Cuando alguien se inscribe para utilizar tu espacio de coworking, es importante establecer expectativas claras para ambas partes. Un acuerdo de espacio de coworking es el documento que hace precisamente eso. En él se describe lo que incluye la membresía, cómo se puede utilizar el espacio y las normas básicas que ayudan a que todo funcione correctamente.
Ahora que ya hemos visto los aspectos básicos, aquí tienes cómo crear tu acuerdo de espacio de coworking y una plantilla que puedes utilizar.
Qué incluir en tu contrato de espacio de coworking
1. Indique lo que incluye la membresía.
Comience por enumerar todos los servicios y comodidades que incluye la membresía. Como mínimo, esto suele incluir el acceso al espacio de trabajo durante un horario específico o las 24 horas del día, los 7 días de la semana, dependiendo del plan. Algunos miembros pueden tener acceso a tiempo completo, mientras que otros (como los visitantes ocasionales) solo pueden utilizar el espacio durante el horario comercial. Asegúrate de explicarlo claramente para que los miembros sepan exactamente cuándo pueden entrar y salir.
A continuación, cubre los aspectos básicos, como Internet de alta velocidad y los servicios públicos. Por lo general, estos servicios están incluidos en la cuota de socio, pero vale la pena dejarlo claro. A continuación, pasa a los espacios compartidos, como salas de reuniones, cocinas, zonas de descanso, cabinas telefónicas o zonas de silencio. Si están disponibles para todos los miembros, házselo saber. Si es necesario reservarlas con antelación a través de un software de coworking como Archie o si el acceso depende de su nivel de membresía, explícales también cómo funciona.
Muchos espacios de coworking también ofrecen extras, como servicios de impresión, taquillas seguras, gestión del correo o acceso a eventos exclusivos para miembros. Estas pequeñas ventajas pueden añadir mucho valor, así que asegúrate de incluirlas en el contrato, especialmente si están incluidas en algunos planes pero no en otros.
2. Explique las condiciones de afiliación y los pagos.
Cuando alguien se une a tu espacio de coworking, es importante que sepa exactamente cómo funciona su membresía: cuánto tiempo dura, cómo se renueva y cómo se gestionan los pagos. Esto ayuda a evitar malentendidos y garantiza que todo funcione correctamente tanto para ti como para tus miembros.
¿La membresía es mensual? ¿Es un plan de 3 o 12 meses? Haz saber a los miembros cuándo comienza su membresía y si se renueva automáticamente. La mayoría de los espacios de coworking utilizan membresías mensuales renovables, pero si el tuyo funciona de manera diferente, acláralo desde el principio.
A continuación, hable sobre cómo se realizan los pagos. En la mayoría de los casos, a los miembros se les factura automáticamente cada mes. Infórmeles de cuándo recibirán las facturas (normalmente el día 1 del mes) y qué métodos de pago se aceptan (tarjeta de crédito, transferencia bancaria u otros). También puede mencionar que los pagos se procesan automáticamente a través de su sistema, por lo que no es necesario pagar manualmente cada vez. También es buena idea incluir una nota sobre los recargos por demora. Por ejemplo, si alguien no realiza un pago, puede haber un periodo de gracia de 2 días seguido de un recargo de 50 $ por cada semana de retraso en el pago.
A continuación, explique brevemente cómo funcionan los cambios en los planes . ¿Pueden los miembros cambiar a un plan superior o inferior en cualquier momento? ¿Necesitan avisar? Explique cómo se puede cancelar la membresía, para que no haya sorpresas.
Por cierto, deberías mencionar que tu espacio tiene derecho a cancelar la membresía de alguien en cualquier momento, especialmente si hay problemas graves como facturas impagadas, incumplimiento de las normas o comportamientos que afectan a otras personas del espacio. Ser sincero al respecto ayuda a establecer expectativas claras y protege a tu equipo y a tu comunidad.
3. Cómo utilizar el espacio de coworking (con algunas normas básicas)
Para que tu espacio sea acogedor y agradable para todos, asegúrate de establecer algunas reglas básicas. ¡Tu acuerdo de espacio de coworking es el lugar perfecto para hacerlo!
Por ejemplo, puedes recordar a los miembros que:
- Los espacios compartidos deben tratarse con cuidado y dejarse limpios.
- Salas de reuniones reservarse con antelación a través de Archie
- Se permite la entrada a invitados (si usted lo autoriza), pero los miembros deben registrar a los visitantes a través de Archie y responsabilizarse de su comportamiento.
