- Ce que vous apprendrez
- What coworking member onboarding means and why it matters
- How to create a clear onboarding process before members arrive
- Why your team and community manager play such a big role
- What to include in a coworking member onboarding checklist
- How tools like Archie can automate sign-ups, agreements, payments, access, and member communication
Dans ce guide, nous vous présenterons tout ce que vous devez savoir sur l'intégration des membres d'un espace de coworking, de la mise en place d'un processus d'inscription simple à l'établissement des contacts essentiels dès le premier jour. De plus, nous vous montrerons comment utiliser des outils tels qu'Archie pour automatiser les tâches administratives nécessaires à une excellente expérience d'intégration.
Découvrons les étapes précises (et une liste de contrôle pratique !) pour que chaque nouveau membre se sente comme chez lui.
Qu'est-ce que l'intégration des membres d'un espace de coworking ?
L'intégration des membres d'un espace de coworking consiste à accueillir et à guider les nouveaux membres lorsqu'ils rejoignent votre espace de coworking.
En général, on commence par les bases : s'inscrire, choisir une formule, accéder aux locaux et comprendre comment réserver un bureau ou Salle de réunion. Ensuite, on passe à des aspects plus personnels, comme leur faire visiter les lieux, les présenter aux autres membres et les inviter à des événements.
Mais ne nous emballons pas trop vite. Voici comment accueillir de nouveaux membres dans un espace de coworking, étape par étape :
1. Définir un processus clair d'intégration des membres
Voici le truc : la meilleure expérience d'intégration des membres d'un espace de coworking commence avant même de mettre les pieds dans votre espace de coworking.
Suppose you’re already using the best coworking management software like Archie (as you should). In that case, you can use it to automate the whole onboarding process and make it easy for new joiners to start using the space almost immediately. Provided that you outline all the steps to onboard new members to a coworking space first.
Voici comment cela pourrait fonctionner :
- Un nouveau membre arrive sur le site web de votre espace de coworking et s'inscrit.
- Ils peuvent programmer une visite guidée ou, s'ils ont déjà décidé de rejoindre l'espace, choisir simplement le forfait d'adhésion qui leur convient le mieux (accès ponctuel, bureau dédié, bureau privé, etc.).
- Juste après cela, ils peuvent signer numériquement leur contrat de coworking et effectuer le paiement.
- Archie intervient et les ajoute automatiquement au groupe d'adhésion approprié, puis leur envoie un e-mail de bienvenue convivial contenant des informations clés telles que comment entrer, comment réserver des salles et où trouver de l'aide.
- Selon leur formule, ils bénéficieront également d'un accès immédiat au Wi-Fi, au système d'ouverture des portes, Salle de réunion et à des crédits d'impression, sans que personne de votre équipe n'ait à lever le petit doigt.
C'est tout. Les nouveaux membres ont tout ce dont ils ont besoin pour se sentir prêts et enthousiastes.
2. Adapter l'intégration aux membres
Une fois que vous avez défini toutes les étapes nécessaires à l'intégration d'un nouveau membre, revoyez-les et apportez les ajustements nécessaires en fonction des différents types d'adhésion. Chaque membre d'un espace de coworking est un peu différent, et son expérience d'intégration doit refléter cette diversité.
Par exemple :
- Les membres occasionnels viennent généralement juste pour la journée ou réservent un bureau partagé de temps en temps. Ils n’ont pas besoin d’une présentation complète. Une visite rapide, un accès Wi-Fi et des informations sur les endroits où prendre un café ou réserver une Salle de réunion souvent pour les aider à s’installer.
- Les membres disposant d'un bureau attitré disposent de leur propre poste de travail attitré ; leur intégration doit donc inclure des informations sur l'accès au bâtiment en dehors des heures d'ouverture (si cela est autorisé), la personnalisation de leur espace et la réservation de ressources communes telles que les salles de réunion.
- Private office members are more like long-term tenants. They’ll need a full move-in guide, details about setting up their office, access for any teammates, and maybe a walkthrough of coworking tech tools like your community app or printing system. They might also need help coordinating things like mail, deliveries, or signage.
Maintenant que vous avez réglé toutes les automatisations, voici la partie amusante :
3. Impliquez votre équipe
L'intégration ne concerne pas seulement les systèmes et les e-mails, mais aussi les personnes. Et votre responsable de communauté est souvent au cœur de tout cela. Comme Bernie J Mitchell l'a dit:
“I’ve watched dozens of coworking spaces pour thousands into slick onboarding systems. Automated messages, digital handbooks, fancy member portals that nobody uses. Meanwhile, making someone feel like they belong happens in the cracks between all that stuff.”
