- Ce que vous apprendrez
- Qu'est-ce qu'un processus de gestion des visiteurs et comment fonctionne-t-il ?
- Pourquoi les systèmes modernes de gestion des visiteurs sont-ils plus efficaces que les registres papier ?
- Comment organiser les flux de visiteurs en fonction des différents types de clients
Fini le temps des feuilles d'inscription papier désordonnées : les systèmes modernes de gestion des visiteurs (VMS) permettent désormais d'automatiser l'ensemble du processus de gestion des visiteurs, le rendant plus rapide et plus efficace pour les invités et les employés. Que vous accueilliez un candidat à un poste, un fournisseur ou un invité VIP, un bon VMS peut vous aider à créer des expériences d'enregistrement personnalisées et à améliorer la gestion globale du flux de visiteurs.
Ce guide vous explique le fonctionnement d'un système de gestion des visiteurs, les meilleures façons de concevoir un processus de gestion des visiteurs et les différents flux de gestion des visiteurs que vous pourriez envisager.
Qu'est-ce qu'un processus de gestion des visiteurs ?
Un processus de gestion des visiteurs est le moyen utilisé par les entreprises pour garder une trace des personnes qui entrent dans leurs locaux. Il facilite les enregistrements, garantit la sécurité du lieu de travail et assure une expérience d'enregistrement fluide pour vos invités.
Voici comment cela fonctionne généralement :
- Enregistrement des visiteurs – Les visiteurs s'inscrivent, soit en s'enregistrant à l'avance en ligne, soit en se présentant à la réception à l'aide d'un borne de gestion des visiteurs, une tablette, un code QR ou une feuille d'inscription.
- Vérification d'identité – En fonction des besoins en matière de sécurité, les visiteurs peuvent être amenés à présenter une pièce d'identité, à se faire prendre en photo ou à se voir remettre un badge temporaire.
- Notification à l'hôte – Le système alerte automatiquement l'employé que vous venez voir, afin que vous n'ayez pas à attendre trop longtemps.
- Contrôle d'accès – Certains lieux de travail fournissent des cartes d'accès temporaires ou exigent qu'une personne accompagne les visiteurs dans les zones réglementées.
- Suivi et départ : Les coordonnées des visiteurs sont enregistrées et le système consigne leur départ pour des raisons de sécurité et de conformité.
Un système de gestion des visiteurs (VMS) automatise ce processus, ce qui accélère les enregistrements, renforce la sécurité et permet de tenir à jour des registres de visiteurs précis.
Pourquoi utiliser un système de gestion des visiteurs — fonctionnalités et avantages
Un système de gestion des visiteurs (VMS) facilite l'accueil des visiteurs tout en garantissant la sécurité et l'organisation de votre lieu de travail. Au lieu d'utiliser des feuilles d'inscription papier ou d'enregistrer manuellement les coordonnées des visiteurs, un VMS automatise l'ensemble du processus de gestion des visiteurs :
- Enregistrement rapide : Les clients peuvent s'enregistrer à l'aide d'un code QR, d'une application mobile ou d'une tablette tactile. Les registres papier ne sont plus nécessaires.
- Notifications instantanées pour les hôtes : Les hôtes reçoivent une alerte automatique lorsque leur visiteur arrive.
- Badges visiteurs : Le système imprime des badges visiteurs avec les noms et les photos pour faciliter l'identification.
- Formulaires numériques et accords de confidentialité : Les visiteurs peuvent signer des accords ou des politiques de sécurité sur place.
- Intégrations tierces : Le VMS se synchronise avec outils bureautiques, aux systèmes de sécurité et aux logiciels de contrôle d'accès pour améliorer la sécurité sur le lieu de travail.
- Registres détaillés des visiteurs: vous pouvez conserver une trace de toutes les entrées afin de savoir qui se trouve dans le bâtiment à tout moment.
- Alertes d'urgence : Un système VMS peut avertir instantanément les visiteurs et le personnel en cas d'urgence.
- Prise en charge linguistique : Les systèmes de gestion des visiteurs prennent en charge différentes langues afin que chaque visiteur puisse s'enregistrer en toute simplicité.
- Flux de visiteurs personnalisés : les meilleurs systèmes de gestion des visiteurs vous permettent de personnaliser l'expérience d'enregistrement en fonction du type de visiteur.
