Vous recherchez le système d'accès par porte adapté à votre espace de coworking ou à vos bureaux ? Avant de vous plonger dans les offres des fournisseurs et les tarifs, il est utile de prendre du recul pour comprendre comment fonctionnent réellement les systèmes de contrôle d'accès aux bureaux et quel type d'installation est le plus adapté à votre espace.
Qu'est-ce qu'un système de contrôle d'accès ?
Un système de contrôle d'accès gère qui peut entrer dans votre espace de coworking ou vos bureaux, et à quel moment. Il sert à sécuriser votre espace, mais facilite également la vie de votre équipe et de vos visiteurs.
Une configuration type de contrôle d'accès comprend trois éléments : le logiciel (qui sert à tout gérer), le lecteur de porte (qui scanne le moyen d'accès) et le moyen d'accès lui-même (comme un téléphone, une carte-clé ou un code).
Mais ne nous emballons pas trop vite.
Types de systèmes de contrôle d'accès aux bureaux
Il existe plusieurs façons de contrôler qui peut entrer dans votre espace, des configurations classiques à clé et serrure aux systèmes intelligents que vous gérez depuis votre téléphone.
Divisons-les en deux groupes principaux : les systèmes qui fonctionnent sur site (comme les serrures traditionnelles ou les serveurs locaux) et les les systèmes basés sur le cloud qui vous permettent de gérer l'accès depuis n'importe où.
1. Contrôle d'accès mécanique, autrement dit les bonnes vieilles serrures et clés
Il s'agit du contrôle d'accès le plus basique : pensez aux serrures standard avec des clés physiques. Cela peut fonctionner pour les petits espaces avec seulement quelques membres, mais cela devient rapidement compliqué.
Avantages :
- Bon marché et facile à installer
Inconvénients :
- Les clés peuvent être perdues, copiées ou volées.
- Remplacer les serrures et faire de nouvelles clés prend du temps et coûte de l'argent.
- Pas idéal si vous avez beaucoup de va-et-vient.
2. Contrôle d'accès basé sur serveur (systèmes hébergés localement)
Ces systèmes de contrôle d'accès sans clé fonctionnent sur des serveurs situés dans votre bâtiment et sont généralement gérés par votre équipe informatique. Ils sont souvent utilisés par les grandes entreprises ou les sièges sociaux.
Avantages :
- Très sécurisé — tout reste sur votre réseau local
Inconvénients :
- Coûteux à mettre en place et à entretenir
- Pas idéal pour les espaces de coworking (trop complexe, pas assez flexible)
- Pas de moyen facile de se connecter aux outils de coworking ou aux systèmes CRM
- Vous aurez besoin d'un personnel informatique pour assurer son bon fonctionnement.
3. Contrôle d'accès basé sur le cloud
Ces systèmes de contrôle d'accès sans clé sont gérés en ligne, ce qui vous permet de contrôler qui a accès depuis n'importe où. Ils sont extrêmement flexibles et fonctionnent souvent avec des outils de gestion de l'espace tels que Archie, OfficeRnDou Skedda.
Avantages :
- Facile à installer et à utiliser
- Utilisez des téléphones, des codes QR, des badges et bien plus encore.
- Synchronisez avec votre logiciel de coworking ou solutions de bureau hybrides
- Pas besoin d'assistance informatique sur place : les mises à jour et l'assistance sont fournies par le fournisseur.
- Vous pouvez gérer l'accès à distance (même depuis votre téléphone).
Inconvénients :
- Besoin d'une connexion Internet stable
- Généralement basé sur un abonnement (frais mensuels ou annuels)
- Comme pour tout ce qui est basé sur le cloud, la sécurité dépend de la robustesse des protections mises en place par le fournisseur.
De nos jours, les systèmes basés sur le cloud sont le choix privilégié pour le contrôle d'accès aux espaces de bureau et aux espaces de coworking, car ils sont plus faciles à adapter, à gérer à distance et à connecter à vos autres outils. Vous pouvez mettre à jour les accès, suivre l'utilisation et intégrer d'autres outils, le tout à partir d'un seul tableau de bord.