- Bernie J Mitchell
- Coworking community building expert
Voici comment votre équipe peut faire une grande différence :
- Accueillez les nouveaux membres en les appelant par leur nom. Cela peut sembler simple, mais c'est extrêmement efficace. Le fait d'être reconnu instantanément permet aux gens de se sentir considérés et bienvenus.
- Faites-leur visiter les lieux : Concentrez-vous sur les zones qu'ils utiliseront le plus, comme les bureaux, les salles de réunion, les toilettes, la cuisine et les espaces communs. Indiquez-leur des informations pratiques, par exemple où trouver le café, comment utiliser l'imprimante et où ranger leur déjeuner.
- Soyez disponible pour répondre aux questions et faire visiter les lieux. Qu'il s'agisse d'indiquer à quelqu'un où se trouve le café ou d'expliquer comment réserver une Salle de réunion, se montrer serviable et accessible permet d'instaurer un climat de confiance dès le premier jour.
- Saluez-le publiquement. Envoyez un petit message de bienvenue dans votre application de coworking ou votre groupe Slack, par exemple : « Bonjour à tous, voici [Nom], qui vient de nous rejoindre aujourd'hui ! » C'est un bon moyen de briser la glace et d'encourager les autres à lui dire bonjour.
- Faites des présentations personnelles. Si un nouveau membre est graphiste et que vous connaissez quelqu'un d'autre dans l'espace qui dirige une petite agence, mettez-les en relation. Ces petites connexions suscitent des conversations et une communauté de coworking.
- Ajoutez-les à votre répertoire des membres. Faites connaître les nouveaux membres aux autres ! Encouragez-les à télécharger une photo et une brève présentation afin que les gens se sentent plus à l'aise pour les contacter.
- Invitez-les à des événements. Qu'il s'agisse d'un café informel le matin, d'un événement caritatifou une sortie le vendredi, impliquer rapidement les nouveaux membres les aide à nouer des liens.
- Soyez attentif à ces moments de silence. Un bon gestionnaire de communauté sait repérer les personnes qui semblent perdues ou hésitantes et intervenir avec tact pour leur venir en aide ou prendre de leurs nouvelles.
- Célébrez les victoires, petites ou grandes. Quelqu'un a décroché un nouveau client ? Lancé un produit ? Ou simplement terminé sa première semaine complète ? Célébrez-le ! Sonnez la cloche, applaudissez-le ou laissez-lui un petit mot.
Mais voici le hic : pour bien faire tout cela, votre gestionnaire de communauté a besoin d'un soutien adéquat. Donnez-lui le temps, les outils et la confiance nécessaires pour se concentrer sur les personnes, et pas seulement sur les tâches.
La plupart de ces tâches peuvent être automatisées si vous utilisez un logiciel de coworking. Archie, par exemple, peut envoyer des messages de bienvenue, présenter les nouveaux membres au reste de la communauté, les aider à trouver des événements et même les avertir lorsque du courrier arrive ou qu'ils ont besoin d'aide.
4. Utilisez une liste de contrôle pour l'intégration des membres d'un espace de coworking
✅ Avant l'arrivée des nouveaux membres
- Send a welcome email with booking details, directions, parking info, Wi-Fi login, and access instructions.
- Have them sign their coworking agreement.
- Collect payment and confirm their plan.
- Assign access rights (doors, Wi-Fi, printers, etc.) based on their membership level.
- Add them to your member directory and prompt them to upload a photo and short intro.
- Notify the team (especially the community manager) about the new member’s arrival.
✅ Le premier jour
- Greet them by name and offer a warm welcome.
- Give a short tour of the space (kitchen, meeting rooms, restrooms, lounge areas, etc.).
- Explain how to book desks or rooms using Archie.
- Go over community rules and expectations in a friendly, positive tone.
- Answer any questions and make sure they feel comfortable asking more later.
- Introduce them to at least one other member (bonus points if they share interests!).
- If possible, leave a personal touch like a handwritten note, small treat, or some branded swag like promotional items with logo.
✅ Juste après le premier jour
- Send a follow-up email to thank them for joining and share helpful next steps.
- Offer a little perk (discount on a future booking, free coffee, etc.)
- Invite them to upcoming events or socials to encourage early community involvement.
- Remind them how to get support (in person, via coworking member app, or email/chat).
- Encourage feedback — ask if they have any questions or suggestions.
