- Ce que vous apprendrez
- Pourquoi le bon déroulement des opérations quotidiennes fait-il une telle différence pour vos membres et votre équipe ?
- Les domaines clés que vous devez surveiller de près, des réservations et de la facturation à la communauté et à l'assistance
- Quelles tâches quotidiennes pouvez-vous automatiser pour gagner du temps et réduire le travail manuel ?
- Comment mettre en place une infrastructure technologique de coworking où tout fonctionne en harmonie
Derrière chaque espace de coworking réussi, il y a beaucoup de planification, de coordination et de travail quotidien pour assurer le bon fonctionnement des opérations de coworking. Voici tout ce que vous devez savoir sur la gestion d'un espace de coworking pour gérer une entreprise rentable.
Qu'est-ce que la gestion d'espaces de coworking ?
La gestion d'un espace de coworking consiste à assurer le bon fonctionnement quotidien de celui-ci. Il s'agit du travail en coulisses qui permet à vos membres de profiter d'une expérience fluide, même si cela demande beaucoup d'efforts et de planification, notamment :
- Gestion de la facturation et des paiements
- Gestion des enregistrements et des accès
- Maintenir l'espace propre et approvisionné
- Mise en place et suivi des réservation
- Entretien général et assistance
C'est un travail important, mais c'est aussi ce qui rend votre espace de coworking accueillant et professionnel. Les gestionnaires de communauté sont souvent ceux qui rendent tout cela possible.
Pourquoi les opérations de coworking sont importantes
Au cœur d'une excellente gestion des espaces de coworking se trouve un objectif majeur : l'efficacité.
Lorsque vos activités quotidiennes se déroulent sans accroc, tout semble aller pour le mieux, tant pour votre équipe que pour vos membres. Un espace bien géré inspire un sentiment de sérénité, de fiabilité et de professionnalisme. Les membres peuvent se concentrer sur leur travail sans être distraits par des machines à café en panne, des salles de réunion en désordre ou réservation compliqués. Et votre équipe peut consacrer plus de temps à créer un esprit de communauté plutôt que de courir partout pour éteindre des incendies.
Une bonne gestion du coworking vous aide également à gagner du temps et à réduire votre stress. Une fois les aspects fondamentaux tels que la facturation, la réservation d'espaces et le nettoyage pris en charge, vous pouvez vous concentrer sur le développement de votre activité de coworking.
Domaines clés de la gestion des espaces de coworking
1. Propreté et entretien
Commençons par les bases : garder votre espace propre et en bon état. Cela implique de nettoyer régulièrement les espaces communs, les salles de bain, les cuisines et les espaces privés, idéalement pendant les heures creuses afin d'éviter toute perturbation.
Il est également important de réparer rapidement les petits problèmes, comme les ampoules cassées, les bureaux bancals ou les robinets qui fuient. Cela peut sembler insignifiant, mais cela peut laisser une mauvaise impression si rien n'est fait.
2. Réception et assistance aux membres
Votre espace d'accueil est la première chose que les gens voient, et la première impression est importante. Une équipe d'accueil aimable et serviable peut donner le ton à l'ensemble de l'espace. Elle accueille les visiteurs, répond à leurs questions, trie le courrier et veille généralement à ce que les membres se sentent les bienvenus et soutenus.
Si vous n'avez pas de personnel à plein temps à l'accueil, veillez à mettre en place des moyens clairs permettant aux membres de vous contacter lorsqu'ils ont besoin d'aide, par exemple un système de messagerie, une adresse e-mail d'assistance ou un service d'assistance via une application.
3. Accès et sécurité
Les membres doivent se sentir en sécurité et pouvoir accéder facilement à votre espace. C'est là qu'intervient le contrôle d'accès. De nombreux espaces de coworking utilisent des cartes-clés ou des applications mobiles pour gérer qui peut entrer et à quel moment. Cela garantit la sécurité et vous aide à suivre l'utilisation.
Une bonne gestion des accès implique également de définir des règles pour les visiteurs, comme exiger une préinscription ou limiter l'accès à certaines zones, afin de protéger la vie privée de chacun et d'assurer la sécurité.
4. Réservations et gestion des ressources
L'une des tâches quotidiennes les plus courantes dans un espace de coworking consiste réservation , des salles de réunion ou des bureaux privés. Plus vous facilitez la réservation de ce dont les membres ont besoin, mieux c'est. Une bonne plateforme de coworking permet aux membres de réserver à l'avance, de vérifier les disponibilités en temps réel et même de gérer leurs réservations depuis leur téléphone.
