Dans ce guide, nous vous présenterons tout ce que vous devez savoir sur l'intégration des membres d'un espace de coworking, de la mise en place d'un processus d'inscription simple à l'établissement des contacts essentiels dès le premier jour. De plus, nous vous montrerons comment utiliser des outils tels qu'Archie pour automatiser les tâches administratives nécessaires à une excellente expérience d'intégration.
Découvrons les étapes précises (et une liste de contrôle pratique !) pour que chaque nouveau membre se sente comme chez lui.
Qu'est-ce que l'intégration des membres d'un espace de coworking ?
L'intégration des membres d'un espace de coworking consiste à accueillir et à guider les nouveaux membres lorsqu'ils rejoignent votre espace de coworking.
En général, on commence par les bases : s'inscrire, choisir une formule, accéder aux locaux et comprendre comment réserver un bureau ou Salle de réunion. Ensuite, on passe à des aspects plus personnels, comme leur faire visiter les lieux, les présenter aux autres membres et les inviter à des événements.
Mais ne nous emballons pas trop vite. Voici comment accueillir de nouveaux membres dans un espace de coworking, étape par étape :
1. Définir un processus clair d'intégration des membres
Voici le truc : la meilleure expérience d'intégration des membres d'un espace de coworking commence avant même de mettre les pieds dans votre espace de coworking.
Supposons que vous utilisiez déjà le meilleur logiciel de gestion de coworking comme Archie (comme vous devriez le faire). Dans ce cas, vous pouvez l'utiliser pour automatiser l'ensemble du processus d'intégration des membres et permettre aux nouveaux arrivants de commencer à utiliser l'espace presque immédiatement. À condition que vous définissiez au préalable toutes les étapes d'intégration des nouveaux membres dans un espace de coworking.
Voici comment cela pourrait fonctionner :
- Un nouveau membre arrive sur le site web de votre espace de coworking et s'inscrit.
- Ils peuvent programmer une visite guidée ou, s'ils ont déjà décidé de rejoindre l'espace, choisir simplement le forfait d'adhésion qui leur convient le mieux (accès ponctuel, bureau dédié, bureau privé, etc.).
- Juste après cela, ils peuvent signer numériquement leur contrat de coworking et effectuer le paiement.
- Archie intervient et les ajoute automatiquement au groupe d'adhésion approprié, puis leur envoie un e-mail de bienvenue convivial contenant des informations clés telles que comment entrer, comment réserver des salles et où trouver de l'aide.
- Selon leur formule, ils bénéficieront également d'un accès immédiat au Wi-Fi, au système d'ouverture des portes, Salle de réunion et à des crédits d'impression, sans que personne de votre équipe n'ait à lever le petit doigt.
C'est tout. Les nouveaux membres ont tout ce dont ils ont besoin pour se sentir prêts et enthousiastes.
2. Adapter l'intégration aux membres
Une fois que vous avez défini toutes les étapes nécessaires à l'intégration d'un nouveau membre, revoyez-les et apportez les ajustements nécessaires en fonction des différents types d'adhésion. Chaque membre d'un espace de coworking est un peu différent, et son expérience d'intégration doit refléter cette diversité.
Par exemple :
- Les membres occasionnels viennent généralement juste pour la journée ou réservent un bureau partagé de temps en temps. Ils n’ont pas besoin d’une présentation complète. Une visite rapide, un accès Wi-Fi et des informations sur les endroits où prendre un café ou réserver une Salle de réunion souvent pour les aider à s’installer.
- Les membres disposant d'un bureau attitré disposent de leur propre poste de travail attitré ; leur intégration doit donc inclure des informations sur l'accès au bâtiment en dehors des heures d'ouverture (si cela est autorisé), la personnalisation de leur espace et la réservation de ressources communes telles que les salles de réunion.
- Les membres ayant un bureau privé sont plutôt des locataires à long terme. Ils auront besoin d'un guide complet pour emménager, d'informations détaillées sur l'aménagement de leur bureau, de l'accès pour tous leurs collègues et peut-être d'une présentation des outils technologiques de coworking tels que votre application communautaire ou votre système d'impression. Ils peuvent également avoir besoin d'aide pour coordonner des éléments tels que le courrier, les livraisons ou la signalisation.
Maintenant que vous avez réglé toutes les automatisations, voici la partie amusante :
3. Impliquez votre équipe
L'intégration ne concerne pas seulement les systèmes et les e-mails, mais aussi les personnes. Et votre responsable de communauté est souvent au cœur de tout cela. Comme Bernie J Mitchell l'a dit:
J'ai vu des dizaines d'espaces de coworking investir des milliers d'euros dans des systèmes d'intégration sophistiqués. Messages automatisés, manuels numériques, portails membres sophistiqués que personne n'utilise. Pendant ce temps, c'est dans les interstices de tout cela que l'on parvient à donner à quelqu'un le sentiment d'appartenir à la communauté.
