Imaginez un système où les membres peuvent réserver un bureau, entrer dans l'espace, payer leurs frais et même imprimer des documents, le tout connecté grâce à une technologie de coworking intelligente. Ça a l'air sympa, non ?
Ce guide vous présente les outils de coworking indispensables à tout espace, des logiciels de gestion aux systèmes d'accès aux portes, et vous explique comment les connecter entre eux.
Qu'est-ce qu'une pile technologique intégrée pour le coworking ?
Une pile technologique intégrée pour le coworking est un ensemble d'outils de coworking qui fonctionnent ensemble pour vous aider à gérer votre espace plus efficacement. Considérez-la comme un système connecté où différentes applications et plateformes « communiquent » entre elles pour vous faire gagner du temps et rendre fluidifier les opérations de coworking plus fluides.
Pour commencer à mettre en place une pile technologique intégrée dédiée au coworking, vous devez toutefois disposer au préalable d'une pile technologique. Voici une liste des outils indispensables au coworking et des avantages qu'ils peuvent apporter à votre espace. N'hésitez pas à télécharger la liste de contrôle de la pile technologique dédiée au coworking ci-dessous.
Les outils de coworking indispensables à tout espace
Logiciel de gestion de coworking
Le logiciel de coworking est au cœur de votre infrastructure technologique. Il s'agit d'une plateforme centrale qui gère les opérations quotidiennes et sert de point de convergence pour permettre aux membres d'interagir avec votre espace. Une fois qu'il est en place, vous pouvez commencer à le connecter à d'autres outils qui composeront votre infrastructure technologique intégrée de coworking.
🔑 Principaux avantages
- Gain de temps sur les tâches administratives.
- Vous aide à offrir une meilleure expérience à vos membres.
- Soutient développement communautaire et l'engagement.
- Automatise les paiements, les réservations et la facturation.
- Fournit des informations sur les données pour suivre l'utilisation de l'espace.
Votre logiciel de coworking peut s'intégrer à divers outils, tels que des systèmes d'accès aux portes pour gérer les visiteurs, des logiciels de comptabilité pour les paiements, le Wi-Fi pour faciliter l'accès aux membres et des applications de calendrier pour les réservations. Lorsque tout fonctionne ensemble, vous pouvez gérer vos opérations quotidiennes et vous concentrer sur la rentabilité de votre espace de coworking est plus facile.
Passerelle de paiement
Chaque espace de coworking a besoin d'un moyen simple d'accepter les cartes de crédit et les paiements numériques. Des solutions logicielles telles que Stripe ou GoCardless traitent en toute sécurité les paiements de vos membres et transfèrent les fonds sur votre compte bancaire.
🔑 Principaux avantages
- Automatise la facturation.
- Accélère le traitement des paiements.
- Simplifie les paiements pour les membres.
- Fournit des informations financières et l'historique des paiements.
Vous n'avez plus besoin de relancer les membres pour les paiements, les réservations ou les factures. Ils peuvent facilement payer pour services de coworking via votre site web ou votre application mobile, où ils peuvent ajouter, supprimer ou définir un mode de paiement par défaut. Certainessolutions de gestion de coworking, comme Archie, vous permettent d'intégrer plusieurs passerelles de paiement afin que vous puissiez utiliser différents prestataires de paiement ACH pour différents modes de paiement.
Logiciel de comptabilité
Les passerelles de paiement et les logiciels de comptabilité sont deux outils indispensables pour les espaces de coworking, mais ils ont des fonctions différentes. Les passerelles de paiement facilitent la collecte des paiements en ligne de vos membres, tandis que les logiciels de comptabilité tels que QuickBooks ou Xero vous aident à gérer vos finances en automatisant des tâches telles que la comptabilité, la facturation et le suivi des flux de trésorerie. Bien qu'ils aient des fonctions différentes, la plupart des espaces de coworking tirent profit de leur utilisation conjointe.
🔑 Principaux avantages
- Centralise les opérations financières.
- Suivez votre budget et vos dépenses.
- Simplifie les processus comptables.
- Vous aide à gérer vos impôts.
