- Ce que vous apprendrez
- Ce que signifie réellement l'automatisation du coworking
- Quand est-il judicieux de commencer à automatiser votre espace de coworking ?
- Quelles tâches de coworking devriez-vous automatiser en priorité (et pourquoi)
- Exemples concrets d'automatisations concernant les abonnements, les visiteurs, le Wi-Fi, l'impression et bien plus encore
- Comment automatiser la gestion d'un espace de coworking avec Archie
Quand j'observe le fonctionnement des espaces de coworking, je constate généralement le même schéma. La plupart des équipes sont occupées toute la journée, mais pas toujours à des tâches à forte valeur ajoutée.
Ils passent leur temps à relancer les clients pour le paiement des factures, à réinitialiser les mots de passe Wi-Fi, à autoriser manuellement l'accès aux portes, à régler réservation de chambres, à vérifier qui a payé, à répondre aux mêmes questions encore et encore et à mettre à jour des tableaux Excel.
C'est là que l'automatisation des espaces de coworking peut faire toute la différence.
Dans ce guide, je vais vous expliquer comment j'aborde l'automatisation des espaces de coworking de manière concrète, ce qu'il faut automatiser en priorité, ce qui nécessite encore une intervention humaine, et comment un logiciel moderne dédié au coworking, tel qu'Archie, peut aider à tout relier entre eux.
- À propos d'Archie
Archie regroupe toutes les opérations liées aux espaces de coworking au sein d'une seule plateforme connectée, ce qui vous permet d'automatiser et de gérer les abonnements, la facturation, les réservations, les visiteurs, les rapports et les intégrations sans avoir à passer d'un outil à l'autre toute la journée. Il s'intègre également aux systèmes déjà utilisés par de nombreux espaces de coworking, tels que Stripe, QuickBooks, Kisi, Google Agenda, Slack, IronWiFi et ezeep.
Qu'est-ce que l'automatisation des logiciels de coworking ?
Automatiser la gestion d'un espace de coworking implique d'utiliser un logiciel de gestion de coworking , associé à des règles intelligentes et à des intégrations, pour gérer automatiquement les tâches récurrentes.
Au lieu que votre équipe effectue chaque jour les mêmes tâches manuelles, le système que vous avez mis en place s'en charge en arrière-plan. Cela peut signifier :
- Envoi des factures mensuelles
- Suspendre l'accès à l'expiration d'un abonnement
- Permettre aux membres de réserver eux-mêmes des bureaux et des salles
- Synchronisation des factures avec un logiciel de comptabilité
- Informer les hôtes de l'arrivée des visiteurs
- Limiter l'accès à l'imprimante aux membres actifs
- Envoi d'e-mails de bienvenue après l'inscription d'un utilisateur
En pratique, l'automatisation du coworking relie généralement votre système principal (dans ce cas, Archie) aux outils que vous utilisez déjà dans votre espace, tels que les systèmes de contrôle d'accès, le Wi-Fi, les imprimantes, les systèmes de paiement, les outils de comptabilité, les calendriers et les applications de communication, afin de créer une pile technologique de coworking.
Quand est-il judicieux d'automatiser la gestion d'un espace de coworking ?
En général, les exploitants d’espaces de coworking commencent à envisager sérieusement l’automatisation après un événement déclencheur précis. Peut-être s’agit-il de l’ouverture d’un deuxième site. Peut-être que l’équipe consacre trop de temps à la facturation, aux enregistrement et aux demandes d’accès. Ou peut-être sont-ils lancent leur premier espace et souhaitent éviter de mettre en place des processus désorganisés dès le départ.
Et c'est tout à fait logique.
« Si votre entreprise est en pleine expansion et que vous rencontrez déjà des difficultés à un endroit, vous risquez fort de rencontrer les mêmes difficultés dans chaque nouveau site. Cela peut sembler anodin au début, mais le problème prendra de l'ampleur à mesure que votre entreprise se développera. »
- Alberto di Risio
- Responsable marketing chez Archie
En résumé, l'intérêt de l'automatisation dans les espaces de coworking repose sur trois éléments :
- Tout d'abord, cela permet de gagner du temps. Si votre équipe consacre chaque semaine des heures à des tâches administratives répétitives, ce temps pourrait être consacré à la vente, renforcer l'esprit communautaire, l'organisation d'événements ou l'assistance aux membres.