- El acceso a la puerta es privado; no está permitido compartir los códigos de acceso ni las llaves, ya que ello podría dar lugar a la cancelación de la membresía.
- Todos deben respetar la privacidad de los demás y mantener en secreto cualquier información confidencial que vean u oigan en el espacio.
Aquí hay más información sobre normas y reglamentos del coworking si buscas más ejemplos.
4. Responsabilidad, daños y resolución de conflictos
Los accidentes ocurren, y eso está bien, pero es importante que el contrato de tu espacio de coworking explique claramente quién es responsable de qué.
Informe a los miembros de que son plenamente responsables de cualquier daño que causen al espacio, al equipo o al mobiliario, ya sea accidentalmente o por negligencia. Esto también incluye cualquier daño causado por los invitados que traigan al espacio. Si alguien derrama café sobre una silla, rompe un monitor o causa otros problemas, se espera que cubra el coste de las reparaciones o sustituciones.
También es buena idea explicar que tu espacio de coworking no se hace responsable de los objetos personales perdidos, robados o dañados. Anime a los miembros a que vigilen sus pertenencias y eviten dejar objetos de valor sin vigilancia. Aunque su equipo hará todo lo posible por mantener un entorno seguro, los miembros deben entender que utilizan el espacio bajo su propia responsabilidad.
Entonces, incluso en las comunidades de coworking más amigables comunidades de coworking, pueden surgir malentendidos, ya sea por el ruido, los recursos compartidos o cualquier otra cosa. Por eso es buena idea incluir un proceso sencillo para resolver disputas en el acuerdo de su espacio de coworking.
Informe a los miembros de que, si surge algún problema, ya sea entre ellos o entre un miembro y su equipo, deben comunicarlo primero a la dirección. La mayoría de los problemas se pueden resolver rápidamente con una conversación tranquila y un poco de comprensión. También puede incluir una nota indicando que los problemas graves o recurrentes se investigarán formalmente y que su equipo hará todo lo posible por encontrar una solución justa para todas las partes implicadas.
Plantilla de acuerdo de espacio de coworking
Hemos elaborado una plantilla personalizable de contrato de espacio de coworking que incluye todas las secciones anteriores. Puedes copiarla, editarla para tu espacio y enviarla digitalmente a los nuevos miembros (¡preferiblemente a través de Archie!).
Acuerdo de membresía del espacio de coworking
El presente Acuerdo de afiliación (el «Acuerdo») se celebra entre [ESPACIO DE COWORKING] («la Empresa») y el Miembro abajo firmante («Usted»). Al firmar este Acuerdo, usted reconoce y acepta los términos que se describen a continuación. Este Acuerdo no es un contrato de alquiler, sino que proporciona una licencia prepagada para utilizar los espacios de trabajo compartidos y las instalaciones descritas. [ESPACIO DE COWORKING] se reserva el derecho de actualizar este Acuerdo en cualquier momento sin previo aviso.
1. Servicios
[ESPACIO DE COWORKING] proporciona acceso al espacio de coworking según el plan de membresía que elijas. Los servicios pueden incluir:
- Espacio de trabajo compartido y acceso al salón
- Internet de alta velocidad
- Uso de salas de reuniones espacios para eventos (según disponibilidad y plan)
- Acceso al equipo de oficina, la cocina y las áreas comunes.
- Servicios adicionales, como gestión y recepción de correo (si están incluidos en su plan).
Todos los servicios están sujetos a disponibilidad y pueden cambiar con el tiempo.
2. Pagos
Se le facturará automáticamente según el plan que haya seleccionado. Los pagos vencen el primer día de cada mes o según lo indicado en su factura inicial. Los pagos atrasados darán lugar a un cargo semanal de 50 $ después de un período de gracia de dos días, y los servicios pueden suspenderse hasta que se reciba el pago.
3. Daños y responsabilidad
Los miembros son responsables de cualquier daño causado por ellos mismos o sus invitados. [ESPACIO DE COWORKING] puede cobrar al método de pago del miembro para recuperar el coste de los daños en cualquier momento sin previo aviso.
4. Invitados
Puedes traer invitados, pero eres totalmente responsable de ellos. Esto incluye cualquier daño, robo o lesión que puedan causar mientras se encuentren en el espacio.
5. Exención de responsabilidad
Al firmar este acuerdo, usted acepta renunciar a [ESPACIO DE COWORKING], su personal y sus afiliados de cualquier responsabilidad por lesiones personales o pérdida de propiedad, incluso si son causadas por negligencia.
