difficile, c'est ce qui se passe une fois que vous commencez à vous plonger dans les bases des logiciels de coworking. Ce prix « à partir de » n'est souvent que le tarif de base. Une fois que vous commencez à ajouter les éléments dont la plupart des espaces ont réellement besoin au quotidien, le total peut varier considérablement.
Problèmes courants rencontrés par les opérateurs lors de l'examen des tarifs des logiciels de coworking :
- Important Fonctionnalités du logiciel de coworking réservées aux formules supérieures. Une formule peut couvrir les fonctionnalités de base, mais la gestion des visiteurs, les intégrations, la personnalisation de la marque ou les automatisations ne sont disponibles qu'à partir du niveau supérieur.
- Un prix de base bas, mais beaucoup d'options payantes. Pensez aux applications mobiles en marque blanche, aux enregistrements des visiteurs, aux rapports avancés ou même à l'intégration des logiciels. Il n'y a rien de « mal » à facturer ces services, mais cela peut compliquer l'établissement du budget si vous ne considérez que le forfait de base.
- Définitions ambiguës des « utilisateurs actifs ». Dans un système, un utilisateur actif peut être toute personne qui effectue une réservation. Dans un autre, il peut s'agir de quelqu'un qui a effectué un paiement au cours des 30 derniers jours. Certains outils ne comptent que les membres payants, tandis que d'autres comptent toute personne ayant accès au portail. Ainsi, deux espaces comptant chacun 100 membres peuvent finir par payer des montants très différents, simplement parce que les règles sont différentes.
- Tarification multi-sites. De nombreuses plateformes facturent leurs services par emplacement. Même si le nombre total de vos membres reste inchangé, le fait de répartir ces membres sur deux sites peut vous faire passer à un niveau supérieur, ou entraîner des frais supplémentaires pour chaque emplacement, voire les deux.
- Pas de tarification publique pour les logiciels de coworking. Parfois, le site web indique simplement « à partir de », sans proposer de forfait de base, ou affiche des tarifs qui semblent simples jusqu'à ce que vous discutiez avec le service commercial et appreniez que votre configuration nécessite un devis personnalisé.
C'est pourquoi il est utile de comprendre comment est fixé le prix d'un logiciel de coworking, et pas seulement combien il coûte. Une fois que vous savez ce qui détermine le total, vous pouvez comparer les outils de manière plus équitable et éviter les coûts surprises par la suite.
Les principaux modèles de tarification des logiciels de coworking
Les tarifs des logiciels de coworking suivent généralement quelques modèles courants :
#1 Tarification par membres actifs ou payants
C'est le plus courant. Vous payez en fonction du nombre de membres « pris en compte » pour la facturation. Le hic, c'est que le terme « membre » n'est pas défini de la même manière dans tous les outils, même lorsque la page de tarification utilise des termes similaires.
Exemples illustrant comment différents outils de coworking comptent les utilisateurs :
- Archie: comptabilise les personnes qui réservent des ressources (bureaux, salles, locaux) ou qui ont un abonnement (les visiteurs et les participants à des événements ne sont pas pris en compte dans le nombre total d'utilisateurs, et si la même personne est ajoutée à plusieurs emplacements, elle ne compte que pour un seul utilisateur).
- Nexudus: compte souvent les membres qui ont réservé, ont été facturés ou ont récemment eu une adhésion active.
- Cobot: ne compte que les membres payants
Certains outils comptent les utilisateurs gratuits, les membres en période d'essai et les comptes non payants, tandis que d'autres ne le font pas. Si vous avez beaucoup d'utilisateurs occasionnels ou de détenteurs de pass journaliers, vos coûts peuvent varier considérablement en fonction des règles de comptage.
#2 Tarification en fonction de l'emplacement
Certaines plateformes fixent d'abord un prix par emplacement (site) d'abord, puis les limites de membres par couche. Vous verrez souvent quelque chose comme « X $ par emplacement » avec un plafond pour les membres, ou un forfait qui comprend 1 emplacement et facture un supplément pour chaque site supplémentaire.
La plupart des outils combinent les deux modèles.
#3 Plans à plusieurs niveaux avec verrouillage des fonctionnalités
Il s'agit du modèle de tarification « Starter, Pro, Enterprise » que l'on retrouve partout. La difficulté réside dans ce qui est inclus dans chaque niveau et ce qui est proposé dans les plans supérieurs.