✅ Au cours de la première semaine
- Check in personally (email, app message, or quick chat) to see how things are going.
- Invitez-les à se présenter dans votre application communautaire ou sur votre canal Slack.
- Ajoutez-les à tous les groupes, discussions ou listes de diffusion pertinents.
- Keep an eye out. Notice if they seem lost, disconnected, or unsure, and gently offer help.
Intégrez les membres du coworking avec Archie
L'intégration de nouveaux membres dans l'espace de coworking Archie commence par une inscription en ligne via votre site web de l'espace de coworking. Au lieu d'échanger des e-mails ou de remplir des documents papier, les nouveaux membres peuvent choisir un forfait, signer leur contrat de coworking et payer directement depuis votre site.
Une fois qu'ils se sont inscrits, Archie s'occupe du reste en coulisses. Il les affecte automatiquement au bon groupe d'adhésion et leur envoie un message de bienvenue avec tout ce dont ils ont besoin pour commencer.
L'accès à l'espace est également géré automatiquement. En fonction du forfait du membre, Archie peut accorder l'accès aux portes, partager les identifiants Wi-Fi, attribuer des crédits d'impression ou réserver un casier.
Les nouveaux membres peuvent ensuite télécharger l'application mobile Archie, où ils peuvent gérer leurs réservations, consulter leurs factures, mettre à jour leur profil et même parcourir les fonctionnalités communautaires telles que l'annuaire des membres ou les événements.
Archie aide également votre équipe à rester informée sans effort supplémentaire. Vous recevrez des notifications lorsqu'un nouveau membre rejoint l'équipe, a besoin d'aide ou termine les étapes d'intégration, afin que vous puissiez intervenir avec une touche personnelle au moment opportun.
Au lieu de courir après les formalités administratives ou les clés d'accès, vous pouvez vous concentrer sur l'accueil chaleureux des nouveaux arrivants et leur offrir une excellente expérience dès le premier jour (et longtemps après).
Vous n'êtes pas encore convaincu ?
Voici un bref aperçu des fonctionnalités du logiciel de coworking d'Archie fonctionnalités du logiciel de coworking:
- Inscription en ligne et sélection du forfait d'adhésion : Les nouveaux membres peuvent s'inscrire directement depuis votre site web, choisir un plan d'adhésion et terminer le processus par eux-mêmes.
- Signature automatisée des contrats : Archie envoie le contrat approprié en fonction du plan ou de l'emplacement. Les membres peuvent le consulter et le signer en ligne, ce qui accélère l'ensemble du processus d'intégration.
- Paiements et facturation en ligne : Les paiements sont traités immédiatement et les factures sont créées automatiquement, vous n'avez donc pas besoin de vérifier manuellement qui a payé et qui n'a pas payé.
- Porte automatique, Wi-Fi et accès à l'imprimante : Dès qu'un membre est intégré, il obtient le droit d'accéder aux portes et aux réseaux en fonction de son forfait, sans avoir à partager manuellement ses identifiants.
- Attribution des ressources : Attribuez automatiquement des crédits d'impression, l'accès aux casiers ou des places de stationnement en fonction de ce qui est inclus dans le forfait de chaque membre.
- Plusieurs réservation : Les membres peuvent réserver des bureaux, des salles de réunion ou d'autres ressources directement depuis le site web ou l'application mobile, dès le premier jour.
- Application mobile pour les membres des espaces de coworking : Les membres peuvent gérer leur profil, consulter leurs factures, réserver des espaces et interagir avec la communauté depuis leur téléphone.
- Plans autogérés : Les membres peuvent mettre à jour leurs informations de facturation, consulter leurs factures antérieures ou modifier leurs paramètres de confidentialité sans avoir à demander l'aide de votre équipe.
- Messages de bienvenue et annonces : Envoyez des e-mails de bienvenue automatisés contenant toutes les informations dont les nouveaux membres ont besoin.
- Répertoire et profils des membres : Permettez aux nouveaux membres de voir qui d'autre fait partie de l'espace et de se présenter à l'aide d'un profil personnalisé.
- Notifications de livraison : Informez les nouveaux membres lorsque leur courrier ou leurs colis arrivent, afin qu'ils se sentent pris en charge dès le début.
- Assistance et support : les membres peuvent consulter la FAQ, demander de l'aide ou envoyer directement un message à votre équipe s'ils ont besoin d'aide pendant leur intégration (et après celle-ci).
De plus, voici comment Archie se compare aux autres solutions de gestion d'espaces de coworking de premier plan.
