Quel est le meilleur logiciel de gestion d'espaces de travail hybrides ?
Il existe de nombreux outils de travail hybrides. Et si vous avez lu quelques listes des « meilleurs logiciels de bureau hybrides », vous avez probablement remarqué qu'ils peuvent commencer à se confondre. Il n'est pas toujours facile de comprendre pourquoi certains outils ont été sélectionnés.
Comme nous connaissons bien ce domaine chez Archie, j'ai dressé une liste restreinte en me basant sur l'expérience concrète de notre équipe et sur des recherches pratiques concernant les fonctionnalités réelles de chaque outil. Voici le verdict :
- Archie : Le meilleur logiciel hybride de gestion du lieu de travail pour les équipes de taille moyenne et grande.
- OfficeSpace : Une option intéressante si vous recherchez de nombreuses fonctionnalités et disposez d'un budget plus important.
- Robin : Idéal pour réservation de bureaux et de salles, avec des outils de base pour les visiteurs inclus.
- Envoy : Surtout connu pour la gestion des visiteurs, avec réservation au système.
- elia : Un outil simple, intuitif et facile à mettre en œuvre.
- Skedda : Idéal si vous souhaitez réservation très personnalisables.
- Officely : Conçu pour les équipes qui souhaitent effectuer leurs réservations directement dans Slack ou Microsoft Teams.
- Stratégie : Utile pour planifier qui vient et quand.
- YAROOMS : Convient parfaitement aux équipes plus importantes qui ont besoin de fonctionnalités davantage axées sur la conformité.
- Kadence : Souvent louée pour sa rapidité et son efficacité lorsque vous avez besoin d'aide.
Et oui, vous vous demandez peut-être : « Cette liste est-elle partiale ? » C'est une question légitime. Pour garantir la transparence, j'ai noté chaque outil dans cinq domaines clés (de 1 à 10), afin que vous puissiez clairement voir leurs avantages et leurs inconvénients. Poursuivez votre lecture pour découvrir leur comparaison.
Guide des logiciels de gestion des espaces de travail hybrides
Qu'est-ce qu'un logiciel de travail hybride exactement ?
Un logiciel de travail hybride est essentiellement un ensemble d'outils qui aide votre équipe à rester sur la même longueur d'onde, que les employés soient à domicile, au bureau ou qu'ils alternent entre les deux. Il vous aide à gérer les aspects « qui, où et quand » du travail, afin que le travail flexible se déroule sans heurts et ne soit pas source de stress.
Le problème est que, même si le travail hybride est désormais très courant, de nombreuses entreprises continuent de l'utiliser avec des outils obsolètes ou un mélange confus d'applications qui ne fonctionnent pas bien ensemble. Des recherches récentes montrent que :
- Seuls 32 % des employeurs investissent dans des technologies de collaboration haut de gamme qui favorisent le travail flexible et hybride.
- 93 % des employeurs et 90 % des employés affirment que les outils de collaboration sont essentiels pour le travail hybride.
- Près de la moitié des employés (49 %) déclarent que leurs outils ne fonctionnent pas correctement à la maison et au bureau.
Lorsque vos outils ne remplissent pas leur fonction, tout semble plus difficile qu'il ne devrait l'être. Les tâches simples prennent plus de temps, la communication devient chaotique et les employés perdent du temps à se demander où aller, quoi faire ou qui est présent. Mais lorsque les entreprises investissent dans les bons outils, les équipes passent moins de temps à gérer les frictions et plus de temps à accomplir leur travail.
La grande question est donc la suivante : votre configuration hybride fonctionne-t-elle vraiment, ou les gens font-ils simplement en sorte qu'elle fonctionne ? Si vous n'êtes pas sûr, mettre à niveau vos outils de travail hybrides est généralement une bonne idée. Et vous avez le choix entre plusieurs types différents :
Exemples de logiciels de travail hybrides
- Gestion des espaces de travail hybrides : des outils tels qu'Archie,OfficeSpace, Envoy ou Robin constituent la colonne vertébrale d'un bureau hybride et vous permettent de gérer les bureaux, les salles de réunion, les plannings des équipes et l'accès des visiteurs depuis un seul et même endroit.
- Communication et réunions : Zoom et Google Meet facilitent les vérifications rapides, les mises à jour de l'équipe et les réunions générales. Slack, Microsoft Teams et Gmail permettent de maintenir les conversations quotidiennes, même entre différents fuseaux horaires.
- Collaboration et documents : Google Docs et Notion permettent à plusieurs personnes de modifier un document en temps réel. Google Workspace, Dropbox et Confluence stockent les fichiers dans le cloud afin que les personnes concernées puissent y accéder et les mettre à jour à tout moment.
- Suivi des projets et du temps :Flowlu vous offre un espace unique pour suivre les tâches, les échéances et les progrès. TMetric aide les équipes à visualiser l'utilisation de leur temps et à améliorer leur concentration.
- Engagement des employés : Donut organise des discussions virtuelles autour d'un café afin que les collègues qui ne travaillent pas habituellement ensemble puissent échanger. Engagedly ajoute des évaluations de performance, des objectifs et des récompenses pour maintenir la motivation des employés. Neroia utilise l'IA pour suggérer des activités en petits groupes (comme des séances de yoga ou des rencontres cyclistes) en fonction des intérêts et des emplois du temps. Offsite vous aide à planifier des séminaires d'équipe avec des lieux et des prestataires sélectionnés, et une planification complète en option. CheddarUp simplifie la collecte de cadeaux de groupe pour les équipes hybrides : partagez un lien pour que vos collègues puissent participer, ajouter une note et suivre qui a payé. Idéal pour les anniversaires, les adieux et les victoires de l'équipe, quel que soit le lieu et le fuseau horaire.
- Sécurité et contrôle d'accès : LastPass et NordVPN Teams protègent les identifiants et sécurisent l'accès depuis n'importe où. Kisi et Tapkey gèrent les accès à vos bureaux pour une sécurité renforcée.
💡 Dans cet article, je vais me concentrer sur les logiciels de gestion d'espaces de travail hybrides.
