Qu'est-ce que la sécurité au bureau ?
La sécurité au bureau consiste à assurer la sécurité de votre lieu de travail, non seulement du bâtiment, mais aussi des personnes, des équipements et des informations qui s'y trouvent. Elle couvre trois domaines principaux :
- Sécurité physique: pensez aux serrures, caméras, alarmes et systèmes de gestion des visiteurs qui permettent de s'assurer que seules les personnes autorisées peuvent entrer dans les locaux.
- Cybersécurité: Protection de vos informations numériques (e-mails, fichiers, systèmes, etc.) contre les pirates informatiques ou les fuites de données.
- Sécurité des employés: mettre en place des règles simples pour signaler les problèmes, traiter les informations sensibles et réagir aux questions de sécurité sur le lieu de travail. Cela implique également d'apprendre aux employés à quoi ils doivent prêter attention, d'encourager chacun à s'exprimer si quelque chose semble anormal et de protéger ceux qui signalent des problèmes.
Lorsque tous ces éléments fonctionnent ensemble, votre lieu de travail est plus sûr, plus sécurisé et mieux préparé à faire face à toute éventualité.
Pourquoi la sécurité au bureau est-elle importante ?
La sécurité au bureau est importante car elle :
- Assure la sécurité des personnes. La sécurité des bureaux protège votre équipe, vos visiteurs et toute personne se trouvant dans le bâtiment contre tout danger ou préjudice.
- S'assure que seules les personnes autorisées peuvent entrer. Les systèmes de sécurité permettent de contrôler qui peut entrer dans certaines pièces ou utiliser certains fichiers, afin que les personnes n'accèdent qu'aux endroits où elles sont censées se rendre.
- Protège les informations importantes. La sécurité sur le lieu de travail protège également vos mots de passe, les coordonnées de vos clients et les documents de votre entreprise contre le vol ou la fuite.
- Aide en cas d'urgence. En cas d'incendie ou d'autre urgence, il est important de savoir qui se trouve dans le bâtiment. Une bonne sécurité permet de s'assurer que tout le monde puisse sortir rapidement et en toute sécurité.
- Assure la conformité de votre entreprise. De nombreuses entreprises doivent se conformer aux lois locales en matière de sécurité et de sûreté. Une sécurité renforcée sur le lieu de travail vous aide à respecter ces règles et à éviter les problèmes.
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Quels sont quelques exemples de sécurité au travail ?
Lorsque vous pensez à la sécurité de votre bureau, vous pensez probablement immédiatement aux agents de sécurité et aux alarmes bruyantes. Et c'est tout à fait logique. Mais il existe de nombreux outils de sécurité sur le lieu de travail que vous devriez mettre en place (et intégrer les uns aux autres !) :
Alarmes et capteurs
Les alarmes et les capteurs contribuent à la sécurité de votre bureau en vous avertissant lorsque quelque chose ne va pas.
Les alarmes sont volontairement bruyantes : elles attirent rapidement l'attention et peuvent effrayer toute personne qui n'a rien à faire là. Les capteurs peuvent également envoyer discrètement des alertes sur votre téléphone ou à votre équipe, afin que vous puissiez agir rapidement.
Vous pouvez utiliser différents types de capteurs dans vos bureaux. Par exemple, les capteurs de mouvement peuvent détecter tout mouvement dans des zones où personne ne devrait se trouver, les capteurs de porte peuvent détecter si une porte a été forcée et les détecteurs de fumée peuvent vous avertir en cas d'incendie.
Caméras de sécurité
Les caméras de sécurité vous permettent de voir ce qui se passe dans et autour de votre bureau. Elles sont idéales pour surveiller votre bureau en temps réel, mais elles sont également très utiles lorsque vous devez revenir en arrière et vérifier ce qui s'est passé après un incident, par exemple si quelque chose a disparu ou si quelqu'un est entré dans un espace où il n'était pas censé se trouver.
Les systèmes de caméras actuels sont plus intelligents que jamais, en particulier lorsqu'ils fonctionnent conjointement avec votre système de contrôle d'accès et votre logiciel de gestion des visiteurs.
💡 Par exemple, lorsqu'une personne déverrouille une porte, la caméra à proximité peut commencer à enregistrer automatiquement. Ainsi, vous ne savez pas seulement qu'une porte a été ouverte, vous pouvez également voir qui l'a ouverte et quand. Tout est horodaté et lié, ce qui facilite la reconstitution des événements par la suite.
Système de contrôle d'accès
Le contrôle d'accès consiste à gérer qui peut entrer dans différentes zones de votre bureau. Au lieu d'utiliser des clés classiques, vous pouvez utiliser des cartes-clés, des applications pour téléphone ou des scanners d'empreintes digitales. Ces systèmes garantissent que seules les personnes autorisées peuvent ouvrir certaines portes et permettent également de savoir qui est allé où et quand.
💡 Par exemple, seule votre équipe informatique devrait pouvoir accéder à la salle des serveurs. Grâce à un système de contrôle d'accès, vous pouvez facilement mettre cela en place. Et si quelque chose d'inhabituel se produit, comme l'ouverture d'une porte après les heures de travail, vous pouvez rapidement vérifier le système pour voir qui était présent.