Vous recherchez le meilleur système de gestion des visiteurs (VMS) qui soit ? De l'instant où un visiteur s'enregistre jusqu'à son départ, Archie veille à ce que tout se passe rapidement, facilement et en toute sécurité. Les visiteurs peuvent s'enregistrer à l'avance en ligne, s'identifier à l'aide d'un code QR et recevoir une notification instantanée lorsque leur hôte est prêt. Archie est bien plus qu'un simple système de gestion des visiteurs : c'est une solution complète qui garantit le bon fonctionnement des lieux de travail.
Comment fonctionne un système de gestion des visiteurs ?
Pour commencer, la plupart des systèmes de gestion des visiteurs nécessitent une tablette ou un écran tactile à l'entrée pour l'enregistrement, un ordinateur pour gérer les dossiers des visiteurs et une connexion Wi-Fi stable s'ils sont basés sur le cloud.
Vous pouvez également utiliser :
- Imprimantes de badges pour badges visiteurs temporaires
- Lecteurs de codes QR pour des enregistrements plus rapides
- Caméras pour la vérification d'identité
- Lecteurs de badges pour le contrôle d'accès
- Kiosques pour visiteurs pour l'enregistrement automatique
Ils entraînent toutefois des coûts supplémentaires. Quel que soit le matériel que vous choisissez, voici comment fonctionne un système de gestion des visiteurs, étape par étape :
#1 Pré-inscription
Avant l'arrivée d'un visiteur, le système peut lui envoyer une invitation par e-mail contenant des informations importantes, telles que l'itinéraire, les consignes de sécurité ou un formulaire de dépistage médical. Les visiteurs peuvent ainsi s'inscrire à l'avance, ce qui accélère encore davantage le processus d'enregistrement. Toutefois, si une personne se présente sans invitation, elle peut tout de même s'inscrire sur place ⤵
#2 Enregistrement à l'arrivée
Lorsque les visiteurs arrivent, ils s'enregistrent à l'aide d'une borne de gestion des visiteurs ou de leur téléphone, selon le matériel utilisé. Ils peuvent être amenés à saisir leurs coordonnées, à prendre une photo rapide ou à signer des documents importants (tels qu'un accord de confidentialité ou un accord de sécurité). S'ils se sont préenregistrés, ils peuvent simplement scanner un code QR pour un enregistrement encore plus rapide.
#3 Contrôle de sécurité automatisé
Le système peut automatiquement filtrer les visiteurs en fonction des paramètres définis par l'entreprise. Il peut vérifier si le visiteur a été pré-approuvé, restreindre les arrivées anticipées ou exiger qu'il réponde à des questions de filtrage avant de lui permettre d'entrer.
#4 Informer l'hôte
Dès que le visiteur s'enregistre, le système envoie une notification instantanée à son hôte pour l'informer de son arrivée. Il n'y a donc plus besoin d'attendre à la réception.
#5 Rencontre avec l'invité
Comme l'hôte sait exactement qui il doit accueillir, il peut accueillir le visiteur immédiatement.
#6 Tenir un registre des visiteurs
Le système enregistre également toutes les entrées et sorties des visiteurs. Cela aide les entreprises à savoir qui se trouvait dans le bâtiment à un moment donné, ce qui améliore la sécurité et la conformité sur le lieu de travail. Les registres des visiteurs peuvent également fournir des informations utiles sur les tendances en matière de fréquentation, aidant ainsi les entreprises à améliorer leur expérience d'enregistrement au fil du temps.
💡 Vous pouvez en savoir plus sur les solutions VMS dans notre guide PDF sur les systèmes de gestion des visiteurs →
Comment créer un système de gestion des visiteurs
Pour créer votre propre système de gestion des visiteurs, vous aurez besoin des éléments suivants :
- Un hôte — L'employé ou la personne que le visiteur vient rencontrer,
- Un réceptionniste — La personne (ou une borne numérique) qui aide à l'enregistrement,
- Logiciel de gestion des visiteurs — Un système de gestion des visiteurs tel qu’Archie gère l’ensemble du processus d’enregistrement, et enfin,
- Visiteurs !