- Deuxièmement, cela répond aux attentes actuelles des membres. Les gens sont habitués à des expériences rapides et en libre-service. Ils s'attendent à pouvoir réserver une chambre, accéder à l'établissement, recevoir des confirmations et gérer leur compte sans avoir à attendre qu'un employé de la réception soit disponible.
- Troisièmement, cela facilite la mise à l'échelle. Lorsque vos processus clés sont reproductibles, documentés et gérés par les systèmes appropriés, l'ouverture d'un nouveau site se déroule de manière beaucoup moins chaotique.
Comment automatiser la gestion d'un espace de coworking à l'aide d'un logiciel
Avant tout, n'automatisez jamais le chaos.
Acheter un logiciel avant d'avoir bien cerné vos processus actuels est l'un des moyens les plus rapides de s'attirer des ennuis. Si un flux de travail est déjà confus, incohérent ou truffé de solutions de contournement, un logiciel de coworking ne fera généralement qu'aggraver la situation.
Étape 1 : Passez en revue vos processus actuels
Je commencerais par passer en revue toutes les tâches récurrentes que votre équipe effectue chaque jour, chaque semaine et chaque mois. Posez-vous des questions telles que :
- Comment les prospects s'inscrivent-ils ?
- Comment les adhésions sont-elles gérées ?
- Comment les factures sont-elles envoyées ?
- Qui autorise l'accès à la porte ?
- Comment les visiteurs sont-ils pris en charge ?
- Comment réserve-t-on une chambre ?
- Comment les retards de paiement sont-ils traités ?
- Comment les membres peuvent-ils accéder au Wi-Fi ?
- Comment les rapports sont-ils créés ?
Ensuite, j'évaluerais chaque tâche :
- Est-ce que c'est répétitif ?
- Est-ce basé sur des règles ?
- Est-ce sujet à l'erreur humaine ?
- Cela fait-il perdre du temps au personnel ?
- Un logiciel pourrait-il faire mieux ?
Si la réponse est oui, c'est un excellent candidat pour l'automatisation des espaces de coworking.
En général, ce sont des tâches telles que la facturation manuelle, réservation par e-mail, la mise à jour des tableaux Excel, l'intégration manuelle des nouveaux membres et le relance des paiements en retard qui prennent le plus de temps. Mais nous reviendrons sur les détails dans un instant.
Étape 2 : Choisissez le logiciel de coworking qui vous convient
Une fois que vous savez ce qu'il faut améliorer, l'étape suivante consiste à choisir un logiciel qui optimise ces processus sans ajouter de complexité supplémentaire.
Certains outils ne couvrent qu'un seul domaine, comme réservation de bureaux, la facturation ou l'enregistrement des visiteurs. Les meilleures solutions pour les espaces de coworking offrent généralement une plateforme plus complète qui couvre la facturation, les réservations, la gestion des visiteurs, les analyses, la gestion des membreset des outils communautaires en un seul endroit.
C'est là qu'une plateforme connectée comme Archie prend tout son sens. Archie regroupe de nombreux processus liés au coworking au sein d'un seul système, ce qui vous évite d'avoir à assembler des outils distincts pour chaque aspect de votre activité. Vous pouvez gérer les adhésions, les contrats, les réservations, les visiteurs, les livraisons, les factures, les rapports et la communication avec les membres depuis un seul tableau de bord.
Il s'intègre également aux outils déjà utilisés par de nombreux espaces de coworking, notamment les prestataires de paiement, les outils de comptabilité, les systèmes de contrôle d'accès, les calendriers, le Wi-Fi, l'impression et les applications de communication. Ainsi, votre équipe peut automatiser davantage de tâches quotidiennes tout en conservant une organisation claire et une gestion simplifiée.
À propos…
Étape 3 : Vérifiez attentivement les intégrations
Même un logiciel performant doit s'intégrer aux outils que vous utilisez déjà. Je vérifierais toujours les intégrations de coworking avec :
- Stripe ou GoCardless pour les paiements
- QuickBooks ou Xero pour la comptabilité
- Slack pour les alertes internes
- Google Workspace ou Microsoft Teams pour les calendriers et la planification
- Outils de contrôle d'accès tels que Kisi, SALTO ou Brivo
- Logiciels d'impression tels que ezeep
Si aucune intégration native n'est disponible, l'accès à l'API ou des outils tels que Zapier peuvent souvent s'avérer utiles.