Fonctionnalités courantes qui sont bloquées derrière des niveaux supérieurs ou des mises à niveau payantes :
- Gestion des visiteurs
- Domaines en marque blanche
- Analyses avancées et rapports
- Automatisations et générateurs de flux de travail
- Accès API et webhooks
- Assistance premium et intégration
Une plateforme peut sembler abordable au niveau d'entrée, mais dès que vous avez besoin d'outils pour les visiteurs, d'automatisations ou d'une assistance multi-sites, vous devez en réalité passer au niveau supérieur. Des outils tels qu'Optix, OfficeRnD ou Nexudus peuvent devenir nettement plus coûteux dès lors que vous ajoutez des options supplémentaires populaires telles que les automatisations ou la gestion des visiteurs.
#4 Tarification basée sur les modules complémentaires
Certains outils proposent un prix de base raisonnable, mais facturent ensuite séparément de nombreux éléments que beaucoup d'espaces considèrent comme « standard ». Ce modèle n'est pas nécessairement mauvais. Cela signifie simplement que vous devez prévoir un budget pour votre configuration réelle, et non pour la formule d'entrée de gamme la moins chère.
Modules complémentaires payants courants :
- Flux d'enregistrement et d'accueil des visiteurs
- Intégrations d'accès aux portes
- Gestion Wi-Fi
- Modules avancés de création de rapports
- Rôles ou autorisations administratives supplémentaires
- Prise en charge rémunérée de l'intégration, de la formation ou de la mise en œuvre
- Applications mobiles en marque blanche
💡 En parlant d'applications en marque blanche, voici plus d'informations sur ce qui les différencie des options de personnalisation proposées par la plupart des outils de coworking ↓
Lorsque vous comparez des outils, dressez la liste des modules complémentaires dont vous avez réellement besoin et calculez leur coût total. Un outil dont le forfait de base est plus élevé peut parfois s'avérer moins cher au final s'il inclut davantage de fonctionnalités que vous finirez par utiliser de toute façon.
#5 Tarification basée sur les devis ou sur l'entreprise
Au lieu d'une page publique affichant les tarifs, vous recevez un devis personnalisé en fonction de vos besoins, des modules et de l'échelle. C'est courant pour les grandes plateformes destinées aux entreprises, telles que Yardi Kube ou OfficeRnD.
Inconvénients à surveiller :
- Plus difficile à budgétiser à l'avance car il n'y a pas de point de départ clair
- Les comparaisons sont moins transparentes
- Les modules complémentaires et les modules peuvent augmenter discrètement les coûts au fil du temps, en particulier lorsque vous vous développez.
Ce que coûte généralement un logiciel de coworking dans la pratique
Voici une méthode pratique pour réfléchir à la tarification, basée sur les prix pratiqués aujourd'hui par la plupart des fournisseurs :
- Outils bas de gamme/pour débutants : 29 $ à 150 $ par mois
- Forfaits intermédiaires : environ 150 à 350 dollars par mois
- Tarification entreprise/personnalisée : sur devis
Outils bas de gamme/pour débutants : 29 $ à 150 $ par mois
Cette gamme convient généralement mieux aux petits espaces qui recherchent des fonctionnalités de base et n'ont pas besoin de flux de travail avancés. Ces plans conviennent souvent pour :
- Nouveaux espaces et espaces communautaires
- Opérateurs à emplacement unique
- Espaces comptant environ 100 membres ou moins (selon la manière dont l'outil compte les membres)
Dans cette gamme, vous trouverez souvent des portails membres plus simples, moins d'intégrations et des rapports plus légers. Certains outils ne proposent pas non plus d'applications mobiles ni d'automatisation avancée, ce qui explique en partie leur prix plus abordable.
Forfaits intermédiaires : environ 150 à 350 dollars par mois
C'est le « point idéal » le plus courant pour les espaces de coworking établis qui souhaitent renforcer leurs opérations, leur facturation et améliorer l'expérience de leurs membres. C'est là que de nombreux outils trouvent leur place une fois que vous êtes sur place :
- 100 à 250 membres (là encore, selon les définitions)
- Adhésions, crédits et modules complémentaires plus structurés
- Plus de rapports, de contrôles administratifs et de meilleurs flux de travail pour les membres
C'est également dans cette gamme que les options supplémentaires commencent à apparaître plus fréquemment, de sorte que le coût final dépendra de ce qui est inclus dans le prix et de ce qui est facturé en supplément.
Tarification entreprise/personnalisée : sur devis
Si vous êtes un opérateur de grande envergure, présent sur plusieurs sites, attendez-vous à ce que les prix soient fixés sur la base de devis personnalisés. C'est courant lorsque vous avez besoin :
- De nombreux emplacements
- Facturation plus complexe (multi-entités, multi-devises, facturation inter-sociétés)
Existe-t-il un logiciel gratuit de gestion d'espaces de coworking ?
Oui, mais les logiciels gratuits de gestion d'espaces de coworking sont très limités.
