Gérer un espace de coworking demande beaucoup de jonglage (malheureusement, ce n'est pas un divertissement pour vos membres). Vous devez gérer les adhésions, les réservations, la facturation, les visiteurs et l'engagement communautaire. Avec le bon logiciel de gestion de coworking, cela devient facile.
L'une des meilleures plateformes du secteur pour tout cela est Nexudus. Elle aide les espaces de coworking depuis plus de dix ans, et... Eh bien, puisque vous êtes ici, vous devez certainement l'envisager comme une option pour votre espace.
Mais est-ce le bon choix ? Avez-vous vraiment besoin de toutes les fonctionnalités offertes par Nexudus ? Dans ce guide, nous passerons en revue les avantages, les inconvénients et toutes les fonctionnalités de Nexudus afin que vous puissiez décider si cette solution vous convient ou si une alternative serait plus appropriée.
💡 TL;DR :
Nexudus est un logiciel de coworking tout-en-un qui gère les éléments essentiels, tels que les réservations, la facturation, la gestion de la relation client (CRM) et l'engagement. Il convient particulièrement aux exploitants de coworking de taille moyenne et grande qui gèrent plusieurs sites, ont besoin de rapports détaillés et de personnalisation, et disposent des ressources nécessaires pour familiariser leurs équipes avec toutes les fonctionnalités proposées.
Pour les espaces de coworking disposant de moins de sites et comptant jusqu'à 200 membres actifs, des plateformes telles qu'Archie offrent une expérience plus conviviale. La configuration est plus simple, l'interface utilisateur est plus moderne et les fonctionnalités sont suffisamment complètes pour ne pas paraître trop complexes.
Qu'est-ce que Nexudus ?
Nexudus est l'une des solutions logicielles de coworking les plus complètes solutions logicielles de coworking conçues pour aider les espaces de coworking gérer leurs opérations. Elle a été fondée en 2012 par Carlos Almansa et Adrian Palacios, qui ont remarqué que les exploitants d'espaces de coworking jonglaient avec plusieurs outils pour gérer les tâches à accomplir.
Le duo a créé Nexudus, une solution de coworking tout-en-un qui gère les réservations, la facturation, la gestion des membres et l'engagement communautaire à partir d'une seule plateforme. À mon avis, c'est un exemple classique où l'on identifie un problème dans quelque chose que l'on aime et où l'on crée la meilleure solution possible.
Au fil des ans, l'entreprise a connu une croissance régulière tout en continuant à mettre l'accent sur la flexibilité et la personnalisation. Et cela nous amène à aujourd'hui. Avec plus de 3 000 espaces de coworking dans plus de 90 pays utilisant son logiciel, Nexudus s'est véritablement imposé comme l'une des meilleures plateformes du secteur.
Il y a beaucoup de choses à aborder, alors commençons par examiner rapidement les raisons du succès de Nexudus, ainsi que les aspects que l'entreprise continue d'améliorer à ce jour.
Les points forts de Nexudus
🟢 Plateforme tout-en-un. Gère les réservations, la facturation, la gestion de la relation client, les fonctionnalités communautaires et les analyses sans avoir besoin de plusieurs outils. Les utilisateurs mentionnent régulièrement que Nexudus couvre tous leurs besoins en un seul endroit.
🟢 Hautement personnalisable. L'accès au code HTML/CSS permet une personnalisation approfondie du portail des membres. Comme l'a fait remarquer un critique de Capterra, alors que d'autres produits vous permettent de modifier les logos et les couleurs, Nexudus vous permet de « vraiment changer les choses si vous le souhaitez ou de créer votre propre version du portail ».
🟢 Évolutif. Conçu pour gérer des opérations multi-sites et des centaines de membres. Les opérateurs qui gèrent de grands réseaux indiquent que Nexudus « suit leur croissance », grâce à des webhooks et des capacités API pour des intégrations personnalisées.
🟢 Analyses puissantes. Les rapports avancés et les informations basées sur l'IA fournis par Nexudus Explore vous offrent des outils d'aide à la décision basés sur les données qui vont au-delà des statistiques d'utilisation de base.