Matériel de contrôle d'accès propriétaire ou tiers
Lorsque vous choisissez un système de contrôle d'accès, vous devez également déterminer le type de matériel avec lequel il fonctionne :
- Matériel tiers: certains systèmes (comme Genea) fonctionnent avec des équipements que vous possédez peut-être déjà, tels que les contrôleurs de porte Mercury ou HID. Cela permet de réduire les coûts et vous offre davantage de flexibilité.
- Matériel propriétaire: D'autres (comme Kisi) conçoivent le logiciel et le matériel pour qu'ils fonctionnent parfaitement ensemble, à l'instar d'Apple qui fabrique à la fois l'iPhone et iOS. Cela peut coûter plus cher, mais l'expérience est plus fluide et plus fiable.
De quel matériel avez-vous réellement besoin ?
Voici ce qui est généralement nécessaire pour mettre en place un système de contrôle d'accès :
Les indispensables :
- Contrôleur – le « cerveau » qui relie tout
- Câblage – pour connecter le contrôleur aux serrures de votre porte
Généralement nécessaire :
- Lecteur – où les gens tapent leur téléphone, leur carte ou leur badge pour déverrouiller la porte
- Identifiants – ce que les gens utilisent pour prouver leur identité (par exemple, cartes-clés, téléphones, badges)
Options supplémentaires :
- Capteurs de porte (pour vérifier si les portes sont ouvertes ou fermées)
- Cartes Wiegand (pour mettre à niveau du matériel ancien)
- Caméras, interphones et plus encore, selon votre configuration
Dans certains cas, si votre système permet aux utilisateurs de déverrouiller les portes via leur application mobile (sans avoir besoin de passer leur carte devant un lecteur), vous n'aurez peut-être même pas besoin d'un lecteur physique à chaque porte.
Et n'oubliez pas : ces systèmes ne fonctionnent pas uniquement sur les portes. Vous pouvez les utiliser sur les portails, les ascenseurs ou même les tourniquets.
Coûts liés au contrôle d'accès aux portes
La mise en place d'un système de contrôle d'accès est un investissement judicieux, mais son coût peut varier en fonction de plusieurs facteurs clés, tels que le nombre de portes à sécuriser, le type de matériel choisi et l'ampleur des travaux d'installation nécessaires.
Qu'est-ce qui influence le prix ?
- Installation : Elle est généralement effectuée par des installateurs certifiés (et non par le fournisseur du système), et son prix dépend du fait que vous travailliez avec des serrures existantes ou que vous partiez de zéro.
- Matériel : Cela comprend les serrures, les lecteurs, les contrôleurs de porte et autres accessoires. Les prix varient considérablement en fonction du type et de la qualité.
- Licence logicielle : La plupart des systèmes fonctionnent selon un modèle d'abonnement. Cela inclut l'accès au cloud, l'assistance et les mises à jour automatiques.
- Taille du projet : Les espaces plus grands ou les configurations à plusieurs portes peuvent bénéficier de remises sur volume.
- Facilité d'utilisation : Un système simple à utiliser pour les administrateurs et les membres peut vous permettre de réaliser des économies en matière de formation et d'assistance par la suite.
- Calendrier : Si vous êtes pressé, l'accélération de l'installation peut entraîner des frais supplémentaires.
Coûts moyens
Selon les données du secteur, voici une estimation approximative des coûts moyens pour une installation à porte simple:
- Lecteur de porte et matériel : 600 $ à 1 200 $ par porte
- Installation (sans serrures existantes) : 1 200 $ à 2 500 $
- Installation (serrures fonctionnelles existantes) : 500 $ à 1 500 $
- Licence logicielle annuelle : environ 600 $ par porte
🧾 Total typique pour la première année : Environ 3 350 $ pour une porte
Comment choisir le système de contrôle d'accès aux portes pour un espace de bureau
Étape 1 : Déterminez ce dont vous avez besoin
Avant de vous plonger dans les systèmes, prenez un moment pour réfléchir à votre espace et à son fonctionnement :
🏢 Aménagement de l'espace et portes
Parcourez vos locaux et comptez les portes que vous souhaitez sécuriser. Souhaitez-vous contrôler l'accès aux bureaux privés, aux salles de réunion ou simplement à l'entrée principale ?
