- Publié initialement le 21 mai 2024
- Dernière mise à jour : 23 mai 2025
Chaque fois que quelqu'un se rend sur votre lieu de travail, c'est l'occasion de faire bonne impression. Un accueil chaleureux et convivial donne le ton de la visite et en dit long sur votre entreprise. Voici comment accueillir correctement un visiteur au bureau.
Guide pour accueillir les visiteurs dans votre bureau
L'importance d'accueillir des visiteurs sur le lieu de travail
- Un enregistrement fluide (attente réduite, instructions claires et accueil chaleureux) montre que vous vous souciez du temps et de l'expérience de vos visiteurs, ce qui crée immédiatement un climat de confiance.
- La plupart des gens préfèrent les enregistrements rapides en libre-service grâce à des visites préenregistrées et bornes d'enregistrement ; ceux-ci sont désormais considérés comme une norme et non plus comme une option.
- De plus, un processus de gestion des visiteurs bien organisé garantit la sécurité de votre bureau !
Imaginons qu'un client potentiel se rende dans vos bureaux. S'il est accueilli chaleureusement, pris en charge rapidement et guidé vers le bon endroit, cela donne une image fiable et professionnelle de toute votre équipe. Cette impression positive restera gravée dans son esprit et peut même influencer sa décision de faire affaire avec vous.
Mais il ne s'agit pas seulement d'offrir un service rapide et convivial. Un processus de gestion des visiteurs adéquat processus de gestion des visiteurs vous aide à savoir exactement qui se trouve dans votre bâtiment et pourquoi. Des outils tels que les inscriptions numériques, l'impression de badges ou la pré-inscription permettent d'empêcher tout accès non autorisé et de s'assurer que les visiteurs ne se perdent pas ou ne se retrouvent pas là où ils ne devraient pas être. Pour les espaces de travail hybrides, les systèmes de gestion des visiteurs permettent également de suivre la fréquentation des bureaux, car tout le monde ne vient pas tous les jours.
Il est intéressant de noter que les gens préfèrent les enregistrements rapides en libre-service plutôt que de parler à quelqu'un. Cela signifie que les bornes d'enregistrement sur iPad, les codes QR et les rendez-vous préenregistrés ne sont plus seulement des options agréables à avoir. Heureusement, tous ces éléments font partie des systèmes modernes de gestion des visiteurs, dont vous découvrirez bientôt plus de détails.
Défis courants lors de l'accueil de visiteurs sur le lieu de travail
Il est important de faire en sorte que les visiteurs se sentent les bienvenus, mais ce n'est pas toujours facile. Il existe quelques défis courants qui peuvent se présenter dans de nombreux lieux de travail :
1. Personne ne sait que le visiteur va venir.
Il arrive parfois qu'un visiteur se présente sans que personne à la réception n'en ait été informé. La réceptionniste doit alors deviner qui il vient voir, et le visiteur se retrouve à attendre dans un certain embarras pendant que la situation est clarifiée. Cela peut donner l'impression que votre entreprise est mal préparée ou désorganisée, ce qui n'est pas une bonne première impression.
2. Longs délais d'attente
Si la personne que le visiteur doit rencontrer n'arrive pas rapidement (ou pire, ne sait même pas que le visiteur est là), le visiteur risque de rester assis dans le hall d'attente pendant trop longtemps. Cela est particulièrement frustrant pour les clients ou les candidats à un emploi qui s'attendent à ce que les choses se déroulent à l'heure. Cela peut donner aux gens l'impression que leur temps n'est pas valorisé.
3. Processus d'enregistrement déroutant
Si le processus d'enregistrement est confus ou peu clair, par exemple si les visiteurs doivent remplir un long formulaire sans aucune aide, cela peut les mettre mal à l'aise ou les agacer. Certaines personnes peuvent hésiter à demander de l'aide, et l'ensemble du processus devient alors plus stressant qu'il ne devrait l'être. Un enregistrement clair, simple et convivial permet d'éviter cela.
4. Lacunes en matière de sûreté et de sécurité
Lorsque les visiteurs ne sont pas correctement enregistrés, ne reçoivent pas de badge ou ne sont pas suivis, ils peuvent accidentellement pénétrer dans des zones où ils ne devraient pas se trouver. Cela peut non seulement prêter à confusion, mais aussi constituer un risque pour la sécurité. Dans les bureaux hybrides très fréquentés bureaux hybrides où les gens vont et viennent à des moments différents, il est particulièrement important de savoir qui se trouve dans le bâtiment et pourquoi.