🟢 Intégrations étendues. Avec plus de 80 intégrations natives couvrant les processeurs de paiement, les systèmes de contrôle d'accès et d'autres outils, Nexudus dispose de l'une des suites d'intégrations les plus complètes du marché.
Les limites de Nexudus
🔴 Courbe d'apprentissage abrupte. La critique la plus courante est probablement que Nexudus peut être un peu difficile à maîtriser. Dans la plupart des avis, le principal inconvénient mentionné est que la plateforme est difficile à maîtriser.
🔴 L'interface n'est pas aussi moderne. Certaines parties du tableau de bord d'administration semblent moins modernes que celles de concurrents plus récents. Bien qu'elle soit fonctionnelle et en cours d'amélioration, elle n'est pas forcément la plus facile à naviguer.
🔴 La configuration peut prendre beaucoup de temps. La configuration correcte de Nexudus nécessite des efforts considérables. La définition de modules et de flux de travail personnalisés peut être « gourmande en ressources » et largement manuelle. Certains évaluateurs font remarquer que certaines fonctionnalités destinées à des tâches simples sont trop compliquées.
🔴 Incohérence du service d'assistance. Si le verdict concernant le service client est excellent, d'autres utilisateurs signalent des temps de réponse plus longs ou des réponses vagues. Nous reviendrons plus en détail sur les avis spécifiques concernant le service client ci-dessous.
Bien qu'Archie et Nexudus offrent des fonctionnalités de coworking similaires sur le papier, leur utilisation quotidienne est très différente. Archie met l'accent sur une expérience épurée et moderne, facile à prendre en main tant pour les membres que pour les administrateurs, avec une tarification simple et prévisible. Nexudus est plus configurable, mais peut sembler plus lourd à gérer et à budgétiser :
💡 Vous avez des inquiétudes concernant la migration depuis une autre plateforme ? Archie propose une une assistance à la migration logicielle pour faciliter la transition.
Principales caractéristiques et facteurs de différenciation de Nexudus
D'après ce que nous avons vu jusqu'à présent, une chose est claire. Nexudus couvre pratiquement tous les aspects de la gestion d'un espace de coworking, notamment :
Gestion de l'espace et réservations
réservation permet aux membres de réserver des salles de réunion et des bureaux via le portail des membres ou l'application mobile. Vous pouvez afficher les disponibilités en temps réel et définir réservation (telles que les conditions d'annulation ou réservation minimale réservation ). La plateforme prend en charge le partage de bureaux, les bureaux attitrés, les salles de réunion et d'autres ressources.
Grâce aux nombreuses intégrations proposées par Nexudus, vous pouvez automatiser les enregistrement via la détection Wi-Fi ou des bornes interactives, créer des plans d'étage en 3D et déverrouiller automatiquement les portes lorsque quelqu'un dispose d'une réservation active, réservation l'aide de systèmes de contrôle d'accès.
Adhésions et facturation
Nexudus gère les abonnements récurrents, les produits ponctuels, les pass journaliers et les structures tarifaires complexes. Vous pouvez définir différents tarifs en fonction du niveau d'adhésion, de l'heure de la journée ou de la durée. Comme il s'intègre à de nombreuses passerelles de paiement pour les cartes de crédit, les prélèvements automatiques et d'autres méthodes de paiement, il améliore le taux de réussite des transactions et l'expérience client globale.
En matière de facturation, tout se fait automatiquement. Nexudus envoie les factures, encaisse les paiements, applique les frais de retard et gère les grands livres comptables. Il se charge du calcul des taxes et peut générer des factures supplémentaires pour les réservations ou les achats effectués entre les cycles de facturation réguliers.
CRM et gestion des prospects
Le module CRM intégré assure le suivi des prospects, des opportunités et de votre pipeline commercial. Vous pouvez enregistrer les visites, gérer les prospects dans une interface glisser-déposer et configurer des tâches automatisées ou des rappels pour les suivis.
Toutes les données relatives aux membres et aux prospects sont conservées dans une seule base de données, ce qui évite les doublons et facilite la communication.