Étape 4 : Mettre en place l'automatisation du coworking par étapes
Essayer de tout automatiser d'un seul coup pose généralement plus de problèmes qu'elle n'en résout.
Je procéderais étape par étape. Cela permettra à votre équipe de s'adapter plus facilement et vous donnera le temps de tester ce qui fonctionne avant d'aller plus loin.
Par exemple, commencez par la facturation et l'intégration . C'est généralement là que l'on obtient les résultats les plus rapides : automatisation des factures récurrentes, des rappels de paiement, des tentatives de paiement et des avis de retard. Parallèlement, l'intégration peut prendre en charge les e-mails de bienvenue, les contrats, les premiers paiements, l'accès au Wi-Fi et les autorisations d'accès aux portes. Ce qui prenait auparavant 30 minutes par membre peut désormais se faire presque sans intervention.
Une fois que la facturation fonctionne correctement, passez à les réservations. Permettez aux membres de réserver eux-mêmes des bureaux, des salles de réunion ou des pass journaliers. Le système gère les disponibilités, les confirmations, réservation et les politiques en cas de non-présentation. Vous disposez également de données en temps réel sur l'utilisation de votre espace, ce qui facilite la planification et la tarification.
Ensuite, reliez votre espace physique à votre système numérique. L'accès aux portes peut être accordé ou refusé automatiquement en fonction du statut d'adhésion. La gestion des flux de visiteurs permet de gérer les pré-inscriptions, l'enregistrement par QR code, les notifications aux hôtes et les badges. Cela réduit les interruptions à la réception tout en garantissant la sécurité.
💡 Vous trouverez ci-dessous une liste complète des tâches pouvant être automatisées dans un espace de coworking.
Domaines clés pour l'automatisation du coworking
Lorsque vous vous penchez sur l'automatisation dans les espaces de coworking, ne vous demandez pas d'abord « que pouvons-nous automatiser ? ». Réfléchissez plutôt à ce qui cause le plus de difficultés chaque semaine.
En général, ce sont toujours les mêmes endroits :
1. Adhésions, intégration et emménagements
De nombreux espaces de coworking gèrent encore leurs nouveaux membres à l'aide d'e-mails, de fichiers PDF, de tableurs et de suivis manuels. Cela peut fonctionner au début, mais la situation devient vite compliquée à mesure que de nouvelles personnes s'inscrivent, modifient leur formule d'abonnement, réservent des ressources ou ont besoin d'accéder à différentes zones de l'espace.
Une meilleure organisation permet d'automatiser le parcours du prospect jusqu'au membre actif.
Par exemple, un nouveau membre pourrait choisir une formule en ligne, remplir un formulaire d'inscription, signer son contrat, effectuer son premier paiement et recevoir ses informations de bienvenue sans que votre équipe ait à suivre chaque étape manuellement.
Avec Archie, vous pouvez automatiser les étapes suivantes :
- Sélection de forfaits en ligne et inscription immédiate (fini les échanges d'e-mails, il suffit d'intégrer un formulaire sur votre site web de votre espace de coworking)
- Des contrats numériques avec signature électronique envoyés automatiquement après l'inscription (Archie dispose d'une fonctionnalité de signature électronique intégrée, vous n'avez donc pas besoin de recourir à des outils spécialisés tels que DocuSign)
- Prélèvement automatique du premier paiement lors de l'inscription
- Un e-mail de bienvenue contenant toutes les informations essentielles (Wi-Fi, accès, réservations, coordonnées) est envoyé immédiatement
- Création automatique d'un compte dans votre plateforme de coworking après l'inscription
- L'accès à la porte est accordé automatiquement en fonction du type d'abonnement
- Accès Wi-Fi créé et envoyé sans configuration manuelle
- Possibilité Réservation des postes de travail, des salles ou des ressources spécifiques
- Membre ajouté automatiquement à l'annuaire ou à la plateforme communautaire
- réservation de visites pour les prospects qui préfèrent d'abord s'entretenir avec un conseiller
- Processus d'intégration adaptés à chaque formule (e-mails et instructions différents selon le type de formule)
Il suffit d'ajouter différents abonnements et produits, puis de définir ce qui se passe une fois qu'ils ont été achetés.