5. Facturation et paiements
La gestion manuelle de la facturation peut être un véritable casse-tête. Avec les bons outils, vous pouvez automatiser votre facturation et vos paiements, et facturer automatiquement vos membres en fonction de leur forfait, de leur utilisation ou des extras qu'ils achètent (comme des billets pour des événements ou des collations).
Vous pouvez également envoyer des rappels, suivre les paiements en retard et tout connecter à votre logiciel de comptabilité, afin que rien ne passe entre les mailles du filet.
6. Fournitures et équipements
Vous êtes déjà tombé à court de café un lundi matin ? Ce n'est pas drôle. Veiller à ce que la cuisine soit bien approvisionnée, les imprimantes chargées et les fournitures de bureau à portée de main est l'une de ces petites choses que les membres remarquent vraiment. Mettez en place un système pour vérifier et réapprovisionner régulièrement les produits essentiels afin de ne jamais être pris au dépourvu.
7. Engagement communautaire et engagement des membres
Les opérations ne concernent pas seulement la logistique, elles concernent aussi les personnes. Une grande partie de la gestion d'un espace de coworking consiste à créer un fort sentiment d'appartenance à une communauté. Cela implique d'organiser des événements, d'encourager la collaboration et de créer des occasions pour les membres de nouer des liens.
Comme vous pouvez le constater, une grande partie des opérations de coworking peut être automatisée, ce qui nous amène au point suivant :
Comment rationaliser vos opérations de coworking
1. Automatisez les tâches quotidiennes
Vous n'avez pas besoin de tout gérer manuellement. C'est justement à cela que servent les logiciels de coworking ! Voici quelques tâches liées à la gestion d'un espace de coworking que vous pouvez automatiser:
💳 Paiements et facturation
- Les factures récurrentes relatives aux abonnements sont envoyées selon un calendrier fixe
- Prélèvement automatique par carte de crédit ou par prélèvement automatique
- Envoi de rappels de paiement en retard sans avoir à relancer les clients
- Des e-mails de confirmation de paiement pour que les membres sachent quand une transaction est effectuée
📅 Réservations et planification
- Valider automatiquement les réservations de salles et de bureaux en fonction des disponibilités
- Réservation pour réduire le nombre de non-présentations
- Limites d'utilisation visant à empêcher les membres de surcharger les espaces communs
👋 Intégration des membres
- E-mails de bienvenue contenant les prochaines étapes et des informations sur la communauté
- Signature numérique de contrats à l'aide d'outils de signature électronique
- La configuration du contrôle d'accès se déclenche automatiquement après l'inscription
🚪 Accès et sécurité
- Accorder ou retirer l'accès aux portes en fonction du statut d'adhésion
- La création d'un badge visiteur a lieu lors de l'enregistrement d'un invité
- Accéder aux horaires qui s'appliquent automatiquement en fonction du type de forfait (par exemple, 24 h/24, 7 j/7 ou pendant les heures d'ouverture)
📢 Communication et engagement
- Les annonces d'événements sont envoyées à tous les membres via l'application ou par e-mail
- Lettres d'information communautaires programmées à l'avance
- Sondages et formulaires de commentaires déclenchés après l'intégration d'un membre ou à la suite d'événements
📊 Rapports et analyses
- Rapports hebdomadaires ou mensuels sur le taux d'occupation, les réservations et le chiffre d'affaires
- Tableaux de bord en temps réel présentant l'utilisation de l'espace et les tendances
Avec un outil de gestion de coworking comme Archie, la plupart de ces automatisations sont prêtes à l'emploi ou peuvent être personnalisées pour s'adapter à votre espace.
2. Construisez une pile technologique qui fonctionne ensemble
De nos jours, les espaces de coworking modernes s'appuient incontestablement sur la technologie, qu'il s'agisse des systèmes de contrôle d'accès ou réservation de bureaux, en passant par les logiciels d'enregistrement des visiteurs, en passant par les solutions de gestion d’espaces de coworking comme Archie.
Mais il est également important de s'assurer que tous vos systèmes fonctionnent bien ensemble. Disposer des bons outils est formidable, mais la véritable magie opère lorsque ces outils sont intégrés dans une stack technologique de coworking.
Imaginons qu'un membre réserve une Salle de réunion votre application de coworking. Instantanément, la serrure intelligente de cette salle lui donne accès, la réservation dans son Google Agenda et votre système de facturation enregistre le paiement. Aucune étape supplémentaire. Aucun suivi manuel. Tout fonctionne tout simplement.