Comment un VMS résout ces problèmes liés à l'enregistrement
Un système de gestion des visiteurs (VMS) tel qu'Archie peut transformer complètement la manière dont les visiteurs s'enregistrent dans les bureaux. Au lieu d'utiliser des feuilles d'inscription papier peu pratiques, les visiteurs peuvent s'enregistrer à l'aide d'une tablette, d'une borne ou même de leur téléphone. Si le visiteur s'enregistre à l'avance avant son arrivée, ses coordonnées sont déjà enregistrées dans le système de gestion des visiteurs. Il lui suffit alors de scanner un code QR ou d'appuyer sur un bouton pour s'enregistrer.
L'un des principaux avantages est qu'il permet à tout le monde d'être informé. Dès que le visiteur s'enregistre, la personne qu'il doit rencontrer reçoit une notification, par e-mail, SMS ou via des outils tels que Slack. Plus besoin de deviner où se trouve l'hôte ou d'attendre qu'il se manifeste.
Un bon système de gestion des visiteurs (VMS) renforce également la sécurité sur le lieu de travail. Il permet d'imprimer des badges avec le nom du visiteur, sa photo et le nom de la personne qu'il vient voir, afin qu'il soit clair qu'il s'est enregistré. Certains systèmes proposent même un enregistrement sans contact, par exemple en scannant un code QR ou en utilisant la reconnaissance faciale, ce qui est plus rapide et plus hygiénique.
Enfin, il vous aide à garder une trace de toutes les personnes qui entrent et sortent. Le système enregistre automatiquement chaque visite, ce qui est très utile pour la sécurité, les audits ou les urgences. Tout semble plus organisé et plus professionnel, ce qui laisse à vos visiteurs une excellente première impression de votre entreprise.
Comment accueillir un visiteur au bureau avec un VMS
Mettre en place un système de gestion des visiteurs (VMS) est une chose, mais cela ne garantit pas automatiquement une expérience visiteur exceptionnelle si vous ne maîtrisez pas les stratégies de base en matière de gestion des visiteurs. stratégies de gestion des visiteurs. Voici quelques règles à retenir lorsque vous recevez des visiteurs dans vos bureaux :
1. Activer la préinscription
La préinscription est un excellent moyen de faire bonne impression dès le départ. Avant que quelqu'un n'arrive à votre bureau, il reçoit un e-mail contenant tout ce dont il a besoin, y compris les itinéraires, les règles à respecter en tant que visiteuret les identifiants d'accès au Wi-Fi. Il peut remplir tous les formulaires importants à l'avance, de sorte qu'à son arrivée, il n'aura plus qu'à scanner un code QR pour s'enregistrer. Cela permet à votre équipe et à vos invités de gagner du temps.
Et ne vous inquiétez pas : même si les visiteurs ne se sont pas préinscrits, ils peuvent tout de même s'enregistrer à leur arrivée.
2. Soyez prêt à… accueillir vos visiteurs
Si vous avez une réceptionniste, assurez-vous qu'elle sache qui vient, qui elle doit rencontrer et à quelle heure. Elle pourra accueillir les invités et les aider à s'enregistrer. Si vous n'en avez pas, assurez-vous que vos invités puissent s'enregistrer eux-mêmes , par exemple à l'aide d'une borne tactile.
3. Facilitez l'enregistrement
Lorsqu'un visiteur arrive, son enregistrement doit être rapide et facile. Selon votre configuration, il peut être amené à prendre une photo, à signer un formulaire de sécurité ou un accord de confidentialité, et à obtenir un badge visiteur imprimé.
Avec un système comme Archie, les invités peuvent utiliser une tablette, une borne ou même leur téléphone pour s'enregistrer. Il leur suffit de saisir leurs coordonnées, de prendre une photo si nécessaire et de signer tout document important, tel qu'un accord de confidentialité ou un formulaire de sécurité. S'ils se sont déjà préenregistrés, le processus est encore plus rapide : il leur suffit de scanner un code QR et le tour est joué. Une fois qu'un visiteur s'est enregistré, assurez-vous qu'il sache exactement où aller ensuite ou qui attendre.
4. Informez leur hôte de leur arrivée.
Personne n'aime attendre sans savoir si on l'a remarqué. Dès que le visiteur s'enregistre, le système doit immédiatement informer l'hôte de son arrivée.
Cela signifie que le visiteur n'a pas besoin de demander à quelqu'un d'appeler son hôte ni de se demander s'il est au bon endroit. Cela permet d'accélérer les choses et aide le visiteur à se sentir accueilli et attendu.
5. Vérifier les visiteurs
Assurez-vous que les invités quittent les lieux avant de partir. En cas d'urgence, comme un exercice d'évacuation incendie ou une évacuation, vous saurez exactement qui se trouve encore à l'intérieur. Cela est particulièrement utile dans les lieux de travail hybrides ou les espaces partagés très fréquentés, où les gens vont et viennent tout au long de la journée.