Bien sûr, tous les prospects ne souhaitent pas nécessairement une expérience entièrement en libre-service. Certains voudront toujours réserver une visite guidée, poser des questions ou parler à quelqu’un avant de s’inscrire. Ce n’est pas grave. L’objectif n’est pas d’automatiser toutes les interactions, mais de standardiser les tâches administratives liées à l’intégration, afin que votre équipe ait plus de temps pour accueillir chaleureusement chaque nouveau membre.
2. Facturation et retards de paiement
Si je gérais un espace, la facturation du coworking serait très certainement l'un des premiers processus que j'automatiserais. La facturation manuelle prend du temps, augmente le risque d'erreurs et rend plus difficile le suivi des paiements : qui a payé, qui est en retard et ce qui doit encore faire l'objet d'un suivi.
Une fois correctement configuré, un logiciel de coworking peut s'intégrer à des outils de paiement tels que Stripe ou GoCardless, ainsi qu'à des systèmes de comptabilité comme QuickBooks ou Xero. Cela permet d'automatiser des tâches essentielles telles que :
- Frais d'adhésion récurrents
- réservation de carte journalière ou réservation
- Nouvelles tentatives de paiement après échec
- Rappels de paiement
- Synchronisation des factures avec les outils comptables
Le principal avantage réside dans le contrôle. Votre équipe passe moins de temps à relancer les paiements, les membres bénéficient d'une expérience de paiement plus fluide, et vous disposez en permanence d'une vue d'ensemble claire des recettes encaissées, des factures en souffrance et des prélèvements à venir.
Au lieu de gérer des cartes-clés, de mettre à jour manuellement les autorisations ou de demander au personnel d'ouvrir les portes, vous pouvez connecter votre logiciel de coworking à des outils de contrôle d'accès tels que Kisi, SALTO, Brivo ou Tapkey.
Ainsi, l'accès s'adapte automatiquement au forfait du membre. Comment cela se fait-il ?
Lorsque vous ajoutez un nouveau membre dans Archie, les autorisations d'accès aux portes peuvent être attribuées immédiatement grâce à une intégration telle que Kisi. Vous pouvez également définir des groupes d'accès, de sorte que différents forfaits donnent accès à différentes portes, zones ou plages horaires. Par exemple :
- Un membre 24/7 bénéficie d'un accès 24 heures sur 24,
- Un détenteur d'un pass journalier ne peut accéder aux installations que pendant une journée.
À l'expiration de l'abonnement, Archie et Kisi restent synchronisés, et l'accès peut être révoqué sans que votre équipe ait à effectuer de mise à jour manuelle.
«Le système est vraiment épuré, tout se passe dans l'application, et l'intégration avec Archie est géniale. Je peux toujours utiliser Kisi sans l'application de gestion de l'espace, ce qui est également très pratique. »
- Emma Holland
- Fondateur et directeur des opérations chez The Collab
Ce principe s'applique également aux visiteurs, aux détenteurs de cartes journalières ou aux prospects venant faire une visite guidée. Ils peuvent bénéficier d'un accès temporaire valable uniquement au moment et à l'endroit prévus.
Cela signifie moins de clés physiques à gérer, moins de démarches fastidieuses et moins de risques que quelqu'un conserve un accès alors qu'il ne devrait pas en avoir. Pour les membres, cela rend également l'expérience plus fluide. Ils peuvent déverrouiller les bonnes portes depuis leur téléphone, sans avoir à transporter de cartes supplémentaires ni à attendre l'intervention du personnel.
4.réservation de bureaux et de Salle de réunion
Au lieu de demander au personnel de gérer toutes les réservations de bureaux, de salles, de cabines ou de studios, les membres devraient pouvoir réserver eux-mêmes ce dont ils ont besoin via un portail réservé aux membres, une application mobile ou réservation en ligne.
Par exemple, un membre peut ouvrir le portail, consulter les disponibilités, réserver un bureau pour la journée, réserver une Salle de réunion 14 h ou s'installer dans une cabine téléphonique pour passer un appel. Votre équipe n'a pas besoin de confirmer réservation la réservation , de mettre à jour un tableau Excel ou de répondre à un nouveau message du type « Cette salle est-elle libre ? ».
J'utiliserais également réservation pour garantir l'équité et l'organisation. Vous pouvez définir des limites de temps, des délais d'annulation, un accès réservé aux membres, l'utilisation automatique des crédits, des frais supplémentaires en cas de dépassement, des conditions d'enregistrement et un délai de sécurité entre les réunions.