Pour que cela fonctionne, recherchez un logiciel de coworking tel qu'Archie qui se connecte à vos autres outils quotidiens. Par exemple :
- Outils comptables tels que QuickBooks ou Xero pour tenir vos finances à jour,
- Serrures intelligentes et systèmes de contrôle d'accès tels que Kisi ou Tapkey, vous permettent de gérer qui entre et quand.
- Applications de calendrier telles que Google Agenda ou Outlook, afin que les membres puissent synchroniser leurs réservations et ne manquer aucune réunion,
- Outils de communication tels que Slack ou les plateformes de messagerie électronique pour partager facilement des mises à jour, des invitations à des événements ou des rappels de politique,
- Passerelles de paiement telles que Stripe ou GoCardless pour permettre aux membres de payer rapidement et en toute sécurité leurs adhésions, réservations ou services.
- Les outils de gestion WiFi tels qu'IronWiFi vous permettent de contrôler qui est en ligne et d'empêcher les non-membres d'utiliser votre réseau.
- Solutions d'accès à l'imprimante telles que ezeep ou Papercut pour attribuer des crédits d'impression et autoriser l'impression.
3. Mettez en place un système de gestion du coworking qui évolue avec vous.
À mesure que votre espace de coworking se développe, les choses peuvent rapidement devenir très animées. Il peut être très utile de mettre en place des systèmes clairs. Considérez cela comme la création d'un guide pour votre équipe, afin que chacun sache exactement quoi faire et quand le faire.
Commencez par noter la manière dont vous gérez actuellement les opérations courantes liées au coworking. Par exemple, que se passe-t-il lorsqu’un membre signale une chaise cassée ? Comment validezz-vous une réservation? Quelles sont les étapes à suivre pour accueillir un nouveau membre ? Une fois ces processus clairement définis, il devient beaucoup plus facile de former les nouveaux membres de l’équipe ou de déléguer des tâches sans que rien ne passe entre les mailles du filet.
Pas besoin de compliquer les choses, même une simple liste de contrôle peut être très utile. Essayez de suivre vos tâches quotidiennes et hebdomadaires, et créez des guides étape par étape pour des choses comme l'ouverture de l'espace le matin, la préparation d'un événement ou l'inscription d'un nouveau membre dans votre système. Ces petits systèmes vous aideront à rester organisé et à trouver des moyens d'automatiser de nouvelles tâches au fil du temps.
4. Laissez Archie gérer l'espace de coworking
Archie peut facilement gérer vos opérations de coworking et faciliter la gestion de l'espace pour toutes les personnes concernées. Voici pourquoi :
🧾 S'occupe des tâches administratives : Archie automatise votre facturation, envoie des rappels de paiement et gère les adhésions, afin que tout se passe comme prévu.
📅 Simplifie les réservations : Les membres peuvent réserver des bureaux, des salles de réunion ou des bureaux privés en quelques clics via l'application. Archie permet d'éviter les doubles réservations et garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde grâce à la disponibilité en temps réel.
🔔 Tenez vos membres informés : Que vous partagiez des invitations à des événements, envoyiez des mises à jour à la communauté ou rappeliez aux gens les règles relatives aux espaces partagés, Archie facilite la communication grâce à des messages et des annonces intégrés à l'application.
🚪 Gère les accès en toute simplicité : Grâce à l'intégration de serrures intelligentes, Archie vous permet de contrôler qui peut entrer dans quelle partie de votre espace, en fonction de critères tels que les réservations ou le type d'adhésion.
🧽 Gère les demandes d'entretien : Lorsqu'un élément est défectueux ou nécessite une intervention, les membres peuvent le signaler directement via l'application.
📊 Vous fournit des données pertinentes : Vous souhaitez savoir à quel moment votre espace est le plus fréquenté ou quelles sont les salles les plus populaires ? Archie vous fournit des analyses utiles qui vous permettent de prendre des décisions plus éclairées en matière d'aménagement, de dotation en personnel et de tarification.
👋 Bienvenue aux nouveaux membres : De la signature aux accords relatifs à l'espace de coworking à l'apprentissage des règles de la maison et à l'accès aux informations sur la communauté, les nouveaux membres peuvent obtenir tout ce dont ils ont besoin grâce à Archie.
Et ce n'est pas tout ce qu'il peut faire. Pourquoi ne pas le vérifier par vous-même ?