- Ce que vous apprendrez
- What a workplace visitor policy is
- Why every office should have a visitor policy
- What to include in a company visitor policy
- Examples of workplace visitor rules and procedures
- How visitor management software like Archie Visitors helps enforce visitor policies automatically
Qu'est-ce qu'une politique relative aux visiteurs sur le lieu de travail ?
A workplace visitor policy is a set of guidelines that explains how visitors should be managed when they come to your office, building, or workplace. Its purpose is to keep employees, visitors, and company property safe while creating a smooth and professional visitor experience.
A visitor policy typically covers things like:
- Who qualifies as a visitor, such as clients, contractors, delivery drivers, interview candidates, or guests
- When visitors are allowed on-site and how long they can stay
- Check-in requirements, such as signing in, showing ID, or wearing a visitor badge
- Access permissions, including which areas visitors can enter and whether they need to be accompanied by an employee
- Safety and security procedures, such as emergency protocols, health screenings, or signing documents like NDAs
- Pre-registration requirements for planned visits to help speed up the check-in process
If you’re not sure where to start, you can use the visitor policy template below as a starting point. Simply customize it to match your workplace, security requirements, and visitor procedures.
Modèle de politique relative aux visiteurs sur le lieu de travail
Aperçu et objectif de la politique
Notre politique relative aux visiteurs définit le protocole d'admission des visiteurs dans nos installations. Notre objectif est de veiller à ce que les visiteurs ne compromettent pas la sécurité de nos locaux et de nos biens, ne distraient pas nos employés et ne s'exposent pas à des risques.
Portée
Cette politique de gestion des visiteurs s'applique à tous les employés. Le terme « visiteur sur le lieu de travail » englobe les visiteurs personnels tels que les amis et la famille, ainsi que les sous-traitants, les fournisseurs externes, les parties prenantes et le public. Cette politique ne s'applique pas aux employés travaillant à distance ou aux employés d'autres sites de l'entreprise. Toutefois, les employés en congé parental doivent obtenir un badge visiteur pour entrer dans nos locaux.
Éléments de politique
Les visiteurs doivent respecter les consignes suivantes :
- Registration: All visitor must sign in at the reception, gate or front office and present identification
- Visitor Passes: Visitors are issues passes which must be returned after their visit
- Employees Accompaniment: Employees are responsible for their visitor while on company premises.
- Compliance with Company Policies: Visitors must adhere to our internet usage, data protection and confidentiality policies during their stay. Misuse of intent, disclosure of confidential information, or authorized photography of restricted areas is prohibited may result in removal or legal action.
Heures d'ouverture
Les visiteurs sont autorisés pendant les heures normales de travail. L'accès en dehors des heures de travail nécessite une autorisation écrite du service des ressources humaines ou de la direction. Visiteurs personnels En règle générale, les visiteurs personnels non autorisés ne sont pas admis. Des exceptions peuvent être accordées par le service des ressources humaines, le responsable de la sécurité ou le chef de bureau au cas par cas, de préférence par écrit, bien qu'une autorisation verbale puisse être donnée en cas d'urgence.
Entrepreneurs et prestataires de services
Seules les personnes venant pour des raisons officielles peuvent entrer. Le personnel de la réception leur remettra un badge et leur demandera de le porter en permanence dans l'enceinte du bâtiment.
Autres visiteurs
Nos locaux peuvent parfois accueillir des étudiants, des investisseurs, des clients, des candidats à un emploi et des partenaires commerciaux, qui doivent tous avoir obtenu au préalable l'autorisation écrite du service des ressources humaines ou de la direction et être accompagnés en permanence par un employé.
Politique en matière de sollicitation
Conformément à notre politique de non-sollicitation, les visiteurs ne sont pas autorisés à faire du prosélytisme, à solliciter des dons, àrechercher des donateurs ou à demander la participation à des activités.
Livraisons
Les livraisons doivent être effectuées à la réception ou à l'entrée. Les employés qui attendent des livraisons doivent être prévenus par le personnel de la réception, qui peut réceptionner les colis en leur nom si nécessaire. Les livraisons volumineuses doivent être acheminées directement vers les zones désignées, telles que les entrepôts, après avoir été contrôlées par la sécurité.
Zones réglementées
Les visiteurs ne sont pas autorisés à pénétrer dans les zones contenant des matières dangereuses, des documents confidentiels ou des équipements sensibles, sauf s'ils disposent d'une autorisation et des équipements de protection nécessaires.
Visiteurs non autorisés
Le personnel de sécurité expulsera tout visiteur non autorisé. Les employés qui rencontrent de tels visiteurs doivent les diriger vers le service de sécurité ou le responsable du bureau.
Mesures disciplinaires
Toute violation de cette politique par les employés entraînera des mesures disciplinaires proportionnelles à la gravité de l'infraction, pouvant aller d'un avertissement verbal au licenciement.
Que doit inclure une politique relative aux visiteurs sur le lieu de travail ?