Engagement communautaire et engagement des membres
Nexudus fournit un portail membre en marque blanche et une application mobile (Passport) où les membres peuvent interagir entre eux. Les fonctionnalités comprennent un annuaire des membres, des forums de discussion, des fils d'actualité, des listes d'événements avec RSVP et billetterie, ainsi qu'une place de marché dédiée aux avantages.
Il existe également une fonctionnalité d'assistance pour les tickets de support et un tableau de bord de désabonnement qui vous aide à suivre les indicateurs d'engagement et améliorer la fidélisation.
Gestion de l'espace et réservations
réservation permet aux membres de réserver des salles de réunion et des bureaux via le portail des membres ou l'application mobile. Vous pouvez afficher les disponibilités en temps réel et définir réservation (telles que les conditions d'annulation ou réservation minimale réservation ). La plateforme prend en charge le partage de bureaux, les bureaux attitrés, les salles de réunion et d'autres ressources.
Grâce aux nombreuses intégrations proposées par Nexudus, vous pouvez automatiser les enregistrement via la détection Wi-Fi ou des bornes interactives, créer des plans d'étage en 3D et déverrouiller automatiquement les portes lorsque quelqu'un dispose d'une réservation active, réservation l'aide de systèmes de contrôle d'accès.
Contrôle d'accès et sécurité
La plateforme automatise l'accès physique en s'intégrant à des systèmes de contrôle d'accès tels que Kisi, Salto KS, Brivo et DoorFlow. Lorsqu'un utilisateur dispose d'un abonnement actif ou d'une réservation, les portes se déverrouillent automatiquement.
Le système peut émettre des codes PIN uniques ou des autorisations RFID, gérer les enregistrements des visiteurs via l'application NexIO pour iPad et suivre les livraisons de colis. Les enregistrements sur le réseau Wi-Fi peuvent automatiquement marquer les membres comme présents lorsqu'ils se connectent au réseau de votre espace.
Analyses et rapports
Nexudus propose des rapports intégrés couvrant les données financières, les habitudes d'utilisation et les analyses d'adhésion. Les rapports peuvent être exportés au format PDF ou Excel.
Le nouveau module Nexudus Explore Pro propose des tableaux de bord personnalisés et des analyses avancées, notamment des prévisions basées sur l'intelligence artificielle. Ce module est proposé en option, mais il permet aux opérateurs d'exploiter les données comme bon leur semble.
Applications compagnons
Nexudus est livré avec plusieurs applications complémentaires :
- Passeport: application principale pour les réservations, l'interaction avec la communauté et la gestion des comptes (iOS et Android) ; disponible au prix de base ou en marque blanche (plus d'informations à ce sujet ci-dessous)
- NexIO: application pour tablette destinée à l'accueil des visiteurs et des membres
- NexDelivery: Gestion de la livraison du courrier et des colis
- NexBoard: Panneaux Salle de réunion
Toutes ces fonctionnalités sont incluses dans votre abonnement, mais la version en marque blanche de Passport (avec votre propre marque) entraîne des frais supplémentaires.
En parlant de marque blanche…
Personnalisation (alias le facteur de différenciation)
Contrairement à la plupart des plateformes de coworking qui vous permettent uniquement de modifier les logos et les couleurs, Nexudus vous donne un accès direct au code HTML et CSS du portail des membres. Cela signifie que vous pouvez entièrement repenser l'interface utilisateur si vous disposez des compétences techniques nécessaires (ou si vous engagez quelqu'un qui les possède).
Ce niveau de personnalisation est unique sur le marché des logiciels de coworking et constitue l'un des principaux facteurs de différenciation de Nexudus pour les opérateurs qui souhaitent contrôler entièrement leur expérience de marque.
Intégrations Nexudus
Nous avons mentionné les intégrations de Nexudus, mais approfondissons un peu plus le sujet. La plateforme propose plus de 80 intégrations natives dans plusieurs catégories :
- Traitement des paiements: Stripe, PayPal, Square, GoCardless et plus de 100 passerelles de paiement
- Comptabilité: Xero, QuickBooks, Sage
- Contrôle d'accès: Kisi, Salto KS, Brivo, DoorFlow, RemoteLock
- Communication: Slack, Mailchimp, Twilio
- Productivité: Google Workspace, Microsoft 365, Zapier
Si votre équipe compte des développeurs, vous pouvez également utiliser l'API REST pour créer des intégrations personnalisées. Chaque ressource dispose de sa propre URL et fonctionne de manière indépendante, ce qui, en langage développeur, signifie plus de flexibilité.