Voici comment votre équipe peut faire une grande différence :
- Accueillez les nouveaux membres en les appelant par leur nom. Cela peut sembler simple, mais c'est extrêmement efficace. Le fait d'être reconnu instantanément permet aux gens de se sentir considérés et bienvenus.
- Faites-leur visiter les lieux : Concentrez-vous sur les zones qu'ils utiliseront le plus, comme les bureaux, les salles de réunion, les toilettes, la cuisine et les espaces communs. Indiquez-leur des informations pratiques, par exemple où trouver le café, comment utiliser l'imprimante et où ranger leur déjeuner.
- Soyez disponible pour répondre aux questions et faire visiter les lieux. Qu'il s'agisse d'indiquer à quelqu'un où se trouve le café ou d'expliquer comment réserver une Salle de réunion, se montrer serviable et accessible permet d'instaurer un climat de confiance dès le premier jour.
- Saluez-le publiquement. Envoyez un petit message de bienvenue dans votre application de coworking ou votre groupe Slack, par exemple : « Bonjour à tous, voici [Nom], qui vient de nous rejoindre aujourd'hui ! » C'est un bon moyen de briser la glace et d'encourager les autres à lui dire bonjour.
- Faites des présentations personnelles. Si un nouveau membre est graphiste et que vous connaissez quelqu'un d'autre dans l'espace qui dirige une petite agence, mettez-les en relation. Ces petites connexions suscitent des conversations et une communauté de coworking.
- Ajoutez-les à votre répertoire des membres. Faites connaître les nouveaux membres aux autres ! Encouragez-les à télécharger une photo et une brève présentation afin que les gens se sentent plus à l'aise pour les contacter.
- Invitez-les à des événements. Qu'il s'agisse d'un café informel le matin, d'un événement caritatifou une sortie le vendredi, impliquer rapidement les nouveaux membres les aide à nouer des liens.
- Soyez attentif à ces moments de silence. Un bon gestionnaire de communauté sait repérer les personnes qui semblent perdues ou hésitantes et intervenir avec tact pour leur venir en aide ou prendre de leurs nouvelles.
- Célébrez les victoires, petites ou grandes. Quelqu'un a décroché un nouveau client ? Lancé un produit ? Ou simplement terminé sa première semaine complète ? Célébrez-le ! Sonnez la cloche, applaudissez-le ou laissez-lui un petit mot.
Mais voici le hic : pour bien faire tout cela, votre gestionnaire de communauté a besoin d'un soutien adéquat. Donnez-lui le temps, les outils et la confiance nécessaires pour se concentrer sur les personnes, et pas seulement sur les tâches.
La plupart de ces tâches peuvent être automatisées si vous utilisez un logiciel de coworking. Archie, par exemple, peut envoyer des messages de bienvenue, présenter les nouveaux membres au reste de la communauté, les aider à trouver des événements et même les avertir lorsque du courrier arrive ou qu'ils ont besoin d'aide.
4. Utilisez une liste de contrôle pour l'intégration des membres d'un espace de coworking
✅ Avant l'arrivée des nouveaux membres
- Envoyez un e-mail de bienvenue contenant réservation , l'itinéraire, les informations sur le stationnement, les identifiants Wi-Fi et les instructions d'accès.
- Demandez-leur de signer leur accord de coworking.
- Encaisser le paiement et confirmer leur plan.
- Attribuer des droits d'accès (portes, Wi-Fi, imprimantes, etc.) en fonction de leur niveau d'adhésion.
- Ajoutez-les à votre répertoire des membres et invitez-les à télécharger une photo et une brève présentation.
- Informez l'équipe (en particulier le responsable de la communauté) de l'arrivée du nouveau membre.
✅ Le premier jour
- Saluez-les par leur nom et réservez-leur un accueil chaleureux.
- Faites un petit tour des lieux (cuisine, salles de réunion, toilettes, espaces de détente, etc.).
- Expliquez comment réserver des bureaux ou des salles à l'aide d'Archie.
- Consultez règles de la communauté et les attentes de la communauté sur un ton amical et positif.
- Répondez à toutes les questions et assurez-vous qu'ils se sentent à l'aise pour en poser d'autres plus tard.
- Présentez-les à au moins un autre membre (vous gagnerez des points supplémentaires s'ils partagent les mêmes centres d'intérêt !).
- Si possible, laissez une touche personnelle comme une note manuscrite, une petite friandise ou un cadeau promotionnel portant le logo de l'entreprise.
✅ Juste après le premier jour
- Envoyez un e-mail de suivi pour les remercier de leur participation et leur indiquer les prochaines étapes utiles.
- Offrez un petit avantage (une réduction sur une prochaine réservation, un café gratuit, etc.)
- Invitez-les à des événements ou à des rencontres sociales à venir afin de les encourager à s'impliquer rapidement dans la communauté.
- Rappelez-leur comment obtenir de l'aide (en personne, via l'application pour les membres du coworking ou par e-mail/chat).