👥 Rotation des membres
Combien de membres de votre équipe ou de vos collègues utilisent votre espace en même temps ? Si les gens vont et viennent souvent, vous aurez besoin d'un système qui permette de mettre à jour facilement et rapidement les accès, sans avoir à distribuer de nouvelles clés ou à changer les codes PIN chaque semaine.
🔁 Serrures ou systèmes existants
Si votre immeuble dispose déjà d'un système ou si vous avez installé des serrures intelligentes, vérifiez si le nouveau système est compatible avec ce qui existe déjà. Tout remplacer peut coûter cher, et ce n'est pas toujours nécessaire.
Étape 2 : Réfléchissez à l'expérience utilisateur
Choisissez un système simple à utiliser, rapide à déverrouiller et compatible avec votre infrastructure technologique. Les administrateurs doivent pouvoir facilement ajouter ou supprimer des accès, et les membres doivent pouvoir se connecter facilement et sans tracas.
Étape 3 : Définissez votre budget
Certains systèmes nécessitent du nouveau matériel, un recâblage ou des panneaux spéciaux, ce qui peut représenter un coût supplémentaire. D'autres fonctionnent avec ce dont vous disposez déjà. Les systèmes basés sur le cloud, comme Kisi, fonctionnent généralement selon un modèle d'abonnement. Veillez donc à inclure les coûts récurrents dans votre budget.
Étape 4 : Recherchez des intégrations logicielles
Si vous utilisez déjà un outil de gestion de l'espace tel que Archie, il est très important de choisir un système de contrôle d'accès qui s'intègre à celui-ci.
Par exemple, Kisi et Archie fonctionnent ensemble pour que l'accès soit automatiquement mis à jour en fonction de la configuration de l'équipe, des réservations ou du statut d'adhésion. Pas de mises à jour manuelles, pas d'accès manqués.
Le système est vraiment simple, tout est dans l'application, et l'intégration avec Archie est incroyable. Je peux toujours utiliser Kisi sans l'application de gestion de l'espace, ce qui est également très pratique.
Étape 5 : Comparez les fonctionnalités qui comptent le plus
Voici quelques éléments à prendre en compte lors du choix entre plusieurs systèmes :
- Méthodes de déverrouillage: Souhaitez-vous que les membres utilisent leur téléphone, leur badge, leur carte ou une combinaison de ces éléments ? Certains systèmes prennent également en charge les codes QR ou les montres connectées.
- Outils de contrôle d'accès: recherchez des fonctionnalités d'administration telles que l'accès des visiteurs, les verrouillages d'urgence ou les déverrouillages programmés pour les heures de bureau.
- Analyses: certains systèmes peuvent indiquer qui a accédé à quoi et quand, ce qui permet de suivre l'occupation des bureaux (et d'autres mesures d'utilisation du lieu de travail) ou de gérer la les problèmes de sécurité .
- Intégrations: Vérifiez si cela fonctionne avec votre réservation , votre système de gestion des visiteurs ou votre logiciel RH.
- API ouverte: si vous souhaitez pouvoir créer des fonctionnalités personnalisées ultérieurement, une API ouverte vous offre une grande flexibilité.
- Qualité du matériel: recherchez des lecteurs et des serrures fiables et bien conçus. La résistance aux intempéries et la durabilité sont importantes, en particulier pour les points d'accès extérieurs.
- Coûts d'installation: les systèmes compatibles avec vos portes et votre câblage existants sont généralement moins coûteux à installer.
En fin de compte, le choix du système de contrôle d'accès approprié dépend de votre budget, de votre espace et de votre mode de fonctionnement. Si vous gérez un petit espace avec seulement quelques portes, une simple serrure intelligente pourrait suffire. Dans d'autres cas, opter pour un système de contrôle d'accès basé sur le cloud est le meilleur choix.
Le seul problème est qu'il existe plusieurs systèmes de contrôle d'accès puissants pour les bureaux et les espaces de coworking :
Les meilleurs systèmes de contrôle d'accès aux portes en 2026
Below sont les meilleurs systèmes d'accès aux portes qui fonctionnent bien dans les les environnements de bureau flexibles. Nous avons détaillé les fonctionnalités de chacun, son coût et l'avis des utilisateurs réels.