Outils modernes outils de contrôle d'accès tels que Kisi ou Tapkey facilitent considérablement la gestion des accès aux portes, en particulier dans les bureaux aux horaires flexibles ou disposant de plusieurs sites. Il n'est plus nécessaire de toujours avoir quelqu'un à l'accueil pour laisser entrer les personnes. Les employés peuvent utiliser un identifiant sécurisé (tel qu'un téléphone ou un badge) pour accéder aux zones qui leur sont autorisées, et même utiliser le même identifiant pour les casiers et les imprimantes.
Pour encore plus de fluidité, vous pouvez connecter votre système de contrôle d'accès à un service d'authentification unique (SSO). Ainsi, vos employés n'auront besoin que d'un seul identifiant pour tout, de l'ouverture des portes à la connexion aux outils de travail. Cela simplifie la vie de votre équipe et ajoute une couche de sécurité supplémentaire.
Système de sécurité pour la gestion des visiteurs
Les systèmes de gestion des visiteurs tels que Archie vous aident à savoir qui entre, pourquoi et qui ils rencontrent. Même si ça peut sembler pas grand-chose, ils jouent un rôle important dans ta sécurité globale et sont plus efficaces quand ils sont connectés à des systèmes d'accès aux portes et à des caméras de sécurité.
Voici comment cela fonctionne généralement : lorsqu'un visiteur arrive, il s'enregistre à la réception ou sur une tablette. Le système enregistre son nom, sa photo, le motif de sa visite et la personne qu'il vient voir. Il reçoit un badge visiteur afin que tout le monde sache qu'il n'est pas un employé, et le système enregistre son heure d'arrivée. Cela peut sembler simple, mais c'est très utile en cas de problème.
💡 Par exemple, si votre bureau a pour règle que les visiteurs doivent porter un badge, il est plus facile de remarquer si quelqu'un tente de s'introduire sans s'enregistrer (ce qu'on appelle le « tailgating »). Vos caméras PoE peuvent le détecter, et le système de gestion des visiteurs permet de confirmer qui était censé être présent et qui ne l'était pas.
Ou peut-être qu'un visiteur qui s'est enregistré pénètre dans un espace où il n'est pas autorisé à entrer.Si vous utilisez un système tel qu'Archie, vous pouvez rapidement vérifier ses coordonnées , comme l'heure à laquelle il est arrivé, la personne qu'il a visitée, et même voir sa photo. Vous pouvez faire correspondre cela avec des séquences vidéo et des registres d'accès aux portes pour comprendre exactement ce qui s'est passé, même si cela remonte à plusieurs semaines.
Mots de passe et outils de protection en ligne
La sécurité au bureau ne se limite pas à des portes verrouillées et à des caméras, elle comprend également la protection de vos e-mails, fichiers et systèmes à l'aide de mots de passe forts et d'outils intelligents.
Des outils tels que Okta ou Psono facilitent la gestion des comptes partagés de l'entreprise en sécurisant les mots de passe et en n'autorisant l'accès qu'aux personnes habilitées. Ils permettent également d'appliquer des règles strictes en matière de mots de passe à l'ensemble de votre équipe.
💡 Par exemple, un mot de passe fort doit comporter un mélange de lettres, de chiffres et de symboles, et éviter les combinaisons faciles à deviner telles que « 1234 » ou « mot de passe ». Encouragez votre équipe à mettre à jour régulièrement ses mots de passe et à ne pas réutiliser le même partout. L'ajout d'une authentification à deux facteurs (2FA), comme un code envoyé sur votre téléphone, rend les choses encore plus sûres. Les outils de protection en ligne sont très utiles, mais il est tout aussi important d'apprendre à votre équipe à rester en sécurité sur Internet.
Comment assurer la sécurité de votre bureau ? Bonnes pratiques
Pour assurer la sécurité de votre bureau, tenez compte des conseils suivants en matière de sécurité au travail :
Utilisez des badges et des systèmes de contrôle d'accès
L'un des moyens les plus simples d'améliorer la sécurité consiste à fournir aux employés et aux visiteurs des badges ou des laissez-passer numériques pour accéder à certaines zones. Un système de badges garantit que seules les personnes autorisées peuvent entrer dans certaines salles, certains étages ou certains services. Vous pouvez définir différents niveaux d'accès en fonction du rôle de la personne. Par exemple, vous pouvez autoriser l'accès aux salles de serveurs au service informatique, mais pas aux employés en général.
Les badges créent également des enregistrements numériques indiquant quand et où les personnes entrent, ce qui peut être utile en cas d'incident. Vous pouvez même bloquer l'accès à certaines personnes si nécessaire et connecter votre système à des outils de gestion de l'espace pour voir comment le bureau est utilisé en temps réel.