Voici comment cela fonctionne : lorsque vous émettez une facture via un logiciel de coworking tel qu'Archie, les membres peuvent payer en toute simplicité grâce à la passerelle de paiement intégrée. Une fois le paiement effectué, le statut est automatiquement mis à jour dans Archie et dans votre logiciel de comptabilité. Grâce à ces trois outils fonctionnant ensemble, vous disposez à tout moment d'une vue claire de vos finances : revenus passés, factures impayées et même revenus futurs attendus dans les mois à venir.
Système de contrôle d'accès aux portes
Les systèmes de contrôle d'accès aux portes vous aident à gérer qui peut entrer dans vos locaux, garantissant ainsi un accès sécurisé et flexible. L'automatisation des accès améliore la sécurité et permet aux membres d'entrer selon leurs besoins sans passer par les réceptionnistes ou les responsables administratifs.
🔑 Principaux avantages
- Améliore la sécurité.
- Remplace les clés et les cartes-clés.
- Offre un accès 24 heures sur 24.
- Crée une expérience de coworking plus autonome.
Les outils d'accès aux portes tels que Kisi ou Tapkey facilitent la gestion des personnes autorisées à entrer dans votre espace de coworking. Vous pouvez donner accès aux membres manuellement ou automatiquement en fonction de critères tels que les achats de forfaits ou les réservations de salles et de bureaux, créant ainsi une expérience pratique sans clé.
Logiciel de gestion des visiteurs
En matière de sécurité et d'accès, certains outils de gestion de coworking proposent un système de gestion des visiteurs en tant que fonctionnalité intégrée, module complémentaire optionnel ou outil distinct pouvant être intégré à votre pile technologique de coworking.
🔑 Principaux avantages
- Améliore la sécurité des espaces de coworking.
- Simplifie l'enregistrement et la gestion des invités.
- Fonctionne avec des systèmes de contrôle d'accès pour garantir que seules les personnes autorisées puissent entrer.
Au lieu d'utiliser des registres papier ou des inscriptions manuelles, vos membres peuvent préenregistrer leurs invités. Lorsque les invités arrivent, ils n'ont qu'à s'enregistrer à un kiosque réservé aux visiteurs. Le système alerte automatiquement l'hôte, ce qui rend le processus rapide, organisé et sécurisé.
Plateformes de signature électronique
Un processus d'inscription fluide augmente les taux de conversion des membres. Les outils de signature électronique accélèrent et facilitent l'intégration en permettant aux membres de signer des contrats en ligne, sans avoir à les imprimer ou les numériser.
🔑 Principaux avantages
- Simplifie et accélère le processus d'inscription.
- Élimine le besoin d'imprimer ou de numériser.
- Suivi du statut des documents avec notifications.
Certaines plateformes de gestion de coworking s'intègrent à des outils tels que Dropbox Sign. Archie, quant à lui, offre gratuitement des fonctionnalités de signature électronique intégrées.
Outil de gestion WiFi
Une connexion Wi-Fi rapide et fiable est indispensable dans un espace de coworking. Des solutions Wi-Fi dédiées aident ces espaces à gérer l'accès à Internet et garantissent que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder au réseau.
🔑 Principaux avantages
- Améliore la sécurité et les performances du réseau.
- Définit des limites de bande passante pour donner la priorité à l'utilisation des membres.
- Automatise les enregistrements en se synchronisant avec votre logiciel de coworking.
Des outils tels qu'IronWiFi se connectent à un logiciel de gestion de coworking afin de vérifier instantanément si les membres sont actifs et approuvés. Cela garantit que seuls les membres valides peuvent accéder à Internet, ce qui permet de sécuriser le réseau pour tous. Vous pouvez également offrir une connexion Wi-Fi aux non-membres, tels que les détenteurs d'un pass journalier, les visiteurs ou les utilisateurs à l'essai, et même configurer différentes vitesses de réseau : plus rapide pour les membres et plus lente pour les visiteurs ou les utilisateurs à l'essai.
Accès à l'imprimante
Vos membres ont-ils parfois besoin d'une imprimante ? L'accès intégré à une imprimante facilite et sécurise l'impression. Les membres peuvent imprimer depuis n'importe quel appareil sans configuration supplémentaire, et votre personnel n'a aucune tâche manuelle à effectuer.