Il existe de nombreuses réservation que vous pouvez configurer dans Archie et qui peuvent faire toute la différence :
- Une chambre peut être libérée automatiquement si personne ne s'y présente (protection contre les non-présentations)
- Les chambres Premium peuvent nécessiter une autorisation
- Certains bureaux peuvent être réservés à des équipes spécifiques ou à certaines formules d'abonnement
- Les réservations récurrentes peuvent être autorisées pour les bureaux privés, mais elles sont limitées pour les salles de réunion partagées
- Vous pouvez également envoyer réservation automatiques, des rappels, des avis d'annulation et des alertes en cas de non-présentation
La meilleure configuration s'intègre également aux outils que les utilisateurs emploient déjà, tels que Slack, Google Agenda, Microsoft Outlook ou Microsoft Teams. Ainsi, Salle de réunion s'affichent automatiquement dans les agendas, les disponibilités sont mises à jour en temps réel et les membres n'ont pas à passer d'un système à l'autre.
5. Enregistrement des visiteurs
Les espaces de coworking modernes n'ont pas toujours besoin d'une personne à l'accueil pour s'occuper de chaque arrivée. Avec une configuration adaptée, les membres peuvent s'enregistrer eux-mêmes, et les visiteurs peuvent suivre une procédure simple en libre-service à leur arrivée.
Par exemple, ils peuvent recevoir un code QR avant la réunion, s'enregistrer à une borne, signer les formulaires nécessaires, imprimer un badge si besoin, et avertir automatiquement l'hôte dès leur arrivée.
Les livraisons peuvent également s'intégrer dans le même flux de travail. Lorsqu'un colis arrive, votre équipe peut l'enregistrer et envoyer une notification automatique à la personne concernée. Plus besoin de parcourir les locaux pour essayer de trouver à qui il appartient.
Voici quelques exemples simples d'automatisation basés sur les différents types de visiteurs que vous pouvez définir dans Archie :
- Un membre pré-enregistre un invité via l'application ou le portail
- Code QR envoyé automatiquement avant la visite
- Le client s'enregistre à la borne, et l'hôte en est immédiatement informé
- Badge imprimé avec le nom de l'entreprise ou du membre
- Accès Wi-Fi facultatif mis à disposition pour la visite
- Enregistrement automatique en fin de journée
6. Accès Wi-Fi
Le Wi-Fi est un exemple typique d'un petit problème qui peut entraîner des interruptions constantes pour votre équipe.
Quand tout le monde utilise le même mot de passe, celui-ci finit par circuler, être oublié ou modifié au fil du temps. Votre équipe se retrouve alors à devoir sans cesse répondre à la même question : « Quel est le mot de passe du Wi-Fi ? »
Une meilleure solution consiste à connecter votre outil Wi-Fi à votre logiciel de coworking.
Par exemple, vous pouvez connecter un outil tel qu'IronWiFi à Archie et configurer une page de connexion simple pour votre réseau. Les membres peuvent alors accéder au Wi-Fi en fonction de leur profil, de leur forfait ou de leur pass journalier.
Ainsi, un membre à part entière bénéficie d'un accès permanent, un utilisateur disposant d'un pass journalier a accès au réseau pour la journée, et un visiteur peut utiliser un réseau invité distinct. Lorsque l'adhésion d'une personne prend fin, son accès Wi-Fi peut être automatiquement supprimé.
Cela facilite la gestion du Wi-Fi et le rend plus sûr. Les membres peuvent se connecter sans avoir à demander de l'aide, les invités peuvent se connecter via le réseau approprié, et votre équipe n'a plus besoin de partager ou de mettre à jour les mots de passe en permanence.
Voici quelques idées simples d'automatisation du Wi-Fi que vous pouvez mettre en place dans un espace de coworking :
- Accès en fonction du type d'abonnement (à temps plein, carte journalière, expiré = mises à jour automatiques)
- Connexion via un portail captif au lieu de mots de passe partagés
- Des réseaux distincts pour les visiteurs
- Accès en fonction des horaires (par exemple, horaires d'ouverture ou formules 24 h/24, 7 j/7)
- Expiration automatique de l'accès visiteur
- Identifiants de connexion générés automatiquement et envoyés lors de l'inscription
- Suivi de l'utilisation (qui s'est connecté, quand, à quelle fréquence)
Toutes ces fonctionnalités peuvent être configurées une seule fois, puis s'exécuter automatiquement en arrière-plan tout en restant parfaitement synchronisées avec le statut d'adhésion, les paiements, les réservations et les profils utilisateur que vous avez dans Archie.
