Pour créer un espace de coworking, vous devez effectuer de nombreuses recherches et planifications. Heureusement, vous pouvez suivre ce guide pour préparer votre espace en vue de son inauguration.
Qu'est-ce qu'un espace de coworking ?
Un espace de coworking est un bureau partagé où des personnes issues de différentes entreprises et exerçant différents métiers travaillent ensemble au même endroit. Au lieu de travailler à domicile ou de louer un bureau traditionnel, elles utilisent un espace de coworking pour bénéficier d'une plus grande flexibilité tout en accomplissant leur travail.
À l'origine, les espaces de coworking constituaient une excellente solution pour les indépendants et les jeunes start-ups, mais ils attirent désormais toutes sortes de professionnels, y compris les télétravailleurs et les grandes entreprises. Ils offrent un environnement confortable et propice à la productivité, avec une connexion Wi-Fi rapide, des salles de réunion, des bureaux et des services sur place, comme des cafétérias.
Pourquoi créer un espace de coworking ?
L'un des principaux avantages de gérer un espace de coworking, c'est qu' il existe de multiples façons de générer des revenus. Vous pouvez proposer différentes formules d'abonnement, louer des bureaux privés et des salles de réunion, ou même organiser des événements. En outre, vous pouvez proposer des services supplémentaires tels que l'impression, des collations ou des ateliers pour augmenter vos revenus. Une fois que votre espace est opérationnel, vous pouvez vous développer en ajoutant de nouveaux sites ou des services haut de gamme.
Par rapport aux bureaux traditionnels, les espaces de coworking ont des coûts d'exploitation moins élevés. Vous n'avez pas besoin d'une grande équipe pour les gérer et vous pouvez vous associer à des entreprises locales pour offrir de meilleurs équipements à moindre coût.
Un espace de coworking ne consiste pas seulement à louer des bureaux, mais aussi à créer une communauté où les gens peuvent travailler et nouer des liens. De plus en plus de personnes travaillent à distance ou en freelance, et les entreprises délaissent les grands bureaux coûteux au profit d'espaces de travail plus flexibles. Cette évolution a entraîné une demande croissante d'espaces de coworking, ce qui en fait une excellente opportunité commerciale.
Si vous êtes convaincu, voici comment démarrer une entreprise d'espace de coworking, étape par étape.
Comment créer un espace de coworking
1. Planifiez votre budget et vos dépenses
Avant toute chose, vous devez évaluer les coûts impliqués. La dépense la plus importante concernera probablement la location ou l'achat d'un local, suivie des travaux de rénovation nécessaires pour lui donner l'aspect et l'ambiance d'un espace de coworking. Vous devrez également investir dans du mobilier, du matériel de bureau et des équipements technologiques tels qu'une connexion Wi-Fi haut débit et réservation .
Coûts de démarrage d'un espace de coworking
💰 Loyer et bail : La dépense la plus importante est généralement le loyer. L'emplacement et la taille de l'espace détermineront le coût, alors choisissez un endroit qui correspond à votre budget et qui attire vos membres idéaux.
💰 Rénovation et aménagement : Vous devrez probablement aménager l'espace pour le rendre fonctionnel et accueillant. Cela peut inclure des espaces de travail ouverts, des bureaux privés, des salles de réunion et des salons communs, les coûts dépendant de l'ampleur des travaux de rénovation nécessaires.
💰 Mobilier et équipement : Un mobilier confortable et ergonomique est indispensable. Vous aurez également besoin d'éléments essentiels tels que des bureaux, des chaises, des imprimantes et éventuellement des ordinateurs partagés pour les membres.
💰 Infrastructure technologique : Une connexion Wi-Fi rapide et fiable est indispensable. Vous aurez également besoin de matériel et de logiciels réseau pour réservation la gestion des bureaux, des salles et des adhésions.
💰 Marketing initial et stratégie de marque : Il est essentiel de faire connaître votre entreprise pour attirer des membres. Prévoyez un budget pour un site web, le marketing numérique et le matériel promotionnel afin de faire connaître votre entreprise et d'attirer des clients.