🔑 Principaux avantages
- Garantit la confidentialité des documents grâce à l'authentification des utilisateurs.
- Simplifie la facturation : les frais d'impression sont automatiquement ajoutés aux factures des membres.
- Suivi et gestion des dépenses d'impression.
Grâce à des outils tels que ezeep ou Papercut, les nouveaux membres sont automatiquement configurés et l'impression fonctionne depuis n'importe quel appareil sans configuration supplémentaire. Les coûts sont automatiquement suivis et ajoutés aux factures, ce qui élimine le travail manuel et garantit l'exactitude des données.
Autres intégrations utiles pour les espaces de coworking
La plupart des outils de coworking s'intègrent également aux éléments suivants :
- Systèmes de gestion de la relation client (par exemple, Hubspot) stockent les données clients et les notes commerciales, ce qui vous aide à suivre le pipeline commercial et les communications.
- Calendriers (Google, Microsoft) vous permettent de synchroniser les réservations de bureaux et de salles avec les emplois du temps de vos membres.
- Les applications de communication (Slack, Teams, Zoom) permettent à votre équipe et à ses membres de rester connectés et engagés.
- Zapier vous aide à automatiser les tâches répétitives et connecte les applications qui ne s'intègrent pas nativement à votre logiciel de coworking.
En mettant en place une pile technologique intégrée comprenant tous ces outils de coworking, vous créerez un espace efficace, sécurisé et agréable pour vos membres, tout en permettant à vos gestionnaires de communauté et à vous-même de gagner beaucoup de temps et d'efforts.
Technologie de coworking intégrée — exemple
Une expérience de coworking intégrée profite à la fois aux exploitants d'espaces de coworking et aux membres. Voici comment cela pourrait fonctionner si vous utilisez Archie et ses intégrations :
- Un membre potentiel trouve votre site Web et planifie une visite, que vous pouvez suivre et gérer grâce à une intégration CRM.
- Une fois qu'ils ont découvert votre espace de coworking, ils ont acheté un abonnement mensuel à l'aide du logiciel de gestion de coworking intégré à une passerelle de paiement.
- La signature du contrat est très simple grâce à la fonctionnalité de signature électronique intégrée à Archie.
- Lors de leur première visite, ils accèdent à l'espace de coworking grâce à une fonctionnalité « tap to unlock » (taper pour déverrouiller) intégrée au logiciel de contrôle d'accès.
- Ils réservent un bureau via le réservation juste avant leur arrivée.
- Ils invitent un partenaire commercial à une réunion et l'enregistrent via l'application de gestion des visiteurs.
- Pour leur réunion, ils réservent une salle via Google Agenda.
- Pendant ce temps, le client s'enregistre sans effort à l'aide d'un code QR sur la borne d'accueil. Votre membre est averti et accueille son partenaire commercial à l'entrée.
- Ils impriment un document pour la réunion, dont le coût est automatiquement ajouté à leur facture.
- Plus tard, ils consultent le fil d'actualité de la communauté de coworking pour trouver des événements organisés ce soir-là, car ils n'ont rien de prévu.
Comme vous pouvez le constater, un processus fluide facilite la tâche des membres et rend leur expérience plus agréable, tout en réduisant votre charge de travail administratif.
Comment créer une pile technologique intégrée pour le coworking
1. Commencez par choisir le bon logiciel de gestion de coworking.
Pensez à la facilité d'utilisation, à la flexibilité, à l'automatisation et demandez-vous si le prix du logiciel de coworking correspond à votre budget et peut évoluer avec votre entreprise. Examinez attentivement les modèles de tarification, tels que ceux basés sur le nombre d'utilisateurs, l'emplacement ou les fonctionnalités, et assurez-vous qu'il n'y a pas de frais cachés.
La plupart des plateformes de gestion de coworking offrent des fonctionnalités similaires, mais elles varient en termes de tarification, de facilité d'utilisation et d'expérience d'intégration. Archie est un choix de premier ordre car il combine des fonctionnalités logicielles de coworking puissantes, une tarification claire et une conception conviviale. Grâce à des outils tels que réservation de dépendances, les signatures électroniques et les fonctionnalités de création de communauté, Archie facilite la gestion de votre espace — et vous pouvez vous lancer rapidement en seulement deux sessions d'intégration de 45 minutes.