A good visitor policy should explain a few key things:
1. Policy overview and purpose
Start by explaining why the visitor policy exists. In most cases, it’s there to improve workplace security, make check-ins easier, and protect employees, visitors, and company property.
2. Who the policy applies to
Clarify who needs to follow the policy. This can include clients, vendors, contractors, delivery drivers, job candidates, employee guests, and remote employees visiting the office. You can also create different rules for different visitor types. For example, a delivery driver may only need quick front-desk access, while a contractor may need approval, ID checks, and an escort.
3. Visitor rules and check-in steps
Explain how visitors are approved and checked in. This can include pre-registration, electronic confirmations, ID checks, signing in at reception, and wearing a visitor badge. This section should also explain where visitors are allowed to go and which areas are off-limits.
4. Emergency procedures
Include what visitors should do during an emergency, such as an evacuation or lockdown. Make sure there is a clear way to account for visitors who are on-site.
5. Roles and responsibilities
Explain who is responsible for managing visitors. This may include reception staff, hosts, security teams, office managers, or employees who invite guests. Make it clear who greets visitors, escorts them, answers questions, and helps during emergencies.
6. Data privacy and retention
Finally, explain how visitor information is collected, stored, used, and deleted. This helps protect visitor privacy and keeps your policy aligned with data protection rules.
Pourquoi une politique relative aux visiteurs sur le lieu de travail est-elle importante ?
A workplace visitor policy helps you keep your office safe, organized, and welcoming. It gives your team a clear process to follow whenever someone visits, so there is less confusion at the front desk and a better experience for everyone.
1. Visitor policy helps keep people and the workplace safe
A visitor sign-in policy explains who can enter your workplace, where they can go, and what rules they need to follow. This helps protect employees, guests, equipment, and sensitive areas. It also prevents visitors from wandering around the office without permission.
2. Visitor policy creates a better visitor experience
A clear policy makes visits feel smoother and more professional. Visitors know where to go, how to check in, who will meet them, and whether they need a badge or ID. This is especially helpful for clients, job candidates, partners, contractors, and delivery drivers.
3. Visitor policy saves time for your team
Without a clear process, employees may have to figure out what to do every time someone arrives. A visitor policy removes that guesswork. Reception staff, office managers, and hosts can follow the same steps each time, which makes check-ins faster and easier.
4. Visitor policy helps with emergency planning
If there is an evacuation or another emergency, your team needs to know who is in the building. A visitor policy helps make sure guests are signed in, tracked, and accounted for when it matters most.
Qu'est-ce qu'un exemple de politique relative aux visiteurs ?
Visitor policies help organizations keep their spaces safe, organized, and welcoming. They usually explain who can visit, how guests should check in, where they can go, and what rules they need to follow.
Here are a few real-life visitor policy examples:
- Offices and businesses: Visitor policies help manage clients, vendors, contractors, and job candidates while maintaining workplace security. For example, BMC’s visitor policy outlines visitor registration, identification requirements, and workplace access procedures.
- Schools and universities: Schools use visitor policies to protect students and staff while welcoming parents, contractors, visiting speakers, and community members. Academy Transformation Trust’s visitor policy requires visitors to sign in, provide identification, wear visitor badges, follow safeguarding procedures, and remain escorted when necessary.
- Healthcare facilities: Hospitals and healthcare providers use visitor policies to protect patient privacy, control access to sensitive areas, and support infection prevention procedures. Scripps Health provides detailed visitor guidelines for patients, families, and guests.
- Government buildings: Government agencies often have strict visitor policies to maintain security and protect employees, officials, and public records. The D.C. Department on Disability Services outlines visitor access requirements and building security procedures.
- Factories and warehouses: Manufacturing facilities use visitor policies to ensure contractors, inspectors, delivery drivers, and other guests follow health and safety requirements while on-site. BME Group’s visitor policy focuses on workplace safety, hazard awareness, and site access controls.
- Coworking spaces: Shared workspaces use visitor policies to manage guest access while maintaining security for members and businesses operating within the space. Aurelius Coworks includes visitor guidelines as part of its health and safety procedures.
- Event venues: Visitor and attendee policies help event organizers manage large numbers of guests, vendors, contractors, and staff while ensuring safe and efficient operations. Lightbox Productions uses visitor security procedures to support smooth event management.
Comment créer une politique relative aux visiteurs sur le lieu de travail ?
1. Rédigez une politique relative aux visiteurs sur le lieu de travail de l'entreprise.
- Define who can visit. Decide which types of visitors are allowed, such as clients, job candidates, contractors, or delivery personnel. You may need different rules for different groups, like requiring ID for contractors or limiting social visits.
- Set up a check-in process. Make it easy to track who enters your office. Visitors can sign in using a receptionist, a sign-in sheet, or a digital check-in system. If needed, provide visitor badges so they can be easily identified.
- Ensure safety and security. Visitors should follow basic office security rules, such as wearing badges, staying in designated areas, or being escorted by an employee. Make sure they are aware of emergency procedures and safety guidelines.