Au-delà des coûts d'installation, tenez compte des dépenses courantes telles que les services publics, les salaires du personnel, l'entretien et le marketing. Surveillez votre trésorerie et cherchez des moyens de faire des économies, par exemple en négociant de meilleures conditions avec vos fournisseurs ou en utilisant les réseaux sociaux pour faire du marketing à moindre coût. Il est également judicieux de disposer d'une réserve financière pour faire face aux dépenses imprévues.
Coûts permanents liés à l'exploitation d'un espace de coworking
💰 Services publics : Les dépenses mensuelles telles que l'électricité, l'eau, le chauffage et la climatisation varient en fonction de la taille de votre logement et de son utilisation.
💰 Personnel : Vous devrez verser des salaires aux membres clés de l'équipe, tels que les gestionnaires de communauté, le personnel de nettoyage, les agents d'entretien et éventuellement le support informatique.
💰 Entretien : Maintenir la propreté des lieux, réparer tout problème et moderniser le mobilier ou les équipements technologiques lorsque nécessaire garantit une expérience agréable aux membres.
💰 Marketing et publicité : Pour attirer de nouveaux membres et assurer la prospérité de votre espace, il est essentiel de mener des actions marketing continues, telles que les réseaux sociaux, les publicités et les promotions.
Lorsque vous créez un espace de coworking, concentrez-vous d'abord sur les éléments indispensables. Investissez dans du mobilier basique mais confortable, une connexion Wi-Fi fiable et des fournitures de bureau essentielles. À mesure que votre base de membres s'élargit, vous pourrez passer à du mobilier haut de gamme ou à des équipements supplémentaires. Un modèle financier pour espace de coworking peut vous aider à allouer vos fonds de manière judicieuse, en veillant à ne pas dépenser trop tôt pour des éléments non essentiels.
Si vous avez besoin d'un soutien financier supplémentaire, envisagez les prêts, les investisseurs ou le financement participatif. Vous pouvez également former des partenariats avec des entreprises locales pour un bénéfice mutuel, par exemple en offrant des réductions à leurs employés en échange d'un parrainage ou de services. Un modèle financier bien structuré vous aidera à présenter un dossier commercial solide lorsque vous rechercherez des financements. À ce propos...
2. Rédigez un plan d'affaires.
Un solide plan d'affaires solide pour un espace de coworking vous aide à rester sur la bonne voie et est essentiel si vous recherchez des investisseurs ou des prêts. Votre plan doit inclure des détails sur votre marché cible, vos sources de revenus, vos tarifs, vos concurrents et vos stratégies marketing. Il vous servira de feuille de route et vous aidera à prendre des décisions éclairées lors de la création de votre espace de coworking. Si vous ne savez pas comment le créer, envisagez de faire appel à un service de rédaction de business plan pour bénéficier de conseils professionnels.
3. Déterminez votre modèle d'affaires
Un espace de coworking peut générer des revenus de différentes manières, et le fait de disposer de plusieurs sources de revenus contribue à assurer la rentabilité de l' activité de coworking. La principale source de revenus provient des abonnements, où les gens paient pour accéder à différents types d'espaces de travail. Vous pouvez proposer :
- Bureaux partagés – Plan d'aménagement ouvert, attribué selon le principe du premier arrivé, premier servi.
- Bureaux dédiés – Bureaux réservés aux membres réguliers.
- Bureaux privés – Espaces de travail exclusifs pour les particuliers ou les équipes.
- Salles de réunion – Disponibles à la location à l'heure ou à la journée.
Au-delà des adhésions, vous pouvez louer des espaces événementiels pour des ateliers, des événements de réseautage ou des réunions privées. Cela vous permet de tirer le meilleur parti de votre espace tout en générant des revenus supplémentaires.
Les espaces de coworking peuvent également offrir des services supplémentaires afin d'améliorer l'expérience des membres et augmenter les revenus. Impression, bureaux virtuels, gestion du courrier, casiers ou un petit café proposant des collations et du café peuvent offrir un confort supplémentaire tout en générant des revenus supplémentaires.