7. Accès à l'imprimante
Une bonne configuration permet de relier directement votre logiciel de coworking, comme Archie, à votre système d'impression. À partir de là, tout est lié à la formule souscrite par le membre.
Dès qu'un utilisateur rejoint le service, il bénéficie automatiquement de l'accès aux imprimantes appropriées, aux tarifs adaptés et aux limites correspondantes. Il n'est pas nécessaire d'installer manuellement des pilotes, d'attribuer des autorisations une par une ni d'expliquer le fonctionnement de l'impression à chaque nouvelle inscription. Et lorsqu'un utilisateur quitte le service ou cesse de payer, son accès est automatiquement supprimé.
Vous pouvez définir une seule fois les modalités d'impression, puis laisser le système s'occuper du reste. Par exemple, différents abonnements peuvent proposer des tarifs variés, des crédits mensuels gratuits ou un accès entièrement à la carte :
- Un membre du programme « Hot Desk » bénéficie d'un accès de base à l'impression (par exemple, 50 crédits/pages par mois)
- Les équipes disposant d'un espace de travail privé bénéficient de limites plus élevées (200 crédits pour les formules premium)
- Un utilisateur disposant d'un pass journalier bénéficie d'un accès temporaire
- Un membre virtuel n'a pas accès
De plus, vous pouvez automatiser des règles de tarification telles que :
- Coût par page
- Tarifs différents pour la couleur et le noir et blanc
- Tarifs variables en fonction du format du papier
- Réductions en fonction du type d'abonnement
À la fin du mois, tout est déjà calculé. L'activité d'impression est visible par utilisateur ou par entreprise, les coûts sont clairement répertoriés et les factures reflètent exactement ce qui a été utilisé. Il n'est pas nécessaire de compter manuellement les pages, de modifier les factures ou de répondre à des questions pour savoir qui a imprimé quoi.
« L'intégration entre Archie et ezeep fonctionne très bien pour suivre l'utilisation et enregistrer les informations dont nous avons besoin au moment de facturer nos clients. Elle offre à nos membres la possibilité d'imprimer sur place, nous permet de suivre cette activité et nous ouvre une nouvelle source de revenus. »
- Lane Braidwood
- Directeur général chez Modspace
8. Modèles de rapports et tableaux de bord
De nombreux exploitants d'espaces de coworking continuent de générer leurs rapports manuellement chaque mois, souvent en extrayant les indicateurs clés de performance (KPI) des espaces de coworking et des données provenant de différents outils et feuilles de calcul. Cela prend du temps et rend également plus difficile la détection précoce des problèmes.
Grâce aux rapports automatisés, vous pouvez suivre en un seul endroit les indicateurs les plus importants, tels que le taux d'occupation, l'utilisation des salles, le chiffre d'affaires par produit, les factures impayées, le taux de désabonnement, les nouveaux membres, les jours et heures de plus forte affluence, ainsi que les performances par site.
Cela vous permet d'avoir une vision plus claire de ce qui se passe dans votre environnement sans avoir à recréer sans cesse les mêmes rapports.
De plus, lorsque les données sont mises à jour en temps réel et faciles à comprendre, il est plus simple de prendre des décisions. Vous pouvez ainsi identifier les salles sous-utilisées, les formules les plus performantes, les sources de revenus, ainsi que les points à surveiller avant qu'ils ne deviennent un problème plus grave.
À quoi ressemble une automatisation efficace du coworking : l'exemple d'Archie
Une automatisation optimale des espaces de coworking ne donne pas l'impression d'être robotisée ou compliquée. Elle donne simplement l'impression que tout fonctionne exactement comme on s'y attend.
Voici à quoi peut ressembler le processus automatisé de coworking lorsque vous utilisez Archie et ses intégrations natives :
- Un membre potentiel tombe sur votre site web et réserve une visite guidée ou s'inscrit en ligne.
