Qu'est-ce qu'une politique relative aux visiteurs sur le lieu de travail ?
Une politique relative aux visiteurs sur le lieu de travail est un ensemble de règles et de directives qui expliquent comment les visiteurs doivent être traités lorsqu'ils se rendent sur votre lieu de travail. Elle contribue à garantir la sécurité de tous : employés, visiteurs et votre entreprise.
Par exemple, la politique de votre entreprise en matière de visiteurs pourrait préciser :
- Qui peut être considéré comme un visiteur ? ? différents types de visiteurs et procédures, par exemple les clients, les entrepreneurs, les livreurs.
- Horaires acceptables pour les visites sur le lieu de travail et la durée de chaque séjour.
- Conditions d'enregistrement, telles que l'enregistrement, la présentation d'une pièce d'identité ou le port d'un badge visiteur.
- Règles d'accès, telles que les endroits où les visiteurs sont autorisés à se rendre et s'ils doivent être accompagnés.
- Protocoles de sécurité et de sûreté y compris les examens médicaux, les procédures d'urgence ou la signature de documents juridiques tels que les accords de confidentialité.
- Pré-enregistrement processus pour les visites prévues (le cas échéant) afin de rendre les enregistrements plus rapides et plus fluides.
Si vous ne savez pas exactement quoi inclure, copiez le modèle de politique relative aux visiteurs ou téléchargez gratuitement le PDF ci-dessous. Le modèle de politique relative aux visiteurs peut ensuite être personnalisé avec des détails qui reflètent la politique de votre entreprise en la matière, dont nous allons également discuter.
Modèle de politique relative aux visiteurs sur le lieu de travail
Aperçu et objectif de la politique
Notre politique relative aux visiteurs définit le protocole d'admission des visiteurs dans nos installations. Notre objectif est de veiller à ce que les visiteurs ne compromettent pas la sécurité de nos locaux et de nos biens, ne distraient pas nos employés et ne s'exposent pas à des risques.
Portée
Cette politique de gestion des visiteurs s'applique à tous les employés. Le terme « visiteur sur le lieu de travail » englobe les visiteurs personnels tels que les amis et la famille, ainsi que les sous-traitants, les fournisseurs externes, les parties prenantes et le public. Cette politique ne s'applique pas aux employés travaillant à distance ou aux employés d'autres sites de l'entreprise. Toutefois, les employés en congé parental doivent obtenir un badge visiteur pour entrer dans nos locaux.
Éléments de politique
Les visiteurs doivent respecter les consignes suivantes :
- Inscription : Tous les visiteurs doivent s'inscrire à la réception, à l'entrée ou au bureau d'accueil et présenter une pièce d'identité.
- Pass visiteurs : Les visiteurs reçoivent des laissez-passer qui doivent être rendus après leur visite.
- Accompagnement des employés: Les employés sont responsables de leurs visiteurs lorsqu'ils se trouvent dans les locaux de l'entreprise.
- Respect des politiques de l'entreprise : Les visiteurs doivent respecter nos politiques en matière d'utilisation d'Internet, de protection des données et de confidentialité pendant leur séjour. Toute utilisation abusive, divulgation d'informations confidentielles ou prise de photos non autorisée dans les zones réglementées est interdite et peut entraîner l'expulsion ou des poursuites judiciaires.
Heures d'ouverture
Les visiteurs sont autorisés pendant les heures normales de travail. L'accès en dehors des heures de travail nécessite une autorisation écrite du service des ressources humaines ou de la direction. Visiteurs personnels En règle générale, les visiteurs personnels non autorisés ne sont pas admis. Des exceptions peuvent être accordées par le service des ressources humaines, le responsable de la sécurité ou le chef de bureau au cas par cas, de préférence par écrit, bien qu'une autorisation verbale puisse être donnée en cas d'urgence.
Entrepreneurs et prestataires de services
Seules les personnes venant pour des raisons officielles peuvent entrer. Le personnel de la réception leur remettra un badge et leur demandera de le porter en permanence dans l'enceinte du bâtiment.
Autres visiteurs
Nos locaux peuvent parfois accueillir des étudiants, des investisseurs, des clients, des candidats à un emploi et des partenaires commerciaux, qui doivent tous avoir obtenu au préalable l'autorisation écrite du service des ressources humaines ou de la direction et être accompagnés en permanence par un employé.
Politique en matière de sollicitation
Conformément à notre politique de non-sollicitation, les visiteurs ne sont pas autorisés à faire du prosélytisme, à solliciter des dons, àrechercher des donateurs ou à demander la participation à des activités.