Il existe quelques outils de coworking proposant des formules gratuites (comme CoWello, qui est gratuit jusqu’à 10 membres) ou des formules d’entrée de gamme à bas prix, notamment pour les très petits espaces, les start-ups en phase de démarrage ou réservation simples. Ces logiciels de coworking gratuits couvrent généralement les fonctionnalités de base (comme réservation ) lorsque vous n’avez que quelques membres, mais n’incluent pas l’ensemble des fonctionnalités dont la plupart des espaces ont besoin à mesure qu’ils se développent.
C'est pourquoi, même lorsqu'il existe des outils gratuits, de nombreux espaces finissent par passer à un niveau supérieur lorsqu'ils atteignent environ 20 membres ou ont besoin de fonctionnalités plus avancées.
Comparatif des meilleurs logiciels de gestion d'espaces de coworking
Pour un site comptant environ 100 membres, les meilleurs outils de coworking coûtent généralement entre 130 et 400 dollars par mois pour le forfait de base uniquement (avant les options supplémentaires telles que les outils pour les visiteurs, les applications en marque blanche, l'accès aux portes, le Wi-Fi, l'assistance premium, etc.) :
C'est un point de départ utile, mais ce n'est pas une comparaison parfaite, car « 100 membres » ne sont pas comptés de la même manière partout.
Examinons de plus près comment les meilleurs outils de gestion d'espaces de coworking fixent leurs prix :
Archie Coworking
Le logiciel de coworking d'Archie utilise niveaux clairs en fonction des emplacements et des membres actifs. Avec une facturation annuelle, vous payez :
- Forfait de démarrage : 165 $/mois pour 1 emplacement et jusqu'à 100 membres actifs
- Pro : 257 $/mois pour un maximum de 2 sites et 200 membres actifs
- Entreprise : tarification personnalisée pour les configurations plus importantes
Suppléments courants à prévoir dans votre budget :
- Emplacements supplémentaires : 90 $/mois chacun
- Membres supplémentaires : 50 $/mois pour 50 membres
- Application mobile en marque blanche : 90 $/mois par emplacement
Qui est considéré comme un membre actif : toute personne qui réserve une ressource ou qui a souscrit un abonnement (les visiteurs et les participants à des événements ne sont pas pris en compte).
Tarifs Spacebring
Spacebring pratique une tarification assez simple :
- Entreprise: À partir de 186 $/mois (facturation annuelle) ou 206 $/mois (facturation mensuelle), avec un engagement minimum de 6 mois. Ce forfait comprend 100 utilisateurs actifs par mois, 1 site, 1 session d'intégration, un portail web personnalisé pour les membres, ainsi qu'une application mobile et un portail web pour les administrateurs.
- Entreprise: Tarification sur mesure avec un engagement minimum de 12 mois, conçue pour les équipes gérant plusieurs sites et comptant des centaines de membres. Elle comprend plus de 500 utilisateurs actifs par mois, des emplacements personnalisés et un nombre illimité de sessions d'intégration.
Spacebring considère comme utilisateur actif toute personne ayant souscrit un abonnement personnel ou d'entreprise, effectué réservation ou effectué un paiement au cours de la période de facturation.
Les options supplémentaires comprennent :
- Application mobile pour les membres : 118 $/mois (premier emplacement) + 89 $/mois (chaque emplacement supplémentaire)
- Accueil des visiteurs : 59 $/mois par site
- Plans d'étage : 30 $/mois par emplacement + frais d'installation uniques
- API et webhooks : 30 $/mois par emplacement.
Les prix sont indiqués en dollars américains (USD), mais les totaux peuvent varier légèrement, car la devise principale de Spacebring est l'euro (EUR).
Tarification flexible OfficeRnD
OfficeRnD Flex est désormais principalement basé sur des devis (il coûtait auparavant à partir de 165 $/mois pour un seul site avec 100 membres). Il propose toutefois encore quelques formules :
- Démarrer / Croître / Évoluer : les tarifs sont personnalisés et dépendent de vos emplacements, du nombre de membres et des hubs ou modules dont vous avez besoin.
Ce qui modifie généralement le devis :
- Exigences multi-sites
- Besoins avancés en matière de rapports
- Hubs complémentaires tels que Visitor Hub ou modules de vente et d'intégration (souvent appelés « hubs »)
Lorsque vous contactez l'équipe commerciale, vérifiez quels modules sont inclus et lesquels sont en option. Le module « Growth Hub », par exemple, ajoute un processus d'achat en libre-service à votre site web. C'est idéal pour les ventes en ligne, mais assurez-vous qu'il n'y a pas de commission ou de frais par achat.
Tarifs Nexudus
Nexudus est facturé par emplacement et évolue en fonction du nombre d'utilisateurs actifs que vous ajoutez :
- Prix de base : 150 $/mois par site pour un maximum de 80 utilisateurs actifs
- Plus de 80 utilisateurs actifs : le coût augmente à mesure que le nombre d'utilisateurs actifs augmente.