6. Seguridad y acceso
El acceso es privado y se asigna a cada miembro. No se permite compartir códigos de acceso, llaves o tarjetas, y hacerlo puede dar lugar a la cancelación inmediata de su membresía. Las puertas están cerradas las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Se aplicará una cobraremos una tarifa de 100 $ o el coste de los daños (lo que sea mayor) por dejar las puertas abiertas o sin cerrar con llave, o por dejar las llaves en las puertas.
7. Normas del espacio de coworking
Esperamos que todos los miembros respeten el espacio y a los demás. Por favor:
- Mantenga el ruido al mínimo.
- Evite comportamientos disruptivos.
- Cuida el equipo y el mobiliario compartidos.
- No instales ni modifiques nada sin permiso.
Este es un entorno compartido: ten cuidado con lo que dices y haces.
8. Sin arrendamiento ni residencia
La membresía no crea una relación entre propietario e inquilino. No estás alquilando el espacio como residencia y no puedes utilizarlo como tal.
9. Confidencialidad
Mientras utilices el espacio, es posible que encuentres información confidencial de otros miembros o de la empresa. Respeta su privacidad y no compartas lo que no te corresponde compartir.
10. Cancelación y rescisión
Puede cancelar su membresía con un preaviso mínimo 30 días de antelación antes de la próxima renovación. Si no se envía ningún aviso, su membresía continuará durante el mes siguiente. La empresa puede rescindir su membresía en cualquier momento, sin previo aviso, por falta de pago o incumplimiento de las normas.
11. Propiedad abandonada
Todo lo que dejes atrás una vez finalizada tu membresía podrá considerarse abandonado. [ESPACIO DE COWORKING] puede trasladarlo, almacenarlo o desecharlo a tu cargo.
Al firmar a continuación, usted acepta los términos de este Acuerdo de membresía.
Nombre del miembro: ___________________________
Firma: ______________________________
Fecha: ___________________________
[NOMBRE DE LA EMPRESA] Representante: ___________________________
Firma: ______________________________
Fecha: ___________________________
Cómo Archie ayuda con los acuerdos de espacios de coworking
Conseguir que se inscriban nuevos miembros y tramitar todo el papeleo puede resultar un poco tedioso, pero las herramientas de gestión de coworking como Archie facilitan la inscripción y la incorporación de nuevos miembros mucho más fácil.
Así es como funciona: cuando alguien se registra en tu página web de tu espacio de coworking, puede elegir el plan que más le convenga. En función de lo que elija, Archie le envía automáticamente el contrato de coworking adecuado para que lo firme online. Sin papeleo, sin imprimir, con solo unos clics y listo.
Justo después de que firmen y paguen, Archie se encarga del resto. Crea su factura, envía un correo electrónico de bienvenida, les da acceso al espacio y les asigna cosas como Wi-Fi, créditos de impresión, taquillas o incluso una plaza de aparcamiento, dependiendo de su plan. Tu equipo no tiene que hacer nada, ya que todo se hace automáticamente.
Si alguna vez actualizas tus términos o realizas cambios en tus planes de membresía, es muy fácil subir una nueva versión de tu acuerdo en Archie. De esa manera, los nuevos miembros siempre verán la última versión y no tendrás que preocuparte de que alguien obtenga información antigua o desactualizada. Además, Archie guarda automáticamente los acuerdos firmados en el perfil de cada miembro, para que puedas encontrarlos rápidamente cuando lo necesites.
En resumen, así es como Archie ayuda con los acuerdos de espacios de coworking:
- Los miembros pueden registrarse, elegir un plan en línea y firmar el acuerdo del espacio de coworking de forma digital.
- Los pagos y la creación de facturas se realizan automáticamente.
- Archie envía un correo electrónico de bienvenida y asigna Wi-Fi, taquillas, créditos de impresión o aparcamiento según su plan.
- Los miembros pueden actualizar su propia información de facturación o configuración de privacidad.
- Los miembros pueden establecer contactos con otras personas y ponerse en contacto con los administradores de la comunidad, reservar escritorios o salas de reuniones, todo desde la web o la aplicación móvil
Y eso no es todo lo que Archie puede hacer por ti y tus miembros. Compruébalo por ti mismo.
Berenika Teter
Gerente de contenidos de Archie, impulsada por el café de filtro y su pasión por el teletrabajo. Cuando no está escribiendo sobre espacios de coworking y lugares de trabajo híbridos, probablemente la encuentres explorando alguno.