Livraisons
Les livraisons doivent être effectuées à la réception ou à l'entrée. Les employés qui attendent des livraisons doivent être prévenus par le personnel de la réception, qui peut réceptionner les colis en leur nom si nécessaire. Les livraisons volumineuses doivent être acheminées directement vers les zones désignées, telles que les entrepôts, après avoir été contrôlées par la sécurité.
Zones réglementées
Les visiteurs ne sont pas autorisés à pénétrer dans les zones contenant des matières dangereuses, des documents confidentiels ou des équipements sensibles, sauf s'ils disposent d'une autorisation et des équipements de protection nécessaires.
Visiteurs non autorisés
Le personnel de sécurité expulsera tout visiteur non autorisé. Les employés qui rencontrent de tels visiteurs doivent les diriger vers le service de sécurité ou le responsable du bureau.
Mesures disciplinaires
Toute violation de cette politique par les employés entraînera des mesures disciplinaires proportionnelles à la gravité de l'infraction, pouvant aller d'un avertissement verbal au licenciement.
Que doit inclure une politique relative aux visiteurs sur le lieu de travail ?
1. Aperçu et objectif de la politique. Expliquez pourquoi la politique relative aux visiteurs existe : vous pouvez mentionner l'amélioration de la sécurité, la garantie d'une expérience agréable pour les visiteurs et la protection des employés, des visiteurs et des biens de l'entreprise.
2. Le champ d'application, c'est-à-dire les personnes concernées par la politique relative aux visiteurs. Indiquez clairement à qui s'applique la politique, par exemple aux employés sur site, aux employés à distance qui se rendent au bureau et aux différents types de visiteurs tels que les fournisseurs, les clients et les membres de la famille des employés. Définissez des procédures distinctes pour les différents types de visiteurs et adaptez le processus de gestion des visiteurs aux besoins de chaque groupe.
3. Le protocole, comprenant :
- Autorisation des visiteurs. Expliquez les étapes d'autorisation des visiteurs, de l'invitation initiale à la vérification d'identité à la réception. Indiquez les éventuelles exigences en matière de confirmation électronique ou de pré-enregistrement.
- Procédure d'enregistrement. Décrivez ce que les visiteurs doivent faire à leur arrivée, par exemple s'inscrire, présenter une pièce d'identité ou porter un badge visiteur.
- Restrictions d'accès. Précisez quelles parties du lieu de travail sont interdites aux visiteurs et établissez des règles claires pour assurer la sécurité des zones sensibles.
4. Procédures d'urgence. Précisez comment les visiteurs sont pris en charge en cas d'urgence, par exemple lors d'une évacuation ou d'un confinement, et comment ils seront recensés.
5. Rôles et responsabilités. Définissez qui est chargé de gérer les visiteurs, de les accueillir, de les accompagner et de veiller à ce qu'ils respectent les règles. Précisez clairement quelles sont leurs tâches, en particulier en cas d'urgence.
6. Confidentialité et conservation des données. Définissez des directives pour la collecte, le stockage et la suppression des informations relatives aux visiteurs afin de garantir le respect des lois sur la confidentialité.
Pourquoi une politique relative aux visiteurs sur le lieu de travail est-elle importante ?
Une politique relative aux visiteurs sur le lieu de travail est plus qu'un simple ensemble de règles : c'est un outil essentiel pour garantir la sécurité, l'organisation et l'accueil dans votre bureau. Voici pourquoi chaque lieu de travail devrait en avoir une :
1. Assure la sécurité des employés et des visiteurs
Une politique d'enregistrement des visiteurs contribue à protéger votre lieu de travail contre les risques potentiels en définissant clairement qui peut entrer, où ces personnes peuvent se rendre et dans quelles conditions. Elle permet également d'éviter les distractions, telles que les visiteurs qui déambulent ou interrompent le travail. En fixant des limites claires, vous créez un environnement sûr et propice à la concentration pour votre équipe.
2. Crée une expérience accueillante pour les visiteurs
La première impression est importante. Qu'il s'agisse d'un partenaire commercial potentiel, d'un candidat à un poste ou d'un client, une politique relative aux visiteurs permet de s'assurer qu'ils se sentent valorisés dès leur arrivée. Elle décrit :
- Qui accueille les visiteurs (par exemple, le personnel de la réception ou d'autres membres de l'équipe).
- Procédures d'enregistrement, telles que la délivrance de badges et la mise en relation des visiteurs avec la personne appropriée.
Cela permet non seulement de protéger votre lieu de travail, mais aussi de vos invités se sentent les bienvenus et en confiance pendant leur visite.