Pourquoi ? Eh bien, l'un des inconvénients du travail flexible est qu'il peut être assez imprévisible. Certains jours, tout le monde se présente en même temps et il n'y a pas assez de bureaux. D'autres jours, le bureau est à moitié vide. Et quand personne ne sait vraiment qui va venir (ni quand), il devient difficile de planifier. Certains bureaux et salles restent inutilisés, tandis que les plus « populaires » sont rapidement réservés.
De nombreux employés affirment être plus heureux et plus productifs dans un environnement hybride, mais les outils que vous utilisez au bureau doivent contribuer à cette situation. C'est pourquoi il est si important de choisir le bon logiciel de gestion d'espace de travail hybride.
Comment fonctionne un logiciel de gestion d'espaces de travail hybrides ?
Les logiciels hybrides de gestion de bureau fonctionnent sur les ordinateurs de bureau, les appareils mobiles ou via des intégrations tierces pour aider les équipes à planifier leurs journées de travail au bureau et à gérer où et quand elles travaillent.Voici quelques-unes des fonctionnalités clés à rechercher :
1. Réservation de bureau et de salle
Les logiciels de gestion de bureau hybrides permettent aux employés de vérifier facilement la disponibilité et de réserver des bureaux, des salles de réunion ou d'autres espaces en temps réel.Certains systèmes permettent de filtrer les résultats en fonction d'équipements tels que des écrans ou des tableaux blancs, proposentdes plans d'étage interactifs etpermettent aux utilisateurs de réserver les mêmes bureaux et salles de réunion pour des réunions récurrentes,afin qu'ils n'aient pas à effectuer une nouvelle réservation à chaque fois.
2. Options d'enregistrement
Les solutions hybrides pour le lieu de travail offrent à votre équipe plusieurs moyens de pointer, comme scanner un code QR, utiliser une application mobile ou pointer depuis Slack ou Teams. Cela permet de garantir l'exactitude des données de présence et de réduire les absences.
3. Calendriers des équipes
Avec le bon logiciel de travail hybride, chacun peut partager son planning hebdomadaire indiquant les jours où il sera présent au bureau, ce qui permet de voir facilement qui sera présent et à quel moment. Cela aide les collègues à planifier ensemble leurs journées au bureau, ce qui facilite les rencontres, le travail en équipe et évite les jours où le bureau semble vide.
4. Intégrations tierces
Qu'il se connecte directement ou via des plateformes telles que Zapier, un logiciel bureautique hybride doit s'intégrer à des applications telles que Microsoft 365,Google Workspace,Slack et même votre système de contrôle d'accès. Cela permet un fonctionnement plus fluide et centralise vos flux de travail.
5. Analyse de l'occupation et de l'utilisation des bureaux
Un bon logiciel de gestion hybride des espaces de travail vous aide à comprendre comment votre bureau est utilisé. Recherchez des tableaux de bord qui indiquent qui est présent, quels espaces sont les plus populaires et à quels moments les pics d'activité se produisent, afin de pouvoir prendre de meilleures décisions concernant l'espace et les ressources du bureau.
6. Gestion des visiteurs
Les systèmes de gestion des visiteurs peuvent faire partie d'une solution hybride plus large pour le lieu de travail, être ajoutés en tant que fonctionnalité supplémentaire ou être achetés séparément et connectés aux outils d'espace de travail flexible que vous utilisez déjà. Quelle que soit la manière dont il est configuré, un logiciel de gestion des visiteurs facilite l'enregistrement des visiteurs, leur accueil et la notification automatique de leurs hôtes. Certains, comme Archie, vous permettent également de collecter des signatures électroniques ou d'imprimer des badges visiteurs pour plus de sécurité.
7. Personnalisation
Le meilleur logiciel hybride de gestion de bureau vous permet d'adapter les choses à votre bureau et à la façon dont votre équipe travaille. Cela signifie définir des règles sur la manière et le moment où les gens peuvent réserver, choisir qui peut voir certains bureaux ou salles, et s'assurer que tout fonctionne bien pour différentes équipes ou configurations de bureau.
Comparatif des meilleurs logiciels hybrides de gestion des espaces de travail
💡 Comment le score moyen est-il calculé ?
Pour vous aider à comparer chaque outil de travail hybride, je les ai évalués selon cinq critères clés, chacun sur une échelle de 1 à 10 :
- Facilité d'utilisation: simplicité d'utilisation quotidienne de l'outil, en particulier pour les équipes travaillant à différents endroits.
- Prix et valeur: le prix vous semble-t-il juste par rapport à ce que vous obtenez, et reste-t-il raisonnable à mesure que vous vous développez ?
- Fonctionnalités: la qualité des fonctionnalités principales, telles que réservation de bureaux et de salles, la gestion des visiteurs et les analyses.
- Flexibilité et intégrations: facilité de connexion avec des outils tels que Slack, Microsoft 365 ou Google Workspace, et capacité d'adaptation à différentes configurations de bureau.
- Satisfaction des utilisateurs: impression générale dégagée par les avis et commentaires des utilisateurs, et degré de satisfaction global des clients.
J'ai ensuite additionné les notes des cinq catégories et calculé la moyenne pour chaque outil, en arrondissant au premier chiffre après la virgule. Cela vous donne un aperçu rapide du classement général de chaque plateforme de gestion de l'espace de travail.
Archie
Archie est une solution hybride tout-en-un de gestion des espaces de travail. Que vous ayez besoin de réserver des bureaux, des salles de réunion ou de gérer les visiteurs, Archie vous facilite la tâche. Son modèle tarifaire est économique, puisqu'il facture à la ressource (comme les bureaux ou les salles de réunion) plutôt qu'à l'utilisateur, ce qui est idéal pour les entreprises dont la fréquentation des bureaux est variable.
Caractéristiques clés pour bureaux hybrides
- Réservation de salles et de bureaux: Réservez des bureaux et des salles de réunion ou configurez des réservations récurrentes. Vous pouvez également attribuer des bureaux permanents aux employés qui en ont besoin.
- Plans interactifs: les employés peuvent consulter les plans des bureaux et réserver leur bureau ou leur salle préférée d'un simple clic.
- Recherche d'employés : Archie aide vos employés à savoir où se trouvent leurs collègues ou s'ils sont au travail ce jour-là. Vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité pour suivre facilement la présence au bureau.