Identifiez les types de visiteurs que vous attendez
La gestion des flux de visiteurs commence par la définition des différents types de visiteurs, puis par la détermination de la manière dont les invités s'enregistreront, des mesures de sécurité dont ils ont besoin et de la nécessité de s'inscrire à l'avance ou de s'enregistrer à leur arrivée. Réfléchissez aux personnes qui visitent généralement votre espace :
- Clients ou consommateurs
- Candidats à un emploi
- Fournisseurs ou sous-traitants
- Chauffeurs-livreurs
- Amis ou membres de la famille des employés
Planifiez l'intégralité du parcours du visiteur
Chaque type de visiteur peut avoir besoin d'une procédure d'enregistrement légèrement différente. Cependant, avec le logiciel adéquat, vous pouvez automatiser l'ensemble du processus de gestion des visiteurs.
Archie vous permet de personnaliser entièrement la manière dont les visiteurs s'enregistrent et se déplacent dans votre espace. Par exemple, vous pouvez demander à certains visiteurs de prendre une photo, d'imprimer un badge d'identification ou de remplir un questionnaire après leur visite. Vous pouvez même mettre en place des suivis automatiques, comme l'envoi d'un questionnaire de satisfaction après leur visite.
Avant de commencer à tout mettre en place, il est préférable de répertorier les différents événements et actions qui ont lieu pendant une visite :
- L'hôte envoie une invitation au visiteur avant la visite.
- Le visiteur arrive à la réception ou à une borne d'enregistrement.
- Ils s'enregistrent en saisissant leurs coordonnées ou en scannant un code QR.
- Vérification d'identité si nécessaire.
- Le visiteur signe tous les documents requis tels qu'un accord de confidentialité ou un formulaire de sécurité.
- Ils reçoivent un badge visiteur.
- L' l'hôte est informé que son invité est arrivé.
- Le visiteur rencontre l'hôte ou assiste à une réunion.
- À l'issue de la visite, le visiteur part et son dossier est mis à jour.
En dressant cette liste, vous pourrez identifier les domaines dans lesquels vous avez besoin de technologie, les étapes qui nécessitent une sécurité supplémentaire et les domaines dans lesquels vous pouvez accélérer et faciliter les processus.
Plan d'urgence
Votre dispositif de gestion des visiteurs doit également prévoir les mesures à prendre en cas d'urgence. Un bon système devrait vous aider à :
- Consultez rapidement la liste en temps réel de toutes les personnes présentes dans le bâtiment (employés et visiteurs).
- Envoyer des alertes d'urgence par SMS, e-mail ou application
- Aidez les équipes de sécurité à effectuer rapidement des appels lors des évacuations
Les visiteurs sont sous votre responsabilité dès qu'ils pénètrent dans vos locaux, et disposer d'un plan peut faire toute la différence dans les situations stressantes.
Formez votre équipe
Un système sophistiqué ne servira pas à grand-chose si personne ne sait comment l'utiliser ! Tout d'abord, assurez-vous que tout le monde comprend les règles que vous avez mises en place pour les visiteurs. Cela comprend :
- Quel type de pièce d'identité les visiteurs doivent-ils présenter (le cas échéant) ?
- Où les visiteurs sont autorisés à aller (et où ils ne le sont pas)
- Si les visiteurs doivent être accompagnés dans le bâtiment
- Quelles questions de dépistage ou contrôles de santé les visiteurs doivent-ils remplir avant d'entrer ?
Ces règles doivent trouver le juste équilibre entre accueillir chaleureusement les visiteurs et assurer la sécurité de votre lieu de travail. Des directives claires aident également votre équipe à rester cohérente et à éviter toute confusion.
Ensuite, formez votre équipe à l'utilisation du système de gestion des visiteurs. Tout le monde, du personnel de la réception aux équipes de sécurité en passant par les employés qui accueillent les visiteurs, doit savoir :
- Comment les visiteurs doivent-ils s'enregistrer ?
- Comment les hôtes sont informés de l'arrivée de leurs invités
- Que faire en cas de problème ou d'urgence ?
De courtes sessions de formation, des guides de référence rapide et des vidéos simples sont autant d'excellents moyens pour que tout le monde se familiarise avec le processus. Un peu de préparation maintenant peut vous faire gagner beaucoup de temps (et vous éviter bien des maux de tête) plus tard !