3. Économise du temps et des efforts
Une politique claire relative aux visiteurs au bureau élimine les incertitudes pour votre équipe. Au lieu de se demander quoi faire à chaque fois qu'une personne arrive, le personnel peut suivre les étapes décrites dans la politique relative aux visiteurs. Cela permet de gagner un temps précieux et d'assurer le bon déroulement des opérations.
Une politique relative aux visiteurs sur le lieu de travail ne concerne pas uniquement la sécurité, elle vise également à créer une meilleure expérience pour tous, des employés aux visiteurs. Grâce à des directives claires, vous pouvez garantir la sécurité, gagner du temps et offrir un environnement accueillant et professionnel à chaque fois.
Qu'est-ce qu'un exemple de politique relative aux visiteurs ?
Les politiques relatives aux visiteurs sont essentielles pour de nombreux types d'organisations afin de garantir la sécurité, l'organisation et l'accueil de leurs locaux. Voici les exemples les plus courants de politiques relatives aux visiteurs :
- Bureaux et entreprises: pour gérer les clients, les fournisseurs et les candidats à un emploi, en garantissant des enregistrements fluides et la sécurité sur le lieu de travail. Voici un exemple de politique relative aux visiteurs provenant de BMC.
- Écoles et universités: pour suivre les parents, les prestataires et autres visiteurs tout en protégeant les élèves et le personnel. L'école en plein air utilise une politique relative aux visiteurs (PDF) afin de garantir un environnement sûr.
- Établissements de santé: pour contrôler l'accès des visiteurs et protéger la vie privée des patients dans les zones sensibles. Scripps Health dispose d'une politique détaillée concernant les visiteurs des patients hospitalisés.
- Bâtiments gouvernementaux: afin de garantir un niveau élevé de sécurité pour les employés, les fonctionnaires et les visiteurs. Voici un exemple de politique relative aux visiteurs (PDF) du Département des services aux personnes handicapées de Washington D.C..
- Usines et entrepôts: pour offrir un accès sécurisé et surveillé aux livreurs, entrepreneurs et inspecteurs. Le BME Group présente ses politiques relatives aux visiteurs afin de garantir la sécurité sur le lieu de travail.
- Espaces de coworking: pour rationaliser l'enregistrement des clients tout en garantissant la sécurité de l'espace de travail partagé. Aurelius Coworks inclut des politiques relatives aux visiteurs dans ses procédures de santé et de sécurité.
- Lieux événementiels: pour gérer efficacement les participants, les fournisseurs et le personnel, et garantir le bon déroulement des événements. Lightbox Productions applique une politique de sécurité des visiteurs afin d'assurer le bon déroulement des événements.
Comment créer une politique relative aux visiteurs sur le lieu de travail ?
1. Rédigez une politique relative aux visiteurs sur le lieu de travail de l'entreprise.
- Définissez qui peut vous rendre visite. Décidez quels types de visiteurs sont autorisés, tels que les clients, les candidats à un emploi, les entrepreneurs ou les livreurs. Vous devrez peut-être établir des règles différentes pour chaque groupe, par exemple exiger une pièce d'identité pour les entrepreneurs ou limiter les visites sociales.
- Mettez en place un processus d'enregistrement. Facilitez le suivi des personnes qui entrent dans vos locaux. Les visiteurs peuvent s'enregistrer auprès d'une réceptionniste, sur une feuille d'enregistrement ou via un système d'enregistrement numérique. Si nécessaire, fournissez des badges aux visiteurs afin qu'ils puissent être facilement identifiés.
- Assurez la sécurité et la sûreté. Les visiteurs doivent respecter les règles élémentaires de sécurité au bureau, telles que le port d'un badge, le fait de rester dans les zones désignées ou d'être accompagnés par un employé. Assurez-vous qu'ils connaissent les procédures d'urgence et les consignes de sécurité.
- Protégez les informations confidentielles. Si les visiteurs sont susceptibles d'avoir accès à des informations sensibles sur l'entreprise, demandez-leur de signer un accord de confidentialité (NDA). Cela est particulièrement important pour les sous-traitants, les fournisseurs ou les partenaires commerciaux.
- Définissez clairement les heures de visite et les restrictions. Décidez quand les visiteurs sont autorisés à entrer dans les locaux et s'il existe des restrictions, telles que l'accès à certaines zones. Limiter les heures de visite peut aider à gérer la sécurité et à éviter les perturbations.
La rédaction de directives relatives à la gestion des visiteurs n'est que la première étape. Le véritable travail commence lorsqu'il s'agit de s'assurer qu'elles sont comprises et respectées. Voici comment mettre efficacement en œuvre votre politique :
2. Communiquer la politique relative aux visiteurs
Commencez par partager le PDF de la nouvelle politique relative aux visiteurs avec vos employés. Expliquez-leur pourquoi elle est importante, en mettant l'accent sur les avantages qu'elle leur apporte, comme l'amélioration de la sécurité et la réduction des distractions. Informez-les que :
- La politique existe désormais et voici pourquoi elle a été créée.