- Protect confidential information. If visitors might have access to sensitive company information, require them to sign a Non-Disclosure Agreement (NDA). This is especially important for contractors, vendors, or business partners.
- Set clear visiting hours and restrictions. Decide when visitors are allowed in the office and if there are any restrictions, such as access to certain areas. Limiting visiting hours can help manage security and prevent disruptions.
Writing down visitor management guidelines is just the first step — ensuring they are understood and followed is where the real work begins. Here’s how to put your policy into action effectively:
2. Communiquer la politique relative aux visiteurs
Commencez par partager le PDF de la nouvelle politique relative aux visiteurs avec vos employés. Expliquez-leur pourquoi elle est importante, en mettant l'accent sur les avantages qu'elle leur apporte, comme l'amélioration de la sécurité et la réduction des distractions. Informez-les que :
- La politique existe désormais et voici pourquoi elle a été créée.
- Où ils peuvent le trouver pour référence future.
Encouragez les discussions afin d'aborder toutes les questions ou préoccupations et recueillez les commentaires afin d'identifier les domaines qui pourraient nécessiter des éclaircissements ou des améliorations.
3. Formez votre équipe
Organisez de courtes sessions de formation pour présenter la politique aux employés. Abordez les sections clés, telles que :
- Procédures d'enregistrement des visiteurs.
- Rôles et responsabilités liés à la gestion des visiteurs.
- Protocoles de sécurité pour différents types de visiteurs.
Ces sessions permettent à votre équipe de poser des questions, de partager ses préoccupations et de comprendre son rôle dans la mise en œuvre de la politique.
4. Utilisez un logiciel de gestion des visiteurs
Donnez vie à votre politique grâce au logiciel de gestion des visiteurs. Ce logiciel permet d'automatiser et de rationaliser le processus en :
- Envoi aux visiteurs d'informations importantes avant leur visite, telles que les informations sur le stationnement, les étapes d'enregistrement et les exigences en matière d'identité.
- Enregistrement électronique des visiteurs.
- Informer les hôtes de l'arrivée de leurs invités.
- Délivrance de badges visiteurs pour faciliter l'identification.
- Veiller à ce que toutes les visites soient suivies et contrôlées.
A visitor management system like Archie’s has multiple benefits. It makes implementation easier while improving workplace security and ensuring consistency.
Politique relative aux visiteurs de l'entreprise FAQ
Ils doivent respecter votre politique de gestion des visiteurs. En général, le processus se résume à :
- Pré-enregistrement du visiteur: Utilisez le système de gestion des visiteurs de votre lieu de travail, tel que Archie pour préenregistrer le visiteur. Indiquez des informations telles que le nom du visiteur, ses coordonnées, le motif de sa visite et son heure d'arrivée prévue.
- Fournir des informations avant la visite: communiquez aux visiteurs les informations importantes, telles que les instructions de stationnement, les exigences en matière d'identité ou les procédures d'enregistrement, afin qu'ils soient prêts à leur arrivée.
- Être disponible à l'heure prévue: Assurez-vous d'être disponible pour accueillir votre visiteur rapidement et l'aider à se sentir le bienvenu.
- Accompagner le visiteur: Accueillez votre visiteur à la réception ou au au kiosque d'enregistrement et accompagnez-le jusqu'à l'endroit approprié. Assurez-vous qu'il reste dans les zones autorisées.
- Vérification de la conformité à l'enregistrement: assurez-vous que le visiteur effectue toutes les étapes requises, telles que s'inscrire, présenter une pièce d'identité ou porter un badge.
- Connaître les procédures d'urgence: familiarisez votre visiteur avec les protocoles de sécurité pertinents, tels que les itinéraires d'évacuation ou les contacts d'urgence, en cas d'incident.
Dans une entreprise, les livraisons sont généralement gérées par une réceptionniste ou via un système dédié. Lorsqu'un colis arrive, il est enregistré et la personne concernée est informée afin qu'elle puisse venir le récupérer. Certaines entreprises utilisent une salle du courrier, un bureau d'accueil ou des casiers intelligents où les employés peuvent récupérer leurs livraisons à leur convenance. Les systèmes de gestion des visiteurs ou les applications de suivi des colis permettent de rationaliser ce processus en alertant automatiquement les destinataires lorsque leur colis est livré.
Choisir le bon système de gestion des visiteurs n'est pas nécessairement compliqué si vous vous concentrez sur vos besoins et sur ce que le système offre. Recherchez des fonctionnalités telles que l'enregistrement sans contact, les notifications en temps réel, les flux de travail personnalisables, les badges visiteurs et les intégrations avec des outils tels que les calendriers ou les systèmes de contrôle d'accès. Un bon système doit également donner la priorité à la sécurité des données et à la conformité afin de protéger les informations des visiteurs.
Si vous recherchez une solution flexible, abordable et simple à utiliser pour la gestion des visiteurs et bien plus encore, Archie est un choix de premier ordre.