- Lo que aprenderás
- The essential coworking space rules every operator should set
- How to manage shared spaces, noise, and meeting room etiquette
- Simple ways to build a strong, respectful coworking community
- How to communicate and enforce rules without friction
- How tools like Archie help you automate and manage coworking policies easily
Establecer expectativas claras sobre cómo utilizar un espacio de coworking ayuda a tus miembros a llevarse bien y mantiene todo funcionando sin problemas. Repasaremos los aspectos esenciales del espacio de coworking y las normas que debes establecer, y te explicaremos cómo puedes gestionarlas y aplicarlas con facilidad.
1. Respeto por los espacios y servicios compartidos.
Asegúrate de que tus socios sepan que deben traten salas de reuniones cuidado las zonas comunes, como la cocina, los salones y salas de reuniones , tal y como lo harían en su propia casa. Fomenta hábitos sencillos como limpiar las encimeras, meter los platos en el lavavajillas y sacar la basura. Puedes publicar recordatorios amables o incluirlos en tus materiales de bienvenida o en el contrato del espacio de coworking.
Pida a los miembros que utilicen los recursos compartidos, como impresoras o electrodomésticos de cocina, con moderación. Quizá se pueda establecer un límite flexible para la impresión (o permitir a los miembros comprar créditos de impresión desde software de gestión de coworking) o sugiere horas de menor actividad para los artículos de alta demanda. Y cuando algo se rompa o se agote, facilítales la tarea de informar del problema a tu equipo.
Por último, avisa sobre el uso del espacio. Si alguien ocupa toda la zona de descanso con un montón de cosas, celebra reuniones informales en el pasillo o no se presenta cuando ha reservado una sala, puede generar problemas entre los miembros.
2. Mantener el ruido bajo
El ruido es un tema delicado. Quieres que el espacio transmita energía y sea sociable, pero al mismo tiempo, la gente necesita concentrarse y hacer su trabajo.
Una de las formas más sencillas de ayudar es creando zonas tranquilas. Deja claro qué áreas están destinadas al trabajo concentrado y cuál es mejor para charlar y colaborar. Unos simples carteles o zonas codificadas por colores pueden ser de gran ayuda.
Asegúrate de que haya suficientes cabinas telefónicas y salas de reuniones para que los socios tengan un lugar donde retirarse para llamadas más largas o debates en grupo. Anima a los socios a planifiquen con antelación las actividades más ruidosas, como reuniones de equipo o sesiones de brainstorming. Sugiere utilizar salas de reuniones las horas más tranquilas para no interrumpir el ritmo de trabajo.
Si esas salas suelen estar llenas, tal vez sea el momento de añadir más o replantearse cómo se reservan.
3. Cómo sala en sala de reuniones
Empieza con un reserva fiable. Asegúrate de que los miembros puedan consultar sala y reservar con antelación en línea (a ser posible a través de tu software de coworking, como Archie). Los recordatorios automáticos son una ventaja adicional y ayudan a reducir las ausencias sin previo aviso.
Publica una lista rápida de sala y no se debe hacer en sala de reuniones. Que sea sencillo: llega a tiempo, deja el espacio ordenado y cancela tu reserva no vas a utilizarla. Pon estos recordatorios en la app, en la reserva y dentro mismo de las salas.
Además, recuerda a los socios que respeten las reservas de los demás. El hecho de que una sala vacía no significa que esté disponible; siempre deben consultar el horario antes de entrar o utilizar el espacio.
Anime a los miembros a informen de cualquier problema de inmediato, ya sea un mando a distancia roto, un rotulador perdido o cualquier cosa que no funcione. De esta manera, su equipo podrá ocuparse rápidamente del problema.
Y no olvides comunicar claramente tu política alimentaria con claridad. Si se permite comer en salas de reuniones, asegúrate de que los miembros sepan que son responsables de limpiar. Nadie quiere entrar en un espacio desordenado.
4. Participar en la comunidad
Fomenta un ambiente agradable y respetuoso. Una cálida bienvenida, un simple saludo o una breve presentación pueden ayudar a los nuevos miembros a sentirse cómodos y abrir la puerta a futuras conexiones.
Organiza eventos periódicos. Incluso pequeños, como desayunos, almuerzos o happy hours mensuales. Son excelentes oportunidades para que los miembros se reúnan, establezcan contactos y se relajen. También puede incluir sesiones de intercambio de habilidades, talleres o mesas redondas para que los miembros puedan aprender y enseñar.