Tarifs Nexudus
Le prix de base est de 150 $ par mois et par site pour un maximum de 80 utilisateurs. Le coût mensuel augmente en fonction du nombre d'utilisateurs actifs sur chaque site. Pour Nexudus, les utilisateurs actifs sont ceux qui disposent d'un abonnement en cours, qui ont reçu une facture ou qui ont effectué une réservation des 30 derniers jours. Les autres contacts restent enregistrés dans votre CRM sans frais supplémentaires.
Le plan de base comprend la plupart des fonctionnalités de Nexudus, telles que :
- Tous les modules principaux (adhésions, réservations, facturation, CRM, portail communautaire)
- Certaines intégrations (certaines d'entre elles sont des modules complémentaires payants, comme nous le verrons ci-dessous)
- Passeport standard par l'application membre Nexudus (non marque blanche)
- Portail d'apprentissage et centre d'aide
- Assistance par e-mail 24 h/24, 7 j/7
Suppléments et extras
- Application mobile en marque blanche: 150 $/mois pour un maximum de 5 emplacements (vous aurez également besoin d'un compte développeur Apple à 99 $/an pour publier l'application iOS).
- Découvrez les analyses Pro : 100 $/mois + 25 $/mois par emplacement pour les tableaux de bord avancés.
- Formation Nexudus Academy: 150 $/mois pour un site + 25 $/mois par site supplémentaire (minimum 3 mois).
- Intégrations: Nexudus facture des frais supplémentaires pour certaines intégrations, comme ACT365. La liste complète est disponible sur leur centre d'aide.
- Intégration: Bien que Nexudus semble proposer une intégration gratuite, plusieurs « packs de formation » sont répertoriés sur leur page de tarifs.
À présent, vous avez une idée de ce que Nexudus peut faire et de ce qui le distingue. Analysons l'expérience réelle en nous basant sur les commentaires des utilisateurs sur G2, Capterra et Software Reviews.
Avis sur Nexudus
Les utilisateurs apprécient particulièrement le fait que Nexudus élimine le besoin d'utiliser plusieurs outils. Un critique de Capterra l'a parfaitement résumé : « La facturation automatique, les cartes de crédit/ACH, l'enregistrement RFID et WiFi, les visiteurs, les réservations, la billetterie, l'annuaire, la messagerie et le CRM de base » fonctionnent tous ensemble sur une seule plateforme. Un autre utilisateur sur G2 a souligné qu'il était possible de « créer différents forfaits pour les personnes qui utilisent nos locaux, chaque forfait pouvant être personnalisé en fonction des avantages qu'il offre ».
L'une des principales fonctionnalités appréciées par les opérateurs est la personnalisation. C'est là que Nexudus se démarque véritablement. Pour les opérateurs qui ont besoin d'un contrôle total sur leur marque, ce niveau d'accès est l'un des meilleurs sur le marché des logiciels de coworking. Un critique de Capterra explique: « C'est le seul outil que nous avons trouvé qui vous donne un contrôle total sur l'apparence et le fonctionnement du portail des membres et sur le parcours des utilisateurs. D'autres produits proposent certaines fonctionnalités en marque blanche (modification du logo, des couleurs, de la mise en page de base), mais Nexudus vous donne un accès direct aux fichiers HTML, ce qui signifie que vous pouvez vraiment changer les choses si vous le souhaitez ou créer votre propre version du portail. »
Les utilisateurs qui gèrent des opérations de grande envergure mentionnent régulièrement que Nexudus suit le rythme de leur croissance. Comme l'a noté un critique sur SoftwareReviews: « Il existe depuis de nombreuses années maintenant, il dispose donc d'une gamme de fonctionnalités que d'autres options peuvent ne pas offrir. » La plateforme gère sans difficulté les opérations multi-sites, et ses capacités API permettent des intégrations personnalisées à mesure que les besoins de votre espace évoluent.