- Zonage du quartier: créez des zones spécifiques à chaque équipe afin d'encourager la collaboration tout en conservant une certaine flexibilité.
- Gestion des visiteurs: Archie propose une option d'enregistrement moderne et sans contact grâce à des codes QR. Il vous permet de conserver des registres complets de tous les visiteurs afin d'améliorer la sécurité sur le lieu de travail.
- Accès mobile: Les réservations peuvent être effectuées et gérées via des applications mobiles. L'application Archie's est téléchargeable gratuitement, et une personnalisation optionnelle est disponible moyennant un supplément.
- Analyse de l'espace de travail: obtenez des rapports détaillés sur l'utilisation des bureaux et des salles afin d'optimiser l'agencement et de réduire au minimum le gaspillage d'espace.
Aperçu des tarifs
À partir de 2,8 $ par poste et 8 $ par salle (minimum de 159 $ par mois). En passant à un forfait supérieur, vous conservez la même réservation fluide, tout en bénéficiant de plus de contrôles administratifs, d'intégrations supplémentaires et d'un soutien informatique et de sécurité renforcé.
La gestion des visiteurs est un module complémentaire vendu séparément.
Pourquoi j'ai choisi Archie
Archie est facile à utiliser pour les employés. réservation d’un bureau réservation quelques clics sur le Web ou sur mobile, et les plans d’étage interactifs permettent de voir facilement les places disponibles et d’en choisir une. Les administrateurs disposent également de contrôles avancés (règles, validations, plages horaires, zones et autorisations). Les enregistrements et la libération automatique contribuent à réduire les « réservations fantômes », tandis que les intégrations avec des outils tels que Google, Microsoft et Slack permettent d’intégrer les réservations dans les flux de travail existants. Cette solution est particulièrement adaptée aux bureaux hybrides grâce à des fonctionnalités de visibilité telles que les plannings, la recherche d’employés et réservation claires.
D'un autre côté, Archie est peut-être trop sophistiqué pour les petits bureaux, car son tarif est généralement plus avantageux lorsque l'on gère plusieurs postes de travail ou une équipe plus importante. De plus, les plans des locaux sont uniquement en 2D (il n'y a pas de vue en 3D). Si vous recherchez uniquement réservation de postes de travail très basique, un outil plus simple pourrait s'avérer moins coûteux.
OfficeSpace
OfficeSpace est une plateforme puissante de gestion des espaces de travail conçue pour gérer les réservations de salles de réunion et de bureaux tout en optimisant l'aménagement des bureaux. Elle regorge de fonctionnalités et d'intégrations, ce qui en fait un excellent choix pour les entreprises prêtes à investir dans des fonctionnalités haut de gamme pour la gestion des espaces de travail hybrides.
Caractéristiques clés pour bureaux hybrides
- Réservation de salles de réunion: Réservez facilement des salles de réunion pour faciliter la collaboration entre les équipes et éviter les conflits d'horaires.
- Attribution des sièges: attribuez des bureaux permanents aux employés qui en ont besoin tout en gardant d'autres bureaux disponibles pour le hot desking ou l'hoteling.
- Gestion des visiteurs: OfficeSpace comprend un système d'enregistrement pour renforcer la la sécurité des lieux de travail hybrides, bien que cette fonctionnalité soit un module distinct.
- Gestion des livraisons: alerte les employés lorsque les colis arrivent et conserve les enregistrements afin d'éviter la perte d'articles.
- Analyses et rapports: Obtenez des informations précieuses sur l'utilisation des bureaux, des salles de réunion et des autres espaces afin d'optimiser l'aménagement et d'améliorer l'efficacité.
Aperçu des tarifs
OfficeSpace utilise une tarification par devis et par niveaux, vous ne trouverez donc pas de liste de prix publique sur leur site web. Vous devez choisir un forfait (Lite, Essentials ou Pro) puis obtenir un devis personnalisé. Il est donc préférable de contacter directement l'équipe commerciale.
Pourquoi j'ai choisi OfficeSpace
OfficeSpace offre de nombreuses fonctionnalités avancées. Au-delà réservation de bureaux et de salles, il permet également de gérer le suivi des équipements, les demandes d'intervention et la création de rapports détaillés sur l'utilisation des espaces. Il excelle particulièrement dans l'aménagement des espaces et la gestion des déménagements, ce qui explique son succès auprès des équipes chargées de l'organisation des lieux de travail et de l'immobilier qui gèrent de grands bureaux et font face à des changements fréquents. Les avis soulignent également la régularité des mises à jour du produit et un service d'assistance de type « entreprise », avec une intégration structurée et une aide dédiée.
Le principal inconvénient réside dans le coût. Les tarifs se situent dans le haut de gamme, et les frais supplémentaires (tels que les frais d'installation et de gestion des plans d'étage) peuvent être difficiles à justifier si vous avez simplement besoin réservation de bureau basique, réservation par de nombreuses alternatives à OfficeSpace. Certains utilisateurs décrivent également la plateforme comme plus lourde et plus complexe, notamment pour les tâches administratives et sur mobile. Un autre reproche fréquemment formulé est que les mises à jour des plans d'étage ne sont pas toujours entièrement en libre-service ; les modifications peuvent donc prendre plus de temps si vous avez besoin d'aide pour les effectuer.
Robin
Robin est un outil hybride destiné aux lieux de travail, initialement lancé comme réservation de salles. Au fil du temps, il s'est transformé en une plateforme complète permettant de réserver des bureaux et des salles de réunion, de voir qui prévoit d'être au bureau, de gérer les visiteurs et de surveiller l'utilisation de l'espace. Il s'adresse principalement aux grandes entreprises, comptant souvent 500 employés ou plus et disposant de plusieurs sites.
Caractéristiques clés pour bureaux hybrides
- Salle de réunion : les employés peuvent s'enregistrer à l'entrée ou réserver les salles disponibles en un seul clic.
- Réservation de bureaux assistée par l'IA: Robin attribue automatiquement le meilleur bureau aux employés en fonction de leurs réservations antérieures et de leurs préférences.
- Cartes interactives des bureaux: des cartes en temps réel affichent la disponibilité des bureaux et la disposition des locaux, ce qui simplifie le choix de l'espace de travail.