Avez-vous déjà une plateforme de coworking ? C'est formidable, si elle répond à vos besoins, bien sûr. Si ce n'est pas le cas, vous pourriez envisager migrer vers un logiciel de coworking.
Chez Archie, nous simplifions la transition vers un nouveau logiciel de coworking en gérant l'ensemble du processus pour vous. Notre équipe s'occupe de tout, de la migration des plans d'étage et des ressources de bureau à l'importation des données des membres et à l'intégration transparente de vos outils actuels. Si vous avez besoin d'intégrations personnalisées, notre équipe peut également vous aider.
2. Choisissez les bonnes intégrations
Avant d'ajouter de nouveaux outils de coworking à votre arsenal technologique, posez-vous les questions suivantes : À quoi cette technologie de coworking doit-elle me servir ? Ajouter des outils sans raison valable peut entraîner un système encombré et inefficace. Concentrez-vous plutôt sur vos principaux défis opérationnels. Voici quelques problèmes courants :
- Réservation qui prennent trop de temps ou sont difficiles à gérer.
- Les systèmes de paiement qui frustrent les membres.
- Absence d'un outil de communication centralisé pour les membres.
- Difficultés à louer des salles de réunion et des espaces événementiels.
- Incertitude quant à la santé financière ou aux projections financières.
- Difficultés à gérer l'accès après les heures de bureau.
Si vous disposez déjà d'une technologie de coworking mais que vous rencontrez encore des problèmes, dressez également la liste de ces derniers. Cela peut vous aider à décider quand passer à un meilleur logiciel de coworking.
3. Connectez les outils de coworking entre eux
Une fois que vous savez quels problèmes résoudre, recherchez un logiciel qui s'intègre facilement à votre infrastructure technologique de coworking. La plupart des logiciels de gestion de coworking simplifient ce processus : suivez la documentation de la plateforme, testez les intégrations et résolvez les problèmes si nécessaire.
Heureusement, la plupart des logiciels de coworking offrent une variété d'intégrations intégrées. Par exemple, Archie fournit des intégrations natives avec des outils populaires pour rationaliser la gestion de l'espace et propose des connexions Zapier et des déclencheurs pour les outils qui ne sont pas directement pris en charge. Les intégrations personnalisées sont susceptibles de coûter plus cher, mais notre équipe peut également les prendre en charge.
Par exemple, vous pouvez décider d'intégrer Archie à Kisi pour l'accès aux portes, Stripe pour les paiements et Xero pour la comptabilité. Si tel est le cas, l'intégration de tous ces outils peut vous aider à créer une expérience membre fluide :
- Un nouveau membre pourra entrer dans l'espace avec Kisi,
- Une facture pour la visite sera générée et leur sera envoyée.
- Ils peuvent payer via l'intégration Stripe, et la transaction sera enregistrée dans Xero.
Tout cela se fera automatiquement. Cependant, vous éviteras bien des maux de tête par la suite si vous vous assurez que tout fonctionne avant de le déployer auprès de votre équipe ou de vos membres vous évitera des maux de tête plus tard.
Le système est vraiment simple, tout est dans l'application, et l'intégration avec Archie est incroyable. Je peux toujours utiliser Kisi sans l'application de gestion de l'espace, ce qui est également très pratique.
En parlant de déploiement,la dernière étape consiste à s'assurer que tout le monde connaît les outils de coworking et sait comment les utiliser.
Présentez ces technologies de coworking aux nouveaux membres dans le cadre de leur processus d'intégration, en vous assurant qu'ils sont formés et prêts à les utiliser de manière autonome. Une communication claire et des ressources adéquates contribueront au bon fonctionnement de votre espace et augmenteront la satisfaction des membres.
Berenika Teter
Responsable de contenu chez Archie, motivée par le café filtre et son amour du télétravail. Lorsqu'elle n'écrit pas sur les espaces de coworking et les lieux de travail hybrides, vous la trouverez probablement en train d'en explorer un.