Lorsque l'assistance est bonne, elle est vraiment excellente (à tel point qu'un membre de l'équipe d'assistance est mentionnée constamment).
Les utilisateurs apprécient également la fiabilité de la plateforme. Un utilisateur de Capterra l'a décrite comme « solide, évolutive, dotée de fonctionnalités exceptionnelles et soutenue par une équipe formidable ». Pour les opérations quotidiennes, Nexudus offre des performances constantes, sans interruptions fréquentes ni changements disruptifs.
D'un autre côté, la courbe d'apprentissage est la plainte la plus récurrente sur toutes les plateformes d'évaluation. Un critique de G2 l'a dit sans détour : « Nexudus n'est pas du tout convivial. Il est trop compliqué et la formation prend beaucoup de temps, avec des références constantes aux FAQ pour pouvoir faire quoi que ce soit. » Un utilisateur de SoftwareReviews a noté : « Certaines fonctionnalités ne sont pas faciles à comprendre en raison de l'abondance de détails », et a recommandé, lors de la configuration du produit, de « se concentrer sur les détails et de vérifier soi-même leurs fonctionnalités avant de les rendre publiques. Cela permet d'éviter d'éventuelles erreurs. »
Bien que fonctionnelle, l'interface utilisateur n'est pas très attrayante. Les utilisateurs qui ont déjà utilisé des applications plus élégantes remarquent la différence. Un évaluateur G2 a déclaré : « Je pense que l'interface client pourrait bénéficier d'une amélioration visuelle afin d'atteindre le niveau de qualité affiché du côté administrateur, qui est beaucoup plus esthétique. »
Certains utilisateurs signalent des problèmes avec les intégrations et le système CRM. Une critique publiée sur SoftwareReviews détaille des problèmes graves : « Les intégrations ne sont pas correctement testées avant leur lancement sur la plateforme. Nous avons fini par servir de cobayes et avons perdu des mois à faire des allers-retours avec Nexudus et une autre entreprise pour essayer de résoudre tous les problèmes à leur place. » Le même évaluateur a noté : « Le système CRM n'est pas intuitif et crée deux comptes pour une même personne si celle-ci est un prospect qui devient ensuite un client. »
Revenons donc à la question principale que nous avons posée au début : Nexudus est-il la solution la mieux adaptée à vos besoins ?
À qui Nexudus convient-il le mieux ?
Compte tenu de ses caractéristiques et de ses limites, Nexudus est un bon choix si vous :
- Gérer des espaces de coworking de taille moyenne à grande (plus de 200 membres actifs ou plusieurs sites)
- Vous avez besoin d'une personnalisation approfondie et souhaitez contrôler entièrement la conception de votre portail membre ?
- Vous vous appuyez fortement sur les données et les analyses pour prendre vos décisions commerciales (et vous êtes prêt à payer un supplément pour cela).
- N'hésitez pas à investir du temps au préalable pour configurer correctement la plateforme.
Ce n'est pas idéal si :
- Vous venez de vous lancer ou comptez moins de 50 membres : ce niveau de complexité peut être excessif.
- Privilégiez la facilité d'utilisation et le design moderne plutôt que la configurabilité.
- Vous souhaitez être rapidement opérationnel sans configuration complexe ?
- Préférez un outil prêt à l'emploi plutôt qu'un outil que vous devez personnaliser.
Heureusement, nous connaissons quelques alternatives à Nexudus.
Alternative à Nexudus : pourquoi les équipes choisissent Archie
Archie offre des fonctionnalités similaires à celles de Nexudus, mais avec une philosophie différente : la facilité d'utilisation prime sur la configurabilité avancée. Voici une comparaison entre les deux solutions et les raisons pour lesquelles certains opérateurs préfèrent Archie à Nexudus.
Toutes les fonctionnalités essentielles du coworking
Les deux plateformes gèrent les aspects fondamentaux : gestion des adhésions, réservation de ressources, facturation automatisée, gestion des visiteurs, engagement communautaireet applications membres en marque blanche. Quel que soit votre choix, vous ne passerez pas à côté des fonctionnalités essentielles.