- Encouragez les commentaires : demandez-leur s'ils ont des questions ou des suggestions.
✅ Au cours de la première semaine
- Vérifiez personnellement (par e-mail, message via l'application ou chat rapide) pour voir comment les choses se passent.
- Invitez-les à se présenter dans votre application communautaire ou sur votre canal Slack.
- Ajoutez-les à tous les groupes, discussions ou listes de diffusion pertinents.
- Restez vigilant. Remarquez s'ils semblent perdus, déconnectés ou incertains, et proposez-leur gentiment votre aide.
Intégrez les membres du coworking avec Archie
L'intégration de nouveaux membres dans l'espace de coworking Archie commence par une inscription en ligne via votre site web de l'espace de coworking. Au lieu d'échanger des e-mails ou de remplir des documents papier, les nouveaux membres peuvent choisir un forfait, signer leur contrat de coworking et payer directement depuis votre site.
Une fois qu'ils se sont inscrits, Archie s'occupe du reste en coulisses. Il les affecte automatiquement au bon groupe d'adhésion et leur envoie un message de bienvenue avec tout ce dont ils ont besoin pour commencer.
L'accès à l'espace est également géré automatiquement. En fonction du forfait du membre, Archie peut accorder l'accès aux portes, partager les identifiants Wi-Fi, attribuer des crédits d'impression ou réserver un casier.
Les nouveaux membres peuvent ensuite télécharger l'application mobile Archie, où ils peuvent gérer leurs réservations, consulter leurs factures, mettre à jour leur profil et même parcourir les fonctionnalités communautaires telles que l'annuaire des membres ou les événements.
Archie aide également votre équipe à rester informée sans effort supplémentaire. Vous recevrez des notifications lorsqu'un nouveau membre rejoint l'équipe, a besoin d'aide ou termine les étapes d'intégration, afin que vous puissiez intervenir avec une touche personnelle au moment opportun.
Au lieu de courir après les formalités administratives ou les clés d'accès, vous pouvez vous concentrer sur l'accueil chaleureux des nouveaux arrivants et leur offrir une excellente expérience dès le premier jour (et longtemps après).
Vous n'êtes pas encore convaincu ?
Voici un bref aperçu des fonctionnalités du logiciel de coworking d'Archie fonctionnalités du logiciel de coworking:
- Inscription en ligne et sélection du forfait d'adhésion : Les nouveaux membres peuvent s'inscrire directement depuis votre site web, choisir un plan d'adhésion et terminer le processus par eux-mêmes.
- Signature automatisée des contrats : Archie envoie le contrat approprié en fonction du plan ou de l'emplacement. Les membres peuvent le consulter et le signer en ligne, ce qui accélère l'ensemble du processus d'intégration.
- Paiements et facturation en ligne : Les paiements sont traités immédiatement et les factures sont créées automatiquement, vous n'avez donc pas besoin de vérifier manuellement qui a payé et qui n'a pas payé.
- Porte automatique, Wi-Fi et accès à l'imprimante : Dès qu'un membre est intégré, il obtient le droit d'accéder aux portes et aux réseaux en fonction de son forfait, sans avoir à partager manuellement ses identifiants.
- Attribution des ressources : Attribuez automatiquement des crédits d'impression, l'accès aux casiers ou des places de stationnement en fonction de ce qui est inclus dans le forfait de chaque membre.
- Plusieurs réservation : Les membres peuvent réserver des bureaux, des salles de réunion ou d'autres ressources directement depuis le site web ou l'application mobile, dès le premier jour.
- Application mobile pour les membres des espaces de coworking : Les membres peuvent gérer leur profil, consulter leurs factures, réserver des espaces et interagir avec la communauté depuis leur téléphone.
- Plans autogérés : Les membres peuvent mettre à jour leurs informations de facturation, consulter leurs factures antérieures ou modifier leurs paramètres de confidentialité sans avoir à demander l'aide de votre équipe.
- Messages de bienvenue et annonces : Envoyez des e-mails de bienvenue automatisés contenant toutes les informations dont les nouveaux membres ont besoin.
- Répertoire et profils des membres : Permettez aux nouveaux membres de voir qui d'autre fait partie de l'espace et de se présenter à l'aide d'un profil personnalisé.
- Notifications de livraison : Informez les nouveaux membres lorsque leur courrier ou leurs colis arrivent, afin qu'ils se sentent pris en charge dès le début.
- Assistance et support : les membres peuvent consulter la FAQ, demander de l'aide ou envoyer directement un message à votre équipe s'ils ont besoin d'aide pendant leur intégration (et après celle-ci).
De plus, voici comment Archie se compare aux autres solutions de gestion d'espaces de coworking de premier plan.
Berenika Teter
Responsable de contenu chez Archie, motivée par le café filtre et son amour du télétravail. Lorsqu'elle n'écrit pas sur les espaces de coworking et les lieux de travail hybrides, vous la trouverez probablement en train d'en explorer un.
