Lorsqu'une personne s'inscrit pour utiliser votre espace de coworking, il est important de définir clairement les attentes des deux parties. Un contrat d'utilisation d'un espace de coworking est le document qui permet justement de le faire. Il décrit ce qui est inclus dans l'adhésion, comment l'espace peut être utilisé et les règles de base qui permettent à tout de se dérouler sans heurts.
Maintenant que nous avons abordé les bases, voici comment créer votre contrat d'espace de coworking et un modèle que vous pouvez utiliser.
Que faut-il inclure dans votre contrat d'espace de coworking ?
1. Indiquez ce qui est inclus dans l'adhésion.
Commencez par dresser la liste de tous les services et équipements inclus dans l'adhésion. Au minimum, cela comprend généralement l'accès à l'espace de travail pendant des heures spécifiques ou 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, selon le forfait. Certains membres peuvent avoir un accès à temps plein, tandis que d'autres (comme les visiteurs occasionnels) ne peuvent utiliser l'espace que pendant les heures de bureau. Veillez à l'expliquer clairement afin que les membres sachent exactement quand ils peuvent venir et partir.
Ensuite, abordez les éléments de base tels que l'Internet haut débit et les services publics. Ces éléments sont généralement inclus dans l'abonnement, mais il est tout de même utile de le préciser clairement. Ensuite, , passez aux espaces communs, tels que les salles de réunion, les cuisines, les salons, les cabines téléphoniques ou les zones de silence. Si ces espaces sont accessibles à tous les membres, faites-le-leur savoir. S’ils doivent réserver à l’avance via un logiciel de coworking comme Archie ou si l'accès dépend de leur niveau d'adhésion, expliquez-leur également comment cela fonctionne.
De nombreux espaces de coworking proposent également des services supplémentaires, tels que des services d'impression, des casiers sécurisés, la gestion du courrier ou l'accès à des événements réservés aux membres. Ces petits avantages peuvent vraiment apporter une valeur ajoutée, alors veillez à les inclure dans le contrat, surtout s'ils sont inclus dans certains forfaits mais pas dans d'autres.
2. Expliquer les conditions d'adhésion et les paiements
Lorsqu'une personne rejoint votre espace de coworking, il est important qu'elle sache exactement comment fonctionne son adhésion : sa durée, son renouvellement et les modalités de paiement. Cela permet d'éviter les malentendus et garantit le bon déroulement des opérations, tant pour vous que pour vos membres.
L'adhésion est-elle mensuelle ? S'agit-il d'un abonnement de 3 ou 12 mois ? Informez les membres quand leur adhésion commence et si elle se renouvelle automatiquement. La plupart des espaces de coworking utilisent des abonnements mensuels renouvelables, mais si le vôtre fonctionne différemment, indiquez-le clairement dès le départ.
Ensuite, discutez de les modalités de paiement. Dans la plupart des cas, les membres sont automatiquement facturés chaque mois. Indiquez-leur quand ils recevront leurs factures (généralement le 1er du mois) et quels modes de paiement sont acceptés (carte de crédit, virement bancaire ou autre). Vous pouvez également mentionner que les paiements sont traités automatiquement par votre système, ce qui évite d'avoir à effectuer manuellement chaque paiement. Il est également judicieux d'inclure une note concernant les les frais de retard. Par exemple, si quelqu'un manque un paiement, il peut y avoir un délai de grâce de 2 jours, suivi de frais de retard de 50 $ pour chaque semaine de retard.
Ensuite, expliquez brièvement comment fonctionnent les changements de forfait fonctionnent. Les membres peuvent-ils passer à un forfait supérieur ou inférieur à tout moment ? Doivent-ils donner un préavis ? Expliquez comment l'adhésion peut être résiliée, afin qu'il n'y ait pas de surprise.
À ce propos, vous devriez mentionner que votre espace se réserve le droit de résilier l'adhésion d'un membre à tout moment, en particulier en cas de problèmes graves tels que des factures impayées, le non-respect des règles ou un comportement qui affecte les autres membres de l'espace. En étant franc à ce sujet, vous contribuez à définir des attentes claires et à protéger votre équipe et votre communauté.
3. Comment utiliser l'espace de coworking (avec quelques règles de base)
Pour que votre espace reste accueillant et agréable pour tous, veillez à établir quelques règles de base. Votre contrat d'utilisation de l'espace de coworking est le cadre idéal pour cela !
Par exemple, vous pouvez rappeler aux membres que :
- Les espaces communs doivent être traités avec soin et laissés propres.
- Les salles de réunion doivent être réservées à l'avance auprès de Archie
- Les invités sont autorisés (si vous les autorisez), mais les membres doivent enregistrer les visiteurs via Archie et être responsables de leur comportement.