- Enregistrement des employés: propose des options telles que les codes QR, l'enregistrement automatique via Wi-Fi et l'intégration d'un système de contrôle d'accès.
- Analyses avancées: suit l'utilisation des bureaux, met en évidence les heures de pointe et aide à optimiser l'aménagement afin de mieux répondre aux besoins des employés.
Aperçu des tarifs
Les prix ne sont pas publics, vous devrez donc contacter Robin pour obtenir plus de détails. Un essai gratuit de 14 jours est disponible pour découvrir ses fonctionnalités.
Pourquoi j'ai choisi Robin
Robin offre bien plus que de simples réservation de bureaux et de salles. Il propose des outils pour la gestion des visiteurs, des contrôles administratifs robustes et une expérience utilisateur fluide pour les employés, une fois que les équipes s'y sont habituées. Les utilisateurs apprécient souvent les cartes interactives et le guidage, ainsi que la longue liste d'intégrations (Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Teams, contrôle d'accès et capteurs). Robin se distingue également par des analyses plus approfondies et des outils intégrés de retour d'information des employés, tels que des sondages, qui vous permettent de suivre ce que les gens pensent du bureau, et pas seulement son utilisation.
Cependant, Robin peut être coûteux, et les tarifs sont généralement personnalisés, ce qui rend plus difficile l'établissement d'un budget ou la comparaison rapide avec les alternatives à Robin. En raison de ses nombreuses fonctionnalités, les administrateurs doivent souvent faire face à une courbe d'apprentissage plus importante au début. Certaines équipes mentionnent également que les mises à jour des plans d'étage peuvent demander plus d'efforts que prévu, et les avis soulignent parfois de petits bugs ou des anomalies dans l'interface utilisateur. Les avis sur l'assistance sont mitigés, quelques utilisateurs estimant que les temps de réponse peuvent être plus longs qu'ils ne le souhaiteraient.
Envoy
Envoy est une plateforme fiable pour la gestion des bureaux et des espaces de travail, qui privilégie la sécurité sur le lieu de travail grâce à des fonctionnalités avancées d'enregistrement des visiteurs. C'est un excellent choix pour les entreprises qui souhaitent améliorer leur configuration de travail hybride sans compromettre la sécurité ou l'efficacité.
Caractéristiques clés pour bureaux hybrides
- Réservation de bureaux et de salles: les employés peuvent facilement réserver des bureaux ou des salles de réunion dès qu'ils en ont besoin.
- Outils de sécurité au travail: comprend des fonctionnalités de contrôle des visiteurs, de gestion des limites de capacité et d'intervention d'urgence pour assurer la sécurité de votre bureau.
- Gestion des livraisons: suit les colis entrants et avertit les employés lorsque les livraisons arrivent, garantissant ainsi qu'aucun colis ne soit perdu.
- Analyses et rapports: fournit des informations détaillées sur l'utilisation de l'espace, vous aidant ainsi à optimiser l'aménagement et les ressources de vos bureaux.
- Intégrations transparentes: fonctionne parfaitement avec des outils tels que Slack, Microsoft 365 et Google Workspace.
Aperçu des tarifs
Le prix commence à 60 $ par ressource réservable (facturé annuellement) + frais de plateforme. La gestion des visiteurs est facturée séparément.
Pourquoi j'ai choisi Envoy
Envoy est réputé pour sa facilité d'utilisation. Les employés et les équipes d'accueil peuvent généralement se familiariser rapidement avec le logiciel sans avoir besoin d'une formation approfondie. Il s'intègre également très bien avec des outils courants tels qu'Outlook, Google Calendar, Slack et Microsoft Teams, ainsi qu'avec de nombreux systèmes de contrôle d'accès. Les avis soulignent également sa sécurité et sa conformité élevées, ce qui est très important pour les lieux de travail soumis à des réglementations.
Mais c'est l'un des outils les plus chers du marché. De plus, réservation peuvent sembler limitées. Par exemple, il n'existe pas d'option simple permettant de « réserver ce bureau tous les mardis », et la configuration des plages horaires de disponibilité n'est pas aussi intuitive.
elia
elia est une plateforme de gestion des espaces de travail simple d'utilisation, conçue pour réservation de bureaux, le suivi de l'occupation et la gestion des bureaux hybrides. C'est la solution idéale pour les entreprises qui recherchent un réservation de bureaux simple et intuitif, sans avoir à intégrer de nombreuses applications tierces.
Caractéristiques clés pour bureaux hybrides
- Réservation de bureaux et de salles: les membres de l'équipe peuvent facilement réserver des espaces de travail à l'aide d'un plan interactif de vos locaux. Ils peuvent filtrer les salles disponibles en fonction de l'heure, de l'emplacement, de la capacité d'accueil et de la disponibilité.
- Tableau de bord des présences au bureau: les employés peuvent rapidement vérifier quand leurs collègues seront présents au bureau.
- Notifications et invitations: elia permet à chacun de disposer d'un bureau lorsqu'il en a besoin. Les employés peuvent inviter leurs collègues au bureau d'un simple clic, ce qui facilite les visites au bureau.
- Notifications intelligentes: les notifications personnalisées aident les employés à rester connectés grâce à des suggestions sur les moments où se rendre au bureau en fonction des horaires de l'équipe.
- Groupes et quartiers: vous pouvez attribuer des zones à des équipes et contrôler qui peut accéder aux différents espaces.
Aperçu des tarifs
Le forfait Standard d'elia est proposé à partir de 199 $ par mois pour un maximum de 100 utilisateurs et 15 espaces.
Pourquoi j'ai choisi Elia
elia est très facile à utiliser. Les avis soulignent souvent son intuitivité et la rapidité avec laquelle on s'y habitue, ce qui permet aux équipes de le mettre en place sans avoir besoin de beaucoup de formation. Les utilisateurs apprécient également beaucoup les plans d'étage interactifs. Le fait de pouvoir visualiser la disposition réelle des lieux, de choisir un bureau à l'œil nu et de localiser ses collègues réservation . Un autre atout souvent mis en avant est la possibilité de voir qui est présent au bureau et où chacun est assis, ce qui aide les équipes à mieux s'organiser et facilite le déroulement des journées hybrides.