Lorsque j'ai ouvert mon espace de coworking, je me suis concentré sur les abonnés à long terme et la location de bureaux. Au bout de quelques mois, j'ai réalisé que cette approche traditionnelle limitait le nombre de personnes que je pouvais attirer, et que je passais à côté d'un important segment de marché très actif dans ma région. Ne voulant pas laisser passer des revenus potentiels, j'ai décidé de diversifier mon offre de services et de cibler un public plus large. J'ai identifié le potentiel inexploité des non-membres et la demande croissante d'options flexibles pour la réservation de salles et les utilisateurs de pass journaliers. J'ai développé une réservation publique d'inscription et réservation en ligne, permettant à tout le monde de découvrir et d'accéder facilement à l'espace de coworking. J'ai également intégré des automatisations en libre-service pour les réservations et les pass journaliers afin de réduire la charge de travail liée à la gestion de ces réservations. La facilité des réservations en ligne a attiré de nouveaux utilisateurs, ce qui a considérablement augmenté les taux d'utilisation et diversifié les sources de revenus.
4. Choisissez le bon emplacement et la bonne conception de l'espace
Le choix du bon emplacement est essentiel. Recherchez un endroit facile d'accès, proche des transports en commun et entouré de cafés, de restaurants et de commerces. La taille de l'espace doit correspondre à votre budget tout en laissant de la place pour vous développer.
Une fois que vous avez trouvé l'emplacement, concentrez-vous sur concevoir un espace de travail flexible et accueillant. Un bon espace de coworking doit combiner des postes de travail ouverts, des bureaux privés, des salles de réunion et des espaces communs où les gens peuvent se détendre et nouer des contacts. Un un mobilier, une lumière naturelle abondante et une connexion Wi-Fi performante rendront l'espace plus attrayant pour les membres potentiels.
Le bon équilibre entre emplacement, conception et fonctionnalité transforme un espace de coworking en bien plus qu'un simple bureau : il devient un centre florissant de créativité, de collaboration et de productivité.
5. Gérer les exigences juridiques et administratives
Pour protéger votre entreprise et vos membres, veillez à respecter les exigences légales. Tout d'abord, enregistrez votre entreprise, obtenez les permis et licences nécessaires et souscrivez une assurance pour vous protéger, vous et vos membres. Il est également important d'établir des accords clairs entre les membres. accords d'adhésion qui décrivent les règles de l'espace de coworking règles, les tarifs et les politiques d'annulation.
- Enregistrez votre entreprise – Créez votre espace de coworking sous la forme d'une SARL ou d'une autre structure juridique afin de vous protéger contre toute responsabilité et de bénéficier d'avantages fiscaux. Vous pouvez faire appel à unservice d'agent enregistré pour vous aider dans cette démarche.
- Obtenez les permis nécessaires – Vérifiez les exigences locales et demandez les permis ou licences dont vous avez besoin pour exercer votre activité en toute légalité.
- Souscrivez une assurance – Protégez votre entreprise avec une assurance responsabilité civile générale et une assurance de biens en cas d'accident ou de dommages.
- Rédigez des contrats d'adhésion – Rédigez des conditions générales claires qui couvrent les politiques de paiement, les règles relatives à l'espace de travail et les politiques d'annulation.
- Assurez la sécurité des données des membres – Utilisez des systèmes sûrs et fiables pour protéger les informations personnelles et bancaires.
Vous aurez besoin d'un système de paiement fiable pour gérer les adhésions, les réservations et les factures. Envisagez d'utiliser logiciel de gestion de coworking avec des des systèmes de coworking intégrés pour les paiements et la comptabilité afin de suivre vos finances. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur le développement de votre communauté plutôt que sur la paperasse. Ce qui nous amène au point suivant :
6. Mettre l'accent sur le marketing et l'engagement communautaire
Le succès d'un espace de coworking ne repose pas uniquement sur les bureaux et les salles de réunion, mais aussi sur les personnes qui les fréquentent. Pour attirer des membres et les fidéliser, misez sur l'image de marque, marketing de l'espace de coworkinget création d’une communauté.
