- Ce que vous apprendrez
- The essential coworking space rules every operator should set
- How to manage shared spaces, noise, and meeting room etiquette
- Simple ways to build a strong, respectful coworking community
- How to communicate and enforce rules without friction
- How tools like Archie help you automate and manage coworking policies easily
Définir clairement les règles d'utilisation d'un espace de coworking aide vos membres à bien s'entendre et garantit le bon fonctionnement de l'espace. Nous passerons en revue les règles essentielles à mettre en place dans un espace de coworking et vous expliquerons comment les gérer et les faire respecter facilement.
1. Respect des espaces communs et des équipements collectifs
Veillez à ce que vos membres sachent qu'ils doivent prendre soin des espaces communs tels que la cuisine, les salons et les salles de réunion, comme ils le feraient chez eux. Encouragez-les à adopter des gestes simples, comme essuyer les plans de travail, mettre la vaisselle au lave-vaisselle et sortir leurs poubelles. Vous pouvez afficher des rappels courtois ou les inclure dans vos documents d'accueil ou dans le contrat de coworking.
Demandez aux membres d'utiliser les ressources communes telles que les imprimantes ou les appareils électroménagers de cuisine de manière réfléchie. Vous pouvez éventuellement fixer une limite raisonnable pour l'impression (ou permettre aux membres d'acheter des crédits d'impression auprès de logiciel de gestion de coworking) ou suggérez des heures creuses pour les articles très demandés. Et lorsqu'un objet est cassé ou épuisé, facilitez-leur la tâche pour signaler le problème à votre équipe.
Enfin, informez les membres de l'utilisation de l'espace. Si quelqu'un monopolise un coin salon avec tout son matériel, organise des réunions informelles dans le couloir ou ne se présente pas alors qu'il a réservé une salle, cela peut créer des problèmes entre les membres.
2. Réduire le bruit
Le bruit est un sujet délicat. Vous voulez que l'espace soit dynamique et propice aux interactions sociales, mais en même temps, les gens ont besoin de se concentrer et de faire leur travail.
L'un des moyens les plus simples d'apporter votre aide consiste à créer des des zones calmes. Indiquez clairement quelles zones sont destinées au travail concentré et quelles zones sont plus propices aux discussions et à la collaboration. De simples panneaux ou des zones codées par couleur peuvent faire toute la différence.
Veillez à prévoir suffisamment de cabines téléphoniques et de salles de réunion afin que les membres aient un endroit où s'isoler pour les appels plus longs ou les discussions de groupe. Encouragez les membres à planifier à l'avance les activités plus bruyantes, comme les réunions d'équipe ou les séances de brainstorming. Suggérez-leur d'utiliser les salles de réunion ou de choisir des moments plus calmes pour ne pas perturber le déroulement des activités.
Si ces salles sont souvent pleines, il serait peut-être temps d'en ajouter d'autres ou de repenser leur système de réservation.
3. Respecter les Salle de réunion
Commencez par un réservation fiable. Assurez-vous que les membres puissent vérifier la disponibilité des salles et réserver à l'avance en ligne (de préférence via votre logiciel de coworking comme Archie). Les rappels automatiques sont un plus et permettent de réduire le nombre de non-présentations.
Publier une liste rapide des Salle de réunion et à ne pas faire dans Salle de réunion . Restez simple : arrivez à l'heure, laissez les lieux en ordre et annulez votre réservation vous ne comptez pas l'utiliser. Affichez ces rappels dans l'application, sur réservation et directement à l'intérieur des salles.
Rappelez également aux membres de respecter les réservations des autres. Ce n'est pas parce qu'une salle semble vide qu'elle est disponible ; ils doivent toujours vérifier le planning avant d'entrer ou d'utiliser l'espace.
Encouragez les membres à signaler tout problème immédiatement, qu'il s'agisse d'une télécommande cassée, d'un marqueur manquant ou de tout autre dysfonctionnement. Ainsi, votre équipe pourra s'en occuper rapidement.
Et n'oubliez pas de communiquer clairement votre politique alimentaire clairement. Si l'on est autorisé à manger dans les salles de réunion, assurez-vous que les membres sachent qu'ils sont responsables du nettoyage. Personne n'a envie d'entrer dans un espace en désordre.
4. S'impliquer dans la communauté
Favorisez une atmosphère amicale et respectueuse. Un accueil chaleureux, un simple bonjour ou une brève présentation peuvent aider les nouveaux membres à se sentir à l'aise et ouvrir la voie à de futures relations.
Organisez régulièrement des événements. Même des événements modestes comme des cafés-rencontres, des déjeuners ou des apéritifs mensuels. Ce sont d'excellentes occasions pour les membres de se rencontrer, de réseauter et de se détendre. Vous pouvez également y intégrer des des sessions de partage de compétences, des ateliers ou des tables rondes afin que les membres puissent à la fois apprendre et enseigner.