- Leur demande est enregistrée automatiquement, les relances sont gérées, et s'ils sont prêts à s'inscrire, ils peuvent choisir une formule, signer numériquement et payer immédiatement.
- Une fois qu'ils sont devenus membres, le système leur envoie automatiquement un message de bienvenue, active leur compte et leur donne accès aux portes, au Wi-Fi, aux imprimantes et réservation correspondant à leur formule d'abonnement.
- Dès leur premier jour, ils arrivent et déverrouillent l'espace depuis leur téléphone, sans avoir à attendre de recevoir une carte-clé.
- Juste avant de s'asseoir, ils réservent une table via l'application mobile.
- Par la suite, ils réservent une Salle de réunion depuis leur Google Agenda, sans avoir besoin de contacter la réception.
- Ils invitent un invité à cette réunion et l'enregistrent au préalable dans système de gestion des visiteurs du coworking Archie.
- À l'arrivée du client, celui-ci s'enregistre à l'aide d'un code QR à la borne ; le membre reçoit alors une notification immédiate et va l'accueillir à l'entrée.
- Avant le début de la réunion, le membre imprime un document. L'utilisation est automatiquement enregistrée, et les frais supplémentaires sont facturés sur son compte.
- En fin de compte, ils consultent le portail des membres ou le fil d'actualité de la communauté, voient qu'un événement est prévu ce soir-là et décident de rester.
Du point de vue des membres, l'expérience peut se dérouler sans accroc, de la toute première interaction jusqu'à la fin de la journée. Du côté de l'opérateur, des dizaines de petites tâches sont traitées automatiquement en arrière-plan.
Les tâches liées au coworking que je continuerais à effectuer manuellement
Voici le truc : tout ne doit pas nécessairement être automatisé dans votre espace de coworking.
Certaines situations nécessitent encore le jugement humain, l'empathie et l'expérience. Les logiciels peuvent les aider, mais ils ne doivent pas les remplacer.
C'est pourquoi je continuerais à utiliser des listes de contrôle claires et des procédures manuelles pour des situations telles que les procédures d'urgence, les questions communautaires, les négociations en bureau privé, les entretiens de vente, les escalades, les normes d'accueil et l'organisation d'événements.
Par exemple :
- Un logiciel peut enregistrer un incident ou envoyer une alerte, mais votre équipe doit tout de même savoir comment réagir avec sang-froid.
- Un CRM de coworking peut suivre un prospect, mais la conclusion d'un contrat pour un bureau privé repose toujours sur la confiance et le dialogue.
- Les logiciels dédiés aux événements permettent certes de gérer les inscriptions, mais la réussite d'un événement repose avant tout sur l'ambiance, l'accueil et les relations humaines.
Je sais que certains exploitants craignent que l'automatisation ne rende leur établissement moins convivial. Je pense en fait que c'est tout le contraire.
Lorsque votre équipe passe moins de temps à relancer les factures, à mettre à jour des tableaux Excel et à gérer manuellement les réservations, elle dispose de plus de temps pour se consacrer à ce qui fait la particularité d'un espace de coworking : accueillir de nouveaux membres, organiser des événements, résoudre des problèmes concrets et tisser des liens.
Automatisation des espaces de coworking vs contrôle
Lorsque les processus sont simples, clairement documentés et faciles à adapter, l'automatisation peut en réalité vous offrir davantage de contrôle. Vous savez ce qui se passe, quand cela se passe et pourquoi. Les modifications peuvent être apportées rapidement sans avoir à tout refaire à partir de zéro.
On perd généralement le contrôle lorsque les systèmes deviennent complexes, trop personnalisés ou dépendants de configurations que personne ne comprend vraiment. Dans ce cas, même les plus petits changements semblent risqués, lents ou coûteux.
« Si votre infrastructure est bien pensée et facile à gérer, l'automatisation ne vous fait pas perdre le contrôle. C'est lorsque le système devient trop complexe, qu'il dépend de développeurs ou de consultants, et que votre équipe ne comprend plus comment tout fonctionne que vous perdez le contrôle. »
- Alberto di Risio
- Responsable marketing chez Archie
Dans le domaine du coworking, la cohérence importe souvent plus que la complexité. Un processus qui fonctionne sans heurts au quotidien a généralement plus de valeur qu’un processus regorgeant de fonctionnalités de coworking que votre équipe évite d'utiliser. En fin de compte, la technologie devrait faciliter votre travail, et non le compliquer.