Commencez par créer une identité de marque forte qui reflète ce qui rend votre espace de coworking unique. Utilisez ensuite les réseaux sociaux, les publicités en ligne et les partenariats locaux pour atteindre des membres potentiels. Partager des anecdotes, des témoignages et des contenus sur les coulisses peut vous aider à mettre en avant l'énergie et la valeur de votre espace.
Mais le marketing seul ne suffit pas : c'est la communauté qui fidélise les membres. Organisez des événements, des ateliers et des rencontres de réseautage pour aider les membres à nouer des liens, à collaborer et à développer leurs activités. L'engagement en ligne est également important. Créez un groupe Slack ou une page Facebook privée, ou mieux encore, utilisez une application communautaire de coworking où les membres peuvent interagir, partager des ressources et se tenir informés des événements.
Lorsque les gens ont le sentiment de faire partie d'un ensemble plus vaste, ils sont plus enclins à rester, à participer et à recommander votre espace à d'autres personnes. Investir à la fois dans le marketing et dans l'engagement communautaire contribuera à la prospérité de votre espace de coworking.
7. Investissez dans les technologies de coworking
La technologie est la colonne vertébrale d'un espace de coworking bien géré. De l'Internet haut débit aux systèmes de sécurité intelligents, les bons outils facilitent les opérations quotidiennes et améliorent l'expérience de vos membres.
Commencez par mettre en place une connexion Wi-Fi puissante et fiable afin que les membres puissent travailler sans interruption. Utilisez un logiciel dédié aux espaces de coworking comme Archie pour gérer automatiquement les réservations, les paiements et les adhésions, ce qui réduit la charge de travail manuel de votre équipe. Archie propose également un réservation qui permet aux membres de réserver des bureaux et des salles de réunion, ainsi que des analyses avancées pour vous aider à suivre l'utilisation de votre espace de coworking.
Pour la sécurité, les systèmes de contrôle d'accès tels que les cartes-clés, les applications mobiles ou les serrures intelligentes permettent aux membres d'entrer facilement tout en garantissant la sécurité des lieux. Les caméras de sécurité offrent une protection supplémentaire pour que chacun se sente en sécurité.
Prêt à ouvrir votre espace de coworking ?
Vous êtes impatient de créer un espace de coworking ? Une grande cérémonie d'inauguration est un excellent moyen de faire connaître votre projet et d'attirer vos premiers membres. Proposez des remises spéciales ou des journées d'essai gratuites afin que les gens puissent découvrir l'espace avant de s'engager. Assurez-vous que votre connexion Wi-Fi est rapide, que les réservations se font sans encombre et que votre équipe est prête à aider les membres.
Une fois que vous êtes opérationnel, concentrez-vous sur la création d'une expérience exceptionnelle. Veillez à ce que l'espace soit propre, confortable et bien entretenu. Renouvelez le mobilier et les équipements technologiques lorsque cela est nécessaire, et soyez à l'écoute des commentaires des membres. Plus les gens apprécient de travailler dans votre espace, plus ils seront enclins à rester et à le recommander à d'autres.
Combien coûte la création d'un espace de coworking ?
Le coût de création d'un espace de coworking dépend de l'emplacement, de la taille et des fonctionnalités que vous souhaitez offrir. Le coût d'un espace de coworking peut varier de 50 000 $ à plus de 500 000 $ selon la taille et le niveau d'équipement de votre espace. Voyons cela plus en détail.
Les coûts initiaux comprennent la location ou l'achat d'un local, les travaux de rénovation, le mobilier, l'accès à Internet et le marketing. Le loyer varie selon les villes, et vous devrez peut-être réaménager les lieux pour y installer des bureaux, des espaces de travail et des salles de réunion. Vous aurez également besoin d'une connexion Wi-Fi rapide, de systèmes de sécurité et d'un logiciel de coworking pour gérer les réservations et les paiements. Pour attirer des membres, vous aurez besoin d'un site web, de publicités sur les réseaux sociaux et d'offres promotionnelles. Vous pouvez également envisager de diffuser des annonces Google pour les petites entreprises, ce qui peut vous aider à toucher les professionnels qui recherchent activement des espaces de coworking dans votre région.