- L'accès à la porte est privé ; le partage des codes d'accès ou des clés n'est pas autorisé et peut entraîner la résiliation de l'adhésion.
- Tout le monde doit respecter la vie privée des autres et garder pour soi toute information confidentielle vue ou entendue dans cet espace.
Voici plus d'informations sur les règles et réglementations relatives au coworking si vous cherchez d'autres exemples.
4. Responsabilité, dommages-intérêts et résolution des conflits
Les accidents arrivent, et ce n'est pas grave, mais il est important que votre contrat d'espace de coworking explique clairement qui est responsable de quoi.
Informez les membres qu'ils sont entièrement responsables de tout dommage qu'ils causent à l'espace, à l'équipement ou au mobilier, qu'ils soient accidentels ou dus à une négligence. Cela inclut également tout dommage causé par les invités qu'ils amènent dans l'espace. Si quelqu'un renverse du café sur une chaise, casse un écran ou cause d'autres problèmes, il est tenu de couvrir les frais de réparation ou de remplacement.
Il est également judicieux d'expliquer que votre espace de coworking n'est pas responsable des les objets personnels perdus, volés ou endommagés. Encouragez les membres à garder un œil sur leurs affaires et à ne pas laisser d'objets de valeur sans surveillance. Même si votre équipe fera tout son possible pour maintenir un environnement sûr, les membres doivent comprendre qu'ils utilisent l'espace à leurs propres risques.
Ensuite, même dans les communautés de coworking les plus conviviales communautés de coworking, des malentendus peuvent survenir, qu'il s'agisse de bruit, de ressources partagées ou d'autre chose. C'est pourquoi il est judicieux de mettre en place un processus simple pour résolution des litiges dans votre contrat d'espace de coworking.
Informez les membres que s'il y a un problème, que ce soit entre eux ou entre un membre et votre équipe, il doit d'abord être signalé à la direction. La plupart des problèmes peuvent être résolus rapidement grâce à une conversation calme et un peu de compréhension. Vous pouvez également ajouter une note indiquant que les problèmes graves ou persistants feront l'objet d'un examen officiel et que votre équipe fera de son mieux pour trouver une solution équitable pour toutes les personnes concernées.
Modèle de contrat d'espace de coworking
Nous avons créé un modèle d'accord d'espace de coworking personnalisable qui comprend toutes les sections ci-dessus. Vous pouvez le copier, le modifier en fonction de votre espace et l'envoyer par voie électronique aux nouveaux membres (de préférence via Archie !).
Contrat d'adhésion à un espace de coworking
Le présent contrat d'adhésion (le « Contrat ») est conclu entre [ESPACE DE COWORKING] (« la Société ») et le membre soussigné (« vous »). En signant le présent Contrat, vous reconnaissez et acceptez les conditions décrites ci-dessous. Le présent Contrat n'est pas un bail, il fournit une licence prépayée pour utiliser les espaces de travail partagés et les équipements décrits. [ESPACE DE COWORKING] se réserve le droit de mettre à jour le présent Contrat à tout moment sans préavis.
1. Services
[ESPACE DE COWORKING] vous donne accès à un espace de coworking en fonction du forfait d'adhésion que vous avez choisi. Les services peuvent inclure :
- Accès à l'espace de travail partagé et au salon
- Internet haut débit
- Utilisation des salles de réunion et des espaces événementiels (sous réserve de disponibilité et selon le forfait choisi)
- Accès au matériel de bureau, à la cuisine et aux espaces communs
- Services supplémentaires tels que le traitement et la réception du courrier (si inclus dans votre forfait)
Tous les services sont soumis à disponibilité et peuvent être modifiés à tout moment.
2. Paiements
Vous serez automatiquement facturé en fonction du forfait que vous avez choisi. Les paiements sont dus le 1er de chaque mois ou selon les modalités indiquées dans votre facture initiale. Tout retard de paiement entraînera des frais de frais hebdomadaires de 50 $ après un délai de grâce de 2 jours, et les services pourront être suspendus jusqu'à réception du paiement.
3. Dommages et responsabilité
Les membres sont responsables de tout dommage causé par eux-mêmes ou leurs invités. [ESPACE DE COWORKING] peut facturer le coût des dommages au moyen de paiement du membre à tout moment et sans préavis.
4. Invités
Vous pouvez inviter des personnes, mais vous en êtes entièrement responsable. Cela inclut tout dommage, vol ou blessure qu'elles pourraient causer pendant leur présence dans l'espace.
5. Décharge de responsabilité
En signant cet accord, vous acceptez de renoncer à [ESPACE DE COWORKING], son personnel et ses affiliés de toute responsabilité en cas de blessure corporelle ou de perte de biens, même si celle-ci est due à une négligence.