Dans le même temps, quelques utilisateurs trouvent que l'application mobile est un peu moins aboutie que la version bureau, même si elle fait le travail. Certains souhaiteraient également disposer de plus d'options de statut et de planification (comme congés, maladie ou hors site) au lieu du simple choix entre bureau et télétravail. Les intégrations peuvent sembler limitées par rapport aux plateformes plus importantes, ce qui peut ne pas être idéal si vous utilisez beaucoup d'outils tiers. De plus, les avis les plus récents se trouvent sur Capterra et beaucoup sont en français, avec peu ou pas de commentaires sur G2.
Skedda
Skedda est une plateforme intuitive dédiée à la gestion réservation et réservation de bureau. Conçue pour les bureaux hybrides, les espaces de coworking et les lieux événementiels, elle propose des outils simples tels que des plans d'étage interactifs, des règles personnalisables et des intégrations fluides afin d'optimiser l'utilisation de l'espace.
Caractéristiques clés pour bureaux hybrides
- Réservation de bureaux et de salles de réunion: votre équipe peut utiliser l'interface par glisser-déposer pour réserver des bureaux et des salles de réunion en fonction des disponibilités en temps réel.
- Plans interactifs: des cartes personnalisables offrent aux employés une vue claire de l'espace de travail, ce qui leur permet de choisir facilement l'emplacement idéal.
- Règles de réservation personnalisées: pour gérer efficacement les ressources, vous pouvez définir des règles telles que des limites de durée, des conditions d'annulation et des autorisations d'utilisateur.
- Zones de voisinage: créez des zones dédiées pour que les équipes puissent s'asseoir ensemble tout en conservant une certaine flexibilité.
- Intégrations: Skedda s'intègre facilement à des outils populaires tels que Slack, Kisi et Google Workspace.
Aperçu des tarifs
Les forfaits commencent à 99 $ par mois pour un maximum de 15 espaces, avec des options supérieures disponibles. Un essai gratuit vous permet d'explorer la plateforme avant de vous engager.
Pourquoi j'ai choisi Skedda
Skedda est facile à prendre en main et rapide à mettre en place. Son interface est épurée, et la plupart des équipes peuvent commencer à l'utiliser sans avoir besoin d'une formation approfondie. Il offre également des fonctionnalités fiables pour réservation de bureaux et de salles, couvrant l'essentiel et réduisant les tâches administratives manuelles. C'est au niveau réservation qu'il se distingue vraiment. Vous disposez de contrôles flexibles tels que réservation , les marges de sécurité et les réservations récurrentes, qui s'adaptent parfaitement à de nombreuses configurations quotidiennes.
Cependant, les prix peuvent augmenter plus rapidement que prévu à mesure que vous ajoutez des « espaces », ce qui incite souvent les utilisateurs à se tourner vers des alternatives à Skedda. Comme chaque élément réservable compte, des éléments tels que les places de parking, les casiers ou les bureaux supplémentaires peuvent vous faire passer à un niveau supérieur. Certaines fonctionnalités utiles au quotidien sont également limitées dans les formules les moins chères, ce qui peut donner un sentiment d'encombrement aux équipes en pleine croissance. Et bien que l'expérience globale soit bonne, la configuration administrative plus avancée peut sembler un peu approximative.
Officely
Officely s'intègre directement à Slack et Microsoft Teams, ce qui permet aux employés de réserver facilement des bureaux, des salles de réunion et d'autres ressources de bureau sans avoir à changer d'application. Conçu pour une intégration transparente et un confort d'utilisation optimal, cet outil est idéal pour les équipes hybrides.
Caractéristiques clés pour bureaux hybrides
- Réservation de salles et de bureaux: votre équipe peut réserver rapidement des salles de réunion et des bureaux directement depuis Slack ou Teams.
- Gestion des ressources: réservation simple de bureaux, places de stationnement, supports à vélos et espaces acceptant les animaux domestiques.
- Visibilité du bureau: indique qui prévoit d'être présent au bureau, ce qui facilite la coordination des emplois du temps entre les équipes.
- Planification d'événements: facilite l'organisation d'événements au bureau, de déjeuners et de réunions d'équipe.
- Informations sur l'utilisation de l'espace: suit les données relatives à la fréquentation et à l'utilisation de l'espace afin de vous aider à optimiser l'aménagement de vos bureaux.
Aperçu des tarifs
réservation de bureaux réservation des formules annuelles est proposée à partir de 2,50 $ par utilisateur et par mois, et les salles de réunion coûtent 12 $ par salle et par mois. Les équipes de 5 personnes ou moins peuvent commencer avec une formule gratuite.
Pourquoi j'ai choisi Officely
Officely s'installe rapidement et est facile à utiliser, ce qui permet aux équipes de mettre en place réservation sans avoir besoin d'une formation approfondie. L'application s'intègre naturellement à Slack, ce qui facilite son adoption, car les utilisateurs n'ont pas besoin d'apprendre à se servir d'un outil distinct. Les avis font souvent l'éloge de l'équipe d'assistance, en particulier pendant la phase d'intégration. C'est également une solution intéressante pour les petites équipes qui recherchent simplement réservation de bureaux simple réservation un prix de départ raisonnable.
À mesure que vos besoins évoluent, Officely peut commencer à sembler un peu léger pour les configurations de bureau plus complexes. Les analyses sont limitées, vous n'obtiendrez donc pas de rapports détaillés sur l'utilisation de l'espace. De plus, la version Microsoft Teams est souvent décrite comme moins complète que Slack, certaines fonctionnalités n'étant pas disponibles.
Tactic
Tactic est une plateforme conviviale qui permet aux équipes hybrides de réserver facilement des bureaux et des salles de réunion, qu'elles travaillent à distance ou au bureau. Elle s'intègre parfaitement à des outils courants tels que Slack et Microsoft Teams, ce qui en fait un excellent choix pour les entreprises qui adoptent des modèles de travail hybrides.
Caractéristiques clés pour bureaux hybrides
- Réservation de salle de réunion : réservez rapidement des salles de réunion pour garantir à vos équipes des espaces adaptés à la collaboration, sans risque de double réservation.