Kisi
Kisi est un système basé sur le cloud qui permet aux utilisateurs de déverrouiller des portes à l'aide d'un téléphone, d'une carte-clé, d'un badge ou même d'un simple geste de la main. Il est idéal pour gérer l'accès à distance et automatiser l'accès en fonction de l'adhésion ou des heures de travail.
Idéal pour : Espaces technologiques disposant de plusieurs emplacements
Pourquoi cela fonctionne bien :
- Les options de déverrouillage comprennent les téléphones, les codes QR, les badges, les cartes et les gestes de la main (MotionSense).
- Les administrateurs peuvent tout contrôler à distance, recevoir des alertes et consulter les journaux en temps réel.
- Autorisations flexibles pour différents groupes (par exemple, personnel, membres, invités)
- S'intègre aux plateformes de coworking et de gestion d'espaces
- Installation facile avec options de modernisation pour les portes existantes
Coût : Le matériel coûte entre 599 et 899 dollars environ. Les frais mensuels sont calculés par porte/utilisateur. Kisi propose également des tarifs spécifiques pour les espaces de coworking.
Ce que les gens en disent : La configuration est facile, l'interface est claire et l'assistance est excellente. Certains utilisateurs souhaiteraient disposer de meilleurs outils de reporting. C'est un choix populaire auprès des équipes à la pointe de la technologie.
Tapkey
Tapkey transforme votre téléphone (ou votre montre connectée) en clé numérique. Facile à installer, il est idéal pour les espaces sans câblage complexe.
Idéal pour : Accès économique à l'aide d'un smartphone
Pourquoi cela fonctionne bien :
- Utilisez un téléphone, une Apple Watch ou un badge NFC pour déverrouiller les portes.
- Les serrures intelligentes fonctionnent à piles et ne nécessitent ni Wi-Fi ni câblage.
- Application Web et mobile permettant aux administrateurs de gérer les accès
- Grande flexibilité pour les clés temporaires, récurrentes ou à usage unique
- Peut s'intégrer à des solutions de gestion de l'espace telles qu'Archie.
Coût : Gratuit pour jusqu'à 5 utilisateurs. Les forfaits payants commencent à 3,99 € / serrure / mois. Le matériel est vendu séparément.
Ce que les gens en disent : Configuration simple, en particulier pour les petits bureaux ou les rénovations. Idéal pour les petits budgets. Assurez-vous simplement que les utilisateurs ont chargé leur téléphone ou disposent d'un badge de secours !
Brivo
Brivo est une puissante plateforme cloud destinée aux espaces comptant de nombreux utilisateurs et portes. Elle offre à la fois des outils de contrôle d'accès, des caméras et des outils d'automatisation.
Idéal pour : Les grands bureaux et les espaces de coworking qui souhaitent bénéficier d'une sécurité évolutive.
Pourquoi cela fonctionne bien :
- Tableau de bord complet dans le cloud et application mobile pour la gestion à distance
- Fonctionne avec les téléphones, les badges, les cartes, les codes PIN et les identifiants basés sur le portefeuille électronique.
- Rapports détaillés, journaux d'accès et alertes de sécurité
- S'intègre aux logiciels de coworking, calendriers, caméras, alarmes, etc.
Coût : Matériel : environ 500 $ par porte ; logiciel : environ 10 à 15 $ par porte et par mois. Les fonctionnalités haut de gamme coûtent plus cher.
Ce que les gens en disent : Fiable, flexible et facile à gérer. Certains disent que l'interface n'est pas très attrayante et que les coûts peuvent s'accumuler, mais c'est un produit fiable et sûr.
SALTO KS
SALTO KS propose des serrures intelligentes sans fil, alimentées par batterie, qui fonctionnent avec sa propre plateforme cloud. C'est une bonne option pour moderniser les portes anciennes sans avoir à refaire le câblage.
Idéal pour : Serrures sans fil et accès prioritaire sur mobile
Pourquoi cela fonctionne bien :
- Ouvrez les portes à l'aide de l'application mobile ou des cartes/badges RFID.
- Les administrateurs gèrent tout à distance grâce à un tableau de bord en temps réel.
- Les serrures SALTO sont faciles à installer et ne nécessitent aucun câblage.
- Envoyez des clés numériques temporaires à vos invités et recevez des alertes en temps réel.