Ce qui nous amène au point suivant :
Outils recommandés pour automatiser les tâches administratives des espaces de coworking
Voici quelques outils pour les espaces de coworking avec lesquels je commencerais :
- Logiciel de gestion de coworking: Archie. Il s'agit de votre système principal. Il regroupe les adhésions, la facturation, les réservations, les visiteurs et les analyses de coworkinget les intégrations en un seul endroit.
- Contrôle d'accès: Kisi (ou des outils similaires tels que Tapkey, SALTO ou Brivo). Permet d'automatiser l'accès aux portes en fonction des formules d'abonnement et des flux de visiteurs.
- Paiements: Stripe ou GoCardless. Pour la facturation récurrente, l'encaissement des paiements et les nouvelles tentatives automatiques.
- Comptabilité: QuickBooks ou Xero. Permet de synchroniser les factures, les paiements et les données financières.
- Gestion du Wi-Fi: IronWiFi. Vous aide à contrôler l'accès au réseau en fonction de l'adhésion et du type de visiteur.
- Impression: ezeep. Automatise l'accès aux imprimantes, le suivi de l'utilisation et la facturation.
- Communication et alertes: Slack. Utile pour les notifications internes telles que l'arrivée de nouveaux membres, les paiements refusés ou les livraisons.
- Couche d'automatisation (si nécessaire) : Zapier. Permet de relier des outils lorsque les intégrations natives ne sont pas disponibles.
Si vous ne savez pas par où commencer, il peut être utile d'en discuter. Une équipe comme celle d'Archie peut vous aider à faire le point sur votre configuration actuelle, vous montrer ce qui peut être automatisé et vous aider à concevoir un système qui fonctionne réellement au quotidien.
FAQ sur l'automatisation des espaces de coworking
Les logiciels d'automatisation permettent-ils de gérer différents niveaux d'adhésion et différentes tarifications ?
Oui. La plupart des plateformes de gestion d'espaces de coworking, comme Archie, vous permettent de créer différents abonnements, des règles de tarification, des options supplémentaires, réservation et des autorisations d'accès.
Par exemple, les tarifs, les horaires d'accès, réservation et les services inclus que vous définissez dans Archie peuvent varier selon qu'il s'agit d'un utilisateur de bureau partagé, d'un membre de l'équipe disposant d'un bureau privé, d'un membre d'un bureau virtuel ou d'un utilisateur disposant d'un pass journalier. Une fois les règles définies, le système les applique automatiquement.
Comment les systèmes automatisés de coworking gèrent-ils les paiements refusés ?
Les outils de facturation automatisés peuvent relancer les paiements ayant échoué, envoyer des e-mails de rappel et signaler les comptes en souffrance à votre équipe. Certains systèmes peuvent également demander aux membres de mettre à jour leur mode de paiement si une carte arrive à expiration ou est refusée.
Puis-je gérer plusieurs espaces de coworking à partir d'une seule plateforme ?
Oui. De nombreuses plateformes de coworking, dont Archie, prennent en charge la gestion de plusieurs sites.
Cela signifie que vous pouvez gérer les membres, la facturation, les réservations, les accès, les visiteurs et les rapports pour plusieurs espaces à partir d'un seul système. Vous pouvez toujours définir différents tarifs, règles d'accès, équipementset réservation pour chaque site.
Comment les logiciels de coworking gèrent-ils les facturations récurrentes complexes ?
Un bon logiciel de coworking comme Archie permet de gérer les factures récurrentes, les renouvellements d'abonnement, les options supplémentaires et les remises. Il peut également synchroniser les factures et les données de paiement avec des outils comptables tels que QuickBooks ou Xero, ce qui vous permet de disposer de registres financiers plus clairs et plus faciles à gérer.
Les logiciels de coworking peuvent-ils s'intégrer à d'autres outils ?
Oui. Les logiciels de coworking s'intègrent souvent à des outils de paiement, de comptabilité, de contrôle d'accès, de Wi-Fi, d'impression, de gestion des calendriers, de communication et d'automatisation.
Par exemple, Archie s'intègre à des outils tels que Stripe, GoCardless, QuickBooks, Xero, Kisi, SALTO, Brivo, Google Agenda, Microsoft Outlook, Slack, ezeep, IronWiFi, Zapier, ainsi qu'à des connexions API.