Facilitez le partage des compétences de vos membres. Peut-être que l'un d'entre eux est expert en stratégie de marque ou développeur ; invitez-le à animer une courte session ou à proposer son aide aux autres. C'est un excellent moyen de renforcer la confiance et de stimuler l'esprit de collaboration au sein de l'espace.
Encouragez les gens à utiliser les tableaux d'affichage communautaires, qu'ils soient numériques ou physiques. Les membres peuvent ainsi promouvoir leurs services, rechercher des partenaires pour leurs projets ou se tenir informés de ce qui se passe dans l'espace.
Et n'oubliez pas les commentaires. Faites savoir aux membres que leurs suggestions sont les bienvenues et montrez-leur que leurs commentaires mènent à de réels changements.
5. Assurer la sécurité de tous
Une grande partie de la gestion réussie d'un espace de coworking consiste à veiller à ce que vos membres se sentent en sécurité, qu'ils soient présents tôt le matin, tard le soir ou qu'ils accueillent un visiteur pour une réunion rapide.
N'oubliez pas que l'accès est réservé aux membres. Chaque membre doit utiliser sa propre carte-clé, son propre badge ou son propre code d'accès et le garder pour lui. Partager son accès peut sembler anodin, mais cela peut mettre en danger la sécurité et la vie privée de tous. Si quelqu'un perd son accès, demandez-lui simplement d'en informer immédiatement votre équipe afin que vous puissiez le désactiver et en émettre un nouveau.
Si votre espace n'est pas ouvert 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, veillez à informer les membres des horaires d'accès autorisés. Si vous offrez un accès 24 heures sur 24, rappelez aux membres de faire preuve d'une attention particulière en dehors des heures d'ouverture, par exemple en baissant le volume ou en n'invitant pas d'amis tard le soir.
Les invités sont les bienvenus, mais il faut prévenir à l'avance. C'est formidable lorsque les membres invitent des personnes extérieures, qu'il s'agisse de clients, d'amis ou de collaborateurs. Mais veillez à ce qu'il existe un moyen simple pour eux d'enregistrer leurs invités à l'avance ou de les enregistrer à leur arrivée. Cela permet à votre équipe de savoir qui se trouve dans le bâtiment et rend l'ensemble de l'espace plus sûr.
Les invités doivent également respecter certaines règles de base. Les membres sont responsables de leurs invités, il est donc important qu'ils sachent où leurs invités peuvent aller et où ils ne doivent pas aller. Par exemple, les invités ne sont pas admis dans les zones calmes ou les bureaux privés, sauf s'ils y sont invités, et ils ne peuvent pas profiter des avantages réservés aux membres, tels que les casiers ou les imprimantes.
La sécurité numérique est tout aussi importante que la sécurité physique. Rappelez à vos membres d'utiliser des mots de passe forts, de verrouiller leurs appareils lorsqu'ils s'absentent et de toujours se connecter à votre réseau Wi-Fi officiel. Encouragez-les à éviter les liens suspects et à utiliser des outils de vérification des e-mails pour plus de sécurité. Essayezun réseau privé virtuel (VPN) pour les tâches sensibles et de mettre à jour leurs logiciels afin de rester protégés.
Enfin, encouragez vos membres à s'exprimer s'ils remarquent quelque chose d'anormal. Qu'il s'agisse d'un inconnu qui rôde dans les environs, d'une porte qui ne se verrouille pas correctement ou d'un problème de sécurité, facilitez le signalement des problèmes par les membres. Un formulaire rapide dans votre application, un message Slack ou un mot amical à votre responsable de communauté,choisissez la solution la plus adaptée à votre configuration.
6. Penser vert
La durabilité est en train de devenir rapidement une grande tendance dans le domaine du coworking. De nombreux membres se soucient profondément de la planète, donc montrer que votre espace est respectueux de l'environnement peut faire toute la différence.
Le moins que vous puissiez faire, c'est faciliter le recyclage. Placez des poubelles clairement étiquetées dans l'espace et expliquez où mettre quoi lors de l'intégration. Encouragez les membres à éviter les impressions inutiles et à utiliser des outils numériques autant que possible. Si l'impression est indispensable, suggérez l'impression recto verso pour économiser du papier.
Réduisez le gaspillage d'énergie en rappelant aux membres d'éteindre les lumières, les écrans et les appareils lorsqu'ils ont terminé. Vous pouvez également installer des lumières à détecteur de mouvement ou des minuteries pour aider à gérer la consommation d'énergie sans effort supplémentaire.
Même les petites actions, comme utiliser des produits d'entretien écologiques ou demander aux gens d'apporter leurs propres contenants alimentaires, montrent que votre espace se soucie de l'environnement.
Votre modèle de règles et directives relatives au coworking
Bienvenue dans notre communauté de coworking ! Afin d'assurer le bon fonctionnement de notre communauté et de permettre à chacun d'y passer un agréable moment, nous avons établi quelques règles internes. Celles-ci nous aident à créer un espace respectueux, productif et accueillant pour tous les membres.