Archie comprend également de solides analyses de coworking, mais vous n'obtiendrez pas d'analyses de données aussi approfondies ni de tableaux de bord personnalisés comme avec Nexudus.
Bien qu'Archie dispose de moins d'intégrations préconfigurées que Nexudus, la plateforme dispose d'une API ouverte et se connecte à des centaines d'applications via Zapier. Consultez la liste complète des intégrations d'Archie.
Interface utilisateur moderne et conviviale
C'est là qu'Archie remporte systématiquement la palme. La plateforme est conçue pour être intuitive et offrir une expérience « grand public ». Archie obtient une note de 4,9/5 sur G2, en grande partie grâce à sa facilité d'utilisation.
Si vous recherchez une solution que votre personnel et vos membres peuvent utiliser immédiatement, Archie vous offre cette expérience. L'application mobile en est un bon exemple. Les deux proposent des applications en marque blanche, mais celle d'Archie est souvent décrite comme plus moderne et intuitive, tout en offrant toutes les fonctionnalités dont les membres ont besoin.
Personnalisation
C'est là que les plateformes divergent le plus significativement.
Archie propose une personnalisation de marque blanche (votre logo, vos couleurs, votre domaine), mais ne donne pas accès au code. Vous travaillez dans l'interface soignée d'Archie et pouvez personnaliser les thèmes et la marque, mais pas la structure sous-jacente.
Pour la plupart des opérateurs, le niveau de personnalisation d'Archie est largement suffisant. L'interface standard est déjà très aboutie et professionnelle.
Si vous avez besoin de refondre complètement l'interface utilisateur de votre portail membre, Nexudus est la solution qu'il vous faut. Si vous êtes satisfait d'une interface élégante, prête à l'emploi et en accord avec votre marque, Archie vous l'offre sans complexité.
Tarification transparente
Bien que les deux plateformes partagent un plan de base, Archie est un peu plus transparent. Pour Archie, un utilisateur est actif lorsqu'il réserve ou souscrit un plan. Les visiteurs et les participants à des événements ne sont pas pris en compte. Une même personne présente à plusieurs endroits ne compte qu'une seule fois.
Les tarifs sont les suivants :
- Starter : 165 $/mois (facturé annuellement) pour 1 site et 100 utilisateurs actifs
- Pro : 257 $/mois (facturé annuellement) pour 2 sites et 200 utilisateurs actifs
- Application en marque blanche : 90 $/mois par emplacement
Le verdict
Nexudus est une plateforme puissante et mature capable de gérer pratiquement toutes les opérations de coworking, qu'il s'agisse d'un seul site ou d'un vaste réseau multi-sites. Elle offre un ensemble complet de fonctionnalités et des options de personnalisation avancées, ce qui en fait un choix idéal pour les opérateurs de taille moyenne à grande disposant des ressources nécessaires pour gérer un système plus complexe.
Cependant, la courbe d'apprentissage abrupte et l'interface obsolète dans certains domaines peuvent poser problème. Si vous êtes un petit opérateur sans ressources techniques, ou si vous privilégiez la facilité d'utilisation et le design moderne plutôt que la configurabilité, des plateformes telles qu'Archie peuvent mieux vous convenir.
Alors, choisissez Archie si vous voulez un produit abouti et facile à utiliser que vous pouvez déployer rapidement. Il offre les mêmes fonctionnalités de base avec une interface plus intuitive, une configuration plus rapide et moins coûteuse, ainsi qu'une tarification transparente sans longue liste d'extensions dont vous devez vous soucier.
Sources
- Pages présentant les fonctionnalités et les tarifs de Nexudus
- Articles du centre d'aide
- Vidéos de démonstration
- Profils G2, Capterra et Software Reviews
- Recherche de produits par Archie
Alexios Georgakopoulos
Rédacteur de contenu chez Archie, accro au café et membre de la génération Z qui déteste travailler dans un bureau mais adore écrire à ce sujet. Lorsqu'il n'est pas plongé dans des sujets liés au travail hybride et au coworking, il se passionne pour un nouveau passe-temps qui ne durera probablement qu'une journée.