Coût : Vous devrez contacter un revendeur pour connaître les tarifs. Les avis suggèrent qu'il s'agit d'un produit haut de gamme en raison du coût du matériel et de l'abonnement au cloud.
Ce que les gens en disent : L'application mobile est fluide et fiable. Certains exploitants d'espaces de coworking signalent des problèmes de synchronisation et des expériences mitigées en matière d'assistance, il est donc judicieux de faire un essai avant de s'engager.
Bienvenue
Welcomr est un système de contrôle d'accès basé sur le cloud, spécialement conçu pour les espaces de coworking et les bureaux flexibles. Il remplace les clés physiques par un accès numérique via un téléphone, un code QR, un code PIN ou un badge.
Idéal pour : Espaces de coworking et flexibles qui souhaitent bénéficier d'un accès automatisé et évolutif
Pourquoi cela fonctionne bien :
- Prend en charge les applications mobiles, les codes QR, les badges, les codes PIN ou les cartes
- Accorde automatiquement l'accès en fonction des réservations ou du statut des membres.
- Fonctionne sur plusieurs sites à partir d'un seul tableau de bord
- S'intègre aux plateformes de coworking et réservation
- Options de serrures sans fil pour une installation plus facile dans les bâtiments anciens
Coût : Le prix dépend de votre configuration et du nombre de portes. Welcomr propose des forfaits personnalisés en fonction de la taille de l'espace et des besoins d'accès.
Ce que les gens en disent : Les opérateurs disent que c'est moderne, facile à utiliser et idéal pour gagner du temps. L'application mobile fonctionne bien et le service client reçoit d'excellentes critiques.
DoorFlow
DoorFlow est une plateforme cloud qui s'intègre à une large gamme de serrures et d'appareils connectés. Elle est idéale pour le contrôle d'accès dans les espaces de coworking et les bureaux qui souhaitent disposer d'un système de contrôle d'accès sans clé synchronisé avec réservation et les bases de données des membres.
Idéal pour : Accès automatisé à un ou plusieurs espaces de coworking ou bureaux
Pourquoi cela fonctionne bien :
- Prend en charge les déverrouillages mobiles, les badges, les cartes et plus encore
- S'intègre aux plateformes de coworking
- Les droits d'accès sont automatiquement mis à jour en fonction des réservations ou des changements d'adhésion.
- Un tableau de bord Web simplifie la gestion des portes, même sur plusieurs sites.
- Compatible avec de nombreuses marques de matériel populaires
Coût : Les forfaits commencent à environ 45 $ par mois pour les petits espaces. Les espaces plus grands coûtent plus cher, en fonction du nombre de portes et d'utilisateurs. Le matériel est vendu séparément, mais il est flexible grâce à sa grande compatibilité.
Ce que les gens en disent : Facile à configurer et à automatiser. Les exploitants d'espaces de coworking apprécient son fonctionnement intuitif et le gain de temps qu'il leur procure. La fonctionnalité de déverrouillage mobile remporte un franc succès auprès des membres, et le logiciel est intuitif, même pour les utilisateurs peu familiarisés avec la technologie.
Outre les meilleurs choix, il existe quelques autres systèmes de contrôle d'accès qui pourraient convenir en fonction de votre espace et de votre configuration.
Verkada est un excellent choix si vous souhaitez disposer d'un système tout-en-un comprenant à la fois des capteurs de porte et des caméras de sécurité. Ensuite, si vous comparez des prestataires de services de sécurité complets, jetez un œil à ADT et Vivint. ADT est une marque bien connue qui s'occupe de tout, de l'installation à l'assistance, ce qui est idéal pour les configurations de bureau plus traditionnelles. Vivint, en revanche, s'apparente davantage à un système de maison intelligente et convient bien aux petites équipes ou aux bureaux privés.
ButterflyMX est pratique si vous avez besoin d'un interphone vidéo à la porte d'entrée. Et si vous gérez un espace plus grand ou plus complexe, Genetec propose un système puissant qui combine le contrôle d'accès avec la vidéo et d'autres outils, mais il est plus adapté aux configurations de niveau entreprise. Ces options ne sont pas toujours conçues pour les espaces de coworking et les bureaux, mais elles peuvent tout de même bien fonctionner avec la bonne configuration.
Avez-vous déjà votre préféré ?
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