Installer des caméras et des capteurs
Les caméras de sécurité vous aident à surveiller ce qui se passe dans vos locaux. Placez-les aux entrées, aux sorties et dans d'autres zones clés, et si possible, connectez-les à vos outils de contrôle d'accès. Ainsi, lorsqu'une porte s'ouvre, la caméra l'enregistre automatiquement. Il est alors facile de faire correspondre les séquences vidéo avec les registres d'entrée et d'enquêter rapidement sur tout élément inhabituel.
Les caméras, les alarmes et les capteurs sont également très utiles pour détecter les problèmes à un stade précoce. Les capteurs de mouvement peuvent vous alerter si quelqu'un se déplace dans une zone réglementée, tandis que les capteurs de porte peuvent détecter si une porte a été forcée. Les détecteurs de fumée sont bien sûr indispensables pour la sécurité incendie. Les alarmes sonores peuvent effrayer les intrus, tandis que les alertes silencieuses peuvent avertir votre équipe de sécurité ou envoyer un message sur votre téléphone.
Mettez régulièrement à jour vos logiciels.
On a tendance à l'oublier, mais il est important de maintenir à jour la technologies utilisées sur le lieu de travail à jour est l'un des meilleurs moyens de garantir votre sécurité. Les mises à jour corrigent souvent les failles de sécurité que les pirates pourraient tenter d'exploiter. Encouragez vos employés à mettre à jour leurs appareils et envisagez d'envoyer des rappels ou d'offrir votre aide à ceux qui en ont besoin. À ce propos...
Formez votre équipe aux cybermenaces
Vos employés constituent une partie importante de votre équipe de sécurité. Des sessions de formation régulières sur des sujets tels que le phishing, la sécurité des mots de passe et les bonnes et mauvaises pratiques sur Internet peuvent s'avérer très utiles. Veillez à ce que ces sessions soient courtes, conviviales et ouvertes aux questions. Vous serez surpris de voir à quel point votre équipe apprend vite et combien de menaces elle peut vous aider à éviter.
Effectuez régulièrement des contrôles de sécurité
De temps à autre, prenez du recul et évaluez votre configuration de sécurité. Un audit de sécurité, réalisé par votre équipe ou par un professionnel, peut vous aider à repérer les lacunes et à suggérer des améliorations. Les choses changent avec le temps, c'est pourquoi il est utile de revoir régulièrement vos systèmes afin de garder une longueur d'avance sur les nouveaux risques.
Mettez en place une politique relative aux visiteurs.
Les visiteurs ne devraient jamais pouvoir entrer dans votre bureau sans prévenir. Une bonne politique relative aux visiteurs définit qui peut vous rendre visite, où les visiteurs peuvent se rendre et à quel moment. Vous pouvez également exiger que les visiteurs soient accompagnés pendant leur séjour ou qu'ils vous préviennent à l'avance s'ils ont besoin d'accéder à des zones sensibles. Assurez-vous que tous les employés connaissent ces règles et les respectent également !
La réception est votre première ligne de défense. Des systèmes sécurisés tels qu'Archie permettent aux visiteurs de s'enregistrer sur une tablette, de prendre leur photo, de leur délivrer un badge et d'enregistrer le nom de la personne qu'ils viennent rencontrer et l'heure de leur rendez-vous, afin de vous fournir un journal complet de vos présences. registre de présence de toutes les personnes présentes dans le bâtiment à tout moment.
Assurez la sécurité de votre bureau avec Archie
Le système de gestion des visiteurs d'Archie vous permet de contrôler qui entre dans vos locaux, de suivre qui se trouve sur place et de gérer les urgences, le tout à partir d'un seul endroit :
- Sachez qui est présent au bureau: avec Archie, les visiteurs s'enregistrent rapidement à l'aide d'une tablette ou d'un kiosque. Vous pouvez prendre leur photo, imprimer un badge et collecter des documents tels que des accords de confidentialité. Toutes les visites sont enregistrées, vous savez donc toujours qui était dans le bâtiment et à quel moment. Vous pouvez même partager l'accès Wi-Fi en toute sécurité sans donner le mot de passe.
- Gérez les urgences en toute confiance: en cas d'urgence, vous pouvez envoyer des alertes à toutes les personnes présentes dans le bâtiment. Les personnes peuvent indiquer qu'elles sont en sécurité dans l'application, et vous pouvez rapidement vérifier qui est absent. Archie vous permet également d'informer les visiteurs si le bureau est fermé ou quand ils peuvent revenir en toute sécurité.
- Contrôlez l'accès aux portes: Archie fonctionne avec les systèmes d'accès aux portes populaires tels que Kisi et Tapkey. Vous pouvez déverrouiller les portes depuis l'application, définir qui peut entrer où et quand, et mettre à jour automatiquement les autorisations, sans matériel supplémentaire.
- Gérez facilement les livraisons: Archie vous aide également à gérer le courrier et les colis. Vous pouvez attribuer les livraisons à la bonne personne, lui envoyer une notification rapide et lui permettre de récupérer ses articles en toute sécurité via un kiosque.
Berenika Teter
Responsable de contenu chez Archie, motivée par le café filtre et son amour du télétravail. Lorsqu'elle n'écrit pas sur les espaces de coworking et les lieux de travail hybrides, vous la trouverez probablement en train d'en explorer un.