Facilita a los miembros compartir aquello en lo que son buenos. Quizás alguien sea experto en branding o desarrollador; invítale a impartir una breve sesión u ofrecer ayuda a los demás. Es una forma estupenda de generar confianza y fomentar el sentido de colaboración en el espacio.
Anime a la gente a utilizar los tablones de anuncios comunitarios, ya sean digitales o físicos. Los miembros pueden promocionar sus servicios, buscar socios para proyectos o mantenerse al día de lo que ocurre en el espacio.
Y no te olvides de los comentarios. Haz saber a los miembros que sus sugerencias son bienvenidas y muéstrales que sus aportaciones dan lugar a cambios reales.
5. Mantener a todos a salvo
Una parte importante de gestionar con éxito un espacio de coworking es garantizar que tus miembros se sientan seguros y protegidos, ya sea que estén en el espacio a primera hora de la mañana, a última hora de la noche o que traigan a un visitante para una reunión rápida.
Tenga en cuenta que el acceso es solo para miembros. Cada miembro debe utilizar su propia tarjeta de acceso, llavero electrónico o código de acceso y mantenerlo en secreto. Compartir el acceso puede parecer inofensivo, pero puede poner en riesgo la seguridad y la privacidad de todos. Si alguien pierde su acceso, pídale que lo comunique inmediatamente a su equipo para que puedan desactivarlo y emitir uno nuevo.
Si tu espacio no está abierto las 24 horas del día, los 7 días de la semana, asegúrate de que los miembros sepan cuándo pueden estar allí. Si ofreces acceso las 24 horas, recuerda a los miembros que sean especialmente considerados fuera del horario habitual, por ejemplo, bajando el volumen o no invitando a gente a altas horas de la noche.
Las visitas de invitados son bienvenidas, pero con previo aviso. Es estupendo que los miembros traigan invitados, ya sean clientes, amigos o colaboradores. Pero asegúrate de que haya una forma sencilla de registrar a los invitados con antelación o de hacerles el check-in cuando lleguen. Esto ayuda a tu equipo a llevar un control de quién está en el edificio y hace que todo el espacio resulte más seguro.
Los invitados también deben cumplir algunas normas básicas. Los miembros son responsables de sus invitados, por lo que es importante que sepan dónde pueden ir y dónde no. Por ejemplo, no se admiten invitados en las zonas tranquilas ni en las oficinas privadas, a menos que hayan sido invitados, y no pueden hacer uso de las ventajas exclusivas para miembros, como las taquillas o la impresora.
La seguridad digital es tan importante como la seguridad física. Recuerde a sus miembros que utilicen contraseñas seguras, bloqueen sus dispositivos cuando se alejen y se conecten siempre a su red Wi-Fi oficial. Anímeles a evitar enlaces sospechosos y a utilizar herramientas de verificación de correo electrónico para mayor seguridad. Pruebeuna red privada virtual (VPN) para trabajos confidenciales y mantengan su software actualizado para estar protegidos.
Por último, anima a tus miembros a que den parte si algo les parece raro. Ya sea una cara desconocida merodeando por ahí, una puerta que no cierra bien o un problema de seguridad, haz que a los miembros les resulte fácil informar de los problemas. Un formulario rápido en tu aplicación, un mensaje de Slack o unas palabras amables a tu gestor de la comunidad;lo que funcione mejor para su configuración.
6. Pensar en verde
La sostenibilidad se está convirtiendo rápidamente en una gran tendencia en el coworking. Muchos miembros se preocupan profundamente por el planeta, por lo que demostrar que tu espacio es ecológico puede ser muy beneficioso.
Lo mínimo que podrías hacer es facilitar el reciclaje. Coloca contenedores claramente etiquetados por todo el espacio y explica qué va en cada uno durante la incorporación. Anima a los miembros a evitar impresiones innecesarias y a utilizar herramientas digitales siempre que puedan. Si es imprescindible imprimir, sugiere hacerlo a doble cara para ahorrar papel.
Reduzca el desperdicio de energía recordando a los miembros que apaguen las luces, los monitores y los electrodomésticos cuando terminen de usarlos. También puede instalar luces con sensores de movimiento o temporizadores para ayudar a gestionar el consumo de energía sin ningún trabajo adicional.
Incluso las pequeñas acciones, como utilizar productos de limpieza ecológicos o pedir a las personas que traigan sus propios recipientes para alimentos, demuestran que tu espacio se preocupa por el medio ambiente.
Tu plantilla de normas y directrices para el coworking
¡Bienvenido a nuestra comunidad de coworking! Para que todo funcione correctamente y todos disfruten de su estancia aquí, hemos elaborado unas normas internas. Estas nos ayudan a crear un espacio respetuoso, productivo y acogedor para todos los miembros.