Avant que vos visiteurs ne partent, remerciez-les de leur visite et proposez-leur votre aide s'ils ont besoin d'autre chose, comme des indications, un contact pour un suivi ou de l'aide pour sortir du bâtiment.
Il y a encore une chose à garder à l'esprit lorsque vous accueillez des visiteurs dans une entreprise :
Types de visiteurs dans un bureau
Les bureaux reçoivent toutes sortes de visiteurs, et chacun d'entre eux peut avoir des besoins légèrement différents en matière de gestion des visiteurs :
- Les clients sont des personnes qui viennent pour en savoir plus sur vos services, avoir une réunion ou parler affaires. En les accueillant chaleureusement et en prenant soin d'eux, vous instaurez un climat de confiance qui peut déboucher sur des partenariats à long terme.
- Les candidats à un emploi viennent passer des entretiens ou des évaluations. C'est leur première impression de votre lieu de travail, donc un accueil chaleureux et sans heurts peut faire une grande différence dans leur décision de rejoindre votre équipe.
- Les entrepreneurs ou fournisseurs sont des personnes qui viennent réparer ou installer quelque chose, comme le support informatique, la maintenance ou les prestataires de services. Ils ont souvent besoin d'un accès spécial ou d'aide pour se rendre au bon endroit.
- Les livreurs passent pour livrer des colis, du courrier ou des repas. Leurs visites sont courtes, mais ils ont tout de même besoin d'un moyen simple et clair pour entrer et sortir rapidement.
- Les partenaires ou collaborateurs sont des personnes issues d'autres entreprises qui travaillent avec votre équipe. Ils peuvent vous rendre visite régulièrement, c'est pourquoi un système d'enregistrement simple et rapide permet de faciliter le bon déroulement des opérations.
- Les invités des employés peuvent être des amis ou des membres de la famille qui viennent simplement rendre visite à quelqu'un. Même s'il s'agit d'une visite informelle, il est important de savoir qui se trouve dans le bâtiment pour des raisons de sécurité.
- Les VIP ou les cadres supérieurs peuvent être des dirigeants d'entreprise, des investisseurs ou des membres du conseil d'administration. Ils ne viennent pas souvent, mais lorsqu'ils viennent, ils s'attendent à ce que tout soit professionnel et bien organisé.
- Les stagiaires ou les travailleurs temporaires peuvent n'être présents que pour une courte période ou être nouveaux dans l'espace. Au début, ils s'enregistrent généralement comme des visiteurs jusqu'à ce qu'ils soient complètement installés.
- Les participants à l'événement peuvent venir pour des ateliers, des événements de réseautage, des lancements de produits ou des journées portes ouvertes. Comme ils arrivent généralement en groupe et à peu près au même moment, le processus d'enregistrement doit être particulièrement fluide et rapide afin d'éviter les longues files d'attente ou la confusion à l'entrée.
La bonne nouvelle, c'est qu' avec Archie, vous pouvez décider exactement comment chaque type de visiteur doit être accueilli. Par exemple, vous pouvez demander aux candidats à un emploi de prendre une photo et d'imprimer un badge, tandis que les livreurs n'ont besoin que d'un simple scan du code QR. Vous pouvez également configurer des formulaires personnalisés, des listes de contrôle de sécurité, ou même envoyer des e-mails de suivi automatiques, comme un message de remerciement ou un court sondage après le départ d'une personne.
Accueillez les visiteurs avec Archie
Archie rend l'enregistrement des visiteurs facile, rapide et professionnel, du début à la fin.
Avant l'arrivée des invités, vous pouvez les préenregistrer en saisissant leur nom, la personne qu'ils viennent rencontrer et le motif de leur visite. Ils recevront un e-mail de confirmation avec un code QR pour un enregistrement rapide.
Lorsqu'ils arrivent, ils peuvent s'enregistrer à l'aide d'une tablette, d'une borne ou de leur téléphone. Archie en informe instantanément l'hôte, ce qui évite toute attente. Si nécessaire, un badge visiteur est imprimé avec leur nom et leurs coordonnées pour plus de sécurité.
Archie peut également se connecter à des des outils de contrôle d'accès, permettant à vos invités d'accéder temporairement aux zones autorisées. À la fin de la visite, ils s'enregistrent d'un simple geste et le système enregistre automatiquement toutes les informations, ce qui est idéal pour la sécurité et la conservation des données.
Berenika Teter
Responsable de contenu chez Archie, motivée par le café filtre et son amour du télétravail. Lorsqu'elle n'écrit pas sur les espaces de coworking et les lieux de travail hybrides, vous la trouverez probablement en train d'en explorer un.