- Réservation de postes de travail: les employés peuvent réserver un poste de travail en toute simplicité, ce qui est idéal pour les configurations de bureaux partagés.
- Zones de bureaux: organisez les bureaux par étage ou par service, afin que les équipes puissent s'asseoir ensemble dans des zones désignées.
- Attribution des places: attribuez des bureaux de manière temporaire ou permanente afin de répondre à des besoins ou préférences spécifiques.
- Limites des réservations à venir: définissez jusqu'à combien de temps à l'avance les bureaux peuvent être réservés afin de garantir un accès équitable à tous.
Aperçu des tarifs
Tactic utilise une tarification par espace de travail :
- Formule de base (3 $ par espace de travail) : réservation de bureaux et de salles, synchronisation de l'agenda, enregistrement, statistiques, application mobile.
- Pro (4 $/espace de travail) : ajoute des visiteurs, des demandes d'espace de travail, la synchronisation SSO/annuaire, Tessa AI, des événements et des règles avancées.
- Entreprise (sur mesure) : sécurité avancée, intégrations personnalisées, assistance dédiée, déploiement/formation, assistance prioritaire 24 h/24, 7 j/7, accords de niveau de service (SLA).
Pourquoi j'ai choisi Tactic
Les employés s'adaptent généralement facilement à Tactic. réservation de bureaux et de salles réservation simple, et l'interface est épurée et moderne, ce qui facilite son adoption. L'assistance est également mise en avant dans de nombreux avis, les utilisateurs soulignant souvent la réactivité et la disponibilité de l'équipe. Pour les grandes entreprises, l'intégration plus structurée et le déploiement pratique peuvent constituer un atout.
Cependant, les tarifs peuvent s'avérer élevés, en particulier pour les petites équipes qui n'ont besoin que réservation de base réservation de bureaux. Certains avis font également état de performances inégales, comme des temps de chargement plus longs lorsque le système est très sollicité. De plus, quelques utilisateurs signalent des problèmes occasionnels réservation de disponibilité, ainsi qu'une expérience mobile qui peut sembler moins fluide que sur ordinateur.
YAROOMS
YAROOMS est une plateforme hybride de gestion des espaces de travail conçue pour faciliter réservation , des salles et d'autres ressources. Elle intègre également des fonctionnalités de planification hybride, de gestion des visiteurs, d'analyse de données et même d'affichage numérique, permettant ainsi aux employés comme aux responsables de rester organisés et de tirer le meilleur parti du bureau.
Caractéristiques clés pour bureaux hybrides
- réservation de bureaux et de salles: réservez des bureaux, des salles ou des places de parking.
- Planification hybride: les calendriers d'équipe améliorent la visibilité sur qui est au bureau et quand.
- Gestion des visiteurs : pré-enregistrement, enregistrement sans contact et alertes instantanées pour les hôtes.
- Assistant professionnel IA: intégré à Teams et Slack, il peut gérer les réservations récurrentes, trouver des salles disponibles avec certaines commodités ou localiser des collègues.
- Analyses et rapports: consultez les taux d'occupation, les absences et les tendances d'utilisation grâce à des tableaux de bord visuels et des cartes thermiques.
- Intégrations: fonctionne avec Microsoft 365, Outlook, Teams, Google Workspace, Azure AD, Okta, Slack, etc.
Aperçu des tarifs
YAROOMS est disponible à partir de 99 $ par mois pour un maximum de 10 utilisateurs. Les forfaits Business ajoutent des fonctionnalités d'analyse et un assistant IA, à partir de 399 $ par mois pour un maximum de 50 utilisateurs (jusqu'à 699 $ par mois pour 200 utilisateurs). La gestion des visiteurs est une option supplémentaire disponible au prix de 99 $ par site et par mois.
Pourquoi j'ai choisi YAROOMS
YAROOMS est généralement facile à prendre en main par les employés, ce qui permet aux équipes de se mettre au travail sans avoir besoin d'une formation approfondie. Les intégrations constituent un autre point fort. La possibilité de réserver à partir d'outils tels que Microsoft Teams (et d'autres applications courantes sur le lieu de travail) aide les utilisateurs à conserver leur flux de travail habituel et permet de réduire les doubles réservations. L'assistance est également souvent mentionnée dans les avis, en particulier pour l'intégration et le dépannage rapide.
Cependant, le prix est fixé par utilisateur, ce qui signifie que les coûts peuvent augmenter à mesure que votre effectif s'agrandit, même si de nombreuses personnes ne se connectent qu'occasionnellement. Les avis sur la version mobile sont également mitigés. Certains utilisateurs trouvent que l'application est moins fluide que la version bureau pour certaines tâches, en particulier par rapport à certaines alternatives à YAROOMS. Quelques avis mentionnent également que certaines fonctionnalités semblent encore un peu inachevées, comme le manque de détails sur les cartes (par exemple, les indicateurs d'équipement) et des dysfonctionnements occasionnels avec le calendrier Outlook.
Kadence
Kadence est un réservation de bureaux conçu pour faciliter la gestion des espaces de travail pour les équipes hybrides. Il simplifie Salle de réunion des bureaux et Salle de réunion , contribuant ainsi à améliorer la productivité et à réduire les coûts liés aux bureaux. Les employés et les responsables apprécient Kadence pour son design intuitif et son service client fiable.
Caractéristiques clés pour bureaux hybrides
- Réservation intelligente de bureaux et de salles: Les employés peuvent réserver rapidement des bureaux ou des salles de réunion dès qu'ils en ont besoin.
- Plans interactifs: des cartes avec code couleur permettent aux utilisateurs de trouver facilement les bureaux disponibles et les zones populaires du bureau.
- Réservation assistée par l'IA: Kadence AI permet de réserver plusieurs bureaux, de gérer les modifications et d'envoyer des mises à jour lorsque les collègues modifient leurs plans.
- Notifications en temps réel: des alertes informent les employés lorsque des collègues annulent des réservations ou lorsque des bureaux préférés se libèrent.
- Application mobile: vos employés peuvent réserver des bureaux et des salles où qu'ils se trouvent grâce à l'application mobile.