- Louer ou acheter un local (10 000 $ à 200 000 $+)
- Rénovations et design d'intérieur (10 000 $ à 100 000 $)
- Mobilier et équipement de bureau (10 000 $ à 50 000 $)
- Configuration technique et Internet (5 000 $ à 30 000 $)
- Marketing et stratégie de marque (5 000 $ à 20 000 $)
Les coûts permanents liés à l'exploitation d'un espace de coworking comprennent le loyer mensuel, les services publics, les salaires du personnel, l'entretien et la publicité. La location d'un espace peut coûter entre 3 000 et 30 000 dollars par mois, et vous devrez couvrir les frais d'électricité, de nettoyage et de personnel pour assurer le bon fonctionnement de l'espace. Un marketing régulier permet d'attirer de nouveaux membres et de maintenir l'espace plein.
- Loyer ou hypothèque (3 000 $ à 30 000 $ par mois)
- Services publics (électricité, eau, Internet, chauffage et climatisation) (1 000 $ à 5 000 $ par mois)
- Personnel (Responsable de communauté, nettoyage, sécurité) (5 000 $ à 15 000 $/mois)
- Entretien et réparations (500 $ à 3 000 $ par mois)
- Marketing et publicité (1 000 $ à 5 000 $ par mois)
En résumé, créer un petit espace de coworking peut coûter 50 000 dollars, tandis qu'un espace plus grand peut coûter plus de 500 000 dollars :
💰 Petit espace de coworking (93 à 280 m²) → 50 000 à 150 000 dollars
💰 Espace de coworking de taille moyenne (279 à 929 m²) → 150 000 à 300 000 dollars
💰 Grand espace de coworking (plus de 930 m²) → 300 000 $ – 500 000 $+
Lancer un espace de coworking n'est pas bon marché, mais avec une planification judicieuse et une bonne gestion de votre budget, cela peut être une excellente affaire. Avec de plus en plus de personnes travaillant à distance et recherchant des bureaux flexibles, un espace de coworking peut être un investissement rentable et gratifiant.
Lancer une entreprise de coworking — FAQ
Lancer une entreprise d'espace de coworking nécessite une certaine planification, mais cela peut être une excellente affaire si tout est bien fait. Tout d'abord, déterminez à qui s'adresse votre espace et quelles options d'adhésion vous proposerez. Choisissez un emplacement facile d'accès, puis aménagez-le avec du mobilier confortable, une connexion Wi-Fi rapide et des outils intelligents pour les réservations et la sécurité. Assurez-vous d'avoir les permis et les assurances nécessaires, puis faites passer le mot via un site web, les réseaux sociaux et vos relations locales. Une fois l'espace ouvert, veillez à son bon fonctionnement en l'entretenant et en organisant des événements pour rassembler les membres.
Pour créer un espace de coworking, il vous faut un emplacement idéal, un agencement confortable et les équipements adaptés. Trouvez un local facile d'accès et suffisamment spacieux pour accueillir des bureaux, des salles de réunion et des espaces communs. Équipez-le de mobilier confortable, d'une connexion Wi-Fi rapide et d'un logiciel de gestion dédié au coworking pour gérer les réservations et les paiements. N'oubliez pas de vous procurer les autorisations nécessaires, de souscrire une assurance et d'élaborer un plan marketing pour attirer des membres et développer votre communauté.
Parmi les meilleurs espaces de coworking qui ont très bien réussi, on peut citer WeWork, qui dispose de sites partout dans le monde avec des bureaux flexibles. Impact Hub se concentre sur les entrepreneurs sociaux et les espaces de travail communautaires. Industrious offre une expérience plus haut de gamme avec une grande hospitalité. The Wing est spécialement conçu pour les femmes professionnelles, afin de les aider à se connecter et à collaborer. Spaces et Regus proposent des options de bureaux flexibles pour tous, des freelances aux grandes entreprises.
Berenika Teter
Responsable de contenu chez Archie, motivée par le café filtre et son amour du télétravail. Lorsqu'elle n'écrit pas sur les espaces de coworking et les lieux de travail hybrides, vous la trouverez probablement en train d'en explorer un.