- Où ils peuvent le trouver pour référence future.
Encouragez les discussions afin d'aborder toutes les questions ou préoccupations et recueillez les commentaires afin d'identifier les domaines qui pourraient nécessiter des éclaircissements ou des améliorations.
3. Formez votre équipe
Organisez de courtes sessions de formation pour présenter la politique aux employés. Abordez les sections clés, telles que :
- Procédures d'enregistrement des visiteurs.
- Rôles et responsabilités liés à la gestion des visiteurs.
- Protocoles de sécurité pour différents types de visiteurs.
Ces sessions permettent à votre équipe de poser des questions, de partager ses préoccupations et de comprendre son rôle dans la mise en œuvre de la politique.
4. Utilisez un logiciel de gestion des visiteurs
Donnez vie à votre politique grâce au logiciel de gestion des visiteurs. Ce logiciel permet d'automatiser et de rationaliser le processus en :
- Envoi aux visiteurs d'informations importantes avant leur visite, telles que les informations sur le stationnement, les étapes d'enregistrement et les exigences en matière d'identité.
- Enregistrement électronique des visiteurs.
- Informer les hôtes de l'arrivée de leurs invités.
- Délivrance de badges visiteurs pour faciliter l'identification.
- Veiller à ce que toutes les visites soient suivies et contrôlées.
Un système de gestion des visiteurs comme Archie's présente de nombreux avantages. Il facilite la mise en œuvre tout en améliorant la sécurité sur le lieu de travail et en garantissant la cohérence.
Politique relative aux visiteurs de l'entreprise FAQ
Ils doivent respecter votre politique de gestion des visiteurs. En général, le processus se résume à :
- Pré-enregistrement du visiteur: Utilisez le système de gestion des visiteurs de votre lieu de travail, tel que Archie pour préenregistrer le visiteur. Indiquez des informations telles que le nom du visiteur, ses coordonnées, le motif de sa visite et son heure d'arrivée prévue.
- Fournir des informations avant la visite: communiquez aux visiteurs les informations importantes, telles que les instructions de stationnement, les exigences en matière d'identité ou les procédures d'enregistrement, afin qu'ils soient prêts à leur arrivée.
- Être disponible à l'heure prévue: Assurez-vous d'être disponible pour accueillir votre visiteur rapidement et l'aider à se sentir le bienvenu.
- Accompagner le visiteur: Accueillez votre visiteur à la réception ou au au kiosque d'enregistrement et accompagnez-le jusqu'à l'endroit approprié. Assurez-vous qu'il reste dans les zones autorisées.
- Vérification de la conformité à l'enregistrement: assurez-vous que le visiteur effectue toutes les étapes requises, telles que s'inscrire, présenter une pièce d'identité ou porter un badge.
- Connaître les procédures d'urgence: familiarisez votre visiteur avec les protocoles de sécurité pertinents, tels que les itinéraires d'évacuation ou les contacts d'urgence, en cas d'incident.
Dans une entreprise, les livraisons sont généralement gérées par une réceptionniste ou via un système dédié. Lorsqu'un colis arrive, il est enregistré et la personne concernée est informée afin qu'elle puisse venir le récupérer. Certaines entreprises utilisent une salle du courrier, un bureau d'accueil ou des casiers intelligents où les employés peuvent récupérer leurs livraisons à leur convenance. Les systèmes de gestion des visiteurs ou les applications de suivi des colis permettent de rationaliser ce processus en alertant automatiquement les destinataires lorsque leur colis est livré.
Choisir le bon système de gestion des visiteurs n'est pas nécessairement compliqué si vous vous concentrez sur vos besoins et sur ce que le système offre. Recherchez des fonctionnalités telles que l'enregistrement sans contact, les notifications en temps réel, les flux de travail personnalisables, les badges visiteurs et les intégrations avec des outils tels que les calendriers ou les systèmes de contrôle d'accès. Un bon système doit également donner la priorité à la sécurité des données et à la conformité afin de protéger les informations des visiteurs.
Si vous recherchez une solution flexible, abordable et simple à utiliser pour la gestion des visiteurs et bien plus encore, Archie est un choix de premier ordre.
Berenika Teter
Responsable de contenu chez Archie, motivée par le café filtre et son amour du télétravail. Lorsqu'elle n'écrit pas sur les espaces de coworking et les lieux de travail hybrides, vous la trouverez probablement en train d'en explorer un.