1. Respectez les espaces communs
Nous partageons tous cet espace, alors gardons-le propre et confortable.
- Rangez après votre passage ! Surtout dans la cuisine, le salon et les salles de réunion.
- Ne prenez pas plus de place que nécessaire.
- Veuillez ne pas utiliser le bureau, le matériel ou la nourriture d'autrui sans demander la permission.
2. Ne faites pas trop de bruit
Aidez-nous à trouver le bon équilibre entre dynamisme et concentration :
- Utilisez les cabines téléphoniques ou les salles de réunion pour les appels longs ou bruyants.
- Portez des écouteurs pour écouter de la musique ou regarder des vidéos.
- Dans les espaces ouverts, veillez à ce que les conversations soient courtes et discrètes.
- Les zones calmes sont destinées au travail concentré, veuillez respecter le silence.
3. Salle de réunion
Les salles de réunion sont communes, il est donc important de les utiliser de manière équitable.
- Toujours réserver avant utilisation.
- Arrivez à l'heure et terminez à l'heure.
- Laissez tout en ordre : effacez le tableau blanc, jetez les déchets et éteignez les lumières.
- Annulez votre réservation vous n'en avez pas besoin afin que d'autres puissent profiter de cet espace.
4. Protégez vos données
Protégez vos informations personnelles et aidez-nous à assurer la sécurité du réseau.
- Utilisez des mots de passe forts et verrouillez vos appareils lorsque vous vous absentez.
- Connectez-vous uniquement au réseau Wi-Fi officiel.
- Soyez prudent avec les informations sensibles et méfiez-vous des e-mails de phishing.
- Signalez toute activité suspecte à l'équipe.
5. Faites partie de la communauté
C'est plus qu'un simple lieu de travail, c'est un lieu où créer des liens.
- Dites bonjour et soyez aimable, les petits gestes comptent.
- Participez à des événements, des ateliers et des rencontres communautaires.
- Partagez vos compétences ou vos connaissances lorsque vous le pouvez.
- Utilisez le tableau d'affichage pour publier des mises à jour ou des services.
- Donnez-nous votre avis, nous sommes toujours ouverts aux nouvelles idées !
6. Sécurité et accès
- Ne partagez pas votre code d'accès, votre badge ou votre clé (ils sont réservés à votre usage personnel).
- Vous avez perdu votre clé ? Prévenez-nous immédiatement.
- Pour des raisons de sécurité, les portes doivent rester fermées et verrouillées en dehors des heures d'ouverture.
- Les invités sont les bienvenus, mais doivent être enregistrés à l'avance.
- Les membres sont responsables du comportement de leurs invités.
- Veuillez ne pas inviter de visiteurs dans les zones réglementées ou calmes.
7. Notre droit d'apporter des modifications
Nous pouvons mettre à jour ces règles de temps à autre. Ne vous inquiétez pas, nous vous en informerons toujours à l'avance, et la dernière version sera disponible sur notre application pour membres et sur notre site web.
💬 Des questions ou des préoccupations ?
N'hésitez pas à contacter notre équipe à tout moment. Nous sommes là pour vous garantir une expérience exceptionnelle.
Merci de faire partie de notre communauté de coworking !
Ensemble, construisons quelque chose de formidable. 🙌
Comment Archie vous aide à établir des règles claires pour le coworking (et à les respecter !)
Archie peut vous faciliter considérablement la tâche pour définir, partager et faire respecter les règles et réglementations dans votre espace de coworking, sans avoir à tout contrôler dans les moindres détails ni à vous répéter sans cesse. Voici comment :
Share rules automatically
Lorsqu'une personne s'inscrit, Archie peut automatiquement lui envoyer votre contrat d'espace de coworking et votre règlement intérieur. Tout est numérique, donc pas besoin d'imprimer ni de courir après les signatures ; les membres peuvent consulter et signer directement depuis leur téléphone ou leur ordinateur portable.
Make policies easy to find
All your important policies, from meeting room etiquette to noise guidelines, can live inside the coworking member app. That way, members can quickly check things if they’re unsure, without having to ask your team.
Send reminders and updates
Use Archie to send friendly reminders when people book meeting rooms, share policy changes, and message members who forget the rules, like leaving a meeting room messy.
Manage access based on behavior
Si quelqu'un enfreint les règles à plusieurs reprises, Archie vous permet de suspendre facilement son accès ou de limiter ses réservations (par exemple, en bloquant Salle de réunion pendant une semaine). Cela vous aide à garantir l'équité et le respect au sein de la communauté, sans créer de tensions.
Keep track of issues
Le service d'assistance intégré d'Archie permet aux membres de signaler des problèmes, qu'il s'agisse de plaintes pour nuisance sonore, d'équipements endommagés ou de poubelles pleines. Votre équipe peut suivre et résoudre rapidement les problèmes.