Modules complémentaires courants :
- Application mobile en marque blanche : 150 $/mois (couvre jusqu'à 5 emplacements)
- Explorez les analyses Pro : 100 $/mois + 25 $/mois par emplacement
- Formation Nexudus Academy : 150 $/mois pour un site + 25 $/mois par site supplémentaire
Qui est considéré comme un membre actif ? Les personnes disposant d'une adhésion en cours de validité, ayant reçu une facture ou ayant effectué une réservation des 30 derniers jours. Les autres contacts restent enregistrés dans votre CRM sans frais.
Tarifs Optix
Optix utilise des niveaux basés sur les limites d'utilisateurs et un seul emplacement, avec plusieurs modules complémentaires payants courants. Avec une facturation annuelle, vous paieriez :
- Essentiel : 197 $/mois (jusqu'à 50 utilisateurs, 1 emplacement)
- Pro : 299 $/mois (jusqu'à 100 utilisateurs, 1 emplacement)
- Grow : 498 $/mois (jusqu'à 250 utilisateurs, 1 emplacement)
- Échelle : tarification personnalisée
Suppléments courants :
- Automations+ à partir de 50 $/mois
- Gestion des visiteurs : 42 $/mois supplémentaires pour les versions Essentials et Pro, inclus dans les versions Grow et Scale
- Emplacements supplémentaires : disponibles dans les niveaux supérieurs (les prix varient selon le niveau)
- Suppression complète de la marque : uniquement sur Scale, moyennant des frais uniques (indiqués comme étant de 1 199 $)
Tarification des cobots
La tarification des cobots est basée sur le nombre de membres payants, ce que de nombreux exploitants trouvent facile à intégrer dans leur budget.
- À partir de 63 $/mois (facturation annuelle) pour un maximum de 10 membres payants
- Avec environ 100 membres payants, cela représente environ 374 $ par mois (selon le barème tarifaire).
Vous pouvez conserver les prospects, les contacts et les enregistrements non payants dans le système sans qu'ils soient pris en compte dans la facturation.
Tarifs Coworks
Coworks propose deux formules principales avec des tarifs annuels ou mensuels, ainsi qu'une formule entreprise.
- Espace de travail hybride : 149 $/mois avec facturation annuelle ou 199 $/mois avec facturation mensuelle, jusqu'à 150 membres
- Coworking Premium : 249 $/mois avec facturation annuelle ou 299 $/mois avec facturation mensuelle, jusqu'à 250 membres
- Entreprise : tarification personnalisée (souvent pour un nombre illimité de membres et des configurations plus importantes)
Suppléments courants :
- Le white labeling et la prise en charge multi-sites sont souvent des options payantes.
- Certaines fonctionnalités de facturation sont incluses dans les formules Premium et supérieures.
Tarification de proximité
Proximity utilise des niveaux par emplacement en fonction du nombre de membres.
- Niveau de départ : 189 $/mois pour un maximum de 40 membres
- Niveaux supérieurs pour un nombre plus important de membres (par exemple 85, 150, 250 membres) avec des frais mensuels plus élevés
- Les déploiements plus importants peuvent passer à une tarification personnalisée.
Modules complémentaires courants (commandes des installations) :
- Accès à la porte : 99 $/emplacement/mois
- Gestion Wi-Fi : 59 $/emplacement/mois
- D'autres caractéristiques de l'installation, telles que les capteurs, peuvent également augmenter les coûts.
Tarifs Yardi Kube
La tarification de Yardi Kube peut s'avérer un peu complexe. La plupart des configurations sont encore basées sur des devis et dépendent des modules que vous choisissez. Yardi propose désormais également une formule Start (lancée vers mars 2026) pour un premier site, comprenant les fonctionnalités de coworking de base et une mise en place rapide. Même avec un nombre « illimité de membres », le montant total peut varier considérablement en fonction des options supplémentaires telles que la gestion informatique, les applications en marque blanche, les signatures électroniques, les outils pour les visiteurs et les intégrations financières avancées.
Conclusion
Le prix d'un logiciel de coworking ne se résume pas au chiffre indiqué sur la page des tarifs. Il s'agit plutôt de la façon dont ce chiffre évolue à mesure que votre espace s'agrandit.
Le meilleur choix est généralement celui où :
- Les règles de tarification sont claires
- Les fonctionnalités principales sont incluses
- La mise à l'échelle ne nécessite pas de refaire votre budget chaque année.
Si vous souhaitez un point de départ simple, commencez par Archie. Il est plus facile à prévoir, plus facile à expliquer à votre équipe et plus facile à développer.