1. Respeta los espacios compartidos.
Todos compartimos este espacio, así que mantengámoslo limpio y cómodo.
- ¡Recoge lo que ensucies! Especialmente en la cocina, el salón y salas de reuniones.
- No ocupes más espacio del necesario.
- Por favor, no utilices el escritorio, el equipo o la comida de otras personas sin pedir permiso.
2. No hagas ruido.
Ayúdanos a encontrar un buen equilibrio entre animado y centrado:
- Utiliza cabinas telefónicas o salas de reuniones llamadas largas o en las que se hable en voz alta.
- Utilice auriculares para escuchar música o ver vídeos.
- Mantenga las conversaciones breves y en voz baja en las zonas abiertas.
- Las zonas tranquilas son para trabajar concentrado, respeta el silencio.
3. Sala de reuniones
Salas de reuniones de uso compartido, por lo que es importante hacer un uso razonable de ellas.
- Reserve siempre antes de usar.
- Llegar a tiempo y terminar a tiempo.
- Deja todo ordenado: limpia la pizarra, tira la basura y apaga las luces.
- Cancela tu reserva no la necesitas, para que otros puedan utilizar el espacio.
4. Mantenga sus datos seguros
Proteja su información personal y ayúdenos a mantener la seguridad de la red.
- Utiliza contraseñas seguras y bloquea tus dispositivos cuando te alejes.
- Conéctese únicamente a la red Wi-Fi oficial.
- Ten cuidado con la información confidencial y presta atención a los correos electrónicos de phishing.
- Informa al equipo de cualquier actividad sospechosa.
5. Forma parte de la comunidad
Esto es más que un simple lugar de trabajo; es un lugar para conectar.
- Saluda y sé amable, los pequeños gestos importan.
- Participa en eventos, talleres y reuniones comunitarias.
- Comparte tus habilidades o conocimientos cuando puedas.
- Utiliza el tablón de anuncios para publicar actualizaciones o servicios.
- ¡Envíanos tus comentarios, siempre estamos abiertos a nuevas ideas!
6. Seguridad y acceso
- No comparta su código de acceso, llavero o llave (es solo para usted).
- ¿Ha perdido su llave? Avísenos inmediatamente.
- Por motivos de seguridad, las puertas deben permanecer cerradas y bloqueadas fuera del horario de apertura.
- Los invitados son bienvenidos, pero deben registrarse con antelación.
- Los miembros son responsables del comportamiento de sus invitados.
- Por favor, no invite a los huéspedes a zonas restringidas o tranquilas.
7. Nuestro derecho a realizar cambios
Es posible que actualicemos estas normas periódicamente. No te preocupes, siempre te avisaremos con antelación y la última versión estará disponible en nuestra aplicación para miembros y en nuestro sitio web.
💬 ¿Preguntas o dudas?
Habla con nuestro equipo en cualquier momento. Estamos aquí para asegurarnos de que tengas una experiencia fantástica.
¡Gracias por formar parte de nuestra comunidad de coworking!
Construyamos algo grande juntos. 🙌
Cómo Archie te ayuda a establecer reglas claras para el coworking (¡y a cumplirlas!)
Archie puede facilitarte mucho la tarea de establecer, compartir y hacer cumplir las normas y reglamentos en tu espacio de coworking sin tener que microgestionar ni repetirte constantemente. Así es como funciona:
Share rules automatically
Cuando alguien se registra, Archie puede enviarle automáticamente el contrato de tu espacio de coworking y las normas internas. Todo es digital, por lo que no hay que imprimir ni perseguir firmas; los miembros pueden revisar y firmar directamente desde su teléfono o portátil.
Make policies easy to find
All your important policies, from meeting room etiquette to noise guidelines, can live inside the coworking member app. That way, members can quickly check things if they’re unsure, without having to ask your team.
Send reminders and updates
Use Archie to send friendly reminders when people book meeting rooms, share policy changes, and message members who forget the rules, like leaving a meeting room messy.
Manage access based on behavior
Si alguien incumple las normas repetidamente, Archie te permite suspender fácilmente su acceso o limitar lo que puede reservar (por ejemplo, bloqueándole sala de reuniones durante una semana). Esto te ayuda a mantener una comunidad justa y respetuosa sin dramas.
Keep track of issues
El servicio de asistencia integrado de Archie permite a los miembros informar de problemas, ya sean quejas por ruido, equipos dañados o contenedores de basura llenos. Tu equipo puede realizar un seguimiento y resolver los problemas rápidamente.