Gestion des flux de visiteurs — exemples
1. Visite entièrement préenregistrée
Pour les visiteurs fréquents, les invités VIP ou les réunions programmées, un processus de pré-enregistrement facilite et accélère les formalités d'enregistrement. Les visiteurs remplissent à l'avance tous les détails nécessaires, y compris la vérification d'identité, les accords de sécurité et tous les formulaires requis. À leur arrivée, ils n'ont plus qu'à scanner un code QR à une borne d'enregistrement automatique ou à la réception. Leur hôte est automatiquement averti et, si nécessaire, un badge visiteur est imprimé. Ce processus réduit les temps d'attente et allège la charge de travail de la réception.
💡 Idéal pour : Les sièges sociaux, les espaces de coworking ou les entreprises qui reçoivent fréquemment des visiteurs externes.
📌 Implication de la réception : Minimale – le processus est presque entièrement automatisé.
2. Visite préenregistrée avec inscription sur place
Certains lieux de travail exigent que les visiteurs s'inscrivent à l'avance, mais des étapes supplémentaires sont effectuées sur place. Les visiteurs peuvent être amenés à confirmer leurs coordonnées, à se faire prendre en photo ou à signer des accords supplémentaires à leur arrivée. Les visiteurs sans rendez-vous ne sont pas acceptés, mais les invités préinscrits peuvent finaliser leur enregistrement à l'aide d'une tablette ou d'une borne située à la réception. Une fois l'enregistrement terminé, le visiteur reçoit un badge d'identification et son hôte en est informé.
💡 Idéal pour : Sécuriser les bureaux, les centres de recherche et les organisations dont l'accès des visiteurs est contrôlé.
📌 Implication de la réception : Modérée – le personnel peut aider à l'inscription finale, mais ne s'occupe pas de toutes les étapes.
3. Visiteurs sans rendez-vous
Dans les lieux de travail qui acceptent les visiteurs imprévus, ces derniers doivent s'enregistrer à leur arrivée. Ils saisissent leurs coordonnées sur une tablette ou une borne et, si nécessaire, prennent une photo et signent les formulaires juridiques (accords de confidentialité, décharges de responsabilité, etc.). Une fois enregistrés, leur hôte en est informé et ils peuvent être amenés à patienter à la réception jusqu'à ce que quelqu'un vienne les chercher. En fonction des politiques de sécurité, ils peuvent recevoir une carte d'accès temporaire ou avoir besoin d'être accompagnés pour accéder à certaines zones.
💡 Idéal pour : Centres de services, lieux événementiels et entreprises qui acceptent les visiteurs sans rendez-vous.
📌 Implication de la réception : Élevée – le personnel de la réception aide activement les visiteurs lors de l'enregistrement et des contrôles de sécurité.
4. Entrepreneurs et fournisseurs
Les lieux de travail qui gèrent des sous-traitants ou des fournisseurs ont souvent des mesures de sécurité plus strictes. Les visiteurs peuvent être amenés à télécharger leurs certifications ou leurs preuves de conformité avant leur arrivée. Lors de leur enregistrement, ils peuvent être amenés à regarder une vidéo d'information sur la sécurité pour obtenir l'accès. Le système peut fournir des identifiants d'accès temporaires, tels qu'une carte-clé numérique, pour permettre l'entrée dans les zones réglementées.
💡 Idéal pour : Entrepôts, usines de fabrication et bureaux hautement sécurisés.
📌 Implication de la réception : Faible à modérée – un kiosque en libre-service peut prendre en charge la majeure partie du processus.
5. Visiteurs hautement sécurisés
Dans les installations où les protocoles de sécurité sont stricts, les visiteurs doivent se soumettre à un contrôle supplémentaire. Ils doivent s'inscrire à l'avance et obtenir une autorisation manuelle avant leur arrivée. Ils peuvent également être amenés à présenter une pièce d'identité ou à se soumettre à un contrôle de sécurité avant d'entrer. L'accès n'est accordé qu'après autorisation du service de sécurité ou d'un administrateur.
💡 Idéal pour : Bâtiments gouvernementaux, laboratoires de recherche ou entreprises traitant des données confidentielles.
📌 Implication de la réception : Élevée – des approbations manuelles et des contrôles de sécurité sont nécessaires.
Tous les visiteurs ne sont pas identiques, c'est pourquoi un processus d'enregistrement unique ne convient pas à tous les lieux de travail. Un bon système de gestion des visiteurs comme Archie vous permet de personnaliser l'expérience d'enregistrement en fonction du type de visiteur, des exigences de sécurité et de l'expérience d'enregistrement souhaitée.