Aperçu des tarifs
Kadence utilise une approche tarifaire personnalisée, basée sur des devis. Les anciens tarifs oscillaient autour de 4 dollars par utilisateur actif et par mois et couvraient la gestion des visiteurs, mais pour obtenir les chiffres actualisés, vous devrez contacter directement l'équipe.
Pourquoi j'ai choisi Kadence
Kadence est facile à utiliser pour les employés. Les avis indiquent souvent qu'il est intuitif, même pour les personnes qui ne sont pas très à l'aise avec la technologie. L'expérience Microsoft Teams est également un atout majeur, car les employés peuvent réserver les bureaux où ils travaillent déjà tous les jours. L'assistance est un autre point fort souvent mentionné, de nombreux clients soulignant la rapidité des réponses et l'efficacité du dépannage.
Certains utilisateurs signalent réservation occasionnels lorsque la demande est forte, par exemple lorsqu'ils voient s'afficher le message « déjà réservé » et doivent choisir un autre bureau. Les tarifs peuvent également paraître élevés pour les petites équipes si celles-ci n'ont besoin que réservation de bureau basique. Et comme il n'y a pas beaucoup d'avis récents, il peut être plus difficile d'évaluer les performances actuelles du produit.
Comment choisir le meilleur logiciel de gestion d'espaces de travail hybrides
1. Déterminez ce dont vous avez vraiment besoin.
Les solutions logicielles hybrides pour bureaux ne se contentent pas d'aider votre équipe à réserver des espaces de travail. Beaucoup proposent également des fonctionnalités d'analyse des bureaux, de planification et d'enregistrement des équipes, ou encore de gestion des visiteurs. Réfléchissez à vos besoins réels. Avez-vous simplement besoin de réserver des espaces ? Ou souhaitez-vous gérer tout, des plannings des bureaux aux invités en passant par les données relatives au lieu de travail ?
Certaines plateformes proposent des offres tout-en-un, tandis que d'autres vous permettent de choisir uniquement les fonctionnalités qui importent à votre entreprise. Cela vous évite de payer pour des fonctionnalités dont vous n'avez pas besoin. Veillez simplement à laisser une marge de manœuvre pour votre croissance future !
2. Comparez les modèles de tarification et les coûts
Les logiciels hybrides de gestion de bureau peuvent vous aider à réaliser des économies à long terme en optimisant l'utilisation de votre espace, en vous aidant à réduire vos effectifs si nécessaire et en facilitant la gestion de votre bureau. Mais pour bénéficier de ces avantages, il faut généralement investir au préalable.
Certaines plateformes facturent par utilisateur, ce qui peut s'avérer coûteux à mesure que votre équipe s'agrandit. D'autres, comme Archie, facturent par ressource (comme les bureaux ou les salles), ce qui peut être plus abordable si vous avez beaucoup d'employés mais peu d'espaces de travail.
Voici un aperçu des coûts mensuels potentiels réservation de bureaux lorsque vous gérez 100 postes de travail et 200 employés :
Lorsque vous choisissez une solution, privilégiez une tarification transparente, sans frais cachés, et assurez-vous que le logiciel de gestion de l'environnement de travail hybride puisse évoluer au rythme de votre entreprise. Méfiez-vous des formules de base qui semblent abordables mais qui ne proposent pas de fonctionnalités essentielles, comme réservation de salles, réservation leurs offres standard! Certains outils facturent également des frais d'installation ; comparez donc le rapport qualité-prix global, et pas seulement le prix de départ.
3. Pensez à la facilité d'utilisation
Le meilleur logiciel pour les environnements de travail hybrides est celui que votre équipe souhaite réellement utiliser. Recherchez des plateformes dotées d'une interface claire et intuitive, où il suffit de quelques clics pour réserver un bureau ou vérifier qui vient au bureau. Si le logiciel est trop compliqué, les utilisateurs ne l'utiliseront pas, ce qui signifie que votre politique hybride ne fonctionnera pas correctement.
Les meilleures plateformes de bureau hybrides, telles qu'Archie et Robin, sont réputées pour leur conception conviviale. Un atout supplémentaire est que le logiciel fonctionne sur mobile, ordinateur de bureau et même Slack ou Microsoft Teams, ce qui permet aux employés de l'utiliser où qu'ils se trouvent.
Vérifiez également quel type d'assistance et de formation est inclus. Existe-t-il un centre d'aide proposant des guides et des vidéos ? Pouvez-vous discuter avec le service d'assistance si un problème survient ? Une aide fiable peut faire toute la différence, en particulier lors de la configuration.
4. Vérifiez les intégrations
Vous ne voulez pas passer votre journée à jongler entre différents outils. Recherchez un logiciel bureautique hybride qui s'intègre aux outils que vous utilisez déjà, par exemple :
- Vos réservations sont synchronisées avec les calendriers Google et Outlook, vous n'aurez donc aucune surprise.
- Vous pouvez réserver un bureau ou une salle directement depuis Slack ou Teams.
- L'enregistrement des visiteurs peut déclencher l'envoi automatique de notifications à l'hôte et l'impression de badges.
- Votre service RH ou votre fournisseur d'identité (tel que Microsoft Entra ID) peut gérer la gestion des utilisateurs.
Lorsque vos outils fonctionnent bien ensemble, votre équipe est plus productive et les frictions sont réduites.
5. Essayez avant d'acheter (si possible)
Un essai gratuit ou une démonstration en direct vous permet de voir comment tout fonctionne avant de prendre votre décision finale. Vous pouvez tester l'interface, voir si elle correspond à votre flux de travail et vous faire une idée de l'expérience globale.
Pendant la période d'essai, demandez à votre équipe de l'essayer également. Le trouvent-ils facile à utiliser ? Facilite-t-il la planification ou réduit-il la confusion ?
Profitez également de ce moment pour discuter avec l'équipe d'assistance du fournisseur. Évaluez leur réactivité et leur capacité à vous aider si vous rencontrez des problèmes par la suite !