6. Sécurité et accès
L'accès est privé et attribué à chaque membre. Le partage des codes d'accès, des clés ou des cartes n'est pas autorisé et peut entraîner la résiliation immédiate de votre adhésion. Les portes sont verrouillées 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Des frais de 100 $ ou le coût des dommages (le montant le plus élevé étant retenu) pourra être facturé si les portes sont laissées ouvertes ou déverrouillées ou si les clés sont laissées dans les portes.
7. Règles relatives aux espaces de coworking
Nous attendons de tous les membres qu'ils respectent l'espace et les autres personnes qui s'y trouvent. Veuillez :
- Réduisez le bruit au minimum
- Évitez les comportements perturbateurs
- Prenez soin du matériel et du mobilier communs.
- N'installez ni ne modifiez quoi que ce soit sans autorisation.
Il s'agit d'un environnement partagé : soyez attentif à ce que vous dites et faites.
8. Pas de location ni de résidence
L'adhésion ne crée pas de relation propriétaire-locataire. Vous ne louez pas l'espace comme résidence et vous ne pouvez pas l'utiliser comme tel.
9. Confidentialité
Lorsque vous utilisez cet espace, vous pouvez être amené à prendre connaissance d'informations confidentielles concernant d'autres membres ou l'entreprise. Veuillez respecter leur vie privée et ne pas divulguer des informations qui ne vous appartiennent pas.
10. Annulation et résiliation
Vous pouvez résilier votre adhésion en donnant un préavis écrit d'au moins 30 jours avant le prochain renouvellement. Si aucun préavis n'est donné, votre adhésion se poursuit le mois suivant. La société peut résilier votre adhésion à tout moment, sans préavis, pour non-paiement ou violation des règles.
11. Biens abandonnés
Tout ce que vous laissez derrière vous après la fin de votre adhésion peut être considéré comme abandonné. [ESPACE DE COWORKING] peut le déplacer, le stocker ou le jeter à vos frais.
En signant ci-dessous, vous acceptez les conditions du présent contrat d'adhésion.
Nom du membre : ___________________________
Signature : ______________________________
Date : ___________________________
[NOM DE L'ENTREPRISE] Représentant : ___________________________
Signature : ______________________________
Date : ___________________________
Comment Archie facilite les accords relatifs aux espaces de coworking
L'inscription de nouveaux membres et le traitement de tous les documents administratifs peuvent s'avérer fastidieux, mais les outils de gestion de coworking tels qu'Archie facilitent la signature et l' l'intégration des nouveaux membres beaucoup plus facile.
Voici comment cela fonctionne : lorsqu'une personne s'inscrit sur votre site web de votre espace de coworking, cette personne peut choisir la formule qui lui convient le mieux. En fonction de son choix, Archie lui envoie automatiquement le contrat de coworking correspondant à signer en ligne. Pas de paperasse, pas d'impression, quelques clics suffisent.
Dès qu'ils ont signé et payé, Archie se charge du reste. Il crée leur facture, leur envoie un e-mail de bienvenue, leur donne accès à l'espace et leur attribue des éléments tels que le Wi-Fi, des crédits d'impression, des casiers ou même une place de parking, en fonction de leur formule. Votre équipe n'a rien à faire, tout se passe automatiquement.
Si vous mettez à jour vos conditions générales ou modifiez vos formules d'abonnement, vous pouvez très facilement télécharger une nouvelle version de votre contrat dans Archie. Ainsi, les nouveaux membres auront toujours accès à la dernière version et vous n'aurez plus à vous soucier de fournir des informations obsolètes. De plus, Archie enregistre automatiquement les contrats signés dans le profil de chaque membre, ce qui vous permet de les retrouver rapidement à tout moment.
En bref, voici comment Archie vous aide à conclure des accords relatifs aux espaces de coworking :
- Les membres peuvent s'inscrire, choisir un forfait en ligne et signer numériquement le contrat d'utilisation de l'espace de coworking.
- Les paiements et la création des factures s'effectuent automatiquement.
- Archie envoie un e-mail de bienvenue et attribue une connexion Wi-Fi, des casiers, des crédits d'impression ou une place de parking en fonction de leur forfait.
- Les membres peuvent mettre à jour leurs informations de facturation ou leurs paramètres de confidentialité.
- Les membres peuvent nouer des contacts, entrer en relation avec des responsables de communauté, réserver des bureaux ou des salles de réunion, le tout depuis le site web ou l'application mobile
Et ce n'est pas tout ce qu'Archie peut faire pour vous et vos membres. Voyez par vous-même.
Berenika Teter
Responsable de contenu chez Archie, motivée par le café filtre et son amour du télétravail. Lorsqu'elle n'écrit pas sur les espaces de coworking et les lieux de travail hybrides, vous la trouverez probablement en train d'en explorer un.