Et si vous ne savez toujours pas quel outil de gestion d'espace de travail hybride choisir, réfléchissez à ceci :
Essayez le meilleur logiciel de gestion de l'espace de travail pour les bureaux hybrides
Si vous recherchez le meilleur outil pour vous aider à gérer un lieu de travail hybride, Archie est le choix idéal pour les moyennes et grandes entreprises. Il est facile à utiliser et performant là où cela compte. Vous payez par ressource, et non par utilisateur, de sorte que les coûts correspondent aux bureaux et aux salles que vous gérez réellement. De plus, il rassemble tout en un seul endroit à un prix raisonnable, et il est régulièrement très bien noté par les clients.
En fait, Archie est l'un des outils de travail hybrides les mieux notés du marché, selon les avis clients sur G2!
Pourquoi les équipes hybrides adorent utiliser Archie
🗓 Planifiez facilement vos journées au bureau
Les employés peuvent facilement indiquer s'ils travaillent au bureau ou à domicile. Cela permet à tout le monde de mieux se coordonner, notamment lors de la planification de réunions d'équipe ou simplement lorsque l'on souhaite travailler à proximité d'un collègue.
🪑 Réservez des bureaux et des salles en quelques secondes
En quelques clics, votre équipe peut réserver des bureaux ou des salles de réunion via Archie depuis son téléphone, son navigateur, Slack ou Microsoft Teams. Le système se met à jour en temps réel, ce qui évite toute confusion ou double réservation.
📍 Voyez qui est assis où
Les plans interactifs des bureaux permettent aux employés de choisir le bureau ou la salle qui leur convient le mieux pour la journée. Peut-être préfèrent-ils un endroit calme ou s'asseoir près de leur équipe ? Les administrateurs peuvent également attribuer des places ou définir des règles pour déterminer qui peut réserver où.
📊 Obtenez des informations pertinentes sur votre espace
Archie vous fournit des données utiles sur l'utilisation de votre bureau : quelles zones sont très fréquentées, lesquelles sont souvent vides et à quels moments le bureau est le plus occupé. Vous pouvez ainsi adapter votre agencement ou même réaliser des économies en réduisant les zones inutilisées.
✅ Enregistrements et rappels
Fini les réservations oubliées. Archie envoie des rappels conviviaux et permet aux utilisateurs de s'enregistrer rapidement via l'application, Slack ou en scannant un code QR.
🧾 Enregistrement facile des visiteurs
Si quelqu'un vous rend visite, il peut s'enregistrer sur une tablette ou en scannant un code. Les hôtes sont immédiatement informés, et vous pouvez même recueillir des signatures ou imprimer des badges pour plus de sécurité.
🔐 Sécurité renforcée et intégration fluide intégration des employés
Archie fonctionne avec votre système de contrôle d'accès et prend en charge l'authentification unique, afin que seules les personnes autorisées puissent accéder au bureau et que tout reste synchronisé.
En bref, Archie convient parfaitement aux entreprises de toutes tailles qui cherchent à mettre en place et à optimiser leurs configurations de travail hybrides.
Comparaisons rapides
- Archie vs OfficeSpace : OfficeSpace est destiné aux grands projets d'aménagement d'espace et à la gestion des déménagements. Si vous n'avez pas besoin de ces flux de travail immobiliers lourds et que vous recherchez une solution plus rapide à mettre en place (et souvent plus abordable), Archie est généralement plus adapté.
- Archie contre Robin: Robin est conçu pour les grandes entreprises et comprend des fonctionnalités supplémentaires telles que des enquêtes auprès des employés et le suivi de leur satisfaction, mais son prix est généralement basé sur un devis et peut être élevé. Archie est plus simple à mettre en place, plus facile à utiliser et propose une tarification transparente à partir de 159 $ par mois.
- Archie contre Envoy: Envoy est une excellente option pour les flux de travail liés aux visiteurs et les configurations de réception axées sur la sécurité, mais son coût peut s'avérer élevé, et certaines fonctionnalités clés ne sont disponibles que dans les formules les plus chères. Archie couvre réservation de bureaux, la planification des salles et la gestion des visiteurs avec un modèle tarifaire généralement plus facile à budgétiser.
- Archie vs elia : elia est un réservation de bureaux hybride, épuré et intuitif, que les équipes ont tendance à adopter rapidement. Archie est généralement le meilleur choix lorsque vous avez besoin de plus de contrôle (règles, validations, zones), d'analyses plus approfondies et d'un ensemble plus complet de fonctionnalités pour l'espace de travail, avec une tarification basée sur les bureaux et les salles plutôt que sur le nombre d'employés.
- Archie contre Skedda: Skedda propose des forfaits mensuels fixes (de 99 à 199 dollars par mois), mais chaque élément réservable compte comme un « espace », ce qui signifie que les coûts peuvent augmenter à mesure que vous ajoutez des bureaux, des casiers ou des places de stationnement. Archie facture par bureau et par pièce (2,80 dollars par bureau et 8 dollars par pièce), ce qui est souvent plus facile à prévoir à mesure que votre bureau s'agrandit.
- Archie contre Officely: Officely est un bon choix si vous recherchez simplement réservation simple réservation de bureaux réservation Slack ou Microsoft Teams (entre 2,50 $ et 4 $ par utilisateur). Archie est proposé à partir de 159 $ par mois et s'avère plus judicieux si vous souhaitez une configuration plus complète, comme des plans d'étage interactifs et des rapports plus détaillés.
- Archie vs Tactic : les deux couvrent bien la gestion du lieu de travail, mais Archie coûte moins cher.
- Archie vs YAROOMS : YAROOMS peut être rentable pour les très petites équipes (par exemple, 99 $/mois pour 10 utilisateurs). Archie tend à mieux fonctionner pour les bureaux de taille moyenne, car son prix est lié au nombre de bureaux et de salles, et non au nombre d'employés, ce qui permet souvent une meilleure évolutivité lorsque les gens partagent les espaces.
- Archie vs Kadence : Les deux peuvent prendre en charge la gestion du lieu de travail au-delà des simples réservations. La principale différence réside dans la tarification : Archie est clair et basé sur les ressources, tandis que Kadence est généralement basé sur des devis.
Berenika Teter
Responsable de contenu chez Archie, motivée par le café filtre et son amour du télétravail. Lorsqu'elle n'écrit pas sur les espaces de coworking et les lieux de travail hybrides, vous la trouverez probablement en train d'en explorer un.
